как отличить срочное от важного
|
Вы часто говорите себе: можно было бы добиться большего и в бизнесе, и в учебе, и в своих увлечениях, будь у меня поменьше дел? Действительно, мы заняты всегда, почти круглосуточно. Бесконечная суета отнимает все силы и при этом регулярно возникает ощущение, что из внимания ускользает что-то реально значимое и серьезное. Либо на важное остается совсем мало времени и уже не получается сделать это по-настоящему качественно. |
|
Текст: Юлия Сонникова |
На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры.
Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию.
Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент.
Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. Читайте, пробуйте и успевайте все, что для вас важно!
Как построить:
Разбейте поле на 4 квадранта:
Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»).
Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.).
Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?).
Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).
Что «Важно»?
Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет?
Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.
То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.
Как выглядит Матрица?
Что можно сделать прямо сейчас?
Выполните простое упражнение:
1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован.
2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу».
3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности.
4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»).
5. Выполняйте согласно приоритетам.
6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть.
www.ponedelnikmag.com
Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, срочно важно
Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.
Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.
Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?
Обработка результатов.
Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».
Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.
Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.
Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.
Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!
Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.
Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.
Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.
Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?
Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.
Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.
Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!
Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.
«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр
Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.
Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III
photomayya.ru
Важное неважное срочное несрочное. Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел. Важно и срочное: термины и уточнения
34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:
- 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
- 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
- 3 поле: Не важные, но срочные дела;
- 4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
- Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
- Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
- Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
- Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.
Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
Похожие статьи
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.
Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха — стать президентом США.
Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории
Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.
А. Важные и срочные . Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них — «аврал».
Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.
«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».
В. Важные и несрочные . Дела этой категории — самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», — думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать
о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.
С. Неважные и срочные . Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие — то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?
Д. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.
Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час
в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра:
— проста в использовании;
— позволяет уменьшить число неважных дел;
— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.
Матрица управления временем Стивена Ко
1kingvape.ru
Матрица Эйзенхауэра — WomanWiki — женская энциклопедия
Матрица Эйзенхауэра – инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.
Значение
Умение классифицировать дела по степени их срочности и важности является одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.
Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни. А умение правильно планировать свою работу позволит нам не только избегать цейтнотов, но и заслужить репутацию организованных, дисциплинированных и старательных сотрудников.
Сущность метода
Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделенные по степени приоритетности. Дела в списке необходимо распределить по четырем категориям в зависимости от их важности и срочности:
- А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
- В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
- С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
- D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.
A: Важное и срочное
Если вам всегда есть чем заполнить данный квадрант, значит, вы неправильно планируете свое время. Ведь важные дела, требующие немедленного выполнения, — это ни что иное, как цейтнот, аврал и море стресса в придачу.
Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:
- нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», то есть с не очень важных; важные же откладываем «на потом»;
- отсутствием самодисциплины, неумением заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
- ленью;
- плохой организацией работы отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».
Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.
В данную категорию дел могут входить:
- Незапланированный поход к дантисту, вызванный внезапной зубной болью. Ее появление неудивительно, учитывая, что к специалисту вы обращаетесь только в случае крайней необходимости вместо того, чтобы регулярно проверять состояние зубов.
- Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
- Срочный звонок клиенту.
- Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.
B: Важное, но не срочное
Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.
Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.
Примеры дел для квадранта B:
- плановая работа;
- своевременная оплата счетов;
- регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.
C: Срочное, но не важное
К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.
D: Не срочно и не важно
Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:
- бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
- бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
- зависание в аське и других месседжерах;
- компьютерные игры;
- долгие телефонные разговоры;
- просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
- чтение анекдотов, забавных историй, разгадывание кроссвордов и другие хронофаги.
Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.
Полезные советы
- Чтобы действовать рационально, отмечайте задачи из списка дел в ежедневнике буквами А, В, С и D.
- Старайтесь сосредоточиться на делах из группы В. Разумеется, если возникает необходимость, выполняйте задачи из группы А, но старайтесь избегать такого положения дел – чтобы оно не стало «хроническим».
- Определитесь со своими долгосрочными целями. Возможно, дела, которые важны для вашего руководства, не являются таковыми для вас. И наоборот.
- Не пытайтесь разорваться и успеть все. Постарайтесь концентрироваться на одной поставленной в данный момент задаче. Уберите со стола все документы и другие бумаги, которые могут вам мешать. Выключите аську. Игнорируйте поминутные предложения коллег «перекурить» или выпить кофейку. Научитесь отказывать, особенно в те моменты, когда вы действительно заняты.
Автор: Марина Тумовская
womanwiki.ru
3. Тайм-менеджмент. “Важно” – означает “надо сделать”, “срочно” – это не всегда “надо”.
В тайм-менеджменте дела разделяют на 4 типа по приоритетности. Не спешите говорить “я знаю”, конечно, это все знают. Тем не менее, я продолжаю писать о своём, другом подходе к тому, что все знают.
- Важные и срочные (необходимые дела).
- Важные, но несрочные (сбалансированность).
- Срочные, но неважные (иллюзорность).
- Неважные и не срочные (расточительство).
Все, кто знаком с тайм-менеджментом, знают, что в первую очередь нужно делать дела, которые важны. Срочность на втором месте. Важность и срочность для всех – это совершенно разные вещи по сути и по степени. Вот почему просто прочитав или прослушав про сухие правила тайм-менеджмента, не углубившись в тему, результата эффективного поведения не получите ни у себя, ни у других. Вот почему я начал разговор об этой теме с внутренних ценностей, которые нами движут и руководят и определяют что для нас важно и что для нас срочно.
Руководитель может считать, что его поручение важное и срочное, а исполнитель считает, что ничего не случится, если оно и подождёт. Исполнителю важнее в данный момент поговорить по телефону или залезть в интернет по своим делам. Не имея одинакового представления и понимания о ценности, нельзя достичь желаемого результата. Ценность, а значит важность, должны осознавать оба.
Но…
1. Дела важные и срочные.
Если заниматься только необходимыми делами, можно достичь своих целей быстро и эффективно, но появится разочарование, огорчение, обида и отвращение. Пропадает эмоциональность. Начинаешь утрачивать контакт с людьми.
Я когда-то на заре становления бизнеса, когда нужно было очень много думать и действовать, а иногда даже не спать, начал терять эмоциональность. Над правым полушарием мозга стал давлеть рационализм левого. Важным был только быстрый результат. Это я заметил и понял, что меня перестало трогать многое, что задевает за душу других: пропал интерес к театру, кино, художественной литературе. Пропала эмоциональность (не путать с безразличием и чёрствостью). Только важные для бизнеса дела. Я тут же начал корректировать этот ущерб. Это делает искусство, которое для этого и существует. Если нет эмоций, значит это не искусство. Оно стало для меня важным.
Сейчас художественную литературу не читаю, просто нет времени и желания – отвык, а насильно этого делать не будешь. Читаю только специальную литературу, но искусство с жадностью поглощаю. Я понял, что мне нужны эмоции определённой направленности, мужские, без соплей. Через час жду по ТВ старый потрясающий фильм “Добровольцы” – этот фильм все знают наизусть, но это не помешает мне получить сильные мужские эмоции вплоть до слезы. Важность этого для себя я поставил сейчас, при выборе приоритетов чем заняться в данный момент времени, а выбор был. Я посчитал, что это для меня важно, а значит нужно. Другому человеку сейчас важно другое и, если его заставить смотреть этот фильм, стимулируя, например, премией в $1000, то он это будет делать, но как?
Степень важности одного и того же для всех может быть разная. В прошлой статье №2 я и начал разговор с внутренних ценностей, которые вы должны определить у себя и обозначить их место в своей душе. И много станет или важным или наоборот – неважным. Руководитель должен определить в подчинённых их внутренние ценности – ориентиры, мотиваторы, рули поведения. Борьба, например, с опозданиями – яркий пример. Только если сотрудник осознает важность для него, а значит необходимость быть на рабочем месте вовремя, он не будет опаздывать. Этим и нужно заниматься. Проще всего и эффективнее загрузить его работой на всю катушку, а не оказывать на него по-тупому постоянное моральное давление. Если он не загружен, то не осознает, почему важно точно в срок быть на работе. Для него это неважно. Депремирование, по моему опыту, – не эффективный метод.
Повторю этот важный для эффективного поведения постулат: нами движут и управляют внутренние ценности, расставленные по приоритетам. Они являются основой мотивации, с ними и нужно работать: выявлять, воспитывать, переформировывать, менять, укреплять.
2. Дела важные, но несрочные.
Почему они на второй позиции? Если важность важнее срочности, то думая будто дело несрочное может подождать, вы загоните себя в цейтнот и оно перейдёт в первую категорию, где, возможно, будут нужны пожарные меры. Важное дело не отбросишь ни сразу, ни потом. Его, как ни крути, придётся сделать. Этим оно и отличается от других дел. Поэтому лучше его не откладывать на потом, а сделать после дел первой категории.
3. Дела срочные, но неважные.
Почему срочные дела идут по приоритету после дел несрочных? Срочность может быть искусственной, может быть сомнительной или даже ненужной. Неважное дело может перестать быть актуальным. Часто бывает, что стоит подождать, и про это дело забудут. Это значит, что оно было неважным, так зачем было спешить его выполнять? Многие опытные бухгалтера или финансовые директора, считая платёжное поручение недостаточно важным, кладут его вниз стопки других поручений или в ящик стола, понимая их недостаточную важность, и по истечение некоторого времени про это все забывают. Деньги не будут потрачены на неважные дела. Это приходит с опытом. Если же руководитель напомнит и даст сигнал, что это важно, то будет другой подход к этому поручению.
Руководителю, убрав высокомерие, нужно всегда не лениться разъяснять исполнителям почему его поручение важно, тогда исполнитель поднимет это поручение по рейтингу в своей иерархии ценностей.
4. Дела неважные и несрочные.
Это просто расточительство своего драгоценного времени. Сюда я не отношу даже отдых, сон или развлечения, которые безусловно важны в определённой степени.
Я себя уже за столько лет так сформировал, что даже выбор поздно за полночь пойти спать или ещё поделать какие-то дела я кладу на чашки весов. И часто перевешивает не сон, под утро ложусь, потому что это переходит в категорию “надо”, т.е. “важно”.
РЕЗЮМЕ.
Из предыдущих “уроков” вы должны были понять, что ваши внутренние ценности – это ваша конституция по образу и подобию американской конституции, где так же перечислены основные ценности (наша конституция – это литература, где ценности нужно искать в куче слов). Пункты 1 и 2 верхнего списка, то что “важно” – это ваши ценности. Чтобы правильно распоряжаться временем и перераспределять дела, повторяю, потратьте время на то, чтобы определить и обозначить в голове свои ценности. Без этого никакой тайм-менеджмент не будет работать. Органайзеры, компьютеры – вторичны для эффективной работы.
Разница между 1 и 2 такая: если подавляющее большинство ваших дел в п.2, то у вас всё стабильно, ровно и вообще всё в порядке. Если в п.1, то вы будете на грани стресса и жизнь станет немила. Наиболее важный п.2.
Но нельзя отказаться от удовольствий и даже безделия. Это у вас, как и у всех, есть и будет. Поэтому п.4 истребить нельзя. Для делового человека п.3 и п.4 – резервы времени. Именно там проще всего найти лишний час, которого всегда не хватает.
В дальнейшем поищем лишний час ещё где-нибудь.
znaybiznes.ru
Где неправы Эйзенхауэр и Кови, или Почему срочное не бывает важным
Есть один недоисследованный философский вопрос, который лежит в самой основе стратегического планирования, лидерства, тайм-менеджмента, искусства жизни.
Недавно на нашем занятии «Директор по развитию» произошла интересная дискуссия с одним из участников. (N. B. Курс «Директор по развитию» является завершающим этапом процесса проведения стратегической сессии, превращающим выработанную стратегию в набор корпоративных привычек.)
