Профессиональные коммуникации это: Профессиональная коммуникация и рефлексия

средства, функции, принципы организации процесса

Профессиональные коммуникации являются непременным условием, позволяющим сотрудникам компании эффективно взаимодействовать друг с другом. От того, насколько быстро и доступно будет происходить передача информации, напрямую зависит темп работы всего предприятия.

Профессиональные коммуникации играют важную роль при принятии руководителем наиболее эффективных решений и донесении их до коллектива. Если они налажены плохо, то это грозит возникновением негативных последствий, которые могут выразиться в ошибках в выбранных решениях, в возникновении недопонимания между работниками и руководителем, а также в ухудшении межличностных отношений.

Определение понятия

Профессиональные коммуникации представляют собой взаимодействие, осуществляемое в сфере официальных отношений. Их основной целью является достижение намеченных результатов, решение поставленных задач, а также оптимизация определенной деятельности. При этом каждый из участников профессиональных коммуникаций обладает своим статусом, являясь начальником, подчиненным, коллегой или партнером.

В тех случаях, когда между собой общаются люди, находящиеся на различных уровнях карьерной лестницы (исполнитель и руководитель), можно говорить о субординационных коммуникациях. Ведь здесь явно просматривается вертикаль отношений. При осуществлении взаимодействия, основанного на принципе равного сотрудничества, можно говорить о горизонтальных коммуникациях.

Актуальность вопроса

С профессиональным общением люди сталкиваются ежедневно. Оно имеет место на работе и в школах, в университетах и в официальных учреждениях. Это общение студентов и преподавателей, подчиненных и начальников, конкурентов, партнеров и коллег. Для того чтобы достичь стоящей перед ним цели, каждый человек должен быть знаком со средствами и принципами подобных коммуникаций, ведь партнерам необходимо общаться на одном языке (и в прямом, и в переносном смысле), обладать общим социальным опытом и понимать друг друга.

Соблюдение основных условий делового общения

Как сделать так, чтобы коммуникация в профессиональной деятельности была максимально результативной? Для этого понадобится выполнение ряда условий. Прежде всего, общение должно иметь понятную цель. При этом в ее достижении важна заинтересованность всех вовлеченных в данный процесс лиц. Примером может служить заключение договора, налаживание связей, согласование проведения мероприятий, разработка наиболее выгодных условий сотрудничества и т.д.

Всем участникам профессионально-деловой коммуникации необходимо контактировать между собой, причем делать это вне зависимости от личных симпатий или антипатий. Обязательным при этом является соблюдение субординации, должностных ролей, делового этикета и формальных ограничений. Последнее понятие подразумевает под собой не только выполнение различных протоколов, распорядков и регламентов, но и банальную необходимость в контроле над силой собственных эмоций и в уважении собеседника.

Помимо этого, одним из необходимых условий для максимально эффективного осуществления деловой коммуникации в профессиональной деятельности является ее управляемость. О подобном моменте должен предварительно позаботиться руководитель компании как наиболее заинтересованный в решении стоящих перед коллективом задач человек. Ему важно мотивировать своих сотрудников на поиск оптимального решения, ведь в противном случае они останутся пассивными наблюдателями, не предлагающими никаких идей.

Средства делового общения

Профессиональная коммуникация — это осмысленное желание одного человека или же целой группы людей мотивировать одного сотрудника или весь коллектив к действию, способному хоть каким-то образом изменить возникшую ситуацию или повернуть разговор в иное русло.

Для осуществления намеченного имеется ряд инструментов. Так, к средствам профессиональной коммуникации можно отнести:

1. Обычную почту. Из всех средств делового общения она является самым древним. И в связи с этим у традиционной почты имеется ряд недостатков. Заключаются они в низкой скорости передачи сообщений, более сложном оформлении писем (в сравнении с другими видами коммуникаций) и т. д. И это не говоря о том, что работает данная система далеко не всегда на должном уровне. Но обычная почта все же и сегодня используется в качестве средства профессиональных коммуникаций. Основным ее преимуществом является весьма приемлемый способ передачи между партнерами важных документов. В деловых отношениях может быть использован и такой способ, как передача телеграмм. Такая услуга также предоставляется почтой.
2. Телефонная связь. Это весьма оперативное средство делового общения. Однако ведение переговоров по телефону не обладает юридической силой. Этот момент стоит учесть при применении профессиональных коммуникаций, задействовав при этом другие средства.
3. Электронная почта. Это сравнительно новое средство делового общения пользуется заслуженной популярностью. Одним из основных его преимуществ является совмещение формы письменных коммуникаций (зафиксированный текст) с теми качествами, которыми обладает устное общение, в виде скорости передачи информации и возможности получения практически мгновенного ответа. Подобные качества позволяют сделать электронную почту одним из основных средств, применяемых для передачи сообщений неофициального характера.
4. Факс. Используя специальный аппарат, можно очень быстро передать партнеру копию любого документа. Скорость является несомненным преимуществом факсимильной связи. Однако документы, переданные подобным способом, не имеют юридической силы, ведь на них нет подлинных подписей и печатей. Именно поэтому в большинстве случаев факс как средство коммуникации находит свое применение лишь для оперативной передачи документов. К исполнению они могут быть приняты лишь в том случае, когда следом за ними будут обычной почтой отправлены подлинники. Стоит иметь в виду, что с помощью факсов запрещено передавать документы с грифами «Для служебного пользования» или «Секретно».

