Тайм менеджмент матрица эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ИЛИ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Чтобы успевать за день сделать больше, Дуайт Эйзенхауэр создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют «Матрица Эйзенхауэра» или «Матрица приоритетов». В чем суть метода?

 

 

ЧТО ТАКОЕ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания.

 

Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля.

 

Каждое из полей вмещало в себя список дел:

 

1 поле: Важные и безотлагательные дела.
2 поле: Важные, но не очень срочные дела.
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

 

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

 

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

 

ВАЖНЫЕ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА

Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи.

 

Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

 

ВАЖНЫЕ, НО НЕ ОЧЕНЬ СРОЧНЫЕ ДЕЛА

Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо.

 

Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.

 

НЕ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ ДЕЛА

Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

 

НЕ СРОЧНЫЕ И НЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА

В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д.

 

То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

 

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ

Матрица Эйзенхауэра — эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Кейс

22.06.2018 | Рубрика: Руководителям | Теги: бизнес задачи, делегирование, планирование, тайм-менеджмент

 

Управлять своей жизнью — значит эффективно управлять временем.

Для современного делового человека — тайм-менеджмент является неотъемлемым процессом продуктивной деятельности.

Существует много методов и техник планирования. Одна из них — матрица Эйзенхауэра, применяется по всему миру, как менеджерами, так и руководителями крупных корпораций, простая в понимании и необычайно эффективная.

Основная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в распределении дел по приоритетности. При этом разделение идет через пересечение двух осей — “важно” и “срочно”. Составьте список запланированных дел на день и добавьте каждому по два определения — важное или неважное и срочное или не срочное.

Содержание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра получается из пересечения двух осей “важно” и “срочно”, что образует четыре квадранта с разными значениями. Дела вносятся в квадранты в зависимости от приоритетности, образуя понятную последовательность действий.

Первый квадрант: важные и срочные дела.

При правильном планировании и разумном управлении своим временем — в этом списке не будет ничего, потому что когда важные задачи не выполняются во-время и становятся срочными — это признак неорганизованности. Конечно, время от времени такие ситуации могут быть у каждого, но если важные и срочные дела есть каждый день, то значит вы делаете что-то не правильно.

Значит появление задач в первом квадранте нужно свести к минимуму. А для этого нужно последовательно и своевременно закрывать дела в остальных трех квадрантах.

Получите полезный чек-лист по делегированию

Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку ваших персональных данных

Второй квадрант: важные, не срочные дела.

Основной квадрант матрицы Эйзенхауэра. Сюда попадают главные задачи ведущие к достижению поставленных целей. Дела из этого списка наиболее приоритетны в перспективе, уделяя им достаточно внимания и времени можно добиться успеха.

При отсутствии срочности подход к решению любого вопроса будет наиболее рациональным и продуманным, а значит и результат будет положительным. Но если дела из второго квадранта оставлять на потом, то они быстро попадут в первый и тогда аврал. Помешать своевременному выполнению могут дела из оставшихся квадрантов.

Третий квадрант: срочные, не важные дела

Чтобы не перепутать важные дела с неважными — нужно понимать, какие из них ведут к достижению целей, а какие нет. Срочные, но не важные дела не приближают вас к намеченным результатам, но вам все равно необходимо их выполнять. К ним относится так называемая текучка, которая ежедневно появляется в процессе жизнедеятельности любого человека. Чтобы не отвлекаться на такие дела — их нужно делегировать тем, у кого они будут находится во втором квадрате.

Для большинства руководителей — матрица Эйзенхауэра стала основной схемой делегирования полномочий.

Читайте также: Как делегировать полномочия: принцип Парето 20/80

Четвертый квадрант: не срочные, не важные дела

Эта группа дел “пожирателей времени”. Они не несут никакой пользы, но при этом довольно заманчивы для большинства людей. Пообщаться со знакомым, посмотреть телевизор или полистать соц.сети, поиграть в компьютерную игру и так далее, перечислять можно бесконечно. У каждого свой список и занятия из него бесконечны по времени. Чтобы они не мешали продуктивности — от них нужно отказаться или, по крайней мере, делать тогда, когда первый квадрант пуст, во втором все задачи закрыты, а делами из третьего занимаются другие люди.

Что в итоге?

Резюмируя вышесказанное, можно подытожить — научитесь правильно оценивать и распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, уделяйте наибольшее количество сил, времени и внимания делам из второго квадранта, стараясь не допустить их появления в первом, для этого делегируйте рутину и отказывайтесь от бесполезных занятий!

Сосредоточьтесь и повысьте продуктивность с помощью техники помидора [2023] • Асана

Резюме

Пролистайте свой список дел с помощью техники помидора — стратегии тайм-менеджмента, в которой используются 25-минутные рабочие сессии и 5-минутные перерывы. Разбивая работу на управляемые куски, вы можете ограничить перерывы и снизить умственную усталость. Ниже мы объясним, как работает эта техника, ее преимущества и как реализовать ее самостоятельно.

Вы когда-нибудь чувствовали себя перегруженным списком дел и задавались вопросом, как вы все выполните? Используя стратегии тайм-менеджмента, такие как техника помидора, вы можете максимизировать свою продуктивность и оставаться на вершине проектов.

Техника Помидора использует чередование целенаправленных рабочих сессий и частые короткие перерывы. Идея состоит в том, что, работая без перерыва в течение коротких периодов времени, вы можете одновременно повысить производительность и снизить умственную усталость. Если вы работаете с несколькими членами команды над несколькими проектами, этот метод можно использовать для временной блокировки ваших задач, чтобы уменьшить нагрузку.

Что такое техника помидора?

Техника Помидора — популярная система тайм-менеджмента, которая включает в себя работу с 25-минутными интервалами с короткими 5-минутными перерывами между ними для максимальной концентрации.

Эта техника была разработана Франческо Чирилло в конце 1980-х, когда он был студентом университета. Чирилло, у которого были проблемы с тайм-менеджментом и продуктивностью, решил посвятить 10-минутную целенаправленную учебную сессию.

Он использовал таймер в форме помидора из своей кухни, чтобы отсчитывать время. После неоднократных проб и ошибок, настраивая количество времени, он, в конце концов, собрал Технику Помидора ( pomodoro в переводе с итальянского означает помидор). Вот разбивка:

Вы также можете использовать эту технику со своей командой.

Чтобы применить этот метод в команде, назначьте задачи каждому члену команды в начале дня и попросите их использовать сеансы помидора для их выполнения. В конце дня встретьтесь с командой, чтобы узнать, сколько задач и «помодоро» было выполнено. Как только вы хорошо разберетесь в методе, вы сможете оценить количество помидоров, которое потребуется для определенных задач, что может быть полезно для планирования будущих рабочих процессов или сроков проекта.

Прочтите: 18 советов, стратегий и быстрых побед по тайм-менеджменту, чтобы добиться наилучших результатов

Чтобы оставаться сосредоточенным во время «помодоро», крайне важно ограничить отвлекающие факторы. Например, вы можете перевести свой телефон в режим полета, чтобы избежать телефонных звонков, и отключить чат, социальные сети и уведомления по электронной почте. Но бывают случаи, когда отвлекающие факторы находятся вне вашего контроля, например, если ваш товарищ по команде просит вас помочь с срочным заданием. В этом случае Чирилло разработал четырехэтапный подход к работе с прерываниями:

1. Информировать другого человека, которого вы в настоящее время заняты

2. Договорите Время для обсуждения выпуска

3. Расписание , когда встреча

4. . Помидор завершен 

Этот уважительный способ общения с членами вашей команды позволяет вам оставаться в потоке во время работы.

Как использовать метод тайм-менеджмента Pomodoro

Чтобы использовать метод Pomodoro для эффективного управления временем, сначала выберите инструмент для хронометража, например:

• Таймеры: Вы можете использовать физический или цифровой таймер для отслеживания своих сессий.

• Таймеры помидоров: Некоторые таймеры запрограммированы специально для сеансов помидоров. Как только вы установите таймер помидора, он предупредит вас, когда помидор закончится и когда ваш перерыв закончится.

• Помодоро приложений: Доступно как для телефонов iOS, так и для Android, вы также можете загрузить приложение Pomodoro, чтобы отслеживать свои помидоры.

После того, как вы выбрали свой таймер, выполните следующие действия, чтобы начать работу:

1. Перечислите задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, в порядке приоритета.

2. Выберите задачу для работы и начните 25-минутный помидор.

3. После сеанса отметьте, чего вы достигли, и поставьте себе галочку.

4. Сделайте пятиминутный перерыв.

5. Сделайте еще три помидора, повторив шаги 2–4.

6. Сделайте 15–30-минутный перерыв после четырех помидоров.

7. Повторите цикл, отслеживая количество помидоров, необходимых для выполнения задачи.

В общем, 16 помидоров в день, если вы работаете полный рабочий день, но это не является строгим требованием. Используйте столько сеансов помидора, сколько вам нужно, чтобы завершить свой список дел.

Записав количество завершенных сеансов помидора, вы сможете лучше спланировать свое расписание. В следующий раз, когда у вас будут похожие задачи, создайте расписание и используйте свои предыдущие записи, чтобы оценить, сколько помидоров потребуется для выполнения этих задач.

Подготовка помидоров

Вот несколько советов, которым следует следовать при планировании задач:

• Разбивайте сложные задачи: Если проект или задача требует нескольких шагов и рассчитано на более чем пять помидоров, прервите на более мелкие и простые задачи. Например, если вам нужно написать отчет, вы можете создать задачу для каждого этапа процесса написания: исследование, набросок, черновик и редактирование.

• Группируйте более мелкие задачи вместе: Объединяйте простые задачи, которые займут меньше одного помидора. Например, «запланировать встречу» и «ответить на электронные письма» могут выполняться в одном и том же сеансе. Это называется блоком времени.

• Запланируйте дополнительные сеансы «помодоро»: Запланируйте несколько дополнительных «помодоро» на случай, если выполнение некоторых задач займет больше времени, чем ожидалось. Это может помочь облегчить стресс по поводу соблюдения сроков, если у вас возникнут какие-либо проблемы. Если вы не используете дополнительные помидоры, вы можете использовать их для самообучения или дополнительных задач.

Что делать во время перерывов на помидоры

Перерывы после сеансов помидоров предназначены для умственного отдыха. Старайтесь не делать ничего слишком умственно утомительного во время перерывов, чтобы у вашего мозга было время отдохнуть и усвоить информацию.

Также неплохо отдохнуть от экрана и заняться чем-нибудь физическим.

Вот несколько идей, чем можно заняться во время перерыва на помидоры:

Если мы будем работать без остановки, мы можем выйти из строя или (если позволить этому продолжаться достаточно долго) даже рискуем перегореть. Делая частые перерывы, вы сможете перезарядиться физически и умственно, чтобы сосредоточиться на оставшихся задачах на день.

Преимущества техники Помидора

Техника Помидора — популярная техника тайм-менеджмента, поскольку она повышает продуктивность за счет целенаправленных рабочих сессий.

Вот несколько способов, которыми техника помидора может повысить вашу общую производительность.

1. Улучшает концентрацию 

Эта техника позволяет избавиться от привычки многозадачности, с которой люди обычно не справляются. Он тренирует вас, чтобы вы могли сосредоточиться на одной задаче за раз с разумными временными интервалами. Практикуя этот процесс, вы сможете производить более качественную работу за меньшее время.

2. Облегчает планирование проектов 

Привыкнув к помидорам, вы сможете более точно планировать задачи и проекты. Например, вы сможете оценить, сколько помидоров потребуется для написания отчета, и установить для него разумный срок.

Прочтите: Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов

3. Помогает ограничить отвлекающие факторы

Следуя подходу Чирилло к устранению отвлекающих факторов и принимая меры по устранению отвлекающих факторов в течение рабочего дня, вы сможете оптимизировать свою рабочую среду для голов- время простоя. Например, вы можете перевести свой телефон в режим полета и настроить автоматические ответы по электронной почте.

4. Снижает умственную усталость

Исследование, опубликованное в журнале Cognition, показало, что выполнение продолжительных задач приводит к снижению производительности, тогда как короткие перерывы между задачами помогают сохранять концентрацию. Регулярные перерывы между помидорами позволяют вашему мозгу отдохнуть, чтобы вы могли перефокусироваться, не слишком уставая.

5. Упрощает общение в команде

Если вы используете помидоры в команде, каждый будет иметь четкое представление о своих индивидуальных обязанностях и уважать время, проведенное друг с другом. Кроме того, вам нужно будет собираться только для обновления команды, что сократит количество и продолжительность необходимых встреч.

6. Поддерживает мотивацию

Разбивая задачи и решая их короткими очередями, вы почувствуете удовлетворение, видя, как много вы можете сделать за 25 минут. Это будет мотивировать вас поддерживать полосу продуктивности и избегать прокрастинации. Есть также награда за более длительный перерыв после четырех помидоров, чтобы поддерживать вашу мотивацию.

Прочтите: 9 способов повысить эффективность работы вашей команды

Помидор работает?

Каждый человек распределяет свое время по-разному, в зависимости от рабочей среды и стиля работы. Метод Pomodoro был в первую очередь вдохновлен тайм-боксингом, стратегией продуктивности, которая включает в себя выполнение задач в течение блока времени, запланированного в вашем календаре. В тесте из 100 лайфхаков для повышения производительности этот оказался самым полезным. Подобно таймбоксингу, метод помидора предполагает работу в течение установленного периода времени.

Благодаря возможности измерять продуктивность с помощью Pomodoros, течение времени переходит от отрицательного значения к положительному — оно становится представлением того, что было достигнуто, а не потерянного времени.

Философ Генри Бергсон предположил, что время вызывает стресс и беспокойство только тогда, когда мы вынуждены измерять его, вызванные идеей опоздания.

С другой стороны, восприятие времени как последовательности событий не вызывает стресса. Вот здесь-то и пригодится техника помидора: воспринимая свой рабочий день как последовательность запланированных сеансов помидора, вы можете уменьшить стресс, связанный со временем.

Благодаря «инвертированию зависимости от времени», как называет это Чирилло, понятие времени становится не источником беспокойства, а мотиватором. Каждый помидор оказывает на нас здоровое давление, чтобы мы становились лучше и двигались вперед.

При этом, несмотря на то, что теории, лежащие в основе этой техники, могут быть обоснованными, эффективность работы техники Помидора будет варьироваться от человека к человеку.

Адаптация метода «помодоро» к вашему стилю работы

Если традиционный метод «помодоро» вам не подходит, попробуйте настроить его так, чтобы он лучше соответствовал вашему стилю работы и предпочтениям.

Вот несколько способов сделать это:

• Изменить продолжительность «помидора»: Вы можете отрегулировать продолжительность «помидора» в соответствии с вашими рабочими привычками. Например, вы можете делать более длительные перерывы или более короткие рабочие сессии. Пока вы следуете схеме перерывов на работе, вы все равно можете пожинать плоды этой техники.

• Комбинируйте с другими стратегиями: Если вы являетесь поклонником стратегий организации и повышения производительности, таких как метод Getting Things Done (GTD), вы можете комбинировать его с методом помидора. Организуйте свои задачи, используя единую стратегию, и решайте свои задачи с помощью метода помидора.

• Занимайтесь помидорами, когда это наиболее полезно: Вам не обязательно заниматься помидорами весь рабочий день. Используйте его, когда считаете, что это наиболее полезно, например, когда вы работаете над проектом, состоящим из нескольких движущихся частей. Если ваш уровень продуктивности меняется в течение дня, попробуйте использовать метод помидора в часы пик.

Прочтите: Вы блокируете время в своем календаре? Вот почему вы должны начать прямо сейчас

Готово, готово, помидор

Техника Помидора предлагает простой подход к управлению временем за счет чередования рабочих сессий и перерывов.

Планируя задачи на основе примерного количества помидоров, которые потребуются для их выполнения, вы сможете измерять свой прогресс и держать свою команду в курсе событий.

Этот метод может повысить вашу производительность, улучшить управление проектами и улучшить командную работу. Чтобы еще лучше настроить рабочий процесс, объедините технику Pomodoro с инструментами для повышения производительности или программным обеспечением для управления задачами.

Чтобы получить максимальную отдачу от техники помидора, вы можете сочетать ее с инструментами управления рабочим процессом или повышения производительности. Здесь вы можете создавать списки задач, систематизировать идеи и сосредоточиться на своем рабочем процессе без перерывов.

Попробуйте Asana бесплатно

Матрица управления временем — Повышение производительности за счет принятия приоритетных решений

Матрица управления временем — это отличный инструмент управления задачами и временем , который помогает вам принимать решения какое действие вы должны или не должны делать. Первоначально это было разработано Дуайтом Д. Эйзенхауэром; тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки. Таким образом, вы можете обнаружить, что это также называется Матрица Эйзенхауэра , или Метод Эйзенхауэра , или Блок Эйзенхауэра . Другими популярными терминами, используемыми для этого подхода, являются Матрица приоритетов или Матрица срочных и важных дел.

Стивен Р. Кови использовал структуру Матрицы решений Эйзенхауэра     и назвал ее Матрица управления временем в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Это прекрасный инструмент, с помощью которого можно расставлять приоритеты задач по важности и срочности, при этом отделяя менее срочные и важные задачи, которые стоит либо делегировать, либо не делать вовсе. Это поможет вам разделить все действия и поместить их в одну из четырех категорий матрицы. Матрица разделена на квадранты в зависимости от важности и срочности.

«Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным». ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр

Кем был Эйзенхауэр?

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов Америки с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он был американским генералом армии Соединенных Штатов, который вторгся во Францию, когда она была оккупирована немцами в Вторая мировая война. Он командовал более чем 2 миллионами солдат и был вынужден найти лучший способ управлять ими. Это требование привело его к разработке одного из важнейших инструментов тайм-менеджмента — матрицы Эйзенхауэра, которая сегодня помогает расставлять приоритеты задач по их важности и срочности.

Как использовать матрицу тайм-менеджмента / матрицу Эйзенхауэра?

Матрица тайм-менеджмента — это полезный инструмент тайм-менеджмента для выполнения дел путем организации вашей работы, обязанностей и задач в соответствии с их важностью и приоритетом. Пользоваться квадрантом Эйзенхауэра очень просто и легко. Матрица Эйзенхауэра имеет четыре квадранта. Вам просто нужно выбрать пункт из списка дел и задать себе следующие два вопроса.

Номер вопроса. 1 – «Это срочно?»

Номер вопроса. 2 – «Это важно?»

Теперь вы можете поместить действие в правильный квадрант.

                  Матрица тайм-менеджмента / Матрица Эйзенхауэра  / Метод Эйзенхауэра

Матрица тайм-менеджмента

Люди часто не различают, что «срочно» и что «важно». Большинству людей эти два слова часто кажутся взаимозаменяемыми, но между ними есть большая разница — и эта разница строит базовую фундаментальную структуру матрицы тайм-менеджмента.

Человеку свойственно расставлять приоритеты для срочных задач. Когда мы знаем, что приближается крайний срок, включается наш реактивный мозг; мы вкладываем всю свою энергию в завершение чего-то просто потому, что это «срочно», а затем получаем кратковременную дозу дофамина за наши усилия. Но когда это проходит, мы понимаем, что провели весь день, занимаясь вещами, которые на самом деле не имеют значения и менее важны. Когда эта «зависимость от срочности» сочетается с «сознанием важности», расстановка приоритетов и принятие решений становятся легкими. Вот как матрица тайм-менеджмента повышает нашу общую продуктивность. Эта матрица в основном помогает вам понять, что вы должны делать, и научиться более осознанно подходить к своим обязательствам.

4 квадранта матрицы управления временем

Как уже упоминалось, матрица управления временем разделена на квадранты в зависимости от важности и срочности. Узнайте, что такое матрица тайм-менеджмента и каковы четыре квадранта тайм-менеджмента. Вот четыре квадранта матрицы решений Эйзенхауэра или матрицы управления временем

Матрица управления временем Q1 – Срочные и важные

Примеры:

• Неотложная медицинская помощь
• Сроки
• Поиск и устранение неисправностей
• Жалоба клиента

Это не только срочно, но и важно. Вы должны работать над всеми этими задачами. Все это важно и поможет вам двигаться к своим целям; однако, поскольку они срочные, они часто бывают незапланированными и нежелательными.

Вам всегда придется проводить здесь некоторое время, так как всегда будут возникать чрезвычайные ситуации. Когда они возникают, вы должны иметь дело с ними немедленно. Не будет оправданий. После того, как вы разобрались с ситуацией, потратьте время на то, чтобы убедиться, что она никогда больше не повторится, или уменьшить ее возникновение, или заранее подготовиться к будущему.

Пример. При приготовлении пищи убедитесь, что у вас есть все ингредиенты, прежде чем начать, потому что вы не хотите бежать в продуктовый магазин, чтобы купить соль или другие специи, когда вы находитесь в процессе приготовления пищи.

Матрица тайм-менеджмента Q2 – Несрочные и важные дела

Примеры:

• Построение качественных отношений с другими людьми
• Выполнение реальной работы для продвижения к важной цели
• Физические упражнения для хорошего физического здоровья
• Медитация для хорошего психического здоровья
• Автосервис
• Звонок маме

Это квадрант, в котором вы должны проводить большую часть своего времени. Однако большинство людей этого не делают и проводят большую часть своего времени в любом из других квадрантов. Поскольку эти важные задачи не кричат ​​вам, как звонящий телефон, ими часто пренебрегают в пользу более срочных дел.

Если вы проводите здесь очень мало или почти совсем не проводите времени, то вашей первой важной задачей должно быть ежедневное выделение некоторого времени для работы над важными вещами. Одна вещь, которую вы можете сделать, это разработать систему, позволяющую избегать срочных задач. Например, если вы много занимаетесь устранением неполадок в своем проекте. Потратьте время на исправление ошибок заранее, чтобы сократить время очистки после ошибок.

Матрица тайм-менеджмента Q3 – Срочно и не важно

Примеры:

• Ответы на электронные письма
• Входящие телефонные звонки
• Перебивать коллег

Я тоже рекомендую не тратить здесь время. Поскольку задачи все еще не важны, и вы все еще не продвигаетесь к своим целям. Однако эти задачи срочные, поэтому их нельзя запланировать. Их также трудно игнорировать, поскольку срочные действия часто происходят прямо перед вашим лицом и требуют быстрого внимания.

Пример: телефонный звонок или перебивающий коллега.

Вам нужно найти способ разобраться с ними как можно быстрее. Один из способов — уменьшить вероятность того, что другие люди будут вам мешать. Вы можете сделать это, повесив табличку «Не беспокоить» или «Занято» на дверь. Несмотря на это, если они преодолеют знак «занято» и будут мешать, вам нужно быстро справиться с их беспокойством. Будьте смелее и сразу скажите, что вы очень заняты, и попросите их быстро изложить свои дела. Просто отослать их бесполезно, так как они уже успели вас побеспокоить. Вы также можете выслушать их просьбу и записать ее. Как только вы узнаете, почему они вас побеспокоили, отошлите их, чтобы они продолжили работу над важными вещами.

Матрица тайм-менеджмента Q4 – Не срочно и не важно

Примеры:

• Пожиратели времени (например, Facebook, WhatsApp, Twitter, постоянная проверка электронной почты…)
• Работа, которую не нужно делать
• Прокрастинация ( Вот ссылка на полное руководство о том, как перестать прокрастинировать ? )
• Запойный сеанс Netflix,
• Чтение комментариев в новостной статье

Вам не следует тратить время на деятельность в этом квадранте. Все, что никоим образом не помогает вам продвигаться к вашим целям, не имеет значения. Если это не помогает вам двигаться к своим целям, то зачем вам тратить на это драгоценное время?

Когда что-то не срочное? Всё если, неважно, когда завершится, то не срочно. Это можно сделать сегодня, а можно на следующей неделе или даже в следующем году, это не имеет значения.

Сочетание менее или несрочного и менее или неважного является худшим квадрантом для проведения времени. Сократите свое время в этом квадранте и переместите его в какой-нибудь другой. Я предпочитаю, чтобы вы написали это как «не срочное и важное».

Краткое изложение матрицы управления временем

Я уверен, что вы можете определить, где вы теряете время в Q3 и Q4 в своей жизни, а также на работе.

Q4 – Несрочные и неважные: Отдавайте предпочтение наименее приоритетным или не делайте вообще, если вы проводите большую часть времени здесь, перестаньте делать это и начните проводить время в квадранте «несрочные и важные».

Q3 – Срочно и не важно: Всегда старайтесь избегать их, насколько это возможно.

No related posts.