Важно срочно не важно не срочно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
Важная задача – та, которая влияет на будущее;
Срочность приоритетнее важности;
Бывают задачи не срочные и не важные;
Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра | Тайм-блог

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:

Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.

Вот так выглядит уже заполненная матрица:

Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

Она потеряет актуальность;
Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Перечислим самые популярные варианты.

Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.

Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».

Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:

Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.

eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.

Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Достоинства и недостатки метода

Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.

3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.

5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.

6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.

Недостатки

1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.

И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.

Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.

2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:

Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д.

4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.

Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с чего-нибудь менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».

Матрица Эйзенхауэра. Приоритеты по матрице Эйзенхауэра

Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности, выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

❶

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

❷

Квадрант 2: решить, когда сделать

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

❸

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

❹

Квадрант 4: устранить

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.

Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

Было ли это срочно для меня?
Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня. Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы.
Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Дополнительные материалы:

Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.

Дела не важные и срочные

В еще одном квадранте «Матрицы Эйзенхауэра» — «С» расположились дела из категории «Не важно и срочно».

Прежде чем решить, как с этими делами поступать, неплохо бы задуматься: а как вообще может возникнуть подобное сочетание признаков? Не важно и срочно…

Именно эта категория дел туманнее всего описана в различных источниках, так или иначе использующих «Матрицу Эйзенхауэра». Я смотрю на это так: всё, что не имеет ни одного из описанных в ранее опубликованных постах признаков важности, является… не важным.

Но откуда-то на этом деле висит срок, который говорит: прямо сейчас. Или: это какое-нибудь абсолютно бессмысленное по сути, но очень любимое многими недостаточно профессиональными руководителями или коллегами определение: «немедленно», «срочно», «очень срочно», «нужно было ещё вчера».

Так вот, что делать с теми делами, в которых признаков важности не обнаружено, а есть только признак срочности? Я предлагаю два подхода. На ваше усмотрение.

ПОДХОД 1: делегируем это дело кому-либо из подчинённых. Вопрос: с каким приоритетом? Некоторые источники рекомендуют ставить высокий приоритет: мол, раз руководитель поручает, то…

Но: подумайте о себе, «примерьте шляпу» подчинённого: наверное, вы бы прекрасно поняли, насколько порученная вам работа важна реально? Чтобы не говорил ваш босс. И насколько бы вас мотивировала попытка «надувать щёки» и преувеличивать – видимо для повышения старательности – истинное значение работы? Наверное, вам бы это не понравилось?

Поэтому, на мой взгляд, и не стоит использовать такой вот подход. Возможно, что вы беспокоитесь за то, что если не обозначить высокую важность, то дело может быть вообще не выполнено? Но почему? Давайте просто скажем сотруднику что-нибудь вроде «Эта работа не имеет большой важности, но по таким-то причинам её бы лучше сделать. В какие сроки – без нарушения приоритетов – это возможно?».

А если подчинённый названные сроки нарушит? Тоже не очевидно плохо. Вопрос – по какой причине? Если появятся дела более важные – так и правильно. Он проинформирует вас о конфликте приоритетов и, наверное, вы ему разрешите перенести ранее запланированную работу.

Именно такой алгоритм уместен, если вы не предоставили подчинённому полномочий самому переустанавливать приоритеты в случае конфликта оных.

А если подчинённый просто будет эту работу динамить? Это плохо в принципе, вопрос нужно решать уже не только с помощью компетенции «управленческое планирование», а применять ещё и «управление властью», «регламентирование» и «наказание». Так что: вместо постоянного «запугивания важностью» формируем правильные подходы координирования в процессе работы.

ПОДХОД 2: делаем сами, если находится свободное время. Дело в том, что не всегда даже не важную работу можно поручить подчинённому. Есть разовые работы, для выполнения которых необходима совокупность знаний и опыта, отсутствующая у подчинённых. Выполнить работу можете только вы, подчинённого же обучать этому просто бессмысленно. Поэтому и: есть свободное время – делаем. Нет – и чёрт с ним.

Да, всё выполнить невозможно в принципе, так гласит «Первый парадокс хаос – менеджмента». Что-нибудь всегда будет оставаться «в очереди», так пусть это будут дела категории «С»: «Не важно и срочно». Но ведь срочно? Да. Но не важно.

Надо уметь отказываться от не важного, пусть его и можно быстро сделать. Это намного правильнее и лучше для дела, чем бессмысленные по самой сути попытки «сделать всё» и в итоге – невыполненные «А» и «В», на которые, почему-то, как раз и не хватило времени. Но мы – то с вами знаем, почему…

Тайм-менеджмент: Матрица Эйзенхауэра

У всех порой скапливается столько дел, что голова идет кругом и невозможно понять, что следует сделать в первую очередь, а что может немного подождать.

Тогда нам на помощь приходит тайм-менеджмент со своим знаменитым инструментом – матрицей Эйзенхауэра. Её функция – определить приоритеты. Освоив данный метод, вы сможете заметно облегчить себе жизнь.

Что же собой представляет данная матрица?

Выглядит матрица Эйзенхауэра как прямоугольник, состоящий из четырех квадратов с осями «важно — не важно» и «срочно — не срочно».

Важность – показатель связи действия и реального приоритетного результата.
Срочность – показатель связи действия и неотложных требований внешней или внутренней среды.

Пока всё это кажется не слишком понятным, поэтому давайте разбираться.

4 категории наших дел

Все наши дела можно поделить на четыре категории: срочные и важные, не срочные, но важные, срочные и неважные, не срочные и неважные.

Срочные и важные. Это неотложные задачи, проекты, у которых подходят сроки сдачи, внезапно протекший кран.
Не срочные, но важные – то, что не станет срочным в ближайшее время. Например, текущая работа, планирование новых проектов, занятия спортом.
Срочные и неважные. Это дела, которые никак не способствуют достижения ваших целей, но которые при этом необходимо выполнять. Например, ходить на совещания, платить за аренду, поздравлять коллег с днем рождения и т. д.
Не срочные и неважные – это дела, которые попросту отнимают наше время. Однако, именно их всегда хочется делать (социальные сети, компьютерные игры и прочее).

Порядок выполнения задач по матрице Эйзенхауэра

В приоритете должны быть дела из графы «Важно и срочно». На второе место некоторые люди ошибочно ставят категорию «Срочное и неважное», считая, что надо разделаться со всеми скучными, но необходимыми делами, а все остальное можно отложить. Однако, это не так.
Вторыми по важности должны стать не срочные, но важные дела. Именно их чаще всего откладывают в долгий ящик, а когда вспоминают – время упущено.
Третья категория – «Срочные и неважные». Дела из последней группы хоть и являются пожирателями времени, но иногда ими полезно заниматься для восстановления душевного равновесия или поднятия настроения, главное сильно не увлекаться и следить, чтобы данный квадрат не стал доминирующим.

Распределяя свои задачи таким образом, вы оптимизируете процесс своей деятельности и перестанете отвлекаться на то, что не представляет никакого значения на данный момент и, соответственно, повысите свою эффективность.

Матрица Эйзенхауэра простой и, в то же время, гениальный инструмент, который дает реальные результаты и помогает организовать даже самых неорганизованных людей. Если категория «Важно и Срочно» чаще всего у вас будет пустым – это повод для гордости! И это вполне реально, главное больше внимания уделять важным, но не срочным делам.

Вам нужен коуч-тренер?!

Позвоните прямо сейчас специалисту Центра Павлову В. А.:

Вам понравилось?! Поделитесь записью с друзьями

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра
Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».
Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.
Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.
Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.
Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Что важно, а что — срочно?

