Важные и срочные дела: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

6 приемов тайм-менеджмета, которые помогут выполнить все поставленные задачи – Студенческий союз МГИМО МИД России

6 приемов тайм-менеджмета, которые помогут выполнить все поставленные задачи

Июнь 3, 2018Март 9, 2021

На календаре 3 июня, а значит, наступило пусть и не очень тёплое, но зато очень долгожданное лето. Лето – это время планов, целей и задач. Как успеть за три месяца всё и даже больше? Сегодня мы расскажем об основных приёмах тайм- менеджмента, которые помогут грамотно распланировать и оптимизировать свободное время, чтобы выполнить все поставленные задачи!

Начать стоит с самого важного – эффективного планирования. Во-первых, необходимо составить список дел, а затем определить их приоритетность. Существует два наиболее популярных метода: метод ABC- анализа и метод матрицы Эйзенхауэра. Наверняка Вы сталкивались с данными приёмами, даже если их названия кажутся Вам незнакомыми и непонятными. На всякий случай ещё раз вкратце объясним, в чём заключается суть каждого из них.

Метод АВС- анализа: согласно данному методу, все задачи необходимо разделить на три группы. К группе «А» относятся дела, значимость которых составляет 70% и выполнение которых занимает 10% времени. «В-задачи» включают дела средней важности, приносящие около 20% результата и отнимающие также 20% времени. Задачи группы «С» являются наименее важными: на их выполнение уходит 70% времени, но вклад в результат составляет только 10%. В первую очередь стоит реализовать задачи первой группы, впоследствии задачи группы В, и наконец, дела группы «С».

«Матрица Эйзенхауэра»: согласно данной методике расстановки приоритетов, все задачи можно разделить на 4 группы и выполнять их в соответствующем порядке: А — важные и срочные дела; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Помимо вышеописанных методов, существуют и другие приёмы тайм- менеджмента с не менее забавными названиями. Например, один из таких приёмов – метод помидора. Называется он так, потому что в 80х годах в Италии, где он был изобретен, на кухне каждой синьоры стояли таймеры в виде томатов.

Метод помидора основан на идее, что человек способен концентрироваться на чем-либо максимум в течение 25 минут, а после ему необходимо отдохнуть по крайней мере 5 минут. Также спустя каждые 1,5 часа работы важно делать 15-минутный перерыв.

Другой интересный приём тайм менеджмента – метод швейцарского сыра. Он гласит, что необязательно выполнять сложные задачи в логическом порядке. Можно начать с приятного, если говорить гастрономическими метафорами, «выгрызая» дырки в сыре. Чем больше таких дырок будет, тем легче Вам будет доесть весь сыр!

Однако существует метод, утверждающий обратное. Он состоит в поедании так называемых «лягушек». «Лягушками» называют мелкие и неприятные дела, которые хочется постоянно отложить. Многие тайм- менеджеры советуют как можно быстрее избавляться от таких дел, чтобы они не доставили Вам неприятностей.

Противоположностью «лягушек» в тайм- менеджменте являются «слоны» – серьезные и крупные задачи, которые пугают именно масштабностью. Их стоит разделить на несколько частей – конкретных задач, постепенно выполняя одну за другой.

Мы надеемся, что среди этих методов Вы обязательно найдете подходящий и сможете выполнить всё запланированное!

Что такое всемирно известная матрица Эйзенхауэра?

Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания.

Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля.

Каждое из полей вмещало в себя список дел:

1 поле: Важные и безотлагательные дела.
2 поле: Важные, но не очень срочные дела.
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела.

Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи.

Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

2. Важные, но не очень срочные дела.

Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо.

Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.

3. Не очень важные, но срочные дела.

Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

4. Не срочные и не важные дела.

В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д.

То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

1. Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;

2. Сосредоточиться в основном на делах из квадрата. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;

3. Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;

4. Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

способов решения срочных и важных задач

Сообщение от: Christine Funk

25 ноября 2015 г.

Опубликовано в Статьи

Электронные книгиПриоритеты личного развитияУправление временем

Вы когда-нибудь разрывались между срочными делами и выполнением срочных дел? важный? У большинства людей возникают проблемы с расстановкой приоритетов, особенно когда они имеют дело с высокой рабочей нагрузкой. Чтобы преодолеть это, необходимо следовать нескольким советам, чтобы четко установить различие между «важными» и «срочными» делами. Во всех случаях оценки приоритетов управления время должно распределяться на задачи в порядке их важности, а не в порядке их срочности.

Вот как каждый может быть менее напряженным в конце дня.

Разница между «важным» и «срочным»

Чтобы было понятно, давайте сначала разграничим термины « важный » и « срочный ». Мы говорим, что что-то важно, когда это приведет к эффективному результату важной цели. Эти вещи также могут замедлить или ухудшить прогресс в достижении цели, если она не достигнута. Большую часть времени важные дела и задачи редко нужно делать в течение дня или недели. С другой стороны, срочные дела требуют результатов в очень короткие сроки. Они призывают к мгновенным действиям, требуя давления каждый час каждого дня. Эти вещи укрепляют представление о занятости, что на самом деле является обманчивой добродетелью в большинстве организаций.

Разделите ваши приоритеты на зоны

Приоритеты управления фактически разделены на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач. Это критическая зона, зона планирования, зона действия и зона неэффективности. С каждой зоной нужно работать по-разному, чтобы преодолеть стресс, вызванный высокой рабочей нагрузкой.

Разделить на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач.

Неэффективная зона

Заданий в неэффективной зоне ни срочно, ни важно . Соответствующее действие для них — оставить их до тех пор, пока вы не найдете «время простоя», когда вам больше нечего делать. Выполнение задачи в этой зоне, когда у вас есть другие в трех квадрантах, — явно неэффективный способ использования вашего времени.

Зона действия

Эта зона, напротив, характеризуется срочными, но не очень важными делами . Задания здесь нужно выполнять очень быстро. Он находится в нижней части шкалы важности, поэтому задачи здесь, скорее всего, будут легкими, например, рутинные. При своевременном выполнении они не доставят никаких проблем. Однако, когда их постоянно игнорируют, они накапливаются и становятся головной болью.

Зона планирования

Все срочных, но не очень важных задач включены в зону планирования. Их необходимо планировать, и для их реализации необходимо разработать стратегию. Действие должно быть сделано быстро, но не на длительный срок.

Критическая зона

Для срочных и важных задач они включаются в критическую зону. Здесь обычно работает большинство людей. Здесь больше всего давления и стресса, поэтому ошибки случаются часто. Эта зона требует действий в настоящее время и в быстром темпе.

Заключение

Организация задач путем их группировки на основе этих четырех зон сэкономит вам много времени и усилий при их выполнении. Управление временем и расстановка приоритетов задач в зависимости от важности помогут вам меньше нервничать в конце дня.

Срочное и важное – Life Tweak

devindunker Производительность 26 ноября 2017 г. 5 октября 2020 г. 3 минуты

Время от времени я буду подчеркивать конкретный момент, сделанный в книге, которую я читал в прошлом. Книга «7 навыков высокоэффективных людей » Стивена Кови — классика на все времена. Я считаю, что лучшее, что было сказано в этой книге, — понять разницу между срочными и важными задачами.

В своей книге Стивен Кови определяет срочность как то, что «требует немедленных действий». И наоборот, Кови определяет важность как нечто, что «содействует вашей миссии, вашим ценностям, вашим высокоприоритетным целям». Используя эти два компонента, задача может быть любой из следующих:

1. Важно, но не срочно
2. Срочно, но не важно
3. Ни важно, ни срочно
4. И важно, и срочно принять телефонный звонок от кого-то, с кем вы предпочли бы не разговаривать).

   Нам остается сосредоточиться на задачах, которые являются важными и срочными , а также на задачах, которые важны, но не являются срочными . Как вы увидите, наиболее важными являются задачи, которые важны, но не являются срочными. Способность распознать это имеет решающее значение для того, чтобы прожить свою жизнь с правильными приоритетами.

   Важные и срочные задачи

   Задачи, подпадающие под эту категорию, обычно возникают, когда у вас мало времени. В моей жизни это могло выглядеть как подача заявления о приеме на работу через три часа или встреча с братом из школы. Эти задачи необходимы, потому что я был бы довольно паршивым человеком, если бы сбежал, чтобы забрать своего брата, и не подать заявление до крайнего срока было бы совершенно безответственно.

   Важные и срочные задачи — это то, что мне нравится классифицировать как тушение пожаров. Это то, что держит нас в тревоге и стрессе. Выполнение задач такого рода может снизить уровень нашей тревожности и дать нам удовлетворение за то, что мы сделали что-то. Проблема в том, что если мы сосредоточимся только на «тушении пожаров», мы никогда не сможем решить самые важные задачи в жизни. Эти «основные» задачи относятся к нашей следующей категории.

   Важные, но не срочные задачи

   Это типы задач, которые, как мы знаем, важны, но, поскольку они не являются срочными, мы относим их к «позже, когда у меня будет больше времени». Примеры включают занятия спортом, проведение времени с близкими, чтение и планирование на будущее. Вы заметите, что эти задачи очень важны для полноценной и значимой жизни, и я бы сказал, что они даже важнее, чем вышеупомянутые «важные и срочные» задачи. Но можно ли сказать, что эти задачи срочные? Скорее всего нет.

   Проблема именно в этом. Самое важное в жизни – это то, что мы постоянно откладываем. Мы слишком заняты решением «важных и срочных» дел (тушением пожаров), мы упускаем из виду то, за что будем благодарны в будущем. В конце концов важные задачи, которые не были срочными, внезапно превращаются в срочные дела. Состояние сердца из-за отсутствия физических упражнений является срочным. Необходимо срочно исправить неудачные отношения из-за того, что вы не уделили им достаточно времени.

   Резюме

   Мы все можем добиться большего успеха, посвятив время важным, но не срочным делам. Не будьте человеком, который говорит, что «жизнь случилась» или «жизнь помешала», оправдываясь тем, что не поддерживает связь с близкими. Эффективная стратегия состоит в том, чтобы выделить часть дня на что-то важное, но не срочное.

   No related posts.