Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра. Блог ManGO! Games
«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные», — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов планирования. Ее знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а ее постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.
Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.
Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица – успешный результат его поисков.
Планирование и приоритеты
Суть инструмента – в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберемся, как именно это работает на практике.
Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня – каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.
Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и «закрывает текучку», а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперед, поднять над самими собой, времени не остается. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.
Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь – все, что срочно, кажется важным.
Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха – за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты – быстрее приближаться к цели за счет выполнения задач в оптимальном порядке.
Путь к цели
От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.
Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.
В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.Методика
Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая – для списка дел одной из категорий.
- Несрочные важные.
- Срочные важные.
- Срочные неважные.
- Несрочные неважные.
В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю – несрочное и неважное.
Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты.
Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.
Правила просты:
-
Обязательно выполняем дела несрочные, но важные.
Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать. - Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.
- От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.
Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности – идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.
Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?
Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает – необходим грамотный тайм-менеджмент.
Матрица Эйзенхауэра – один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.
В чем разница между важными и срочными задачами
При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.
Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.
Как работать с матрицей
Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ.
Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.
Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.
Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.
Полезные советы
Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.
Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5-6 пунктов.
Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.
Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:
- Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.
- Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков – нет напоминаний.
Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:
- Todoist.
- Asana.
- Trello.
- Basecamp.
- Jira.
Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.
Матрица Эйзенхауэра или эффективное планирование времени
Наверное каждый попадал в ситуацию, когда ему начинало остро не хватать времени.
Все дела казались важными и срочными и очень трудно было в состоянии стресса расставить приоритеты, что делать прямо сейчас, а что может еще подождать.Вопрос планирования времени — один самых рассматриваемых и обсуждаемых в тайм-мененджменте и матрица Эйзенхауэра весьма помогает разобраться в этом нелегком вопросе.
Многие, я думаю, помнят, что Эйзенхауэр — являлся одно время 34 президентом Соединенных Штатов и был весьма занятым человеком, так что время и его эффективное использование волновало его не по-детски. Что касается матрицы, то сейчас все вспоминают при ее упоминании лишь одноименный фильм. Так вот, ближе к делу, Эйзенхауэр разработал метод эффективного расходования времени и названный «матрицей Эйзенхауэра», суть этого метода в том чтобы распределить все свои дела по 4 квадратам, в зависимости от их срочности и важности.
Почему-то мы в гонке суетных дней, срочное и важное сделали для себя чуть ли не синонимами, а ведь это совсем не так, важное может быть не срочным, а срочное не важным.
Вот и в матрице в 1 квадрате расположено важное и срочное одновременно, здесь дела, которые надо было сделать еще вчера, или они нарисовались только что и сразу заняли все место в вашей голове, их просто невозможно отложить — поход к травматологу, если сын сломал руку, вызов 04, если учуяли протечку газа, подготовка к экзамену, если он уже завтра утром…
Кризисные мероприятия не запланируешь, тут нечего и пытаться, просто делаем их и все, делаем в первую очередь. Экзамен же в приведенном примере можно было и не делать таким же кризисом, но тогда его важность должна была бы оценена человеком заранее, чтобы оно попало в квадрат 2,
Что сюда отнести? Профилактика заболеваний, поддержание физического состояния зарядкой, личностный рост, Но и конечно, повседневные рабочие дела, планирование новых проектов, все то, что, если не сделать в ближайшее время, станет срочным. Сюда же относится и налаживание отношений, если вы не станете обращать внимание на своих любимых, то может совершенно «неожиданно» грянуть развод, подросшая дочь может забеременеть или начать употреблять наркотики… Вообщем, те дела, которые при должном внимании могли бы и не произойти.
К 3 квадрату относятся неважные дела, но срочные. Неожиданные гости, телефонные звонки, помощь другим, поздравления друзьям. Если такие дела можно делегировать, то не сомневаясь, делайте это. Если вы и сделаете сами эти дела, то это вовсе не значит, что вы хоть на шаг приблизитесь к цели.
Последний 4 квадратик матрицы Эйзенхауэра занимают неважные и несрочные дела, которые… мы, тем не менее, делаем чуть ли не каждый день. Смотрим телевизор, болтаем по телефону, играем на компьютере в туповатые игры, бесцельно шаримся по соцсетям или по Интернету. Это этакие приятные, легкие и необременительные «пожиратели» времени, вроде бы делать ничего не делал, а уже два часа прошло. А то и целый день.
Вообщем, при первом приближении, матрица Эйзенхауэра работает, хотя конечно требует от нас некоторых волевых усилий. Но, если чуть постараться, то подобное планирование времени сделает вас более эффективнее, да и стресса в вашей жизни станет на порядок меньше.
P/S.
А если в первом квадратике матрицы в процессе работы над собой у вас днями ничего не будет, то вы можете гордиться собой, вы стали уже почти профессионалам и очень много делаете вовремя, пока дело важное, но еще не срочное.
1 057
Мощный инструмент повышения производительности – Timewiser.com
Президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр считается одним из величайших и наиболее продуктивных лидеров нашего времени.
Он был пятизвездным генералом армии США во время Второй мировой войны, занимал пост Верховного главнокомандующего экспедиционными силами союзников в Европе, а в 1951 году стал первым Верховным главнокомандующим НАТО.
За два срока своего пребывания на посту 34-го президента США (1953–1961) он запустил систему межгосударственных автомобильных дорог, Национальное управление по аэронавтике и исследованию космического пространства (НАСА) и Агентство перспективных оборонных исследований (DARPA). Кстати, DARPA поддержало запуск Интернета и исследования в области искусственного интеллекта в области распознавания речи и обработки сигналов.
Срочное против важного
Дуайт Д. Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность на работе и в жизни на протяжении десятилетий. Одним из основных принципов, которым он руководствовался в жизни и карьере, был:
То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.
Срочно: вещей, требующих немедленных действий или внимания.
Важно: вещей, имеющих большое значение или ценность, которые способствуют реализации нашего долгосрочного видения, миссии и целей. Иногда важные дела бывают срочными, но обычно это не так.
Если мы хотим достичь самых важных целей, наше время следует посвящать ГЛАВНЫМ ОБРАЗАМ самым важным задачам. На работе, независимо от того, управляете ли вы собственной компанией или работаете на кого-то другого, лишь несколько вещей могут приблизить вас к цели в любой момент времени. То же самое касается достижения ваших мечтаний и целей в жизни.
Не каждый проект одинаково важен, не каждая встреча одинаково важна, и не каждую задачу нужно выполнять.
Поэтому нам нужно остановиться и подумать, прежде чем браться за какое-либо задание. Нужно отделять срочное от важного, иначе большую часть времени мы будем тратить на преодоление кризисов и тушение пожаров, а в результате — страдать от выгорания или нереализованности в жизни.
Матрица Эйзенхауэра: 4 типа задач
Давайте рассмотрим очень мощную концепцию и подход к планированию времени и принятию решений о наших приоритетах и о том, как мы распределяем время.
Говорят, что этот метод (Матрица Эйзенхауэра) использовался президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром для принятия решений и распределения времени. Позже Стивен Р. Кови популяризировал ее в своем бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей».
Все время для наших задач, проектов и т. д. в любой сфере жизни можно разделить на 4 сегмента. Все, что мы делаем, попадает в один из этих 4 сегментов:
Эти квадранты:
Q1: Важное и срочное
Это наш сегмент «Кризис и пожаротушение», когда нам нужно тушить пожары, управлять кризисами, действовать немедленно.
Примеры для Q1: кризисы, дедлайны, некоторые встречи, проекты, проблемы клиентов, запросы начальника
Мы ДОЛЖНЫ выполнять эти действия. Никаких оправданий. Они важны, потому что помогают нам приблизиться к нашим целям, но часто являются незапланированными или нежелательными.
В этом квадранте всегда что-то будет, так как мы живем в несовершенном мире – жизнь приносит свои трудности, и всегда случаются чрезвычайные ситуации. Однако наша цель — свести к минимуму «кризисы» в долгосрочной перспективе.
После того, как вы устранили чрезвычайную ситуацию, посвятите некоторое время анализу ее причин и тому, как вы можете предотвратить ее в будущем (и это ваш Квадрант 2). К сожалению, многие люди справляются с чрезвычайной ситуацией, а затем продолжают действовать, не делая ничего, что могло бы предотвратить ее повторение. Это одна из причин, по которой они снова и снова решают одни и те же проблемы и вынуждены тратить так много времени в Q1 на решение чрезвычайных ситуаций.
Будь другим, и ты будешь эффективнее.
Q2: Важно и не срочно
Это наш сегмент «профилактика и развитие».
Примеры для Q2: планирование, процесс подготовки, создание профилактических систем, построение отношений, личностный рост, отдых.
В конце концов, нам придется проводить здесь большую часть времени. Это требует изменения мышления – мышления в долгосрочной перспективе и превентивного подхода. Мы часто пренебрегаем этими важными задачами и проблемами, потому что они не срочные (пока!), и мы склонны тратить больше времени на вещи, которые требуют нашего немедленного внимания.
Например, если я не забочусь о своем теле, занимаясь спортом каждый день (Q2), придет день, когда у меня возникнут проблемы со здоровьем, с которыми мне нужно срочно справиться (Q1), что поставит под угрозу не только то, как я чувствовать в тот момент, но и будущие возможности и то, чем я мог бы стать, сделать или иметь.
Тот же принцип действует и на работе.
Нам нужно намеренно планировать важные дела и делать их, пока они не срочные, а также разрабатывать системы и процессы, чтобы дела не становились срочными. Чем больше мы так думаем и приучаем себя делать эти вещи, тем больше результатов мы увидим и тем счастливее мы будем.
Q3: Неважно и срочно
Это сегмент вашей «иллюзии важности».
Примеры для Q3: Прерывания коллег, некоторые телефонные звонки, некоторые электронные письма, некоторые запросы от партнеров, определенные встречи
Действия в этом сегменте обычно путают с действиями в Q1, потому что они срочные. Эти действия нельзя запланировать заранее. Они приходят без предупреждения, и их трудно игнорировать, поскольку срочность требует нашего внимания. Но эти действия редко бывают действительно важными и редко помогают нам продвигаться к нашим целям и самым высоким приоритетам. Вот почему я называю этот квадрант «иллюзией важности».
Нам нужно найти быстрый способ избавиться от отвлекающих факторов.
Помогает отключить уведомления на компьютере и телефоне, а иногда и полностью выключить телефон. Потеряйтесь для других, чтобы вас просто невозможно было прервать. Если кто-то все равно перебивает вас, и это не ваш начальник, сразу скажите, что вы заняты, и попросите быстро сформулировать свой вопрос. Они уже побеспокоили вас, так что выслушайте их просьбу, вежливо отошлите их, перенаправив к кому-то другому, или скажите, что вернетесь к ним позже, затем сделайте короткую заметку, чтобы не забыть, и продолжайте. работая над своими важными задачами. Или, если у вас есть возможность, делегируйте эти задачи.
Q4: Неважно и не срочно
Это наш сегмент «прокрастинация и пустая трата времени». Иногда это происходит потому, что мы не хотим браться за сложную или неприятную задачу или у нас нет мотивации делать то, что важно. В любом случае, мы зря теряем время, и задачи, которых мы избегаем, когда-нибудь вернутся к нам как срочные.
Примеры для вопроса 4: пожиратели и убийцы времени, социальные сети, игры, просмотр телевизора, серфинг в Интернете, перерывы на кофе.
Никогда не проводите здесь время, если только:
- Ваша повседневная работа тесно связана с социальными сетями.
- У вас есть перерыв между выполнением одной важной задачи и началом другой, и вы используете эти действия в качестве награды :). В этом случае они становятся частью вашей деятельности Q2.
В противном случае проанализируйте, какие действия, которые вы выполняете, вписываются в этот квадрант, прекратите их делать и потратьте это драгоценное время на Q2 и Q1.
Начните работать над задачей, которая вам не нравится, и вы заметите, что, работая над ней, вы чувствуете себя лучше и не так плохо, как казалось. Обычно начало сложное, но как только мы начинаем, становится легче.
Большинство людей, особенно в корпоративном мире, проводят большую часть своего времени в Q1, Q3 и Q4 по разным причинам. На мой взгляд, наиболее распространенными причинами являются:
- Отсутствие планирования или неясность целей
- Склонность к бездействию, к прокрастинации
- Не могу сказать НЕТ
Но сейчас вы находитесь в другом положении и можете изменить его в своей ситуации.
Ваша конечная цель – проводить не менее 70% времени во втором квартале, 20% в первом квартале и 10% в третьем квартале.
Что вы можете с этим сделать
Вы достигнете этой цели в 2 прыжка:
ШАГ 1 – Вам нужно начать фокусироваться на задачах в Q1 и Q2, избавившись от Q4 и решив действия и задачи Q3 быстро.
ШАГ 2 — После этого вы будете уделять основное внимание выполнению второго вопроса, переходя от «тушения пожаров» (Q1) к созданию превентивных действий и систем (Q2).
Это позволит вам избежать стресса и тратить меньше времени на работу, при этом значительно повысив свою эффективность и продуктивность. Не пытайтесь сделать все сразу — действуйте поэтапно. Но начните!
Вам также могут быть интересны следующие статьи:
Два простых шага, которые помогут вам сделать выбор между равными приоритетами
Как планировать свое время для выполнения самых важных дел
Получите БЕСПЛАТНЫЙ 7-дневный курс
БЕСПЛАТНО 7-дневный электронный курс «Упростите свой рабочий день за 7 дней» поможет вам выполнять самые важные дела на работе с меньшим стрессом и меньшим количеством часов.
Зарегистрируйтесь и мгновенно получите первый урок себе на почту.
Матрица управления временем в 4 квадрантах [Полное руководство, которое вам нужно]
В условиях нашей стремительной жизни эффективное управление временем является жизненно важным. Например, на работе мы ловим себя на том, что жонглируем несколькими задачами, тратим время на бесконечные встречи, много раз перегружены и напряжены из-за срочных проектов.
Но этот безумный ежедневный график не оставляет нам места для творчества, ярких идей и новых целей. Трудно ясно видеть вещи и принять хорошую стратегию, чтобы стать более продуктивным.
Однако есть идеальное решение этой проблемы. Вы когда-нибудь слышали о четырех квадрантах управления временем Стивена Кови? Если нет, то вы находитесь в идеальном месте. Оставайтесь с нами, чтобы узнать все об этом.
Что такое Матрица тайм-менеджмента?
Матрица тайм-менеджмента — это инструмент самоконтроля , «созданный» Стивеном Кови. В настоящее время он широко используется предприятиями и частными лицами для приоритизации задач и выявления пожирателей времени.
Матрица управления временем была первоначально создана самим президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Он использовал его, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные проблемы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве Верховного главнокомандующего союзными силами НАТО, а затем в качестве президента Соединенных Штатов.
Однако спустя десятилетия Стивен Кови популяризировал Матрицу управления временем Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», одной из лучших книг о продуктивности, которую вы можете прочитать.
В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой и одной из лучших методик тайм-менеджмента и схем принятия решений в бизнесе .
Теперь давайте перейдем непосредственно к четырем квадрантам тайм-менеджмента, их значению и тому, как все это работает.
Каковы четыре квадранта матрицы тайм-менеджмента?
Каждый квадрант поможет вам расставить приоритеты в задачах и обязанностях. Квадранты следующие:
- Квадрант 1: Срочно и важно
- Квадрант 2: Несрочно, но важно
- Квадрант 3: Срочно, но не важно
- Квадрант 4: Несрочно и не важно
его актуальность и важность. Цель использования этой матрицы — улучшить вашу личную и профессиональную жизнь и способствовать росту и достижениям.
Квадрант 1: Важные и срочные
Первый Квадрант Срочности, где вы рассказываете о непредвиденных событиях, отбрасываете свои обязанности и сосредотачиваетесь на решении срочных дел.
Несмотря на то, что это очень напряжно, многие люди могут провести всю свою жизнь в этом квадранте, позволяя жизненным проблемам взять верх. Проводя слишком много времени в этом квадранте, вы не сможете сильно вырасти.
Квадрант 2: Несрочные, но важные
Этот Квадрант не такой срочный, как первый, но задачи не менее важны. По сути, они важные, но не срочные. Они не требуют немедленных действий и не мешают вашим срокам и другим задачам.
В этом квадранте у вас есть свобода немного передохнуть, не торопиться и выполнять свою работу более эффективно и продуктивно.
Квадрант 3: Срочные, но не важные
В этом квадранте вы найдете менее важные задачи. Все эти срочные мелкие дела, которые приходят к вам только для того, чтобы отнять у вас качественное рабочее время.
Это могут быть встречи, телефонные звонки, электронные письма или отвлекающие факторы, которые мешают вам работать продуктивно.
В конце концов, вы хотите проводить в этом квадранте как можно меньше времени. Он полон контрпродуктивных задач, которые мало способствуют вашей работе, целям и продуктивности.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
Квадрант 4 не срочно, не важно, а это значит, что это пустая трата времени.
По мере того, как вы проводите здесь все больше и больше времени, вся ваша энергия высасывается, и вы можете в конечном итоге заниматься прокрастинацией, такой как проверка социальных сетей и случайная прокрутка в Интернете.
Нашему мозгу легко провести здесь больше времени, потому что это не требует никаких умственных способностей и просто заставит вас избегать более важных задач в течение дня.
Четыре сектора тайм-менеджмента Стивена Кови, шаблон
Но как вы можете использовать это для повышения производительности?
Эта матрица позволяет вам стать более продуктивным и эффективным просто потому, что она позволит вам организовать свой день и быть в курсе дел.
Если вы распределите его по этим четырем квадрантам, вы будете точнее составлять список дел, управлять своими задачами и знать, на что вам нужно потратить больше времени.
Это также позволяет вам организовать свое время на то, что важно, и расставить приоритеты на каждый день, как профессиональные, так и личные.