Деловое общение

В основе профессиональной коммуникации неизменно находился и находится устный контакт. Осуществляется он между людьми, которые связаны между собой интересами дела, а также обладают необходимыми полномочиями для решения возникших проблем и установления партнерских отношений.

Такие беседы представляют собой средство профессиональных коммуникаций, заключая в себе все те достоинства, которых лишены телефонная связь и обмен письменной информацией. Дело в том, что деловое общение:

• проводится в условиях тесного контакта, когда есть возможность сосредоточить свое внимание только на одном собеседнике или на небольшой группе людей;
• создает условия, при которых возможно установление личных взаимоотношений;
• предполагает непосредственный контакт.

Под деловой беседой в первую очередь понимается устная речь. А она, по сравнению с письменной формой, обладает целым рядом существенных отличий. Во время проведения такой беседы появляется возможность непосредственно воздействовать на собеседника или на группу людей. При этом используются жесты и мимика, интонация и прочее. Кроме того, непосредственное общение не оставляет времени на предварительное обдумывание. Именно поэтому в деловом разговоре нередко используются непринужденные формы общения, а также имеют место некоторые стилистические и грамматические особенности.

Используемый в качестве основы профессиональной коммуникации деловой разговор отличает прежде всего логичность построения мысли. Исходя из существующей практики, можно утверждать, что бизнесмены, прекрасно оперирующие суждениями и понятиями, способные убедительно доказывать и делать верные умозаключения, намного быстрее добиваются успеха, чем те деловые люди, которые данными навыками не обладают.

Для профессиональной беседы характерна своя психологическая культура. Заключена она в умении собеседников производить хорошее впечатление на окружающих, создавать дружескую атмосферу встречи, применять специальные приемы, защищающие от некорректных вопросов, до конца выслушивать своих оппонентов и при необходимости опровергать их доводы, использовать технику, позволяющую проводить бесконфликтное общение.

Межкультурные связи

На сегодняшний день мир все больше и больше охватывает процесс глобализации. Именно поэтому на первый план выдвигается межкультурная профессиональная коммуникация. Для ее осуществления необходимы специалисты, не просто знающие иностранный язык. Им необходимо владеть им с точки зрения делового общения.

Чаще всего имеют место подобные профессиональные коммуникации на английском языке. Он является основным средством общения на межгосударственном уровне.

Английский язык в сфере профессиональной коммуникации является модернизированным и упрощенным вариантом английского языка в целом. Для него характерно наличие стандартных фраз-клише, а также всевозможных шаблонов. Их необходимо знать специалисту и уметь использовать в тех или иных ситуациях.

Если на деловую встречу бизнесменом приглашен переводчик, в профессиональной коммуникации такой специалист не станет исходить только из своего жизненного опыта и того поведения, которое принято в его родной культурной среде. Учет особенностей поведения других народов позволит избежать недопонимания, ошибок и проблем в разговоре.

При межкультурной профессиональной коммуникации необходимо знать межличностные нормы отношений, которые приняты в конкретном обществе. А именно — невербальные и вербальные языки общения. К первым из них относят различные бессловесные сигналы, которые участники коммуникаций посылают друг другу. Делают они это зачастую просто бессознательно. Стоит иметь в виду, что знание невербального и вербального языков при профессиональной коммуникации межкультурного характера является залогом успешности встречи. Специалист должен быть осведомлен о принятых у того или иного народа тембре речи, громкости произношения, интонации, мимике, позах и т.д. Нормы их применения во время беседы могут иметь некоторые различия. Ярким примером является традиционная американская улыбка. В России ее считают неискренней и искусственной. Американцы же, напротив, полагают, что русские слишком угрюмы, грубы и серьезны.

Подготовка специалистов

Каким образом решаются проблемы с межгосударственным деловым общением? Для успешного ведения переговоров необходимо присутствие высококвалифицированного переводчика в сфере профессиональной коммуникации, обладающего как специализированными, так и общекультурными знаниями. Подготовкой таких специалистов занимаются российские университеты.

При этом активно применяется программа, которая носит название «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации». Она позволяет приобрести навыки, позволяющие эффективно общаться в рамках современного обмена деловыми и культурными связями.

Основные функции

Среди особенностей профессиональной коммуникации выделяют ее довольно сложную систему. Она состоит из многих уровней, охватывающих не только конкретную организацию, но и внешнюю среду. Рассмотрим основные функции профессиональной коммуникации.

