Квадранты Стивена Кови – эффективный метод планирования
Речь идет о методе, позволяющем выявить в потоке ежедневных дел наиболее важные, и правильно расставить приоритеты. Впервые Стивен Кови описал его в своей книге «Главное внимание – главным вещам», но на самом деле история началась намного раньше. Эту же методику использовал 34й президент США Д. Эйзенхауэр, поэтому она известна также под названием «матрица Эйзенхауэра».
Как это выглядит?
Эйзенхауэр, а вслед за ним и Кови, предлагают распределить все дела и обязанности по 4м ячейкам (квадрантам):
- ВАЖНОЕ И СРОЧНОЕ
- ВАЖНОЕ, НО НЕ СРОЧНОЕ
- НЕ ВАЖНОЕ, НО СРОЧНОЕ
- НЕ ВАЖНОЕ И НЕ СРОЧНОЕ
На первый взгляд может показаться, что приоритет нужно отдать 1му квадрату, а 4й можно отложить на неопределенный срок. На самом деле это не лучший выход – категория «важное и срочное» должна быть вовсе пустой! Давайте рассмотрим, почему.
«Важное и срочное» – здесь находятся дела из области «решить прямо сейчас».
Специфика этого квадранта такова, что чем больше мы им занимаемся, тем больше у нас образуется «важных и срочных» дел (это примерно как черпать воду из лодки вместо того, чтобы заделать течь). Времени на планирование просто не остается! Некоторые люди живут в ситуации аврала постоянно, затрачивая на категорию «сделать вчера» около 90% времени; думаю, не стоит говорить, что срывы в этом случае неизбежны.
«Важное, но не срочное» – именно здесь, в идеале, должен быть сосредоточен основной массив текущих дел. Вопрос важен – значит, он приближает Вас к поставленным целям, но не срочен – значит, Вы не допустили аврала и у Вас есть время на взвешенное решение. Но помните, если этот квадрант своевременно не разгружать – дела из него быстро перейдут в категорию «важно и срочно».
Находясь в этом квадранте, Вы работаете на опережение, перспективу. Сюда относятся вопросы планирования, качественной подготовки, профилактики – словом, все, что требует нашей ИНИЦИАТИВЫ. Стивен Кови называет это «основой продуктивного образа жизни».
«Не важное, но срочное» – весьма спорный квадрант; такие дела не приближают к цели, но требуют срочного внимания. Это могут быть поручения, которые не относятся к Вашим обязанностям, личные вопросы, просьбы коллег и друзей… Как правило, они лишь отвлекают нас от рабочего процесса, но можно ли отбросить их вовсе? Согласитесь, далеко не всегда.
Как отмечает С.Кови, срочность этих дел часто определяется не нами, а скорее ожиданиями других людей. Если мы часто выполняем дела из этого категории – стоит подумать, насколько мы зависимы от мнения других.
«Не важное и не срочное» – а вот здесь нужно задуматься всерьез: если вопрос НЕ важен и НЕ срочен – нужно ли заниматься им вообще? Может быть, он станет лишь очередным «убийцей времени»? Тщательно «отфильтруйте» все дела, которые вы помещаете в этот квадрант – какие-то из них могут принести свои дивиденды в будущем, другие же можно попросту вычеркнуть без особых последствий.
Если дела этой категории связаны именно с работой, а не с развлечениями и личной жизнью – может, стоит перепоручить их другим?
И в качестве заключения: располагая повседневные задачи в квадрантах Кови, можно не только спланировать свое время, но и понять, насколько эффективно мы расходуем его. В какой категории у вас находится больше всего задач? В идеале это должна быть вторая («важное, но не срочное»).
Яна КононенкоПоделиться с помощью:
Деловая Петербурженка — Матрица Эйзенхауэра. Срочность и важность
Деловая Петербурженка — Матрица Эйзенхауэра. Срочность и важность
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
org/Article»>
Ежегодное заседание по итогам деятельности за 2022 год
Eisenhower Matrix) — метод тайм-менеджмента, помогающий вычленить из всего потока дел самые важные и срочные, и распределить остальные задачи по важности и срочности их реализации ,что очень помогает регулировать рабочую нагрузку.
|
|
ruКак отделить срочное от важного
Когда ваш бизнес значит для вас все, может быть трудно не чувствовать, что каждая задача является самой важной. Так как же определить, что срочно, а что важно? Различие вообще имеет значение?
Одним словом: да. Срочные задачи часто имеют срочные последствия, которые могут иметь разрушительные последствия для вашего бизнеса. Но если вы занимаетесь только срочными, а не важными делами, вы упускаете важнейшие возможности для долгосрочного роста и развития.
Если вам когда-либо казалось, что вы тратите весь свой рабочий день на то, чтобы тушить пожары, или вы постоянно заняты, но не видите желаемых профессиональных или организационных результатов, возможно, пришло время более внимательно взглянуть на то, как вы расставляете приоритеты.
задачи на вашей тарелке.
Займитесь срочными делами.
Если у задачи есть жесткий крайний срок, который быстро приближается, позаботьтесь об этом до задач, которые имеют более гибкие временные рамки. Отправка отчетов, оплата счетов — делайте все это до того, как это станет проблемой.
Используйте матрицу Эйзенхауэра.
Этот метод визуальной расстановки приоритетов, разработанный президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, состоит из прямоугольника с четырьмя квадрантами: срочное и важное, несрочное и важное, срочное и неважное, несрочное и неважное. Разделяя таким образом задачи, вы можете почувствовать контроль над своими краткосрочными и долгосрочными проектами. Для этого есть даже приложение!
Делегат.
Делегирование важно для людей, которые чувствуют, что у них никогда не бывает свободной минуты в течение дня. Ищете, с чего начать? Попробуйте избавиться от некоторых дел, которые попадают в категорию «срочных и не важных».
Будьте активны.
Непредвиденные камни преткновения и другие срочные дела неизбежны — это приходит с территорией предпринимательства. Вот почему важно быть максимально активным. Составление списков, делегирование полномочий и ведение тщательно обновляемого календаря помогут вам оставаться в курсе повседневных дел, поэтому, когда возникают неожиданные, но неотложные проблемы, вы готовы встретить их лицом к лицу.
Асма Исхак
Округ Ориндж, Калифорния
Генеральный директор Modere
От чего зависит доход вашей компании? Что способствует удержанию? Ваш ответ на эти вопросы покажет, что наиболее важно для вашей компании, поэтому необходимо срочно устранить все, что может ей угрожать. Будут непредвиденные события, которые создадут срочность, но разумно быть как можно более подготовленным, чтобы защитить свои самые важные приоритеты.
Наивысшим приоритетом в Modere являются наши клиенты и их качество обслуживания. От заказа до доставки наши точки взаимодействия с клиентами имеют первостепенное значение, поэтому мы уделяем особое внимание обеспечению качества и надежности каждого элемента этих точек взаимодействия.
Например, мы знаем, что в любой момент из более чем 1200 SKU, которые мы продаем, мы можем столкнуться с неожиданной неудачей, связанной с чем угодно, от поставки определенного ингредиента до качества хлопка, используемого в упаковке. По этой причине мы предприняли шаги, чтобы всегда иметь планы B, C и D, чтобы обойти любые непредвиденные трудности.
Я также считаю, что четкое определение цели и конечной цели вашего бренда в вашей компании создает культуру, которая процветает за счет коллективного достижения этих целей, поэтому, когда возникают срочные вопросы, команда мотивирована на решение этой задачи. В Modere мы составляем годовые планы, эффективность которых измеряется еженедельно, ежемесячно и ежегодно. Члены нашей команды взволнованы и полны энергии, наблюдая за тем, как мы достигаем наших целей и растем, а наши клиенты продолжают возвращаться, потому что их опыт неизменно положительный.
Дженни Чжу
Нью-Йорк
Основатель и генеральный директор Triangle Home Fashions и Lush Décor
Я основал компанию в 2008 году, во время финансового кризиса.
Как основатель и генеральный директор, первые 10 лет я управлял всем сам, без посторонней помощи. Я многое воспринимал очень близко к сердцу и думаю, как и у многих предпринимателей, у меня было чувство вины — мы слишком много работаем. Я не мог совмещать жизнь и работу.
Мне кажется, именно так я и выгорел за первые 10 лет. Я не мог отделить важное от срочного. Я терялся в срочном и не сосредотачивался на важном. Каждый день я микроконтролировал срочные дела.
Помню, мне пришлось неделю поработать на складе, чтобы показать своей команде, что я могу это делать. С одной стороны, это хорошо: вы показываете, что являетесь частью команды. Но я мог бы использовать эту неделю, чтобы сделать много важных дел для развития компании. Когда я разговариваю с предпринимателями в начале их пути, я чувствую, что все проходят через этот этап. Но если вы хотите развивать свою компанию, вы не можете делать все. Вы должны делегировать.
Первоначально эта статья была опубликована в выпуске 9 марта/апреля 2022 г.
0048 УСПЕХ журнал. Фото @criene /Twenty20
Эм Кассель
+ посты
Кассель — писатель и редактор из Миннеаполиса, совладелец Racket MN и коллекционер видеокассет.
← Почему найм коуча был одним из лучших решений для нашего бизнеса8 Ежедневные советы по развитию уверенности в себе →
«Важные и несрочные» дела!
Сурат СундрамСурат Сундрам
Инженер-программист, Google | Кандидат MBA в Чикаго Бут
Опубликовано 24 декабря 2018 г.
+ Подписаться
Знаете ли вы, в какой конкретный момент вы превратились в хорошего лидера или стали хороши в каком-либо виде спорта, или начали любить своего супруга, или строить крепкие отношения со своими братьями и сестрами?
Недавно я прочитал много статей о приоритезации задач и хотел поделиться кратким изложением и важностью этого.
Это было очень интересное обучение, и оно может быть очень полезным для определения «постоянства» и «имеющего долгосрочный эффект» как в личном, так и в профессиональном плане.
Расставьте приоритеты между важными и несрочными делами. Последовательность является ключом к долгосрочному успеху.
Любую задачу можно распределить по 4 сегментам (матрица 2×2, состоящая из строк и столбцов «Важно» x «Срочно»)
- «Важно» и «Срочно»: это вещи, которые обязательно нужно сделать, и сделать это СЕЙЧАС. Например: ошибка P0 в продукте, вызывающая потерю дохода, опасную для жизни проблему, нарушение сроков. В этой категории будет очень мало вещей.
- «Важно» и «Не срочно»: это то, что поможет вам достичь целей в долгосрочной перспективе. Если вы не сделаете этого сейчас, вы не сразу почувствуете разницу. Например: заниматься спортом, разговаривать с семьей, слушать, чтобы понять своего супруга.
- «Неважно» и «Срочно»: это вещи, которые не помогут вам достичь ваших целей и будут мешать вам.
Они могут показать немедленные результаты. Например: встречи, ответы на несрочные электронные письма - «Неважно» и «Не срочно»: это отвлекающие факторы, которых можно избежать. Например: пойти на какую-то вечеринку, на которую вы не хотите.
Они могут показать немедленные результаты. Например: встречи, ответы на несрочные электронные письмаОбозначение любых задач как «важных» очень субъективно для каждого человека и зависит от вашего жизненного принципа и ваших целей. Простой пример: игра в крикет может быть важна для игрока в крикет, но не для музыканта.
В общем, мы достаточно умны, чтобы расставлять приоритеты между задачами типа 1 и 4, но одна распространенная ошибка, которую мы совершаем, заключается в том, что мы отдаем приоритет задаче типа 3 над задачей типа 2, основываясь на срочности, не обращая внимания на ее важность.
«Важные и несрочные» задачи должны иметь приоритет над «Неважными и срочными»
Тип задачи 1 > Тип задачи 2 > Тип задачи 3 > Тип задачи 4 эти задачи, если они выполняются последовательно в течение определенного периода времени, покажут удивительные / удовлетворительные результаты.