Эйзенхауэр матрица приоритетов: Матрица Приоритетов Эйзенхауэра 💠 — Eisenhower Matrix

Матрица приоритетов Эйзенхауэра | BBF.RU

Четвертый президент США был занятым человеком. Чтобы упорядочить дела, он разработал собственную систему определения приоритетов. Так называемая матрица Эйзенхауэра позволяет сконцентрироваться на важных делах и игнорировать незначительные задачи.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США

Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов, как и любой глава государства, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел.

Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность. В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность.

В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным. Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю.

Квадрант А: важные и срочные дела

Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Что интересно, важные задачи становятся срочными по причине нашей лени и прокрастинации. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно.

По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших.

К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие:

• Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
• Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
• Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

• Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
• Внеплановый визит к доктору;
• Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
• Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
• Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

Стоит отметить, что некоторые дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии.

Квадрант В: важные и несрочные дела

Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха.

Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А». Основной вашей задачей является недопущение такого исхода.

В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие:

• Разработка плана нового проекта;
• Анализ имеющихся результатов;
• Превентивные действия;
• Налаживание контактов и отношений;
• Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

Квадрант С: неважные и срочные дела

Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно. Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами.

К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро (Читайте – «Как правильно отказать начальнику«). В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела.

В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела:

• Незапланированные срочные встречи;
• Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
• Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
• Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

Квадрант D: неважные и несрочные дела

Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.

В сектор «D» можно смело относить такие задачи:

• Хронофаги и поглотители времени;
• Бесполезные телефонные разговоры;
• Активность развлекательного характера.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Этот инструмент позволит вам быстрее достичь поставленных целей.

© Constructorus.ru

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — как выйти из зоны стресса в зону комфорта

24 часа — так мало… Закончить отчет, позвонить маме, помыть машину, купить батарейки, обновить резюме, найти и посмотреть тот новый фильм, о котором все говорят, не забыть про консультацию у врача, и это крутится в голове с самого утра, как рой пчел возле улья. Будь Вы студент, белый воротничок или фрилансер, лавина дел неизбежно однажды настигает каждого. Пытаясь сделать все и сразу, Вы явно не успеете завершить намеченное в срок. Выход один — научиться расставлять приоритеты с помощью методик тайм-менеджмента. В сегодняшнем обзоре решено остановиться на одной из них — матрице Эйзенхауэра.

Происхождение метода

Основоположник обозреваемой техники тайм-менеджмента — Dwight David Eisenhower (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр). Построив карьеру от военного дела до президента США, этот человек был явно целеустремлен и дисциплинирован. Коллеги и родные поражались его работоспособности. Однако огромная занятость и карьерные амбиции Дуайта позволяли ему находить время и на семью, и на хобби. Айк, как называют его сограждане, слыл непревзойденным кулинаром, любил дружеские встречи, ежедневно читал и довольно хорошо рисовал. Именно принципы оптимизации списка дел и рабочего графика этого незаурядного человека привели к появлению рассматриваемой техники.

Смысл и принципы матрицы приоритетов

Суть данного метода тайм-менеджмента заключается в грамотном распределении всех своих дел по степени их важности, различие действительно важного от просто срочного, а также в максимальном сокращении выделяемого времени на любые занятия, которые не ведут ни к каким значимым результатам. Матрица Эйзенхауэра — это способ расстановки акцентов и определения порядка выполнения намеченных дел.

Построение матрицы

На практике применение метода не потребует много сил и времени. Начертите на листе бумаги систему координат. Вертикальная ось — «Важность», которую снизу от начала координат подпишите «Не важно», а сверху — «Важно». Горизонтальная ось — это «Срочность». По аналогии слева сделайте пометку «Срочно», справа — «Не срочно». Таким образом, Ваш лист поделился на четыре сектора:

• А «Срочно и важно»;
• В «Не срочно, но важно»;
• С «Срочно, но не важно»;
• D «Не срочно и не важно».

В начале сложного дня со множеством поставленных перед собой целей просто записывайте свои планы, ранжируя их по значимости и срокам выполнения в соответствующие разделы матрицы. В течение дня, по мере поступления новых заданий, также отмечайте их в соответствующей ячейке, отвечая на два вопроса: «Для меня это имеет ценность?» и «Это требует моего участия немедленно или завершение можно отложить?». Основной критерий оценки — без выполнения этого пункта в намеченные сроки Ваши конечные планы недостижимы.

Обратите внимание: важные дела — это то, что имеет значение именно для Вас. Однако в карьерном забеге и бытовой рутине не забудьте, зачем в конечном итоге Вы работаете, и сохраните баланс в жизни, уделив должное внимание родным, близким и собственному здоровью.

Расставляем приоритеты по принципу Эйзенхауэра

А. Квадрат необходимости.

«Горящие» задачи — то, что «нужно было закончить еще вчера». Это сектор авралов и стресса. Учитывая важность дел в этой зоне и сжатые сроки на исполнение, их стоит делать немедленно. Однако спешка может привести к потере качества или срыву сроков. Вообще смысл эффективного планирования по Эйзенхауэру состоит в том, чтобы этот квадрат всегда оставался пустым. Если в Вашем To-Do листе есть дела, которые Вы без сомнения отнесли в эту категорию, возможно, есть необходимость поработать с собственной продуктивностью. Естественно, что в жизни любого человека бывают ситуации, когда внезапно появляются дела, которые не планировались заранее. Но неизменно появляющийся в этом секторе перечень дел — это проблема, с которой нужно бороться. Психологи называют постоянную привычку откладывать сложные и важные дела на последний момент прокрастинацией. И утверждают, что лени не бывает. Найдите факторы, мешающие именно Вам: усталость, отсутствие ресурсов, боязнь неудачи, перфекционизм, неумение правильно расставлять приоритеты или отсутствие целей как таковых. Устраните их и постепенно выходите из зоны кризиса в зону комфорта. Остаться там должны только проблемы со здоровьем и проекты, подходящие к завершению — такие задачи нужно выполнять в первую очередь.

В. Раздел качества.

Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория является самой важной. Если Вы своевременно поместите задание в этот квадрат и приступите к выполнению, то сможете уделить его решению достаточное количество времени. Например, заблаговременная подготовка к написанию отчета оставит время на проверку результатов и исправление ошибок, а вымытая вовремя посуда порадует родных и не заставит краснеть перед внезапно пришедшими гостями. Работа в этом разделе требует определенных волевых усилий и видения роли конкретной задачи в цепочке шагов к конечной цели. К примеру, реферат — высокий балл на экзамене — защита диплома — хорошая работа — материальная стабильность. Без четкого понимания, чего Вы хотите, Вы рискуете бежать на месте, растрачивая силы, без малейшего шанса продвинуться вперед, и с удивлением через несколько лет обнаружить, что если что-то и поменялось в Вашей жизни, то только благодаря стечению обстоятельств или действиям других людей (например, квартиру Вам купили родители). Если же пассивный образ жизни не для Вас, и Вы имеете собственные амбиции, то, по принципам тайм-менеджмента, 60-80% времени должно уделяться именно запланированным делам в секторе В. Специалисты по управлению временем рекомендуют включать в него текущие дела, связанные с работой, учебой, здоровьем и отношениями, то есть то, из чего состоит жизнь.

С. Зона мнимой срочности.

При анализе соответствия выполняемых задач конечным целям может выясниться, что считавшиеся ранее важными задачи, на которые уходило время, на самом деле таковыми не являлись — их видимая безотлагательность только придавала им важности. В раздел C можно отнести, например, навязанные со стороны встречи в компании не близких и не интересных Вам людей, устранение внезапно возникших незначительных бытовых хлопот, и тому подобные дела, занимающие время, но не несущие ценности. Гуру тайм-менеджмента, руководствуясь принципами Эйзенхауэра, рекомендуют по возможности такие дела делегировать, а то и вовсе избегать их, инвестируя время в продуктивные занятия. Возможно, посещение бассейна сейчас Вам гораздо полезнее и приятнее скучной встречи в кругу пары малознакомых приятелей.

D.

Квадрант потерь времени.

По принципам матрицы приоритетов Эйзенхауэра это «пожиратели времени» и сфера манипулирования. Все то приятное, но не обязательное, чем Вы отвлекаетесь от работы: телефонные разговоры, бесконечные обновления новостной френд-ленты в соцсетях, перекуры, перерывы на кофе. Тайм-менеджмент категорически настаивает на исключении таких занятий из графика.

Способы практической реализации

Работать с матрицей Эйзенхауэра будет удобнее, если:

1. Определить для себя долгосрочные цели исходя из личных приоритетов.
2. Написать задания, которые приблизят Вас к достижению поставленных целей.
3. Разбить объемные работы на этапы.
4. На большом листе бумаги нарисовать матрицу Эйзенхауэра, подписать оси и сами квадранты.
5. Выписать задачи на стикеры.
6. Расклеить стикеры по зонам фокуса, пронумеровав очередность их выполнения.
7. Поэтапно работать сначала над делами из рубрики А, потом — В. По мере необходимости перемещать задания из сектора в сектор, попутно снимая листики с оконченными и потерявшими актуальность.
8. Избегать выпадения графика в нижнюю часть квадрата, особенно зону D.

Если Вы хотите иметь свою матрицу всегда под рукой, попробуйте вести ранжированные списки дел в электронном виде:

• Eisenhower matrix — встроенный таймер, напоминания и рассылка по электронной почте.
• Trello — карточки программы поддерживают сроки исполнения и комментарии.
• RealtimeBoard — на маркерной доске можно делать выделения маркерами и стикерами, строить связи и добавлять комментарии.
• StrikeBase — удобная платформа с отсчетом времени, напоминаниями и e-mail-уведомлениями.
• Microsoft Planner — аналог Trello. Прогресс по степени готовности заданий в процентах отображается в виде диаграмм. Автоматическая синхронизация текстовых документов из Word, таблиц из Excel и записей из OneNote.

Используя в определении приоритетов принципы матрицы Эйзенхауэра, Вы высвободите время, которое тратилось впустую, и направите его на действительно важные в Вашей жизни вещи. Описанный метод — бесспорно эффективный инструмент тайм-менеджмента, успешно применяемый на практике более полувека.

Пробуйте, контролируйте свою жизнь и до встречи на блоге vkoshelek.com!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Facebook Twitter Вконтакте Google +

Использование матрицы приоритетов для управления вашими проектами и задачами

Этот пост также доступен на: Немецкий

Содержание

• 1 Начало работы с шаблоном матрицы приоритетов
• 2 Что такое матрица приоритетов?
  • • 2.0.1 Квадрант 1: Срочно и важно = Сделать сначала
    • 2.0.2 Квадрант 2: Важно, но не срочно = Сделать позже .4 Квадрант 4: Ни срочно, ни важно = исключить
• 3 Как применить Матрицу приоритетов на практике?
• 4 Шаблон приоритизации идей
• 5 Руководство по использованию шаблона приоритизации идей
• 6 Сила визуального сотрудничества

Матрица приоритетов — это инструмент принятия решений, который помогает вам сортировать свои задачи и выбирать наиболее важные из них. не отталкивайтесь внезапным, неожиданным и срочным. Это поможет вам сосредоточиться на ваших долгосрочных общих целях, предоставляя основу для определения приоритетов того, что важно.

Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр придумал первый образец матрицы приоритетов действий. Всемирно известная матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица приоритетов или матрица срочности-важности, представляет собой простой, но мощный инструмент стратегического управления.

Мы создали 2 версии шаблона матрицы приоритетов, которые можно использовать в различных случаях.

Начните работу с шаблоном Priority Matrix

Мы в Conceptboard любим продуктивность. Мы всегда стремимся работать продуктивнее и делимся с вами своими советами. Вот почему мы очень рады поделиться с вами нашим бесплатным шаблоном матрицы приоритетов, так как уверены, что он поможет вам лучше управлять своим временем и сосредоточиться на своих больших целях.

