У эффективного руководителя самый большой квадрант в матрице эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планировании

Тайм-менеджмент для маркетолога

Мир диджитала развивается, количество задач увеличивается, но сутки не становятся длиннее. Казалось бы, все теории управления временем и тайм-менеджмент для маркетолога известны, есть крутые сервисы, таск-трекеры, вселенская синхронизация календарей и всех устройств. Но дедлайны по-прежнему горят, сроки сдвигаются, проекты проваливаются, крутые инфоповоды пролетают мимо…

Как такое происходит, если вы прочитали все книги про эффективную эффективность? Дело в том, что одного чтения мало, нужно внедрять прочитанное.

В статье поговорим о том, что такое тайм-менеджмент, и о практической его стороне. Я подобрала самые популярные методики наших специалистов и рассказала, как их внедрить в профессиональную жизнь. Вдохновляйтесь и следите за временем по умолчанию.

Матрица Эйзенхауэра

Самый известный подход к планированию работы над задачами, автором которого является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Кому, как не президенту, знать о том, что тайм-менеджмент важен!

Тайм-менеджмент для маркетолога основная суть

Все дела нужно распределить по срочности и важности на 4 квадрата:

• Важно и срочно: сюда относятся дела, которые горят. Жить со списком дел в формате аврала тяжело, поэтому следите, чтобы в этом квадрате было как можно меньше задач.
• Важно, но несрочно: это основная часть работы, которая ведёт вас к цели. Дела, которым нужно посвятить максимум времени. С задачами из этой группы нужно быть аккуратными, часто они бывают долгосрочными. Старайтесь не замедлять темп, думая, что времени «вагон». Выполняйте всё в спокойном ритме и следите, чтобы эти дела не перешли в разряд срочных.
• Неважно, но срочно: это ситуативные мелкие дела, которые не приближают вас к цели. Из-за срочности они вырывают вас из рабочего потока и крадут ваше время. Эти задачи делают только ради того, чтобы сделать: внезапные созвоны, совещания по «очень важным вопросам» с бесконечными разговорами и т. д. Если эти задачи можно делегировать, делайте это.
• Неважно и несрочно: дела, от которых можно отказаться. Умейте говорить «нет».

Как я распределяю свои задачи на день с помощью матрицы Эйзенхауэра:

Важно и срочно	Важно, но несрочно
Задачи: релиз сайта программы лояльности. Примечание: я должна быть готова к экстренным ситуациям и сразу отрабатывать ошибки.	Задачи: разработка стратегии емейл-маркетинга для интернет-магазина косметики; запуск емейл-кампании «Чёрная пятница». Примечание: для этих задач я обязательно обозначу промежуточные этапы и срок выполнения, чтобы они не перешли в первый квадрат.
Неважно, но срочно	Неважно и несрочно
Задачи: прийти на митинг от Оли из отдела рекламы (это уже десятый по счёту митинг на тему оптимизации рабочего процесса, где я нужна для количества). Примечание: чтобы дела не стояли на месте, на митинг можно отправить коллегу, которому это будет интересно и полезно.	Задачи: собрать статистику по проекту, который делали в 2013. Примечание: данные нужны для выступления моего коллеги. Возможно, стоит убедить его использовать более свежие кейсы или передать задачу стажёру, чтобы он научился собирать статистику.

Как внедрить тайм-менеджмент для маркетолога

Чтобы этот метод работал, нужно быстро и чётко распределять задачи по матрице. Главное, определите для себя критерии важности и срочности. Например:

Эта задача будет актуальна завтра? Да — несрочно, нет — срочно.
От выполнения задачи зависит реализация проекта? Да — важно, нет — неважно.

Пара тренировок — и вы будете раскидывать дела по матрице за пару минут.

Возьмите за правило заполнять матрицу в начале каждой недели, если планируете дела на 7 дней вперёд. Или составляйте таблицу каждое утро, чтобы получить план на день. Это и есть эффективный тайм-менеджмент.

Метод «Помодоро»

Этот способ придумал Франческо Чирилло. Во время учёбы в институте у него были проблемы с успеваемостью. Чтобы исправить ситуацию, Франческо воспользовался обычным кухонным таймером в виде помидора. Он выделял отрезки времени («помидоры» — в честь таймера) для максимальной концентрации и не отвлекался на посторонние дела.

Суть метода

Выделяем отрезок времени, в который мы будем максимально продуктивно работать с задачей и ни на что не отвлекаться. Оцените свои силы и определите оптимальный интервал для себя: 25, 30 или 40 минут. Обязательно отдыхайте 5–10 минут между этими интервалами, а когда отработаете 4 помидора, устройте перерыв в 30 минут. В это время делайте то, что хотите: откройте Инстаграм или выпейте кофе.

Как внедрить тайм-менеджмент для маркетолога

Техника «Помодоро» подойдёт тем, у кого в работе практически нет спонтанных внешних воздействий: телефонных звонков, посетителей или внезапных задач.

Если вы готовите предложение для клиента и не отвлекаетесь на мессенджеры или кофе, за 40 минут реально продумать ключевые разделы и тезисы презентации. Отдохните 10 минут — и дальше добавляйте в презентацию пояснения, картинки, гифки. Так каждый отрезок времени пройдёт с максимальной пользой, и за 3 помидора будет готово отличное коммерческое предложение.

Чем больше таких помидорных интервалов в день вы сделали, тем ближе к успеху.

«Помодоро» — популярная техника тайм-менеджмента. В интернете можно найти много специальных приложений или расширений, где пользователь прописывает задачи и задаёт комфортные для себя временные отрезки.

Приложения для Android:

• PomoTodo
• ClearFocus

Приложение для iOS:

• Forest
• Flat Tomato

Сервисы:

• TomatoTimer
• Pomodoro Tracker
• Focus booster

Метод Феррисса

Автор книги «Как работать 4 часа в неделю» Тимоти Феррисс предлагает использовать технику планирования «1–3–5», где цифры — количество задач. Нужна небольшая тренировка, чтобы вы сразу смогли определять место для каждой задачи.

Суть подхода

Берём в работу девять задач (так надо!). Составляем список и распределяем их по срочности и приоритету:

• 1 — одна важная и глобальная задача на день;
• 3 — три задачи среднего масштаба;
• 5 — пять мелких задач, которые важно успеть сделать в течение дня.

Этот метод учит брать на себя столько задач, сколько возможно выполнить без стресса и срыва дедлайна. Не геройствуйте, не стоит работать над тремя глобальными задачами одновременно.

Как внедрить

Используйте ежедневник, заметки или ваш рабочий таск-менеджер. Идите по списку и выберите 9 задач, которые вы точно сделаете сегодня. Например:

• 1 — составить общее ТЗ проекта. Дело объёмное и важное, ставим его ключевым на этот день.
• 3 — задачи, которые необходимо сделать/проконтролировать, чтобы дела не стояли на месте: проверить отчёт отдела продаж, скорректировать планы на месяц, согласовать дизайн сайта с подрядчиком, актуализировать диаграмму Ганта и обсудить корректировку сроков с клиентом.
• 5 — дела, которые нужно сделать и идти дальше: созвон, отправить заявку на конференцию, обсудить с дизайнерами фидбек клиента и т. д.

Если успеваете больше задач, постепенно расширяйте список.

«Ешьте лягушку на завтрак»

Не волнуйтесь, никого есть не нужно. Здесь «лягушка» — это задача, которую вы не хотите выполнять по разным причинам — она может быть трудоёмкой, нудной или просто вам не нравиться.

Суть метода

Выработайте привычку делать в первую очередь задачи, которые вам не нравятся. Мысли о них постоянно отвлекают от работы и висят «камнем на шее». Поэтому, как только вы от них избавитесь, почувствуете свободу и силы для выполнения новых задач.

Как внедрить

Составьте список задач на день. Выделите те, которые вводят вас в уныние, выдохните и начинайте их выполнять.

Например, я не люблю собирать объёмные отчёты по спецпроектам из нескольких источников. Но без отчёта я не пойму эффективность работы своей команды, поэтому это дело важное. Открою Google Analytics и начну с утра пораньше.

«Делите слона на бифштексы»

В процессе применения этого метода ни одно животное не пострадало. «Слон» в данном случае — объёмная работа, которую необходимо выполнить.

Суть метода

Часто объём работы ужасает, и мы не можем даже начать что-то делать. «Как съесть слона? Он ведь такой огромный!» Разбиваем глобальную задачу на маленькие подзадачи — делим слона на бифштексы. Когда есть маленькие чёткие шаги, всё становится понятней и планировать время гораздо проще.

Как внедрить

Например, есть глобальная задача — провести моментальную распродажу для подписчиков интернет-магазина. С чего начнём? Пропишем все этапы работы и определим сроки:

• определить механику распродажи — 1 день;
• описать условия сегментации — 1 день;
• проработать прототип дизайна кампании — 3 дня;
• составить ТЗ на разработку писем — 2 дня и т. д.

Это и есть те самые «бифштексы» — чёткие шаги к выполнению большой задачи. Далее я постепенно выполняю каждый пункт этого списка.

Тайм-менеджмент для маркетолога — общие рекомендации

Необязательно выбирать какой-то метод и строго придерживаться его. Достаточно помнить универсальные правила тайм-менеджмента:

• Совмещайте методики и ищите удобный для вас подход. Все способы отлично дополняют друг друга. Например, заводите таймер «Помодоро» на дела из первого квадрата матрицы Эйзенхауэра. Или начинайте рабочий день с «лягушки», а потом составляйте список Феррисса «1–3–5». Это поможет максимально собраться и не доводить до аврала.
• Ключ к успеху — системный подход, только тогда тайм-менеджмент даст результат. Если вы составляете матрицу или работаете по «помидорам», делайте это регулярно. Методы не работают раз в месяц.
• Не стройте планов на месяцы вперёд. Небольшой список дел на день или неделю гораздо ближе к реальности, чем красивые бесконечные записи в вашем лучшем ежедневнике.
• И главное: мы всегда думаем, что сделаем всё быстро и хорошо, но на самом деле это не так! Следите за дедлайнами, не обещайте многого и учитывайте риски.

Тайм-менеджмент для маркетолога — это в первую очередь привычка, которую нужно выработать. Ищите свой способ, пробуйте разные подходы. Чем комфортнее будут эти подходы, тем проще следить за временем и задачами.

Определение квадранта для определения приоритета

Большинство американцев, вероятно, знают Дуайта Д. Эйзенхауэра как 34-го президента Соединенных Штатов. Однако до этой роли он служил генералом в армии и Верховным главнокомандующим союзными войсками во Второй мировой войне. Во время службы в армии, часто сталкиваясь с трудными решениями и конфликтующими приоритетами, он разработал принцип, помогающий нам расставлять приоритеты в задачах по срочности и важности, теперь известный как матрица Эйзенхауэра .

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре квадранта :

1.    Выполняйте. Эти задачи являются срочными и важными.

2.    План. Это важно, но не срочно.

3.    Уполномоченный. Это срочно, но не важно.

4.    Устранить. Эти задачи не являются ни важными, ни срочными.

Квадрант 1: Делайте  

Хотя Квадрант 1 предназначен для включения задач, которые вы выполняете в первую очередь, на самом деле вы должны сосредоточиться на выход из Квадранта 1 . Для кого-то все срочно и важно, но если все в приоритете, то ничего быть не может. Здесь важно научиться быть честным в отношении того, что действительно является главным приоритетом, а что может попасть в другие квадранты.

Все ли в этом квадранте крайне срочно и важно? Или некоторые пункты менее срочные, чем другие? В таком случае, если что-то может подождать пару часов, оно попадает в квадрант 2, и мы можем начать планирование и дальнейшую расстановку приоритетов.

 

Квадрант 2: План  

Большинство из нас, вероятно, склонны естественным образом тяготеть к левому верхнему углу — к срочным и важным. И тогда многие из нас, скорее всего, перейдут к квадранту 3, делегируя полномочия, а не действуя в более естественном порядке. Идея здесь заключается в том, что после того, как срочное и важное вычеркнуто из списка, вы можете делегировать полномочия на дальнейшую очистку своего списка дел.

Ключ к использованию этого инструмента для достижения максимальной эффективности и успеха заключается в том, чтобы проводить как можно больше времени в квадранте 2.

Квадрант 2 должен быть в центре вашего внимания. Вы должны жить в верхних квадрантах матрицы — работать в квадранте 1, чтобы выжить, и проводить остальное время в квадранте 2. личное решение. Это будет выглядеть по-разному для разных людей или для разных типов бизнеса. Если вы работаете в команде или у вас есть коллеги, которым вы доверяете, также может быть полезно выйти из вакуума, чтобы получить информацию извне, а также помочь расставить приоритеты для большего блага команды или проекта.

Возьмем, к примеру, гипотетический проект. Этот проект состоит из пяти шагов. Первый шаг, очевидно, срочный и важный. Но следующие четыре шага можно рассмотреть в Квадранте 2: Планирование. Затем, когда вы запланировали шаги со второго по пятый, вы можете подумать о делегировании.

 

Квадрант 3: Делегирование

Квадрант 3 — это место, где вы делегируете срочные, но не важные задачи. Однако это может вызвать некоторое беспокойство. Многие добросовестные лидеры не хотят обесценивать члена команды, которому делегируют полномочия, и не хотят оскорблять проект, для которого делегируют полномочия.

