Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра. Блог ManGO! Games
«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные», — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов планирования. Ее знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а ее постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.
Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.
Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица – успешный результат его поисков.
Планирование и приоритеты
Суть инструмента – в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберемся, как именно это работает на практике.
Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня – каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.
Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и «закрывает текучку», а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперед, поднять над самими собой, времени не остается. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.
Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь – все, что срочно, кажется важным.
Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха – за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты – быстрее приближаться к цели за счет выполнения задач в оптимальном порядке.
Путь к цели
От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.
Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.
Люди приходят к этому по-разному. Узнают от успешных близких, во время мастер-классов по планированию в рамках корпоративного образования, читая мотивирующие книги об успехе, на бизнес тренингах компании по эффективности.
В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.
Методика
Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая – для списка дел одной из категорий.
- Несрочные важные.
- Срочные важные.
- Срочные неважные.
- Несрочные неважные.
В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю – несрочное и неважное.
Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты.
Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.
Правила просты:
-
Обязательно выполняем дела несрочные, но важные.
Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать. - Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.
- От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.
-
Срочные неважные дела лучше всего поручить другим
Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности – идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.
Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?
Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает – необходим грамотный тайм-менеджмент.
Матрица Эйзенхауэра – один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.
В чем разница между важными и срочными задачами
При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.
Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.
Как работать с матрицей
Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ.
Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.
Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.
Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.
Полезные советы
Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.
Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5-6 пунктов.
Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.
Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:
- Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.
- Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков – нет напоминаний.
Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:
- Todoist.
- Asana.
- Trello.
- Basecamp.
- Jira.
Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.
Матрица Эйзенхауэра или эффективное планирование времени
Наверное каждый попадал в ситуацию, когда ему начинало остро не хватать времени.
Все дела казались важными и срочными и очень трудно было в состоянии стресса расставить приоритеты, что делать прямо сейчас, а что может еще подождать.Вопрос планирования времени — один самых рассматриваемых и обсуждаемых в тайм-мененджменте и матрица Эйзенхауэра весьма помогает разобраться в этом нелегком вопросе.
Многие, я думаю, помнят, что Эйзенхауэр — являлся одно время 34 президентом Соединенных Штатов и был весьма занятым человеком, так что время и его эффективное использование волновало его не по-детски. Что касается матрицы, то сейчас все вспоминают при ее упоминании лишь одноименный фильм. Так вот, ближе к делу, Эйзенхауэр разработал метод эффективного расходования времени и названный «матрицей Эйзенхауэра», суть этого метода в том чтобы распределить все свои дела по 4 квадратам, в зависимости от их срочности и важности.
Почему-то мы в гонке суетных дней, срочное и важное сделали для себя чуть ли не синонимами, а ведь это совсем не так, важное может быть не срочным, а срочное не важным.
Вот и в матрице в 1 квадрате расположено важное и срочное одновременно, здесь дела, которые надо было сделать еще вчера, или они нарисовались только что и сразу заняли все место в вашей голове, их просто невозможно отложить — поход к травматологу, если сын сломал руку, вызов 04, если учуяли протечку газа, подготовка к экзамену, если он уже завтра утром…
Кризисные мероприятия не запланируешь, тут нечего и пытаться, просто делаем их и все, делаем в первую очередь. Экзамен же в приведенном примере можно было и не делать таким же кризисом, но тогда его важность должна была бы оценена человеком заранее, чтобы оно попало в квадрат 2,
Что сюда отнести? Профилактика заболеваний, поддержание физического состояния зарядкой, личностный рост, Но и конечно, повседневные рабочие дела, планирование новых проектов, все то, что, если не сделать в ближайшее время, станет срочным. Сюда же относится и налаживание отношений, если вы не станете обращать внимание на своих любимых, то может совершенно «неожиданно» грянуть развод, подросшая дочь может забеременеть или начать употреблять наркотики… Вообщем, те дела, которые при должном внимании могли бы и не произойти.
К 3 квадрату относятся неважные дела, но срочные. Неожиданные гости, телефонные звонки, помощь другим, поздравления друзьям. Если такие дела можно делегировать, то не сомневаясь, делайте это. Если вы и сделаете сами эти дела, то это вовсе не значит, что вы хоть на шаг приблизитесь к цели.
Последний 4 квадратик матрицы Эйзенхауэра занимают неважные и несрочные дела, которые… мы, тем не менее, делаем чуть ли не каждый день. Смотрим телевизор, болтаем по телефону, играем на компьютере в туповатые игры, бесцельно шаримся по соцсетям или по Интернету. Это этакие приятные, легкие и необременительные «пожиратели» времени, вроде бы делать ничего не делал, а уже два часа прошло. А то и целый день.
Вообщем, при первом приближении, матрица Эйзенхауэра работает, хотя конечно требует от нас некоторых волевых усилий. Но, если чуть постараться, то подобное планирование времени сделает вас более эффективнее, да и стресса в вашей жизни станет на порядок меньше.
P/S.
А если в первом квадратике матрицы в процессе работы над собой у вас днями ничего не будет, то вы можете гордиться собой, вы стали уже почти профессионалам и очень много делаете вовремя, пока дело важное, но еще не срочное.
1 233
Матрица Эйзенхауэра: важное против срочного
Джеймс С. Прайс на 2 ноября 2020 г. Эффективное распределение времени — один из важнейших аспектов успешного ведения бизнеса. Однако при делегировании задач может быть сложно определить, сколько времени необходимо, а также сколько времени должно быть гарантировано для обеспечения высокого уровня производительности команды. Чтобы лучше понять, какие задачи поставить на первое место в списке дел вашей команды, а какие проекты отложить на второй план, рассмотрите возможность использования проверенного и надежного инструмента повышения производительности: матрицы Эйзенхауэра. Прежде чем стать 34-м президентом США, генерал Дуайт Д. Матрица Эйзенхауэра Этот инструмент управления временем позволяет вам сортировать ваши задачи, чтобы определить лучший способ вычеркнуть их из своего списка. Разбивая каждый элемент на отдельные категории, вы можете работать продуктивно и эффективно. По осям X и Y расположены два слова: «Важно» и «Срочно». Срочные задачи — это то, что нужно выполнить сегодня, а важные — те, которые способствуют реализации ваших ценностей и долгосрочных целей. Загрузите этот бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра , чтобы начать расписывать свои задачи по четырем отдельным квадрантам. Первый квадрант: сделайте сначала (важно, срочно) В первом квадранте перечислите срочные и важные дела, которые необходимо выполнить как можно скорее. Это может быть завершение отчета совета директоров для встречи, звонок клиенту для обсуждения проблемы или любая задача, которую вам необходимо выполнить сегодня. Сосредоточьтесь на этих вещах в начале дня, чтобы убедиться, что они не ускользнут. Совет для профессионалов. Эти элементы обычно включают сроки, чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы и т. д. Второй квадрант: Расписание (важное, менее срочное) Пункты, помещенные во второй квадрант, — это задачи, которые по-прежнему важны; однако они не обязательно должны быть выполнены в первую очередь. Лучше всего запланировать эти задачи и отложить их на второй план или внести в свой календарь, чтобы сосредоточиться на них позже. Совет для профессионалов: это планирование, постановка целей, реляционные задачи и т. Третий квадрант: делегат (менее важный, срочный) Хотя некоторые задачи являются срочными, они не обязательно важны для вас или ваших целей. Их лучше всего поместить в третий квадрант, чтобы делегировать другим. Например, если к вам приходит запрос, который мог бы лучше подходить для коллеги, у которого больше маржа в рабочем дне или кто лучше квалифицирован, делегируйте задачу, чтобы она была выполнена своевременно. Другой способ обработки запросов такого типа — предоставить запрашивающему информацию и инструменты, необходимые для того, чтобы они могли взяться за проект или решить проблему. Совет: это могут быть перерывы, встречи, запросы и т. д. Четвертый квадрант: Удалить (менее важное, менее срочное) В последнем квадранте перечислите дела, которые не являются ни важными, ни срочными, на которые обычно уходит время. Это задачи, которые могут привести к прокрастинации или помешать вам выполнить пункты, перечисленные в первом и втором квадрантах. Совет для профессионалов: это занятая работа, трата времени, развлечения, игры и т. д. Полезная информация при использовании матрицы Эйзенхауэра Как и любой инструмент, Матрица Эйзенхауэра работает только при правильном использовании. Ознакомьтесь с этими пятью советами от Eisenhower.me. Какую платформу тайм-менеджмента вы используете для обеспечения высокой продуктивности своей команды? Как матрица Эйзенхауэра изменила ваш взгляд на постановку задач? Дайте нам знать в комментариях ниже! Вопрос месяца: Как вы предпочитаете взаимодействовать с компаниями, которые вы патронируете? Инфографика: Преимущества развития лидерства Когда вы перегружены всем, что вы еще не сделали, легко перепутать приоритеты. Если кто-то ждет, пока вы выполните задание, вам может показаться, что это самый важный пункт в вашем списке. Однако, если эта задача является второстепенной по сравнению с вашим более важным приоритетом, возможно, вам лучше отложить ее в своем календаре. Матрица срочных важных дел представляет собой простую диаграмму, в которой задачи разделены на четыре категории. Матрица Эйзенхауэра называется потому, что президент Эйзенхауэр, известный своей эффективностью, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Вот как выглядит матрица срочных важных дел, когда вы на самом деле представляете ее визуально: Источник: Концептборд Смысл матрицы в том, чтобы лучше определить приоритеты того, что необходимо сделать без беспокойства о том, что вы неправильно выполняете задачи или неправильно распределяете свое время. Вы можете использовать его практически для всего: от поручений и уборки дома до управления рабочими проектами и даже всей рутины рабочей недели. Если ресурсы ограничены и вы не можете сделать все к концу дня (или часа, или недели), матрица срочных и важных дел подскажет, на чем вам нужно сосредоточиться прямо сейчас, и она сделает это быстро . И еще одно: несмотря на то, что матрица срочных важных дел является отличным подспорьем, когда вы погребены под грузом обязанностей, она также полезна, когда вы пытаетесь оптимизировать рабочий процесс и избавиться от лишнего жира в привычном режиме. Вместо того, чтобы повторять действия и тратить время впустую, время от времени используйте матрицу, чтобы оценить почему вы делаете то, что делаете на повторе. Я использовал эту матрицу, чтобы делать все: от сокращения утренней рутины до решения, от каких клиентов и проектов отказаться навсегда. Матрицу срочных важных дел легко использовать, как только вы освоите ее, но пока потратьте некоторое время на изучение типов задач, относящихся к каждому квадранту. Теперь без «Срочных и важных» дел не прожить. Однако к тому времени, когда они достигают этого квадранта, вы, вероятно, находитесь в каком-то кризисе или чрезвычайной ситуации — даже если это просто означает долгий рабочий день и отсутствие надежды на сон. В большинстве случаев вы можете видеть эти задачи. Некоторые из них, вероятно, какое-то время жили в вашем списке «Не срочные и важные», пока крайний срок не стал сегодня. Если это будет продолжаться, выясните, почему вы откладываете выполнение определенных задач, и может ли существовать система, которая не позволяла бы обычным задачам превратиться в обязательные задачи типа «сегодня будет кошмар». Кроме того, хотя вы не всегда можете предсказать чрезвычайные ситуации, вы можете создать планы на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут произойти, например, сбои веб-сайта и плохие отзывы. Это задачи, которые сохранялись в вашем списке в течение недель, месяцев или лет, потому что, хотя они важны, они никогда не бывают срочными. Ваша жизнь или карьера не рухнет, если вы их не сделаете, но вы также можете не приблизиться к некоторым из своих больших целей. Обучение и обучение, обновление процессов и рабочих процессов, построение отношений и упреждающее обслуживание попадают в категорию «Несрочно и важно». Например: Видишь? Эти задачи определенно добавят вам жизни, если вы их сделаете, но они не разрушат ее, пока вы этого не сделаете. Вы по-прежнему работаете каждый день, но не совершенствуете свои навыки. Избавившись от некоторых из этих задач — и начните с одной — вы разгрузите «срочные и важные» задачи. Почему? То, что «важно и не срочно» прямо сейчас может стать срочным, оставленным без внимания — как, скажем, замена масла, о которой вы знали, что вам нужно месяц назад. Поскольку это раздел «Делать позже/расписание», переместите одну или две задачи из своего списка в свое фактическое расписание. Поместите это в свой календарь, установите будильник, возьмите телефон и назначьте встречу и т. д. Скорее всего, эти задачи сведут вас с ума. Они отнимают у вас энергию и время, не принося особой отдачи. Вам может показаться, что эти задачи требуют больше работы, чем что-либо еще. Способы общения, просьбы от других людей и задачи, которые вы делаете, потому что это всегда то, что вы делали, попадают в категорию «Срочно и не важно». Этот квадрант немного сложен. Хотя отдельные задачи могут быть неважными, иногда важна общая картина. Кроме того, наличие малоценных задач, связанных с ценными результатами, может на самом деле стоять у вас на пути. Например, отслеживание ваших расходов — это хороший способ найти пространство для маневра в вашем бюджете. Тем не менее, ежедневное обновление электронной таблицы бюджета с указанием вчерашних расходов — это больше ввод данных, чем урок. Вы захотите провести время в этом квадранте, спрашивая себя, как сделать каждую задачу более эффективной. И после того, как вы превратили задачу в более продуктивную версию самой себя, если она теперь относится к другому квадранту. Задания, которые попадают в эту категорию, не имеют никакой ценности — и у вас даже нет для их выполнения. Иногда я ловлю себя на том, что выполняю эти задачи, когда не хочу приступать к своим «срочным и важным» задачам. Внезапно я буду интересоваться своей лентой в Твиттере больше, чем когда-либо, или я решу, что это идеальное время, чтобы привести в порядок свои уже организованные книги. Электронная почта, без которой вы вполне могли бы жить, чрезмерное использование социальных сетей и непродуктивные рабочие встречи (или даже неважные личные разговоры, такие как спор, который вы продолжаете вести с мамой) попадают в категорию «Несрочно и не важно». Избавься от него. А если не можете, то разберитесь, в чем ее ценность, придумайте план, как сделать задачу более эффективной и переместите ее в другой квадрант. Теперь имейте в виду, что некоторые безмозглые задачи могут казаться бесполезными, даже если это не так. То, что не имеет ценности для одного человека, может иметь большую ценность для вас, особенно если эта задача заставляет вас чувствовать себя спокойнее, счастливее, вдохновленнее и т.
Эйзенхауэр был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Как лидеру на фронте, ему было поручено определить, на каких конкретных задачах он должен сосредоточиться каждый день. Айк однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Эта философская головоломка привела его к разработке матрицы решений Эйзенхауэра.
д. 
Хотя может показаться, что все в вашем еженедельном списке дел важно, правда в том, что есть несколько вещей, которые мы делаем в течение рабочей недели, которые просто не влияют положительно на миссию или организацию. Проведите инвентаризацию всех пожирателей времени в течение дня, а также задач в вашем списке, которые кажутся вам рутинными, и избавьтесь от них навсегда.
Использование матрицы «срочно-важно» для повышения производительности
Кроме того, наличие 10 вещей, которые вы еще не сделали, может быть настолько напряженным, что они все чувствуют себя одинаково важными. Спокойно просматривая свои задачи, вы сможете увидеть их такими, какие они есть. В разбивке они будут варьироваться от очень важного и вашего приоритета номер один до «О, это на самом деле не имеет значения». Матрица срочных и важных дел, также называемая матрицей Эйзенхауэра, — это чрезвычайно простой, но очень полезный инструмент для сортировки ваших задач. Сосредоточьтесь на том, что важно, не отвлекаясь на все остальное. Что такое Матрица Срочно Важно?
Каждая категория соответствует действию.
Как классифицировать свои дела и рабочие задачи с помощью матрицы срочных важных дел
Срочно и важно: сделайте сначала
Это предметы, которыми вы должны управлять, например, пять минут назад. Если вы продолжите оставлять их без присмотра, у вас будут проблемы. Сроки, аппаратные или программные сбои и жалобы клиентов попадают в категорию «Срочно и важно». Например:
Не срочно и важно: сделать позже / запланировать
Вы заправляете машину бензином, когда она заканчивается, но не поддерживаете ее в чистоте. Если в вашей жизни есть области, где вы выполняете минимум, а затем сдаетесь, вероятно, эти задачи уже давно есть в вашем списке. Срочно и не важно: делегат
Например:
Например, если вы зарегистрируетесь в бюджетном инструменте, который организует ваши расходы после привязки к вашим банковским счетам, вам не придется делать это вручную. Эта задача превращается в «Перейти к бюджету, чтобы увидеть, где я могу сократить расходы». Вы можете делать это ежемесячно, а не ежедневно, что перемещает его в категорию «Несрочно и важно», которую вы затем можете запланировать на первое число каждого месяца. Не срочно и не важно: устранить
Их может даже не быть ни в одном из ваших обычных списков дел, но если подумать, вы можете делать одно и то же снова и снова. Например: