Разное

Важное срочное неважное срочное: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

ОпубликованоАвторalexxlab

Содержание

Матрица Эйзенхауэра – что это такое и как с ее помощью эффективно управлять временем

Приветствуем вас, уважаемые подписчики и гости!

Существует множество различных техник тайм-менеджмента для управления своим временем. Сегодня мы с вами рассмотрим одну из них и узнаем, что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать в повседневной и профессиональной жизни.

Кто такой Эйзенхауэр

Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.

Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”.

Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.

Суть стратегии

Матрица Эйзенхауэра – это метод расстановки приоритетов, который позволяет разделять задачи по степени срочности и важности, тем самым более эффективно управлять личным и рабочим временем.

Этот инструмент активно используют в тайм-менеджменте. Он помогает определить, куда утекают наши силы и время и как распланировать жизнь так, чтобы свободы на реализацию планов и целей было больше.

Принцип стратегии прост – нужно начертить квадрат и разделить его на 4 части:

  1. Важные и срочные дела – это те, что требуют немедленных действий.
  2. Важные, но не срочные – задачи, относительно которых следует решить, в какое время запланировать их выполнение.
  3. Срочные, но не важные – то, что можно кому-то делегировать.
  4. Не срочные и не важные
     – дела, которые можно и вовсе вычеркнуть из списка и забыть о них.

Посмотрите, как выглядит квадрат Эйзенхауэра.

Характеристика квадрантов

Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.

A: Важные и срочные

Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.

Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.

Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину.

B: Важные, но не срочные

На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха.

В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения.

При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.

C: Не важные, но срочные

В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.

К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей. Это срочно, но не важно для вас сейчас.

Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.

И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.

D: Не важные и не срочные

Задачи, которые относятся к этому квадранту, часто называют пожирателями времени. Это дела, которыми нам приятно и легко заниматься, но они совершенно бесполезные. Сюда можно отнести просмотр лент в социальных сетях, сериалы, мобильные и компьютерные игры, телепередачи и пр.

В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.

Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.

Как применять метод на практике

Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:

  1. Лучшее время для заполнения – вечер накануне вашего первого (или следующего) организованного дня. Возьмите лист бумаги и ручку. Начертите квадрат и присвойте каждому сектору свой цвет. Это поможет визуально настраиваться на ту или иную категорию дел. К примеру, квадрант A традиционно окрашивают в красный – символ срочности и важности.
  2. Можно создать электронную таблицу в Excel, либо воспользоваться уже готовым шаблоном матрицы Эйзенхауэра, который разработала платформа для онлайн-заметок Evernote. Он очень удобный, таблица уже имеет свои цвета, названия, нумерацию строк. Вам останется только внести свои задачи.
  3. Есть еще один способ, который позволит всегда и везде иметь при себе свою таблицу – скачать мобильное приложение. Для App Store есть Focus Matrix, а для Google Play – My tasks.
  4. На отдельном листе бумаги или отдельной графой в электронном документе выпишите все задачи, которые перед вами стоят на ближайший день и неделю. Когда вы набьете руку в деле планирования, в будущем можно этот список не создавать, а сразу заносить задачи в квадрат.

Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:

  1. Для определения степени важности. Спросите себя: “Находится ли это в приоритете моих главных целей?” Если да, то это важное дело, если нет, то не совсем важное. И задайте себе еще вопрос: “Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню это?”
  2. Для определения срочности.
     Спросите: “Можно ли отложить это дело до завтра?” Если ответ утвердительный, значит, задача не очень срочная и ее можно отложить. Еще вопрос: “Не изменится ли результат, если я сделаю это позже?”

Резюмируем:

  1. Важная задача – это та, что лежит в основе ваших целей. Ее откладывание влечет за собой негативные последствия.
  2. Срочная задача с течением времени может потерять свою актуальность, а результат может ухудшиться.

Несколько советов по использованию матрицы:

  1. Вычеркивайте дела, которые вы уже выполнили.
  2. Если предпочитаете заполнять квадрат на бумаге, оставляйте свободные места, чтобы иметь возможность что-то дописать при необходимости.
  3. Нереализованные задачи переносите на следующий день, чтобы они не затерялись.
  4. В конце дня доставьте себе удовольствие полюбоваться всеми закрашенными строчками и почувствуйте себя деловым и успешным человеком, который прожил день с пользой.

А знаете ли вы, что есть еще один интересный способ планирования задач, который называется диаграммой Ганта. Для ее построения используются две оси: вертикальная для перечня дел и горизонтальная для указания времени, которое необходимо на выполнение каждой задачи.

Пример заполнения матрицы

Для наглядности приведем список дел одной женщины на предстоящий день и покажем, как можно отсортировать их по принципу матрицы Эйзенхауэра.

Итак, что ей нужно сделать завтра:

  1. Оплатить секцию дочери.
  2. Написать статью для заказчика.
  3. Сходить в магазин за продуктами.
  4. Посмотреть образовательный вебинар.
  5. Посетить бассейн.
  6. Почитать интересную книгу.
  7. Убраться в ванной.

Как она будет распределять эти задачи:

  1. Завтра последний день внесения платы за секцию дочери. А поскольку она дотянула до этого, дело становится важным и срочным (квадрант A). Если бы она была немного внимательнее и задумалась раньше, то задачу можно было бы отнести к категории B и не спешить.
  2. Написание статьи она отнесет к категории B, т. е. важно, но не срочно. При этом обязательно выполнит ее как приоритетную, поскольку если откладывать, потом будет сложно уложиться в сроки и выполнить план.
  3. Покупку продуктов можно отнести к категории D. Запасы в холодильнике еще есть, а потому завтра можно не заботиться об этом и выполнить, только если останется время.
  4. Посмотреть вебинар. Он проходит онлайн и касается моего обучения интересной для неё деятельности. Квадрант C – не важно, ведь это не по работе, но срочно, т. к. может потерять актуальность.
  5. Посетить бассейн – не срочно и не важно (категория D). Здесь хотим сделать оговорку. Для женщины бассейн является развлечением и отдыхом. Но для кого-то это оздоравливающая процедура, важная для здоровья в перспективе. Хотим напомнить, что распределение дел по квадрантам – это субъективное расставление приоритетов. Вы сами решаете, что является для вас важным, а что нет.
  6. Чтение книги она также отнесет к последнему сектору и займется этим, если перед сном у нее будет свободное время.
  7. Убраться в ванной – не срочное и не важное дело. Если она сделает это на выходных, результат не изменится.

В таблице ниже мы показали, что у нас получилось.

Теперь длинный список дел на завтра превратился в удобную табличку, из которой  лучше видно первостепенные задачи и то, что можно без ущерба отложить на потом. А если переложить на плечи домочадцев, к примеру, поход в магазин или уборку, можно и вовсе вздохнуть намного легче.  

Мы привели пример своих повседневных дел, но матрицу можно использовать и для организации рабочего процесса. К примеру, вы трудитесь в офисе: распишите все свои задачи и систематизируйте их аналогично приведенному мной способу. Увидите, работа пойдет намного эффективнее и быстрее.

Оценка эффективности и оптимизация

После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.

По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.

Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:

  1. уделите больше времени планированию и самодисциплине, поскольку задачи часто попадают в этот сектор из-за постоянного откладывания на потом или неграмотного распределения сил;
  2. возможно, некоторые дела стоит выпустить из-под контроля и доверить другим людям;
  3. оцените, не слишком ли много времени вы тратите впустую, из-за чего важные задачи остаются нереализованными.

Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):

  1. учитесь говорить “нет” на просьбы окружающих сделать что-то за них;
  2. старайтесь делегировать задачи, которые запросто могут обойтись без вашего участия.

Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендуем изучить следующие статьи:

  1. Как правильно ставить цели
  2. Как бороться с прокрастинацией
  3. Как увеличить свою продуктивность
Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.

Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:

  1. Она проста в применении. Не требует подготовки, освоения сложных алгоритмов или штудирования теории. Минимальный набор для выполнения – бумага и карандаш.
  2. Это быстро. Поначалу сортировка задач может занять некоторое время. При должной сноровке процесс займет всего 2–3 минуты.
  3. Метод универсален. Его можно применять как в бытовой сфере, так и на работе или обучении.
  4. Подходит для разных горизонтов. Можно планировать дела на день, неделю, месяц, год.
  5. Помогает увидеть, куда уходят ресурсы – время, силы, энергия – и выявить недостатки в своей системе планирования.

Какие минусы есть у метода:

  1. Субъективность оценки. Цель матрицы – быстро раскидать дела по категориям, не подвергая их серьезному анализу. Расстановка приоритетов осуществляется интуитивно, на глазок. Во-первых, у всех нас разные приоритеты. Помните пример с бассейном? Во-вторых, открывается широкий простор для когнитивных искажений. Новые дела кажутся нашему мозгу более срочными, чем старые. А задачи, завязанные на эмоциях, выглядят более важными, нежели те, к которым мы подходим рационально.
  2. Ограниченная классификация. Матрица представляет собой сильно упрощенную градацию задач, состоящую всего из 4 категорий. Но в жизни между этими крайностями есть множество других “оттенков” оценки. Например, почти не важное, очень важное, требующее немедленных действий и т. п. В результате дела разной степени важности попадают в общую категорию и наделяются равным приоритетом.
  3. Пренебрежение другими факторами. Градацию дел можно проводить не только по показателям “срочное – не срочное” и “важное – не важное”. Есть и другие ценные факторы, влияющие на приоритетность выполнения: наличие ресурсов, ожидаемая эффективность, полезность и т. п.
  4. Не учитывается психологический фактор. Чаще всего самые срочные и важные дела – это те, что нам меньше всего хочется делать, они менее приятны и требуют наибольшей отдачи. Если изо дня в день фокусироваться только на сложном и масштабном, можно либо потерять вкус к жизни, либо провалиться в бесконечную прокрастинацию.
Заключение

Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.

В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.

Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.

Напоследок оставим три полезных ссылки, которые могут вам пригодиться:

  1. 25 самых эффективных техник тайм-менеджмента
  2. Курсы по тайм-менеджменту
  3. Функциональные тайм-треккеры

Всем удачных экспериментов и до скорого!

