Таблица эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Инструмент «Матрица Эйзенхауэра» • Svyatoslav Ageev

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который активно используется в коучинге. Достичь цели практически невозможно без грамотного управления временем. Поэтому этот инструмент используется практически в каждом коучинговом контракте.

Содержание

  1. История создания
  2. Об инструменте
  3. Область «Кризисы»
  4. Область «Иллюзии»
  5. Область «Разрушение»
  6. Область «Благополучие»
  7. Что дальше?
  8. Как использовать в коучинге
  9. Шаг 1. Оценка временных затрат.
  10. Шаг 2. Затраты времени в целевом состоянии.
  11. Шаг 3. Оптимизация времени
  12. Шаг 4. Действия
  13. Шаг 5. Бонус
  14. Шаблон

История создания

Матрицу разработал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У президента график плотный, при этом нужно везде успеть. Эта проблема сподвигла Эйзенхауэра оптимизировать рабочий день и переосмыслить список задач.

Об инструменте

Инструмент состоит из 4-х областей. В описании я использую терминологию, которая наиболее понятна клиентам при проведении коучинговых сессий.

Матрица Эйзенхауэра

Область «Кризисы»

Это задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».

В нее входят все «пожары», срочнейшие задачи, кризисы, горящие дела. То есть, все, что нужно сделать «здесь и сейчас», а лучше «вчера». Эти задачи не планируются заранее, в результате чего приходится работать в режиме ошпаренной кошки.

Цель – сокращать эту область.

Пример области «Кризисы»

Область «Иллюзии»

Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».

В него  входит всевозможная рутина, типа телефонных звонков, мейлов, деловых переписок в чатах и прочих задач, которые нужно сделать.

Цель – сокращать эту область.

Пример области «Иллюзии»

Область «Разрушение»

Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».

В него входит все, что вас отвлекает в течение дня. Прожигание времени.

Игры в телефоне, болтовня в чатах и на работе, чтение каналов, просмотр бесполезных видео в youtube, зависание в соц. сетях… Особенно подчеркну, что это те активности, которые высасывают энергию. Сюда не входит общение с близкими людьми, которое вас наполняет.

Цель – сокращать эту область.

Пример области «Разрушение»

Область «Благополучие»

Задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».

В эту область попадают задачи, которые наполняют вас энергией и способствуют развитию. В том числе это профессиональные задачи, которые планируются заранее, все, что связано со стратегией, обучением, развитием. Сюда можно отнести хобби, общение с близкими людьми, чтение книг, интеллектуальные игры и прочее.

Цель – максимально расширять эту область.

Пример области «Благополучие»

Что дальше?

Основная задача инструмента – выписать все задачи и понять, сколько времени уходит на каждый из квадратов. Это уже приведет к повышению осознанности и даст подсказку, в пользу каких дел стоит перераспределить время, чтобы стать более эффективным и обрести гармонию.

Как использовать в коучинге

Я считаю, что выписать все задачи и завершить на этом сессию означает остановку на полпути.

После того, как пришло осознание, что именно менять, нужно понять, как это сделать.

В этом ценность коуча.

Шаг 1. Оценка временных затрат.

После заполнения матрицы задайте клиенту вопрос:

«Сколько времени в неделю ты тратишь на каждый из этих квадратов?»

На этом этапе начинается самое интересное.

Часть клиентов составляют матрицу только для рабочей недели – 5 дней.

Кто-то хочет планировать все дни, включая выходные.

Выбор всегда за клиентом.

Рекомендация. Считайте время в сутках за вычетом сна и решения биологических потребностей.

24 часа – сутки. 10 часов – сон, еда, утренние процедуры, зарядка и так далее. Для ориентира можно брать в расчет 14 часов.

После того, как клиент оценил свои затраты по времени в неделю на каждом квадрате, можно переходить к оптимизации.

Временные затраты клиента

Шаг 2. Затраты времени в целевом состоянии.

Покажите еще раз, сколько времени он тратит сейчас и задайте вопрос:

«Сколько времени ты хотел бы тратить на каждый из этих квадратов в целевом состоянии?»

По моему опыту, почти в 100% случаях клиенты хотят тратить в совокупности меньше времени.

Пример текущих и целевых временных затрат

На скриншоте пример текущего и целевого состояния распределения времени.

Распределение времени. Оранжевый — текущее, зеленый — целевое

Шаг 3. Оптимизация времени

Чтобы прийти к целевому состоянию, необходимо выработать стратегию.

Начните с красного квадрата (Кризисы).

Задайте клиенту вопрос:

«Как ты сможешь повысить эффективность, чтобы сократить время, затрачиваемое на красный квадрат

Фиксируйте ответы в таблицу.

Далее перейдите к синему квадрату. Вопрос:

«Как ты можешь автоматизировать задачи, чтобы сократить время в синем квадрате?»

Или

«Какие задачи ты можешь делегировать, чтобы разгрузить синий квадрат?»

Фиксируйте ответы в таблицу.

Переходим к желтому квадрату. Задайте вопрос:

«От каких дел ты готов отказаться, чтобы сократить время на зону разрушение?»

Фиксируйте ответы в таблицу.

И в конце:

«На чем ты сфокусируешься, чтобы наполнить зеленый квадрат?»

Фиксируйте ответы в таблицу.

Шаг 4. Действия

Теперь, когда сформулировано целевое видение и намечен план действий, важно зафиксировать ближайшие шаги. Спросите клиента:

«Что ты берешь в качестве домашнего задания?»

Запишите информацию в таблицу.

И переходите к вопросу о первом шаге.

«Какой первый шаг ты готов сделать в течение 24 часов, чтобы начать управлять своим временем?»

Зафиксируйте ответ.

Шаг 5. Бонус

Информация ля тех, кто дочитал до конца.

Если у клиента цель — действительно изменить распорядок дня и он готов открыто обсуждать свои результаты, переходите в раздел мониторинга.

Дайте ему доступ к составленной матрице на google диск и попросите его ежедневно проводить самооценку: фиксировать кол-во времени, которое он потратил на каждый из квадратов. Раз в день, в конце дня. Это занимает минуты, но показывает, движешься ли ты по намеченному плану.

Шаблон

Для скачивания на google диск вам необходимо завести аккаунт на @gmail.com

После перехода по ссылке сохраните шаблон на свой диск и используйте при проведении коучинговых сессий.Скачать шаблон

Скачать шаблон

Нажмите кнопку «ОК». Шаблон сохранен.

Перед проведением сессии с новым клиентом рекомендую заранее создавать новую копию.

SCRUM board + Квадрант Эйзенхауэра для управления продуктом / Хабр

Думаю, что большинство тех, кто внедрял у себя в командах тот или иной инструмент (особенно, если он родом из страны с другой ментальностью) согласиться, что внедрение не всегда проходит гладко. Однажды один академик мне сказал: «Ну а как ты хотел? Внедрение — это по определению вторжение чужеродного объекта в тело. Должно быть оСВОЕние. Делание своим!». С тех пор, для меня осознание того, что инструмент работает не совсем так, как задумывалось — является лучшим признаком освоения. Команда или сотрудник модернизировали по своему и начали использовать. И еще лучше, когда команда берет два разных инструмента и сама комбинирует их. Так произошло и в этот раз.

Из названия топика и картинки суть идеи будет сразу понятной. Ну а за подробностями, и связью с управлением продуктом, прошу под кат…


О пользе и удобстве матрицы Эйзенхауэра ранее писалось на хабре тут и тут. Предлагаю ознакомиться с этими материалами. От себя добавлю, что это очень хороший инструмент привести голову в порядок, когда у вас все горит и вы не знаете за что хвататься. С первого взгляда кажется, что все срочное и надо делать все и, естественно, все попадает в квадрант срочных-важных. Но ваша задача равномерно распределить таски, и вы начинаете, скрепя зубами, раскладывать их по квадрантам в сравнении. Потом вы увлекаетесь и оказывается есть четкие критерии на что можно забить, а что надо делегировать подчиненным.

Вот примерно так я объяснял действие квадранта нашему руководителю стартапа (Вика, 23 года). И мы вместе разбирались с лавиной задач, которые свалились на нее в преддверии боевого запуска проекта на рынок (бета-тестирование пройдено). Ведь, до этого мы тихонько пилили какой-то проектик, а тут сразу: делать колцентр, нанимать людей, рекламная кампания, делать приложения для мобильных платформ, редизайн веба,… и все срочно, все вчера.

Так мы разобрались на примере с частью задач, которые были уже описаны. Понятно? Понятно! Дальше надо также систематизировать и разобраться с остальными задачами самостоятельно. Прихожу через пару дней в офис и вижу одну из наших скрам досок в странном состоянии.
Вика встроила квадрант в первый этап на скрам-доске.

На скрам-доске большие горизонтальные секции разделяют задачи по фичам.
В первой вертикальной секции «план» — фича разделена на квадрант «срочные-важные».
Это помогает визуализировать приоритеты и важность задач.
На основании этого можно удобно балансировать ресурс между фичами.

В итого у нас получилась очень полезная стратегическая доска для управления продуктом.

Можно сказать, визуальное представление продукт-баклога. По факту больше канбан, чем скрам, т.к. четкие такты невозможно соблюсти везде (например, в найме), но разные фичи могут идти отдельно либо по скраму, либо по канбану.
Например, разработка веб-приложения и мобильного приложения — это разные фичи с тактами.
Решили попробовать этот инструмент перенести и в разработку других проектов.
Думали о том, надо ли вставлять квадрант в другие колонки. Например, в «DO — в процессе» это было бы актуально для фичи, в которой могут быть длительные процессы.

Мы продолжаем этот интересный эксперимент.
Очень интересны ваши мысли по этому поводу.

Стол Эйзенхауэра — TMC Furniture

Детали

  • Доступен в широком ассортименте размеров, форм и вариантов столешниц (ламинат и дерево)
  • Стандартная обработка кромок включает виниловый Т-образный профиль, ламинат, фанеру или кленовую кромку или массивную древесину
  • Кромки из цельной древесины могут быть заданы как облегченные, водопадные, выпуклые, с верхней или нижней фаской
  • Расширение функциональности за счет управления питанием и проводкой

Размеры/опции

DIA 36″/42″/48″
D 30″/36″/42″/48″
L 36″/42″/48″/60″/72″
H 29″

Все варианты размеров и форм см.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *