Эффективность рабочего времени: Повышение эффективности рабочего времени | Пути повышения эффективности использования рабочего времени

Повышение эффективности рабочего времени — основные методы

Рабочее время — это период, зафиксированный в трудовом договоре, в течение которого сотрудник выполняет рабочие обязанности. Как правило, это 8 часов дневного времени, если речь идет об офисной работе.

Человек не может оставаться одинаково продуктивным на протяжение всего дня и выполнять работу как машина. Время нужно уметь использовать. Для этого существуют методики тайм-менеджмента, а также множество инструментов.

От эффективности использования рабочего времени зависит продуктивность и стабильность работы. Эффективный сотрудник реализует свои способности, а работодатель получает качественный результат труда.

 

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджменту можно дать такое определение — это знание, что за чем делать, и когда отдыхать. Для этого придумано много техник и приемов, и можно быть уверенным, что они продолжат появляться. Такое разнообразие — благо. У людей разные темпераменты и работоспособность, характер и цели рабочих задач меняются. Чем больше техник, тем с большей вероятностью человек найдет удобную для себя.

Вот пример — одна из популярнейших техник тайм-менеджмента «Помодоро», или помидор. Ее суть в разделении рабочего времени на отрезки — «помидоры». Классические помидоры длятся по 25 минут. После каждого помидора нужно устраивать перерыв на 5 минут, а после каждого четвертого — длинный перерыв на 20 – 30 минут. Есть условие — во время рабочего отрезка нельзя ни на что отвлекаться, а во время перерыва нельзя заниматься ничем, связанным с работой. Регулярно появляются исследования, называющие «самые эффективные» длительности помидоров. Но каждый может определить удобный для себя ритм.

Чтобы расходовать время эффективнее, задачи нужно приоритизировать. Здесь также много способов, но в качестве примера можно привести знаменитую матрицу Эйзенхауэра:

Это удобная система распределения приоритетов, однако есть и условность — универсальных критериев срочности и важности не существует. Понять срочность и важность задач можно только относительно плана и целей. Лучше привести пример.

Магазин фруктов продает товара на 100 000 в месяц, но хочет продавать на 200 000. Чтобы достичь цели, владелец составляет план, в который входят следующие действия: проанализировать текущие показатели, определить самый ходовой товар, посчитать расходы, нанять еще одного продавца, посетить конференцию владельцев фруктовых магазинов, закупить сезонные ягоды и так далее.

Пункты плана становятся задачами, которые можно приоритизировать. К примеру, задачу «закупить ягоды» можно отнести к важным и срочным — товар сезонный, и делать это нужно ежедневно. А задачу «подготовить доклад на конференцию» — к важным несрочным (если конференция не завтра утром).

Инструменты повышения эффективности рабочего времени

Существуют цифровые инструменты для организации рабочего времени и контроля задач. Вот некоторые их разновидности.

Блокираторы соцсетей и отвлекающих ресурсов — инструмент борьбы с прокрастинацией. Блокируют заданные сайты на установленный период, к примеру, в будние дни с 9:00 до 18:00. Или наоборот, позволяют пользоваться сайтами каждый день, но не более, к примеру, 45 минут. Некоторые люди решают проблему радикально — отключают интернет в рабочее время. Но далеко не для всех это повысит эффективность работы, так как наличие поисковика под рукой для многих вопрос выживания.

Тайм-трекеры и таск-менеджеры — программы, которые, как следует из названия, помогают управлять задачами и регистрируют затраченное на них время. Эти программы позволяют составлять списки задач с описаниями, назначать их на сотрудников, определять этапы выполнения и многое другое — таких программ много.

Казалось бы, как сюда вписываются DLP-системы? На самом деле предотвращение утечек информации и контроль сотрудников — это тесно связанные процессы.

В DLP-системе SecureTower есть инструменты для решения обеих задач. С одной стороны, она осуществляет DLP-контроль — помогает предотвращать утечки. С другой, система помогает вести централизованный мониторинг рабочего времени.

Реализовано это в виде отчетов, которые отражают множество параметров: какие приложения запускаются, какое время находятся в работе. Также система отслеживает, какие посещаются ресурсы в интернете, как используются мессенджеры и многое другое.

В DLP-системе нельзя ставить задачи и автоматизировать отслеживание дедлайнов. Но она поможет видеть, идет ли работа над их выполнением. Система, условно говоря, покажет, не листал ли сотрудник полдня соцсети, вместо работы, в то время как в таск-менеджере весь день ушел на задачу.

Повышение эффективности рабочего времени — задача творческая. Наработанные приемы помогают сориентироваться и понять, в какую сторону двигаться. Однако, каждое предприятие вынуждено самостоятельно решать этот вопрос. А разнообразие методик и цифровых инструментов помогает не изобретать велосипед и составить эффективное решение из проверенных элементов.

Анализ эффективности рабочего времени — Психологос

01 октября 2022 г., 21:23

Фильм «Формула любви»

​​​​​​​Тайм-менеджмент способствует эффективному использованию рабочего времени.

По определению, эффективность — это получение максимального результата при минимальных затратах. Формулировка лукавая, и по жизни эффективность зависит от того, какая конкретная задача поставлена руководством. Кроме того, тут всегда возможна игра для людей разного уровня деловой ответственности.

Смотри Эффективность использования рабочего времени и линейка деловой ответственности

Итак, что же такое: работать эффективно?

• Это, сделав все, сохранить побольше сил и времени, или сделать как можно больше дел? Если вы стремитесь к покою и гармонии, вы выберете первое. Если вы любите дело и стремитесь к максимальным результатам, выберете второе.
• Это сделать больше дел или сделать все важные дела? В обоих случаях мы работаем быстро и без отвлечений, но в первом случае, мы делаем только это — работаем все больше, быстрее и все меньше отвлекаемся, а во втором, вместо собственно работы, уделяем время планированию, расстановке приоритетов. См.→
• Это выдать максимальную эффективность в ближайшее время или распланировать свои силы, чтобы работать эффективно долгие годы? Если мы думаем о перспективах, то мы, кроме непосредственной эффективности, позаботимся и об отдыхе, о своем здоровье и радости своей жизни.
• А может быть, мы мыслим системно, а наша задача не только организовать эффективно свою работу, но сделать свою жизнь и работу осмысленной в целом? Смотри смысл и целесообразность: осмысленность деятельности См.→

Принцип разумной безупречности

Для многих ответственных людей хорошей подсказкой является Принцип разумной безупречности: «Делай лучшее из того, что можешь, в рамках того времени, которое имеешь». Смотри Безупречность

---

• Тайм-менеджмент
• Эффективное использование времени

Комментарии (2):

Гость, 06 февраля 2015 г., 13:23

Если много времени проводите за компьютером, можно проанализировать использование рабочего времени с помощью специальной программы.

Александр, 28 декабря 2015 г., 14:15

Для того чтобы проводить анализ эффективности рабочего времени, нужно собрать статистику. Это делают с помощью тайм-трекера. Есть разные варианты. Автоматический, когда программа отслеживает чем вы занимаетесь за компьютером и ручной, когда вы вводите задачи и потраченное на них время самостоятельно. Я использую ручной вариант, использую трекер primaERP, т.к. задачи по работе и личные дела далеко не исчерпываются работой за компьютером. Попробуйте комбинировать автоматический и ручной вариант. Соберите статистику хотя бы за 2 недели. Эти данные уже можно анализировать.

Материалы по теме:

01 окт. 2022 г.

Безупречность

Безупречность — соответствие идеалу. Одна из ценностей, к которым может стремится человек. Девиз безупречности: делай лучшее, на что ты способен.

0Подробнее

01 окт. 2022 г.

Эффективность

Эффективность — получение максимального результата при минимальных затратах. Вариант: достижение поставленных целей с наименьшими затратами времени и ресурсов. Эффективность важна практически во всех сферах человеческой жизни: общении, влиянии, воспитательных воздействиях (внушения, поощрения, наказания), в бизнесе. Как задача, эффективность интересна для человека во взрослой позиции и малоактуальна для человека в позиции детской.

0Подробнее

11 сент. 2014 г.

Эта странная жизнь (Д. Гранин)

Книга для всех, кому интересны отношения «человек – время», кто хочет больше успевать, справляться с возрастающим объемом задач, а также для тех, кому интересна история. Даниил Гранин – классик отечественной литературы, писательская карьера которого началась в далеком 1949 году. Автор более 30 книг, свыше десятка из них экранизированы. Лауреат зарубежных и отечественных литературных премий, дважды лауреат Государственной премии, лауреат премии «Большая книга» 2012 года.

1Подробнее

20 окт. 2014 г.

Исповедь гения эффективности (М. Притула)

Интервью с топ-менеджером «Альфа-Банка» Олегом Брагинским. ​Олег о себе: «Я счастливый человек — моя работа совпадает с хобби! Профессионально решаю сложные и невозможные бизнес-задачи». Профайл: проекты в разных областях и странах, инновации и искусственный интеллект, Big Data и моделирование, программы лояльности и поведенческое прогнозирование. Автор учебников, патентов и изобретений, спикер передовых конференций, владеет несколькими языками, имеет учёные степени и научные звания.

4Подробнее

01 окт. 2022 г.

Линейка деловой ответственности

Линейка деловой ответственности фиксирует не столько профессиональный, сколько личностный и психологический уровень сотрудника, занимающего или претендующего на руководящую должность.

3Подробнее

08 авг. 2014 г.

Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя (А. Мейсел)

Автор книги уверен, что многие повседневные задачи, отнимающие у нас массу времени, можно решать более эффективно с помощью современных технологий и приложений. Это позволит высвободить силы на общение с семьей и ваши хобби, а также на заботу о своем здоровье. Здесь рассматриваются практические инструменты, сайты и программы, даются рекомендации, проверенные автором на себе. Книга будет полезна всем, кто хочет более эффективно расходовать свои ресурсы и получать удовольствие от жизни.

0Подробнее

24 июл. 2000 г.

Метрика эффективности или как заработать свободное время

Для того, чтобы делать задачи быстрее, надо либо эти задачи уменьшать – что не всегда от нас зависит, либо работать эффективнее.

0Подробнее

01 окт. 2022 г.

Самый простой учет эффективности

Для того чтобы повысить эффективность своей работы, полезно измерять её в течение дня.

0Подробнее

01 окт. 2022 г.

Срочно и быстрее или Спокойно и по-порядку

Тайм-менеджмент способствует эффективному использованию времени. Но что это такое: эффективно? Это сделать больше дел или сделать все важные дела? Еще раз: сделать БОЛЬШЕ или ТО ЧТО НУЖНО?

0Подробнее

01 окт. 2022 г.

Тест общей самоэффективности

Оснащение: бланк методики с 10 суждениями для оценки. Особенности процедуры: полученные результаты тестирования полезно соотнести с показателями других методик, в частности тестов, направленных на изучение уверенности в себе, самооценки. Следует попытаться найти взаимосвязь между результатами различных тестов, обратив внимание на то, какие качества и черты человека могут дополняться или компенсироваться другими.

0Подробнее

10 лучших стратегий повышения эффективности работы

Вы когда-нибудь смотрели на часы в конце рабочего дня и чувствовали, что сделали недостаточно? Вы работаете сверхурочно по ночам и в выходные дни и все еще не достигаете намеченного результата? Почему вы еще не открыли, как повысить эффективность на работе?

Разработка более упорядоченного и эффективного способа управления рабочими задачами не только повышает вашу продуктивность, но и оставляет вам больше свободного времени, которое вы можете проводить по своему усмотрению, совершенствуя себя или отдыхая.

Откройте новый уровень концентрации внимания с помощью упражнения Тони на подготовку

Узнайте о подготовке

Что такое эффективность работы?

Эффективность работы — это способность получать максимальную отдачу при наименьших затратах. Это означает делать больше с меньшими затратами. Работать умнее, а не больше. Когда вы повышаете эффективность, вы можете получить больший результат при том же количестве входных данных или даже меньше. Для сотрудников это означает возможность сделать больше за ограниченный промежуток времени: рабочий день.

Вы можете рассчитать эффективность работы по этой формуле: выход / вход = эффективность. Результатом формулы является стандартное рабочее время. Входные данные — это фактическое количество часов, отработанных вами или вашими сотрудниками. Затем умножьте его на 100, чтобы получить процент. Это эффективность вашей работы.

Мифы об эффективности работы

Наши представления о производительности и эффективности работы на самом деле могут удерживать нас от достижения наших целей. Чтобы повысить эффективность, перестаньте верить в эти три распространенных мифа.

Занятость = продуктивность

Наше общество представляет собой «культ занятости», приучивший нас думать, что мы продуктивны, если постоянно над чем-то работаем. Но быть погребенным под кучей задач, которые не собираются сдаваться, — это не способ повысить эффективность. Перестаньте принимать движение за достижение и начните расставлять приоритеты. Настоящая продуктивность — это достижение желаемых результатов с меньшими усилиями и временем.

Многозадачность обязательна

Многозадачность не обязательна — это миф. Правда в том, что если вы делаете все сразу, вы на самом деле ничего не делаете. «Куда направлено внимание, туда течет энергия» — и многозадачные перерывы, которые фокусируются так, что ваша энергия течет во всех направлениях. Гораздо эффективнее полностью сосредоточиться на одной задаче за раз в порядке приоритета.

Работа на дому менее эффективна

Работа на дому становится все более популярной, и некоторые сотрудники чувствуют себя более рассеянными и менее продуктивными. В долгосрочной перспективе отказ от жестких 9График работы от 5 до 5 и длительные поездки на работу приведут к большей, а не к меньшей эффективности работы. Ключевым моментом здесь является создание среды с минимальным количеством отвлекающих факторов и избавление от вредных привычек, снижающих вашу продуктивность.

Как повысить эффективность на работе

Для реализации любого плана самосовершенствования требуется время и самоотверженность, и обучение эффективной работе не исключение. По сути, вы формируете новые привычки, которые будут способствовать вашей продуктивности, а не снижать ее. Вот несколько стратегий, которые помогут вам начать:

1. Ставьте разумные цели

Постановка целей имеет решающее значение для успеха. Мы можем ставить цели, которые помогают формировать наши пути — это может быть эффективным способом повышения эффективности работы. К сожалению, мы, возможно, не установили реалистичные сроки для достижения этих целей или, возможно, достигли слишком высоких сроков. Убедительные цели важны, но вам также необходимо оценить, сколько времени и ресурсов требует ваша цель (цели). Мы часто думаем, что можем пропустить шаг от А до Я, чтобы достичь нашей цели, когда на самом деле между ними есть много шагов, которые необходимо учитывать. Помните о своей конечной цели (Z), но не переоценивайте важность шагов B, C, D и так далее.

Постановка разумных целей также помогает сосредоточиться на самой цели и желаемом результате. Когда ваша цель слишком высока для достижения или не определена, вы не можете прояснить ее или должным образом сосредоточить на ней свой разум и усилия.

2. Измените свои методы тайм-менеджмента

Если вы чувствуете, что погрязли в работе, перескакиваете с задачи на задачу без четкой стратегии или боретесь с эффективностью работы, возможно, вам нужно усовершенствовать свои навыки тайм-менеджмента. Ознакомьтесь с такими процессами, как разбивка задач на группы по результатам, чтобы вы чувствовали себя менее перегруженными и более организованными.

Например, если вы используете разбиение на фрагменты для организации своего дня, поместите такие задачи, как ответы на электронные письма и телефонные звонки, в начало, когда вы более свежие, и переместите поручения, не требующие особых размышлений, например собирая корм для домашних животных, ближе к концу.

Когда вы повышаете эффективность с помощью навыков тайм-менеджмента, вы снижаете стресс, а также выполняете больше дел, создавая цикл, который позволяет вам выполнять еще больше.

3. Откажитесь от цифровых устройств

Большую часть дня мы проводим, глядя на какой-то экран. В то время как интенсивное использование компьютера может быть частью вашей работы, цифровые устройства могут сильно отвлекать, а платформы социальных сетей могут даже нанести вред вашему здоровью. Повысьте эффективность своей работы, отойдя от смартфона или компьютера. Делайте письменные заметки во время встречи и посмотрите, будут ли ваши мысли течь более свободно.

В цифровых устройствах нет ничего плохого по своей сути, но если вы немного отвлечетесь от своих обычных процессов, ваш разум сможет работать по-новому и продуктивно. Вы можете обнаружить, что ваша память улучшается, когда вы записываете что-то от руки, а не печатаете.

Если вас отвлекают социальные сети или другие сайты, но вам по-прежнему нужен компьютер для работы, отключитесь от Интернета или рассмотрите возможность загрузки приложения для повышения производительности для своего браузера, которое разрешает доступ только к сайтам, связанным с работой. Когда вы не можете легко перейти на Facebook или другой отвлекающий сайт, вы можете сосредоточиться на текущей задаче и значительно повысить эффективность. Убрать телефон с глаз долой и перевести его в беззвучный режим во время работы над проектом — это еще один способ повысить эффективность работы. Подумайте обо всем, что вы можете сделать, не прокручивая мобильные приложения и не желая обсуждать планы на выходные с друзьями и близкими.

4. Научитесь говорить «Нет»

Будь то из-за давления со стороны самих себя или окружающих, мы иногда беремся за задачи, которые нам не нужны. Мы настолько настроены на то, чтобы доказать, что способны работать в режиме многозадачности, что беремся за задачи, которые могли бы так же легко делегировать другим. Мы ассоциируем слово «нет» с упущенными возможностями или неудачей, но это совсем не так.

Узнайте, как сказать нет, когда ваша тарелка уже полна или вам неинтересно выполнять задание. Если вы можете делегировать более мелкие задачи окружающим, делайте это. Освобождение вашего графика позволит вам больше сосредоточиться на действительно важных для вас задачах и поможет вам повысить эффективность работы.

5. Делайте перерывы

Застряли на идее? Чувствуете, что у вас так много работы, что вы не знаете, с чего начать? Беспокойство о том, что у вас слишком много дел, может создать своего рода умственный барьер. Прежде чем вы это узнаете, вы проведете день в мучениях над тем, что сделать в первую очередь или как это сделать. Это быстрый способ сделать ничего .

Если ваше внимание сосредоточено на проекте, в котором вы не можете продвинуться вперед, ваша энергия блокируется, а эффективность работы снижается. Сделайте перерыв. Сделайте что-то совершенно не связанное с поставленной задачей. Отправляйтесь на прогулку. Займитесь йогой. Слушай музыку. Изменение вашего фокуса может помочь вам изменить свое состояние, поэтому, когда вы вернетесь к работе, вы почувствуете себя отдохнувшим и готовым заняться своим проектом новыми глазами. Сделайте несколько перерывов в течение рабочего дня, чтобы дать себе время расслабиться и перегруппироваться, и вы обнаружите, что эффективность работы естественным образом возрастает.

6. Создайте свой любимый распорядок дня

Люди, которые знают, как быть более эффективными на работе и последовательно достигать своих целей, создают устойчивые привычки. Разработайте распорядок, который приведет вас в наилучшее состояние для продуктивной работы. Распорядок у всех разный, так что найдите тот, который заставляет вас чувствовать себя лучше. Вы можете проводить час в тренажерном зале каждое утро или долго гулять во время обеда, чтобы снять стресс. Одной из привычек Тони является утренняя зарядка, когда он настраивает свои мысли и эмоции на день.

Понимание связи между разумом и телом может помочь вам увидеть, что осознанное упражнение не только помогает вам повысить эффективность, но также может помочь вам открыть для себя необыкновенную жизнь. Когда вы создаете рутину, которая заставляет вас чувствовать себя счастливым, здоровым и ясным, ваша эффективность работы резко возрастает.

7. Отпустите совершенство

Совершенство — это иллюзия, которая вызывает стресс и может привести к ограничивающим убеждениям, которые мешают вашему уровню успеха. Понимание и принятие того, что ничего никогда не будет сделано идеально, поможет вам выполнять задачи, не нарушая ожиданий. Это также поможет вам принять неудачи как опыт обучения; когда вы перестанете бояться неудачи, вы будете менее склонны откладывать дела на потом, поскольку мы часто откладываем дела, чтобы избежать неудачи.

Чтобы обуздать свой перфекционизм, слушайте и изменяйте свой внутренний диалог. Относитесь к себе с добротой и дайте себе послабление, если в некоторых случаях вы не соответствуете своим высоким стандартам. Когда вы избавитесь от перфекционизма и вместо этого начнете сосредотачиваться на прогрессе, вы повысите эффективность и общее самочувствие.

8. Улучшите свое окружение

Комфортная рабочая среда всегда была важна для продуктивности. Теперь, когда некоторые отрасли ожидают, что процент постоянных удаленных сотрудников удвоится в 2021 году, сотрудники все чаще должны улучшать этот аспект эффективности работы. Во-первых, убедитесь, что у вас есть все инструменты, необходимые для качественной работы: несколько мониторов, эргономичные кресла, принтер или сканер и так далее.

Затем посмотрите, насколько приятно и вдохновляюще выглядит ваше пространство. На вашем столе чисто или захламлено? У вас играет музыка, которая пробуждает ваше творчество? Есть ли на стенах картины, которые настраивают вас на позитивный лад? Для повышения эффективности вашей работы требуется офисная установка, которая позволяет это сделать. Если вы не знаете, как сделать свой офис более удобным для работы, подумайте о том, чтобы обратиться за советом к дизайнеру интерьера или консультанту по функциональному офису.

9. Используйте все свое время

Сколько времени вы тратите на задачи, не связанные с работой? Поездка туда и обратно, уборка дома или поход в магазин за продуктами — все это необходимые части вашего дня, но они также являются важными частями времени, которые вы могли бы потратить на работу для себя.

У Тони есть стратегия, которую он называет «Без дополнительного времени» (N.E.T.) для выполнения небольших задач, таких как прослушивание подкастов, чтение важных рабочих документов или прохождение онлайн-курсов. У вас может быть всего несколько минут на задачу, пока вы убираете кухню или едете по улице, но со временем эти моменты складываются, позволяя вам сделать многое за то, что вы в противном случае считали бы простоем.

10. Соединитесь со своей целью

Мы часто не достигаем наших целей не потому, что мы ленивы или неэффективны, а потому, что нас не вдохновляют дела, которые мы должны делать каждый день. Чтобы преодолеть это препятствие, свяжите свои повседневные задачи с конечной целью или задачами в жизни. Хотя бы раз в день проверяйте себя и убедитесь, что задачи, над которыми вы работаете, действительно важны.  

У всех нас по-прежнему будут рутинные дела, которые мы не любим, но это необходимо сделать. Сначала сделайте это, а затем вознаградите себя работой над тем, что вам нравится. Или разделите свои задачи между неотложными делами (например, закончить статью в срок) и делами, которые могут подождать до следующего дня (например, ответить на электронное письмо). Обучение тому, как работать эффективно, всегда связано с расстановкой приоритетов.

Вы можете повысить эффективность работы, поставив перед собой убедительные цели, научившись управлять своим временем и выработав полезные привычки. Чтобы узнать больше о достижении профессионального успеха и дальнейшем повышении эффективности работы, посетите Business Mastery. Многодневное мероприятие научит вас, как найти личное удовлетворение, добиваясь профессиональных успехов.

Учитывайте все свои решения

Не принимайте других важных решений, пока не выслушаете 4 Правила принятия решений Тони Роббинс. Убедитесь, что каждый ваш выбор — это шаг к достижению ваших конечных целей.

СКАЧАТЬ

Этот веб-сайт использует файлы cookie для персонализации вашего опыта и целевой рекламы. Продолжая использовать наш веб-сайт, вы принимаете условия наших обновленных политик. Антуан Корбино

Часто ли вы замечаете, что ваш рабочий день выходит из-под контроля? Вы начинаете каждый день с плана сделать так много, но вскоре обнаруживаете, что отвлекаетесь, сосредотачиваетесь на малоприоритетных задачах и просто откладываете дела на потом. Так как же восстановить контроль над своим временем? Универсальные списки того, как повысить продуктивность, не работают; мы расскажем о методах повышения производительности, которые можно адаптировать к вашей личности и стилю работы.

Три основы продуктивности

Эти принципы помогут вам в течение рабочего дня.

Все рабочие и рабочие дни уникальны. С меньшим количеством компаний и сотрудников, придерживающихся традиционного рабочего дня с 9 до 5, различия в наших рабочих днях становятся более заметными. Но если оставить в стороне эти различия, ко всем нашим советам по продуктивности применимы три всеобъемлющие идеи:

1. Доверяйте небольшим шагам . Вы не можете рассчитывать на то, что за один день изменятся многолетние рабочие привычки. Небольшие изменения в том, как вы работаете, могут постепенно привести к большим изменениям в производительности. Попробуйте один совет, чтобы начать, и продолжайте добавлять новые, когда найдете стратегии, которые лучше всего подходят для вас.

2. Будьте ответственными. Будь то еженедельные встречи с коллегой или установка собственных сроков и объявление их другим, необходимость отчитываться перед кем-то часто может заставить вас выполнить работу.

3. Прости себя. Вы человек: смиритесь с тем, что иногда вы будете ошибаться, отвлекаться и у вас будет плохой день. Важнее двигаться дальше, чем зацикливаться на своих ошибках.

Для многозадачности

Если вы пытаетесь делать три дела одновременно, вы часто добиваетесь очень малого.

Биологическая невозможность

Думаете, что сможете сделать больше, выполняя несколько задач одновременно? Попробуйте позвонить своему коллеге, набрав электронное письмо и проверив свою страницу в Facebook. Вам может казаться, что вы работаете продуктивно, но, вероятно, вы не выполняете ни одну из этих задач эффективно.

У всех нас есть ограниченный объем когнитивной пропускной способности — количество мыслей и воспоминаний, которые мы можем удерживать в уме в любой момент времени. Ваш мозг может обманывать себя, думая, что у него больше возможностей, чем на самом деле, но на самом деле он работает очень усердно, чтобы обрабатывать несколько мыслей одновременно, когда вы переключаетесь между задачами. Ваша способность выполнять задачи зависит от того, насколько хорошо вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз, будь то пять минут или час.

«Многозадачность невозможна по-человечески», — сказал Эрл К. Миллер, профессор неврологии Института обучения и памяти Пикауэра при Массачусетском технологическом институте.

Больше ошибок и меньше творчества

Когда вы работаете в режиме многозадачности, вы, как правило, совершаете больше ошибок. По словам доктора Миллера, когда вы переключаетесь между задачами, нейронные сети вашего мозга должны вернуться, чтобы выяснить, где они остановились, а затем перенастроиться. Эта дополнительная активность заставляет вас замедляться, и ошибки становятся более вероятными.

«Люди гораздо более эффективны, если они выполняют одну задачу, — сказал он.

Многозадачность также мешает творчеству, сказал он. По-настоящему инновационное мышление возникает, когда мы позволяем нашему мозгу следовать логическому пути связанных мыслей и идей, и это более вероятно, когда мы можем сосредоточиться на одном мысленном пути в течение длительного периода времени.

Мозг подобен мышце: он становится сильнее с использованием, сказал доктор Миллер. Как и в случае с физическими упражнениями, чем больше мы укрепляем наши ментальные связи, сосредотачиваясь на одной задаче, исключая все остальные, тем лучше мы можем работать.

Как работать в однозадачном режиме

В меру своих возможностей создайте рабочую среду, которая поощряет выполнение одной задачи за раз. Вероятно, нереалистично думать, что мы можем выделять часы на одну задачу, но даже выполнение одной задачи в течение пяти минут может повысить производительность.

Вот несколько небольших изменений, которые вы можете внести:

Избавьтесь от искушения: Активно сопротивляйтесь желанию проверять посторонние социальные сети, пока вы работаете над задачей. Некоторым работникам, возможно, придется зайти так далеко, чтобы установить программы, предотвращающие отвлечение, такие как SelfControl, Freedom, StayFocusd и Anti-Social, которые блокируют доступ к наиболее захватывающим частям Интернета на определенные периоды времени.

Работа только на одном экране: Уберите свой мобильный телефон и выключите второй монитор.

Перемещение: Если вы обнаружите, что теряете концентрацию, перечитывая одно и то же предложение снова и снова, или если ваши мысли постоянно отвлекаются от темы, встаньте и ненадолго пройдитесь, сказал доктор Миллер. Короткая прогулка по офису поднимет настроение, уменьшит чувство голода и поможет сосредоточиться.

Работа с интервалами: Установите таймер на 5 или 10 минут и посвятите это время выполнению задания. Затем позвольте себе минуту отвлечься, если вы вернетесь к своей задаче еще на пять или десять минут.

Когда отвлекающие факторы берут верх

Склонность отвлекаться первична, поэтому простите себя, если вы это делаете. По словам доктора Миллера, он возник еще в первые дни нашей жизни, когда нам нужно было мгновенно реагировать на львов, тигров и других хищников, которые угрожали нам. Каждый сенсорный ввод был очень интересным, и наша реакция на него иногда была вопросом жизни или смерти. Наш мозг не отказался от этого древнего механизма выживания; мы все еще жаждем этого информационного похлопывания по плечу, сказал он.

К счастью, чем больше мы работаем, сосредотачиваясь на одной задаче за раз и игнорируя отвлекающие факторы, тем больше мы тренируем префронтальную кору — более развитую часть нашего мозга. Тогда становится легче сосредоточиться.

Подробнее об управлении отвлекающими факторами

Для прокрастинаторов

Ответственность — перед собой или перед другим человеком — может иметь решающее значение для вашей продуктивности.

Быть ответственным

Чтобы бороться с прокрастинацией, найдите ответственного партнера. Это может быть коллега или менеджер, роль которого заключается в получении регулярных отчетов о ходе выполнения вашего проекта. Человек, которого вы выберете, должен будет серьезно отнестись к своей роли, выражая разочарование, если вы не достигли своей цели, и признательность, если вам это удалось. Некоторые заядлые прокрастинаторы даже соглашаются на поощрения или наказания в соответствии со своими дедлайнами, в зависимости от того, что их больше всего мотивирует. Наградой может быть бесплатный обед; наказанием может быть электронное письмо в отдел, сообщающее, что крайний срок не для меня.

Не сбиться с пути

Списки дел работают, чтобы держать вас подотчетными, потому что они помогают вам оставаться на пути к выполнению самой важной работы — если вы используете их эффективно, то есть.

Прежде чем уйти с работы, составьте список из пяти-восьми целей, которые вы хотели бы выполнить на следующий день, сказала Джули Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту из Нью-Йорка. В отдельный список добавьте любые личные дела, которые необходимо выполнить в этот день, например, бронирование авиабилета в отпуск или покупка подарка на день рождения. Этот список должен содержать не более двух-трех пунктов. Будьте реалистичны в отношении того, что вы можете сделать за рабочий день, и не поддавайтесь желанию составить список дел на всю неделю, что может привести к стрессу и перегрузке.

Сделайте пункты в вашем списке дел конкретными, реалистичными и простыми — не упаковывайте тайно восемь или 10 задач в один огромный пункт, например «завершить проект». Вместо этого разбейте свой проект на небольшие отдельные компоненты.

Недостатки списка дел

Поскольку наш первобытный разум жаждет отвлечься, классический список дел может предотвратить прерывание вашего дня. Но люди также подвержены так называемой «структурированной прокрастинации», когда, чтобы не работать над сложной задачей, они тратят время на гораздо более легкую. Ответ на электронное письмо или отметка «Нравится» публикации на Facebook может быть формой структурированной прокрастинации. Написание списка дел также может быть формой структурированной прокрастинации. Итак, уделяйте себе пять минут или меньше, чтобы каждое утро составлять список дел. Будьте сосредоточены и кратки, чтобы вы не тратили больше времени на проверку элементов, чем на их выполнение.

Ведущие списки

Некоторым людям нравится хранить свои списки на бумаге, делая выразительные и удовлетворяющие их галочки каждый раз, когда они выполняют задачу. Другие предпочитают компьютерный маршрут. В этом случае доступно множество приложений, в том числе следующие:

• Todoist: это приложение хорошо работает на многих платформах и имеет множество функций, таких как напоминания, заметки и возможность синхронизации ваших списков с вашими устройствами.
• «Помни о молоке»: включает функцию, которая позволяет пользователям делиться задачами с другими, например с коллегами и членами семьи.
• Evernote: это приложение для создания заметок позволяет создавать списки дел в форме личных блокнотов.

Во избежание путаницы выберите для своих списков либо бумажный, либо цифровой формат, так как управлять обоими видами документов может быть сложно.

За рабочим столом

Место, где вы работаете, может иметь такое же значение, как и то, как вы работаете.

Что ваш стол говорит о вас

Не существует единственно правильного способа организовать рабочий стол. Но ваше физическое рабочее пространство может иметь большое влияние на производительность. Это «может либо зарядить вас энергией, либо истощить вашу энергию», — сказала г-жа Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту.

В целом, только 25 процентов беспорядка на столе связаны с организационными навыками, утверждает г-жа Моргенштерн, остальное связано с тайм-менеджментом. «С каждой бумагой на вашем столе связана задача, и эта задача потребует времени». У вас было достаточно времени, чтобы все сделать? По ее словам, неконтролируемые стопы бумаги могут быть признаком того, что вам нужно делегировать полномочия.

Спросите себя: Стопки на вашем столе те же, что были три недели назад, или они двигаются? Пока они не застаиваются, у вас, вероятно, все в порядке. с некоторым беспорядком, сказала г-жа Моргенштерн.

В большинстве случаев держите свой стол в чистоте, за исключением проекта, которым вы занимаетесь в данный момент, вместе с оборудованием, необходимым для его завершения, сказала она. Вы также должны создать пространство для «внутренней зоны» — совершенно новых вещей, которые только что поступили, — и «вне зоны» для вещей, которые закончены и нуждаются в распространении.

Один из самых простых способов начать менять свое рабочее место — потратить последние 10 минут рабочего дня на подготовку стола к следующему дню. Тогда вам не придется начинать свой день со вчерашнего беспорядка, сказала мисс Моргенштерн. Если вы начнете с рабочего стола, подготовленного к предстоящему дню, это может сильно повлиять на ваше мышление и продуктивность.

Для пользователей компьютеров (всех)

Компьютеры не только ускоряют темп работы, но и замедляют ее.

Знай свой компьютер

Непонимание возможностей своего компьютера может серьезно снизить производительность. Некоторые люди опасаются, что обращение за технической помощью выставит их некомпетентными, но на самом деле все наоборот, согласно исследованию .

Обратитесь за советом по технологиям, если вы считаете, что компьютерная или онлайн-задача занимает больше времени, чем должно. Возможно, вы не знаете, как эффективно использовать определенный тип технологии, или вы не знаете, каковы прошлые практики компании в определенной области. Приложите усилия, чтобы найти людей, которые могут заполнить пробелы в ваших знаниях, уважая при этом их время и обязанности.

Менеджеры могут помочь в этом процессе, предлагая регулярные информационные сессии и руководства для конкретных компаний, связанные с такими технологиями, как электронная почта, Excel, Microsoft Word, Slack и другими. Программа наставничества – еще один вариант.

Возьмите под контроль свой почтовый ящик

Вы постоянно останавливаетесь, чтобы проверить электронную почту? Электронная почта — идеальный способ практиковать структурированную прокрастинацию — когда вы работаете над легкой, неважной задачей, а не над более сложной, но важной.

Электронная почта похожа на жизнь: она беспорядочна, несовершенна, полна неожиданностей, и каждый ведет себя по-своему. Идеальной системы электронной почты не существует. Эксперты могут продвигать ценность таких методов, как «Ноль входящих», когда вы пытаетесь очищать свой почтовый ящик каждый день, но даже если ваш почтовый ящик пуст, ваша рабочая жизнь — со всеми ее вопросами без ответов, незавершенными проектами и сложными проблемами — останется полный. Примите ежедневную задачу держать под контролем свою рабочую жизнь, используя электронную почту как своего союзника, а не врага.

Вот несколько приемов, которые помогут вашей электронной почте работать на вас:

• Каждый день выделяйте определенное время для обработки электронной почты. Это может быть несколько раз в день или пять минут каждый час, сказала мисс Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту. «Уделите электронной почте все свое внимание, когда вы работаете над ней», — сказала она.
• Разделите электронную почту на группы. При сканировании электронной почты разделите сообщения на две группы: те, которые требуют быстрых ответов, и те, которые требуют вдумчивых ответов. Попробуйте «правило двух минут», популяризированное Дэвидом Алленом, автором книги «Getting Things Done». Если вы можете обойтись без электронного письма за две минуты, сделайте это сейчас; если нет, сделайте это позже в назначенное время. Если электронные письма потребуют нескольких дней размышлений, выиграйте себе немного времени, подтвердив получение в тот же день и сказав, что ответите позже.
  Поставьте перед собой цель довести дело до конца.
• Попробуйте определить электронные письма, которые вы активно избегаете. Часто в электронных письмах, которых вы избегаете, есть эмоциональная составляющая, говорит г-жа Моргенштерн, потому что они включают в себя отказ кому-то или принятие трудного решения. Вместо того, чтобы откладывать ответ, вы, скорее всего, сэкономите время, отвечая лично или по телефону, где ваш тон и индивидуальность будут более понятны, чем пытаться написать идеальный дипломатический ответ в электронном письме.
• Отключить уведомления. Некоторые эксперты по электронной почте советуют проверять электронную почту только два или три раза в день, но во многих рабочих средах это нереально — очень важное сообщение от начальника или клиента может потребовать быстрого ответа. Но почти все может подождать 20 минут. Итак, отключите уведомления по электронной почте на 20–30 минут, когда вам нужно сосредоточиться на чем-то другом.

Получить помощь

Потратьте неделю или две на выявление проблем с электронной почтой, которые постоянно расстраивают вас или замедляют работу. Затем найдите в своей компании «гуру электронной почты» и узнайте, не захочет ли этот человек пообщаться с вами в течение получаса, чтобы объяснить различные возможности вашей системы электронной почты. Вашим гуру может быть суперэффективный коллега или кто-то из службы технической поддержки, но это должен быть кто-то, кто может показать вам, как использовать встроенные функции, о которых вы можете не знать, например, фильтры, которые могут блокировать неважные сообщения и отправлять их в спам. Спросите, как вы можете использовать метки, папки, фильтры, архивы, помеченные сообщения, списки отписки и другие функции, чтобы тратить меньше времени на электронную почту.

В вашем офисе нет знатока электронной почты? Существует множество онлайн-ресурсов с советами по управлению электронной почтой. Но если какая-то техника вам не подходит, откажитесь от нее.

Подробнее о создании продуктивного рабочего пространства

Для тех, кто обладает властью

Неудивительно, что то, как вы относитесь к своему телу, может влиять на то, как работает ваш разум.

Двигайтесь больше

Непрерывная работа в течение долгих часов не означает, что вы делаете больше. Иногда лучший способ что-то сделать — это , а не , чтобы поработать над этим какое-то время.

Сидеть в течение длительного периода времени просто вредно для вас, но это также плохо для вашей способности быть продуктивным. Когда вы встаете и двигаетесь, улучшается приток крови к мозгу, что улучшает когнитивные функции. Алан Хедж, профессор эргономики в Корнеллском университете, предлагает рабочим одновременно сидеть, стоять и ходить, чтобы постоянно менять положение тела и давать мозгу отдохнуть от работы.

Как сделать офисную работу более продуктивной

Комбинация сидения, стояния и ходьбы по времени поможет вам работать лучше.

1. Посиди 20 минут и работай.
2. Постоять восемь минут и работать.
3. Прекратите работать и прогуляйтесь две минуты.
4. Повторить.

Делайте длинные перерывы

Где вы были в последний раз, когда вам пришла в голову отличная идея? Ваш стол? Или когда вы были в душе, когда гуляли с собакой или отвозили детей в школу?

Работа по 10-12 часов в день может принести вам баллы у некоторых боссов, но это не очень хорошо для творчества. Вместо того, чтобы завершить работу, подумайте о намеренном перерыве от большого проекта на срок до 10 часов. Это позволит новым идеям замариноваться в вашем подсознании, заставляя ваши нейроны создавать новые связи.

Сон — один из самых эффективных способов сделать долгий перерыв, поэтому постарайтесь не расправляться с ним быстро. Исследования показывают, что сон позволяет нашему мозгу создавать новые и неожиданные связи, ведущие к озарениям и прорывам, что объясняет, почему нам так часто приходят в голову блестящие идеи во время утреннего душа.

Научитесь определять признаки умственной усталости, например, перечитывать одно и то же предложение снова и снова на веб-сайтах или писать электронные письма, не имея в виду реальных целей или приоритетов. Не чувствуйте себя виноватым из-за перерыва, или ухода на тот день, когда вы можете подумать, что вашему мозгу нужно время для перезарядки.

Попробуй вздремнуть

Довольно часто в полдень чувствуется «послеобеденный провал». Ваше тело естественным образом хочет заснуть примерно через семь часов после пробуждения, и это усиливается эффектами пищеварения. К сожалению, эта биологическая реальность сталкивается с экономической: большинство офисов не одобряют сон.

Если есть возможность вздремнуть на работе 20 минут (например, если вы работаете дома), обязательно сделайте это. Чтобы максимально увеличить свою энергию, может быть хорошей идеей выпить чашку кофе перед сном. Исследования показали, что этот метод, вероятно, работает, потому что короткий дневной сон помогает очистить мозг от вызывающего сон соединения аденозина. Между тем, кофеину требуется около 20 минут, чтобы проявить свой физиологический эффект — он начинает действовать как раз в тот момент, когда человек просыпается.

Однако, если о сне не может быть и речи, приучите себя быстро распознавать признаки послеобеденного провала: сонливость и неспособность сосредоточиться. Затем встаньте и пройдитесь, поговорите с коллегой за другим столом или поработайте над чем-то менее требовательным к вашему мозгу, пока сонливость не пройдет.

Борьба со стрессом

Когда мы чувствуем себя подавленными на работе, наша реакция «бей или беги», как правило, вступает в игру, заставляя нас делать быстрые, неглубокие вдохи. Это посылает меньше кислорода в мозг, заставляя нас становиться еще более напряженными и думать менее ясно. Противодействуйте последствиям стресса, дыша более эффективно.

По словам Белисы Вранич, клинического психолога и инструктора по дыханию, большинство людей дышат вертикально, в том смысле, что их плечи поднимаются при вдохе. Многие люди также дышат верхней частью грудной клетки, тогда как большая часть легких находится в середине тела.

Горизонтальное дыхание поначалу может показаться неестественным, но на самом деле именно так дышат животные и маленькие дети. Работая со своим телом, а не против него, вы максимизируете приток крови к своему мозгу — и ваши умственные способности.

Как дышать горизонтально

Эта техника помогает бороться со стрессом, делая более глубокие вдохи.

Обратите внимание на осанку

Когда вы чувствуете стресс, вы можете начать поднимать плечи к ушам, сжимать лицо или напрягаться во всем теле. Со временем эти действия становятся настолько привычными, что вы перестаете их осознавать. Цель хорошей осанки состоит в том, чтобы расширять наши тела, а не сжимать их. Хорошая осанка позволяет дышать полнее, предотвращает хроническую боль и мыслит более ясно.

Во время работы старайтесь осознавать любое избыточное напряжение, которое вы держите в своем теле. Например, вы можете напрягать руки гораздо сильнее, чем необходимо, когда печатаете или используете мышь. Если вы начинаете чувствовать какое-либо напряжение, попробуйте растянуть эту часть тела.

Как следить за своей осанкой

Попробуйте это упражнение, чтобы улучшить свою рабочую осанку.

Это упражнение является составной частью Техники Александера, способа научиться избавляться от вредного напряжения в теле. По словам Линдси Ньюиттер, владельца полиции осанки в Нью-Йорке, этот метод предупреждает о практике, называемой «достижением цели», когда люди пытаются забежать вперед и упустить из виду настоящее. Когда вы видите людей, сгорбившихся перед своими экранами, скорее всего, они выигрывают. Хорошая осанка позволяет вам выполнять свою работу в настоящий момент и, следовательно, выполнять ее более эффективно.

Подробнее о вашем теле и продуктивности

Распространенные мифы о продуктивности

Вот правда о распространенных заблуждениях об умной работе.

Миф: Люди, которые хорошо справляются с многозадачностью, делают больше.

Факт: Многозадачность — это иллюзия. Исследования показывают, что люди делают больше, если концентрируются на одной задаче за раз. Частое переключение между задачами или уверенность в том, что вы на самом деле делаете более одного дела одновременно, на самом деле замедляют вашу работу.

Миф: Важно, чтобы к концу дня во входящих не было писем.

Факт: Цель «ноль входящих» работает для одних людей, но не для других. Ключом к управлению электронной почтой является определение определенного времени дня для ее чтения и ответа на нее, чтобы различать электронные письма, которые можно обработать быстро, и те, которые требуют больше времени, а также научиться использовать все функции вашего почтового программного обеспечения (папки). , фильтры и архивы) наиболее удобным для вас способом.

Миф: Во время работы лучше стоять.