Почему срочное не важно. О самом сложном квадрате в матрице Эйзенхауэра

Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов:

— А какие в него попадают задачи?
— Почему они не важные, если срочные?
— Что значит «делегируйте их»? Кому?

К сожалению, многие публикации в интернете не отвечают на эти вопросы, а только еще сильнее запутывают читателя. Прочитав в десятый раз про «ненужные телефонные разговоры» и «делегирование», он невольно начинает думать: а имеет ли этот квадрат хоть какое-нибудь отношения к моей жизни?

Сегодня мы попробуем разобраться, что на самом деле представляют собой эти «срочные, но не важные дела», что с ними делать и какую роль они играют в нашей жизни.

Сложность 1. Какие это задачи

Рассказывая о квадрате «срочно — не важно», авторы часто приводят следующие примеры задач:

  • Ненужные телефонные звонки;
  • Навязанные нам встречи;
  • Пустые разговоры с коллегами;
  • Разбор корреспонденции;
  • Бесполезные совещания и т. д.

Глядя на эти примеры, читатели хмурятся и думают примерно следующее:

— Ну, это ерунда какая-то! Во-первых, лично у меня очень мало подобных задач. Во-вторых, и так понятно, что эти занятия попусту отнимают у нас время. Стоило ли вообще упоминать о таких пустяках?

Нет, эти примеры вовсе не плохие. Проблема в том, что они позаимствованы из популярной бизнес-литературы XX века (например, у Стивена Кови) и описывают лишь некоторые рабочие ситуации, характерные для того времени.

И таких ситуаций у нас, разумеется, может и не быть. Но если мы внимательно посмотрим на свою повседневную жизнь, то обнаружим, что задачи из серии «срочно — не важно» обычно составляют чуть ли не львиную долю дел в нашем расписании.

Вот более актуальные примеры таких задач:

  • Приготовить завтрак (обед, ужин)
  • Помыть посуду
  • Доехать до работы и обратно
  • Постирать или погладить одежду
  • Заправить машину, пройти техосмотр, продлить ОСАГО
  • Оплатить кредит или ипотеку
  • Полить цветы
  • Передать показания счетчиков
  • Оплатить телефон, интернет, штрафы ГИБДД, коммунальные услуги
  • Купить продукты (хлеб, чай, туалетную бумагу, стиральный порошок)
  • Заплатить налоги
  • Купить бумагу или картридж для принтера
  • Сходить в парикмахерскую (на маникюр, к визажисту, к косметологу)
  • Отвезти в ремонт компьютер (холодильник, телевизор, пылесос)
  • Заменить перегоревшую лампочку и т. д.и т. п.

Иными словами, это самые многочисленные и «неистребимые» задачи, на выполнение которых часто и уходит большая часть нашего личного и рабочего времени. И эти задачи действительно срочные: их несвоевременное выполнение может серьезно усложнить нам жизнь.

Сложность 2. Почему они не важные

Увидев такие примеры, многие удивляются:

— Почему эти задачи не важны? Вы хотите сказать, что не нужно заправлять машину? Не нужно платить налоги?!

Нет, все это, безусловно, делать нужно. Если не заправить машину, она никуда не поедет, а если вовремя не заплатить налоги, у нас могут возникнуть неприятности.

Сложность здесь заключается в другом:

Необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Мы можем целыми днями мыть посуду, но это вряд ли сделает нас более счастливыми. Мы можем добросовестно платить налоги, но это ни на копейку не увеличит прибыль нашего магазина.

Задачи из «Квадрата C» не улучшают нашу жизнь, поскольку они навязаны нам извне: окружающим миром, обстоятельствами или другими людьми. Их выполняют лишь для того, чтобы поддерживать текущий уровень жизни и избегать неприятностей.

Да, мы вынуждены реагировать и выполнять эти задачи. Но мы бы вздохнули с облегчением, если бы наш автомобиль вдруг начал сам заправляться какой-нибудь космической энергией, а посуда — самоочищаться после каждого приема пищи. Иными словами, сами по себе эти дела нам не особо и нужны.

Человек, который искренне считает подобные задачи важными, попадает в опасную ментальную ловушку. Он начинает тратить на них уйму времени и сил, надеясь, что его жизнь от этого однажды улучшится. На самом же деле он просто топчется на месте, а его жизнь остается там же, где и была.

Именно поэтому задачи из «квадрата C» и являются не важными: они по своей природе не способны ничего изменить.

По-настоящему важные дела — это дела, которые напрямую связаны с нашими главными целями и ценностями. Это дела, которые меняют нашу жизнь к лучшему, делают нас счастливее, помогают двигаться к цели и не упускать ее.

У каждого, естественно, будет свой список таких задач. Для одного человека это инвестиции в здоровье и саморазвитие, для второго — работа над своими проектами, а для третьего — просто время, проведенное с близкими. Объединяет все эти задачи то, что они продиктованы нашими личными устремлениями, а не навязаны нам извне.

И вот тут становится понятна главная опасность «квадрата C».

Наше время ограниченно. В сутках всего 24 часа, а ожидаемая продолжительность жизни даже в самых развитых странах редко превышает 80 лет. И чем больше времени человек тратит на «срочное, но не важное», тем меньше времени у него остается на то, что для него по-настоящему важно.

Сложность 3. «Делегируйте!»

Хорошо, пусть срочные дела из «квадрата C» действительно не самые важные и даже в какой-то степени вредные. Но как быть, если эти дела все равно необходимо выполнять?

В большинстве статей о матрице Эйзенхауэра дается один и тот же совет: «делегируйте!».

Понятно, что этот совет пришел из той эпохи, когда тайм-менеджмент был ориентирован исключительно на предпринимателей и топ-менеджеров. Но сегодня, когда «управлять временем» начали представители всех профессий и социальных групп, этот совет часто выглядит неуместно и даже немного издевательски.

Вот молодая мама в декрете читает на женском портале статью о матрице Эйзенхауэра. У нее на сегодня, например, такие «срочные — не важные» дела:

  • Приготовить обед и ужин
  • Погладить белье
  • Полить цветы
  • Сходить за продуктами

И вот ей советуют: а ты просто делегируй эти дела! Простите, а кому она их делегирует? Своей кошке?

Некоторые авторы подозревают, что написали что-то не то, и робко добавляют:

— Попробуйте поручить эти дела своему мужу / жене.

Великолепно! А давайте попробуем это представить:

— Дорогой, мне сейчас нужно написать статью в блог. Поскольку у тебя в жизни нет никаких целей, может ты пока приготовишь нам ужин?

Более того: даже предприниматели и руководители порою не могут передать такие дела подчиненным. Увы, но не все задачи можно делегировать и не всегда для этого есть исполнители. Например, владельцы малого бизнеса зачастую сами вынуждены ездить за товаром, оплачивать счета и вести бухгалтерию. Они бы и рады избавиться от этих задач, но у них просто нет такой возможности.

Нет, делегирование — это отличный метод. Другое дело, что он применим далеко не везде и не всегда.

Сложность 4. Что делать с этими задачами

На самом деле все просто:

Любыми способами старайтесь сокращать время на выполнение этих задач.

Ниже перечислены самые популярные варианты решения этой проблемы. Обратите внимание: некоторые из них потребуют финансовых затрат. Здесь нужно просто решить, что в каждом конкретном случае для вас важнее — время или деньги.

Итак, вот небольшой чек-лист по «срочным, но не важным» делам:

1. Делегировать. Если это все-таки можно сделать, то почему бы и нет?

2. «Купить время». Если есть возможность, воспользуйтесь услугами, помогающими экономить время. Например: доставка еды из ресторана, доставка продуктов из магазина, стрижка газонов и уход за клумбами, оформление документов и т. д.

3. Обратиться к специалистам. Передавайте работу соответствующим специалистам, а не делайте ее сами. Если, например, на кухне течет кран, вызовите сантехника.

4. Передать на аутсорсинг. Поручите уборку помещений клининговому агентству, а наполнение сайта — агентству контент-маркетинга. При необходимости на аутсорсинг можно отдать бухгалтерский учет, рекламу, доставку товара и многое другое.

5. Автоматизировать. Подключите автоплатеж для оплаты телефона, интернета и коммунальных услуг. Приобретите посудомоечную машину и робот-пылесос.

6. Оптимизировать. Пользуйтесь специальными приемами, которые помогают ускорить работу.

7. Выполнять реже. Можно ли, к примеру, мыть полы не три, а два раза в неделю? Можно ли закупать какие-нибудь продукты оптом? Можно ли приготовить суп сразу на два дня?

8. Избегать перфекционизма. Многие задачи из «квадрата C» не нуждаются в особо качественном выполнении: их достаточно просто сделать. Какая разница, как оформлен бутерброд, если через 5 минут он будет съеден?

9. Не делать. Если есть возможность вообще не выполнять эти задачи (скажем, не посещать какое-нибудь бессмысленное мероприятие), то лучше так и поступить.

Перечисленные приемы нельзя использовать «механически»: почти каждая ситуация в нашей жизни требует индивидуального подхода. Если, например, нам очень нравится готовить и поливать цветы, то с этими задачами, возможно, и не стоит ничего делать.

Поделиться:

Хронометр

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Статус программы: Бесплатная

Размер:11 МБ

Система:Windows 10, 7, 8, XP, Vista

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Основные возможности приложения

  1. Поддержка списков задач. Все задачи можно распределить по отдельным спискам, чтобы можно было быстрее просматривать те или иные задачи и находить их.
  2. Импорт список и задач из Google Tasks. Эта функция добавлена в последней версии программы и на данный момент проходит тестирование.
  3. Установка приоритетов задач. Задачи в списках можно сортировать по параметрам “Срочно/не срочно” и “Важно/не важно”, что позволяет в дальнейшем распределить все задачи по матрице Эйзенхауэра и выполнять их в определенном порядке.
  4. Автоматическое распознавание сроков выполнения задач. Уже на этапе формулировки задачи “Хронометр” может определить срок, когда эта задача должна быть выполнена. Например, если в описании задачи встретиться слово “Завтра”, то приложение посчитает, что эта задача должна быть выполнена именно завтра и установит соответствующую дату в поле “Срок выполнения”. Эту функцию можно отключить в настройках приложения.
  5. Экспорт задач в MS Word.

