Принцип эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

   Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Изучите сегодня

Также смотрите

— Брянская городская администрация

ОТКЛЮЧИТЬ

ИНВЕРСИЯ

СИНИЙ

Ч/Б

A

A

A

Сегодня 10 Декабря 2022. В Брянске

Версия для слабовидящих | Мобильная версия

Брянская городская администрация

Бежицкий район

Советский район

Фокинский район

Володарский район

Бежицкий район

Адрес администрации:
241035, г. Брянск, ул. Комсомольская, 15
Телефон: (4832) 30-81-55
Сайт: http://bezhadm.ru/

Советский район

Адрес администрации:
241050, г. Брянск, ул. Карла Маркса, д. 10
Телефон: (4832) 74-27-95
Сайт: https://sovadm32.ru/

Фокинский район

Адрес администрации:
241020, г. Брянск, ул. Челюскинцев, д. 4
Телефон: (4832) 63-14-07
Сайт: http://fokinka32.ru/

Володарский район

Адрес администрации:
241022, г. Брянск, пер. Волгоградский, д. 1
Телефон: (4832) 26-15-21
Сайт: http://vol-adm-bryansk.ru/

Справочник горожанина

• Город сегодня

• Нужное/Полезное

• Правила жизни

  • Детям и родителям о правилах безопасности на воде в летний период
  • Детям о правилах обращения с огнём
  • Как избежать травматизма: памятка жителям
  • Как правильно спасаться от жары?
  • Методические материалы для населения в случае возникновения ЧС
  • Механическая асфиксия у детей до 1 года
  • О безопасности использования объектов газового хозяйства
  • О выплате денежного вознаграждения гражданам за добровольную сдачу незаконно хранящегося оружия
  • О пожарной безопасности
  • О правилах безопасности на льду водоёмов
  • О правиле «золотого часа»
  • Осторожно, гололёд!
  • Осторожно, ледостав!
  • Осторожно, мошенники!
  • Осторожно: клещи!
  • Осторожно: ребёнок может выпасть из окна!
  • Памятка для инвалидов по слуху о возможных способах обращения в экстренные службы
  • Памятка для населения при обморожении
  • Памятка для родителей о воспитании ребёнка
  • Памятка населению о мерах пожарной безопасности в весенне-летний период
  • Памятка о выявлении наркопритонов в жилом секторе
  • Памятка о действиях при угрозе теракта или возникновении ЧС
  • Памятка о мерах пожарной безопасности во время отопительного сезона
  • Памятка о мерах пожарной безопасности при устройстве и проведении новогодней ёлки
  • Памятка по правилам поведения при опасности возникновения и возникновении террористического акта
  • Памятка юным велосипедистам
  • Пожарная безопасность в жилых помещениях
  • Порядок действия населения по сигналу «Внимание всем!»
  • Порядок перехода проезжей части по нерегулируемому переходу
  • Правила безопасного поведения на объектах железнодорожного транспорта
  • Правила безопасности при катании с горок
  • Правила поведения в лесу
  • Правила поведения при грозе, ливнях, граде и сильном ветре
  • Правила проезда железнодорожных переездов для водителей
  • Проверь ягоды и грибы на безопасность!
  • Рекомендации намеревающимся посетить купель
  • Родители: пренебрежение детьми правилами поведения на воде приведет к трагедии!
  • Родителям и детям о правилах дорожного движения
  • Сжигание сухой травы грозит пожарами
  • Соблюдать безопасность на воде
  • Советы от МЧС при пожаре в общественном месте
  • Уроки газовой грамотности
  • Что делать, если произошел пожар?

Быстро и просто: как управлять своими задачами с помощью принципа Эйзенхауэра

Анналена Симонис , среда, 15 сентября 2021 г. | Время чтения: 4 мин.

Управление проектами Продуктивность

Матрица Эйзенхауэра была названа в честь бывшего президента США с таким же именем Дуайта Д. Эйзенхауэра, который, как говорят, разработал этот метод и даже сам преподавал его. По сей день принцип Эйзенхауэра является проверенным и широко используемым инструментом для определения приоритетов личных задач. Метод основан на концепции эффективности. Дело не в том, чтобы делать что-то правильно, а в том, чтобы сначала делать правильные вещи. В этой статье мы обобщим все, что вам нужно знать, чтобы применить принцип Эйзенхауэра.

 

1. Определение

Метод Эйзенхауэра — это простой инструмент принятия решений, в котором используется классификационная матрица, помогающая различать важные и неважные, а также срочные и несрочные задачи. Он делит предстоящие задачи на четыре категории, которые определяют, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или исключить.