Когда мы говорим, что эти задачи «не важны», на самом деле там стоит звездочка. Не важно, что вы выполняете именно эту задачу. Возможно, вы делали это один или два раза и теперь можете помочь члену команды расти, взяв на себя новую ответственность. Конечно, важно, чтобы это было сделано, но необязательно тратить на это свое время .

 

Квадрант 4: Исключить

Мы смотрим на квадрант 4: задачи, которые не являются срочными и не важными, и легко предположить, что это будет пустой тратой времени. Хотя это вполне может быть связано с отвлекающими факторами, которые мешают эффективности, для многих это также и спасение.

Ответ на Квадрант 4 — сделать его своим временем простоя . Если вы неэффективно перемещаетесь по квадрантам с 1 по 3, этот квадрант будет исключен. Другими словами, этот квадрант также может быть вашей наградой.

 

Приоритеты ранжирования

Если вы думаете об этих вещах исключительно в контексте того, что важно для вашего бизнеса, вы придете к другому ответу, чем если бы вы рассматривали то, что важно как для вашего бизнеса, так и для ваша личная жизнь.

Наконец, спросите себя, как вы оцениваете эти различные элементы, чтобы определить, что срочно, а что нет, или что важно, а что нет. Что для вас важнее всего в целом? Как матрица влияет на ваши цели и наоборот? Критерии, которые вы используете, чтобы судить об этом, почти так же важны, если не более важны, чем попытка сделать рейтинг и ранжирование.

Spitulnik Advisors предоставляет компаниям лучшую основу для принятия решений о том, что делать дальше и кем стать, исходя из их целей. Чтобы донести этот уровень ясности до вашей управленческой команды, давайте поговорим сегодня по телефону 312. 593.3181 или напишите нам по электронной почте [email protected] .

 

 

Матрица Эйзенхауэра и три мысли для лидеров – Эрик Гейгер

2 апреля 2015 г. Эрик Гейгер

Дуайт Эйзенхауэр сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Ему приписывают эту цитату из-за его акцента на планировании и стратегии. Из этой цитаты родилась матрица Эйзенхауэра, которую позже популяризировал Стивен Кови. Вот мой набросок:

Матрица состоит из четырех квадрантов:

1. Срочно, Важно: Это вещи, которыми нужно заняться сейчас, и они включают текущее выполнение, важные разговоры и необходимые перерывы. Мы проведем большую часть своей жизни в этом квадранте, поскольку это то, что мы должны делать, то, что мы имеем честь делать.
2. Важно, не срочно: Здесь лидеры занимаются стратегическим планированием и выполняют наиболее вдумчивую и творческую работу. Мудрые лидеры находят время и энергию, чтобы инвестировать в этот тип работы. Они планируют это время, чтобы иметь возможность планировать будущее, готовиться и тесно сотрудничать с командами.
3. Неважно, не срочно: Это ненужные отвлекающие факторы, которые практически не приносят пользы. Мудрые лидеры постоянно стараются перестать делать такие вещи.
4. Срочно, не важно: Это срочные задачи, которые возникают, но могут быть выполнены кем-то другим или должны быть выполнены кем-то другим, потому что другой более квалифицирован или в конечном итоге отвечает за срочное дело. Другими словами, это не должно иметь для вас большого значения. Эти элементы должны быть делегированы или переданы на аутсорсинг.

Поскольку я руководил и наблюдал, как ведут другие, вот три мысли для руководителей:

Найдите время для планирования работы, а не просто для ее выполнения.

Вместо того чтобы мыслить стратегически, многие лидеры хаотично бегают по множеству направлений. Результатом того, что вы не уделяете достаточно времени Квадранту I, является хаос, напрасная трата энергии и бездумное исполнение. Если вы никогда не проводите время в квадранте I, вы не в состоянии обработать и извлечь уроки из всей деятельности, и вам не хватает способности планировать будущее.

Ненужное отнимает энергию у важного.

На самом деле именно Квадрант III крадет важную энергию у лидеров, энергию, необходимую для Квадранта I и Квадранта II. Как сказал Питер Друкер: «Нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, что вообще не следует делать». Лидеры, которые не тратят время на оценку того, что не следует делать в первую очередь, продолжают тратить время и энергию на неважное.

Срочное и важное может ошеломить.

Многие лидеры несут обиду и усталость от действий, которые попадают в квадрант II — срочных и важных, которые постоянно всплывают.

No related posts.