Срочное неважное важное несрочное: Матрица Эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Содержание

Матрица Эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

  • что же из намеченного уже сделано;
  • какой промежуточный результат получен;
  • насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

  • Важно ли это? (да/нет)
  • Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов.

Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate (Делай – Планируй – Поручай – Не делай)

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное.

Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели.

Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь.

Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

  • Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
  • С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели.

Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

  • Квадрант А: важное и срочное.
  • Квадрант B: важное, но не срочное.
  • Квадрант C: неважное, но срочное.
  • Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

  • Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
  • Доработка задач с просроченным дедлайном.
  • Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

  • Разработка маркетинговой стратегии.
  • Анализ финансовых показателей.
  • Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

  • Проверка почты и мессенджеров.
  • Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
  • Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

  • Скроллинг ленты в соцсетях.
  • Компьютерные игры.
  • Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

  • Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
  • Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
  • Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Матрица Эйзенхауэра - Психологос

Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела - те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра - будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь - и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела - это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить - сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела - это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени - чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно - запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? - Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого - как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно". Так работают профессионалы!


Матрица Эйзенхауэра - важное несрочное?

Жизнь слишком ценна, чтобы тратить ее по пустякам.

          Матрица Эйзенхауэра – инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.


Умение классифицировать дела по степени их срочности и важности является одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни. А умение правильно планировать свою работу позволит нам не только избегать цейтнотов, но и заслужить репутацию организованных, дисциплинированных и старательных сотрудников.

Сущность метода

Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделенные по степени приоритетности. Дела в списке необходимо распределить по четырем категориям в зависимости от их важности и срочности:

  • А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
  • В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
  • С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
  • D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.


A: Важное и срочное

Если вам всегда есть чем заполнить данный квадрант, значит, вы неправильно планируете свое время. Ведь важные дела, требующие немедленного выполнения, - это ни что иное, как цейтнот, аврал и море стресса в придачу.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

  •    нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», то есть с не очень важных; важные же откладываем «на потом»;
  • отсутствием самодисциплины, неумением заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
  • ленью;
  • плохой организацией работы отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».    

Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

  • Незапланированный поход к дантисту, вызванный внезапной зубной болью. Ее появление неудивительно, учитывая, что к специалисту вы обращаетесь только в случае крайней необходимости вместо того, чтобы регулярно проверять состояние зубов.
  • Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
  • Срочный звонок клиенту.
  • Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

B: Важное, но не срочное

Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

  • плановая работа;
  • своевременная оплата счетов;
  • регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C: Срочное, но не важное

К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

D: Не срочно и не важно

Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

  • бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
  • бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
  • зависание в аське и других месседжерах;
  • компьютерные игры;
  • долгие телефонные разговоры;
  • просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
  • чтение анекдотов, забавных историй, разгадывание кроссвордов и другие хронофаги.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Полезные советы
  • Чтобы действовать рационально, отмечайте задачи из списка дел в ежедневнике буквами А, В, С и D.
  • Старайтесь сосредоточиться на делах из группы В. Разумеется, если возникает необходимость, выполняйте задачи из группы А, но старайтесь избегать такого положения дел – чтобы оно не стало «хроническим».
  • Определитесь со своими долгосрочными целями. Возможно, дела, которые важны для вашего руководства, не являются таковыми для вас. И наоборот.
  • Не пытайтесь разорваться и успеть все. Постарайтесь концентрироваться на одной поставленной в данный момент задаче. Уберите со стола все документы и другие бумаги, которые могут вам мешать. Выключите аську. Игнорируйте поминутные предложения коллег «перекурить» или выпить кофейку. Научитесь отказывать, особенно в те моменты, когда вы действительно заняты.

Автор: Марина Тумовская

Важные и срочные дела (примерно):

Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи

Важные и несрочные дела

Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов

Неважные и срочные дела

Прерывания, перерывы
Некоторые телеф. звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Общественная деятельность

Неважные и несрочные дела

Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телеф. звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения

 

P.S.  В жизни каждого человека важно то, что сам человек посчитает для себя важным. И этот выбор определяет, на что человек потратит свою жизнь.  Что важно в жизни для тебя?



Метод эйзенхауэра в планировании. Матрица Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Прочитано: 5 335

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

  • важное/срочное;
  • важное/несрочное;
  • неважное/срочное;
  • неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?


Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

  • Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
  • Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
  • Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
  • Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

  • С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
  • D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример - названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр - гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую - дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория - все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании - встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка - вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам - все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра - это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра - как инструмент расстановки приоритетов - должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

  • Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
  • Купить продукты на неделю
  • Написать отчет о командировке
  • Сходить на тренировку в спортзал
  • Записаться на прием к стоматологу
  • Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

  • Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
  • Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
  • Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

  1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
  2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
  3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
  4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

  • Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
  • 3 км в бассейне («здоровье»)
  • Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
  • Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
  • Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей

Представители сибирского бизнеса методом проб и ошибок пришли к своим сложившимся моделям тайм-менеджмента. На фото — основатель инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов. Фото предоставлено Валерием Черкасовым

Тайм-менеджмент многолик и напоминает чашу Петри с размножающимися теориями. Каждый, кто всерьез берется за самоорганизацию, рано или поздно приходит к собственной системе планирования. «Континент Сибирь» решил разобраться, какие из ныне популярных методик личного планирования востребованы среди сибирских руководителей. Что работает на практике, а от чего представители топ-менеджмента предпочли отказаться.

Популярные системы планирования

В основу техник планирования опрошенных «Континентом Сибирь» руководителей легли популярные теории XX и XXI века. Начнем с экспресс-обзора некоторых из них.

Система Стивена Кови

Основана на пирамиде ценностей Бенджамина Франклина и Матрице управления временем Эйзенхауэра.

Пирамида Франклина — это комплексная система постановки долгосрочных целей. Снизу вверх движемся от жизненных ценностей к глобальным целям, генеральному плану, стратегическому плану на 3–5 лет, среднесрочным задачам на 1–2 года и делам на неделю, день.

Дневные и недельные дела сортируем по матрице Эйзенхауэра: срочное-важное, несрочное-важное, срочное-неважное, несрочное-неважное. По Кови, у эффективных людей 65–80% дневных задач находятся в квадрате «несрочное-важное».

GTD (Getting things done)

Ключевая мысль системы — достижение кристально чистого сознания для эффективного принятия решений. Для этого необходимо «выгрузить» все задачи и цели из головы в другой физический носитель (ящик с записками, приложение, таблицы эксель).

