Тайм менеджмент кратко: Что такое тайм-менеджмент: правила управления временем

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру.

Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30»

Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

что это такое, определение time management в 2022 году

Статья обновлена 10. 07.2022

Тайм-менеджмент – это умелое управление временем. Под этим узким термином подразумевается совокупность методик и правил, целью которых является повышение личной и профессиональной эффективности. Техники этой области знаний направлены на то, чтобы успевать больше за меньшее количество времени, добиваясь конкретных результатов, а в идеале – лучших из возможных.

В узком понимании науки управления временем, помощь в организации труда персонала, в контексте конкретно взятого человека можно охарактеризовать, как тайм-менеджмент. Кратко этот процесс можно сформулировать в меры, принятые для повышения эффективности сотрудника или компании. Более широкая грань управления временем включает личную продуктивность, причем в разных сферах жизни. 

Основной вопрос, который поднимает современный time management, имеет многолетнюю историю. Ведь даже древние греки, заслужившие славу своими мудрыми высказываниями, могли неосознанно говорить об эффективности.  К примеру, высказывание Сенеки, призывавшего Люция копить и беречь время, наверняка можно соотнести с известным принципом Парето.

Сегодня основы тайм-менеджмента изучают все уважающие себя деловые люди, нацеленные на продуктивную деятельность. Информационные технологии позволили максимально автоматизировать рабочий процесс, освобождая дополнительные временные резервы для более значимых задач.

Важность тайм-менеджмента

Современному человеку постоянно не хватает времени: на работе и дома, в банке и интернете. Мы везде и постоянно спешим, набирая скорость – от социума до коммуникации. Одновременно на людей регулярно давят отрицательные факторы извне, а стрессы делают последствия спешки еще более ощутимыми. Кроме того, люди постоянно отвлекаются от достижения важных целей.

Существует напрямую связанное с тайм-менеджментом явление, которое называется прокрастинация, – и управление временем постоянно борется с ней. Что такое прокрастинация? Это определение подразумевает неспособность концентрироваться на важных задачах, рассеивание внимания на второстепенные дела и внешние факторы. Такое явление — настоящий бич современности.

Тема тайм-менеджмента подразумевает много классификаций и подходов. Но есть и несколько общепринятых параметров в бизнес-литературе и психологической науке.

Поиск мотивации

Для начала, важно понять, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая задача – это часть общей картины, будь то работа или образ жизни. Необходимо понять, в чем состоят сложности, почему не получается достичь нужного результата. Причин может быть несколько:

• отсутствие смысла, ценности в деле;
• негатив при выполнении;
• нехватка знаний и ресурсов;
• отсутствие желания;
• нехватка личного пространства и невозможность сконцентрироваться на задаче;
• наличие более сложных и важных задач, вынужденная работа.

Важно разобраться в сути. Если ситуации возникают с завидной регулярностью и повторяются, отыщите общую проблему, которая их объединяет.

Планирование

времени: основные принципы 

Планирование можно начинать, когда вы чётко понимаете, где вы и что делаете. Сначала необходимо обозначить цель, затем распланировать её достижение, и только после этого – двигаться к ней. Но есть и трудности, которые могут произойти на этом пути.

Во-первых, далеко не все могут начать планировать свой день или хотя бы режим рабочего дня. Планированием необходимо управлять, видеть в нем смысл. Составив предварительный список, вы поймете, что вам нужно, сможете действовать максимально экономично, в том числе и в финансовом плане.

Во-вторых, оформить список бывает невозможно в принципе. Начните с самого основного. Существуют техники тайм-менеджмента, в соответствии с которыми базовый список дел должен состоять из 4 самых важных целей. И эффективен он только тогда, когда главные дела доводятся до конца и занимают минимум времени. Оптимальный вариант — выделить в отдельный блок маленькие, 15-минутные дела. Не стоит забывать о перерывах каждые 2-3 часа.