Схлестнулись мнениями по поводу известной модели под названием «матрица Эйзенхауэра», которую Стивен Кови приводит в своей нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». «Матрица Эйзенхауэра» представляет собой инструмент тайм-менеджмента, метод расстановки приоритетов, распределения целей и задач на те, что следует выполнить в первую очередь, те, что во вторую, и т. д.
Данная модель подчеркивает, что срочное и важное не являются синонимами, но являются перпенидикулярно действующими системами приоритетов. Если какая-то задача является срочной — это вовсе не означает, что она автоматически является так же и важной, т. к. бывает «срочное неважное». Важное, в свою очередь, тоже не означает автоматически срочное, т. к. есть «важное несрочное».
В целом в матрице Эйзенхауэра/Кови следует выделить четыре категории, четыре группы, на которые распределяются задачи:
- «важное несрочное» — цели и задачи, которые связаны с «закладыванием будущего», поиском и реализацией новых возможностей, инвестированием, стратегией, «предупреждающими действиями»;
- «важное срочное» — кризисы и проблемы, чрезвычайные ситуации;
- «срочное неважное» — совещания, звонки, посетители, сторонние просьбы людей, все то, что требует нашего внимания, но в целом не определяет ситуации;
- «неважное несрочное» — мелочи, корреспонденция, реклама, социальные сети, праздные разговоры и т. п.
Кови предлагает рассортировать дела в своем календаре по этим категор
xn--80aaihbbsdp8ckgcbadc7gqhf.xn--p1ai
Секреты эффективного управления временем
Сейчас очень популярны лозунги «управляй временем», «выйди из зоны комфорта», «планируй». Хорошо, эти советы на самом чаще всего приносят пользу, чем вред. А о каком вреде идет речь?
Дело в том, что чаще всего мы пытаемся сразу охватить все, не вдаваясь в нюансы, опустив такой важный момент как «Нужно ли это мне?».
Зачем выходить из своей зоны комфорта, если у вас есть ресурсы для дальнейшего развития в этой сфере. Бежать прыгать с парашюта? А вам это нужно, задайте себе вопрос.
Девиз «улучшить качество жизни любым способом» принесет скорее не тот результат, которого, вы, ожидаете.
Парочка секретов, как улучшить качество жизни и научится правильно распределять ресурсы.
Любимый мною автор Стивен Кови подробно описал одну из важнейших методик под названием «Матрица Эйзенхауэра или как правильно расставлять приоритеты» с которой мне бы хотелось познакомить вас.
Что это за метод такой и какая от него польза?
Матрица приоритетов Эйзенхауэра – это способ, позволяющий правильно расставлять приоритеты. При эффективном распределение приоритетов улучшается качество жизни, ваши ресурсы будут потрачены рационально. Каждая минута, час вашей жизни будет потрачен не зря. То есть это своего рода один из способов управлять своим временем практично.
Матрица приоритетов помогает человеку стать проактивным, то есть научится управлять своей жизнью. Проактивный человек умеет брать на себя ответственность, им не управляют какие-либо события, внешние факторы, для такой личности характерна активность, инициативность, чего нельзя сказать о людях с реактивным мышлением.
Как пользоваться Матрицей Эйзенхауэра:
Перед вами таблица, разделенная на четыре квадрата. Каждое дело вписывается в нужный квадрат исходя из его срочности и важности.
Первый Квадрат (важное и срочное) – дела, которые очень важны и их нужно выполнить немедленно.
В эту категорию входят такие дела как:
- Срочно ответить на телефонный звонок
- Непредвиденные дела, такие как визит к специалисту, больницу, автосервис и т. д.
- Срочное выполнение работы, которую нужно было выполнить заранее. Подготовка документов для подачи в суд, сдача отчетов
Почему этот квадрат чрезмерно наполняется:
- Прокрастинация или откладывание на потом
- Отсутствие нужных организационных навыков или их слабое развитие
- Плохая самодисциплина
- Не умение делегировать обязанности, сложность в организации дел, планировании
Польза: первый квадрат скорее потребитель, он не дает вам нужных ресурсов на пути достижения эффективности. В идеале он должен быть пустым. Дело в том, что иначе его переполненность введет вас в стресс, авральное состояние, произойдёт энергетическое истощение.