1. Информационная. Профессиональные коммуникации призваны играть роль определенного посредника. С его помощью между сотрудниками происходит обмен замыслами, решениями и сообщениями. Информационная функция делового общения необходима для достижения стоящих перед организацией целей, а также для устранения возникающих в ходе данного процесса проблем.
2. Мотивационная. Профессиональные коммуникации способствуют возникновению у сотрудников желания более качественно выполнять стоящие перед ними задачи. В этом заключается мотивационная функция профессиональных коммуникаций. В этом случае руководитель использует такие средства, как приказ, убеждение, внушение и просьба.
3. Контрольная. Используя иерархическую подчиненность, данная функция призвана следить за поведением сотрудников компании.
4. Экспрессивная. С помощью данной функции профессиональные коммуникации способствуют удовлетворению социальных потребностей посредством выражения переживаний и чувств по поводу происходящего.
5. Коммуникативная. Данная функция весьма специфична. С ее помощью выявляются и разрешаются типичные ошибки и проблемы, возникшие при деловом общении, а также формулируются принципы оптимального поведения.

Функции профессиональных коммуникаций могут быть рассмотрены и с точки зрения обеспечения жизнедеятельности компании в целом. При этом имеет место:

1. Регулятивная функция. При общении происходит опосредованное или непосредственное воздействие на сотрудника, который является объектом управления. Подобная функция способствует организации в коллективе совместных действий, координации и оптимизации руководителем всех выполняемых коллективом действий.
2. Функция социального контроля. Любой из способов решения задач организации, а также ее формы и принципы работы обладают ярко выраженным нормативным характером. Регламентация всех этих положений, находящаяся в указаниях и распоряжениях руководителя, способствует обеспечению организованности и целостности учреждения, а также согласованности совместных действий каждого из членов коллектива. Для поддержания данного направления и осуществляют свой социальный контроль профессиональные коммуникации.
3. Функция социализации. Она является одной из главных в работе любого руководителя. Данная функция позволяет включаться в совместную деятельность молодым сотрудникам, которые начинают осваивать коммуникативные навыки и умения, учатся ориентироваться в ситуации общения, говорить и слушать. Все это весьма важно не только в целях межличностной адаптации, но и для осуществления профессиональной деятельности. Молодежь при этом приобретает терпимое, заинтересованное и доброжелательное отношение к другим сотрудникам и умение действовать в целях выполнения коллективной задачи.
4. Социально-педагогическая. В процессе осуществления профессиональных коммуникаций имеет место процесс обучения, воспитания и развития личности сотрудника при передаче ему практического опыта. Благодаря систематическим контактам, которые появляются в ходе проведения совместной деятельности, все участники общения получают знания как о себе самих, так и о партнерах, а также об оптимальных вариантах решения стоящих перед коллективом задач. Овладение практическими умениями порой становится для некоторых сотрудников возможной компенсацией недостающих профессиональных знаний. И это обеспечивается социально-педагогической функцией коммуникаций.

Основные принципы

Профессиональные коммуникации протекают на основе:

1. Межличностностности. Подобное общение характеризуется многоплановостью, открытостью взаимодействия людей. Основан данный принцип на личном интересе друг к другу. И это несмотря на то, что общение имеет деловую направленность. Подобная коммуникация неминуемо несет в себе черты межличностного контакта.
2. Целенаправленность. Данный принцип профессиональных коммуникаций является многоцелевым, ведь процесс делового общения одновременно с намеченной информационной нагрузкой несет в себе и подспудную цель. Например, руководитель, сообщая коллективу об имеющихся у него статистических данных, желает указать на проблемные моменты того или иного направления деятельности. При этом, вероятнее всего, на неосознаваемом уровне он стремится продемонстрировать присутствующим свое красноречие, эрудицию и интеллект.
3. Непрерывность. Это еще один из принципов профессиональных коммуникаций. Заключается он в том, что, попадая в поле зрения своего делового партнера, мы становимся инициаторами непрерывного контакта с ним. При этом общение происходит не только на вербальном уровне. Партнер постоянно получает и поведенческие сообщения, из которых он может делать соответствующие выводы.
4. Многомерность. В ходе проведения профессиональных коммуникаций реализовываются как минимум два аспекта межличностных отношений. Первый из них представляет собой передачу деловой информации и поддержание созданного контакта. Второй является трансляцией эмоционального отношения к партнеру (оно бывает позитивным и негативным).

Нравственные нормы профессиональных коммуникаций

Каждый из участников делового общения должен обладать:

1. Честностью. Имея такую черту характера, люди воздерживаются от лживых поступков и обмана. Однако даже тем, кто считает честность непреложной нормой делового поведения, порой все же приходится лгать. В этом случае людям приходится делать выбор между не удовлетворяющими их альтернативами. Однако говорить правду нужно всегда. Ложь оправдана лишь при выборе из двух зол меньшего, когда того требуют обстоятельства.
2. Порядочностью. Данная характеристика, присущая человеку, находит свое выражение в единстве его действий и убеждений. Порядочное поведение является полной противоположностью двуличию и лицемерию. Такой человек всегда выполнит то, что обещал. Например, сотрудник обязательно поможет своему коллеге при выполнении служебного задания. Это произойдет даже тогда, когда сделать это ему не так уж и просто, но он дал обещание.
3. Справедливостью. Данная черта характера предполагает отсутствие предвзятости и объективность в оценке других людей и их поступков.
4. Ответственностью. Данная черта участника деловых отношений проявляется в том, насколько он отвечает за свои слова, соблюдает моральные нормы и выполняет взятые на себя обязательства.

