Важное срочное неважное срочное важное несрочное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Матрица Эйзенхауэра: важноенесрочное — Zenegment — LiveJournal

?

Previous Entry | Next Entry

Многие из тех, кто начинают заниматься вопросом личной эффективности идут в гугл с запросом «тайм-менеджмент» либо на соответствующий тренинг, где они с очень хорошей вероятностью сталкиваются с матрицей Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра – это частный вид любимой консультантами матрицы 2х2, где по одной оси откладывается условная срочность, по другой – условная важность. Предлагается, что человек будет использовать эту матрицу для расстановки своим задачам приоритетов, уделяя все больше и больше внимания тому, что важно, но не срочно.

В целом подход имеет право на жизнь, но его практическое применение достаточно сложно и влечет ряд неприятностей. Самая первая неприятность является неотъемлемой частью самой приоритезации. В подавляющем большинстве случаев приоритезация сводится к бесконечным попыткам поменять порядок элементов невпихуемого в надежде его все же впихнуть.

Но невпихуемое простым перемешиванием его элементов во впихуемое не превращается. Неприятность номер два – это разочарование. Есть важное срочное, важное не срочное, не срочное не важное… В лучшем случае мы начинаем концентрироваться на важном не срочном, а что происходит со всем остальным? Да хрен его знает… Точнее, если смотреть правде в глаза, оно никогда не будет сделано, но так как мы этого явным образом не признали, то все еще надеемся, что вот как только мы закончим с этим и этим, то настанет время и вот этого. Правда, каждый раз прилетает что-то новое, но мы знаем, что вот после него мы вот ну точно вот это вот сделаем… Некоторые вещи так могут тянуться годами…

В джедайской технике пустого инбокса момент приоритезации сильно упрощен, есть всего два приоритета: надо сделать/не надо сделать. Приоритезировать задачи таким образом на много сложнее (Забавно, не правда ли? Стоит добавить еще пяток промежуточных приоритетов, как дело само собой упрощается…), зато довольно быстро мы уходим от впихивания невпихуемого.

И вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Похожий подход мне нравится и в командах разработчиков: однозначный приоритет пользовательских историй сделаем/не сделаем вместо всяких замысловатых: must-should-could, так как он оставляет меньше места всяким неоднозначностям.

October 2020
S	M	T	W	T	F	S
				1	2	3
4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17
18	19	20	21	22	23	24
25	26	27	28	29	30	31

• Алексей Беседин : Может поэтапно? [+2]
• Justas Petraitis : (no subject) [+1]
• (Anonymous) : (no subject) [+5]

Powered by LiveJournal. com

Матрица Эйзенхауэра — Успевай с детьми! — LiveJournal

Э… Ну это даже несерьезно. Все это знают. Все про это читали. Когда рассказываю кому-то, что веду тренинги по тайм-менеджменту, те, кто хоть немного в теме говорят: «А, это ты про матрицу рассказываешь». Ну да, рассказываю.  И вам сейчас еще раз расскажу. Тем более что про матрицу знают все (ну, почти все), а вот выводы из нее делают разные.

Начнем с названия. Половина авторов называют эту модель  «Матрицей Эйзенхауэра» в честь Дуайта Эйзенхауэра (1890-1969), который ввел ее в обиход и даже стал с ее помощью 34-м президентом США – в аккурат до Кеннеди. Другие авторы (например, Стивен Кови), называют ее «тайм-менеджмент матрицей» (или «ТМ-матрицей»). Идея проста до безобразия: все наши дела можно разделить на важные и не важные, а также на срочные и не срочные. Используем «важность» и «срочность» как «оси координат» и – вот она!

Самая распространенная нумерация «квадратов» именно такая, как на картинке, именно поэтому:

—  «Первый квадрат» (важное-срочное) стал синонимом «лесных пожаров» — срочных и важных дел, когда надо все бросить, и делать эти самые «горящие дела».
 «Второй Квадрат» (важное-несрочное) олицетворяет радость заблаговременного планирования, подготовки, жизненного баланса и прочих радостей жизни.
— «Третий квадрат» (неважное – срочное) называют «квадратом обмана» — дела из него только «притворяются» важными, хотя на самом деле это не так.
— с «Четвертым квадратом» тоже не все просто. Формально «ходить туда» незачем – неважное и несрочное, что может быть хуже – но порой люди втайне мечтают «понежиться» там, отдыхая от остальных дел.

Вспомнили?  Чудесно. Что дальше? Дальше человеку говорят: «Возьми все свои дела, распиши их «по квадратам», и всё станет понятно». На практике всё не так просто.