Просто нажмите на изображение ниже, и вы сразу же перейдете к шаблону, где сможете сразу приступить к его заполнению.

 

Если вы хотите узнать больше о производительности, вам может быть интересно прочитать о 4 типах продуктивных рабочих процессов или о том, как эффективно донести свои идеи.

Что такое матрица приоритетов?

Основная идея заключается в том, что анализ и разделение задач на четыре основных квадранта, распределенных по разным областям важности и срочности, позволит вам лучше планировать свое время и снизить уровень стресса.

Квадрант 1: Срочные и важные = Делайте первыми

Первый квадрат предназначен для задач и проектов, которые важны для вашей работы или личной жизни. Это вещи, которые нужно сделать сегодня или, самое позднее, завтра, и их нельзя отодвигать.

Это может быть ответ на важное электронное письмо, завершение презентации или отчета. Или в личной жизни, оплачивая счета или уплачивая налоги. Это вещи, которые часто будут иметь негативные последствия, если они не будут завершены вовремя.

Квадрант 2: Важно, но не срочно = Сделать позже

Второй квадрант предназначен для задач, которые также важны, но их не нужно выполнять немедленно. Поэтому вы должны запланировать специальное время для них.

Эти задачи могут включать обновление вашего веб-сайта, встречу с новым поставщиком или изучение важной темы. Обычно это важные вещи для ваших долгосрочных целей, но их отбрасывают, когда возникает что-то срочное.

Квадрант 3: Срочно, но не важно = Делегат

В третьем квадрате перечислите срочные, но не важные дела, которые можно делегировать. Эти занятия могут быть важнее для кого-то другого, чем для вас. Поэтому обязательно спросите себя, важна ли задача для вас или для кого-то еще?

Эти задачи можно делегировать кому-то другому или разрешить запрашивающему выполнить задачу самостоятельно.

Квадрант 4: Ни срочно, ни важно = Устранить

Последний квадрант предназначен для вещей, которые можно устранить! Это вещи, которые вы не должны делать, возможно, потому, что они не входят в вашу сферу деятельности, или потому что они тратят время впустую. Избавившись от задач, которые тратят много времени, управление временем станет намного проще.

Как применить Матрицу приоритетов на практике?

Используйте это пошаговое руководство для заполнения матрицы приоритетов:

1. Для начала запишите все задачи и проекты, которые вы хотите или должны выполнить.
2. Оцените действия по их важности и срочности. Вы можете оценить их по шкале от 1 до 4 или использовать шкалу по вашему выбору, например. школьные оценки или шкала от 1 до 10.
3. Теперь пришло время добавить элементы в матрицу. Постарайтесь ограничить каждый квадрант восемью элементами, чтобы это было достижимо. Помните, что цель здесь — достижение!

Когда вы добавляете задачи в квадрант 2, обязательно запланируйте для них время и включите это время в задачу в своей матрице. Это будет держать вас подотчетным, и поможет вам с вашим тайм-менеджментом.

Шаблон определения приоритетов идей

Еще одна матрица определения приоритетов, которая поможет вам сэкономить время и силы, — это шаблон определения приоритетов идей. Это отличный инструмент для определения того, какие идеи или проекты наиболее достойны внимания, исходя из их общей осуществимости и важности.

Использование простой матрицы, в которой осуществимость идеи откладывается по оси x, а уровень важности — по оси y, позволяет визуализировать, какие идеи имеют наибольшие шансы на успех, а каких следует избегать.

 

Помимо управления конвейером проектов, шаблон определения приоритетов идей также можно использовать для определения приоритетов элементов списка пожеланий в рамках более крупного проекта. Например, при разработке нового веб-сайта вы могли собрать длинный список пунктов списка пожеланий от многочисленных заинтересованных сторон и отделов.

Избавьтесь от догадок, нанеся их все на матрицу приоритизации идей, чтобы вы могли четко видеть, на каких идеях следует сосредоточиться на этапе 1, а какие можно рассмотреть позже.

Руководство по использованию шаблона определения приоритетов идей

• Соберите свою команду удаленно или лично для мозгового штурма, чтобы генерировать новые идеи. Запишите каждое действие на отдельной заметке в шаблоне определения приоритетов идей. (Пропустите этот шаг, если у вас уже есть длинный список идей или список желаемого проекта).
• Отсортируйте идеи и отфильтруйте те, которые полностью выходят за рамки возможного или не подходят.
  Объедините похожие идеи в одну заметку или сгруппируйте идеи, которые можно объединить в одну общую идею. (Дополнительная информация о том, как использовать цифровые стикеры.)
• Попросите разъяснений у тех, кто представил оставшиеся идеи, о том, что нужно сделать, чтобы каждая идея состоялась/осуществилась.
• В группе начните наносить идеи на схему, прикрепляя стикеры в соответствии с их осуществимостью и важностью.
• В верхней правой части диаграммы вы сможете четко увидеть, каким идеям следует отдать приоритет, исходя из их высокой важности и высокой осуществимости.
• Чтобы приступить к делу, назначьте задания различным членам группы и организуйте последующую встречу, чтобы сохранить импульс.

Сила визуального сотрудничества

Централизуйте проекты и общение на нашей цифровой доске на стероидах

Попробуйте бесплатно →

Повысьте свою производительность с помощью дополнительных инструментов стратегического управления, таких как шаблон списка дел. Сохраняйте импульс с помощью бесплатных бизнес-ресурсов для создания идей, таких как Creative Mind Mapping, Six Thinking Hat и Доска идей.

Матрица Эйзенхауэра

Используйте бесплатный шаблон со своей командой и настраивайте
по мере необходимости!

Использовать шаблон

Шаблон матрицы Эйзенхауэра | Бесплатная матрица приоритетов задач

FigJam

Расставьте приоритеты прямо с помощью шаблона матрицы Эйзенхауэра

Распределите задачи из ежедневных стендапов и еженедельных планировщиков в единый основной список с помощью удобного шаблона — матрицы продуктивности Эйзенхауэра.

Попробуйте FigJam бесплатно

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Работайте вместе, чтобы выяснить, что важно, что требует немедленного внимания, а что предназначено для мусорной корзины.

Начните строить диаграммы

Поднимите свой список дел на новый уровень

Замените скучный контрольный список детализированной структурой, которая контролирует приоритеты на основе этого шаблона матрицы управления временем.

Разделите рабочую нагрузку: Используйте сетку срочных и важных дел, чтобы делегировать задачи нужным людям.

Приведите команду в порядок: Быстро и легко обновляйте статус, чтобы информировать всех участников проекта о предстоящих задачах.

Визуализируйте, что будет дальше: Визуально представьте свои планы с помощью кратких квадратов с цветовой кодировкой метода ящика Эйзенхауэра .

Начало работы

FigJam

Нарисуйте таблицу, а затем пригласите к ней всю команду

Когда у вас много дел, свежий взгляд может помочь. Сотрудничайте, чтобы расставлять приоритеты по местам, собирать отзывы через чаты с курсором и добавлять новые голоса в микс с помощью аудиофункций. Привлеките все внимание к матрице Эйзенхауэра — и не только — с помощью общей доски от FigJam.

Начните строить диаграммы

Займитесь тем, что действительно важно

Сравните свои задачи друг с другом, переставьте их и приступайте к работе. Чтобы узнать больше о шаблонах, которые упрощают вашу повседневную жизнь, посмотрите, чем занимается сообщество.

Часто задаваемые вопросы

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей приоритетов задач, представляет собой сетку два на два, которая помогает распределить обязанности по двум основным показателям: важности и срочности. Названные в честь Эйзенхауэра (правильно — 34-го президента США), эти таблицы уже давно используются для повышения эффективности как в тайм-менеджменте, так и в решении важных задач.

Имея всего четыре отдельные категории, легко разделить рабочую нагрузку на себя или на свою команду. В конечном счете, матрица Эйзенхауэра — лучший способ расставить приоритеты в списке дел.