Установка приложения

“Хронометр” не требует никакой установки – просто распакуйте архив в любом удобном месте на вашем компьютере и пользуйтесь.

FAQ

1. Что такое “матрица Эйзенхауэра” и как ей пользоваться?

Матрица состоит из двух столбцов и двух строк и выглядит следующим образом:

(B) ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ(A) ВАЖНОЕ — СРОЧНОЕ
(C) не ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ(D) СРОЧНОЕ – не ВАЖНОЕ

Группа А (или первая четверть в декартовой системе координат)

В эту группу следует выделять задачи, которые:

  • необходимо выполнить немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
  • повлияют на здоровье
  • отбросят назад в достижении цели
  • решение которых невозможно передать кому-либо другому

Если таких задач накопиться много — это первый признак того, что Вы, что называется, «попали». Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.)

Группа B

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете.

Группа С

В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Группа D

С этой группой всегда будут проблемы. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу — это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в группу D. Примерами таких задач могут быть:

  • некоторые телефонные звонки
  • оказание услуг, не связанных с текущими целями.

Чтобы построить матрицу Эйзенхауэра в “Хронометре” достаточно составить список задач, отметив их важность и срочность (это можно сделать при добавлении новой задачи или же прямо в окне списка задач) и нажать кнопку “Матрица” в окне программы:

После этого вы увидите уже готовую матрицу дел (матрицу Эйзенхауэра):

 

Находясь в окне просмотра матрицы, Вы также, как и при обычном просмотре списка задач можете ставить отметки о выполнении задач или перемещать задачи между столбцами и строками матрицы простым перетаскиванием (Drag&Drop).

2. В версии 3.2.4.20 не удаляются задачи из списка

Эта проблема связана с тем, что файл базы данных имеет атрибут «Только для чтения». В результате чего “Хронометр” не может внести изменения в файл. Чтобы избавиться от ошибки надо снять с файла атрибут «Только для чтения».

Сделать это можно следующим образом:

1. Заходим в настройки программы, на вкладке «Общие» находим «Путь к БД» (например, «D:\DropBox\tasks.sqlite»)
2. Ищем этот файл на диске, жмем на нем правой кнопкой мыши, в меню выбираем свойства, снимаем галочку «Только для чтения», жмем «Применить».

Обновления

Версия 3.2.4.41

  • Исправлена ошибка доступа к БД. База данных создается в “C:\Users\Public\Documents\Chrono\“
  • Добавлена функция добавления задач в список из txt-файла. Одна задача = Одна строка в файле.

Версия 3.2.4.32

  • Исправлена ошибка по причине которой дата завершения менялась на текущую дату
  • Исправлена ошибка по причине которой задачи, импортированные из Google Tasks и имеющие статус завершенных показывались в списке как незавершенные
  • Добавлена проверка файла базы данных на наличие атрибута “Только для чтения”. Если атрибут выставлен, то программа не может записать изменения в базу данных
  • Добавлена система отправки отчётов об ошибках программы – отправляйте отчёты об ошибках мне на e-mail прямо из программы

Версия 3.2.4.52

  • Исправлена ошибка по причине которой не удалялись задачи по нажатию кнопки “Delete”
  • Добавлено автоматическое сохранение настроек отображения списка задач после выхода из программы. Например, если вы вышли из программы, находясь в режиме просмотра матрицы, то в следующий раз программа запуститься в режиме отображения матрицы
  • Панель управления списками и задачами может быть скрыта (см. “Настройки” в программе)

Программа тестировалась на Windows 7 x64, Windows 7 x32, Windows 10 x64

Как избавиться от «срочных и важных» дел

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Матрица разделена на секторы для определения приоритетов дел:

  • Квадрат 1 – задачи срочные и важные.
  • Квадрат 2 – задачи важные, но не срочные.
  • Квадрат 3 – задачи срочные, но не важные.
  • Квадрат 4 – задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: работать в квадрате 2 – планировать, учиться, искать новые возможности – и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на третий квадрат не обратил внимания или не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат-то такой, где задачи срочные, но не важные? Как это вообще может быть?

Непонятый третий квадрат

Вначале снова заглянул в книгу, но Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

  • Посторонние разговоры и звонки.
  • Какая-то корреспонденция.
  • Некоторые встречи.
  • Предстоящие неотложные дела.
  • Распространенные виды деятельности.

Для непонятливых автор поясняет: «Есть и другие люди – те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял – когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого. То есть, когда меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я в квадрате 1, возможно, в квадрате 3, потому что есть дела поважнее. В общем понятно, но я копнул глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал 20 статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в третьем квадрате делятся на три группы.

1. Обязанности, точнее обязательства:

  • Обязательство быть матерью, женой, мужем: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, погулять с детьми, навести порядок, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, убраться в квартире…
  • Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчет, посетить совещание, проверить почту…
  • Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку…

2. Слабости, желания: сделать пост в соцсети о первом снеге, просьбы.

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

В нескольких статьях в третий квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю это неправильным. Профилактика и планирование – тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, непонятно, как от них избавиться.

Список дел на день обычно составляют из задач первого и третьего квадрата. Верхняя часть списка – квадрат 1, что выполнить надо по объективным причинам. Нижняя часть – квадрат 3, что выполнить надо по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому, что они кажутся важнее или более срочными, а потому, что делали сотни раз. Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остается, а еще в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2.

И мы, как белки в колесе, каждый день делаем одно и то же, а когда бьет по лбу проблема (о которой знали, но не нашли времени ее решить заранее), напрягаемся сверх меры и, когда выполнили, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из третьего квадрата рекомендуют поручить или делегировать. В одном источнике нашел замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берем наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1), добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день. Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Будь это так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже понимая, что жертвуем целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 – наша зона комфорта. Чтобы из нее выйти, нужно преодолеть немало преград.

  1. Страхи. Боимся потерять премию, работу, друзей, звание хорошего человека. Боимся осуждения: «А, это тот, который сдает табели последним», «А, это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на 2 минуты». А еще: страх неудачи, страх успеха, да мало ли их. Редко наши цели перевешивают страхи.
  2. Отсутствие желания или возможностей. Мало желания делегировать стирку, нужны средства, чтобы передать это на аутсорс домработнице или прачечной. Мало желания делегировать отчет, нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс. Или просто не желаете расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак на всю семью.
  3. Привычки. Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю, месяц. Не задумываясь. Сработал триггер – табель на столе, сели и проверили, а потом еще сами отнесли в отдел персонала.
  4. Отсутствие навыков. Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

Способы сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. И пока нашел только четыре:

  1. Нарушайте правила. Несерьезно, помаленьку. Чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше всегда ездил по правилам, но в определенный момент начал нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными, и наблюдаю, к чему это приведет.
  2. Фильтруйте чужие высказывания. Раньше беспокоился о том, что скажут и что подумают, но с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.
  3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника. Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объеме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели, пришлось перестраиваться. Теперь на спине сидят только мои обезьяны.
  4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.

Квадрат 3 – опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными. Удачи!

ДЕНЬ 11

Если у вас есть представление о ваших целях, проектах и следующих ближайших шагах, то весьма полезно планировать свою неделю исходя из них. Но насколько мы сами решаем, чему посвятить 24 часа в сутках или рабочее время? Полагаю, многим знаком дискомфорт от того, что кто-то распоряжается твоими задачами, активностью и действиями. Это хорошо знают мамы маленьких детей, чей жизненный график часто подчинен нуждам и прихотям ребенка. Это часто случается на работе (начальники часто полагают правильным и необходимым лишать подчиненных права на тайминг).
Возможность управлять своим календарем — важная составляющая чувства продуктивности. Банально напоминать, что время — один из важнейших ресурсов, которые у нас есть, но, увы, приходится. Конечно, мы не можем управлять временем как физической данностью. Но мы можем распределять свои дела мудрым и продуктивным образом, что выражается в управлении своим календарем. Иногда на это нужно потратить несколько минут, максимум полчаса. Но что значит 30 минут планирования, если они позволяют более приятно и эффективно провести 4290 минут недели?

Глобально все дела можно разделить на важные и срочные. Думаю, вы знаете эту модель и, возможно, даже сами пользуетесь таким распределением приоритетов. Опыт показывает, что, как правило, мы тяготеем к какому-то одному типу дел в своей жизни. Давайте проверим.
Подумайте о том, что вы делали вчера или что собираетесь делать сегодня. Или в течение прошлой недели (если она не была отпускной) и в течение этой недели. Какие дела вы переделали, какие намерены сделать? Подумайте, каких дел, срочных или важных, было больше.
Их довольно легко различить, но нужно помнить, что такое распределение сугубо индивидуально. Для одной хозяйки приготовить обед — дело срочное (накормить много людей, а времени мало). А для другой — это дело важное (обед имеет субъективную ценность во взаимоотношении с семьей, например). Не ведитесь на внешние оценки.
С другой стороны, иногда мы смешиваем срочность и важность.
Срочные дела — действия, не требующие отлагательств. Если их не сделать, что-то пойдет не так, случится что-то нехорошее и т.п. В пределе срочно — это успеть на поезд или спасти жизнь. Наверняка, вы знаете немало людей, у которых любые дела относятся к категории «срочно», безотлагательно. А может и в вашем календаре большую часть времени занимают дела из «срочного списка». Это не плохо, но что при этом происходит с важными делами? Остается ли для них время?
Важные дела — это те, которые придают смысл жизни в длительной перспективе. Они имеют непосредственное отношение к вашим ценностям и видению. И именно важные дела часто оказываются под угрозой. Знаете это ощущение: все время что-то делаешь, куда-то торопишься, к концу каждого дня длинющий список ToDo весь вычеркнут, но ощущение, что что-то важное упущено, не проходит? Вот это оно: на что-то действительно важное просто «не хватает времени». А по сути, этим делам просто нет места в календаре.
Любопытный факт: если вы упустите или не сделаете что-то из срочных задач, это сразу видно и вам, и остальным. А если вы упускаете что-то действительно важное, то это часто проходит незамеченным. И только потом, потом обнаруживается глобальная недостача.

