Матрица Эйзенхауэра в канбане «Мой план» – Блог Соль Битрикс24
Небольшая инструкция о том, как эффективно планировать свою работу в Битрикс24
Ранее мы публиковали, как создавать и работать с канбаном «Мой план» (см. Инструкция по работе с канбаном «Мой план»).
Сегодня предлагаем вам еще один вариант его создания — с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Сначала о том, что это такое.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
А теперь о каждом из квадрантов.
Квадрант 1: срочные и важные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
- дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей,
- дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей,
- дела, которые имеют отношение к здоровью.
Квадрант 2: важные и несрочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
Квадрант 3: срочные и неважные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам.
Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов.
Квадрант 4: несрочные и неважные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».
А теперь мы возвращаемся к нашему канбану «Мой план».
Сначала создаем там столбцы в соответствии с названиями квадрантов матрицы. Рекомендуем также оставить (или создать, если у вас его еще нет) столбец «Неспланированные дела», куда будут попадать все новые задачи, чтобы видеть их и не потерять.
Теперь нужно проанализировать все свои задачи на предмет срочности и важности и перенести их в соответствующие столбцы.
И всё, ваш канбан «Мой план» готов к работе!
Надеемся, наш вариант канбана «Мой план» поможет вам стать более эффективными и принесет положительные результаты в вашей работе!
Матрица Эйзенхауэра для эффективного планирования дел
Прием тайм-менеджмента, который может облегчить работу педагога.
Дуайт Эйзенхауэр — президент Америки, возглавлявший страну с 1953 по 1961 годы — как-то сказал, что в его жизни существует только два вида проблем: срочные и важные. Это бесхитростное распределение легло в основу приема, который помогает расставить приоритеты и сэкономить время. Рассказываем, как матрицу Эйзенхауэра удобно применять в своей работе педагогу.
Профессию учителя сложно представить без расписания.
Помимо времени начала и продолжительности уроков, оно включает подготовку к занятиям, составление отчетности, общение с родителями учащихся, повышение своего образовательного уровня. В общем, список дел и целей педагога никогда не был коротким. Однако, чтобы дела эти не накапливались бесконечно, а регулярно решались, важно расставлять приоритеты.
Это важно? Это срочно? По каждой задаче из всего списка нужно ответить на оба этих вопроса. После этого все задачи образуют четыре типа проблем: срочные и неважные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; срочные и важные. Эта сортировка поможет определиться, какие дела можно делегировать, какие точно нужно сделать, а какие можно вычеркнуть.
Такой вид планирования целей и задач можно делать как на бумаге, так и в электронном режиме. Например, при помощи приложения Focus Matrix.
В красный квадрат входят дела, которые нужно сделать быстро и невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
Например, подготовить раздаточные материалы для проверочной работы на этой неделе — важное и срочное дело.
Как правило, в этом секторе оказываются задачи, которые долгое время откладывали на потом. Если в красном квадрате всего пара дел, это не страшно. Но если там больше половины списка, это явный признак проблем с прокрастинацией.
Зеленый квадрат отражает текущую деятельность педагога. Сюда попадают важные дела, на решение которых у педагога достаточно времени: планирование открытого урока в следующей четверти, выступление на профессиональной конференции в конце учебного года. Важно регулярно работать над этими задачами, чтобы они не перекочевали в красный сектор.
В этом секторе содержатся отвлекающие факторы. Эти действия отнимают время и удерживают внимание педагога, но не помогают ему достичь целей. Поэкспериментировать с шрифтами для презентации — на первый взгляд, эта задача может показаться важной и срочной.
На самом деле куда важнее еще раз отрепетировать свое выступление, для которого предназначена презентация.
Главная опасность — тратить время и силы на желтый квадрат и игнорировать задачи из красного. Если вы заметили, что в вашем списке дел фигурируют срочные, но не важные дела, можно смело их делегировать или вычеркивать.
Пожалуй, самый распространенный пример таких «дел» — бесцельный скроллинг новостной ленты в социальных сетях. Мы предпочитаем думать, что это отдых или способ перезагрузиться после напряженной работы. Но давайте начистоту? Интернет-серфинг может затянуть нас на несколько часов, после чего мы будет чувствовать себя вымотанными. И хотя в этот сектор попадают приятные дела, в наших же интересах исключить их из списка задач. Для этого можно установить приложения, которые не дадут вам отвлекаться на мессенджеры и соцсети, — например, Forest и Zero Willpower.
Просто срочное или действительно важное — разница имеет значение
Как и многие владельцы малого бизнеса, вы можете оказаться в роли «начальника пожарной охраны» и «решателя всех кризисов» чаще, чем вы хотели бы признать или даже планировали когда вы зарегистрировались в качестве предпринимателя.
В конце концов, это может привести к тому, что вы оба будете работать на пустом месте и будете разочарованы тем, что не попали в список вещей, которые должны иметь. Если вы управляете сезонным бизнесом, вы, скорее всего, уже киваете головой в знак согласия. Если это так, читайте дальше. Эта колонка о том, чтобы быть эффективным, а не быть супер занятым.
Я говорю о распространенной путанице между тем, что просто срочно, и тем, что действительно важно. Цитируя Дуайта Эйзенхауэра: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».
Срочно:
Срочные дела — это те, которые требуют вашего немедленного внимания и действий. У них либо есть видимый и надвигающийся крайний срок, либо они представляют собой внезапную и непредвиденную чрезвычайную ситуацию.
Важно:
Важные задачи — это те, которые преследуют цель или мечту. У них редко есть крайний срок «в вашем лице».
Обычно они прячутся в сорняках вашего списка дел. Одна из самых простых, но в то же время наиболее глубоких концепций тайм-менеджмента была предложена Дуайтом Эйзенхауэром, продвигалась Уинстоном Черчиллем и позже популяризировалась писателем Стивеном Кови — матрица «срочно-важно».
Есть четыре квадранта, образованные комбинацией слов важный и срочный.
Квадрант 1: Важные и срочные
- Крайний срок подачи налоговой декларации
- Плачущий ребенок
- Подготовка к важной встрече
- Неотложная медицинская помощь
- Отношения или финансовый кризис
- Депрессия, сильная тревога, невыносимый стресс
В квадранте действий вы найдете вещи, которые существенно влияют на вас, и задачи, которые необходимо решить немедленно.
Некоторые из этих задач являются ожидаемо срочными, вызванными откладыванием до тех пор, пока не станет слишком поздно. Некоторые из них связаны с неожиданными срочными ситуациями, такими как неотложная медицинская помощь или несчастный случай, испортившиеся отношения с клиентами и т.
Квадрант 2: Не срочно, но важно
- Самосовершенствование: чтение, исследования и размышления
- Прояснение убеждений и ценностей, воплощение мечты
- Установка целей, приоритетов и планов
- Все ваши новогодние планы относятся к Квадранту 2.
- Обучение и изучение новых соответствующих навыков
- Отдых, отпуск, экскурсии, хобби
- Построение и развитие человеческих отношений, создание сетей
- Медицинские услуги, уход за автомобилем и домом, выбор надлежащей страховки, управление сбережениями и инвестициями
Квадрант 2 — это «координатор принятия решений». Это квадрант, который подготавливает вас к принятию решений, проясняя ваши мысли и приоритеты, и именно здесь вы сосредотачиваетесь на эффективной деятельности.
Основное внимание в Квадранте 2 уделяется конечному результату — тому, что действительно важно, а не просто срочно. Это важные дела, которые не помечены как срочные. Это действия типа «сеешь сейчас, а потом пожнешь». Этот квадрант задает направление и качество нашей жизни за счет удовлетворения, контроля, меньшего количества кризисов и сожалений.
Квадрант 3: Срочно, но не важно
- Прерывание телефонных звонков
- Неожиданный посетитель
- Большинство электронных писем, сообщений или уведомлений в социальных сетях
- Просьбы о помощи от других, потому что вы в основном вовлечены в деятельность Квадранта 4
- Социальная деятельность, которую другие хотят, чтобы вы делали, но которая не соответствует вашей цели
- Встречи, приемы, церемонии, где ваше присутствие не имеет значения ни для вас, ни для остальных
- Действия, которые поддерживают ваше эго, а не ваши цели
Мне нравится называть это квадрантом кроличьей норы.
Это задачи, которые вы просто считаете важными. Но как только вы начнете понимать большую разницу между срочностью и важностью, вы поймете, что многие вещи, которые вы часто делаете, подходят сюда. Если некоторые задачи здесь кажутся неизбежными, попробуйте делегировать их другим и вернуться в квадрант 2. Мы часто застреваем в этом квадранте, потому что упускаем из виду стратегию и цели. Если вам трудно сказать «нет», вы, вероятно, часто бываете здесь. И, если у вас есть то, что я называю «синдромом героя» (всегда ищите способы, чтобы вас ценили, радовали других или были незаменимыми), вы часто бываете здесь и, вероятно, не видите этого… даже читая эту статью.
Это квадрант обмана, в котором вы заняты, не делая ничего важного. Люди проводят большую часть своего времени в квадранте 3, думая, что это деятельность из квадранта 1. Есть много дел, которые эго может создать как срочные. Срочно, чтобы произвести впечатление, быть быстрее, сильнее, лучше, умнее, важнее, успешнее и т. д.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
- Сплетни, долгие телефонные разговоры, чтение нежелательной почты, социальные сети, такие как WhatsApp, Facebook, Twitter и т. д.
- Копаться в кроличьих норах… отвлекаться на онлайн-рекламу, нажимать на нее и неожиданно увлекаться
- Чрезмерные перерывы, мечтательность, перебивание других
- Бездумные телепередачи, видеоигры, компьютерные игры, просмотр спортивных состязаний
- Посещение лекций без самоанализа или обучение в удобном для вас диапазоне частот
Речь идет об импульсивных действиях. Это квадрант эскапистов. Люди, измученные срочными делами Квадранта 1 и Квадранта 3, находят здесь утешение. Стресс и скука — серьезные причины, по которым люди беспомощно попадают в этот квадрант. Деятельность не имеет ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
Это наихудший квадрант. Этот квадрант внушает чувство вины, поскольку является квадрантом потерь и вызывает снижение самооценки.
Люди, проводящие время почти исключительно в Квадранте 3 и Квадранте 4, ведут трудную жизнь. В этих квадрантах легко попасть в ловушку, если вы не уверены в своих мечтах и целях. Где-то в глубине души мы знаем, насколько важен Квадрант 2, но не осознаем его важности. Мы легко увлекаемся Квадрантом 3 «имидж» или квадрантом 4 «хорошее самочувствие» и избегаем Квадранта 2 «простоты».0003
Речь идет о ясности мысли и направлении — они имеют первостепенное значение. Избегание квадранта 2 в целях экономии времени дорого обойдется в долгосрочной перспективе. Большинство из нас проводят слишком мало времени в квадранте 2, потому что он не кричит о срочности. Постарайтесь не обманывать себя, говоря: «Когда-нибудь я поработаю над квадрантом 2, а пока позвольте мне заняться срочными делами». Это «когда-нибудь» не наступит. Когда мы преследуем то, что наиболее важно для нас, мы создаем ценность для себя, нашей компании и окружающих нас людей.
Владельцы компаний-членов Ландшафтного плана Онтарио могут бесплатно присоединиться к одноранговой сети LO.
Для участия в закрытых онлайн-дискуссиях отправьте электронное письмо по адресу [email protected]
Джеки Харт CLM
Менеджер программы Prosperity Partners
[email protected]
9 0089 ПОДРОБНЕЕ О:
Партнеры по процветанию Одноранговая сеть
Способы решения срочных и важных задач
Автор: Кристин Фанк
25 ноября 2015 г. 08 Вы когда-нибудь разрывались между срочными и срочными делами? важные? У большинства людей возникают проблемы с расстановкой приоритетов, особенно когда они имеют дело с высокой рабочей нагрузкой. Чтобы преодолеть это, необходимо следовать нескольким советам, чтобы четко установить различие между «важными» и «срочными» делами.
Во всех случаях оценки приоритетов управления время должно распределяться на задачи в порядке их важности, а не в порядке их срочности.
Вот как каждый может быть менее напряженным в конце дня.
Разница между «важным» и «срочным»
Чтобы было понятнее, давайте сначала разграничим термины « важный » и « срочный ». Мы говорим, что что-то важно, когда это приведет к эффективному результату важной цели. Эти вещи также могут замедлить или ухудшить прогресс в достижении цели, если она не достигнута. Большую часть времени важные дела и задачи редко нужно делать в течение дня или недели. С другой стороны, срочные дела требуют результатов в очень короткие сроки. Они призывают к мгновенным действиям, требуя давления каждый час каждого дня. Эти вещи укрепляют представление о занятости, что на самом деле является обманчивой добродетелью в большинстве организаций.
Разделите ваши приоритеты на зоны
Приоритеты управления фактически разделены на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач.
Это критическая зона, зона планирования, зона действия и зона неэффективности. С каждой зоной нужно работать по-разному, чтобы преодолеть стресс, вызванный высокой рабочей нагрузкой.
Неэффективная зона
Заданий в неэффективной зоне ни срочно, ни важно . Соответствующее действие для них — оставить их до тех пор, пока вы не найдете «время простоя», когда вам больше нечего делать. Выполнение задачи в этой зоне, когда у вас есть другие в трех квадрантах, — явно неэффективный способ использования вашего времени.
Зона действия
Эта зона, напротив, характеризуется срочными, но не столь важными делами . Задания здесь нужно выполнять очень быстро. Он находится в нижней части шкалы важности, поэтому задачи здесь, скорее всего, будут легкими, например, рутинные. При своевременном выполнении они не доставят никаких проблем. Однако, когда их постоянно игнорируют, они накапливаются и становятся головной болью.