Упрощенно GTD — это система сортировки информации, дел, задач, идей. Данные проходят по пяти этапам: сбор, обработка, организация, обзор, действия.

«Гибкие» методики и lifemanagement

На втором десятке XXI века в наши будни пришли гибкие технологии семейства Agile. Самыми популярными из них стали «Канбан» и Scrum.

Обе технологии — это горячий привет из 60-х и 80-х годов от компании Toyota.

Ключевой посыл Agile-систем: мир меняется слишком быстро, чтобы позволить себе роскошь долгосрочного планирования. Изменения надо вносить сразу и создавать продукт, актуальный для «завтра», а не для «вчера».

Для agile-методик важна визуализация. Главный инструмент — доска с несколькими столбцами: «будет сделано», «в процессе» и «сделано». Сначала все задачи фиксируются в «бэклоге», оттуда по мере реализации переходят из одной колонки в другую.

В 21-м столетии на Западе переосмыслили тайм-менеджмент и выдали систему под названием lifemanagement, или технология управления жизнью.

Lifemanagement требует стратегического подхода к планам на жизнь через осознание собственной миссии, видения и ценностей. Нужно философски взглянуть на собственную жизнь, а потом оцифровать полученный инсайд в цели и задачи.

Какие техники выбирает топ-менеджмент

В реальной жизни опрошенные «Континентом Сибирь» руководители не придерживаются одной чистой системы, а используют смешанные методики.

Как говорит сооснователь инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов, идеальный вариант формируется в процессе и зависит от жизненных ценностей, приоритетов, места проживания: «Я за неделю могу посетить четыре разных города. В таком ритме некоторые теории разбиваются о реалии. Поэтому я использую смешанную методологию, в основе которой лежит Agile», — делится своим подходом собеседник «Континента Сибирь».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам: глобальные цели на пять лет, год, квартал, дела на месяц, неделю и на день. Таким образом, цели на длительный период визуализированы и всегда под рукой. Принципы «Канбан» и Scrum Валерий использует не только в работе, но и в семейном кругу.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Вместе с этим она предлагает не забывать про фундамент тайм-менеджмента. «Ключевое здесь — это приоритизация задач. «Зачем?» важнее, чем «Что?». Зачастую люди тратят много времени на то, что не является основополагающим. Прежде чем браться за задачу, нужно понять, зачем ее делать», — подчеркивает собеседница «КС».

HR-директор «Этажи-Сибирь» Юлия Захарова придерживается принципов life-менеджмента и не разделяет жизнь на работу и личное время, планируя не только свои рабочие будни, но и свободное время и выходные. По ее словам, эффективность и качество жизни от этого только повышаются. Этому подходу она учит своего сына.

С тем, что выходные и нерабочее время необходимо планировать наравне с рабочими буднями, соглашается и директор HeadHunter Сибирь Екатерина Дегтярева. За свою карьеру она пробовала разные методики, вплоть до жесткого менеджмента времени. «Сейчас мой способ планирования — это микс digital-инструментов и бумажных носителей. Блокнотом я пользуюсь, когда нужно что-то быстро записать, потом провожу аудит задач и переношу их в Outlook, в связанные между собой проекты. Все, что привязано ко времени, планирую в календаре Outlook, который синхронизируется с телефоном и личным Gmail-календарем», — рассказывает Екатерина Дегтярева.

По ее опыту, календарное планирование — это хороший способ разгрузить мозг и не нервничать, что можешь что-то забыть или перепутать.

С необходимостью освобождать голову от планов соглашается финансовый директор новосибирской IT-компании Smart Consulting Александра Смеркалова. «Наш мозг предназначен для генерации идей. А если использовать его как архив для хранения данных, то он будет сбоить. Чтобы тайм-менеджмент прижился, советую освобождать мозг путем выгрузки информации на удобный носитель», — делится опытом собеседница «КС».

Как спланировать эффективный день

В теории управления временем «день» — это винтик в машине комплексного планирования, он не может быть сам по себе.

Екатерина Шахова напоминает, что тайм-менеджмент складывается из нескольких уровней. «В планах на год я сразу вношу отпуск всей семьей. Есть планы на месяц, неделю, конкретный день. И на этих уровнях уже происходит регулярный апгрейд. Мы все уже приспособились к тому, что первоначальный план может меняться», — поясняет Екатерина Шахова.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Фото предоставлено спикером

Александра Смеркалова также встраивает день в общую систему. «Все начинается с определения подцелей на месяц. Затем каждое воскресенье я планирую неделю, определяя, какими задачами в какой день буду заниматься. В первой половине дня я решаю главные рабочие задачи. Повторяющиеся процессные задачи приходятся на вторую половину дня. Обязательно закладываю по два часа на внеплановые дела», — рассказывает финансовый директор Smart Consulting.

Вместе с этим она использует различные техники для повышения продуктивности, например, «Время на руках», или «Правило двух минут».

Алгоритм расчета «Времени на руках»: (Время отхода ко сну – Время подъема) – Время на фиксированные (постоянные) задачи = Время на руках.

«Этот инструмент позволяет не распланировать больше времени, чем у меня есть, и предотвратить переработки и выгорание. Ежедневно применяю «правило двух минут». Дело, которое занимает несколько минут, не фиксирую, а выполняю сразу», — говорит Александра Смеркалова.

Екатерина Дегтярева делится своим лайфхаком краткосрочного планирования. По ее мнению, не стоит забивать весь календарь. Если день расписан по полчаса, и вдруг одна встреча задерживается, сыпятся все планы. Лучше оставлять свободные слоты в календаре на случай форс-мажоров.

Юлия Захарова в свою очередь возвращает к принципам Бенджамина Франклина и его пирамиде жизни. «Я планирую день, неделю, также у меня всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Вечером выделяю приоритеты на завтра, что важно для достижения моей цели на следующий день. Перед сном обязательно анализирую результат и при необходимости делаю корректировки», — отмечает Юлия Захарова.

Екатерина Дегтярева считает, что нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток. Фото предоставлено спикером

Современный тайм-менеджмент не приветствует жесткое планирование дня. Для большинства руководителей это пройденный этап.

«Я против зарисовок в формате: «в 10:00 мне надо сделать вот это…», — говорит Валерий Черкасов. — Раньше я работал по жесткому тайм-менеджменту. Сейчас я предпочитаю получать удовольствие от процесса. Обращаю внимание на то, как я это делаю и зачем. Есть дела, привязанные ко времени, остальные задачи — плавающие. Есть свободное время и ресурсное состояние для их выполнения. Стараюсь не ставить больше трех-пяти ключевых дел на день, так как могут возникнуть операционные задачи».

