Матрица Эйзенхауэра — Психологос
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
И. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
Матрица Эйзенхауэра: важноенесрочное — Zenegment — LiveJournal
?Previous Entry | Next Entry
Многие из тех, кто начинают заниматься вопросом личной эффективности идут в гугл с запросом «тайм-менеджмент» либо на соответствующий тренинг, где они с очень хорошей вероятностью сталкиваются с матрицей Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра – это частный вид любимой консультантами матрицы 2х2, где по одной оси откладывается условная срочность, по другой – условная важность. Предлагается, что человек будет использовать эту матрицу для расстановки своим задачам приоритетов, уделяя все больше и больше внимания тому, что важно, но не срочно.
В целом подход имеет право на жизнь, но его практическое применение достаточно сложно и влечет ряд неприятностей. Самая первая неприятность является неотъемлемой частью самой приоритезации. В подавляющем большинстве случаев приоритезация сводится к бесконечным попыткам поменять порядок элементов невпихуемого в надежде его все же впихнуть. Но невпихуемое простым перемешиванием его элементов во впихуемое не превращается. Неприятность номер два – это разочарование. Есть важное срочное, важное не срочное, не срочное не важное… В лучшем случае мы начинаем концентрироваться на важном не срочном, а что происходит со всем остальным? Да хрен его знает… Точнее, если смотреть правде в глаза, оно никогда не будет сделано, но так как мы этого явным образом не признали, то все еще надеемся, что вот как только мы закончим с этим и этим, то настанет время и вот этого.
В джедайской технике пустого инбокса момент приоритезации сильно упрощен, есть всего два приоритета: надо сделать/не надо сделать. Приоритезировать задачи таким образом на много сложнее (Забавно, не правда ли? Стоит добавить еще пяток промежуточных приоритетов, как дело само собой упрощается…), зато довольно быстро мы уходим от впихивания невпихуемого. И вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.
Похожий подход мне нравится и в командах разработчиков: однозначный приоритет пользовательских историй сделаем/не сделаем вместо всяких замысловатых: must-should-could, так как он оставляет меньше места всяким неоднозначностям.
| October 2020 | ||||||
| S | M | T | W | T | F | S |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | ||||
| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
| 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
- Алексей Беседин : Может поэтапно? [+2]
- Justas Petraitis : (no subject) [+1]
- (Anonymous)
Powered by LiveJournal.
com
Ключ к приоритизации задач
Это извечная проблема: ваша рабочая нагрузка кажется бесконечной, а ваше время в течение дня ограничено. Следовательно, те, кто может овладеть искусством расстановки приоритетов задач , готовы существенно повысить свою производительность. Одним из самых простых, но наиболее эффективных инструментов является матрица Эйзенхауэра .
Возможно, вы слышали об этом раньше. По сути, Эйзенхауэр, который был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны, а затем два срока президентом США, разделил свои задачи на 4 категории — 4 квадранта матрицы — в зависимости от их важности и срочности.
Итак, 4 категории: важные и срочные задачи, неважные, но срочные задачи, важные, но несрочные задачи и неважные и несрочные задачи.
Само собой разумеется, что задачи, относящиеся к 1-й категории – важные и срочные – имеют наивысший приоритет, а неважные и несрочные должны быть последними в вашем списке дел.
На самом деле, вы можете вообще избегать этих задач, делегируя их другим, если можете.
Но самое сложное — определить приоритет между оставшимися двумя категориями. Какие из них вы должны сделать в первую очередь? Неважные, но срочные задачи или важные, но не срочные задачи?
Многие выбирают неважные, но срочные задачи, потому что видят слово «срочно» и тут же решают, что нужно сделать их в первую очередь. Это не только неправильно, но и свидетельствует о непонимании истинной природы матрицы Эйзенхауэра.
Как определить тривиальные задачи
Почему Эйзенхауэр вообще создал этот метод? Конечная цель этого инструмента состоит в том, чтобы отсеять тривиальных задачи , отделив их от критических задач, имеющих долгосрочные последствия. По правде говоря, тривиальные задачи — это те, на которые вам действительно нужно обратить внимание при тайм-менеджменте.
Нас постоянно бомбардируют заданиями или запросами, которые, кажется, появляются из воздуха.
И большинство из них приходят с безошибочным чувством срочности. Вы все были там.
Тим работает дизайнером в рекламном агентстве. Он работает над важным проектом для крупного заказчика, который должен быть сдан завтра. Сьюзи, менеджер по работе с клиентами, подходит и просит его «быстро исправить» ее набор слайдов, потому что сегодня у нее будет презентация. «Это должно занять всего 30 минут. Не могли бы вы сделать это для меня до обеда?
Проект заказчика менее срочный, чем запрос коллеги. Так что, конечно же, Тим мог бы уделить 30 минут своего времени, чтобы помочь ей?
Тем не менее, по сравнению с проектом заказчика, что, несомненно, очень важно, сделать ее слайд-деку более «профессиональной» — задача тривиальная. Она все еще должна быть в состоянии провести убийственную презентацию со своей текущей колодой слайдов. Добавление графики тут и там в любом случае не будет иметь большого значения. Во всяком случае, слишком много графики может быть плохой вещью. Любой великий докладчик знает о правиле «больше или меньше» при создании презентации.
Время, потраченное на помощь Сьюзи, может показаться не таким уж большим, но это все же нежелательное отвлечение Тима от более важной задачи, которую он выполняет. Такое отвлечение может повлиять на качество его работы и продлить запланированный график. К тому же, что, если он согласится помочь Сьюзи, а потом придет другой человек и попросит его об очередной услуге?
Что еще более важно, если Сюзи действительно нужно обновить свою презентацию, она должна спланировать и провести это заранее, а не ждать до последней минуты.
Отсутствие плана с чьей-либо стороны не является чрезвычайной ситуацией с вашей стороны.
Я не говорю, что вы вообще не должны помогать своему коллеге. Но если вы не можете научиться говорить «Нет» постоянному шквалу тривиальных задач, сваленных в последнюю минуту, у вас не хватает времени для выполнения важных, ценных задач, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей. и успехи.
Тривиальные задачи и ложное чувство выполненного долга
Еще один аспект срочных, но тривиальных задач, который делает их столь пагубными для вашей продуктивности, заключается в том, что они создают ложное чувство выполненного долга .
Это потому, что неважные, но срочные задачи часто бывают простыми и не требуют столько времени для выполнения, как важные, но не срочные.
В результате вы склонны откладывать работу, на выполнение которой требуется много дней, и вместо этого тратить время на простые вещи, которые можно сделать за один день. Вы можете считать рабочий день «очень продуктивным», потому что выполнили так много задач. «Посмотрите, на сколько писем я ответил!» Тем не менее, они очень мало способствуют вашей карьере в долгосрочной перспективе. Эти срочные, но неважные задачи не что иное, как повод откладывать!
Крайне важно, чтобы вы знали, как разделить и расставить по приоритетам важные задачи, которые имеют долгосрочное влияние на вашу жизнь и вашу карьеру – завершение учебного курса, подготовка отчета на конец месяца, наставничество ваших подчиненных и т. д. поместите их позади тривиальных вещей в вашем списке дел!
Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови – Срочное и важное0057 внимание.
Кови является автором книг «Семь навыков высокоэффективных людей» и В первую очередь
Я столкнулся с этими принципами, когда изучал, что отличает
высокопродуктивных людей от всех остальных: как они смогли расставить приоритеты в своих работать
быстро и сделать как можно больше?
[ниндзя-всплывающее ID=6780][/ниндзя-всплывающее]
Вот изображение и краткий обзор.
- В квадранте 1 (вверху слева) у нас есть важные, срочные дела — предметы, с которыми нужно разобраться немедленно.
- В Квадранте 2 (вверху справа) у нас есть важные, но не срочные дела – дела важные, но не требующие вашего немедленного внимания, а нужно запланировать на . Этот квадрант выделен, потому что Кови подчеркивает, что это квадрант, на котором мы должны сосредоточиться для долгосрочного достижения целей
- В Квадрант 3 (внизу слева) у нас есть срочные, но неважные дела — дела, которые следует свести к минимуму или исключить.
Это отстой времени, «плохое планирование с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны» разнообразие задач. - В квадранте 4 (нижний правый) у нас есть неважные, а также несрочные дела — дела, которые не нужно делать в ближайшее время, которые, возможно, практически не приносят пользы, а также
Это отстой времени, «плохое планирование с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны» разнообразие задач.Помимо текстовых примеров, я собираюсь немного повеселиться и проиллюстрировать элементы из каждого квадранта в матрице тайм-менеджмента, используя один из моих любимых комиксов, XKCD.
Квадрант 4 – Несрочно и не важно
Очевидно, не срочно, не важно – и очевидная трата времени. К другим пожирателям времени относятся:
- Бессмысленный просмотр веб-страниц
- Слишком много просмотров телевизоров/каналов ради просмотра каналов
Квадрант 3 – Срочные и неважные
Мои любимые примеры, хотя я мог бы выбрать и больше –
Другие «срочные» задачи, которые практически не приносят пользы
- Телефонные звонки не по теме
- Письмо, на которое нужно ответить немедленно, иначе оно потеряет свою ценность («Хочешь пончиков? У меня есть пончики в офисе!»)
Квадрант 2 – Несрочное и важное
Ваше общее состояние здоровья – это то, что вы можете считать само собой разумеющимся сегодня, и вы можете не видеть в этом срочности – но в долгосрочной перспективе мы знаю это имеет первостепенное значение.
Есть и другие важные, но не срочные дела, которые также попадают в этот квадрант:
- Упражнение
- Обзор вашей карьеры
- Поддержание отношений с семьей/друзьями
Квадрант 1 – Срочное и важное
Возможно, не совсем рационально, но, по крайней мере, ее приоритеты в порядке. Другие примеры:
- Служба экстренной помощи
- Реальные жесткие сроки для важных проектов
Что теперь?
Готовы взглянуть на свои задачи в матрице и узнать простой и легкий способ придать импульс правильному выполнению задач?
[ninja-popup ID=6780]Нажмите здесь, чтобы загрузить свою копию Time Matrix Maximizer[/ninja-popup].
Это бесплатное руководство в формате PDF, которое вы можете использовать, чтобы четко указать, какие задачи вы выполняете каждый день, а затем быстро набраться сил для выполнения наиболее важных задач. Самое приятное то, что это быстро — даже самые занятые из нас могут заставить это работать на себя в течение нескольких минут.