Условия эффективной коммуникации: 10 правил для успешных переговоров

10 правил для успешных переговоров

Содержание:

Эффективная коммуникация с людьми — это не просто обмен информацией. Речь идет о понимании эмоций и намерений участников разговора. Недостаточно четко передать сообщение, важно слушать так, чтобы у собеседника не возникало мысли о том, что его не понимают.

Цель коммуникации – наладить и оберегать взаимосвязь, поддержку и рабочие взаимоотношения, взаимовыгодные и, следовательно, длительные. Как этого достичь? Непросто, но мы собрали 10 правил, которые помогут достичь вышесказанного.

Правило 1. Услышьте, а не слушайте

Знакома ситуация, когда вы находитесь, например, на мозговом штурме с коллегами и вроде слушаете все, что они говорят, но ваши мысли где-то далеко? Или другая ситуация — вы выступаете на этом же самом собрании, смотрите на коллегу и понимаете, что он вас вовсе не слышит, хотя при этом он может кивать на ваши «Вы согласны со мной?».

Все мы с этим встречались. В этом виноваты не вы и не ваш коллега, а клиповое мышление. Это проблема нашего поколения: мы воспринимаем информацию «кусками» или яркими образами, не можем сосредоточиться на одной теме и постоянно перескакиваем с одного на другое.

Чтобы клиповое мышление не мешало коммуникации в коллективе можно использовать простые техники активного слушания, которые покажут собеседнику, что вы его слышите и понимаете:

1. Если вы чувствуете, что ваши мысли ушли в другое русло, сосредоточьтесь на пальцах ваших ног (почувствуйте в них напряжение). Это поможет вернуться к разговору и отвлечься от непрошенных размышлений.
2. Перефразируйте. Повторите то, что сказал ваш собеседник — тем самым вы сосредоточитесь на его словах и покажите, что слышали все, что он сказал.
3. Используйте эхо-реакцию. Это повторение последних слов и фраз, которые произнес собеседник.

Например:

— Мы молодцы. Было сложно, но наша выручка достигла сто тысяч в этом месяце.

— Ого, сто тысяч, ды мы большие молодцы.

Правило 2. Поймите собеседника

Проявление эмпатии — один из важных «мягких» навыков человека. Она заключается в осознанном сопереживании эмоцинальному состоянии других людей, способность распознать, что они чувствуют, и выразить сострадание. Умение сочувствовать помогает нам ощутить сопричастность тому, что происходит с человеком, а сам человек поймет: его эмоции важны для вас, вы его принимаете.

Правило 3. Сосредоточьтесь на позитивном

Постоянные жалобы и пессимизм — это верный путь отвернуть от себя собеседника. Если вы живете негативом, то при общении с вами у людей будут возникать негативные ассоциации и они не смогут вас слушать с полным придыханием, а может и вовсе добавят вас в список «токсичных коллег». Если же, наоборот, коллега вызывает у вас чувство неприязни, то ищите в нем положительные черты, вместо отрицательных.

Правило 4. Будьте честными

Быть честным всегда полезно, а сейчас искренность особо востребована. Это не значит, что вы обязаны рассказывать обо всем, что думаете и знаете. Честность – это умение придерживаться прозрачности во время диалога. Если говорите на какую-то тему, не стоит вилять.

Честный разговор может быть сложным, но это важно.

Правило 5. Говорите прямо

Наравне с честностью стоит прямота. Люди не умеют читать мысли, и часто конфликты возникают из-за недопонимания и недосказанности. Поэтому говорите и уточняйте все, что вызывает у вас сомнения. Кроме этого, научитесь выражать свои мысли конкретно и ясно, в этом может помочь простое упражнение, состоящее из двух шагова:

• Выпишите поток ваших мыслей, которые хотите донести до собеседника (только на одну тему).
• Сократите их до максимума: убирайте все слова, которые не несут смысловой нагрузки.

Практикуйте этот метод как можно чаще и вы заметите, как из длинного сообщения получается мысль на 2-3 предложения. Умение кратко и прямо излагать мысли особенно необходимо в профессиональной коммуникации.

Правило 6. Проявите уважение

Заполучить внимание собеседника можно с помощью уважения, которое можно выразить простыми способами:

• Кивнуть.
• Улыбнуться.
• Поприветствовать и попрощаться.
• Оценить внешний вид или успехи.
• Предложить помощь.

Говорите с другими так, как вы хотите, чтобы говорили с вами.