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Резюме

Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
Важная задача – та, которая влияет на будущее;
Срочность приоритетнее важности;
Бывают задачи не срочные и не важные;
Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас всего несколько дней, чтобы собрать все вместе, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из наиболее распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им нужно сделать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В своем выступлении на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей в 1954 году бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные. и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным «. Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

Важные виды деятельности приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы с ними не общаемся, проявляются немедленно.

Когда мы знаем, какие действия являются важными, а какие срочными, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на несущественных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или Программа действий, вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 — Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом. .

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте о том, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не становились срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче» здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности
Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.
4. Не важно и не срочно
Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.
Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.
Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы , они часто не будут просить вас заняться «неважными» делами в будущем.
Ключевые моменты
Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает быстро определить виды деятельности, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые следует игнорировать.
Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.
Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:
Важно и срочно.
Важно, но не срочно.
Не важно, но срочно.
Не важно и не срочно.
Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.
Инфографика
Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:
Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра
«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему.
— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association
Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.
В течение двух сроков пребывания на посту президента Соединенных Штатов он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положивший конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.
И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.
Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали бы такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.
Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, The Time Management Matrix, The Бокс Эйзенхауэра, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности). Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.
Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …
Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)
Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение
У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения
Трудно делегировать и / или сказать «нет»
Хотите быть президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)
В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применить эту матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.
Эффект простой срочности, также известный как Почему мы не умеем расставлять приоритеты
Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.
Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже если менее срочная задача предлагает больше вознаграждения .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.
И эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с меньшими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, скорее всего, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые заставят вас сосредоточиться на часах.
Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выберут важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.
Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра — срочность против важности
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:
Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению
Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь
Срочные и неважные задачи / проекты, которые нужно передать кому-то другому
Несрочные и несущественные задачи / проекты, которые нужно удалить
В реальном мире различие между срочными и несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:
Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.
С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.
Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.
Квадрант 1: Срочно и важно
Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.
Например:
Покрытие проекта для больного коллеги
Стоянки на шоссе
Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды
Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой
Последний срок назначен вам
Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то неподвластное вашему контролю. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.
Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.
Квадрант 2: Не срочно и важно
Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.
Примеры:
Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов
Регулярные работы или проекты технического обслуживания
Профессиональные сети и построение личных отношений
Изучение нового навыка, идущее в ногу с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий
Физические упражнения и повседневное здравоохранение
Кови говорит, что Квадрант 2 — это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. Квадрант 2 — это место, где происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.
Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.
Вы управляете другими людьми?
Квадрант 3: Срочно и неважно
Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.
Примеры:
Ненужные перерывы со стороны коллег
Проверка телефона или электронной почты при отключении
Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях
Действия по купонам или ограниченное время предлагает
Некоторые встречи
Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 являются срочными, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени в этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.
Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?
Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:
Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы
Объясните другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче
Сохраняйте задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра
Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником
Практикуйтесь, говоря нет
Квадрант 4: Несрочные и не важные
Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.
Примеры:
Часовой просмотр телевизора
Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка
Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее
Чрезмерные покупки или просмотр онлайн
Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения, который в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.
Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не делаете этого намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творчество.
Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подходили к рабочему дню.
Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение привело к снижению удовлетворенности работой в целом.
Копай глубже
Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи
Как перебалансировать ваши квадранты
Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по секторам, задав следующие вопросы:
Это было срочно для меня?
Было ли это важно для меня?
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не на основе чужих.
После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?
Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:
Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.
Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:
Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Сможете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Запланируйте время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.
Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:
Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить, кто тратит больше всего времени, и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.
По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в квадрант 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.
Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist
Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам двумя разными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.
Использование ярлыков
В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:
После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:
Добавьте @urgent и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично
Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично
Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к
Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить
Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.
После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:
Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important
Важно и Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent
Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important
Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent
И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent
Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.
Совет Todoist
Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части навигационного меню для быстрого доступа.
Использование уровней приоритета
Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:
Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)
Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)
Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)
Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)
Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.
Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».
Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).
Совет Todoist
При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)
Работа с каждым квадрантом
После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.
Для Q1: Важно и срочно, p1:
Для Q2: Важно и не срочно, p2:
Для Q3: Неважно и срочно, p3:
Делегируйте столько задач, сколько вы возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.
Q4: Неважно и не срочно, p4:
Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какую из них решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?
Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.
Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи
Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?
Чувствуете ли вы, что в конце дня полностью истощены и истощены силы, и все же не можете указать на что-либо, что вы сделали по-настоящему значимым?
Да?
Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.
Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:
«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».
Ниже мы рассмотрим различие, которое Айк проводил между этими двумя очень разными вещами, и выясним, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.
Разница между срочным и важным
Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат »Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в реактивный режим , который отмечен оборонительным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.
Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в режиме , отзывчивом, , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.
Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.
Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, текстовые сообщения), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.
Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, всегда активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.
Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.
Матрица решений Эйзенхауэра
Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге 7 навыков высокоэффективных людей. В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:
Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них мы должны проводить большую часть нашего времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.
Квадрант 1: Срочные и важные задачи
Квадрант 1: задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.
Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.
Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:
Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
Срок сдачи курсовой
Срок уплаты налогов
Жена в приемном покое
Двигатель автомобиля гаснет
По дому
У вас инфаркт, и вы попали в больницу
Директор школы вашего ребенка звонит вам и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения
При небольшом планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.
Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проведя больше времени в квадранте 2.
Что, конечно же, приводит нас к…
Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи Задачи
Quadrant 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогут вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогут выполнить вашу общую мужскую миссию.
Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.
Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:
По словам Кови, , мы должны стремиться тратить большую часть своего времени на занятия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:
Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-то делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.
Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно постоянно держим их в тени и говорим себе: «Я займусь этими делами« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными делами.«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.
Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до выхода на пенсию).
Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».
Квадрант 3: Срочные и неважные задачи
Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам в достижении наших целей или выполнении нашей миссии (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.
Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:
Телефонные звонки
Текстовые сообщения
Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)
Сотрудник, который подходит к вашему столу в лучшее рабочее время, чтобы попросить об услуге
Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
Мама приходит без предупреждения и просит вашей помощи по дому
По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, определенно считают их важными. Кроме того, это также обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.
Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае вы закончите тем, что почувствуете , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.
Мужчины, которые проводят большую часть своего времени, работая над срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.
Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.
Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи Действия
Quadrant 4 не являются срочными и не важными.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.
Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:
Просмотр телевизора
Бездумный серфинг в Интернете
Видеоигры
Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
Азартные игры
Шоппинг
Я думаю, если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.
Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия из четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.
Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.
Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам
В нашем нынешнем шоковом мире способность отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.
Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»
Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, чтобы ответить положительно, а не защищаться.
Инструменты, которые помогут вам
Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.
Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать вашу задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.
Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.
После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.
Срочное и важное
Один из самых важных уроков, который я усвоил, будучи заведующим кафедрой, — это важность различения между задачами, важными , и задачами, которые являются срочными . Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:
У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.
Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные вопроса всегда сосредоточены на настоящем моменте: им нужно внимание прямо сейчас , и если с ними не разобраться, последствия также случаются прямо сейчас . Важные позиции, с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и имеют стратегическую ценность. Они «медленнее», связаны с долгой игрой личного, профессионального или организационного развития.
Мы склонны уделять внимание неотложным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи быстро приходят в наши почтовые ящики и громко требуют разрешения.Они, по словам Дэвида Аллена, «самые свежие и громкие». Они почти всегда являются чьей-то проблемой, предоставляемой нам в короткие сроки, что увеличивает их объем. Поэтому, естественно, мы в первую очередь сосредоточимся на них. Иногда это правильно. Но это становится серьезной проблемой, когда мы только занимаемся срочными делами и не уделяем достаточно времени важным вещам, которые сидят спокойно и терпеливо.
Став заведующим кафедрой, единственная самая большая корректировка, которую мне пришлось внести, — это количество усилий, необходимых для решения, является ли что-то срочным или важным, и соблюдение дисциплины, чтобы уделять внимание вещам, которые важны, но не срочны. — это работы, которую я должен сделать, на самом деле не сильно изменились до того, как я стал руководителем отдела; изменилась природа работы, и наиболее заметным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие элементы из десятков, которые появляются у меня на пороге каждый день, являются срочными, а какие — важными.
Почти все, что приходит в мой почтовый ящик, звучит срочно. Большинство из этих срочных запросов имеют значение и имеют ценность, и, вероятно, все эти элементы важны для человека, отправляющего запрос.Но являются ли они заглавными буквами «Я» Важными в смысле того, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; во многих случаях это не так. Выявление разницы и сортировка срочных дел, а также выделение времени для важных дел (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.
Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная буква «I»):
Прочтите статью о редизайне курса математики в местном университете, который похож на тот, который нам нужно изменить.(Важно, потому что переделка этого курса — трехлетняя цель кафедры.)
Изучите настройку цифрового значка моего университета на тему «Технологии и коммуникации на рабочем месте». (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет важной инициативой в учебной программе в ближайшие несколько лет для всего университета, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)
Напишите черновик рекомендации по модулю для факультета присоединяйтесь к продвижению по службе. (Важно, потому что это продвижение по службе, и помощь преподавателям в профессиональном росте — это долгосрочная стратегическая цель для меня в профессиональном плане и одна из моих основных обязанностей как заведующего кафедрой.)
Эйзенхауэр, как известно, различал срочное и важное, и популярный совет по повышению продуктивности по этому поводу носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .
Матрица Эйзенхауэра (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)
В этой матрице 2×2 мы можем построить срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; оба важных и срочно; или ни важно ни срочно. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать, по тому месту в матрице, которое они попадают:
Задачи, которые являются срочными и важными , имеют наивысший приоритет и должны быть выполнены как можно скорее.Они автоматически становятся кандидатами в список наиболее важных дел (MIT) на данный день.
На втором месте стоят важные, но несрочные . Это необходимо сделать; назначьте время в течение недели, чтобы делать их.
Задачи, которые являются срочными, , но не важными , являются третьими. Если возможно, делегируйте их. В противном случае планируйте для них время, но не за счет важных вещей.
Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, получают все оставшееся время.Если это личное дело или развлечение, обычно я делаю такие вещи по выходным или вечером ^[1]. Если нет, то эти элементы, вероятно, необходимо повторно обработать с помощью блок-схемы GTD, потому что они больше не являются действительно действенными (или никогда не были в первую очередь) и должны быть удалены, делегированы или помещены в список когда-нибудь / может быть.
Например, предположим, что я получил электронное письмо от студента, у которого проблемы с профессором и который хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели.Так что это «срочно, но не важно ^[2]». Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить мне встречу через персонал нашего офиса.
Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно — запланируйте один pomodoro в течение недели, чтобы читать и делать заметки по нему, и сделайте это на этой неделе. Рекомендация профессора по продвижению по службе должна быть выплачена в пятницу, так что это одновременно срочно и важно — это MIT в моем списке на завтра, и в моем календаре завтра утром есть двухчасовой блок.
Я обнаружил, что много думаю о матрице Эйзенхауэра с тех пор, как стал заведующим кафедрой. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами в течение нескольких дней подряд, откладывая важные дела на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике на ежедневной основе требуют, чтобы их считали срочными, и обработка всех прямо сейчас потребует более 168 часов в неделю. Оказывается, около половины из этих элементов в среднем даже не могут быть задействованы, и поэтому они выбрасываются, делегируются или помещаются в список, который когда-нибудь / может быть.Для тех, которые остались, у меня есть теги для Срочные и Важные в моей настройке GTD, поэтому я могу отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задачи получают временные рамки в течение недели или, по крайней мере, часть одного помидора. Что касается остального, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Все еще делается, и мир не рушится сам по себе. И я чувствую себя намного лучше в конце дня по поводу того, что я делаю.
Что будет на карту, если мы не сможем различить срочные и важные задачи? Все, правда.Быть во власти последних и громких — это не способ жить — вы постоянно тушите пожары, но никогда ничего не строите, постоянно решаете проблемы других людей, но никогда не развиваете свое профессиональное Я, медленно выгораете от всего стресс и никогда не делать того, что, как вы знаете, принесет вам удовлетворение.
Некоторые формулировки матричного подхода Эйзенхауэра, подобные изображенному на картинке, советуют сразу выбрасывать несрочные и важные предметы. Но я думаю, что некоторые из лучших вещей в жизни попадают в эту категорию.У них просто нет приоритетного расписания (кроме выходных). ↩︎
Чтобы прояснить для тех, кто сзади: если я говорю, что что-то «не важно», это не значит, что меня это не волнует или что это не имеет значения. ↩︎
Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе на дому
Часто ли вы составляете свой список «дел», хорошо спланированный на следующий день, только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?
Не волнуйтесь — у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы все еще на пути к достижению своих профессиональных целей.
Источник: Hubspot Blog
Что срочно важнее, так и важнее
Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, тогда классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.
«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Эйзенхауэр
Задайте себе 2 вопроса перед новой задачей:
Это важно?
Это срочно?
Мы бы вложили деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочно.
Квадрант 1 — Срочно и важно
Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться к их устранению, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.
Квадрант 2 — не срочно / важно
Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют большего обдумывания и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это занятие поможет вам успешно достичь ваших целей.
Квадрант 3 — Срочно / Не важно
Обратите внимание, что это сектор обмана — вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными делами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, поскольку они не способствуют достижению ваших целей.
Квадрант 4 — Не срочно / не важно
Все мы знаем, что это часто вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от нашей настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?
Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач
Начните с исключения всех действий в квадранте 4 — будьте безжалостны!
Следующая работа Квадрант 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и учитесь говорить «нет» — не занимайтесь чужой работой!
Квадрант 1 — это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA.Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести это к минимуму за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
Наконец, убедитесь, что вы каждый день выделяете время для важных задач в Квадранте 2. Очень легко отложить важные задачи, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.
Как убедиться, что вы работаете над Важными вещами:
Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным делом.
Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
Обнародуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
Вызвать добровольное вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.
Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, нужна практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и уменьшению стресса на рабочем месте.
Для получения дополнительных советов по управлению временем на рабочих местах в PA позвоните в RMS Recruitment по телефону 0207518 9170 или напишите нам по адресу [email protected].
Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня
Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.
Приблизительное время прочтения: 9 минут
Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».
Что такое матрица Эйзенхауэра?
«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США
Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочно-важных.
Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.
Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.
Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.
Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.
Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.
Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».
Срочно или важно
Фото любезно предоставлено Unsplash
. Важно понимать разницу между срочным и важным.
Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто происходит незапланированно.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.
С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.
Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.
Квадрант 1: Срочно и важно
Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.
Ниже приведены примеры срочных и важных:
Неожиданные проблемы в машине или доме.
Последний срок или порученный вам проект.
Насущные проблемы или жалобы клиентов.
Кризис любого типа.
Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.
Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.
Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.
Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству усталости.
Квадрант 2: Не срочно и важно
Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не быть неотложного.
Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:
Изучение новых навыков.
Личная гигиена и здоровье.
Долгосрочное и краткосрочное планирование.
Построение и поддержание отношений.
Образование и обучение.
Анализ и планирование ваших финансов.
Создание новых стратегий.
Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.
Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.
Он гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно выполнит срочные и важные задачи.
Квадрант 3: Срочно и неважно
Срочные и неважные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.
Проблема с этим квадрантом состоит в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.
Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:
Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
Купоны и маркетинговая тактика.
Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
Несколько встреч.
Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.
Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.
Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.
Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.
Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи расточают время.
Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:
Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
Смотрю телевизор часами от скуки.
Бездумная прокрутка социальных сетей.
Собираюсь куда-нибудь, чтобы порадовать других.
Интернет-магазин часов.
Неважное и непродуктивное общение.
Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.
Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.
Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.
Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.
Самооценка
Фото любезно предоставлено Unsplash
Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.
После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.
Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.
Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.
Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.
Советы по расстановке приоритетов
Фото любезно предоставлено Unsplash
Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.
Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.
Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.
Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:
Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
Планируйте наперед. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
Делегирование и аутсорсинг. Когда вы узнаете, где проводите время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
Скажи нет. Установление границ и твердость в их соблюдении позволит вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.
Полезные книги
Фото любезно предоставлено Unsplash
Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:
Часто задаваемые вопросы
Матрица Эйзенхауэра работает?
Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.
Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?
Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.
Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?
Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.
Заключение
Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.важный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.
Дополнительные ресурсы:
Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.
Как решить, что важно и срочно (без списка дел)
Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов в период с 1953 по 1961 год.
До этого Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию и Германию с Западного фронта.
Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.
За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.
Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.
Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различить важное и срочное — и повысить вашу продуктивность сегодня.
Вот как это работает.
Матрица Эйзенхауэра
«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».
—Дуайт Эйзенхауэр
Матрица Эйзенхауэра, известная также как Матрица срочности и важности, впервые была популяризирована в книге «7 привычек высокоэффективных людей» (аудиокнига), которая состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам решать задачи и расставлять приоритеты. срочность и важность.
Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:
Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
Ни срочно, ни по важности (задачи необходимо устранить).
Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.
Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке от верхнего левого, верхнего правого, нижнего левого и нижнего правого):
Квадрант 1: важные, но несрочные
Задачи в этом квадранте не имеют крайний срок не за горами, но они важны для достижения ваших целей.
Примеры: упражнения, ведение дневника, учеба, время с семьей.
В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом поле,
Квадрант 2: Срочные и важные
Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.
Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.
Задачи в этом поле должны быть заранее устранены заранее, если они ранее находились в квадранте 1.
Квадрант 3: Не важно и не срочно
Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой занятие, которое тратит впустую время и не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.
Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.
Если честно, мы часто тратим большую часть времени на действия, указанные в этом поле. Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.
То, что сработало для меня, — это не обязательно исключение действий из этой коробки, а вместо этого их минимизация и использование в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.
Квадрант 4: Срочно, но неважно
Действия в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.
Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.
Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.
Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не добились большого прогресса.
Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.
Разница между срочным и важным
Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать срочное и важное.
Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания.Они заставляют вас реагировать, беспокоиться и нервничать.
И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений — чтобы избежать глупых решений.
Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.
Я нашел лучшие способы различать срочные и важные задачи:
Определить и записать то, что важно i.е. жизненные цели, основные ценности и
Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.
Делегирование и оптимизация
«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование, либо времени, либо другим людям»
— Стивен Кови
Что происходит, когда у вас не хватает времени на какое-то действие или вы не можете решить, как уместить их всех в матрицу Эйзенхауэра?
Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?
Ответ на этот вопрос лежит в использовании оптимизации и делегирования.
Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, пишущий отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.
Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижение цели, например, исключение «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. д.
Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке вопросов, состоящем из двух этапов :
Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?
Если да, перейдите к Q2.
Если нет — полностью исключить задачу.
Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли делегировать эту задачу кому-то другому, который сделает это за меня?
Если да, делегируйте.
Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.
Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не изучил этот контрольный список и, наконец, не поручил важную уборку профессиональному уборщику.Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.
Что, а не как продуктивности
Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни не в том, как это сделать, а в том, что мне на самом деле нужно делать прямо сейчас? Что мне нужно делегировать, а что нужно устранить?
Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над тем, что действительно важно для вас.Это заставляет вас думать о том, что срочно и важно, и помогает оставаться в проактивном образе мышления.
Сосредоточив внимание на том, что вам нужно, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить продуктивность на всю жизнь.
Мэйо Ошин пишет на MayoOshin.
No related posts.