Инструмент «Матрица Эйзенхауэра» • Svyatoslav Ageev
Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который активно используется в коучинге. Достичь цели практически невозможно без грамотного управления временем. Поэтому этот инструмент используется практически в каждом коучинговом контракте.
Содержание
- История создания
- Об инструменте
- Область «Кризисы»
- Область «Иллюзии»
- Область «Разрушение»
- Область «Благополучие»
- Что дальше?
- Как использовать в коучинге
- Шаг 1. Оценка временных затрат.
- Шаг 2. Затраты времени в целевом состоянии.
- Шаг 3. Оптимизация времени
- Шаг 4. Действия
- Шаг 5. Бонус
- Шаблон
Матрицу разработал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У президента график плотный, при этом нужно везде успеть. Эта проблема сподвигла Эйзенхауэра оптимизировать рабочий день и переосмыслить список задач.
Инструмент состоит из 4-х областей. В описании я использую терминологию, которая наиболее понятна клиентам при проведении коучинговых сессий.
Матрица ЭйзенхауэраОбласть «Кризисы»Это задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».
В нее входят все «пожары», срочнейшие задачи, кризисы, горящие дела. То есть, все, что нужно сделать «здесь и сейчас», а лучше «вчера». Эти задачи не планируются заранее, в результате чего приходится работать в режиме ошпаренной кошки.
Цель – сокращать эту область.
Пример области «Кризисы»Область «Иллюзии»Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».
В него входит всевозможная рутина, типа телефонных звонков, мейлов, деловых переписок в чатах и прочих задач, которые нужно сделать.
Цель – сокращать эту область.
Пример области «Иллюзии»Область «Разрушение»Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».
В него входит все, что вас отвлекает в течение дня.
Прожигание времени.
Игры в телефоне, болтовня в чатах и на работе, чтение каналов, просмотр бесполезных видео в youtube, зависание в соц. сетях… Особенно подчеркну, что это те активности, которые высасывают энергию. Сюда не входит общение с близкими людьми, которое вас наполняет.
Цель – сокращать эту область.
Пример области «Разрушение»Область «Благополучие»Задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».
В эту область попадают задачи, которые наполняют вас энергией и способствуют развитию. В том числе это профессиональные задачи, которые планируются заранее, все, что связано со стратегией, обучением, развитием. Сюда можно отнести хобби, общение с близкими людьми, чтение книг, интеллектуальные игры и прочее.
Цель – максимально расширять эту область.
Пример области «Благополучие»Что дальше?Основная задача инструмента – выписать все задачи и понять, сколько времени уходит на каждый из квадратов. Это уже приведет к повышению осознанности и даст подсказку, в пользу каких дел стоит перераспределить время, чтобы стать более эффективным и обрести гармонию.
Я считаю, что выписать все задачи и завершить на этом сессию означает остановку на полпути.
После того, как пришло осознание, что именно менять, нужно понять, как это сделать.
В этом ценность коуча.
Шаг 1. Оценка временных затрат.
После заполнения матрицы задайте клиенту вопрос:
«Сколько времени в неделю ты тратишь на каждый из этих квадратов?»
На этом этапе начинается самое интересное.
Часть клиентов составляют матрицу только для рабочей недели – 5 дней.
Кто-то хочет планировать все дни, включая выходные.
Выбор всегда за клиентом.
Рекомендация. Считайте время в сутках за вычетом сна и решения биологических потребностей.
24 часа – сутки. 10 часов – сон, еда, утренние процедуры, зарядка и так далее. Для ориентира можно брать в расчет 14 часов.
После того, как клиент оценил свои затраты по времени в неделю на каждом квадрате, можно переходить к оптимизации.
Шаг 2. Затраты времени в целевом состоянии.
Покажите еще раз, сколько времени он тратит сейчас и задайте вопрос:
«Сколько времени ты хотел бы тратить на каждый из этих квадратов в целевом состоянии?»
По моему опыту, почти в 100% случаях клиенты хотят тратить в совокупности меньше времени.
Пример текущих и целевых временных затратНа скриншоте пример текущего и целевого состояния распределения времени.
Распределение времени. Оранжевый — текущее, зеленый — целевоеШаг 3. Оптимизация времени
Чтобы прийти к целевому состоянию, необходимо выработать стратегию.
Начните с красного квадрата (Кризисы).
Задайте клиенту вопрос:
«Как ты сможешь повысить эффективность, чтобы сократить время, затрачиваемое на красный квадрат?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
Далее перейдите к синему квадрату. Вопрос:
«Как ты можешь автоматизировать задачи, чтобы сократить время в синем квадрате?»
Или
«Какие задачи ты можешь делегировать, чтобы разгрузить синий квадрат?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
Переходим к желтому квадрату. Задайте вопрос:
«От каких дел ты готов отказаться, чтобы сократить время на зону разрушение?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
И в конце:
«На чем ты сфокусируешься, чтобы наполнить зеленый квадрат?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
Шаг 4. Действия
Теперь, когда сформулировано целевое видение и намечен план действий, важно зафиксировать ближайшие шаги. Спросите клиента:
«Что ты берешь в качестве домашнего задания?»
Запишите информацию в таблицу.
И переходите к вопросу о первом шаге.
«Какой первый шаг ты готов сделать в течение 24 часов, чтобы начать управлять своим временем?»
Зафиксируйте ответ.
Шаг 5. Бонус
Информация ля тех, кто дочитал до конца.
Если у клиента цель — действительно изменить распорядок дня и он готов открыто обсуждать свои результаты, переходите в раздел мониторинга.
Дайте ему доступ к составленной матрице на google диск и попросите его ежедневно проводить самооценку: фиксировать кол-во времени, которое он потратил на каждый из квадратов.
Раз в день, в конце дня. Это занимает минуты, но показывает, движешься ли ты по намеченному плану.
Для скачивания на google диск вам необходимо завести аккаунт на @gmail.com
После перехода по ссылке сохраните шаблон на свой диск и используйте при проведении коучинговых сессий.Скачать шаблон
Скачать шаблон
Нажмите кнопку «ОК». Шаблон сохранен.
Перед проведением сессии с новым клиентом рекомендую заранее создавать новую копию.
SCRUM board + Квадрант Эйзенхауэра для управления продуктом / Хабр
Думаю, что большинство тех, кто внедрял у себя в командах тот или иной инструмент (особенно, если он родом из страны с другой ментальностью) согласиться, что внедрение не всегда проходит гладко. Однажды один академик мне сказал: «Ну а как ты хотел? Внедрение — это по определению вторжение чужеродного объекта в тело. Должно быть оСВОЕние. Делание своим!». С тех пор, для меня осознание того, что инструмент работает не совсем так, как задумывалось — является лучшим признаком освоения.
Команда или сотрудник модернизировали по своему и начали использовать. И еще лучше, когда команда берет два разных инструмента и сама комбинирует их. Так произошло и в этот раз.
Из названия топика и картинки суть идеи будет сразу понятной. Ну а за подробностями, и связью с управлением продуктом, прошу под кат…
О пользе и удобстве матрицы Эйзенхауэра ранее писалось на хабре тут и тут. Предлагаю ознакомиться с этими материалами. От себя добавлю, что это очень хороший инструмент привести голову в порядок, когда у вас все горит и вы не знаете за что хвататься. С первого взгляда кажется, что все срочное и надо делать все и, естественно, все попадает в квадрант срочных-важных. Но ваша задача равномерно распределить таски, и вы начинаете, скрепя зубами, раскладывать их по квадрантам в сравнении. Потом вы увлекаетесь и оказывается есть четкие критерии на что можно забить, а что надо делегировать подчиненным.
Вот примерно так я объяснял действие квадранта нашему руководителю стартапа (Вика, 23 года).
И мы вместе разбирались с лавиной задач, которые свалились на нее в преддверии боевого запуска проекта на рынок (бета-тестирование пройдено). Ведь, до этого мы тихонько пилили какой-то проектик, а тут сразу: делать колцентр, нанимать людей, рекламная кампания, делать приложения для мобильных платформ, редизайн веба,… и все срочно, все вчера.
Так мы разобрались на примере с частью задач, которые были уже описаны. Понятно? Понятно! Дальше надо также систематизировать и разобраться с остальными задачами самостоятельно. Прихожу через пару дней в офис и вижу одну из наших скрам досок в странном состоянии.
Вика встроила квадрант в первый этап на скрам-доске.
На скрам-доске большие горизонтальные секции разделяют задачи по фичам.
В первой вертикальной секции «план» — фича разделена на квадрант «срочные-важные».
Это помогает визуализировать приоритеты и важность задач.
На основании этого можно удобно балансировать ресурс между фичами.
В итого у нас получилась очень полезная стратегическая доска для управления продуктом.
Например, разработка веб-приложения и мобильного приложения — это разные фичи с тактами.
Решили попробовать этот инструмент перенести и в разработку других проектов.
Думали о том, надо ли вставлять квадрант в другие колонки. Например, в «DO — в процессе» это было бы актуально для фичи, в которой могут быть длительные процессы.
Мы продолжаем этот интересный эксперимент.
Очень интересны ваши мысли по этому поводу.
Стол Эйзенхауэра — TMC Furniture
Детали
- Доступен в широком ассортименте размеров, форм и вариантов столешниц (ламинат и дерево)
- Стандартная обработка кромок включает виниловый Т-образный профиль, ламинат, фанеру или кленовую кромку или массивную древесину
- Кромки из цельной древесины могут быть заданы как облегченные, водопадные, выпуклые, с верхней или нижней фаской
- Расширение функциональности за счет управления питанием и проводкой
Размеры/опции
DIA 36″/42″/48″
D 30″/36″/42″/48″
L 36″/42″/48″/60″/72″
H 29″
Все варианты размеров и форм см.