С ним солидарна Юлия Захарова. По ее словам, раньше она планировала более жестко — 60% доступного ресурса. «Не всегда получалось, и психологически воспринимаешь это как неудачу. Переживаешь или отмахиваешься, и с таким настроем заходишь в следующий день. Сейчас составляю список важных дел и задаю себе вопрос по каждому из них: «Что будет, если какое-то из этих дел не выполню?» — таким образом выбираю топ-3», — отмечает Юлия Захарова.

Александра Смеркалова говорит, что подводит итоги дня и рабочей недели, выставляя оценки по 5-балльной шкале и отвечая на вопрос «Что я сегодня сделала хорошо?». По ее мнению, важно выносить из каждого дня положительные результаты, хвалить себя за их достижение.

Эту мысль продолжает Екатерина Шахова. «Мы постоянно подводим итоги совместно с командой. Это очень важно. Иногда кажется, что бежишь-бежишь, ничего не успеваешь. А потом смотришь, сколько дел наворотили, и радуешься за командный результат!» — резюмирует HR-директор «2ГИС».

Долгосрочное планирование: «за» и «против»

В отношении забега на длинные дистанции сроком на пять и более лет мнения спикеров разделились.

По мнению Екатерины Шаховой, прошлый год показал всем, как долгосрочные планы могут пойти не по плану. Такую точку зрения разделяет и Екатерина Дегтярева. «Нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток, потому что жизнь и обстоятельства меняются, и в случае с большой целью лучше «есть слона по частям». Я планирую в горизонте одного года. Например, совместные семейные поездки мы всегда ставим в календарь заранее, потому что у мужа тоже не самое простое расписание. Мы фиксируем свободные слоты в наших графиках под отпуск, если хотим провести его вместе. Важное открытие, к которому со временем приходишь: все дела на свете сделать не успеешь. В какой-то момент надо выдохнуть и начать выбирать то, что важнее», — отмечает Екатерина Дегтярева.

Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла. Фото предоставлено спикером

Сторонникам долгосрочного планирования важно понимать, что будет за горизонтом одного года. Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла: «Мои личные цели для меня понятны и определены на ближайшие пять лет, в работе — на один год. Исходя из этого формируется план действий в разрезе месяцев, недель и дней».

Юлия Захарова также выступает в защиту долгосрочного подхода. «Обязательно планирую и на год, и на два, и на пять. На месяц тоже есть основные цели, касающиеся важных аспектов моей жизни: развития, семьи, работы (порядок не учитывает приоритетность, она вообще может меняться», — отмечает HR-директор «Этажи-Сибирь».

От помидора до планерок: что не работает

Не менее интересно рассмотреть забракованные методы тайм-менеджмента. В этом отношении у каждого практика собственная точка зрения, проверенная опытным путем.

Валерий Черкасов отказался от «метода помидора», по которому необходимо сконцентрироваться на решении конкретной задачи, пока таймер отсчитывает 2–25 минут. «Не люблю себя заставлять делать то, что мне не нравится, стараюсь это делегировать. Задачи, которые у меня хорошо получаются, я делаю с удовольствием, и мне не приходится себя ограничивать какими-то условиями», — отмечает собеседник «КС».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова для повышения эффективности командной работы ищет альтернативы планеркам. «Если говорить про менеджмент как управление людьми, не признаю регулярный менеджмент как комплекс эффективных мер в текущих реалиях. Планерки и прочие повторяющиеся мероприятия в моем календаре появляются редко. Могу пропустить, если это не соответствует приоритетам на день, — поясняет Юлия Захарова. — Я за эффективность каждой минуты. Поэтому в моем подразделении нет регулярных встреч с коллегами, планерок по понедельникам, зато есть опрос, индивидуальные встречи по мотивации, обучения по личной эффективности и целеполаганию. Однако планерку как элемент ситуационного менеджмента признаю».

Екатерина Дегтярева отказалась от бумажного ежедневника в классическом виде с расписанием на день. «Время от времени пробую новые программы в формате to do list, но поскольку мы планируем в единой системе корпоративно, главным инструментом остается Outlook», — рассказывает директор HeadHunter Сибирь.

В свою очередь Александра Смеркалова сменила бумажный планировщик на Excel. «Мне не подходят технические инструменты, которые сейчас есть на рынке, как и бумажный планировщик. Пользуюсь нашим внутренним софтом компании, но все же основной инструмент — это Excel. Настроила его под себя и периодически обновляю в зависимости от применения разных методик», — поясняет финансовый директор IT-компании Smart Consulting.

Отдых в режиме цейтнота

Чтобы оставаться эффективным на протяжении дня, когда все срочно и все горит, необходимо научиться правильно отдыхать.

Александра Смеркалова рассказывает про одну хитрость при планировании, которая позволяет выдохнуть между делами. «Закладываю на 10–15 минут больше, чем требует решение задачи. Тем самым даю себе время на отдых и переключение. Важно не реагировать на отвлекающие факторы, иначе не останется временного зазора и возможности выдохнуть. Отключаю все уведомления на телефоне, с электронной почтой работаю в строго определенное время, если только решение задачи не зависит от нее, — отмечает финансовый директор Smart Consulting. — Чтобы быть продуктивной всю неделю, я не работаю и не открываю ноутбук в воскресенье. По субботам полдня занимаюсь обучением и саморазвитием».

Юлия Захарова отмечает, что планирует день, неделю, также у не всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова чередует работу дома и в офисе и планирует день так, чтобы активности были разными по функциональности и физической нагрузке. «Например, заложила полчаса на работу с этим опросником, потом сделаю пару деловых звонков, после у меня рабочая встреча, далее поработаю с электронными данными. Обед в рамках офиса у меня бывает редко, если работаю дома или в командировке, то в перерыв стараюсь выйти на улицу», — отмечает собеседница «КС».

Валерий Черкасов добавляет в распорядок дня спортивные блоки: «Это помогает мне физически и ментально отдыхать. Есть время, которое я уделяю только себе. В этот момент могу медитировать, о чем-то рассуждать или впадать в состояние, когда ты ни о чем не думаешь. Для меня отдых — это провести время с семьей. У меня три дочери. Мы вместе играем или просто общаемся. Стараемся жить в формате «захотели — встроили в график». Это опять же плюсы гибкого планирования. Если не получилось, то переносишь на неделю вперед-назад», — резюмирует предприниматель.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту [email protected] или через наши группы в Facebook и ВКонтакте Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.

Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

Как расставлять приоритеты | КонсультантПлюс

Одна из заповедей тайм-менеджмента звучит так: «Успевать главное, а не всё!». Как научиться расставлять приоритеты, чтобы тратить бесценное время жизни на действительно важные вещи?

Один из самых простых и хорошо работающих подходов – матрица Эйзенхауэра. С ее помощью можно провести классификацию задач по критериям «Важность» и «Срочность» и выстроить приоритет выполнения задач.

Все стоящие перед вами задачи можно разместить в четырех квадратах матрицы Эйзенхауэра.

В первую очередь мы, разумеется, выполняем важные и срочные задачи из квадрата I. Ликвидация аварии или острая зубная боль, дела, которые нужно было выполнить «еще вчера», дела, которые тормозят выполнение других важных задач или командную работу. Обратите внимание! Если весь ваш день проходит в режиме аврала, когда вы заняты выполнением только срочных и важных задач, это верный путь к стрессу. И верный признак того, что вам необходим тайм-менеджмент, чтобы изменить ситуацию.

Срочные, но неважные дела из второго квадрата чаще всего поступают извне. Например, просьбы и поручения, исходящие от значимых для вас людей. Такие задачи тоже являются приоритетными, их нужно выполнить, как только появится возможность. Некоторые задачи только кажутся важными из-за своей срочности, например, частые прерывания для проверки почты. Если задача кажется вам совершенно не важной, навязанной, если кто-то пытается переложить на вас выполнение своих обязанностей, советуем вежливо, но твердо отказаться от выполнения такой задачи. Это сэкономит вам время и силы для выполнения несрочных, но важных лично для вас задач.

От выполнения большинства несрочных и неважных задач из третьего квадрата можно просто отказаться. Просматривая очередную серию бессмысленного сериала или часами выравнивая столбцы в таблице, подумайте о смысле жизни, о том, на что вы тратите бесценное и невосполнимое время!

В четвертом квадрате расположились важные, но несрочные задачи: регулярные спортивные тренировки, приобретение полезных для работы навыков, научная работа. На самом деле, это и есть наиболее приоритетные задачи. Их выполнение ведет вас к вашим стратегическим целям, способствует вашему росту. И именно на них вам чаще всего не хватает времени. Почему? Мешают задачи из других трех квадратов.

Как выделять время на важное, но несрочное

1. Планировать и бюджетировать. Мы уже писали о том, что в вашем ежедневном плане нужно зарезервировать бюджет времени на выполнение задач, ведущих вас к вашим стратегическим целям. Это время для развития и творчества. Выделяйте для таких задач самый плодотворный отрезок дня, старайтесь минимизировать прерывания. Если задача крупная (а мелких стратегических задач не бывает), разбейте ее на этапы, двигайтесь небольшими шагами. Но двигайтесь!

2. Боритесь с поглотителями времени, откажитесь от выполнения неважных и несрочных задач.

3. Ведите хронометраж. Фиксируйте время, которое вы посвятили выполнению важных несрочных задач. Мы уже рассказывали, как работает этот метод.

Ваша цель в работе со стратегическими задачами состоит в том, чтобы не допускать перехода важных, но несрочных задач в важные и срочные. От спешки страдаете и вы сами, и качество выполнения задач. А это не входит в ваши планы, не правда ли?

По материалам книг Г. Архангельского

Как решить, что важно и срочно (без списка дел)

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов в период с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр многого достиг и сохранял высокую продуктивность на протяжении многих лет до самой смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, - это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач - различать важное и срочное - и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

- Дуайт Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра, известная также как Матрица срочности и важности, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам решать задачи и расставлять приоритеты. срочность и важность.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
Ни срочно, ни по важности (задачи необходимо устранить).
Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке от верхнего левого, верхнего правого, нижнего левого и нижнего правого):

Квадрант 1: важные, но несрочные

Задачи в этом квадранте не имеют крайний срок не за горами, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры: упражнения, ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом поле,

Квадрант 2: Срочные и важные

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисные ситуации и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заранее устранены, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой напрасную трату времени, которая не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этом поле. Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что сработало для меня, - это не обязательно исключать занятия из этой коробки, а вместо этого свести их к минимуму и использовать в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но неважно

Действия, указанные в этом поле матрицы Эйзенхауэра, обычно представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не достигли большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, - это различать срочное и важное.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания.Они заставляют вас реагировать, беспокоиться и нервничать.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений - чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучшие способы различать срочные и важные задачи:

Определить и записать то, что важно i.е. жизненные цели, основные ценности и
Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.
Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование, либо времени, либо другим людям»

- Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на какое-то действие или вы не можете решить, как уместить их всех в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или кому-то еще, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, пишущий отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижение цели, т.е. вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т.д. :

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет - полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) - Можно ли делегировать эту задачу кому-то другому, который сделает это за меня?

Если да, делегируйте.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не изучил этот контрольный список и, наконец, не поручил важную уборку профессиональному уборщику.Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как продуктивности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни не в том, как, а в том, что мне действительно нужно делать прямо сейчас? Что мне нужно делегировать, а что нужно устранить?

Матрица Эйзенхауэра - мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над тем, что действительно важно для вас.Это заставляет вас думать о том, что срочно и важно, и помогает оставаться в проактивном образе мышления.

Сосредоточив внимание на том, что вам нужно, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить продуктивность на всю жизнь.

Майо Ошин пишет на MayoOshin.com , где делится практическими идеями самосовершенствования и доказанной наукой для улучшения здоровья, продуктивности и творчества. Чтобы получить практические идеи о том, как перестать откладывать на потом и выработать здоровые привычки, вы можете подписаться на его бесплатную еженедельную рассылку здесь .

Версия этой статьи первоначально появилась на mayooshin.com как «Матрица Эйзенхауэра: как решить, что важно и срочно (без списка дел).

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови« 7 привычек высокоэффективных людей ».

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция осталась нетронутой.

Срочные и важные: используйте свое время эффективно

Стратегии для различных квадрантов матрицы

Действия в вашем ВАЖНОМ И СРОЧНОМ квадранте - Есть два различных типа срочных и важных действий: то, что вы не могли предвидеть (то есть возможность вашей презентации от вице-президента), и другие, которые вы оставили до последней минуты.Избегайте действий в последнюю минуту, планируйте и не откладывайте на потом.

Однако такие проблемы и кризисы не всегда можно предвидеть. Поэтому оставьте в своем расписании какое-то незапланированное время, чтобы заняться неожиданными важными делами. Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них можно было предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать такие действия заранее, чтобы предотвратить «скопление». В первую очередь расставьте приоритеты в своем расписании с помощью этих мероприятий - это важнейшие строительные блоки вашего календаря.Сведите к минимуму или заблокируйте перерывы в запланированное время.

НЕ ВАЖНО И СРОЧНО - Эти действия - это то, что мешает вам в достижении ваших целей и мешает вам завершить свою работу. Нужно ли вообще выполнять эти задачи? Если да, могут ли они быть отложены / перенесены или делегированы? Обычный источник таких прерываний - от других людей. Иногда уместно сказать «нет» вежливо и эффективно или побудить их решить проблему самостоятельно (см. Статью в блоге «Менеджеры используют ваши сильные стороны, чтобы избежать обезьяны» , чтобы помочь вам в этом).Как вариант, попробуйте запланировать время, когда вы будете доступны (или установите часы работы), и сообщите об этом, чтобы они не отвлекали вас. Часы работы могут быть запланированными регулярными встречами, когда многие потребности и проблемы в вашей команде могут быть решены одновременно).

ВАЖНО НЕ СРОЧНО - Эти действия помогут вам достичь ваших целей. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными. Не забудьте оставить достаточно времени для решения непредвиденных проблем, чтобы не отставать от графика.

НЕ ВАЖНО НЕ СРОЧНО - Эти действия отвлекают вас, и их следует избегать. Некоторые можно просто проигнорировать или отменить. Другие - это действия, которые другие люди могут хотеть от вас, но не способствуют достижению ваших желаемых результатов. Научитесь говорить «нет» вежливо и эффективно, а это значит, объясните почему. Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы, они не будут просить вас делать что-то неважное в будущем. Уважение к вам, скорее всего, возрастет!

Еще 3 совета Черчилля: Задайте себе вопрос:

  • Добавляю ли я важные / срочные задачи в свой список дел, которые я мог бы вместо этого делегировать, чтобы помочь моей команде расти?
  • Наблюдаю ли я закономерность в том, что член команды слишком часто обращается ко мне с неотложными проблемами? Если да, научите их более эффективно распоряжаться своим временем.
  • Могу ли я эффективно сказать «нет» другим и при этом сохранить отношения? Если нет, Черчилль тоже может помочь!

Наша команда Черчилля надеется, что этот подход принесет вам пользу. Если вам нужна дополнительная поддержка в области лидерства и развития команды, свяжитесь с нами.

Недавние сообщения, которые могут вам понравиться…

Срочные Vs. Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами.Unsplash

Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это снова и снова пришло 5 ответов:

  • Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, правдивую для себя, а не жизнь, которую от меня ожидали другие
  • Как жаль, что я не работал так усердно
  • Я бы хотел, чтобы у меня хватило смелости выразить свои чувства
  • Хотел бы я оставаться на связи со своими друзьями
  • Хотел бы я быть счастливее

Я много думаю над этим списком, пока работаю.

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но почти не нарушаю принципа. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно эту тему, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни:

Срочные задачи - это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимся сроком и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи - это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных дел?

Использование матрицы решений для определения важности

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, - использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Разработанный Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, эта простая коробка разделяет задачи в простые категории:

В верхнем левом углу ( Важно и срочно ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

Нижний левый угол ( Не важно и Срочно ) может состоять из перерывов, собраний и действий.

Нижний правый угол ( Не важно и Не срочно ) может содержать траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится сложно.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи - проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .

Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время - это созданная вещь. Сказать «У меня нет времени» - это все равно что сказать: «Я не хочу» ».

Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.”

Как сделать важные дела срочными

Самый простой способ удостовериться, что важная задача срочна, - это указать крайний срок.

Сроки - это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым вы в конечном итоге можете добраться.

Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. У вас есть , чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, - это установить крайние сроки. Важная задача - это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из статьи Getting Things Done , в которой Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

И вот здесь самое важное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем нужны серьезные дедлайны

Второе качество срочных задач, делающее их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы заставить вас вовремя платить за квартиру. В противном случае в конечном итоге вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока.

Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

1. Сделать общедоступным

Один из способов сделать дедлайн более серьезным - объявить его публично. Когда вы публично отвечаете за соблюдение установленных сроков, вы не можете обмануть себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь.Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

2. Создание наград и наказаний

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным - установить награду за его выполнение или наказание за пропажу. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

3. Обеспечение ответственности других

Когда речь идет о привлечении других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно дать людям понять, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что нужно проверять время и вести дискомфортные разговоры в случае срыва сроков. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам будут считать, что сроки не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

4. Установите себе постоянные напоминания

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, когда ваш друг или супруга постоянно подстегивают вас, чтобы вы что-то сделали. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

*****

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала.Но со временем это станет легче, и вы почувствуете, что меньше нервничаете.

У вас всегда будет достаточно срочных дел на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые у вас никогда не было времени.

Джори Маккей - редактор @CrewLabs, где изначально был опубликован этот пост. Хотите научиться быть лучшей версией себя? Щелкните здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творческого потенциала и производительности.

Как быть более продуктивным, используя «ящик Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, отбывшим два срока с 1953 по 1961 год. За время своего пребывания в должности он запустил программы, которые непосредственно привели к развитию системы автомагистралей между штатами в Соединенных Штатах, запуску Интернета ( DARPA), исследование космоса (НАСА) и мирное использование альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

До того, как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии США, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию ​​и Германию. .

В другие моменты своего пути он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом находил время, чтобы заняться такими хобби, как гольф и рисование маслом.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и десятилетий.И по этой причине неудивительно, что его методы управления временем, управлением задачами и продуктивностью изучались многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как ящик Эйзенхауэра (или матрица Эйзенхауэра), и это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Коробка Эйзенхауэра: как быть более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра для действий и организации ваших задач проста.Используя приведенную ниже матрицу решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

  1. Срочные и важные (задачи сделаете сразу).
  2. Важно, но не срочно (задачи, которые вы планируете выполнить позже).
  3. Срочно, но неважно (задачи вы делегируете кому-то другому).
  4. Ни срочных, ни важных (задачи, которые вы устраните).

Самое замечательное в этой матрице состоит в том, что ее можно использовать для общих планов продуктивности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») И для более мелких, ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Вот пример того, как сегодня выглядит моя шкатулка Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.
- Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи - это вещи, на которые, как вам кажется, нужно реагировать: электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея, «важные задачи - это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.”1

Разделить эти различия достаточно просто, чтобы сделать один раз, но делать это постоянно может быть сложно. Причина, по которой мне нравится матрица Эйзенхауэра, заключается в том, что она обеспечивает четкую основу для принятия решений снова и снова. И, как и все в жизни, последовательность - самая сложная часть.