Матрица Эйзенхауэра: важноенесрочное — Zenegment — LiveJournal

Многие из тех, кто начинают заниматься вопросом личной эффективности идут в гугл с запросом «тайм-менеджмент» либо на соответствующий тренинг, где они с очень хорошей вероятностью сталкиваются с матрицей Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра – это частный вид любимой консультантами матрицы 2х2, где по одной оси откладывается условная срочность, по другой – условная важность. Предлагается, что человек будет использовать эту матрицу для расстановки своим задачам приоритетов, уделяя все больше и больше внимания тому, что важно, но не срочно.

В целом подход имеет право на жизнь, но его практическое применение достаточно сложно и влечет ряд неприятностей. Самая первая неприятность является неотъемлемой частью самой приоритезации. В подавляющем большинстве случаев приоритезация сводится к бесконечным попыткам поменять порядок элементов невпихуемого в надежде его все же впихнуть. Но невпихуемое простым перемешиванием его элементов во впихуемое не превращается. Неприятность номер два – это разочарование. Есть важное срочное, важное не срочное, не срочное не важное… В лучшем случае мы начинаем концентрироваться на важном не срочном, а что происходит со всем остальным? Да хрен его знает… Точнее, если смотреть правде в глаза, оно никогда не будет сделано, но так как мы этого явным образом не признали, то все еще надеемся, что вот как только мы закончим с этим и этим, то настанет время и вот этого. Правда, каждый раз прилетает что-то новое, но мы знаем, что вот после него мы вот ну точно вот это вот сделаем… Некоторые вещи так могут тянуться годами…

В джедайской технике пустого инбокса момент приоритезации сильно упрощен, есть всего два приоритета: надо сделать/не надо сделать. Приоритезировать задачи таким образом на много сложнее (Забавно, не правда ли? Стоит добавить еще пяток промежуточных приоритетов, как дело само собой упрощается…), зато довольно быстро мы уходим от впихивания невпихуемого. И вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Похожий подход мне нравится и в командах разработчиков: однозначный приоритет пользовательских историй сделаем/не сделаем вместо всяких замысловатых: must-should-could, так как он оставляет меньше места всяким неоднозначностям.

Как отличить важное от неважного…… — Анна Земова Гринвей

Как отличить важное от неважного…
⠀
Срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными.
(34й президент США Д.Д.Эйзенхауэр)
⠀
Есть модель принятия решений — Матрица Эйзенхауэра. По сути, матрица — доработанный квадрат Декарта, более его поздняя версия. Основной её принцип: выбирай важное, а не срочное.
⠀
Важное — это то дело, которое нужно сделать, чтобы продвинуться к достижению своей цели.
⠀
Теперь о срочности. Важное и срочное – дело, которое нужно было выполнить вчера, чтобы получить результат сегодня. Важное и несрочное – дело, которое нужно выполнить сегодня, чтобы получить результат завтра. Очевидно, что Важное и срочное дело не возникает само по себе – это на самом деле просроченное вчерашнее Важное и не срочное дело.
⠀
✅A — Важное и срочное
Погашение кредита (здесь и сейчас), посещение врача.
⠀
✅B — Важное и не срочное
⠀
К важным делам относятся те планы, которые можно отложить, но на самом деле лучше их не откладывать, иначе срочных дел станет еще больше.
⠀
Сдача экзамена, вызов сантехника.
⠀
✅C — Срочное, но не важное
⠀
внезапный телефонный звонок, навязанные встречи, от которых трудно отказаться, срочная помощь кому-то, работа, которую вам подобрали.
⠀
✅D — Не срочное и не важное
⠀
просмотр телевизионных передач, кино, компьютерные игры.
⠀
То, что приносит сиюминутное удовольствие, но никак не повлияет на будущее. Именно такие дела должны отправляться в «долгий ящик»
⠀
дело.
Сформулируйте свою цель. Выделите Важные и не срочные дела, ведущие к ней. Выполняйте их вовремя и Вы будете жить в размеренном неторопливом темпе, в то время как Ваши результаты будут стремительно достигаться.
⠀
Удачи в планировании, друзья!!!

#lyudimira🌐 #lyudimira🇷🇺 #людимира 🇷🇺#сетевойэтомодно #бизнесмечты #структура #богатство #мечтыменяющиемир #реальность #метаморфозы #лидеры #путькцели #награда #млмбизнес #сетевойбизнес #мирбезхимии #мойгринвей #сетевойэтомое #школабудушихмиллионеров #шбм15 #марафон #15января2021гoда

Срочно и Важно: в чем разница?

В возрасте шести-восьми лет мы начинаем осознавать понятие «время».

Мы начинаем понимать секунды, минуты, часы и наше восприятие течения времени.

Вскоре после этого мы начинаем вырабатывать привычки и принимать решения о том, как использовать свое время.

На этапах нашего развития другие обычно диктуют нам, как нам проводить время. Однако по мере того, как мы становимся профессионалами, у нас появляется все больше и больше автономии в отношении нашего времени.

Мы разрабатываем собственные системы проведения времени — иногда успешно, иногда нет.

И каждый из нас должен решить: как я могу использовать свое время наиболее эффективно?

В процессе принятия решений нас могут обмануть, заставив думать, что задачи важны, хотя на самом деле это не так. Или мы откладываем самые важные пункты в нашем списке задач, потому что они часто самые трудные.

А то мы путаем срочное и важное.

Это важное различие, которое может изменить наши приоритеты и списки дел.

Прежде чем двигаться дальше, давайте дадим определения этим терминам:

Срочно:

Элементы, требующие немедленного внимания.

Важно:

Элементы, влияющие на ваши долгосрочные цели и стратегию

Один из способов подумать о том, что вы должны сделать и что вы хотите сделать, — это поместить свои задачи в матрицу управления временем, часто известную как Матрица Эйзенхауэра.

Названный в честь бывшего президента США, этот метод стал популярен благодаря Стивену Кови в книге 7 навыков высокоэффективных людей .

Вот что похоже на квадрант с некоторыми соответствующими примерами для работы:

не срочно

  • крайний срок Отправить в депозите для мероприятия
  • файл для презентации
  • смутительная ошибка на ваших социальных медиа-кормах
  • Разработка новой привычки
  • Создание новой стратегии

неважный
  • «Срочные» встречи
  • Другие требования к другому Время
  • Отеномочно проверка Facebook, Snapchat, Instagram или другие социальные сети
  • Проверка ваших любимых новостей es…опять
  • Покупки в Интернете

Квадрант 1: Срочные и важные

Это вещи, которые вы должны сделать прямо сейчас или скоро там будетЭто могут быть немедленные обзоры и изменения, которые вам необходимо внести до крайнего срока, и они могут иметь другие срочные последствия.

Эти ценные действия принесут прибыль вашей компании, и их также необходимо выполнить немедленно.

Квадрант 1 Срочные и важные Примеры:
  • Крайний срок отправки депозита для мероприятия
  • Файл для презентации
  • Досадная ошибка в вашей ленте социальных сетей
  • Тестирование функций до дня запуска
  • вы хирург-травматолог или что-то героическое, это не то, где должна быть большая часть вашей работы.

    Квадрант 2: Не срочно, но важно

    Вот самое удачное место для расстановки приоритетов в работе.

    Здесь может происходить ваша самая продуктивная работа. Это то, к чему вы стремитесь. Эти проекты, задачи и другие действия являются кирпичиками, которые помогут вам реализовать ваши долгосрочные инициативы.

    Это не срочно, но поможет вам добиться успеха в достижении ваших целей.

    Иногда эти задачи включают в себя тушение пожаров, которые могут не входить в вашу ответственность или вообще не должны были произойти.

    Квадрант 2 Важные/Несрочные Примеры:
    • Выработка новой привычки
    • Создание новой стратегии
    • Работа над ежеквартальным отчетом (до конца квартала)
    • Планирование бюджета
      • код 90 выпуск новой функции продукта
    • Создание прототипа и MVP

    Так *должна* выглядеть большая часть вашей повседневной работы.

    Если вы тратите слишком много времени в первом и третьем квадранте на непредвиденные ситуации, вам нужно переосмыслить, расставить приоритеты или найти дополнительные ресурсы, которые помогут вам.

    Квадрант 3: Срочно, но неважно

    Это самый опасный квадрант.

    Здесь многие из нас живут и дышат сами того не желая.

    Другим людям легко предъявлять требования к нашему времени, не осознавая, что именно они делают.

    Их проблема не обязательно связана с вашей чрезвычайной ситуацией. Если они пытаются найти быстрое решение или ответ на что-то, что не продвигает бизнес вперед, то четкая коммуникация чрезвычайно важна.

    Платформа повышения производительности, такая как ClickUp , решает эту проблему.

    Пользователи устанавливают разные уровни приоритета для задач, предоставляют оценки времени, чтобы гарантировать, что назначенный знает объем, отправляют уведомления с напоминаниями и передают любую важную информацию всей команде. Это помогает поддерживать работу и ожидания в соответствии и позволяет вам быть более эффективной командой.

    Однако мы должны быть осторожны. Наши телефоны и средства связи предназначены для того, чтобы отвлекать нас каждую секунду.Перегрузка уведомлений — это реальная вещь.

    Push-уведомления на нашем телефоне для приложений социальных сетей заставляют нас думать, что что-то срочное, но на самом деле это не так, особенно когда ваш друг показывает, как хорошо он проводит время в отпуске.

    Интересно?

    Возможно. Срочный? Ни за что.

    Квадрант 4: Неважно, не срочно

    Также известен как квадрант прокрастинации.

    Это то, чем вы занимаетесь, даже если это неважно и не срочно.По сути, это то, что вы делаете, когда должны работать.

    Это не означает, что у вас никогда не должно быть перерыва, отдыха или расслабления. Но иногда хорошие вещи можно возвысить до высшей степени. И вы не хотите, чтобы они стали таковыми для вас.

    Это могут быть такие вещи, как:

    • Навязчивая проверка Facebook, Snapchat, Instagram или других социальных сетей
    • Проверка ваших любимых новостных сайтов… снова которые могут помочь вам оставаться сосредоточенным.Один из моих любимых — Лес. За каждый блок времени, когда вы продуктивны и не прикасаетесь к телефону, вырастает дерево.