Например, люди довольно легко разделяют дела на «срочные» и «не срочные», потому что мерило этому критерию – крайний срок (он же «дедлайн»). А как разделить важные и неважные? «Для меня всё важно», «А если это не важно мне, но важно начальнику (мужу, теще, и т.д.)?», «Я не хочу испортить отношения с людьми, сказав им, что их дело мне не важно» — вот самые частые комментарии, которые делают участники тренингов. Доходит до того, что само существование «третьего квадрата» ставится под сомнение, потому что за что ни возьмись, найдется кто-то значимый для вас, для кого это дело (отчет, покупка, проект) окажутся важными. На тренинге в этот момент мы с участниками входим в интересную плодотворную дискуссию, для целей же «информационного поста» скажу лишь, что разделить дела на «важные» и «не важные» вам поможет осознание ваших жизненных целей и ценностей, причем в самом широком смысле. Да, нужно учитывать интересы значимых для вас людей (вашей «половинки», начальника, родственников, близких друзей). Да, нужно осознать, что отвечая «Да, я сделаю это» на любой их запрос вы в итоге сделаете хуже и им, и себе (всем наобещаете, а потом этих самых значимых людей и подведете под грузом невыполненных обещаний). Да, нужно стараться «жить к северу от линии» (в квадратах 1 и 2). Как это сделать – вопрос сложный, интересный и глубокий. Для того и общаемся в сообществе.

Тем, кто говорит, что «сначала я быстренько сделаю дела из квадратов 1 и 3, а потом примусь за квадрат 2» я рисую такую картинку (см. справа).

Это так называемый «Бермудский треугольник». Если вы весь день «бегаете» в квадрате 1 и 3 (а это занимает весь день, так как чем больше вы проводите в них времени, тем больше они магическим образом «растут»), то под вечер, когда вы уложили ребенка спать (пришли с работы) у вас сил хватает разве что упасть на диван под телевизор, или загрузить «френд-ленту», короче, прямиком в «4-й квадрат». Немудрено, ведь 2-й квадрат требует реальных усилий и высокой нагрузки. «Отдохнув» в 4-м квадрате, наутро вы снова «кидаетесь в бой», т.е. бегаете по 1-му и 3-му квадратам… Ну, вы поняли. Замкнутый круг, точнее, треугольник. А что  в это время происходит со 2-м квадратом? Правильно, его у вас вообще нет. А все потому, что мы путаем «срочность» с «важностью». Если вы считаете, что перво-наперво надо делать дела из 1-го и 3-го квадратов, то, по Кови, вы живете в «парадигме срочности», которая действует на людей, как наркотик. К срочности легко привыкаешь, и уже непонятно, как жить иначе. Жизнь в 1-м и 2-м квадрате, напротив, называется «парадигмой важности», при этом чем больше времени вы проводите во 2-м квадрате, не торопясь планируя, подготавливая и созидая, тем 1-й квадрат становится… правильно, меньше. Хотя до нуля не сожмется никогда, ведь «жить на свете без сюрпризов невозможно никому».

«Позвольте», говорят мне на это, «но это что значит, не отдыхать вообще?» Нет, я этого не говорил. Отдых (которым, кстати, часто является простая смена деятельности), вполне может и должен быть 2-м квадратом. Но не надо путать получение важной для вас информации в сети с многочасовым бесцельным «брожением» по Интернету, просмотр интересного фильма вместе с вашей «половинкой» с просмотром мыльной оперы или «одноразового» ток-шоу, чтение полезной книги с «чтивом».  Так что отдыхайте на здоровье. А про бесцельный интернет мы уже писали.

Так что – определите ваши цели, «отнимайте» время для 1-го и 2-го квадрата у 3-го и 4-го, и живите «к северу от линии» всей семьей. Там и встретимся.

(с) dmitrythewind, uspevai_s_detmi

Tags: инструменты, тайм-менеджмент

Узнайте, как использовать матрицу Эйзенхауэра для принятия лучших решений

«У меня есть два вида проблем, срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.»

Так сказал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Парень, безусловно, столкнулся со своей долей проблем, как в качестве президента, так и на своих предыдущих должностях в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во Второй мировой войне и первого Верховного главнокомандующего НАТО.

Матрица решений Эйзенхауэра, или Матрица Эйзенхауэра, была популяризирована в бестселлере Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» и стала широко используемой структурой.