Второй квадрат (важное и несрочное) – выполнение задач из этой категории важно, но времени на их реализацию у вас достаточно много.
В эту категорию входят такие дела как:
- Целеполагание, постановка правильных целей
- Планирование, четкое видение ваших действий для достижения нужной цели
- Выполнение нужных работ, о которых вы знаете заранее
- Регулярное СТО автомобиля, посещение докторов
- Обучение
- Посещение необходимых для вашего развития мероприятий, книги по саморазвитию
Почему этот квадрат не наполнен так как первый:
- Дело в том, что мы часто пренебрегаем обучение другим задачам, таким как поход в кино, ресторан и т д
- Авральное состояние из-за переполненности Первого квадрата
- Нет четкой цели
- Откладывание на потом (лень)
Польза: этот квадрат является одним из наиболее важных и значимых. Благодаря задачам и делам из этого квадрата вы развиваетесь, растете как личность, закладываете фундамент для финансово благополучной жизни, набираетесь опыта, истощаете первый квадрат, чувствуете себя гармонично, меньше стресса.
Третий квадрат (срочное и неважное) – дела, которые вы вынуждены выполнять, но они не приносят вам нужного результата для достижения цели.
В эту категорию входят такие дела как:
- Срочная уборка перед приходом гостей
- Приход гостей
- Незапланированные дела, которые не приведут вас к достижению цели, а даже отдаляют от нее
Почему этот квадрат наполняется:
- Неправильное планирование (можно купить продукты на неделю), а не ходить каждый день за ними
- Второстепенные дела выходят на первый план, так как мы забываем о первоначальных целях
- Стирается понятие важное и срочное (обязанности на работе, которые вам временно надо выполнить, так как другой сотрудник ушел на больничный). Мы часто придаем такого рода делам очень много значения, делая их важными. В итоге они становятся для нас делами из первого квадрата.
Польза: пользы этот квадрат не приносит как таковой, он наоборот отдаляет вас от вашей цели вынужденными делами. Мешает вашей эффективности.
Четвертый квадрат (не срочно и не важно) – это дела потребители, от них нам нет никакой практичной пользы.
В эту категорию входят такие дела как:
- Длительные беседы по телефону
- Трата времени на социальные сети
- Бесполезное хождение по магазинам
- Чтение только художественной литературы
- Игры на компьютере (танчики)
- Просмотр телевизора
Почему этот квадрат наполняется:
- Потому что дела из этого квадрата приносят нам удовольствие. Хотя пользы от них нет с точки зрения достижения поставленных целей
Польза: никакой, кроме морального удовлетворения. Это пожиратели времени, которые мешают рациональному распределению времени
Как работать с Матрицей Эйзенхауэра:
- Нужно заполнить все квадраты в соответствие с вашими делами, задачами и целями. При этом внимательно отнеситесь к квадрату под номером три и один. Не путайте задачи по важности.
- Делайте акцент на важности, а не срочности. Именно важные дела приносят пользу
- «Дробите», не нужно сразу пытаться выполнить все цели и задачи. Маленькими шагами вы увереннее доберетесь до вершины
- План, четкое представление целей (целеполагание).
- Не отвлекаться на дела из четвёртого квадрата
- Не накапливать дела в первом квадрате, не откладывайте их. Необходимо выполнить их в зависимости от приоритетности и потом уже делать нужное заранее
- Каждый день посвящайте (по мере возможности) делам из второго квадрата
Какие сложности могут возникнуть: желание сделать все и сразу, сложность в постановке целей и распределение задач по квадратам 1 и 3, отсутствие мотива и так далее.
Матрица приоритетов – это хороший инструмент для организации своего времени, возможности эффективно и рационально тратить свое время. У вас появится больше свободного времени. Главное, что вы будете идти к своей цели, закладывая прочный фундамент. Конечно, второй квадрат самый эффективный и полезный с точки зрения вашего саморазвития и успешности, но это не значит, что вам нужно исключать дела из четвертого квадрата. Просто разумно распределяйте задачи. Успехов вам!
babyday24.ru