      Вы даже можете начать строить лес и делиться своими успехами с друзьями. Это игра, которая держит вас подальше от телефона.

      Признание разницы между срочным и важным

      Еще один звонок в почтовом ящике.

      Поступают новые телефонные звонки.

      И знаете, что это значит? Пришло время принятия решения.

      Да, каждое отдельное электронное письмо может решить ваши следующие несколько минут, следующий час, весь день или даже всю неделю.

      Если вы решите открыть электронное письмо (возможно, дождитесь назначенного времени!), вам нужно будет принять решение.

      Какое место этот вопрос/просьба занимает в матрице Эйзенхауэра? Какова срочность и важность задачи?

      Социальные сети и новостной цикл заставляют нас думать, что каждый важный момент является срочным и требует нашего немедленного внимания.

      Мы должны отфильтровать шум, чтобы найти истинный сигнал.

      Срочные задачи вызывают реакцию.

      Мы хотим работать сразу и думать над ответом. Да, некоторые должности требуют более срочного принятия решения, чем другие (привет операторам экстренного вызова!). Но без правильных процессов мы будем беспокоиться и не будем работать в меру своих возможностей.

      Спешка с ответом может привести к неверному решению, которое может отрицательно сказаться на производительности в будущем и добавить больше проблем к нашей рабочей нагрузке.

      Важные задачи дают нам время для стратегии. Эти проекты и задачи — это то, что мы хотим сделать и надеемся внести свой вклад.Это задачи для новых спецификаций продукта, предложения нового бизнес-плана или обдумывания финансовых целей для отдела продаж на следующий квартал.

      Важные задачи — это преднамеренные действия, требующие внимания. Будем надеяться, что с этим дополнительным вниманием количество ошибок будет ограничено.

      Задачи могут быть срочными и важными, когда нужно принять ключевое решение немедленно. Но не всякая срочная задача обязательно важна.

      Последнее письмо от продавца отчаянно требует вашего внимания.Они делают вид, что это срочно, но для вас это неважно. Это задача, которую нужно делегировать.

      Другие задачи становятся срочными. Например, коллега жалуется на то, что ему срочно нужна помощь. Может сами разберутся. Может быть, их срочная/важная задача не является вашей чрезвычайной ситуацией.

      Проблема с предположением, что каждая задача является срочной и важной, заключается в том, что у вас не будет достаточно времени, чтобы стратегически все обдумать.

      Важно разработать стратегию продаж.За этим может быть даже небольшая срочность. Но если вы посвятите несколько дней или недель тщательному составлению плана, у вас будет меньше ошибок на бэкенде. Все важные дела невозможно сделать сразу — они слишком важны для этого и требуют повышенного внимания.

      Но срочность заставляет нас чувствовать себя важными. Занятость может маскировать недостаток стратегического внимания. Огромные организационные проблемы могли остаться незамеченными из-за занятости.

      Вы могли упустить неиспользованные потенциальные возможности, потому что у вас не было времени подумать о важных стратегических изменениях.

      Представьте себе такую ​​фирму, как Blockbuster или Borders.

      Это были огромные фирмы по прокату фильмов и продаже книг. Они пропустили меняющиеся приливы.

      Могло ли это быть связано только с тем, что они пропускали важные задания?

      Конечно нет. Но вы можете понять, почему время, потраченное на стратегическую работу, не всегда может быть самым «срочным».

      Какие задачи входят в каждый квадрант?

      Как вы решаете, что куда?

      Это очень просто и хорошо сочетается с квадрантами.Они помогут:

      1. Решите, является ли это срочным, важным или и тем, и другим
      2. Проанализируйте ценность: Какова ценность этой задачи для вашего руководства, организации и бизнеса? Что изменилось бы и улучшилось, если бы вы завершили или протолкнули это?
      3. Подумайте о времени: сколько времени вам потребуется на это? Это несколько минут или несколько недель? Несколько месяцев? Если вы создадите план проекта для реализации крупномасштабных инициатив, то вы будете выполнять небольшие задачи, глядя на общую картину.
      4. Подумайте о сокращении: Какие пункты в вашем списке или проекте кажутся несущественными? Что несущественно? Если задачи или задания можно комбинировать, то комбинируйте их.
      5. Подумайте о делегировании: есть задача, которая была назначена вам, но на самом деле находится в компетенции другого члена команды? Или есть коллега, который более квалифицирован или более опытен, чтобы взяться за это? Понимание своих пределов и того, что можно сделать на практике, также является частью процесса расстановки приоритетов.

      Как расставить приоритеты в отношении своего времени в матрице Эйзенхауэра/тайм-менеджмента?

      Не все задачи имеют одинаковый вес.И задача, которую вы считаете срочной/важной, может быть признана важной/несрочной кем-то другим.

      Тем не менее, вы должны планировать время специально для этих различных типов задач. С планированием и планированием вы можете привнести правильную энергию и мышление в каждое из них.

      Вместо того, чтобы делать только то, что указано в вашем списке дел, каждый день или неделю выделяйте время для срочных/важных, а затем для важных/несрочных дел.

      Это требует дисциплины. Например, ваше утро может быть заполнено первостепенными, срочными и важными задачами.Затем вы можете потратить несколько минут на делегирование других срочных/неважных задач.

      Днем или ближе к ночи, когда все уляжется, можно заняться более стратегическими делами — важными, но несрочными.

      Остаются несрочные/неважные задачи. Это включает в себя полный спектр от проверки ваших социальных сетей до просмотра планов отпуска на следующий год. В конце концов, они могут даже закрепиться в ваших срочных или важных задачах.

      Еще одно важное соображение: сможете ли вы сделать это за 2 минуты или меньше?

      Это правило взято из методологии Get Things Done Дэвида Аллена.

      Он говорит, что если вы можете справиться с задачей менее чем за две минуты, то вы можете сделать это самостоятельно. Если нет, то делегируйте или просмотрите его позже.

      Как ClickUp может помочь вам расставить приоритеты в своей работе

      ClickUp — это платформа повышения производительности, которая может радикально изменить ваш подход к работе.

      Вы можете организовывать свои проекты с помощью папок и списков, а затем назначать их своей команде для работы или поручить себе. Эти функции помогут вам определить разницу между срочным и важным не только для себя, но и для всей вашей команды.

      • Цели: ставьте цели в ClickUp каждый день, неделю, месяц, квартал — по вашему выбору. Прикрепите ключевые результаты к каждой цели (которая обычно включает число!), а затем также свяжите задачи с этими целями. Вы можете взять свои срочные/важные или важные/несрочные задачи и указать, над чем вы хотите работать каждую неделю.
      • Флажки приоритета. Отмечайте задачи, создаваемые вашей командой, с указанием уровня срочности, например высокой, важной, нормальной или низкой. Как только ваша команда просмотрит или увидит задачу с пометкой приоритета, она будет знать, над чем работать дальше.Это хорошо работает для задач, которые могут быть выполнены примерно в тот же день.
      • Сроки выполнения/подзадачи: Сроки выполнения и подзадачи помогут вам еще больше разбить вашу работу. У вас может быть несколько задач, которые необходимо выполнить примерно в одно и то же время, или одна задача строится на другой. Установка сроков выполнения важной/несрочной работы гарантирует, что вы найдете для нее время. При необходимости установите конкретное время дня, когда задача должна быть выполнена. Подзадачи также помогают делегировать работу, особенно если задача очень срочная или ее нужно разделить на несколько частей.
      • Назначенные комментарии. Эта уникальная функция ClickUp выводит комментарии на первое место в рабочем процессе. Вы можете передать идеи, которые появляются в комментариях, другому члену команды. Затем он появляется в их уведомлениях и в виде окна, побуждая человека предпринять действие.
      • Несколько представлений: ClickUp позволяет сортировать вашу работу с помощью обязательных представлений (например, списка или доски), а также календаря и диаграммы Ганта. Мы также даем вам множество фильтров для настройки того, как вы хотите, чтобы ваши задачи отображались.Сортировка по дате выполнения, статусу, правопреемнику и т. д. ClickUp предлагает все это.

      Вывод: разница между срочным и важным влияет на ваше время

      Размышление о разнице между срочным и важным может иметь широкое влияние на то, что вы делаете со своим временем. Эти общие стратегии тайм-менеджмента помогут вам лучше сосредоточиться.

      • Четко определите свои долгосрочные приоритеты
      • Поймите разницу между продуктивным и непродуктивным.
      • Более эффективное делегирование полномочий
      • Установите границы

      Помня об этих советах, вы будете готовы решать срочные и важные проблемы. Вот дополнительные ресурсы в ClickUp, которые помогут вам расставить приоритеты в работе:

      Важно против Срочно | Часть нашего подробного руководства по непрерывному совершенствованию

      Каждый день люди принимают решения о том, какие задачи добавить в свое расписание. В основном у них есть два варианта. Они могут делать важные дела, а могут браться за срочные дела.Срочные дела должны быть выполнены немедленно, и часто люди преследуют подчиненных, чтобы они были выполнены. Важные вещи часто связаны с действиями «в целом», которые не вызывают проблем в повседневной жизни. Из-за этого, как правило, никто не задает безжалостных вопросов по такого рода проблемам. Но важные вещи имеют решающее значение для долгосрочного успеха.

      Это создает дилемму для большинства людей. Они чувствуют себя плохо из-за того, что отвергают настоятельную потребность человека и вместо этого работают над чем-то более важным, но на горизонте.

      Иногда, конечно, принять решение просто. Иногда вы сталкиваетесь с задачей, которая является одновременно важной и срочной. Это очевидные приоритеты. Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, очевидно, не должны получать внимания.

      Первый шаг к эффективному использованию своего времени — понять, к какой категории относятся ваши задачи. Некоторым людям очень трудно определить разницу между срочным и важным. Научиться отличать одно от другого чрезвычайно важно, потому что не все неотложные задачи следует выполнять.Иногда вам просто придется сказать нет.

      В других случаях вам, возможно, придется просто сказать человеку, что вы не сможете добраться до него сразу. Произойдет одно из четырех.