 

2. Вот как это работает

Как уже говорилось, принцип Эйзенхауэра помогает вам классифицировать ваши задачи на основе категорий «срочности» и «важности». Используя матрицу, четыре возможные комбинации двух категорий: разделены на четыре разных квадранта. Это приводит к классификации задач по четырем различным категориям, которые помогут вам справиться с задачами:

^{Графика: Матрица Эйзенхауэра ©InLoox}

Категория A: Важные и срочные

Важные задачи — это те, которые непосредственно помогают вам достичь поставленной цели. Срочные задачи нельзя откладывать, и в идеале их следует решать немедленно. Поэтому задачи категории А (важные и срочные) должны выполняться как можно быстрее и лично вами.

Категория B: Важные, но не срочные

B-задачи часто относятся к долгосрочным задачам. Они помогают вам достичь цели, но не требуют немедленного решения, поэтому их можно отложить на более поздний срок. Важные, несрочные задачи имеют более низкий приоритет, чем задачи категории А, и поэтому могут быть перенесены на другое время.

Категория C: Срочные, но не важные

Задачи категории C должны быть делегированы или автоматизированы, если это возможно. Обычно это задачи, которые не обязательно должны выполняться лично вами. Поэтому назначьте надежного члена команды для выполнения этой задачи.

Категория D: Неважные и несрочные

В последней категории собраны все задачи, которые совсем не помогают достичь намеченной цели. D-задачи отвлекают от правильных заданий и поэтому считаются пустой тратой времени. Вот почему их нельзя обрабатывать, и вы можете заархивировать или удалить их, в зависимости от контекста.

 

3. Сильные и слабые стороны

Принцип Эйзенхауэра — это простой метод самоорганизации. Он уже зарекомендовал себя на протяжении десятилетий и до сих пор используется многими. Простое применение несет в себе как преимущества, так и недостатки, которые в конце концов каждый должен обдумать для себя, потому что самоуправление, в конечном счете, также является вопросом самодисциплины.

В следующей таблице перечислены наиболее важные преимущества и недостатки метода Эйзенхауэра.

Преимущества	Недостатки
Легко понять, предварительные знания не требуются Быстрая идентификация пожирателей времени Наиболее важные стратегические задачи всегда в поле зрения Требуется немного материала Простая визуализация приносит порядок и структуру	Слишком много задач сбивает с толку Отсутствуют конкретные характеристики времени Классификация слишком проста для сложных задач Нет информации о дальнейшей обработке задач

 

---

Прочтите другие похожие сообщения в нашем блоге:

• Эффективное управление временем с помощью метода достижения цели (GTD)
• Эффективное управление временем с помощью Парето и Эйзенхауэра
• Что можно и чего нельзя делать: как улучшить управление временем
• Эффективное управление временем в домашнем офисе
• Тайм-менеджмент: техника помидора
• Методы тайм-менеджмента: как использовать их более эффективно
• Эффективное промедление – противоречие?
• Важность тайм-менеджмента (Аспекты управления проектами, часть 1)
• Добейтесь цели с помощью управления задачами (аспекты управления проектами, часть 4)

Матрица Эйзенхауэра Руководство по тайм-менеджменту

Судя по всему, Дуайт Д. Эйзенхауэр был продуктивным парнем. Прежде чем стать 34-м президентом США, он сражался с нацистами во Второй мировой войне. Во время своего президентства он основал Национальное управление по аэронавтике и исследованию космического пространства (НАСА) и Агентство перспективных оборонных исследовательских проектов (DARPA), подписал Закон о гражданских правах от 1957, и насильно объединили государственные школы в Литл-Роке, штат Арканзас.

Его большой секрет того, как так много сделать: Матрица Эйзенхауэра (также известная как Коробка или Метод Эйзенхауэра).

{{try-free=»/in-house-ads»}}

Сегодня высокоэффективные люди по-прежнему используют матрицу управления временем Эйзенхауэра для достижения своих долгосрочных целей. Вот что это такое, когда его использовать и как использовать, чтобы помочь вам достичь своих целей.

Прочтите наш пост ниже и/или посмотрите это видео о матрице Эйзенхауэра от нашего главы сообщества Анны:

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица решений Эйзенхауэра — это способ классифицировать и расставлять приоритеты в вашем списке дел в соответствии с их срочностью и важностью.

Это прямоугольник с четырьмя квадрантами:

Верхний левый квадрант предназначен для срочных и важных задач. Если приближается время уплаты налогов, подача налоговой декларации является срочной и важной.

Верхний правый квадрант предназначен для важных, но несрочных задач. Подготовка к обзору клиентов на руководящем уровне, который был перенесен на пару недель, является неотложной задачей. Другими примерами важных, но несрочных задач могут быть написание завещания или следующего великого американского романа.

Нижний левый квадрант предназначен для неважных, но срочных задач. Это задачи, которые кто-то должен делать, и быстро. Но вам не нужно быть тем, кто их делает. Это задачи, которые вы можете передать на аутсорсинг. Налоги — отличный пример того, что большинство людей может рассмотреть для аутсорсинга.

Нижний левый квадрант предназначен для задач, которые не являются ни срочными, ни важными. Это задачи, которые вы должны удалить из своего списка, потому что они вам не помогут.

Когда использовать матрицу управления временем Эйзенхауэра

Продуктивность и прокрастинация находятся в обратной взаимосвязи. Начало работы часто является самой сложной частью продуктивной работы. Матрица управления временем Эйзенхауэра отлично подходит, когда вы смотрите на свой список дел и чувствуете себя подавленным и не знаете, с чего начать.

Эта стратегия тайм-менеджмента также может помочь, если вы обнаружите, что откладываете выполнение важных задач или срываете сроки. Используйте его, чтобы убедиться, что вы работаете над важными задачами. Это поможет вам сосредоточиться на действиях, которые приведут к результатам, о которых вы больше всего заботитесь. Например, делаете ли вы то, что принесет вам больше денег?

Это также поможет вам устранить задачи. Вообще говоря, легче добавить что-то в свой список, чем убрать его, не вычеркивая. Столкнувшись с проблемой, люди имеют тенденцию добавлять, даже если удаление было бы более эффективным. Матрица управления временем Эйзенхауэра поможет вам оценить, какие задачи достаточно важны, чтобы оставаться в списке. Например, один создатель использовал матрицу для анализа затрат и выгод публикации в Instagram. Он обнаружил, что работа над своим подкастом приносит ему больше денег, и соответствующим образом скорректировал свой список дел.

Это также может помочь вам делегировать задачи, которые люди часто упускают из виду. Вы также можете использовать категорию делегатов, чтобы найти задачи для автоматизации, например оплату счетов.

Матрица управления временем Эйзенхауэра — отличный первый шаг в управлении временем. Для достижения наилучших результатов продолжайте блокировать время и есть своих лягушек.

Как использовать матрицу управления временем Эйзенхауэра

Чтобы использовать матрицу управления временем Эйзенхауэра, просто запишите каждый пункт в вашем списке дел, в идеале в течение следующего месяца или около того. Затем начните классифицировать свои вещи в зависимости от их срочности и важности.

После того, как вы распределите все предметы по категориям, приступайте к каждому предмету в вашей важной и срочной категории. Если вы испытываете искушение отложить это, сделайте это сейчас или переместите в ту категорию, которой оно действительно принадлежит. Запланируйте время в своем календаре для каждого пункта в вашей важной, но не срочной категории. После этого ищите способы отдать на аутсорсинг или автоматизировать все в категории срочных, но не важных. Если это нельзя передать на аутсорсинг или автоматизировать, переместите в другую категорию. Наконец, оставьте все в категории неважных, несрочных.

Выполняйте эти шаги каждый раз, когда вы застряли или не знаете, над чем работать дальше.

Приложения матрицы управления временем Эйзенхауэра

Единственное, что вам нужно для использования матрицы Эйзенхауэра, это карандаш, лист бумаги и список дел. Однако есть несколько приложений, которые позволят вам создавать, хранить и получать доступ к вашим матрицам Эйзенхауэра на ваших электронных устройствах.

Если вы уже используете онлайн-менеджер задач, такой как Todoist, вы можете использовать его для создания матрицы Эйзенхауэра. Большим преимуществом здесь является то, что вам не нужно внедрять дополнительное программное обеспечение. Для пользователей Android есть Ike, популярное приложение, которое помогает сортировать задачи по четырем квадрантам вместе с дополнительными функциями, такими как напоминания, сроки выполнения и заметки.

Focus Matrix — менее популярный, но более популярный вариант для iOS. Он предлагает подробные отчеты о производительности и синхронизируется с Apple Calendar, чтобы упростить блокировку времени.

Двигаясь вперед

Эйзенхауэр, возможно, был единственным президентом, но его техника тайм-менеджмента доступна для всех, чтобы использовать и получать от нее пользу. Независимо от того, пытаетесь ли вы начать следующее DARPA или просто пропускаете меньше сроков, матрица Эйзенхауэра может помочь вам преодолеть шум и решить самые важные и срочные задачи в первую очередь.