Правило 7. Научитесь делать паузы

Пауза — это возможность остановиться и подумать, прежде чем начать говорить. Причем она нужна как вам, так и собеседнику, чтобы «переварить» сказанное. Есть несколько способов использовать паузы:

• Пауза как запятая. Делайте короткие паузы тогда, когда в письменной речи вы бы поставили запятую. Во вчерашнем отчете [пауза] который вы мне вчера прислали [пауза] я заметил несостыковку.
• Пауза абзаца. Используйте длинные паузы перед переходом от одной идеи к другой.
• Упорная пауза. Если вы хотите подчеркнуть ключевое слово или фразу, попробуйте сделать паузу непосредственно перед и сразу после слова или фразы.
• Пауза для риторического вопроса. После того, как вы зададите своей аудитории риторический вопрос, сделайте паузу на некоторое время. Это стимулирует вашу аудиторию к участию, внутреннему мышлению об ответе на ваш вопрос.

Правило 8. Уступите, если нужно

Не редкий случай, когда люди не могут удержаться и не начать атаковать любое мнение, которое им было высказано. Наиболее распространенная причина — расхождение убеждений и ценностей. Но не всегда верным решением будет вступление в конфликт. Научитесь понимать, в каких случаях стоит уступить, чтобы не обидеть собеседника.

Правило 9. Будьте последовательными

Если вы не можете уследить за своими мыслями, то что можно говорить о собеседнике. Общение должно напоминать равномерно бегущий поток, а не хождение по раскаленным углям или океанский шторм. Выстраивайте разговор подобно структуре статьи: введение, основная часть разбитая на смысловые блоки и обязательно заключение.

Правило 10. Следите за жестами и мимикой

Невербальные способы общения могут сказать больше, чем слова. Вы можете убеждать человека, что все хорошо, но грустный взгляд будет выдавать вас. Научитесь использовать такие средства коммуникации, как жесты и мимика:

• Улыбайтесь искренне.
• Не принимайте закрытые позы, например, скрещенные руки.
• Держите зрительный контакт: не смотрите по сторонам во время разговора. Если собеседников несколько, уделите зрительное внимание каждому.
• Не хмурьтесь и не ухмыляйтесь.

Эффективные коммуникации, приемы и навыки эффективных коммуникаций

Коммуникативные навыки используются нами на автоматическом уровне ежедневно, например: умение говорить и слушать, умение поддержать разговор. Однако во многих ситуациях оказывается, что наше умение коммуницировать недостаточно для достижения поставленных целей. 

 

Открытия в области гуманистической психологии, сделанные во второй половине XX века, позволили сформулировать ряд приёмов, научившись которым вы сможете достичь значительных успехов в повышении эффективности коммуникации. В дальнейшем будем называть активного участника коммуникации (того, кто в данный момент говорит) «отправителем», а того, кто в данный момент слушает – «адресатом» или «получателем». 

 

То, как отправитель строит коммуникацию зависит в первую очередь от его отношения к самому себе и к адресату. Успешная коммуникация подразумевает уважение к обоим участникам процесса. Следует помнить, что эффективная коммуникация – не манипулирование партнёром с целью извлечения односторонней выгоды, а доверительное, взаимовыгодное общение. 

Список навыков для эффективной коммуникации

Ниже приведём список некоторых навыков, необходимых для эффективной коммуникации: 

1. Умение слушать – не только способность сконцентрироваться и воспринять информацию, но и умение поощрить рассказчика, отправителя, задать уточняющий вопрос, использовать приёмы перефразирования («т. е. вы имели в виду…»), непонимания, отражения, резюмирования.
2. Гибкость и способность искать компромиссы.
3. Эмпатия – способность почувствовать эмоциональное состояние партнера и учитывать его при построении коммуникации.
4. Контроль над эмоциональным напряжением, способность разрядить напряжение. 

Эффективная коммуникация невозможна без установления так называемой «психологической стыковки» между отправителем и адресатом. Это то, что на разговорном языке называется «нахождением на одной волне».

Приемы эффективной коммуникации.

Вот ряд приёмов, которые помогут вам достичь такой «стыковки» на деловой встрече: 

1. Создайте приятную и спокойную обстановку.
2. Предоставьте первое слово вашему собеседнику.
3. При несогласии с ним, ни в коем случае не перебивайте его. Дайте ему полностью высказаться.
4. Повторяйте его фразы, слегка их перефразируя. Это позволит продемонстрировать, что вы внимательно его слушаете, а также поможет вам удостовериться, правильно ли вы его поняли.
5. Если вы не согласны с предложением собеседника, предложите альтернативное решение, подкрепляя свою речь ясными и весомыми аргументами. Приведите примеры подхода, аналогичного вашему, подтверждающие его результативность.
6. Перед тем, как закончить встречу, подытожьте её. Выделите самое главное.
7. Независимо от результата встречи, выскажите намерение продолжать сотрудничество и поблагодарите собеседника за участие в обсуждении. 

Чтобы достичь максимального результата, следует обратить внимание на средства невербальной коммуникации.

• Поза: Примите открытую позу. Открытая поза, когда руки и ноги не скрещены, говорит об открытости и доброжелательности. Слушая собеседника следуют слегка наклонить голову в его сторону. Вы можете изредка кивать, что означает не только согласие, сколько внимание и принятие.
• Темп и громкость речи, дикция: Не забывайте делать паузы. Обратите внимание, хорошо ли вас слышит собеседник. Оптимальный темп речи – около 120 слов в минуту.
• Внешний вид (неаккуратный, или, наоборот, неадекватно формальный внешний вид может быть воспринят как проявление неуважения к собеседнику)
• Жестикуляция и мимика: копирование жестов и мимики собеседника способствуют установлению доверительных отношений. Такое копирование создаёт ощущение зеркала, и ваш собеседник будет чувствовать себя максимально комфортно. Но копирование должно производиться осторожно, чтобы собеседник не почувствовал, что его пародируют. 

Используя вышеописанные приёмы, вы сможете постепенно научиться эффективной коммуникации, что благоприятно скажется на вашем личностном и профессиональном росте.

---

Сертификаты

Все сертификаты

Благодарственные письма

письмо

Все письма

ОТЗЫВЫ

Вечер с экспертом Анастасией Казанцевой «Оценочный супермаркет». Отзыв Л.Серегеева, «ГУД-ФУД»

Сергеев Леонид,

Информативно, увлекательно, полезно. Анастасия провела мероприятие увлекательно и доходчиво. Было много примеров и необычных мыслей.

Все отзывы

НОВОСТИ

07 Окт 2022

Бизнес-тренеры Бюро «Акцент» рассказали о секретах обратной связи

30 Авг 2022

Как создать в компании систему менторинга?

Все новости

Подписка на новости

6 Условия для эффективной коммуникации

Коммуникация движет бизнесом. Независимо от того, закупаете ли вы продукты в отделе закупок, отвечаете на запросы клиентов в колл-центре, проверяете сотрудников отдела кадров или анализируете хранилища данных в исследовательской группе, ваш успех зависит от того, сможете ли вы передавать информацию и влиять на курс действий. Плохо спланированное сообщение с неоднозначной целью, в котором не учитываются требования аудитории, выбор среды, важность сотрудничества, политики, процедуры, этика и безопасность, скорее всего, вызовет обратный эффект. В лучшем случае плохая коммуникация нанесет ущерб вашей репутации и оставит у аудитории плохое впечатление о вашей компании. В худшем случае плохая коммуникация может привести к тому, что ваша аудитория неправильно поймет ваши намерения или проигнорирует ваши рекомендации. С другой стороны, хорошая коммуникация пользуется уважением у аудитории и, вероятно, приведет к запланированным благоприятным результатам. Хорошее общение может быть достигнуто при соблюдении 6 условий эффективного общения.

 

Источник инфографики: Столпы коммуникации

Чтобы обеспечить успешную коммуникацию, вам необходимо иметь четко определенную цель, понимать свою аудиторию, общаться с помощью средств, удобных и надежных для вашей аудитории, следовать правовым и этическим нормам, работать совместно разрабатывать унифицированное сообщение и безопасно передавать конфиденциальную информацию. Эти 6 условий эффективного общения представлены в прилагаемой инфографике и подробно описаны ниже.

1. Цель

В бизнесе люди общаются по широкому кругу вопросов, и стратегии и методы, которые мы используем для передачи нашего сообщения, зависят от наших потребностей, условий и аудитории. Например, содержание, язык, тон и способ должны различаться в зависимости от того, регистрируем ли мы жалобу или просим об услуге. Цель также может определять, следует ли общаться устно или письменно. Например, вы можете поговорить с кем-то лицом к лицу, когда просите об услуге, и написать что-то, что требует юридической помощи.

Четко определить свою цель и держать ее на первом месте очень важно, когда вы разрабатываете и передаете свое сообщение. Четкое определение цели поможет вам сосредоточиться на том, что имеет отношение как к предмету обсуждения, так и к человеку, к которому вы обращаетесь, и значительно повысит ваши шансы на достижение ваших целей. Хотя достижение ваших целей может произойти без надлежащего планирования и определения вашей цели, вы не всегда добьетесь успеха, если подойдете к предмету без надлежащего планирования.

2. Аудитория

Чтобы эффективно общаться, вы должны понимать свою аудиторию. То, как вы пишете или говорите, и язык, который вы используете, должны соответствовать культуре, образованию, опыту и другим характеристикам, определяющим вашу аудиторию. С аудиторией, которая не имеет опыта работы с вашей компанией, вы должны использовать простой язык, который прост для понимания. Зрителям, знакомым с вашей компанией и ее продуктами, может быть удобнее использовать определенный жаргон. Однако составления профиля вашей аудитории на основе их знакомства с вашим бизнесом может быть недостаточно. В некоторых ситуациях вам следует обратить внимание на другие факторы, которые могут помочь вам нацелить ваше сообщение на достижение успешных результатов. После того, как вы профилируете свою аудиторию, попытайтесь разработать сообщение, ориентированное на их точку зрения.

Вот несколько основных вопросов, которые вы можете использовать для разработки профиля аудитории и коммуникационной стратегии, ориентированной на вашу аудиторию.

• Насколько знакома ваша аудитория с темой, которую вы будете обсуждать?
• Каков уровень принятия решений вашей аудиторией в отношении вашего проекта?
• У вас есть формальные или неформальные отношения с вашей аудиторией?
• Популярна или непопулярна тема среди вашей аудитории и будет ли им интересно ее слушать?
• Какую позицию поддерживает аудитория и почему?
• Какое действие может предпринять аудитория после получения вашего сообщения?

3. Ресурсы

Часто коммуникаторы выбирают средство передачи своих сообщений по неверным причинам. Как правило, коммуникаторы решают, писать кому-то или говорить, исходя из собственных предпочтений и удобства. Тем не менее, выбор должен включать серьезное рассмотрение. Лучшие решения основаны на тщательном рассмотрении аудитории, получающей ваше сообщение, и компромиссов, связанных с речью и письмом.

Письмо обеспечивает долговременную запись, которую можно использовать для передачи подробных фактов и цифр с помощью точного языка. Письмо также позволяет коммуникаторам включать исходные материалы в виде таблиц, списков, диаграмм и графиков, которые могут предоставить дополнительные данные, которые было бы нецелесообразно или невозможно передать получателям при разговоре. Выступление приглашает аудиторию к участию и дает возможность получить немедленную обратную связь, выявить возражения, ответить в режиме реального времени и оценить понимание и поддержку. Но написание приглашенных считается оценкой.

Современные предприятия имеют широкий спектр каналов связи, которые они могут использовать. Для общения с аудиторией они могут использовать личные встречи, записки, письма, социальные сети, вебинары и телеконференции. Доступ к профессиональным круглосуточным службам перевода позволяет легко общаться с аудиторией по всему миру. Независимо от того, как вы доносите свое сообщение, не просто выбирайте наиболее удобную для себя форму общения. Остановитесь, обдумайте свои варианты и выберите правильный канал и средство для своего сообщения. Используйте новые каналы связи, но помните об ограничениях, например о том, как инфраструктура в каждой стране может ограничивать доступ и эффективность.

4. Этика

Формальные правила и положения не могут начать охватывать все ожидания, которые общество возлагает на бизнес, и невозможно обеспечить их соблюдение. Тем не менее, помимо формальных правил и положений, бизнес также регулируется набором неписаных этических ожиданий. Таким образом, современные предприятия ведут себя социально ответственно, защищая долгосрочные интересы общества и окружающей среды. Прогрессивные компании заставляют коммуникаторов смотреть за рамки регулирующих систем и поступать правильно. Компании должны не только иметь политику этического общения, но и подкреплять ее действиями.

5. Сотрудничество

В прошлом деловое общение рассматривалось как индивидуальная функция. Однако сегодня эффективное общение часто требует командной работы, поскольку сложность, объем, последствия и точность решений и информации стали настолько разнообразными, что распространяются на многих людей, дисциплины и заинтересованные стороны. Эффективное сотрудничество может быть затруднено из-за бюрократии, отсутствия участия, культурных и языковых различий и недоверия, которое необходимо преодолеть, чтобы обеспечить успех команды. Кроме того, единое сообщение должно быть передано правильно для достижения поставленных целей.

6. Безопасность

Независимо от вашей должности, все сотрудники должны уважать и защищать конфиденциальные и конфиденциальные данные, независимо от того, хранятся ли они внутри, обрабатываются на серверах или передаются извне. При общении вы должны обеспечивать безопасность и целостность информации, которой вы делитесь. Вы несете ответственность за обеспечение безопасного общения путем предотвращения внутренних корпоративных преступлений, мошенничества, краж, нарушений этических норм и неправомерных действий. Небрежное отношение к адекватной безопасности может разрушить вашу репутацию и подвергнуть бизнес юридической и социальной проверке.

6 условий для эффективного общения

консультации по финансовому планированию– Стоковое изображение

 

3 условия, необходимые для эффективного общения в 

связи  это иллюзия, которую он принял место ». ~ Джордж Бернард Шоу

Основная причина большинства организационных проблем и проблем в отношениях заключается в неэффективном общении. Когда один человек неправильно понимает или неправильно истолковывает слова или действия другого, возникает путаница и рассогласование. Когда это трение не разрешено, возникает конфликт. Длительное неэффективное общение быстро подрывает организационную культуру и увековечивает токсичную рабочую среду.

Есть три условия, необходимые для создания и поддержания прочных, значимых и продуктивных отношений посредством общения. Эти условия создают основу для эффективных коммуникаций на всех уровнях вашей организации.

Первым условием эффективного общения является повышение вашей способности по-настоящему слушать. Все мы регулярно участвуем в том, что я называю слушанием первого уровня. Глядя на говорящего, время от времени кивая головой и произнося «угу», мы показываем говорящему, что участвуем в разговоре. По правде говоря, на первом уровне мы вообще мало слушаем, потому что отвлекаемся на то, что происходит у нас в голове. Наш мозг сравнивает, размышляет и комментирует сказанное. На первом уровне мы слушаем в первую очередь с целью сформулировать наш следующий ответ или возражение, что часто означает, что мы слушаем только в тот момент, когда мы готовы прервать.

Чтобы по-настоящему слушать и, в конечном счете, общаться более эффективно, нам нужно практиковаться в слушании на втором и третьем уровнях. Аудированию второго и третьего уровня научиться несложно, но это требует усилий.

Когда мы слушаем на втором уровне, наше внимание сосредоточено на другом человеке, а не на нас самих. Мы внимательно слушаем, чтобы понять, и делаем все возможное, чтобы заставить замолчать наши собственные внутренние наблюдения по поводу того, что нам говорят. Мы ждем, пока ответы на вопросы будут полностью выражены, прежде чем вдумчиво ответить или сформулировать наш следующий вопрос. Разговор замедляется, а намеренность обмена увеличивается.

Для любого, кто может руководить другими или влиять на них, умение слушать на третьем уровне необходимо. Мы демонстрируем умение слушать на третьем уровне, когда обращаем внимание на тон и энергию разговора. Слушание на третьем уровне позволяет нам увидеть то, что скрыто между строк, и услышать то, что не говорится вслух, но может быть прочувствовано. Разговор еще больше замедляется и становится объемным. Критическая информация может быть получена путем прослушивания на третьем уровне, что потенциально может повлиять на важные решения руководства.

В течение следующих нескольких дней я призываю вас оценить свой уровень слушания, переключиться на более высокий уровень слушания и обратить внимание на то, что происходит в ходе разговора. Вы можете быть удивлены новой информацией и идеями, которые станут доступны вам!

Второе условие для эффективного общения — помнить о своих метанавыках. Мета-навык — это способ существования, позиция или энергетическое поле, которое мы привносим в разговор. Мы все были вовлечены в разговоры, которые кажутся напряженными, враждебными или даже оскорбительными. Это энергетическое поле было создано — сознательно или бессознательно — нами или кем-то другим, и разговор быстро становится непродуктивным.

Осознанно выбирая метанавыки, такие как сострадание, любопытство или чувство юмора (когда это уместно), мы создаем условия для более вдумчивого и продуктивного разговора. Чтобы лучше следить за своими метанавыками, обратите внимание на позицию или отношение, которое вы занимаете при встрече и разговоре — вы открыты и вовлечены или сосредоточены на задаче и прямолинейны? Затем начните сознательно выбирать метанавыки, которые создадут эмоциональное поле, которое будет служить вашим отношениям и подготовит почву для эффективного общения. Никогда не недооценивайте влияние своего образа жизни и создаваемого вами эмоционального поля!

Третье условие эффективного общения — открытость для разных точек зрения. Взгляд на проблему с чужой точки зрения и готовность метафорически встать на их место имеет решающее значение для связи с другими, особенно когда необходимо решить проблему или разрешить конфликт. Когда мы готовы это сделать, люди чувствуют, что их услышали и поняли.

Когда вы изучаете разные точки зрения, очень полезным может оказаться это основное правило: «Каждый может быть прав, но только частично». Другими словами, в точке зрения каждого есть доля правды.