Профессиональная коммуникация и деловое общение

В статье мы расскажем:

1. Понятие профессиональной коммуникации
2. Этапы и задачи профессиональной коммуникации
3. Формы и виды профессиональной коммуникации
4. Главные принципы профессиональной коммуникации
5. 5 правил профессиональной коммуникации
6. Как преодолеть сложности профессиональной коммуникации

Профессиональная коммуникация помогает наладить качественные связи между сотрудниками компании. Именно она позволяет эффективно взаимодействовать на самых разных уровнях. Скорость и доступность передачи информации в конечном итоге определяют темп и качество работы всего предприятия. Значит, от профессиональной коммуникации опосредованно зависит и прибыль.

Нельзя не отметить, что она также входит в понятие этики делового общения. И потому на отраслевом уровне рынка тоже используется профессиональная коммуникация. Общение с конкурентами, поставщиками и потенциальными инвесторами порой выглядит как искусная игра, где каждый шаг может обернуться как успехом, так и провалом. О других возможностях эффективной профессиональной коммуникации расскажем далее.

Понятие профессиональной коммуникации

Для начала дадим определение профессиональной коммуникации. Это официальное общение, которое происходит в деловой сфере. Цель такого взаимодействия — решение задач, достижение результатов или оптимизация какой-либо деятельности. У сторон такой коммуникации есть статусы, например, начальник, партнер, сотрудник, работник, коллега и т. д.

Субординационное взаимодействие возникает при контакте двух людей, которые занимают разные ступени общественного положения (начальник и подчиненный). Тут прослеживается вертикаль отношений. Если же партнеры находятся на одинаковом уровне, то они осуществляют горизонтальную коммуникацию.

Профессиональное общение — неотъемлемая часть нашей жизни. С ним мы сталкиваемся в учебных и официальных учреждениях, а также на работе. Это общение, которое происходит между лекторами и студентами, коллегами, конкурентами, директорами и работниками. И для эффективной профессиональной коммуникации важно соблюдать принципы, условия и быть знакомым со средствами передачи информации. Собеседникам нужно в буквальном и переносном смысле говорить на одном языке, понимать друг друга.

Этапы и задачи профессиональной коммуникации

Условно деловые переговоры можно разделить на 5 этапов:

1. Ознакомление. Партнеры представляются друг другу, происходит обмен любезностями.

2. Ориентация в ситуации. На этом этапе собеседники устанавливают задачи, стремятся понять, что необходимо оппоненту, диктуют условия.

3. Обсуждение. Деловые проблемы, вопросы детализируются и тщательно обговариваются.

4. Решение задач. Происходит поиск компромисса, ищут те варианты взаимодействия, которые были бы выгодны обеим сторонам.

5. Завершение контакта. Коммуникация прекращается, стороны расходятся.

Участники диалога не затрагивают цель. А вот средства для ее достижения обговариваются и планируются. Учитываются потребности и интересы всех собеседников.

Плодотворное и результативное сотрудничество является основной задачей профессиональной коммуникации.

Она состоит из 3 процессов:

• социальная перцепция, или стремление понять и воспринять партнера;

• коммуникация — передача информации;

• интеракция — совершение действий.

Деловой этикет и профессиональная коммуникация неразрывно связаны.

Формы и виды профессиональной коммуникации

Формы бизнес-общения:

1. Совещания.

2. Консультации.

3. Собрания.

4. Беседы.

5. Интервью.

6. Отчеты.

7. Презентации.

8. Деловые переписки.

9. Переговоры.

10. Конференции.

Это лишь некоторые примеры профессиональной коммуникации. Каждому специалисту в своей области нужно знать язык делового общения и его правила, уметь грамотно строить диалог с партнерами. Для достижения успеха необходимо взаимодействовать не только лично, но и при помощи технических средств (телефон, почта, факс, программы).

Также профессиональная коммуникация набирает все большую популярность и в Интернете. IT-технологии увеличивают скорость обработки и передачи данных, устраняют ошибки, вызванные человеческим фактором.

Есть 3 основных вида делового общения:

1. Административно-канцелярский.

2. Дипломатический.

3. Законодательный.

Особенности профессиональной коммуникации в каждом из этих случаев свои, равно как и специфика. Все три вида требуют использования точных формулировок, фактов, исключают яркое выражение эмоций. Деловое общение сейчас подразумевает не только рабочие отношения, но и любой разговор формальной направленности.

Главные принципы профессиональной коммуникации

• Официальность и вежливость. Деловой стиль является основой профессиональной коммуникации.

• Межличностность. В диалоге у каждого человека есть своя точка зрения и вариант решения проблемы. Это нужно учитывать и стараться не конфликтовать с чужими интересами.

• Многоплановость. Результат зависит не только от сути передаваемого сообщения, но также и от манеры, и от тона речи. Важно применять разные инструменты и стараться в диалоге использовать как можно больше их.

• Целеполагание. Диалог должен быть направленным. И помимо главной задачи нужно поставить еще несколько дополнительных. Их можно и не озвучивать, их наличие должно подразумеваться как само собой разумеющееся.

5 правил профессиональной коммуникации

Отношение окружающих зависит от грамотного поведения человека в сфере бизнеса:

1. Нацеленность на взаимопонимание.

Поиск компромисса — основная цель делового общения. Ценится открытость, готовность воспринимать информацию и обмениваться ею с собеседником. Не соответствует нормам избегание контакта или враждебное отношение. Уважение и внимание выражают жестами, взглядом, а также активным слушанием до конца.

2. Речь должна быть четкой, разборчивой, неторопливой и немонотонной.

Любые крайности неприемлемы. Тяжело слушать человека, который что-то бормочет себе под нос, выражается невнятно, говорит чересчур медленно или быстро. Такого субъекта становится даже неприятно воспринимать.

А вот громкость, четкость и конкретность формируют отношение у партнеров как к зрелой, цельной и уверенной в себе личности.

3. Продуманность речи.

Свой монолог лучше не только составить, но и записать. Все бизнесмены до того, как начать разговор, обдумывают темы для обсуждения, а также вопросы. Любое публичное выступление или речь подразумевает следование плану, состоящему из вступления, основной части, заключения и выводов.

4. Умение задавать как открытые, так и закрытые вопросы.

От того, как прозвучал вопрос, зависит ответ. Закрытый, подразумевающий четкие да или нет, не дает возможности собеседнику высказаться, выразить свое мнение, он вынужден говорить кратко и просто. Важно избегать нетактичных, прямолинейных расспросов.

5. Неприемлемость длинных фраз и сложносоставных предложений.

Эффективность устной профессиональной коммуникации определяется скоростью и емкостью изложения.

Хотя соблюдение всех вышеприведенных правил и принципов может представляться сложным, но постоянное совершенствование своей личности решит эту задачу. Чем больше опыта делового сотрудничества, тем успешнее будет общение в сфере бизнеса.

Как преодолеть сложности профессиональной коммуникации

Для достижения успеха в бизнесе важно быть искусным жонглером слова, умело доносить свои идеи так, чтобы их не только понимали, но и принимали. Такое требование хотя и возникло недавно, но уже успело пустить корни в деловых кругах. Как письменная профессиональная коммуникация, так и речевая одинаково требуют соблюдения официального стиля. Хотя допустимо разбавление неформальными фразами, но не часто и без перегибов. Только тогда достижим успех в бизнесе или продвижение по карьерной лестнице.

Читайте также

«Социальная коммуникация: формы, виды и уровни»

Подробнее

И даже если соблюсти все нормы делового разговора, можно столкнуться с препятствиями психологического характера:

1. Барьер мотивации. Бывает так, что предмет разговора просто неинтересен собеседнику, и все попытки увлечь его проваливаются. Это может говорить о том, что один из партнеров использует другого и не воспринимает его как личность.

2. Барьер морали. Возникает, если кто-то из собеседников нечестен, намерен лгать, непорядочен. Деловое общение для него — вариант сокрытия неприглядных планов. Умелая маскировка, искусные речи могут создать сложности в преодолении этого препятствия.

3. Барьер эмоций. Предубежденное отношение мешает достигать гармонии во взаимоотношениях. Деловое общение не будет успешным, если стороны изначально враждебны друг к другу.

Чтобы облегчить себе профессиональную коммуникацию и вызвать доверие собеседника, стоит воспользоваться рекомендациями:

• Обращение по имени. Это необходимо, чтобы показать внимание и уважение к личности. Всем нравится, когда их имя произносят, люди даже склонны лучше воспринимать информацию после этого.

• Улыбка. Не всегда применима, ведь устная профессиональная коммуникация чаще требует серьезности и сконцентрированного внимания, а значит, и сдержанной мимики. Улыбка располагает, вызывает доверие и симпатию, она как ключик к сердцу.

• Комплименты. Добрые, искренние слова похвалы украшают любое общение, в том числе и деловое. Важны приятные, сдержанные комплименты, но от сердца.

• Внимание к личности. Специфика профессиональной коммуникации не подразумевает потерю человечности. Собеседники – это в первую очередь люди со своим характером и особенностями. Им нравится личный интерес, внимание, уважение и активное слушание со стороны других.

• Честность и порядочность. Как ни скрывай информацию или ни искажай ее, правда все равно выяснится, а вот потерянное доверие и доброе имя вряд ли получится вернуть.

Основные правила делового общения можно изучить либо самостоятельно, либо записаться на специальные семинары и курсы. Но для постижения искусства разговора необходима практика, проявление себя как культурного, порядочного, честного и надежного человека, знающего свое дело.

Для успешной речевой профессиональной коммуникации требуется много работать над собой. Однако, даже проведя всего несколько бесед, можно научиться базовому построению предложений, а также тому, как достигать первых результатов, ведя переговоры.

Определение и 8 основных характеристик профессионального общения — HRDevelopmentinfo.com

30 августа 2021 г.

Профессиональное общение относится к устным, письменным, визуальным и цифровым формам предоставления информации в контексте рабочего места. Эффективное профессиональное общение имеет решающее значение в современном мире. Большинство проблем в организации возникают из-за плохой коммуникации. Эффективное общение обеспечивает плавный поток идей, фактов, решений и советов. Таким образом, сотрудники устраняют препятствия на пути достижения цели организации.

С другой стороны, плохая коммуникация может привести к потере времени, денег, возможностей, энергии и даже доброй воли в любом предприятии. Поэтому важно понимать различные особенности профессионального общения. В результате вы сможете способствовать росту и развитию в организации. В этой статье перечислены некоторые из наиболее важных особенностей профессионального общения.

1. Точность

Точность является одним из наиболее важных качеств профессионального общения. Передаваемая информация должна быть достоверной. Неточная информация не может считаться достоверной. Это существенно подрывает репутацию любой организации. Это также может привести к судебному разбирательству. Кроме того, любой, кто передает неверную информацию, также рискует потерять доверие.

Помимо точности передаваемого содержания, эффективное профессиональное общение также должно быть точным даже в таких простых вещах, как грамматика, орфография и пунктуация. Даже одна ошибка может привести к недопониманию между сторонами. Следовательно, это может привести к финансовым потерям для бизнеса.

2. Ясность и краткость

Сообщение должно быть кратким и по существу. У профессионалов нет времени читать длинные проспекты и письма, заваленные лишней информацией. Они будут чувствовать себя более комфортно с короткими письмами, предназначенными для быстрой передачи сообщения.

Кроме того, содержащаяся в нем информация должна быть четкой и свободной от какой-либо двусмысленности. Поэтому профессиональный коммуникатор должен осознавать цель своего общения. Таким образом, они избегают двусмысленности, которая порождает недопонимание.

3. Самобытность

Общение в профессиональном мире осуществляется с определенной целью. Обычная профессиональная коммуникация не достигнет намеченной цели. Чтобы эффективно общаться, нужно быть конкретным. Чем конкретнее сообщение, тем больше вероятность того, что целевая аудитория его поймет, и тем больше оно соответствует желаемой цели.

Любое общение в организации должно касаться только одной конкретной темы за раз. Только так можно добиться эффективных результатов. Решение нескольких вопросов одновременно может привести к хаосу и путанице. Это угроза разумному управлению.

4. Сегментация

В профессиональном общении сотрудники любой организации, даже самой маленькой, будут иметь разные потребности, интересы и желания. Следовательно, коммуникация должна быть адаптирована для удовлетворения конкретных потребностей целевой аудитории, чтобы она имела желаемый эффект или влияние.

Коммуникации в любой организации должны быть разделены на отдельные отделы. Например, написание одного письма всем отделам и отдельным лицам может быть неэффективным способом общения. Коммуникатор должен адаптировать информацию для конкретных отделов. Кроме того, коммуникацией должен заниматься человек, специализирующийся на работе конкретных отделов, особенно когда требуются экспертные знания.

5. Преемственность

Преемственность также является одной из важнейших характеристик профессионального общения. Коммуникация всегда должна присутствовать в организации. Без него компания не может претендовать на существование. Как кровообращение имеет решающее значение для живого организма, так и общение с компанией. Таким образом, менеджеры должны обеспечить, чтобы коммуникация была адекватной и беспрепятственно протекала во всех направлениях.

Всякий раз, когда происходит сбой в общении, возникает непонимание, ведущее к неблагоприятной враждебности, конфликтам и отношениям. Поэтому общение должно быть непрерывным. Он должен перемещаться вверх, вниз и в стороны, чтобы все заинтересованные стороны оставались в курсе событий и принимали активное участие.

6. Внутренние и внешние поля

Коммуникации в организации преимущественно внутренние. Это важный компонент административной функции, предназначенный для сотрудников и других членов компании. Публичное уведомление, информирующее членов о ежегодном общем собрании в организации, является примером внутренней коммуникации. Внутренняя коммуникация может быть как вертикальной, так и горизонтальной.

Связь также может выходить за пределы организации. Когда это распространяется на внешние стороны, которые не обязательно являются членами компании, это называется внешней коммуникацией. Такое общение обычно предназначено для поддержания отношений между внешними сторонами и организацией. Оно имеет широкий охват и встречается реже, чем внутреннее общение.

7. Двустороннее движение

Связь представляет собой двустороннее движение. Как она течет вниз от вышестоящего к подчиненному, так она должна течь и вверх. Например, когда менеджер передает информацию сотрудникам, они должны быть готовы к реакции и ответам. В противном случае они могут не достичь поставленных целей эффективно.

Цепочка связи не завершена, пока получатель не получит сообщение, а отправитель не получит ответ. Менеджмент должен уметь говорить, информировать и приказывать. С другой стороны, они также должны уметь слушать. Сотрудники заслуживают возможности поделиться своим мнением, мыслями и отзывами. Двусторонняя коммуникация приносит пользу руководству и сотрудникам. В итоге в выигрыше окажется вся организация.

8. Многоканальный

Коммуникация может осуществляться по широкому кругу каналов, что гарантирует охват аудитории в различных условиях. Есть много каналов на выбор, включая встречи, печать и доски объявлений. Они подпадают под категорию традиционных форм профессионального общения. Новыми электронными средствами связи являются электронная почта, социальные сети, смартфон и приложение для чата.

Многие факторы должны влиять на выбор среды, используемой для связи. Коммуникатор должен учитывать характер сообщения, чувство срочности и расстояние между ним и получателем.

Final Word

Эффективная коммуникация имеет решающее значение для любой организации. Поэтому крайне важно понимать основные черты профессионального общения. Общение должно быть точным, кратким, по существу, непрерывным, конкретным и сегментированным. Он может быть как внутренним, так и внешним. Более того, мы можем направлять его через широкий спектр средств, включая печатные, устные и электронные.

Коммуникаторы в профессиональном мире имеют в своем распоряжении множество инструментов и должны тщательно выбирать, какие из них использовать. Они должны учитывать основные особенности профессионального общения и принимать во внимание свою аудиторию и намеченные цели, прежде чем принимать решения, чтобы гарантировать, что их усилия окупятся.

Источник изображения: 1, 2, 3

4 практических совета по эффективному профессиональному общению

Хорошие коммуникативные навыки необходимы для создания позитивной рабочей атмосферы, но недостаточно написать «С уважением» в конце электронного письма. Эффективное профессиональное общение выходит за рамки обычной вежливости и имеет важное значение для построения команды, развития лидерских качеств и достижения общих целей. Руководители, стажеры и все, кто находится между ними, должны знать, как профессионально и эффективно общаться на рабочем месте, чтобы добиться успеха.

Мы собрали несколько советов, которые помогут вам улучшить ваше профессиональное общение в офисе и сделать общение более четким и лучше понять ваших коллег.

Что такое профессиональное общение?

Под профессиональным общением понимается умение говорить, слушать и писать для передачи точных и полных сообщений на работе и в других профессиональных условиях. Неважно, личное у вас рабочее место или удаленное; профессиональное общение жизненно важно для здоровья на рабочем месте и поддержания профессиональных отношений. Независимо от того, пользуетесь ли вы исключительно электронной почтой и социальными сетями или общаетесь лицом к лицу, когда вы на работе, общаетесь с клиентами и общаетесь в сети, вам следует использовать профессиональное общение для взаимодействия с другими людьми.

Этот стиль общения направлен на взаимодействие с профессиональной аудиторией, включая руководителей, сотрудников и клиентов. Общение может осуществляться в бесчисленных формах, таких как презентации, отчеты, заметки, электронные письма и телефонные звонки.

Итак, какова цель профессионального общения? Самая важная часть отличного профессионального общения — предоставление контекста. В профессиональных условиях важно быть ясным и кратким, предоставляя все необходимые детали для полного понимания другими. Мы всегда должны минимизировать недопонимание и потенциальное недопонимание, насколько это возможно.

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое профессиональное общение, как оно выглядит, когда мы используем его на рабочем месте?

Как выглядит эффективное профессиональное общение?

Профессиональное общение включает в себя особые характеристики как личного, так и онлайн-взаимодействия в продолжающемся разговоре между вовлеченными сторонами.

И, конечно же, это важно для тренеров; этот стиль общения — лишь один из многих, которыми мы располагаем.

Вот несколько способов улучшить профессиональное общение:

• Станьте активным слушателем. Это особенно эффективная коммуникационная стратегия для общения лицом к лицу. Мы хотим поддерживать зрительный контакт с говорящим и следить за его языком тела, выражением лица и невербальным общением. Чтобы показать, что мы слушаем, мы можем повторить то, что они сказали, и задавать уточняющие вопросы. Мы демонстрируем хорошие коммуникативные навыки, когда отвечаем и размышляем (это также называется зеркалированием), так как это позволяет нашему собеседнику понять, что мы вовлечены.
• Подумайте о своей аудитории. Независимо от того, в какой обстановке мы находимся, мы всегда должны учитывать нашу аудиторию и подходящие способы коммуникации. Стремясь к лучшему общению, мы должны учитывать, нужно ли нашей аудитории больше контекста. Все ли члены нашей команды имеют доступ к той же информации и деталям, что и мы? Если нет, мы должны предоставить им необходимую информацию и догнать их по скорости.
• Задавайте важные вопросы. Эта коммуникативная привычка демонстрирует говорящему, что мы активно слушаем и участвуем в разговоре, и позволяет ему делиться дополнительной информацией для разрешения любых недоразумений. Четкое общение ведет к продуктивному обмену мнениями между двумя или более сторонами, поэтому мы всегда должны уточнять и задавать вопросы.
• Правильно рассчитывайте время . Плохая коммуникация часто является результатом того, что вы говорите что-то не то в неподходящее время. Если мы постоянно перебиваем других, это означает, что нам все равно, что говорит говорящий, или мы на самом деле не слушаем, потому что больше сосредоточены на своих ответах. Мы должны оставлять вопросы до конца, когда это возможно, и признавать неподходящее время для вставок.
• Обращайте внимание на невербальные сигналы. Сообщения не работают, если мы не учитываем язык, который используем, или не предоставляем невербальные сигналы и не отражаем наше сообщение через тон голоса. Обращая внимание на эти подсказки, мы демонстрируем эффективное общение на рабочем месте и помогаем нашей команде лучше понять нас.

Профессиональное общение не всегда легко, но мы должны сосредоточиться на том, чтобы быть активными участниками разговоров, независимо от того, говорим мы или слушаем. Улучшая наше общение на рабочем месте, мы с большей вероятностью добьемся успеха, улучшим свои навыки работы в команде и добьемся дальнейшего профессионального развития.

Почему важно профессиональное общение?

Работа в среде, которая ценит и практикует эффективное профессиональное общение, имеет много преимуществ. Например, это может поощрять:

• Более высокая вовлеченность. Когда эффективные коммуникативные навыки выдвигаются на первый план, командная работа улучшается благодаря лучшему пониманию. Это чрезвычайно полезно для вовлечения сотрудников во время вебинаров и собраний команд, чтобы гарантировать, что все присутствуют и находятся на одной странице с одинаковыми целями.
• Доверие и прозрачность. Когда инструменты коммуникации широко доступны и легкодоступны, недопонимание уменьшается, и сотрудники с большей вероятностью высказывают свои вопросы, опасения и мнения. Это создает благоприятную рабочую среду, в которой люди чувствуют себя услышанными.
• Объективное и эффективное решение проблем. Для любой инициативы, требующей сотрудничества и командной работы, открытые каналы связи имеют первостепенное значение для успеха команды.
• Лучшая командная работа. Когда отличные коммуникативные навыки являются нормой, сотрудники с большей вероятностью будут вносить ключевой вклад и стремиться к достижению целей компании.
• Более честные и частые отзывы. Обратная связь бесценна для построения команды и создания культуры конструктивной взаимной критики. Это, в свою очередь, укрепляет доверие и желание команды общаться друг с другом.

Понимание ценности профессионального общения — это первый шаг к его внедрению в нашу профессиональную жизнь. Как мы можем использовать этот стиль общения в наших офисах?

{{mid-cta}}

4 совета по развитию профессионального общения

Как и в случае с любым другим навыком, ключом к эффективному профессиональному общению является практика. Вот четыре совета по профессиональному общению на рабочем месте:

1. Будьте активны на собраниях

Нет ничего хуже, чем излить душу во время презентации в зале, полном людей, и не получить никакой обратной связи или ответа. Мы можем бороться с такими неловкими офисными ситуациями, проявляя инициативу и говоря каждый раз, когда микрофон открыт. Активное слушание других позволяет нам реагировать точно и обдуманно.

Ведя беседы, мы можем вдохновить наших более робких и замкнутых коллег сделать то же самое. Если наша офисная среда обычно не поощряет сотрудников высказываться, мы можем попросить и пригласить других сделать это, если мы уже предпринимаем шаги для улучшения нашего профессионального общения.

2.

Обратите внимание на язык тела

Невербальные сигналы и выражения лица — отличные индикаторы для лучшего понимания мыслей и чувств собеседника. Они дают нам подсказки о том, подходящее ли время для поднятия сложных тем или же стоит отложить конструктивную критику на потом.

Точно так же мы можем способствовать лучшему общению, сохраняя язык тела открытым, дружелюбным и приглашающим. Вместо того, чтобы скрестить руки и отвернуться от коллеги, мы можем улыбнуться, поддерживать зрительный контакт и повернуться к нему, чтобы показать, что мы заняты.

3. Запросите обратную связь

В профессиональной среде обратная связь является одним из лучших инструментов для развития самосознания, постановки профессиональных целей и улучшения нашей работы. Когда коллега сделал что-то хорошо, не бойтесь поздравить его. Когда кто-то ошибся, мы также должны быть честными и сообщать о том, что пошло не так, сохраняя при этом действенную и конструктивную обратную связь, а не прибегать к личным нападкам.

4. Общайтесь с товарищами по команде и коллегами по офису

Мы проводим большую часть нашей недели с нашими коллегами, поэтому мы должны стараться наладить с ними хорошие отношения даже вне работы. Когда у нас есть время для перерыва, мы можем поговорить на более повседневные темы или взять на себя инициативу по планированию общественных мероприятий. Этот тип непринужденной беседы поможет нам узнать о членах нашей команды как о людях, а не только о коллегах. Более здоровые межличностные рабочие отношения мотивируют нас сотрудничать, общаться и работать лучше.

Улучшите свое профессиональное общение с Практикой

Сотрудники всех уровней компании выигрывают от улучшения своих навыков профессионального общения. Хорошая коммуникация способствует позитивной корпоративной культуре и профессиональному развитию. Создаем ли мы презентацию, пишем деловой документ или даже просто болтаем с коллегой, хорошее общение может создать или разрушить опыт.

Мы в практике знаем, что общение может быть трудным, и мы здесь, чтобы помочь.