Срочные важные несрочные важные: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Последние материалы

Статья

Маркетинг-директор LinkedIn Гильерме Мигель: «Потребители хотят больше оригинальности»

Чем отличается маркетинг в LinkedIn, как удерживать ажиотаж на продукт и какие тенденции изменят маркетинг в следующие несколько лет.

Читать

LinkedIn’s Marketing Expert Guilherme Miguel: “Consumers Want More Originality”

What’s the future of digital marketing and how to lead a successful marketing team.

Читать

Статья

«Развивать бренд работодателя нужно так, чтобы сотрудники хотели стать вашими амбассадорами»

Чему научились слушатели курса Employer Branding в Laba.

Читать

Матрица Эйзенхауэра в канбане «Мой план» – Блог Соль Битрикс24

Небольшая инструкция о том, как эффективно планировать свою работу в Битрикс24

Ранее мы публиковали, как создавать и работать с канбаном «Мой план» (см. Инструкция по работе с канбаном «Мой план»). 
Сегодня предлагаем вам еще один вариант его создания — с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Сначала о том, что это такое.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.  

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. 

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

А теперь о каждом из квадрантов.

Квадрант 1: срочные и важные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т. к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей,
• дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей,
• дела, которые имеют отношение к здоровью. 

Квадрант 2: важные и несрочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
В квадрант B рекомендуется включать все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность. 

Квадрант 3: срочные и неважные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов. 

Квадрант 4: несрочные и неважные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени». 

А теперь мы возвращаемся к нашему канбану «Мой план».
Сначала создаем там столбцы в соответствии с названиями квадрантов матрицы. Рекомендуем также оставить (или создать, если у вас его еще нет) столбец «Неспланированные дела», куда будут попадать все новые задачи, чтобы видеть их и не потерять. 

Теперь нужно проанализировать все свои задачи на предмет срочности и важности и перенести их в соответствующие столбцы.
И всё, ваш канбан «Мой план» готов к работе!

Надеемся, наш вариант канбана «Мой план» поможет вам стать более эффективными и принесет положительные результаты в вашей работе!

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным Посмотреть увеличенное изображение

Матрица Эйзенхауэра — это представление президента о продуктивности: вскоре после того, как Эйзенхауэр стал президентом, он посетил кампус Северо-Западного университета, чтобы выступить с речью. То, что он сказал, навсегда изменило представление о «производительности».

Он сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Матрица Эйзенхауэра

Именно эта цитата породила то, что известно — в кругах по продуктивности — как «Матрица Эйзенхауэра». Эта матрица состоит из четырех квадрантов: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Не важно, но срочно» и «Не важно и не срочно»

Стивен Кови разработал эту концепцию продуктивности в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». ” Как лидер, вы можете использовать эту матрицу в своей повседневной жизни, чтобы быть более эффективным.

Ищите квадрант «Важные и несрочные»

Нетрудно понять, что «Важные и несрочные» проекты окажут наибольшее влияние на достижение ваших целей. со своими ценностями.

Знание этого не облегчает расстановку приоритетов для этих проектов. Важные дела, которые не являются срочными, требуют большей инициативы. Вы должны действовать, чтобы воспользоваться возможностью, чтобы все произошло.

Каковы долгосрочные последствия действия или бездействия сегодня?

Один из моих любимых способов изменить свое отношение к этим проектам и действовать в соответствии с важными задачами — это подумать о долгосрочных последствиях участия в этих проектах сегодня:

• Если я отложу принятие решения сегодня, как это повлияет на мои способности достичь своих целей через 6-12 месяцев?
• Соответствуют ли срочные дела, которые привлекают мое внимание, моим ценностям?
• Если бы я жил своей миссией, взял бы я на себя инициативу действовать сегодня?

Сегодня потратьте несколько минут на создание собственной матрицы Эйзенхауэра и начните наблюдать, на что вы тратите свое время и энергию. Получите некоторую ясность относительно того, что важно, задав себе следующие вопросы:

• Что бы вы могли сделать, чего вы не делаете сейчас, что, если бы вы делали это на регулярной основе, оказало бы огромное положительное влияние на вашу личную жизнь? ?
• Что в вашей деловой или профессиональной жизни принесло бы такие же результаты?

мелисса2019-01-10T18:56:27+00:00

Как расставить приоритеты задач с помощью матрицы Эйзенхауэра | Lucidspark

Время чтения: около 6 минут

Если вы когда-нибудь оказывались парализованы тем, как много дел вам нужно сделать, вы не одиноки. Нас заваливают задачами, и может быть сложно разобраться в них. И нет ничего хуже, чем осознавать, что вы расставили приоритеты не по той задаче и теперь изо всех сил пытаетесь сделать что-то срочное.

Есть элегантное решение, которое может решить все ваши проблемы с расстановкой приоритетов. Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей «срочно-важно», помогает вам определить и расставить приоритеты задач по срочности и важности, отсортировав менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Это систематический подход к вашей повседневной жизни, но это также умный инструмент, который можно использовать, когда вы являетесь менеджером проекта или выполняете любую другую роль, требующую определения приоритетов, организации или делегирования большого количества задач.

Мы расскажем вам, как уверенно использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своей рабочей жизни.

Пример матрицы Эйзенхауэра (щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Квадрант Эйзенхауэра представляет собой сетку, состоящую из четырех квадратов: 

1. Важные, но несрочные

Это ваши долгосрочные цели. Вы можете, например, захотеть когда-нибудь стать владельцем настоящей роллер-дискотеки 1970-х годов. Но это не обязательно делать сегодня или завтра.

2. Срочные и важные

Эти задачи требуют вашего внимания. Это важные задачи, которые вы, возможно, не предусмотрели или откладывали на последний момент. Эти задачи можно разделить на более приоритетные, при этом некоторые из них будут перенесены, если у вас нет времени решить их все прямо сейчас. Вы также можете делегировать некоторые из этих задач, если они должны быть выполнены немедленно.

3. Неважно или срочно

То, что что-то срочно для кого-то еще, не означает, что это должно быть срочно для вас. Если дело не важное и не срочное, исключите его из списка дел. Этот квадрат хорош тем, что позволяет вам точно определить вещи, о которых можно перестать беспокоиться.

4. Срочно, но не важно

На этой площади размещаются складские онлайн-продажи в последнюю минуту. Вы потратили много денег на эту площадь. Эти задачи просто не важны. Спросите себя, является ли задача зависимостью или ее можно делегировать или перенести.

Откуда произошло название?

Матрица Эйзенхауэра получила свое название от президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Эйзенхауэр сказал во время своего первого президентского срока: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные [проблемы] не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Эйзенхауэр был хорошо знаком с принципами срочности и важности. Во время Второй мировой войны он служил Верховным главнокомандующим экспедиционными силами союзников в Европе и успешно начал вторжение в Нормандию. Эйзенхауэр является президентом, ответственным за систему автомагистралей между штатами Америки и за помощь в проведении США через холодную войну.

Сказать, что он был занят, значит ничего не сказать. Эйзенхауэр разработал концепцию матрицы Эйзенхауэра, когда служил генералом армии США, и продолжал использовать ее на протяжении всего своего президентства.

Если матрица Эйзенхауэра кажется вам знакомой, это также может быть связано с тем, что Стивен Кови популяризировал эту концепцию в своей книге «7 навыков высокоуспешных людей» . Важно отметить, что Кови не придумал эту идею — он просто усовершенствовал ее.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Шаблон матрицы Эйзенхауэра поможет вам определить, какие задачи относятся к каждому квадрату.

Пример матрицы Эйзенхауэра (нажмите на картинку, чтобы изменить онлайн)

Срочные и важные задачи идут в первом квадрате, затем рядом с ним важные, но не срочные задачи. Во второй строке у вас есть срочные, но не важные задачи, а затем, наконец, задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

После того, как вы распределите задачи по каждому квадрату, выполните следующие действия:

• Выполните задачи в квадранте 1: У них должен быть более высокий приоритет, поэтому вы просто продвигаетесь вниз по списку.
• Запланируйте время для квадранта 2: Эти задачи будут выполняться после первого квадранта, что означает, что в какой-то момент они займут место задач в квадранте 1, поэтому добавьте их в свой календарь.
• Квадрант делегата 3: Кто-то другой может сделать это за вас.
• Удалить квадрант 4: Разве это не захватывающе?

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Сначала перечислите все задачи, прежде чем принимать решение о ценности/сортировке. Не пытайтесь сортировать на ходу; это на самом деле вызовет у вас еще больший стресс. Вместо этого сделайте «сброс мозгов» всех задач, которые, по вашему мнению, необходимо выполнить. Просто составьте список и не редактируйте его. Как только этот список будет завершен, вернитесь назад и отсортируйте / расставьте приоритеты для каждого из них.

Ограничьтесь несколькими задачами в каждом квадранте. Если вы заполните свою матрицу Эйзенхауэра до краев, вы, вероятно, будете парализованы из-за того, что у вас слишком много дел. Так что держите его ограниченным и держите его конкретным.

Включает личные и деловые задачи. Если вы руководитель проекта, этот совет к вам не относится, так как вы, скорее всего, будете выяснять, как расставлять приоритеты в своих рабочих задачах. Но матрица Эйзенхауэра работает практически для любого сценария: от определения задач, которые необходимо выполнить перед следующим походом, до подготовки к смене карьеры.

И вам не нужно держать свои матрицы Эйзенхауэра разрозненными только на работе или дома: вы можете обнаружить, что использование их для комбинации всех задач, которые вам нужно выполнять, — это правильный способ внести ясность в вашу работу и домашнюю жизнь. .

Сделайте свой список видимым и доступным. Итак, вы потратили время на то, чтобы записать все свои задачи, отсортировать их и расставить приоритеты. И вы оставили матрицу на рабочем компьютере. Это не принесет вам никакой пользы. Лучший способ использовать матрицу Эйзенхауэра — сохранить ее в облаке, чтобы вы никогда не задавались вопросом, что было дальше в вашем списке дел.

А когда вы используете Lucidspark, вы можете получить доступ к своей матрице Эйзенхауэра с любого устройства, что означает, что вам никогда не придется пытаться запомнить свою работу. Кроме того, с Lucidspark им можно поделиться одним щелчком мыши, поэтому вы можете легко делегировать задачи. И все обновляется в режиме реального времени, так что если вы внесете изменение, все сразу его увидят.

Выполнение задач в голове может показаться непреодолимым бременем. Матрица Эйзенхауэра снимает это бремя и снимает стресс. Вам не придется беспокоиться о том, что вы сосредотачиваетесь на правильных вещах, или опасаться, что что-то не будет сделано. Вместо этого вы будете знать, что расставили приоритеты по самым важным, самым срочным делам и можете делегировать соответствующие задачи своей команде. Зная, что действительно важно, вы сможете лучше контролировать свой подход к повседневным задачам и больше сосредоточиться на качестве, а не на организации.

Повысьте уровень планирования своих проектов уже сегодня с помощью ресурсов Lucidspark.

Читать сейчас

Повысьте уровень планирования своих проектов уже сегодня с помощью ресурсов Lucidspark.

Прочитать

Сейчас популярно

Набор инструментов руководителя проекта для удобного документирования Расширенное сотрудничество с Lucidspark и Zoom

Зарегистрируйтесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidspark по электронной почте один раз в месяц.

Подпишитесь на нашу рассылку

О Lucidspark

Lucidspark — это виртуальная доска, которая помогает вам и вашей команде совместно реализовывать лучшие идеи. Он поставляется со всеми стикерами, инструментами для рисования от руки и бесконечным пространством на холсте, которое вам нужно, чтобы запечатлеть следующую большую идею.