Вот как это работает. Вы используете четырехквадрантную сетку для ранжирования задач/решений по двум ключевым характеристикам:

1. Важность задачи для общего успеха миссии
2. Срочность задачи

Разместите свои задачи в квадрантах и ​​решайте их следующим образом: 

• Важные/срочные квадрантные задачи выполняются немедленно и вами, например кризисы, сроки, критически важные проблемы.
• Важные/Несрочные задачи квадранта планируются и выполняются вами, например, планирование, обучение, несрочное общение.
• Задачи квадранта «Срочно/Неважно» делегируются кому-то другому, например, запланированные встречи, телефонные звонки, организационная работа.

• Неважные/несрочные задачи квадранта отбрасываются, например, пустая трата времени и отвлекающие факторы.

Прелесть матрицы в том, что она применима практически к любой роли в любом бизнесе. Для занятых предпринимателей матрица может быть бесценным инструментом, позволяющим сосредоточиться на самом важном.

Давайте разберем категории дальше, приведя несколько примеров того, что может попадать в каждый квадрант.

Срочные и важные решения — сделайте это в первую очередь 

Это задачи типа «дом горит», которые обычно являются незапланированными чрезвычайными ситуациями или событиями с ограниченным временем и должны выполняться руководителем предприятия. Эмпирическое правило состоит в том, чтобы ранжировать в этом квадранте задачи, которые имеют жесткие сроки и являются критически важными. Примеры: 

• Закрытие ключевой учетной записи 
• Ключевая учетная запись под угрозой
• Сбой продукта или системы 

Важно, но не срочно — сделайте это позже

Это критически важные проблемы, но они не требуют немедленного внимания и должны быть выполнены вами. Вы можете контролировать время. Примеры: 

• Планирование на следующий квартал 
• Обзоры ключевых клиентов 
• Модернизация технологий или инфраструктуры 

Срочные, но не важные — делегируйте их Например: 

• Приглашение на встречу
• Ответ на электронную почту
• Отслеживание потенциальных клиентов
  

Несрочные или важные — не делайте этого 

Это задачи, которые вам вообще не следует выполнять. Они могут варьироваться от отвлекающих факторов до вредных привычек. Примеры: 

• Работа в Интернете 
• Игра в видеоигры
• Проверка личных социальных сетей
  

 

Продолжайте читать: Как использовать метод айсберга для экономии времени

Объединяем все вместе для принятия лучших решений

Как и любая система повышения производительности или управления временем, матрица Эйзенхауэра лучше всего работает при постоянном и частом использовании. Рекомендации включают в себя: 

• Поддерживайте актуальность списка. Размещение задач в квадрантах может освободить ваш разум и помочь вам сосредоточиться на самом важном.
• Ограничение списков. Слишком большое количество задач в каждом квадранте может иметь противоположный эффект, помогая вам управлять временем. Если у вас больше восьми элементов в каждом квадранте, вам может понадобиться дополнительная помощь! Выполняйте одно задание за раз. Сначала очистите свой квадрант «Срочное и важное».
• Используйте одну матрицу для личных и деловых задач. Нет, вы не должны часами сидеть в социальных сетях на работе. С другой стороны, вам понадобятся перерывы для таких вещей, как упражнения и, возможно, даже немного времени для небольшого Instagram. Просто положите их на место.
  

Как избавиться от срочных, но не важных дел 

Если вы заблудились в категории «срочные, но не важные», вы не одиноки. Может быть сложно выяснить, кому и как делегировать эти задачи. Если вы управляете бережливой организацией, в вашей команде, вероятно, нет людей, у которых есть свободное время. К тому же, если вы привыкли что-то делать самостоятельно, изменить старые привычки может быть сложно.

Виртуальный помощник для спасения

Виртуальный помощник может быть удобным и эффективным способом позаботиться об этом правом нижнем квадранте. Все больше и больше занятых руководителей обращаются к этому решению — своего рода платному методу делегирования срочной, но не важной работы, которую необходимо выполнить без привлечения штатного сотрудника. Виртуальный помощник может управлять вашей электронной почтой, планировать встречи, отвечать на телефонные звонки и следить за продажами по электронной почте и телефону. Фирмы управляемых виртуальных помощников могут быть уверены, что вы получите динамитного помощника без дополнительных затрат на управление.

Возможно, вы не ведете армию на войну, но иногда вам может казаться, что это так. Айк (прозвище Эйзенхауэра) может помочь вам победить в деловых битвах, объяснив, что вы должны и чего не должны делать сами.

Чтобы узнать больше о том, как виртуальный помощник может дать вам больше преимуществ и повысить вашу производительность, прочитайте наше руководство по работе с виртуальным устройством Prialto.

Матрица срочно-важно: инструмент управления временем для тренеров и клиентов

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр использовал этот инструмент для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Вы можете поделиться матрицей «Срочно-Важно» с любым клиентом , чтобы помочь им снизить уровень стресса и подавленности и более эффективно управлять своим временем. Это простая, но мощная концепция, и мне нравится, что ее так легко сразу применить в жизни.

Основная идея

Мы тратим слишком много времени на то, чтобы отвлекаться (квадрант 3) и отвлекать (квадрант 4), и недостаточно времени на цели и планирование (квадрант 2). В результате мы чувствуем стресс, подавленность и проводим слишком много времени в режиме кризиса или тушения пожара (Квадрант 1).

 

 

Обзор матрицы срочно-важно

Квадрант 1: Кризисы – Срочные и важные

Примеры: 901 45 Важный клиент жалуется, что до сих пор не получил свой заказ, приближается крайний срок для проект, и вы еще далеко не закончены, ваше электричество отключено из-за неоплаченных счетов, вы должны срочно отправиться к дантисту из-за чего-то, что беспокоило вас какое-то время.

Квадрант 2: Цели и планирование – не срочное и важное

Примеры : пересмотр приоритетов и задач, работа над крупными проектами, обслуживание дома, запись на прием к врачу заранее, составление бюджета, оплата счетов, установление/поддержание важных отношений на работе/дома, физические упражнения и правильное питание.

Квадрант 3: Перебои – срочные и неважные

Примеры: Неважные телефонные звонки/встречи, немного электронной почты, чужие приоритеты.

Квадрант 4: Отвлечения – несрочные и неважные

Примеры: Постоянная проверка электронной почты, социальных сетей, чрезмерное использование телевизора, Интернета или компьютерных игр, самокритичные мысли, сплетни/пустая болтовня.

Сделайте это личным и измеримым

Попросите своих клиентов поделиться примерами действий, которые, по их мнению, подходят для каждого квадранта. Если необходимо, начните их с парой собственных предложений. Попросите их написать конкретные примеры, которые уникальны для них в каждом квадранте.

Затем попросите клиента оценить процент времени, проведенного в каждом квадранте, и запишите это число напротив каждого квадрата. ПРИМЕЧАНИЕ. Важно напомнить клиентам, что они должны быть честными и доверять своей интуиции — мы не хотим, чтобы они корректировали цифры, чтобы они звучали лучше!

Сейчас пересмотрите

В каком квадранте они проводят больше всего времени? Удивляются ли они, когда смотрят на проценты? Каково это?

Квадрант 1 – Кризисы: Люди, которые большую часть времени проводят в кризисных ситуациях, обычно испытывают стресс и подавленность.

Исследовать: Является ли преодоление кризисов необходимой частью их работы? Им нравится драма на каком-то уровне? Как это влияет на их здоровье и отношения?

Квадрант 2 – Цели и планирование: Люди, которые проводят здесь большую часть времени, чувствуют себя уверенно, ясно понимают, куда идут, и могут даже расслабиться на работе.

Исследовать: Как они могут быть еще эффективнее? Они строят отношения для своей карьеры или когда случаются кризисы? Достаточно ли они развлекаются? Нужны ли им перерывы и отвлекающие факторы?

Квадрант 3 – Перерывы: Люди, проводящие здесь много времени, расстроены, напряжены и чувствуют, что ничего не делают.

Исследовать: Как слова «да» повлияют на них и на их ценность? Как они могли отказать другим? Как они могли выкраивать непрерывные отрезки времени для работы над своими важными проектами?

Квадрант 4 – Отвлечения : Люди, проводящие здесь много времени, часто демотивированы, могут иметь низкую самооценку и обычно испытывают стресс или разочарованы собой.

Исследовать: Каковы их приоритеты? Как они могли найти цель и ясность? Что им нужно для вдохновения? Как они могли сказать «нет» себе? Насколько они развлекаются вне работы?

Резюме

Мы делимся этим инструментом с нашими клиентами, чтобы помочь им добиться большего успеха, четко осознавая, что действительно важно. Если они потратят больше времени на планирование и работу над высокоприоритетными проектами и меньше времени на отвлекающие факторы, они смогут избежать кризисов, будут счастливее и эффективнее.

С этим инструментом открывается огромный потенциал для последующего обучения и моментов «ага». Например, клиент может извлечь выгоду из:

• Приведение своей карьеры и/или жизни в соответствие со своими ценностями.
• Регулярное планирование задач и расстановка приоритетов.
• Ставить себя выше других.
• Создание смысла в своей текущей работе.
• Выявление того, где они саботируют себя, и установление новых здоровых привычек/нового распорядка.

  No related posts.