В-третьих, есть риск почувствовать себя автоматизированной машиной. Оцените количество свободного времени на досуг и общение с близкими людьми. Вспомните про свои проблемы со здоровьем – большая часть недугов сейчас связана с нарушениями распорядка дня. Наконец, не придумывайте лишних проблем. Планирование – это всего лишь средство для понимания того, как управлять временем правильно, а не конечная цель.

Не обязательно мыслить стандартными штампами, проявите креативность, ведь речь идет о структуре вашего персонального списка. Существуют специальные инструменты тайм-менеджмента, и диаграмма Ганта – один из таких. Она структурирует проект, отслеживает прогресс, включает в работу новых сотрудников.

Принцип структурирования

С делами нужно работать последовательно: если задача большая и сложная, её целесообразно разделить на более мелкие части. Затем обозначить этапы и сроки, порядок и очередность действий.

Принцип приоритетов

Дела и задачи раскладывайте по приоритетности. Научитесь структурировать ранги и самодисциплинироваться, расставляя сложные  задачи впереди остальных. Поможет упомянутый нами ранее принцип Парето, который говорит о том, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — всего 20% результата». Для достижения успеха необходимо всего лишь найти нужную точку эффективности.

Подойдет и SMART-проектирование, методически обозначающее такие цели, как:

• конкретные – Specific;
• измеримые – Measurable;
• достижимыми за адекватное время – Attainable;
• актуальные – Relevant;
• ограниченными во времени – Time-bound.

Это чёткая методика, составляющая эффективный тайм-менеджмент. Определив с её помощью главные ориентиры действий, тайм-менеджер может наиболее рационально использовать свои ресурсы.

Рационализация привычек

По мнению специалистов-психологов, на выработку привычки понадобится 21 день.

Действуйте в двух плоскостях:

1. Избавьтесь от вредных привязанностей. Например, откажитесь от курения, установите лимит на пользование соцсетями.

2. Заведите новые полезные привычки. Заботьтесь о собственном здоровье.

Привыкайте планировать: скачайте специальное приложение на смартфон или пользуйтесь режимом дня в ежедневнике. Составляйте список покупок, ведите семейный бюджет.

Матрица управления временем

Матрица Эйзенхауэра – это уникальная схема, которая часто представляется, как тайм-менеджмент таблица. Она состоит из четырех квадратов, где два блока «Важные/Неважные» и «Срочные/Несрочные» пересекаются между собой.

Иллюстрация wonderhappy.wordpress.com

Квадрат A – срочные важные задачи. Они не просты с психологической точки зрения, требуют энергетической отдачи и высокой концентрации внимания. Не стоит чрезмерно концентрироваться, теряя приоритеты и возможности, растрачивая не только ресурсы, но и здоровье. Есть риск потерять работоспособность.

Квадраты C и D – это дела, которые всегда оказываются в приоритете. Но чаще всего такая позиция не объективна, она всего лишь отражает ожидания, превращая человека в жертву обстоятельств. Поэтому планы и перспективы теряют смысл.

Наконец, квадрат B такой системы тайм-менеджмента — это основополагающая составляющая эффективности личности. Люди, которые уделяют первоочередное внимание стратегическим вопросам, всегда выигрывают. Они совершенствуют навыки, связи, материальную и методологическую опору – работают на перспективу, которая обязательно даст результат.

Этот квадрат способствует выработке позитивного мировоззрения, нацеленности на развитие и перемены к лучшему. Точка усилий меняет положение с принятия решений на закладку фундамента в надежное будущее.

Мы рассмотрели основные подходы науки управления временем. Невооружённым взглядом вы можете заметить, что обуздать эту стихию нельзя без дополнительных усилий. Зато система тайм-менеджмента дает контроль над собой и своими достижениями. Происходит это за счёт приёмов, которые можно применить в повседневной жизни для повышения качества работы и личного времени.

Подпишитесь на рассылку ROMI center: Получайте советы и лайфхаки, дайджесты интересных статей и новости об интернет-маркетинге и веб-аналитике:

Вы успешно подписались на рассылку. Адрес почты:

Читать также

Как увеличить продажи в несколько раз с помощью ROMI center?

Закажите презентацию с нашим экспертом. Он просканирует состояние вашего маркетинга, продаж и даст реальные рекомендации по её улучшению и повышению продаж с помощью решений от ROMI center.

Запланировать презентацию сервиса

Попробуйте наши сервисы:

• Импорт рекламных расходов и доходов с продаж в Google Analytics

  Настройте сквозную аналитику в Google Analytics и анализируйте эффективность рекламы, подключая Яндекс Директ, Facebook Ads, AmoCRM и другие источники данных за считанные минуты без программистов

  Попробовать бесплатно

• Импорт рекламных расходов и доходов с продаж в Яндекс Метрику

  Настройте сквозную аналитику в Яндекс. Метрику и анализируйте эффективность рекламы, подключая Facebook Ads, AmoCRM и другие источники данных за считанные минуты без программистов

  Попробовать бесплатно

• Система сквозной аналитики для вашего бизнеса от ROMI center

  Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Попробовать бесплатно

• Сквозная аналитика для Google Analytics позволит соединять рекламные каналы и доходы из CRM Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Подробнее → Попробовать бесплатно

• Сквозная аналитика для Яндекс. Метрики позволит соединять рекламные каналы и доходы из CRM Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Подробнее → Попробовать бесплатно

• Сквозная аналитика от ROMI позволит высчитывать ROMI для любой модели аттрибуции Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Подробнее → Попробовать бесплатно

Что такое тайм-менеджмент? — Определение из WhatIs.com

По

• Айви Вигмор

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности усилий человека. По сути, цель тайм-менеджмента — дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы включают организацию, планирование и составление расписания, чтобы наилучшим образом использовать время, доступное для человека, а также с учетом конкретной ситуации этого человека и соответствующих характеристик.

Преимущества эффективного тайм-менеджмента в равной степени распространяются как на бизнес, так и на его сотрудников. Когда рабочее время сотрудников организовано наилучшим образом, они, как правило, более счастливы, более креативны и менее склонны к выгоранию. Для бизнеса это означает более низкий уровень невыходов на работу и текучесть кадров, а также более высокую производительность, инновации и защиту интересов сотрудников, что, в свою очередь, дает больше преимуществ, таких как улучшение корпоративной репутации и набор сотрудников.

Доктор Маллари Тайтел, президент Healthy Workplaces в Болтоне, штат Коннектикут, классифицирует препятствия на пути к эффективному управлению временем как внутренние или внешние факторы.

К внутренним барьерам относятся такие факторы, как дисциплина и прокрастинация; внешние барьеры включают в себя такие факторы, как рабочая нагрузка, ограничения работы и рабочего места и доступные корпоративные ресурсы.

Несколько советов по тайм-менеджменту:

• Ведите дневник своей деятельности в течение недели, чтобы определить время дня, когда вы наиболее продуктивны. Используйте эту информацию для планирования задач.
• Находите время в начале каждого дня, чтобы составить план того, чего вы хотите достичь и как вы собираетесь это сделать.
• Планируйте задачи в соответствии с приоритетом и включайте незапланированное время в свой день.
• Управление доступностью связи. Открывайте приложения электронной почты и обмена мгновенными сообщениями в назначенное время, а не оставляйте их открытыми весь день.
• Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, таким как обработка электронной почты пакетами и организация сообщений для обработки в более позднее время.
• Предположим, что вас, тем не менее, будут периодически прерывать, и добавьте время к задачам, чтобы учесть эту неизбежность.
• Управляйте своей рабочей нагрузкой: не соглашайтесь на больше работы, чем вы можете с комфортом выполнить, и не обсуждайте необоснованные требования с руководством.

См. также: Баланс между работой и личной жизнью, правило 70 процентов

Последнее обновление: январь 2015 г.

Продолжить чтение Об управлении временем

• Пошаговое руководство по тайм-менеджменту

• 10 лучших советов по тайм-менеджменту

• Стратегии тайм-менеджмента для ИТ-специалистов

• Мобильные технологии усложняют управление временем

• Как управлять временем: 10 работающих советов

• Тайм-менеджмент ложь, которую вы говорите себе

цифровая доступность

Цифровая доступность — это разработка технологических продуктов и сред, позволяющая людям с различными ограниченными возможностями не создавать препятствий или иным образом не иметь возможности участвовать в использовании услуги, продукта или функции.

ПоискСеть

• восточно-западный трафик

  Трафик Восток-Запад в контексте сети — это передача пакетов данных с сервера на сервер в центре обработки данных.

• CBRS (Гражданская широкополосная радиослужба)

  Служба широкополосной радиосвязи для граждан, или CBRS, представляет собой набор операционных правил, заданных для сегмента общего беспроводного спектра и …

• частный 5G

  Private 5G — это технология беспроводной сети, которая обеспечивает сотовую связь для случаев использования частных сетей, таких как частные …

ПоискБезопасность

• одноразовый пароль на основе времени

  Одноразовый пароль на основе времени (TOTP) — это временный код доступа, сгенерированный алгоритмом, который использует текущее время дня как один …

• Что такое модель безопасности с нулевым доверием?

  Модель безопасности с нулевым доверием — это подход к кибербезопасности, который по умолчанию запрещает доступ к цифровым ресурсам предприятия и . ..

• RAT (троянец удаленного доступа)

  RAT (троян удаленного доступа) — это вредоносное ПО, которое злоумышленник использует для получения полных административных привилегий и удаленного управления целью …

ПоискCIO

• пространственные вычисления

  Пространственные вычисления в широком смысле характеризуют процессы и инструменты, используемые для захвата, обработки и взаимодействия с трехмерными данными.

• Пользовательский опыт

  Дизайн взаимодействия с пользователем (UX) — это процесс и практика, используемые для разработки и внедрения продукта, который обеспечит позитивное и …

• соблюдение конфиденциальности

  Соблюдение конфиденциальности — это соблюдение компанией установленных правил защиты личной информации, спецификаций или …

SearchHRSoftware

• Поиск талантов

  Привлечение талантов — это стратегический процесс, который работодатели используют для анализа своих долгосрочных потребностей в талантах в контексте бизнеса . ..

• удержание сотрудников

  Удержание сотрудников — организационная цель сохранения продуктивных и талантливых работников и снижения текучести кадров за счет стимулирования …

• гибридная рабочая модель

  Гибридная рабочая модель — это структура рабочей силы, включающая сотрудников, работающих удаленно, и тех, кто работает на месте, в офисе компании…

SearchCustomerExperience

• CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) аналитика

  Аналитика CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) включает в себя все программные средства, которые анализируют данные о клиентах и ​​представляют…

• разговорный маркетинг

  Диалоговый маркетинг — это маркетинг, который вовлекает клиентов посредством диалога.

• цифровой маркетинг

  Цифровой маркетинг — это общий термин для любых усилий компании по установлению связи с клиентами с помощью электронных технологий.

Насколько хорошо вы управляете временем?

Откройте для себя инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам в Excel

© iStockphoto
robas

Вы следите за временем?

Как часто у вас заканчивается время? Еженедельно, ежедневно, ежечасно? Многим кажется, что в сутках не хватает времени, чтобы все успеть.

Когда вы знаете, как управлять своим временем, вы получаете контроль над своими достижениями.

Пройдите этот тест для самопроверки, чтобы определить аспекты тайм-менеджмента, в которых вам больше всего нужна помощь. Результаты укажут вам на конкретные инструменты, которые помогут вам работать более эффективно.

Насколько хорошо вы управляете временем?

Инструкции

Для каждого утверждения нажмите кнопку в столбце, который лучше всего описывает вас. Отвечайте на вопросы так, как вы есть на самом деле, а не так, как, по вашему мнению, вы должны быть, и не беспокойтесь, если некоторые из вопросов кажутся вам «неправильными». Когда вы закончите, нажмите кнопку «Рассчитать мой итог» в нижней части теста.

Показаны результаты вашего последнего теста.

Последний раз вы проходили этот тест в , в .

15 утверждений для ответа	Вовсе нет	Редко	Иногда	Часто	Очень часто
1 Задачи, над которыми я работаю, имеют наивысший приоритет.
2 Я ловлю себя на том, что выполняю задачи в последнюю минуту или прошу о продлении.
3 Я выделяю время для планирования и планирования.
4 Я знаю, сколько времени я трачу на каждую из различных задач, которые я делаю.
5 Я ловлю себя на том, что имею дело с прерываниями.
6 Я использую постановку целей, чтобы решить, над какими задачами и действиями мне следует поработать.
7 Я оставляю в своем расписании время на непредвиденные обстоятельства, чтобы справиться с «неожиданностями»?
8 Я знаю, являются ли задачи, над которыми я работаю, высокой, средней или низкой ценностью.
9 Когда мне дают новое задание, я анализирую его важность и соответствующим образом расставляю приоритеты.
10 Меня напрягают сроки и обязательства.
11 Отвлекающие факторы мешают мне работать над важными задачами.
12 Я должен взять работу домой, чтобы сделать ее.
13 Я отдаю приоритет своему списку дел или программе действий.
14 Я подтверждаю свои приоритеты с моим боссом.
15 Прежде чем браться за дело, я проверяю, будут ли результаты стоить затраченного времени.

Всего = 0

Оценка	Комментарий
15-30	Ой. Хорошей новостью является то, что у вас есть прекрасная возможность повысить свою эффективность на работе и добиться долгосрочного успеха! Однако, чтобы понять это, вы должны фундаментально улучшить свои навыки тайм-менеджмента. (Для начала прочитайте ниже.)
31-45	В чем-то вы хороши, но в чем-то еще есть куда совершенствоваться. Сосредоточьтесь на перечисленных ниже серьезных проблемах, и вы, скорее всего, обнаружите, что работа становится намного менее напряженной.
46-75	Вы очень эффективно управляете своим временем! Тем не менее, проверьте разделы ниже, чтобы узнать, можно ли что-то изменить, чтобы сделать это еще лучше.

Когда вы отвечали на вопросы, у вас, вероятно, появилось некоторое представление о том, в каких областях ваш тайм-менеджмент мог бы помочь поднять настроение. Ниже приводится краткий обзор основных областей тайм-менеджмента, которые были изучены в викторине, а также руководство по конкретным инструментам, которые вы можете использовать для каждой из них.

(вопросы 6, 10)

Ваш результат 0 из 0

Чтобы начать эффективно управлять временем, вам нужно поставить цели. Когда вы знаете, куда вы идете, вы можете выяснить, что именно нужно сделать и в каком порядке. Без правильной постановки целей вы потратите время на путаницу конфликтующих приоритетов.

Люди склонны пренебрегать постановкой целей, потому что это требует времени и усилий. Чего они не учитывают, так это того, что немного времени и усилий, вложенных сейчас, экономят огромное количество времени, усилий и разочарований в будущем. В Mind Tools есть две замечательные статьи о постановке целей, которые должен прочитать каждый. Если вы серьезно относитесь к тайм-менеджменту, мы предлагаем вам начать с «Постановки личных целей» и «Золотых правил постановки целей». Мы также рекомендуем Карту сокровищ.

(Вопросы 1, 4, 8, 13, 14, 15)

Ваш результат 0 из 0

Расставить приоритеты в том, что необходимо сделать, особенно важно. Без него вы можете работать очень усердно, но вы не добьетесь желаемых результатов, потому что то, над чем вы работаете, не имеет стратегической важности.

У большинства людей есть своего рода список дел. Проблема со многими из этих списков в том, что они представляют собой просто набор вещей, которые необходимо сделать. В этом списке нет рифмы или причины, и из-за этого работа, которую они выполняют, так же неструктурирована. Итак, как вы работаете над задачами списка дел — сверху вниз, снизу вверх, от простого к сложному?

Чтобы работать эффективно, вам нужно работать над самыми важными и ценными задачами. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох, пытаясь сделать что-то важное по мере приближения крайнего срока. Информацию о том, как начать расставлять приоритеты задач, см. в разделах Журналы активности, Списки дел с приоритетом, Расстановка приоритетов, Матрица приоритетов действий и Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно».

(вопросы 5, 9, 11, 12)

Ваша оценка 0 из 0

Одно дело иметь план и знать, как расставить приоритеты. Следующая проблема заключается в том, чтобы знать, что делать, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня. Общепризнано, что у менеджеров очень мало времени, которое можно было бы не отвлекать от работы над приоритетными задачами. Есть телефонные звонки, информационные запросы, вопросы от сотрудников и целый ряд событий, которые возникают неожиданно. С некоторыми нужно бороться немедленно, а с другими нужно работать. В нашей статье «Управление прерываниями» обсуждается, как вы можете свести к минимуму время прерывания.

Однако, , на некоторых работах необходимо, чтобы вы были доступны для людей, когда им нужна помощь. Здесь сделайте все, что в ваших силах, чтобы свести его к минимуму, но убедитесь, что вы не отпугиваете людей от прерывания вас, когда они должны.

(Вопросы 2)

Ваш результат 0 из 0

«Я займусь этим позже» привел к падению многих хороших сотрудников. После слишком большого количества «позже» работы накапливается так много, что любая задача кажется непреодолимой. Прокрастинация столь же заманчива, сколь и смертельна. Лучший способ победить это — признать, что вы действительно прокрастинируете. Тогда вам нужно выяснить, почему. Возможно, вы боитесь потерпеть неудачу? (А некоторые люди на самом деле боятся успеха!)

Как только вы поймете, почему вы откладываете дела на потом, вы сможете планировать избавление от этой привычки. Вознаграждайте себя за выполненную работу и регулярно напоминайте себе об ужасных последствиях невыполнения этих скучных задач! Дополнительную информацию о том, как распознать и преодолеть прокрастинацию, см. в нашем руководстве Как победить прокрастинацию.

(вопросы 3, 7)

Ваша оценка 0 из 0

Управление временем во многом сводится к эффективному планированию вашего времени. Когда вы знаете, каковы ваши цели и приоритеты, вам нужно знать, как составить расписание, которое поможет вам не сбиться с пути и защитит вас от стресса.

Это означает понимание факторов, влияющих на время, которое у вас есть для работы. Вы должны не только запланировать приоритетные задачи, вы должны оставить место для перерывов и резервное время для тех неожиданных событий, которые в противном случае сеют хаос в вашем расписании. Создав надежный график, который отражает ваши приоритеты и поддерживает ваши личные цели, вы получаете выигрышную комбинацию: ту, которая позволит вам контролировать свое время и поддерживать баланс в своей жизни. Чтобы научиться конкретным навыкам планирования, ознакомьтесь с нашими статьями о Теории рассолов и Навыках планирования.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент — это важный навык, который помогает вам держать свою работу под контролем, в то же время помогая свести стресс к минимуму.

Мы все хотели бы иметь пару дополнительных часов каждый день. Видя, что это невозможно, нам нужно более разумно работать над вещами, которые имеют наивысший приоритет, а затем составить расписание, отражающее наши рабочие и личные приоритеты.

Имея это в наличии, мы можем работать целенаправленно и эффективно и действительно начать достигать тех целей, мечтаний и амбиций, которые нам так дороги.

Эта самопроверка не прошла валидацию и предназначена только для иллюстративных целей.

No related posts.