Срочно важно таблица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — как рационально распределять свое время — Саморазвитие — Деньги

В сегодняшней статье мы расскажем об эффективном управлении временем, а также о том, как различать срочные и важные дела. Статья основана на матрице Эйзенхауэра.

Чем отличаются важные дела от срочных?

Экстренные задачи требуют оперативного реагирования. Часто они сопровождаются узконаправленными мыслями, спешкой, обороной тактикой.

Важные дела чаще всего подразумевают продолжительный путь для их осуществления. Когда люди сосредотачиваются на таких задачах, их мозг запускает режим реагирования, что дает возможность спокойно и рационально размышлять.

Различие двух вышеперечисленных вариаций интуитивное. Нередко люди принимают важные мероприятия за срочные. Такая тенденция обусловлена особенностями эволюции, так как в древности люди часто сосредотачивали внимание на внезапных и срочных делах.

СМИ и социальные сети только усиливают сосредоточенность на срочных и не особо важных делах. Из-за этого можно упустить из вида важные мероприятия, потратив свое время на то, что не требовало стольких усилий.

Составляющие матрицы

Есть четыре ключевые составляющие матрицы:

1. Срочно и важно.

2. Не срочные дела и важные.

3. Срочно и неважно.

4. Не срочно и неважно.

Под каждым пунктом записываются подходящие под критерии дела. Таким способом становится понятно, какими задачами следует заниматься в приоритете, а какими ‒ и вовсе не стоит. Перечисленные пункты следует поделить на квадрат и заполнять его по мере появления планов и заданий.

Рассмотрим подробней каждый из вышеперечисленных пунктов.

1. Срочно и важно

Идеальный вариант – когда этот пункт остается преимущественно пустым. При грамотном распределении и планировании дел минимизируется вероятность завала. Если раздел «Срочно и важно» часто заполняется, значит нужно оптимизировать свою организованность.

Чтобы пункт оставался в большинстве случаев пустым, нужно своевременно выполнять дела из других разделов.

Есть случаи, когда заполнение этой ячейки объективно оправдано:

• Неожиданные проблемы со здоровьем.
• Устранение факторов, которые могут помешать выполнению основной цели.
• Внеплановый вызов на работу или в учебное заведение ребенка.

2. Не срочные дела и важные

Эта ячейка требует повышенного внимания, так как в ней сосредотачиваются стратегически важные и перспективные задачи. Эксперты, которые занимались изучением матрицы, утверждают, что люди, уделяющие приоритет этому пункту, имеют больше шансов продвижения по службе. Также они зарабатывают достаточно денег и при этом имеют свободное время, например, по выходным за счет продуманной организации.

Так как срочности нет, есть время хорошо обдумать тактику выполнения задач, найти оптимальный подход для их осуществления.

Но важно изначально запланировать ориентировочный срок их завершения. Если не сделать их своевременно, они попадут в первый сектор.

К этому пункту могут относиться планы по карьерному продвижению, регулярные занятия спортом, планирование бюджета и крупных покупок.

3. Срочно и неважно

Эта ячейка для срочных, но не важных дел. Они требуют срочной реакции, но не играют никакой роли в достижении важных целей. Нередко в этот пункт попадают мероприятия, связанные с другими людьми.

Срочными и при этом не важными делами могут быть ответы на сообщения, бытовые хлопоты, выполнение просьб других людей. Дела из этой ячейки не решают ничего важного, но могут тормозить осуществление ключевых целей и забирать время.

4. Не срочно и неважно

Мероприятия из этого пункта не приносят существенную пользу. Ими можно заниматься в последнюю очередь или же вообще вычеркнуть из планов. Они объективно отбирают время и усилия. Коварство задач из этого пункта в том, что они с первого взгляда кажутся необременительными и позволяют расслабиться.

К четвертой ячейке относятся разговоры с друзьями по телефону или в соцсетях, игры на приставке, просмотр неинтеллектуальных ТВ шоу. Конечно, нужно отдыхать и расслабляться. Но есть два немаловажных нюанса. Во-первых, заниматься лучше всего интеллектуальными делами, например, читать интересную книгу. Во-вторых, с друзьями можно пообщаться после работы или же встретиться на выходных.

Инструменты для распределения задач

Для удобного применения Матрицы Эйзенхауэра можно использовать одноименные приложения для мобильных телефонов. Также можно сделать на компьютере и распечатать таблицу или использовать маркерную доску.

Умение разделять задачи по важности способствует рациональному распределению своего времени. Такой подход также помогает лучше планировать свои дела и повышает шансы на успех в достижении поставленных целей.

Считаешь ли ты Матрицу Эйзенхауэра эффективной? Поделись своим мнением в комментариях.

Инструменты эффективного планирования | Журнал Деловой мир

Евгений Шмелев

Старший преподаватель Курса государственных закупок в здравоохранении при Кафедре общественного здоровья и здравоохранения, правоведения и информатики

Одной из самых популярных концепций тайм-менеджмента, позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра.

Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась. Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом, все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества, как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас. Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другими показателями. Руководствуясь всеми полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи. Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расставления приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования.

Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности.

Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат.

Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

• насколько быстро надо решить задачу;
• как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев (рисунок 1.1.).

Рисунок 1.1. Матрица Эйзенхауэра.

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям.

Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: « 20 % дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80 % результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой.

Остается добавить: «Так держать!»

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы. Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример, конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой, той самой Шурой, проговорите следующий диалог:

Л. П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш. : По-моему, да.

Л. П.: Вы это хорошо помните?

Ш. Да, по-моему.

Л. П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела.

Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Срочно важный матричный инструмент — TUZZit

Срочно важный матричный инструмент — TUZZit

Холст Модель

ПОДЕЛИТЕСЬ ЭТИМ ХОЛСТОМ

0 0 0 0

Эта Матрица тайм-менеджмента — мощный инструмент продуктивности и тайм-менеджмента. Он отображает четыре квадранта, чтобы определить задачи, которые вам нужно выполнить, и решить, что должно или не должно быть приоритетным.

• Главная  >  
• Библиотека холстов  >  
• Срочная/важная матрица

Создатель срочной/важной матрицы

ПРЕЗИДЕНТ

ЭЙЗЕНХАУЕР

Этот метод был впервые использован бывшим президентом США Эйзенхауэром, который использовал его для организации своих задач. Ее популяризировал доктор Кови, автор бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей». До сих пор известно…

Категории

• Тайм-менеджмент(5)
• Приоритизация(2)
• Управление задачами(7)
• Матрица(1)

Матрица «срочно/важно»

Оценка того, являются ли дела срочными, важными, и тем, и другим, является «обязательным» навыком в нашей все более занятой жизни. Матрица «срочно/важно» — это мощный инструмент повышения производительности и управления временем, который поможет вам не тратить все свое время на второстепенные задачи. Он отображает четыре квадранта, чтобы определить задачи, которые вам нужно выполнить, и решить, что должно или не должно быть приоритетным.

 

Использование этой техники позволяет понять разницу между срочными и важными задачами:

Матрицу срочно/важно можно использовать по-разному, но мы рекомендуем выполнить определенные шаги, которые сделают процесс более эффективным:

1

Составьте список

Сначала составьте список всех дел, задач и проектов, которые у вас есть на повестке дня прямо сейчас. Напишите их все, включая те, которые могут показаться незначительными или неважными в данный момент. Используйте пространство слева от матрицы, чтобы размещать стикеры в любом порядке.

2

Упорядочить по важности

Когда вы закончите свой список, попробуйте упорядочить все эти действия, задачи и проекты с точки зрения их важности.

Это должно отражать, как эти задачи помогают вам или вашей команде в достижении ваших целей и задач. Не думайте о срочности на данном этапе.

3

Оценка уровня срочности

После того, как вы определили важность действий, вы можете оценить уровень срочности. На этом этапе вы можете разместить их в матрице.

4

Спланируйте свою стратегию

Разместив все элементы на матрице, вы можете приступить к планированию своей стратегии.

СОВЕТЫ ПО СТРАТЕГИИ

• Срочные и важные мероприятия

  Срочные и важные действия можно предусмотреть или нет. Старайтесь избегать ситуаций, когда вам нужно завершить важное дело в последнюю минуту, потому что вы не планировали заранее или откладывали. С другой стороны, некоторых непредвиденных событий нельзя избежать, и вы должны попытаться адаптироваться, когда это произойдет.

  Вы можете, например, отодвинуть другие менее срочные или важные задачи, когда возникнет кризис.

• Срочные и не важные действия

  Срочные и не важные действия мешают вам достичь целей и завершить запланированную работу. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать.

• Несрочные, но важные мероприятия

  Несрочные, но важные дела помогут вам достичь целей и завершить важную работу. Выделите для них время и убедитесь, что они не становятся срочными. Планируйте непредвиденные проблемы или действия, чтобы оставаться в соответствии со своими целями.

• Несрочные и неважные действия

  Несрочные и неважные действия — это отвлекающие факторы, которые заставляют вас тратить время впустую. Просто отмените их, когда сможете. Когда другие люди спрашивают вас, попробуйте вежливо сказать «нет».

Комментарии

gui design — Как указать, что элемент в таблице данных является срочным/очень важным?

спросил 5 лет, 6 месяцев назад

Изменено 5 лет, 6 месяцев назад

Просмотрено 248 раз

У нас есть система, которая получает определенные запросы/задачи от клиентов. Есть 2 типа задач: Срочные и Несрочные.

Как лучше всего отобразить список задач, чтобы было легко увидеть, какие из них срочные?

Если, как показано ниже, если есть новая задача, которая не является срочной (которая появляется после срочной задачи), куда мы должны ее поместить? Должна ли срочная задача всегда быть на высоте? А если много срочных дел?

• графический дизайн
• таблицы
• таблицы данных
• статус
• визуальные подсказки

2

Если у вас есть комната, попробуйте столбец статуса (или «тип»), по которому пользователи могут сортировать.