Вот еще несколько наблюдений, которые я сделал с помощью этого метода.

Устранение перед оптимизацией

Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и натолкнулся на интересную цитату:

«Нет кода быстрее, чем код без кода.”
- Кевлин Хенни

Другими словами, самый быстрый способ сделать что-то - будь то чтение компьютером строки кода или вычеркивание задачи из вашего списка дел - это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще этого не делать. Это не повод для лени, а скорее предложение заставить себя принять трудные решения и удалить любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: «Действительно ли мне нужно это делать?» Гораздо легче оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или «поработать немного позже сегодня вечером», чем терпеть боль от устранения задачи, которую вам удобно выполнять, но это не так. наилучшее и эффективное использование вашего времени.2

Как говорит Тим ​​Феррис, «быть занятым - это форма лени - ленивое мышление и неизбирательные действия».

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня задаться вопросом, действительно ли действие необходимо, а это означает, что я с большей вероятностью перенесу задачи в квадрант «Удалить», а не бездумно их повторяю. И, честно говоря, если вы просто избавитесь от всего, на что вы тратите время каждый день, вам, вероятно, не понадобятся какие-либо советы о том, как быть более продуктивным в важных делах.

Помогает ли это мне в достижении моей цели?

И последнее замечание: может быть трудно избавиться от лишней траты времени, если вы не уверены, над чем работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе ящика Эйзенхауэра.

Эти два вопроса…

  1. Над чем я работаю?
  2. Какие основные ценности движут моей жизнью?

Это вопросы, которые я задавал себе в своем Ежегодном обзоре и Отчете о добросовестности.Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. Решить, какие задачи выполнять, а какие удалить, становится намного проще, если вы четко понимаете, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра - не идеальная стратегия, но я обнаружил, что она является полезным инструментом принятия решений для повышения моей продуктивности и устранения поведения, которое требует умственной энергии, тратит время и редко приближает меня к моим целям. Надеюсь, вам это тоже пригодится.3

Что важно - редко срочно, а что срочно - редко важно - Цитата исследователя

Дуайт Д. Эйзенхауэр? Джон Ле Карре? Апокриф?

Уважаемый исследователь цитат: Существует популярная схема тайм-менеджмента, называемая принципом принятия решений Эйзенхауэра или Матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Каждая задача оценивается по двум осям: важно / неважно и срочно / не срочно.Для каждого типа задач существуют разные правила. Например, если задача срочна, но не важна, ее следует передать кому-то другому.

Источником вдохновения для создания этого метода послужила поговорка, приписываемая известному военному и гражданскому лидеру. Вот две версии:

(1) То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

(2) Большинство срочных дел не являются важными, и большинство важных дел не являются срочными.

Мне не удалось определить, когда это сказал Эйзенхауэр. Не могли бы вы изучить эту пословицу?

Quote Investigator: В 1954 году Дуайт Д. Эйзенхауэр посетил кампус Северо-Западного университета в Эванстоне, штат Иллинойс, и выступил с речью на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей. Он произнес одну из версий поговорки, но не претендовал на нее. Вместо этого он приписал слова неназванному «бывшему президенту колледжа». В следующем отрывке Эйзенхауэр использовал фразу «Президент Миллер», имея в виду доктора А.Дж. Роско Миллер, президент Северо-Западного университета. Обратите внимание, что Эйзенхауэр не приписывал это высказывание Миллеру, который был действующим президентом, а не бывшим президентом. Жирным шрифтом добавлено:

Итак, мои друзья этого собрания, есть еще одна вещь, которую мы можем надеяться узнать от вашего пребывания с нами. Я проиллюстрирую это, цитируя заявление бывшего президента колледжа, и я могу понять причину его выступления, как он это сделал. Я уверен, что президент Миллер сможет.

Этот президент сказал: « У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Теперь, я думаю, это представляет собой дилемму современного человека. Ваше присутствие здесь может помочь поставить перед нами самое важное и, возможно, даже придать важному оттенок срочности. И вы можете укрепить нашу веру в то, что люди доброй воли, работая вместе, могут решить стоящие перед ними проблемы.

Вышеупомянутая цитата является самым ранним относящимся к делу доказательством, известным к QI . В этом экземпляре выражения не использовались такие квалификаторы, как «редко» или «большинство».Но следующая цитата предполагает, что по крайней мере один слушатель добавил слово «редко» к своей памяти о замечании.

Вот дополнительные избранные цитаты в хронологическом порядке.

В 1954 году была проведена конференция страховой индустрии для Ассоциации управления офисом жизни. Спикер конференции заявил, что человек по имени Норрис Питт слышал обращение Эйзенхауэра в Иллинойсе. Но воспоминания Питта, переданные оратором, несколько отличались от стенограммы речи.Следующий экземпляр был похож на популярные современные версии поговорки:

Норрис Питт недавно присутствовал на заседании Всемирного совета церквей в Эванстоне и слышал, как президент Эйзенхауэр сделал замечание, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко срочными.

В 1962 году, в начале своей писательской карьеры, Джон ле Карре выпустил детектив под названием «Убийство качества». Позже Ле Карре стал популярным автором шпионской фантастики.Его роман 1962 года представляет половину изречения с акцентом:

«Вы сопротивляетесь драматизму, Брим; редкий дар презрения к тому, что срочно. Я знаю дюжину людей, которые будут платить вам пять тысяч в год за то, что вы каждый день говорите им, что то, что важно, редко бывает срочным. Срочно - это эфемерное, а эфемерное - неважно.

В 1973 году в статье об «Управлении малым бизнесом» в Виннипеге, газета Манитобы, напечатала версию пословицы, связанную с Эйзенхауэром, хотя слова не были заключены в кавычки.Эйзенхауэр умер несколькими годами ранее в 1969 году:

Президент Эйзенхауэр устраивал свои дела так, что на его стол попадали только действительно важные и срочные дела. Сообщается, что он обнаружил, что эти двое редко ходили вместе. Он обнаружил, действительно важные дела редко бывают срочными, а самые срочные дела редко бывают важными.

В 1975 году газета «The Christian Science Monitor» штата Массачусетс напечатала статью о методах, используемых знаменитостями и президентами для управления своим временем.И снова экземпляр изречения без кавычек был связан с Эйзенхауэром:

Все, что не было одновременно срочным и важным, не могло отнимать время г-на Эйзенхауэра. Но он обнаружил, что эти двое редко идут вместе: важных дел редко бывают срочными, а самые срочные дела редко бывают важными. Пресс-секретарь Ike сообщил: «Президент считает каждую минуту».

В заключение, Дуайт Эйзенхауэр представил версию этой пословицы в речи 1954 года, но он упомянул неназванного «бывшего президента колледжа».Варианты поговорки со словом «редко» могли быть основаны на ошибочной передаче речи. В качестве альтернативы Эйзенхауэр мог использовать более одной версии выражения.

Эйзенхауэр получил комплименты за его навыки управления временем, но QI не знает, использовал ли он технику Матрицы Эйзенхауэра.

Примечания к изображению: Дуайт Д. Эйзенхауэр, официальный фотопортрет 1959 года, предоставленный Wikimedia Commons.

(Особая благодарность Джанет Чой, чей запрос побудил QI сформулировать этот вопрос и провести это исследование.Большое спасибо С. М. Коловику и Кэтрин Харпер, которые определили решающую речь Эйзенхауэра 1954 года. Также спасибо Деннису Лиену за помощь в цитировании на конференции по страхованию 1954 года. Большое спасибо любезным библиотекарям из Флориды.)

Срочно и важно: В чем разница?

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в управлении временем или опытным ветераном, вы определенно испытали подавляющее чувство или панику, когда обращались к очень длинному списку дел. Вы, наверное, спросили себя:

«Итак, с чего мне начать с этого списка дел?»

«Могу ли я сделать что-нибудь из этого?»

«Что нужно сделать в первую очередь?»

Последний вопрос, Что нужно сделать в первую очередь? , это ловушка! Поначалу это кажется полезным, поскольку подразумевает приоритет, но на самом деле он может увести вас от ваших целей, направив ваше внимание на вещи, которые только срочны и не важны.

Срочно и важно: То же, но не то

Скорее всего, вы спросите себя: В чем разница между срочным и важным? Это важное различие, которое необходимо сделать, работая над тем, чтобы стать наиболее эффективной и продуктивной версией себя. Итак, давайте разберемся между срочным и важным.

Думайте о важности как о ярлыке или категории для задачи или действия , связанных или поддерживающих более крупную цель или задачу .С другой стороны, срочность - это ярлык или категория, которые просто указывают на то, что действие чувствительно ко времени и требует вашего немедленного внимания.

Матрица решений Эйзенхауэра

При составлении списка дел и управлении своим временем мы рекомендуем использовать матрицу решений Эйзенхауэра, чтобы определить, какие задачи являются срочными, какие важными, а какие находятся где-то посередине.

Эта матрица была создана 34-м президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэра, как способ правильного планирования, расстановки приоритетов, планирования и управления временем. Придуманный пятизвездочным генералом и бывшим президентом, этот принцип хорошо проверен и стал неотъемлемым инструментом, который помог Эйзенхауэру управлять своим временем на протяжении всей его карьеры.

Обратите внимание, что есть четыре квадранта ниже, которые указывают срочность И важность. Каждый квадрант помогает определить приоритетность вашего списка дел и задач.

Давайте воспользуемся примером, который поможет нам лучше понять, как использовать матрицу и их квадранты.Представьте себе владельца малого бизнеса по имени Джеки. Джеки владеет небольшим кафе в Квинсе, штат Нью-Йорк, и стремится повысить осведомленность о бизнесе, чтобы увеличить продажи на 50% по сравнению с прошлым годом. Джеки использует матрицу, чтобы расставить приоритеты в сегодняшнем списке дел.

Q1: Срочно и важно

Эти действия или задачи - это возникающие вещи, которые необходимо решать быстро и которые имеют значение для достижения целей.

Пр. Ремонт кофемашины
Это важно и срочно, поскольку напрямую влияет на доход и используется ежедневно.

  • Отсутствие эспрессо означает потерю дохода.
  • Джеки классифицирует это как приоритет Q1 и сегодня утром первым делом выделяет время, чтобы исправить это.

Q2: Важно и не срочно

Это золотая середина при расстановке приоритетов. Это то, что, если мы будем делать это, приблизит нас к нашим целям и задачам.

Пр. Работа над маркетинговой стратегией для повышения осведомленности о кафе
Это важно, поскольку согласуется с ее общей бизнес-целью, но не является срочным, поскольку ее повседневные бизнес-операции не пострадают, если не будут немедленно решены.

  • Однако, если она продолжит откладывать эту задачу, она не выполнит свою задачу по повышению осведомленности о кафе или улучшению продаж до конца года.
  • Джеки относит это к приоритету Q2 и выделяет несколько часов в течение недели на его выполнение.

Q3: Не важно и срочно

Это вещи, которые мы вынуждены делать немедленно, но не имеют реального значения для наших целей или задач.Например, постоянно читать электронную почту или отвечать на телефонный звонок.

Пр. Назначьте встречу с новым обжарщиком кофе
Торговый представитель нового обжарщика кофе заходит в кафе, чтобы заинтересовать Джеки новым кофейным брендом. У него есть 30 минут, чтобы поговорить, прежде чем он перейдет в следующее кафе.

  • Джеки заинтересована в приобретении еще одного премиального менее дорогостоящего бренда кофе. Однако для нее это не главное.
  • Это также потребует ее немедленного внимания, чтобы поговорить с торговым представителем перед его отъездом.
  • Джеки понимает, что это приоритет Q3 и не должен занимать ее время, поэтому вместо этого передает его менеджеру своего кафе.

Q4: Не важно и не срочно.

Обычно это действия или вещи, которые мало или не добавляют ценности нашему успеху или целям. Они могут быть профессиональными или личными.

Пр. Уберитесь в задней комнате кафе
Задняя комната кафе используется для хранения различных предметов, таких как украшения и моющие средства.В настоящее время он очень грязный, и его можно очистить.

  • Эта задача не имеет значения для бесперебойной работы бизнеса или для достижения Джеки бизнес-целей.
  • Джеки понимает, что это приоритет Q4, и решает удалить задачу из своего списка.

На вынос

Используя матрицу решений Эйзенхауэра, вы можете перенести время, выделенное вами в других квадрантах, например, не важно и срочно (Q1) или не важно и не срочно (Q4) , в наиболее важный квадрант, важно и несрочная (Q2) .В конце концов, когда мы тратим время на важные дела во втором квартале, время, затрачиваемое на действия в первом квартале, уменьшится.

В приведенном выше примере мы говорили о том, что Джеки хочет повысить осведомленность о своем бизнесе, чтобы увеличить доход на 50%. С увеличением выручки Джеки может позволить себе более качественную кофемашину, минимизируя количество ремонтов и время, затрачиваемое на выполнение задач в первом квартале.

Полезные советы по расстановке приоритетов:

При составлении списка дел учитывайте следующее:

По возможности избегайте использования сроков

Вместо того, чтобы концентрироваться на сроках выполнения задачи, сосредоточьтесь на важности задачи.Этот метод позволяет вам добиваться устойчивого прогресса в том, что будет двигать стрелку к вашим целям. Такой оперативный диспетчер времени, как Yomez, не позволит вам тратить время на перенос сроков выполнения в тире. Однако не всегда удается избежать сроков. В таких случаях склоняйтесь к потребности и не забывайте возвращаться к своим более широким целям.

Спринт к своим целям

Разработчики программного обеспечения используют спринты как основу для продвижения проекта. Это двухнедельный период, в течение которого человек или команда работают над определенной целью.В этом процессе намечаются основные задачи. Затем решите, какие задачи нужно выполнить в предстоящем спринте. Человек или группа несет ответственность за выполнение этих задач в отведенное время, повторяя процесс до завершения проекта. Совершая спринт, вы сосредотачиваетесь на самом важном и тем самым быстро прогрессируете.

Следите за призом

Напоминайте себе о результатах, которые вы стремитесь, чтобы оставаться мотивированными и не сбиваться с пути.

Как Yomez может повысить производительность

С помощью Yomez вы можете перечислить все, что вам нужно для выполнения, а также назначить приоритеты и сроки выполнения.Yomez оценивает ваши новые задачи, приоритеты и сроки - в дополнение к вашему существующему расписанию - и автоматически организует ваши задачи. Yomez даже предупреждает вас о любой нехватке доступного времени, которая может помешать вам уложиться в сроки.

Если вы еще не используете Yomez, вы можете подписаться на нашу бета-версию сегодня, чтобы начать максимально эффективно использовать свой день. Это бесплатно!

Разница между срочными и важными задачами

В тот момент, когда вы ищите в Интернете разницу между срочными и важными задачами, результаты с матрицей управления временем Эйзенхауэра заполняют ваш экран.Для людей, которые не знают, как это выглядит, это матрица 2X2, как показано ниже.

Итак, в этой матрице 4 основных области. Матрица помогает разделить задачи на 4 категории -

  1. Срочные и важные задачи
  2. Срочные, но не важные задачи
  3. Несрочные и не важные задачи
  4. Несрочные, но важные задачи

Понимание взаимосвязи между HR и разделения между важными задачами и срочными задачами

Итак, почему мы пишем блог о разнице между срочными и важными задачами? И как это связано с HR? Что ж, вам повезло, у нас есть 3 причины.

Во-первых, приоритетные задачи назначаются в зависимости от уровня важности и срочности, которые они представляют. Оба эти фактора играют важную роль в решениях, принимаемых в организации. Понимание корреляции между этими переменными и разделение задач на их основе повысит производительность.

Во-вторых, понимание того, как соотносятся важность и срочность, поможет вам определить порядок выполнения всех поставленных задач. Вы можете установить четкий график завершения каждой задачи в зависимости от квадранта, к которому она относится.

Наконец, каждый эффективный менеджер должен назначать задачи своей команде в соответствии с сильными сторонами и индивидуальными способностями каждого члена команды. Такое разделение задач помогает менеджерам повысить продуктивность своих команд и более эффективно использовать имеющееся время. Это также позволяет команде предвидеть проблемы и соответствующим образом подготовиться.

Когда вы разделяете свои задачи с помощью матрицы управления временем, вы получаете больший контроль над своим подходом, процессом и прогрессом. От менеджеров ожидают мышления о будущем, понимание приоритета будет определять разницу между хорошим и великим менеджером.Такой способ расстановки приоритетов поможет вам улучшить свою работу и жизнь в целом.

Текущий сценарий HR и приоритета

Давайте просто погрузимся в него без каких-либо дополнительных построений. Обычно большинство сотрудников склонны определять приоритеты задач, используя только параметр срочности. Здесь они застревают, это почти как если бы вы застряли с кредитной картой с высокими процентами. Вы продолжаете работать, чтобы погасить растущие проценты, но так и не смогли бы прояснить принцип.Даже когда вы работаете до мозга костей, вы вряд ли оставите вмятину.

Некоторые задачи и срочные, и важные, хотя их и не так много, они все же существуют. К этой категории относятся такие задачи, как ответ на звонки клиентов, обслуживание клиентов или решение неотложных проблем с персоналом. Эти задачи могут немедленно повлиять на ваш бизнес, если о них не позаботиться по мере их появления.

В других случаях, когда вы работаете в более крупном масштабе с большим количеством команд, сотрудничество является неотъемлемой частью вашей повседневной работы.Это когда вы неохотно выполняете задачи, которым присвоили другое значение приоритета. Иногда вам может потребоваться выполнить задачу для коллеги, которая обычно не находится в верхней части вашего списка, но помечена как срочная.

Эти срочные, но не очень важные задачи только помогают истощить ваше время и силы. Они отвлекают ваше внимание от вещей, которые важны, но не обязательно срочны. Например, вы можете застрять, помогая коллеге с чем-то второстепенным, пока вы, возможно, составляли и просматривали лучший бизнес-план.

Планирование срочных и важных задач для успеха HR

Существует прямая взаимосвязь между тем, как бизнес и организации управляют своими людьми и политиками. Он определяет, что это значит для их индивидуального и коллективного успеха. Большинство HR-отделов эффективно обрабатывают HR-деятельность, такую ​​как набор персонала, планирование отпусков, решение неотложных кадровых проблем и т. Д., С использованием новейших HR-технологий.

Однако многие другие важные кадровые задачи подпадают под категорию важных, но не срочных задач.Это сказывается на отделе кадров, потому что он занят повседневными делами и не может уделять важным задачам должного внимания.

К счастью, задачи, попадающие в важный, но не срочный сектор, часто повышают ценность вашей работы. Это может быть отличительным фактором между вами и конкурентом. То, что вы расставляете по приоритетам и как вы управляете своими людьми, может иметь решающее значение и дать вашему бизнесу преимущество перед конкурентами.

Заключение

В заключение, не существует реальной линии, объясняющей разделение между срочными и важными задачами. Именно вы должны принимать решения, сосредоточиваться на важных для вас вещах и уделять им время, которого они заслуживают. Хотя это может не быть критически важным, в интересах вашего будущего успеха изучите и используйте матрицу управления временем в своих интересах.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *