Набрал много задач, не хочу оставлять их на выходные. Что делать? — Кинжал
Это рубрика «Кинжал, помоги». Вы пишете письма на [email protected], и, если мы в состоянии сказать что-то дельное, — текст появляется на сайте и в соцсетях.
Пишет Юрий:
Работаю удалённо, и в последнее время набрал кучу задач, из-за чего почти во всех провалил сроки. Несмотря на то что дел дофига, всё равно делаю всё только в рабочие часы, никак не могу работать ночью и даже в выходные. У меня нет каких-то суперважных дел на выходные — я могу просто гулять или пролежать весь день, но не открою ноут. Как заставить себя работать и как можно быстрее разгрузиться? При этом меня даже не грызёт совесть, что в выходной я ничего не делаю — это ж выходной и надо отдыхать.
Новые задачи пока не беру, но в обычном темпе делать всё равно ничего не успеваю.
Ну в смысле. Правильно всё делаете. В выходные надо отдыхать. Не надо закрывать здоровьем свои косяки планирования.
Спокойно идёте ко всем, кому вы что-то пообещали, и сообщаете: «Я недооценил сроки, давай придумаем новый план.
Главное — прийти не с проблемой, а с вариантами решения. Какие могут быть варианты:
- Вы снимаете с себя какую-то задачу. Просто договариваетесь, что не делаете. Если вы не кардиохирург, никто не умрёт от этого. А если кардиохирург — в вашем кардиоцентре есть и другие хирурги. Деньги возвращаете, если надо.
- Вы переносите задачу на после аврала. Половина того, что вы на себя взяли, не нужна людям прямо сейчас. Они спокойно подождут пару недель.
- Часть задач можно упростить, снизить глубину проработки.
- Задачу можно разделить на компоненты, часть отдать другим людям, от части отказаться.
- Наверняка с момента, как вы взяли эту задачу, ситуация изменилась. И теперь нужна не та задача, а какая-то новая. Вот обсудите заодно.
Короче: вашу гору дел можно разобрать на холмики. Но для этого нужно перестать делать гору дел, а начать договариваться с вашими заказчиками.
И ещё слово нашему другу и консультанту карьерного центра «Практикума» Анне Смирновой:
Юрий, привет! Классный вопрос!
Как правило, люди не прокрастинируют просто так. Надо понять, что мешает вам быть продуктивными. Давайте попробуем подойти к решению этого вопроса с диагностики текущего состояния.
Есть ли у вас силы — моральные и физические — сейчас работать?
Если ответ «нет», то первым делом приводим себя в бодрое отдохнувшее состояние. У каждого человека есть свои уникальные инструменты, которые помогают ему восстановиться и набраться сил, но в общем работать стоит на двух уровнях: физика — сон, спорт, питание — и психика.
Очень помогает рефлексия своего текущего состояния, например с помощью фреймворка Start, Stop, Continue: что я начну делать? что я перестану делать? что я продолжу делать?
Интересны ли вам те задачи, которые вы взяли? Почему вы взяли именно их и именно в таком объёме?
Важно понять: дело в том, что вам так интересно то, чем вы занимаетесь, что хочется взяться за всё, или же причина в том, что таким образом вы хотите повлиять, например, на свой доход и увеличить его сразу в несколько раз за счёт большого объёма работы?
Выстроен ли у вас такой процесс работы, который вам подходит и, самое главное, вдохновляет и радует?
Большой объём задач фрустрирует.
А большой объём задач, которые грамотно приоритизированы и включены в обычную жизнь в удобном для вас темпе, делают жизнь интереснее и радостнее.
Подумайте, как давно вы планировали свою неделю, спринт, месяц или квартал? А принимали решение делать что-то в первую очередь, а что-то вообще не делать? Если сложно вспомнить, когда последний раз вы уделяли время планированию и приоритизации, то можно сделать следующее упражнение: выпишите все задачи, которые вам нужно сделать в ближайшую неделю, и категоризируйте их с помощью матрицы Эйзенхауэра — срочно и важно, не срочно и важно, срочно и не важно, не срочно и не важно. Таким образом вы поймёте, что нужно сделать в первую очередь, что запланировать на потом, а что вообще отменить или делегировать.
При планировании обязательно включайте сон, приём пищи и время на отдых и попробуйте добавить минимум одно любимое дело в каждый ваш день. Вот увидите, работа начнёт вас радовать и грамотно встроится в вашу жизнь.
А большой объём задач, которые грамотно приоритизированы и включены в обычную жизнь в удобном для вас темпе, делают жизнь интереснее и радостнее.Если чувствуете, что работа не по душе, обратите внимание на карьерный центр «Яндекс Практикума».
- Если вы студент любой из образовательных программ Практикума, пройти программу трудоустройства можно бесплатно.
- Если вы не студент, можно получить платную консультацию.
Помните, что карьера — это не приговор, а выбор. Выбирайте то, что нужно вам.
Выбирайте нажать на эту кнопку
Пишите письма на [email protected], и если мы в состоянии сказать что-то дельное — текст появится на сайте и в соцсетях. Постараемся коротко, по делу и по возможности авторитетно.
Матрица Эйзенхауэра – Статьи – Ideefixe
Категория Осознанность 27.02.2019
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений. Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно.
Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту.
В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание.
Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете .
Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают.
Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да?
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно».
Так работают профессионалы!
То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным Посмотреть увеличенное изображение
Матрица Эйзенхауэра — это представление президента о продуктивности: вскоре после того, как Эйзенхауэр стал президентом, он посетил кампус Северо-Западного университета, чтобы выступить с речью. То, что он сказал, навсегда изменило представление о «производительности».
Он сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».
Матрица Эйзенхауэра
Именно эта цитата породила то, что известно — в кругах по продуктивности — как «Матрица Эйзенхауэра». Эта матрица состоит из четырех квадрантов: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Не важно, но срочно» и «Не важно и не срочно»
Стивен Кови разработал эту концепцию продуктивности в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». ” Как лидер, вы можете использовать эту матрицу в своей повседневной жизни, чтобы быть более эффективным.
Ищите квадрант «Важные и несрочные»
Нетрудно понять, что «Важные и несрочные» проекты окажут наибольшее влияние на достижение ваших целей. со своими ценностями.
Знание этого не облегчает расстановку приоритетов для этих проектов. Важные дела, которые не являются срочными, требуют большей инициативы. Вы должны действовать, чтобы воспользоваться возможностью, чтобы все произошло.
Каковы долгосрочные последствия действия или бездействия сегодня?
Один из моих любимых способов изменить свое отношение к этим проектам и действовать в соответствии с важными задачами — это подумать о долгосрочных последствиях участия в этих проектах сегодня:
- Если я отложу принятие решения сегодня, как это повлияет на мои способности достичь своих целей через 6-12 месяцев?
- Соответствуют ли срочные дела, которые привлекают мое внимание, моим ценностям?
- Если бы я жил своей миссией, взял бы я на себя инициативу действовать сегодня?
Сегодня потратьте несколько минут на создание собственной матрицы Эйзенхауэра и начните наблюдать, на что вы тратите свое время и энергию.
Получите некоторую ясность в отношении того, что важно, задав себе следующие вопросы:
- Что бы вы могли сделать, чего вы не делаете сейчас, что, если бы вы делали это на регулярной основе, оказало бы огромное положительное влияние на вашу личную жизнь. ?
- Что в вашей деловой или профессиональной жизни принесло бы такие же результаты?
Различие между срочным и важным для лидера
То, что я видел снова и снова, — это две вещи, которые помогают им вырваться из этого цикла:
- Во-первых, выкраивает время , чтобы регулярно размышлять и определять главные приоритеты.
- Второй — с помощью инструмента , который поможет вам расставить приоритеты в работе.
Одним из инструментов, который вы можете использовать, является Матрица Эйзенхауэра , которую вы можете использовать для сортировки и разграничения срочных и важных дел. Президент Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Несколько десятилетий спустя Стивен Кови переформулировал мысли Эйзенхауэра в том, что стало известно как Матрица Эйзенхауэра, в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Матрица Эйзенхауэра может быть для вас полезным инструментом, если вы:
- бегаете по дому весь день,
- заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение,
- имеете долгосрочные цели цели, но нет времени или энергии для их достижения, или
- Вам трудно делегировать полномочия и/или говорить «нет»
Вот как вы можете это использовать.
Посмотрите на каждую из своих повседневных задач и более крупных проектов и определите, где они попадают в один из этих четырех квадрантов:
Квадрант 1 — Срочное и важное . Это задачи, требующие от вас быстрых действий, потому что они влекут за собой последствия бездействия. Чаще всего это либо вещи, наброшенные на вас извне, либо вещи, которые вы откладываете до наступления крайнего срока. В любом случае, они требуют реагирования в кризисном режиме.
Лучший ответ на них — сделать их прямо сейчас.
Квадрант 2 не срочно, но важно. Эти важные задачи помогут вам достичь ваших долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность. Это такие вещи, как стратегическое планирование, работа над долгосрочными проектами и построение отношений.
Лучший ответ — запланировать их .
Квадрант 3: Срочно, но не важно. 900:50 Эти задачи обычно отвлекают или заняты работой. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям. Некоторые примеры: ненужные перерывы со стороны коллег, ненужные отчеты или проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда они отключаются.
Лучше делегировать эти задачи или вообще не попасть в их ловушку.
Квадрант 4 не срочно и не важно. Эти задачи — пустая трата времени и предметов, которые вы должны удалите , потому что они не помогут вам достичь ваших целей. Они включают просмотр телевизора или игры в течение нескольких часов подряд, бесконечную прокрутку на вашем телефоне или другие формы или поведение избегания.
По сути, это бесполезная деятельность и то, что вы можете исключить из своей жизни.
Теперь, когда у вас есть обзор этих четырех квадрантов, потратьте несколько минут и разложите повторяющиеся действия по этим корзинам.