Разное

Важно и срочно таблица: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

ОпубликованоАвторalexxlab

Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра

Содержание

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

  • Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
  • Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
  • Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
  • Формирует желание работать.
  • Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

 Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1.Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

2.Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D,C.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3.Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Как правильно расставить приоритеты: практические советы

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

  • Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
  • Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
  • В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
  • Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но не делает ничего. Если у вас та же ситуация, прочитайте статью: «Как превратить мечту в реальную задачу с помощью техники постановки целей по SMART».

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье «Эмперический закон Парето 20/80 для повышения КПД любого человека до 100%»

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее. Правильно расставляйте приоритеты, следите за эмоциональным состоянием.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

Как я планирую день. Система на базе гугл-таблиц

1 октября 2021

7251 просмотр

Владимир Булгаков
Предприниматель в сфере IT и телеком. Бизнес-консультант и коуч. Практик тайм-менеджмента и личной эффективности с большим стажем.

Для достижения целей очень важно настроить систему эффективного планирования. Особенно когда проектов, целей и задач много.

Планирую я давно и много чего перепробовал как на бумаге, так и с использованием разных программ и приложений. Прошел немало разных тренингов по личной эффективности.

Одной из лучших считаю методику, описанную в книге Стивена Кови «Главное внимание — главным вещам».

В книге Кови это выглядит так:

Я больше десяти лет планирую таким способом и усовершенствовал его под свои задачи — оцифровал и геймифицировал. Добавил кое-то из методик из гуру ТМ Глеба Архангельского. Сначала сделал в экселе, потом перевел в облака — гугл-таблицы, что гораздо удобнее.

Почему не программа или приложение? Много я их разных перепробовал — не подошли под мои цели. У меня план дня четко связан с дневником-хронометражом, а этого нигде нет.

Мало где есть бюджетирование времени, а без этого невозможно проверить план на реалистичность. Ну и в гугл-таблицах — я полный хозяин — нет никаких ограничений. Могу быстро реализовать любой функционал, расчеты и отчеты.

Моя таблица для планирования дня выглядит так (реальный скрин — часть инфо затер):

Шаблон плана дня можно найти по этой ссылке. Скопируйте на свой гугл-диск и дальше пользуйтесь, затачивайте под свои нюансы.

На год заводится одна гугл-таблица.

Новый день — новая закладка в файле — делается копированием в один клик.

Структура таблицы

Слева — расписание для под «жесткие» задачи (привязанные ко времени).

Справа — общий список задач по категориям:

●      Главные цели дня (ГЦД)

●      Вторичные цели дня (ВЦД)

●      Дополнительные цели дня (ДЦД)

Использую формулу 3 х 3 х 5. Три главных задачи, три вторичных и три дополнительных.

В главных целях дня (ГЦД) у меня три пункта:

— Главная Цель Дня (срочно и очень важно)

— БАЦ (Большая Амбициозная Цель) (не срочно и важно).

— «Лягушка» — задачи из списка лягушек (неприятные мелкие задачи, делать которые не хочется, но надо).

Внизу блок для резервных задач — «Может быть выполнено».

Как происходит планирование

  1. Заполняю список задач в левой части согласно приоритетам.
  2. Задачи бюджетируются по времени (Колонка dTц:  d — длительность, Т – время, ц — цель ), в том числе для оценки «трезвости планирования». Автоматически рассчитывается общее плановое время дня — нужно следить, чтобы оно не выходило за плановый общий бюджет времени дня.
  3. Заполняю левую часть — расписание дня: задачи, привязанные ко времени — встречи, созвоны и др.
  4. В расписание вносятся Главные задачи, даже если они не привязаны ко времени. Это важно!
  5. Затем распределяю по сетке расписания остальные задачи, которые планирую выполнять в это время, но тут допускается гибкость.

Как отслеживается выполнения плана

  1. В колонке Вып при подведении итогов проставляю процент выполнения данного пункта (0 — 100%).
  1. По каждой категории задач подсчитывается средний процент выполнения задач.

И внизу общая цифра выполнения по всем пунктам по всем группам.

Один из показателей учитывает весовые коэффициенты задач/целей — сколько «весит» та или иная задача относительно других задач на день. Эти показатели в процентах проставлены в колонке «Вес цели».
Для Главной Цели Дня я выставил вес 40%. Вы можете выбрать другой процент.

Как определяется процент выполнения плана по задаче

Для процессных целей — по освоению бюджета времени. Например, если на задачу было запланировано два часа, а по факту я занимался ею час, то процент выполнения — 50%. Если 10 минут — 8%. Даже если удается сделать только один микрошаг, стараюсь оцифровать и его. Это помогает сохранять ощущение движения вперед и поддерживает мотивацию. Нельзя же сказать, что задача совсем не выполнена?

Для целей-результатов — субъективная оценка, насколько был получен нужный результат. Поэтому важно при планировании осознавать какой результат должен быть получен.

  1. В итоге можно увидеть итоговый процент выполнения плана дня. Он подвергается оценке — как в целом прошел день, почему получился такой результат, как можно его улучшить. Этот итог попадает в статистику по дням, на основе которой строится график, и можно визуально оценить динамику выполнения планов.

Процитировать в Твиттере

Планирование без анализа и подведения итогов — фикция!

Еще ниже — ППД — Плановый Подвиг Дня (часто совпадает с Главной целью дня, но не всегда). Плюс пункты по отработке привычек и навыков.

«Мемуарник» — главное событие дня для вашей летописи/истории.

«Подарок за день» — что вы себе подарили в случае успешного дня.

Эта таблица плана связана у меня с таблицей дневника-хронометража. То есть автоматически считается фактическое время, затраченное на цели, и разница между планом/бюджетом и фактом. Так же есть связь с таблицей недельного плана (тоже модифицированный Кови).

Может показаться сложным, но если разобраться, система очень понятная, и много времени не занимает. План на день составляю в среднем за 10 минут. Развернутый отчет и анализ дня с цифрами — 25 минут.

Скачайте шаблон и попробуйте применить на своих целях на следующей неделе. Поверьте, оно того стоит!

Саморазвитие #Google #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент 

Срочное и важное: матрица Эйзенхауэра

Перейти к содержимому Срочное и важное: матрица Эйзенхауэра

При сегодняшней рабочей силе, которая постоянно находится на связи, мы постоянно получаем задачи.

И теперь, когда люди могут получать доступ к рабочей электронной почте и мгновенным сообщениям на своих смартфонах, границы того, когда ожидается получение и выполнение этих задач, могут размыться. Особенно, если мы хотим изображать из себя трудолюбивых и создать себе репутацию людей, выполняющих работу быстро.

Хотя люди могут довольно хорошо оценивать важность задач, которые они получают, часто бывает сложно оценить приоритетность этих задач, чтобы убедиться, что в итоге у вас будет продуктивный день.

В конце концов, у всех нас были дни, когда мы все время были заняты, но в конце дня не чувствовали, что достигли многого.

Это потому, что вы, возможно, работали над задачами, которые были срочными, но не важными.

Это может быть особенно сложно, когда кто-то отправляет вам задание, которое он считает срочным. Просто то, что они делегируют ее вам (путем передачи вам задачи по электронной почте или мгновенному сообщению), и они знают, что вы, вероятно, получите задачу почти мгновенно, могут создать ложную срочность относительно того, когда они могут вас ожидать. чтобы завершить его.

Итак, как мы оцениваем, над какими задачами следует работать?

Возможно, будет полезно использовать следующий инструмент:

Матрица решений Эйзенхауэра

Этот метод основан на цитате, приписываемой бывшему президенту США Дуайту Д. Эйзенхауэру:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важный. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Оценив, являются ли задачи срочными/важными, вы можете нанести их на следующую матрицу и решить, как с ними поступить наиболее логично.

Вот что делать с задачами каждого типа:

  • Важные/срочные квадрантные задачи (Выполнить) выполняются немедленно и лично, т.е. кризисы, дедлайны, проблемы.
  • Важные/Несрочные задачи квадранта  (Принять решение) получить дату окончания и выполнить лично, например. отношения, планирование, отдых.
  • Неважные/срочные задачи квадранта  (Делегировать) делегированы, например. перерывы, встречи, мероприятия.
  • Неважные/несрочные задачи квадранта  (Удалить) удаляются, например. траты времени, приятные занятия, мелочи

Вы когда-нибудь застревали на работе, которая казалась срочной, но не была важной? Дай мне знать.

Подкаст Idea to Value: прослушайте и подпишитесь сейчас

Прослушайте и подпишитесь на подкаст Idea to Value. Лучшие мнения экспертов о творчестве и инновациях. Если они вам нравятся, пожалуйста, оставьте нам отзыв.