Матрица Эйзенхауэра для эффективного планирования дел
Прием тайм-менеджмента, который может облегчить работу педагога.
Дуайт Эйзенхауэр — президент Америки, возглавлявший страну с 1953 по 1961 годы — как-то сказал, что в его жизни существует только два вида проблем: срочные и важные. Это бесхитростное распределение легло в основу приема, который помогает расставить приоритеты и сэкономить время. Рассказываем, как матрицу Эйзенхауэра удобно применять в своей работе педагогу.
Профессию учителя сложно представить без расписания. Помимо времени начала и продолжительности уроков, оно включает подготовку к занятиям, составление отчетности, общение с родителями учащихся, повышение своего образовательного уровня. В общем, список дел и целей педагога никогда не был коротким. Однако, чтобы дела эти не накапливались бесконечно, а регулярно решались, важно расставлять приоритеты.
Это важно? Это срочно? По каждой задаче из всего списка нужно ответить на оба этих вопроса.
После этого все задачи образуют четыре типа проблем: срочные и неважные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; срочные и важные. Эта сортировка поможет определиться, какие дела можно делегировать, какие точно нужно сделать, а какие можно вычеркнуть.
Такой вид планирования целей и задач можно делать как на бумаге, так и в электронном режиме. Например, при помощи приложения Focus Matrix.
В красный квадрат входят дела, которые нужно сделать быстро и невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Например, подготовить раздаточные материалы для проверочной работы на этой неделе — важное и срочное дело.
Как правило, в этом секторе оказываются задачи, которые долгое время откладывали на потом. Если в красном квадрате всего пара дел, это не страшно. Но если там больше половины списка, это явный признак проблем с прокрастинацией.
Зеленый квадрат отражает текущую деятельность педагога.
Сюда попадают важные дела, на решение которых у педагога достаточно времени: планирование открытого урока в следующей четверти, выступление на профессиональной конференции в конце учебного года. Важно регулярно работать над этими задачами, чтобы они не перекочевали в красный сектор.
В этом секторе содержатся отвлекающие факторы. Эти действия отнимают время и удерживают внимание педагога, но не помогают ему достичь целей. Поэкспериментировать с шрифтами для презентации — на первый взгляд, эта задача может показаться важной и срочной. На самом деле куда важнее еще раз отрепетировать свое выступление, для которого предназначена презентация.
Главная опасность — тратить время и силы на желтый квадрат и игнорировать задачи из красного. Если вы заметили, что в вашем списке дел фигурируют срочные, но не важные дела, можно смело их делегировать или вычеркивать.
Пожалуй, самый распространенный пример таких «дел» — бесцельный скроллинг новостной ленты в социальных сетях.
Мы предпочитаем думать, что это отдых или способ перезагрузиться после напряженной работы. Но давайте начистоту? Интернет-серфинг может затянуть нас на несколько часов, после чего мы будет чувствовать себя вымотанными. И хотя в этот сектор попадают приятные дела, в наших же интересах исключить их из списка задач. Для этого можно установить приложения, которые не дадут вам отвлекаться на мессенджеры и соцсети, — например, Forest и Zero Willpower.
Тайм-менеджмент Эйзенхауэра: как все успевать по жизни, как президент
Длинные праздники оставили неизгладимый след на трудоспособности. Многие из нас по-прежнему замотивированы лежать гусеничкой в пледе и смотреть Netflix, в то время как чувство тревоги сообщает: дела не ждут. Как справиться с тревогой, где найти волю встать и идти? Поможет эффективный тайм-менеджмент. Точнее, один из приемов, который называют матрицей Эйзенхауэра.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Это способ, который придумал президент, чтобы хоть как-то разрулиться в послевоенной Америке, где дел было невпроворот.
Суть метода — задачи делятся на четыре блока:
- срочные и важные;
- несрочные и важные;
- срочные, но неважные;
- неважные и несрочные.
Эйзенхауэр считается одним из самых эффективных президентов США, при этом во время своего президентства он много времени проводил за игрой в гольф и вообще выглядел довольным жизнью человеком, у которого нет проблем с балансом между личной жизнью и работой. В чем секрет? В том, что развлечения и отдых он тоже вносил в список дел, которые нужно сделать, — просто они шли не в списке срочных и важных, а пониже по приоритетам.
Однажды сам бывший президент очень иронично отметил: «С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф».
Вот как нужно правильно распределять дела по четырем группам
1.Срочные и важные дела: здоровье, карьера, форс-мажоры
Ваша задача — сделать так, чтобы в этом квадрате было как можно меньше задач.
Иначе вы не успеете все сделать, вам грозит эмоциональное выгорание — и переезд в четвертый квадрат (те самые несрочные и неважные дела вроде обновления френдленты). Срочные рабочие задачи, поездка к стоматологу, оплата счета — все, что нужно сделать, чтобы не было неприятностей.
2.
Несрочные и важные дела: саморазвитие должно быть регулярным!
Это приятный квадрат, который часто страдает из-за «срочного и важного». Изучение языков, работа с психотерапевтом, бег или тренажерный зал — все, что делает вас лучше в плане долгосрочных целей. Нельзя за одну сессию с психотерапевтом получить ответы на все вопросы и уйти лучшей версией себя. Нельзя выучить язык за неделю. Все это «долгострой», который повышает качество жизни или может улучшить карьеру. Однако долгострой часто страдает из-за наплыва кризисных ситуаций, выгорания и прочего срочного и важного. Поэтому главная задача — отстоять этот квадрат! Чтобы в нем регулярно были закрыты важные для вас дела, которые повторяются каждую неделю.
Это снижает уровень стресса и дает силы двигаться вперед.
Срочные, но неважные: ответить на все рабочие письма и не умереть от раздражения
Один из самых раздражающих квадратов. Электронная почта, мессенджеры и даже посуда, которая укоризненно ждет, чтобы вы ее помыли еще со вчера. А вам нужно срочно выпить кофе, но чашек нет. Одним словом, неприятная рутина, которую нужно сделать вроде как срочно, но сама по себе она для вас лично и ваших целей не важна. Идеальный способ жить эту жизнь — делегировать задачи из третьего квадрата, пользоваться клинингом, службами доставки и купить наконец посудомоечную машину.
Более-менее реальный способ заниматься третьим квадратом, когда первые два уже закрыты. Это создает приятное впечатление: вы уже поработали над всеми горящими дедлайнами и получили удовольствие от текущих дел второго квадрата.
4.Несрочные и неважные: пришло время скроллинга френдленты!
Да, к сожалению, просмотр нового сезона «Эйфории» попадает именно сюда.
В четвертый пункт нужно вписать все, что мы называем «тупкой». Это дела, которые сжирают время, но мы их любим делать. Отменять эти дела нельзя, без них не будет счастья. Чем больше у вас дел в первом квадрате, тем сильнее вы измотаны, тем нужнее вам дела из четвертого списка. Цель — не забывать расслабляться, но при этом не застревать в этом секторе.
Как это вообще работает?
Если вас хватило на изображение квадратов и вы распределили дела по ним — то это уже неплохо. Во-первых, вы наглядно можете увидеть, как расставляете приоритеты, а во-вторых, сможете выстроить баланс между бесконечными срочными делами и важными для вас. Но самое главное в способе Эйзенхауэра — это наглядная расстановка приоритетов и понимание того, сколько вы действительно тратите времени на разные задачи.
А еще можно получить в процессе психотерапевтические ответы на вопрос «Это важно для меня?».
Пример: вы получили приглашение на работу в письме. У вас есть работа, но тестовое задание сделать интересно.
Это важно для вас и ваших целей? Вообще-то да. А это точно срочно? Если вы тревожны, то можно дважды спросить: точно-точно? Можем смело переносить в несрочные, но важные. Ваш партнер требует внимания? Это срочно или ему просто скучно? Это поможет вам достичь ваших целей? Вам вообще важны эти отношения? И в зависимости от ответа свидание с партнером можно вписать в четвертый квадрат (но конечно, еще непонятно, кто выиграет — новый сезон сериала или перспектива отношений). А вот если вы настроены завести прочные отношения и вам это требуется для вашего хорошего самочувствия и самооценки, то свидание может перейти даже в квадрат «срочно и важно».
Немного лайфхаков для эффективного тайм-менеджмента
В одном квадрате не должно быть больше восьми дел. Иначе вам не хватит суток, вы сгорите на работе, а горстка пепла — это очень грустно. Следите за вашими квадратами, хорошо набивать только второй квадрат — он про саморазвитие и все полезное. Четвертый квадрат не должен пустовать (даже если вы хотите быть очень-очень эффективным человеком).
А несрочные, но важные дела не должны страдать от форс-мажоров. Ну и самое главное — это честность при распределении дел. Действительно ли многие задачи так важны, что стоит их складывать в первый квадрат? Можно ли отложить на послезавтра то, что надо сделать завтра? От чего стоит вообще отказаться?
Можете быть честными сами с собой? Значит, у вас все получится.
Как сделать важную, но несрочную работу
У вас есть работа, но срок ее выполнения через пару недель или месяцев. Или у вас вообще нет срока.
Как вы каждый день выполняете отличную работу вместо обычного толчка в последнюю минуту перед дедлайном?
Жизненно важный вопрос в эпоху умственного труда.
Мифическая земля Q2, важная, но несрочная
Этот пост полностью посвящен Q2 матрицы Эйзенхауэра — той части, до которой многие прокрастинаторы никогда не доходят.
Обидно, потому что во втором квартале сосредоточена вся ориентированная на будущее стратегическая работа: обучение новым навыкам, инвестиции в новые начинания, работа над новыми направлениями бизнеса,.
..
Q2 — это квадрант потенциала .
Часто не проводя время в Q2, мы топчемся на месте в жизни, делая только то, что делали всегда или к чему нас принуждают в последнюю минуту. Достаточно, чтобы выжить, но не для того, чтобы ложиться спать с чувством гордости.
Давайте изменим это.
Начнем с первого препятствия для работы над несрочными важными задачами — реактивной привычки проверять .
Почему проверка вещей стала привычкой по умолчанию
Если у вас есть доступ в Интернет, вы, вероятно, выработали эту простую привычку:
Когда мне становится скучно, я проверяю ___________.
Это проблема.
Часто работа не вызывает интереса в начале сеанса. Это может показаться обременительным, бесконечным и скучным (до того, как вы перейдете в режим решения проблем).
Если у вас всегда есть простой способ отвлечься, вы им воспользуетесь. Часто.
Когда вы проверяете сайт или приложение, вы получаете немного дофамина — нейрохимического вещества хорошего самочувствия.
Этот выброс дофамина вызывает привыкание к проверкам. Интересна сама возможность чего-то нового, случайного или неожиданного, даже если эта новая вещь окажется рабочим электронным письмом.
Проверка вещей является краеугольным камнем реактивного стиля работы:
- Вы никогда не делаете что-либо, если это не является ответом кому-то другому.
- Вы ждете, пока другие несколько раз напомнят вам что-то сделать.
- Вы постоянно обновляете почтовые ящики и держите их всегда открытыми.
- Когда тебе скучно, ты сразу что-нибудь проверяешь.
Этот способ работы лишен инициативы. Это зависимость от новой информации, замаскированная под «отзывчивость».
Никогда не делается ничего несрочного.
Как мы можем заставить себя сделать это?
2 способа выполнения несрочной работы
Первый способ — заставить Q2 ощущаться как Q1 — сделать его срочным. Есть множество способов сделать это.
Второй способ — выбрать работу над Q2, потому что вы можете.
1. Сделайте Q2 похожим на Q1
Когда у нас есть крайний срок, мы начинаем действовать.
Последствия бездействия становятся ясными: нас уволят, мы провалим урок или испортим отношения…
Страх перед этими сценариями висцеральный. Это побуждает нас, наконец, довести дело до конца.
Хотя полагаться на этот страх не идеально, мы можем его использовать.
Создавайте последствия для своих действий (или их отсутствия)
Если вы знаете, что без дедлайна вы не работаете, создавайте дедлайны.
Есть много способов сделать это:
- Скажите своему коллеге, что вы что-то сделаете.
Если вы скажете коллеге, что сделаете что-то ко вторнику, они будут ожидать, что вы это сделаете. Если вы этого не сделаете, вы вызовете у них разочарование или гнев. Это явное следствие. - Публично пообещайте что-нибудь сделать.
Если вы обещаете в социальных сетях или на любом другом публичном форуме, что сделаете что-то к определенному времени, вы рискуете своей репутацией. - Запланируйте событие, которое не хотите пропустить.
Если сейчас 15:00, а вы запланировали изысканный ужин со своим партнером на 18:00, становится ясно, что у вас есть только следующие 3 часа, чтобы закончить дела (если вы не хотите пропустить ужин). Наличие большего количества событий в вашем расписании выделяет пространство, доступное для работы. Если у вас мало времени для задержек, вы, вероятно, адаптируетесь и не будете откладывать. - Зарегистрируйтесь в Stickk или Beeminder.
Обе эти услуги позволяют вам сделать финансовую ставку против себя. Они также помогут вам облечь ваши цели в конкретный формат. Потеря собственных денег, если вы ничего не делаете, может стать мощной мотивирующей силой.
Помимо этих способов установить крайний срок для себя, вы также можете усилить свое осознание того, что вы не работаете, когда вам положено.
Создайте кристально ясное ощущение «Теперь я сосредоточился».
Когда крайний срок надвигается на нас, мы чувствуем это интуитивное чувство: «Теперь мне действительно нужно работать».
Внезапно каждый свободный час — это час, который мы можем использовать для работы. Имея так много дел и так мало времени, мы используем каждую минуту.
Другими словами, нам становится совершенно ясно, что сейчас самое время сосредоточиться.
Мы можем использовать другие инструменты, чтобы получить это чувство.
Работать вместе с другими
Окружающая среда очень сильно влияет на наше поведение. Представьте, что вы работаете рядом с коллегой, который очень сосредоточен. Они также могут видеть ваш экран, когда время от времени отвлекаются от своей работы.
Это вдохновит вас немного больше сосредоточиться?
Исследования говорят, что да. Одно исследование показало, что присутствие другого человека повышает производительность на 16–32 %.
Интересно, что в исследовании отмечается: «работники с низкой производительностью наиболее чувствительны к поведению сверстников».
Теперь, если вы не можете использовать это в своей физической среде и работать с коллегой или партнером, вы можете использовать такой сервис, как Focusmate.
Это позволяет вам работать с 50-минутными сеансами с другими людьми, которые хотят сосредоточиться на своей работе.
Вы можете попробовать эту услугу бесплатно и посмотреть, поможет ли она вам.
Сделайте большой жест
Чуть более эзотерический способ усилить осознание «сейчас я работаю» — сделать большой жест.
Кэл Ньюпорт описывает эту стратегию в книге «Углубленная работа» и использует пример Дж. К. Роулинг.
Когда Роулинг застряла на написании «Кубка огня», она решила поселиться в 5-звездочном отеле.
Проживание в таком отеле стоит дорого. Вы можете тратить сотни долларов каждый день.
Для Роулинг единственной целью пребывания в этом отеле было писать.
Если она платила тысячи фунтов каждую неделю, это увеличивало время ее осознания. Она платила за каждую минуту, так что лучше бы она произвела что-то стоящее.
Теперь этот грандиозный жест доступен не всем нам, но есть еще один: поездка.
Чтобы помочь себе решить, начинать ли свою онлайн-программу обучения AltMBA, Сет Годин отправился на несколько дней в пустыню со своими друзьями.
У него была одна цель: решить.
Он подумал о проекте, написал о нем и в итоге решил зафиксировать и сделать.
Не могли бы вы отправиться куда-нибудь, чтобы принять решение, которое вы откладывали?
Если вы не хотите заставлять себя работать, используя вышеперечисленное, другой вариант — создать в своей жизни рутину, чтобы выполнять несрочную работу без давления.
2. Выбрать работу сейчас
Найдите время для Q2 или этого не произойдет
Противоядием от реактивной проверки сайтов и приложений является сознательное блокирование больших непрерывных отрезков времени.
Наш мозг работает лучше всего, когда мы сосредоточены на одной задаче в течение длительного периода времени без перерывов.
Если у вас постоянно открыта электронная почта или социальные сети, вас будут прерывать.
Решите выделить определенное время
Когда в последний раз у вас было более 2 часов для работы над несрочными задачами? Время, когда вы не отвлекались и никто вас не прерывал?
Если вам приходится сильно напрягать память, чтобы найти ответ, возможно, пришло время что-то изменить.
Бесперебойное время имеет решающее значение для производительности, особенно когда речь идет о решении сложных или неоднозначных задач.
Также важно указать, над чем вы собираетесь работать. Без четкого намерения срочная работа и непродуктивные привычки возьмут верх.
Самый простой способ сделать это — поместить большой блок в календарь и указать то, что вам нужно сделать, в качестве заголовка. Вы также можете добавить любые ссылки или примечания к описанию.
Когда на неделе вы можете это сделать? Когда вы можете найти время для ориентированной на будущее важной работы?
Выбирайте работу, потому что можете
Последний пункт может быть самым важным. Большую часть времени мы не выбираем работу. Нас вынуждают к этому наши обстоятельства. Это ставит нас в оборонительную позицию.
Но мы можем активно выбирать для выполнения работы. Выберите, чтобы написать это электронное письмо. Выберите, чтобы связаться с кем-то. Выберите, чтобы начать работу над следующим проектом. Иди в атаку.
Страх — мотиватор по умолчанию для многих из нас. Если я этого не сделаю, то [вставьте неприятные последствия].
Есть и другие способы, другие внутренние нарративы, которые мы можем использовать.
«Я делаю это, потому что у меня есть время, я бдительный и способный». «Я сделаю это, потому что чем раньше я это сделаю, тем лучше». «Я сделаю это сейчас, потому что это было бы здорово, если бы оно существовало».
Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, что произойдет, если вы не сделаете что-то , сосредоточьтесь на том, что произойдет, если вы 0032 до .
Переключитесь со страха перед последствиями на желание конкретной потрясающей версии будущего.
Когда вы выделите 2-часовой блок времени и обнаружите, что у вас нет срочных дел, выберите работу. Потому что вы можете. Потому что вы хотите создать что-то потрясающее. Потому что это сделает вас счастливыми в конце дня, недели, месяца и года.
Не ждите, пока обстоятельства вынудят вас, идите в атаку прямо сейчас!
Сводка
Есть 2 основных способа выполнить несрочную работу:
- Сделать так, чтобы это казалось срочным.
- Сделайте это.
Чтобы сделать работу более срочной, вы можете:
Выбрать несрочную работу:
- Выделите большие непрерывные отрезки времени для несрочной работы.
- Назначение определенного времени для определенных задач.
- Когда у вас есть возможность, выбирайте работу, потому что вы можете.
Выберите 1 стратегию из этой статьи и примените ее сегодня!
Срочное и важное – Karen Jones Consulting
Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть своего времени тратите на тушение пожаров и решение одного срочного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и не хватает времени для этого. Это может заставить нас работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на проактивных задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.
По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра, «Большинство срочных дел не важны, а большинство важных дел не срочные». Один из шагов к эффективному тайм-менеджменту — различать срочное и важное. Важные действия ведут к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или рутину и отвлекают нас от наших целей.
Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов между важными и несрочными делами, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.
Создание матрицы Срочное/Важное — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, которые отнимают у нас время и ресурсы.
«Семь навыков успешных людей» Стивена Кови делят задачи на четыре категории:
- Срочные и важные . Эти задачи, как правило, монополизируют наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как сжатые сроки, устранение сбоев оборудования, работа с трудными клиентами. или заниматься делами, оставленными на последнюю минуту.
- Срочные и неважные . Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам достичь ваших целей и помешать выполнению другой важной работы. Эти задачи могут включать в себя частые ответы на электронные письма или звонки, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества совещаний или реакцию на искусственные сроки.
- Несрочные и важные дела . Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса. Эти задачи носят проактивный характер. Им требуется предвидение, планирование и дисциплина, чтобы гарантировать, что они не будут отброшены или перегружены срочными/важными задачами.
- Несрочные и неважные . Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они замещают усилия, которые должны быть потрачены на важные действия.
ВСТАВЬТЕ ТАБЛИЦУ
Матрица Срочное/Важное
Высокая важность
Низкая срочность
Несрочные и важные
Срочные и важные
3
Несрочные и неважные
Срочные и неважные
Низкая важность
Используйте матрицу для определения приоритетов своих действий.