      1. Человек найдет альтернативного исполнителя. Он найдет другого человека для выполнения этой работы.
      2. Человек составит альтернативный план. Цели часто могут быть достигнуты разными способами.
      3. Пользователь откажется от запроса.
      4. Человек вернется снова.

      Если выпало число четыре, есть шанс, что задача действительно важна. Узнайте, приложив к нему ценник. Например, предложите человеку задержаться допоздна, чтобы вместе поработать над ним, или попросить выполнить подготовительную работу, чтобы помочь с проектом. Ответ расскажет вам, насколько ценным на самом деле является заказчик для работы.

      «И» против «Или»

      К сожалению, печальная реальность такова, что мы живем в мире «И», а не в мире «ИЛИ».По всей вероятности, у вас может не быть возможности исключить срочные задачи. Я рекомендую вам сначала выделить время для выполнения важных задач, а оставшееся время занять срочными. У работы есть способ заполнить доступное время ( Закон Паркинсона ). Если вы сделаете наоборот, сначала работая над срочными задачами, то важные будут обделены.

      Срочность — это красный флаг

      Срочные задачи обычно являются признаком сбоя. Бывают редкие случаи, когда в последнюю минуту возникает проблема или возможность, которую нельзя предвидеть, но опять же, таких немного и они редки.

      Большинство последних проблем можно проследить до какой-то более ранней ошибки в процессе . Критический заказ, который необходимо разместить, чтобы предотвратить остановку сборочной линии, может быть результатом неуместной карточки канбан . Разгневанный клиент может быть результатом заклинивания факсимильного аппарата из-за плохого обслуживания . Всплеск количества обрабатываемых заказов в конце месяца, вероятно, связан с неправильной политикой продаж.

      Дело в том, что каждую срочную задачу нужно анализировать и отслеживать.Этот анализ должен быть платой за допуск к работе над неотложной проблемой. Если вы соглашаетесь отказаться от того, чем вы занимаетесь из-за проблемы, человек, обращающийся за помощью, должен согласиться принять контрмеру , чтобы убедиться, что проблема никогда не повторится. Стоит отметить, что многие исполнители срочных задач являются рецидивистами. Кажется, одни и те же люди снова и снова приходят за помощью в последнюю минуту. Заставьте их понять, что они должны внести свой вклад в постоянное улучшение процесса , если они хотят, чтобы вы применили лейкопластырь сейчас.

      Теория относительности

      Важными и срочными являются относительные понятия на макроуровне. То, что важно для одной части организации, может не иметь значения для другой.

      Однако важность на уровне компании важнее того, что кажется важным отдельным отделам. Очистка развертывания политики может решить эту проблему. Насколько действие влияет на элемент PD, должно быть решающим фактором при определении того, является ли действие важным или нет.

      KPI (ключевой показатель эффективности) Bowlers — еще один полезный инструмент для определения важности. Вообще говоря, чем больше задача влияет на чьи-то KPI, тем она важнее.

      Тем не менее, часто встречаются люди, которые пытаются использовать влияние клиента в качестве решающего фактора. Будьте осторожны, не подчеркивая сразу влияние проекта на одного клиента. Как правило, элементы PD будут иметь более широкое влияние на большее количество клиентов, чем проблема, затрагивающая только одного клиента.Это не значит, что плохое обслуживание клиентов — это нормально. Это просто означает, что вы должны смотреть на картину в целом, чтобы не навредить многим клиентам за счет одного. ( Примечание: иногда есть крупный клиент, который требует немедленного внимания. Действуйте соответственно. )

      Важная и неважная стратегия

      Если вы посмотрите на эти два фактора в матрице, стратегия того, как действовать, станет ясной.

      • Важное и срочное: Сделайте это первым.Это очевидный приоритет.
      • Неважно и не срочно: Спросите себя, почему вы тратите время на то, что неважно и не является неотложной задачей. Это не так редко, как вы думаете. Многие люди занимаются бессмысленной деятельностью по привычке.
      • Важно, но не срочно: Имейте в виду, что важные дела рано или поздно станут срочными, если вы продолжите их откладывать. Запланируйте время в своем календаре, чтобы гарантировать работу над ними.
      • Срочно, но неважно: Работа по устранению основных причин, которые привели к сбою, из-за которого эта проблема стала неотложной.

      Посмотрите наше видео Шаблон матрицы решений , чтобы получить представление о расстановке приоритетов.

      Слова предупреждения

      • Заказчиком задачи не всегда является кто-то другой. Иногда это работа, которую вы создаете сами. Внимательно посмотрите на задачи, которые вы выполняете ежедневно, и посмотрите, насколько они действительно важны для вашей работы. Мы часто наполняем наши дни бессмысленной деятельностью.
      • Срок срочности истек.Иногда хорошей стратегией является задержка хронического преступника до тех пор, пока вопрос не станет спорным. Удивительно, как часто срочный, но неважный дедлайн проходит без происшествий. Примечание. Если вы пойдете по этому пути, заручитесь поддержкой своего руководителя, потому что может возникнуть негативная реакция.
      • Скажи «нет», если срочная задача сорвет более важный проект. Сделать это бывает сложно, так что пусть ваши утки в ряд о том, что будет, если вы переключитесь на срочное задание.

      Чем ближе вы к передовой в организации, тем меньше у вас будет контроля над тем, что вы решите делать или не делать.Вместо того, чтобы спорить с начальником о том, должны ли вы что-то делать или нет, поместите просьбы в контекст.

      Составьте список задач и проектов, над которыми вы работаете, и расположите их в порядке приоритета. Передайте список своему менеджеру для ознакомления и убедитесь в наличии согласия. Если кто-то приходит к вам с просьбой о срочной помощи, и он не принимает ответа «нет», поговорите со своим начальником о поддержке. У нее будет хорошее представление о том, что у вас на тарелке, и она с большей готовностью пойдет на биты за вас, если у нее будет представление о том, над чем вы работаете.

      К сожалению, начальство иногда ставит своих сотрудников в трудное положение. Они помогают расставить приоритеты , но часто меняют план, когда возникает что-то срочное. В дополнение к задержке важных заданий это добавляет потери на переключение между задачами.

      Навигация по этим испытаниям может быть сложной. Лучшая стратегия часто заключается в прямом, но уважительном отношении к ситуации. Попросите перенести или исключить важный крайний срок, поскольку в вашу рабочую нагрузку вкрадываются срочные задачи.Отслеживайте время, которое вы тратите на незапланированные действия. И следите за неотложными проблемами, с которыми вы имеете дело. Эта информация пригодится при разработке новых графиков с вашим начальником и запросе поддержки в решении проблем, которые создают неотложные проблемы.

      Новым лидерам часто трудно смириться с тем, что у них нет ресурсов, чтобы сделать все. Часто на запрос отвечают нет. Менеджеры, которые не учатся говорить «нет» и расставлять приоритеты, обнаружат, что постоянно тушат пожары и никогда не приступают к их предотвращению.

      Отслеживайте время, которое вы тратите на срочные и важные задачи. Скорее всего, вы тратите гораздо больше времени на срочные, неважные дела, чем вам кажется. Если это так, у вас есть несколько стратегий.

      1. Сосредоточьтесь на предоставлении сотрудникам возможности принимать решения на месте. Срочные задачи часто усугубляются, когда сотруднику приходится выслеживать вас, чтобы решить проблему.
      2. Отслеживание основных причин проблем. Будет применяться Принцип Парето .Вы обнаружите, что большинство кризисов, с которыми вы сталкиваетесь, связаны с одним и тем же снова и снова. Исправьте процесс и устраните кризисы. Это имеет и вторичный эффект. Людям свойственно стыдиться того, что они хронические правонарушители. Если они увидят, что находятся в верхней части вашего списка, они могут вдохновиться на действия.
      3. Предложите помощь, но дайте понять, что вам понадобится помощь. Эта тактика применима не всегда, но с большинством задач связана определенная работа, которую может выполнить заказчик.Если кто-то не оказывает помощь, которую может, это показатель того, насколько срочной является задача.

      Ключевые моменты о «важном или срочном»

      • Люди путают важное со срочным. Сосредоточение внимания на срочных действиях останавливает краткосрочную боль и долгосрочную выгоду.
      • Срочные проблемы почти всегда являются признаком сбоя процесса. Они должны сопровождаться контрмерами, чтобы предотвратить их повторение.
      • Чем лучше вы справляетесь с простыми решениями, тем больше гибкости у вас будет, когда возникнут более сложные задачи, связанные с важными и срочными задачами.

      Начать отслеживать каждый срочный запрос. Убедитесь, что ясно, что они рассматриваются как проблема. Используйте свою команду руководителей в качестве ресурса, чтобы сосредоточить усилия по непрерывному совершенствованию на устранении проблем, которые отвлекают вас от важных задач.

      Velaction предлагает три инструмента, которые помогают справиться с конфликтом между срочным и важным.

      Матрица развертывания политик

      Развертывание политики помогает людям в организации узнать, как то, над чем они работают, соответствует стратегии компании.Матрица развертывания политик упрощает определение того, что важнее.

      Боулер КПИ

      KPI Bowler подчеркивает важные меры передовой группы. Он обеспечивает быструю проверку, чтобы убедиться, что большая часть того, над чем работает команда, связана с ключевыми факторами успеха.

      Шаблон матрицы решений

      Когда нет четких указаний, определить важность может быть сложнее. В таких ситуациях пригодится шаблон матрицы решений .

      Использование шаблона матрицы Эйзенхауэра для повышения производительности в 10 раз

      Готовы ли вы управлять своим календарем и эффективно и результативно управлять своим временем для достижения максимальных результатов? Делайте больше, не отвлекаясь, с помощью матрицы Эйзенхауэра.

      Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м -м -м президентом Соединенных Штатов, который проработал два срока с 1953 по 1961 год в Белом доме. Во время своего президентства он запустил несколько крупнейших проектов общественных работ в истории: запуск DARPA, НАСА и мирное использование альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

      До того, как стать президентом, Эйзенхауэр служил генералом армии Соединенных Штатов и Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны.

      Шаблон матрицы Эйзенхауэра

      Выдающиеся ученые и практики в области менеджмента считают Дуайта Эйзенхауэра одним из величайших лидеров менеджмента всех времен. Он разработал систему управления своим временем и определения своих приоритетов, которая позже стала известна как метод Эйзенхауэра . Его различие между эффективностью и продуктивностью уже много лет является популярным методом тайм-менеджмента. Его цитируют:

      «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

      Матрица Эйзенхауэра для  Тайм-менеджмент

      Матрица Эйзенхауэра представляет собой сетку из 4 квадратов с осью, представляющей уровень срочности и важности задачи. Горизонтальная ось X представляет наиболее срочные задачи, а правая — наименее.Горизонтальная ось Y представляет уровень важности, с самым низким внизу и самым высоким вверху.

      Конечным результатом является Коробка Эйзенхауэра, состоящая из четырех квадрантов: Важно/Срочно. Важное/Несрочное, Неважное/Срочное, Неважное/Несрочное. Вы можете разместить все свои задачи в этих полях.

      Четыре квадранта коробки Эйзенхауэра

      Чтобы дать вам представление о том, как это можно сделать, мы создали собственную версию матрицы Эйзенхауэра.

      Шаблон матрицы Эйзенхауэра

      Важно/Срочно

      Ваша конечная цель — посвящать все свое время выполнению важных задач. Возможно, вы могли бы обратиться к принципу Парето 80-20, чтобы определить, какие задачи принесут максимальную отдачу. Все задачи в этом квадранте должны решаться немедленно и лично, включая важные дела, которые вы не могли предвидеть. Напр. катастрофы, сроки и т.д.

      Важно/Не срочно

      Это может быть наиболее продуктивным местом для более эффективного проведения времени.Конечная цель — научиться управлять важными задачами, чтобы они не становились срочными. Все задачи в этом квадранте имеют крайний срок и выполняются лично. Напр. планирование, отдых.

      Неважно/Срочно

      Все задачи в этом квадранте важны или срочные для кого-то другого. Вы можете протянуть руку помощи или запланировать встречу с делегатами для решения всех задач в списке. Все задачи в этом квадранте делегированы. Напр. встречи, мероприятия, перерывы.

      Неважно/Не срочно

      Важно научиться говорить «нет» или избегать задач, попадающих в этот квадрант. В случае, если задача неизбежна, вы должны выполнить ее быстро и максимально эффективно. Все задачи в этом квадранте отбрасываются. Напр. Пожиратели времени, приятные занятия.

      Почему вам следует использовать матрицу Эйзенхауэра

      Основным преимуществом матрицы Эйзенхауэра является простота доступа и функциональности. Шаблон этого метода тайм-менеджмента легко понять и сформулировать.Это пригодится, когда вы чувствуете себя перегруженными задачами.

      Помните, что вы можете научиться эффективно управлять своим временем только в том случае, если полностью посвятите себя установлению приоритетов и категоризации своих повседневных задач с помощью матрицы Эйзенхауэра.

      Подпишитесь на ведущий журнал по управлению персоналом, чтобы получать эксклюзивные новости HR и идеи прямо на ваш почтовый ящик.

      Срочное против важного. Понимание разницы между… | by Wil Moushey

      Понимание разницы между «срочно» и «важно» — это разница между успехом и неудачей.

      Эту идею популяризировал Дуайт Эйзенхауэр, когда он был генералом и президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр разработал матрицу 2×2 для моделирования концепции:

      Как видите, матрица распределяет задачи по двум категориям в зависимости от срочности и важности. Большинство людей понимают необходимость приоритизации задач, которые являются одновременно срочными и важными, и снижения приоритета тех, которые являются последними, но серая зона или их комбинация, похоже, являются тем, что сбивает людей с пути к достижению их целей.

      Другими словами, наибольшие возможности для улучшения существуют в правом верхнем и левом нижнем квадранте.

      Критическое понимание состоит в том, что большинство из нас тратит слишком много времени на неважные, но срочные задачи, тогда как мы должны уделять как можно больше времени действиям и планированию того, что важно для достижения наших долгосрочных целей.

      Сколько раз за последний месяц вы терялись в пучине ада электронной почты только для того, чтобы подняться на воздух в 17:00. понять, что вы не продвинулись в своей самой важной работе? Если вы похожи на меня, это случается чаще, чем вам хотелось бы.

      Как люди, мы склонны выполнять задачи. Это приятно. Это делает срочные дела, такие как ответы на электронные письма, посещение собраний или звонки, удовлетворяющими в краткосрочной перспективе. Наш мозг настроен на поиск завершения, и удовольствие, которое оно приносит, Франческа Джино и Брэдли Стаатс называют «предвзятостью завершения». Склонность к завершению делает нас склонными выполнять «срочные» задачи без учета их влияния на наши цели. Это действие без стратегии.

      В книге «Углубленная работа» Кэл Ньюпорт цитирует исследование McKinsey 2012 года, согласно которому средний работник умственного труда тратит более 60 процентов рабочей недели на электронные коммуникации и поиск в Интернете, при этом около 30 процентов рабочего времени посвящается чтению. и отвечать на электронную почту в одиночку.

      Исследование McKinsey предполагает, что мы тратим большую часть дня на эффективное выполнение таких задач, как электронная почта, но это поднимает более важный вопрос: действительно ли мы эффективно выполняем нашу самую важную работу? Если мы еженедельно тратим 60 % времени на электронное общение, на целенаправленную работу остается только 40 %.

      В книге «Эффективный руководитель» Питер Друкер объясняет различие между эффективностью и результативностью, написав: «Эффективность — это делать все правильно; эффективность заключается в том, чтобы делать правильные вещи.«Правильные вещи» важны. Именно это делает матрицу Эйзенхауэра такой полезной.

      Нам нужно уделять больше времени нашей самой важной работе.

      В следующий раз, когда на ваш стол ляжет новый проект, задача или инициатива, взгляните на матрицу Эйзенхауэра. Выясните, где находится задача. Помните о смещении завершения и о разнице между эффективностью и эффективностью. Если мы потратим больше времени на действия и планирование нашей самой важной работы, это сделает нас всех более продуктивными и успешными, независимо от того, какие усилия мы предпринимаем.

      Срочно VS Важно — Чувство симметрии

      Я никогда не задумывался о концепциях срочности и важности до того, как прочитал Стивена Кови «Первое, что нужно сделать прежде всего». Я всегда считал себя эффективным человеком. Но эффективное отличается от эффективного.

      Концепция квадрантов, срочности и важности в тайм-менеджменте не нова. Он был введен более пятидесяти лет назад Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов.Он разработал всемирно известную матрицу Эйзенхауэра, чтобы эффективно расставлять приоритеты для своих многочисленных задач в зависимости от их срочности и важности. Идея, лежащая в основе этого, на самом деле проста. Представьте себе две оси, на одной оси срочности , на другой важности . Нарисуйте четыре квадранта в этой двумерной плоскости. Это квадранты, где вы можете провести время.

      КВАДРАНТ 1 (Q1) – СРОЧНОЕ И ВАЖНОЕ

      Q1 включает в себя все действия, которых вы не можете избежать, потому что они являются важными и срочными .Так или иначе, вы позаботитесь о них. Вам не нужно воздействовать на Q1, потому что он уже воздействует на вас и вызывает вас. Можно проводить время в Q1, но он не может стать единственным сектором вашей жизни. Если вы проводите там слишком много времени, вы испытываете стресс и перегружены постоянным ощущением безотлагательности ваших дней. Вы можете сократить время, которое тратите на Q1, и выделить больше времени для Q2 двумя способами:

      • Внимательно проверяя, являются ли действия в Q1 действительно важными, или они просто очень хорошо спрятаны, Q3 неважные срочные (возможно, для других) вещи;
      • При хорошем планировании вы можете перенести некоторые действия из Q1 во Q2.
      КВАДРАНТ 2 (Q2) – НЕ СРОЧНО, НО ВАЖНО

      Время, проведенное в Q2, — это качественное время : обучение, упражнения, времяпрепровождение с партнером, забота о детях, размышления о своей жизненной цели и составление плана ее достижения… В этот квадрант попадают все виды деятельности, которые заставит вас чувствовать себя хорошо и свяжет вас с вашим заявлением о миссии, жизненной целью и четырьмя основными человеческими потребностями : жить, любить, учиться и оставить наследие . Это определенно тот квадрант, в котором вы должны стараться проводить большую часть своего времени, чтобы жить полноценной жизнью, полной радости и счастья.

      КВАДРАНТ 3 (q3) – СРОЧНО, НО НЕ ВАЖНО

      Q3, вероятно, самый сложный из четырех квадрантов, это квадрант обмана . Именно здесь большинство людей проводит свое время, часто даже не замечая этого: делая срочных, но не очень важных дел. В эту категорию попадают все отвлекающие факторы, характерные для рабочего дня в офисе: неважные звонки коллег, электронные письма, встречи… Спросите себя, действительно ли вам нужно немедленно браться за любую новую просьбу.Если для вас это не важно, а другим больше подходит, попробуйте делегировать им . Иногда можно сказать НЕТ, если горит ДА для другой вещи, которая имеет более высокий приоритет.

      КВАДРАНТ 4 (q4) – НЕ срочно и не важно

      Не тратьте время на Q4, сектор отходов . Это самая легкая часть. Начните избавляться от маловажных, не приносящих удовлетворения действий, таких как бездумная проверка социальных сетей, запойный просмотр сериалов, которые вам даже не нравятся, сплетни о коллегах и друзьях и так далее.Начните с изменения своих повседневных привычек уже сегодня (см. раздел «Ни о чем не жалеем», если вам нужно дополнительное вдохновение).

      ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

      В каком квадранте вы проводите свое время? Как вы должны проводить свое время, чтобы жить жизнью своей мечты?

      У меня есть последняя рекомендация, основанная на том, что я недавно начал делать. Я использую четыре разных цвета в своем календаре Outlook, чтобы назначать свои встречи и мероприятия (профессиональные и частные) каждому из четырех квадрантов тайм-менеджмента.Этот процесс помогает мне определить приоритеты в начале недели, просмотреть свои результаты в конце и свести к минимуму потери времени. Вы можете попробовать!

      Нравится:

      Нравится Загрузка…

      Сосредоточьтесь на важности, а не на срочности

      В двадцатом веке технологии развивались как на дрожжах, и вместе с этим скорость, с которой мы можем вести бизнес, резко возросла с нуля до шестидесяти. Прошли те времена, когда переписка велась обычной почтой, а прямое общение ограничивалось телефоном.Не мобильник, а обычный старый, стандартный настольный телефон. Вы можете себе представить свою работу без интернета?

      Несмотря на то, что технологии развиваются вместе с нашей непоколебимой зависимостью от них, возможно, нам всем нужно напоминание о том, что мы всегда должны сосредотачиваться на том, что важно, а не всегда на том, что срочно.

      Элис Бойс из Harvard Business Review делится с нами шестью советами о том, как сосредоточиться на том, что действительно важно: 

      1. Планируйте важные задачи и уделяйте себе больше времени, чем вам нужно 

      Не бойтесь очистить свое расписание, чтобы завершить важный проект.Может быть трудно игнорировать ваши мгновенные сообщения, и еще труднее игнорировать папку «Входящие», когда она загромождена входящими сообщениями. Подумайте о том, чтобы отключить эти предметы на час или два. Автоматические ответы нужны не только в отпуске. Используйте их, чтобы сообщить людям, что вы сосредоточены на приоритетной задаче и что в случае возникновения чрезвычайной ситуации они могут связаться с вами указанным способом.

      2. Выделение наиболее важных элементов важных задач 

      Если ваш большой проект кажется непосильным и первое, что вы чувствуете, — отложить его на потом, сосредоточьте свою энергию на составлении списка, который разбивает этот проект на маленькие достижимые цели.У вас будет больше шансов справиться с этим большим проектом, если вы будете вознаграждать себя за каждый шаг на этом пути. Вычеркивание вещей из контрольного списка, даже мелких, приносит максимальное удовлетворение.

      3. Предвидеть чувство тревоги и справляться с ним 

      Мы все знаем, что это произойдет. Тревога может возникать раз в месяц, раз в неделю, а может проводить с вами весь день. Знание того, что это всегда не за горами, и планирование этого могут иметь большое значение. Когда приходит это электронное письмо, которое кто-то пометил как «важное» или «срочное», это может вызвать резкий скачок уровня стресса.Разработайте сегодня стратегию решения этих проблем, чтобы, когда придет время, у вас был план. Кроме того, не бойтесь отвечать на запросы о сроках и никогда не бойтесь спрашивать: «Это действительно срочно»?

      4. Тратьте меньше времени на неважные задачи 

      Определите ожидания от проектов до того, как они будут запущены. Если вы знаете, что проект находится на низком уровне, сообщите об этом своим сотрудникам или коллегам, чтобы ожидания были установлены с самого начала.Например, если вам нужно создать веб-страницу, но вы не хотите, чтобы она была чем-то необычным, заранее сообщите об этом своему веб-дизайнеру, чтобы он не тратил время на переутомление.

      5. Определите приоритеты задач, которые сократят количество срочных, но неважных задач 

      Автоматика. Стандартизация. Ликвидация. Сосредоточьте свое время и энергию как можно раньше на этих трех целях, и вы уменьшите количество времени, которое уходит на проекты в целом.

      6.Обратите внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину 

      Сосредоточьтесь на общей картине. Некоторые задачи, которые вы создаете сами, могут не влиять на общую картину. Оценивайте свои задачи и не бойтесь сверяться с руководством, чтобы убедиться, что вы не тратите свое время на проект, который не соответствует целям вашей организации. Нет ничего хуже, чем тратить свое время на проект, который неизбежно не увидит свет.

       

      Сядьте поудобнее и сделайте глубокий вдох.Невероятно сложно отличить важное от срочного. Следите за своими приоритетами и обращайтесь к руководству, чтобы убедиться, что вы тратите свое время с умом. Спросите своих коллег: «Этот запрос действительно срочный?» или «Действительно ли результат этого проекта соответствует целям организации?» Вы заслуживаете того, чтобы тратить свое время на важные вещи, поэтому сосредоточьте свою энергию на том, что важно, а не на том, что срочно.

      Матрица «срочно-важно» Эйзенхауэра — стратегия продуктивности

      Расставляйте приоритеты в ежедневных задачах на основе срочности и важности.

      Быть занятым и перегруженным работой уже достаточно плохо, но быть занятым и перегруженным работой с неорганизованным графиком еще хуже.Вы всегда в напряжении, пытаясь закончить одну задачу за другой? Управлять несколькими делами одновременно? Это расстраивает и заставляет вас беспокоиться? Вы жонглируете таким количеством вещей, что ваш мозг не может должным образом сконцентрироваться?

      У всех этих проблем есть простое решение — Матрица срочности/важности Эйзенхауэра . Этот инструмент поможет управлять всеми вашими задачами и повысить производительность за счет эффективной организации вашего графика!

      Если это привлекло ваше внимание, продолжайте читать, чтобы узнать, что такое матрица срочного/важного Эйзенхауэра.

      Что такое Матрица Эйзенхауэра?

      Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для построения диаграмм, который поможет вам визуализировать все ваши ежедневные задачи в виде матрицы, которая классифицирует их по степени срочности и важности.

      Матрица Эйзенхауэра вдохновлена ​​Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом и генералом армии Соединенных Штатов. Во время выступления в 1954 году Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:

      «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

      В книге-бестселлере « 7 навыков высокоэффективных людей » Стивен Кови представил инструмент для определения приоритетов задач. Этот инструмент был основан на идеях Эйзенхауэра и теперь называется матрицей Эйзенхауэра. Он также известен как Матрица срочных важных дел , Матрица управления временем , Коробка Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра .

      Матрица Эйзенхауэра распределяет все задачи и проекты по 4 квадрантам, т.е.э.:

      • Срочные и важные задачи
      • Несрочные и важные задачи
      • Срочные и неважные задачи
      • Несрочные и неважные задачи

      Источник: todoist.com

      Рассмотрим эти категории подробнее.

      Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

      Срочно — такие задачи и действия требуют немедленных действий.Эти вопросы требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Простой способ распознать срочные действия — всегда приходить с последствиями за несвоевременное выполнение задачи. Эти задачи неизбежны в нынешних условиях.

      Важный – важные дела и задачи, которые непосредственно способствуют достижению долгосрочных целей и ценностей. Поэтому эти задачи требуют продуманного планирования и действий. Они также требуют тайм-менеджмента, энергии и внимания, которые субъективны и зависят от наших ценностей и целей.

      Вот как вы можете правильно определить задачи как «срочные» и «важные» и дополнительно классифицировать их по четырем квадрантам матрицы «срочные/важные»:

      1. Срочные и важные задачи (необходимо выполнить немедленно)

      Задачи квадранта 1 неизбежны. Удаление этих задач или трата на них слишком большого количества времени приведет только к стрессу и усталости. Поэтому рекомендуется сделать эти задачи приоритетными и закончить их как можно скорее.

      Эти элементы обычно имеют видимый крайний срок и меры предосторожности, чтобы не предпринимать немедленных действий, например, проекты в последнюю минуту, решение неотложной проблемы для клиента или автомобильные остановки на шоссе.

      2. Несрочные и важные задачи (планируемые проекты)

      Задачи из квадранта 2 важны и помогают вам достичь долгосрочных целей, но у них нет крайнего срока, поэтому их легко можно отложить в пользу более срочных задач, например, налаживания профессиональных связей, проектов технического обслуживания или изучения нового навыка.

      3. Срочные и неважные задачи (для делегирования)

      Эти задачи описываются как «занятая работа». Эти задачи не имеют для вас смысла, и их можно делегировать кому-то другому, чтобы закончить их вовремя. Например, отвечая на сообщения клиентов, работая с купонами, проверяя электронную почту и т. д.

      4. Несрочные и неважные задачи (удалить)

      Это пустая трата времени, которая не способствует прогрессу в достижении ваших целей.Главное — ограничить свое время такими занятиями. Например, бездумное пролистывание социальных сетей, многочасовой просмотр телевизора и чрезмерные покупки.

      Как использовать матрицу «срочно-важно» Эйзенхауэра?

      Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты задач по агентствам и важности по четырем различным категориям, что создает плавный и управляемый график. С помощью этого графика вы сможете эффективно и результативно управлять своей работой.

      Чтобы использовать эту матрицу, вам сначала нужно определить, какие задачи важны для вас и должны быть выполнены сегодня. Это поможет вам определить важные проекты и действия, которые вам нужно сделать в первую очередь и которые вы можете запланировать на другой день.

      Вы отметите срочные и важные дела в квадранте 1, которые нужно выполнить в первую очередь. Принимая во внимание, что несрочные и важные дела идут во 2-м квадранте. Вы можете назвать этот квадрант «Расписание.”

      Затем у нас есть те задачи, которые срочные, но не важные. Поэтому их можно делегировать кому-то другому, пока вы сосредоточитесь на более насущных проблемах. Все такие задачи помещаются в квадрант 3, который также можно назвать «Делегирование».

      Наконец, есть те задачи, которые не важны. Значит, вам не нужно их делать. Вы можете назвать этот квадрант «Не делай». Этот квадрант позволяет вам определить все те задачи, которые тратят ваше время и энергию. Перечислив их, вы будете более внимательны к тому, чтобы не заниматься такой деятельностью.Это может помочь вам избавиться от вредных привычек, таких как чрезмерное сидение в Интернете.

      Как только вы создадите свою матрицу срочных/важных дел, ваша жизнь станет очень организованной и эффективной.

      Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

      Вот несколько простых управленческих шагов, которые помогут вам более эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра:

      Ограничьте свои задачи – не перенапрягайтесь и постарайтесь ограничить свои задачи максимум 8 задачами на квадрант.Прежде чем добавить еще одно, убедитесь, что вы выполнили самое важное. Помните, что эта матрица помогает вам доводить дела до конца, а не накапливать их.

      Избегайте отвлекающих факторов. . Убедитесь, что вы планируете свою матрицу без отвлекающих факторов. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты. Планируйте свои задачи на основе собственного графика и уровня энергии.

      Разделяйте личные и деловые задачи – не смешивайте личную деятельность с профессиональными задачами.Создайте два отдельных списка для каждого из них.

      No related posts.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *