Как написать послание: Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Считается, что деловая переписка — это стандарты: так пиши, так не пиши, следуй такому порядку, а вот ещё формулировки, а вот шаблончик для ответа на претензию. Кажется, если все привыкли писать так, значит это правильно, а если отступить от правил, то клиент или коллега посчитают нас легкомысленными. В итоге письма наполняются штампами: «Доброго времени суток, уважаемые коллеги, и заранее благодарю за ответ».

Возможно, это когда-то работало, но за те годы, что существует деловая переписка, люди этим наелись. Многие жалуются, что от этих шаблонов уже тошнит и хочется более человечного общения. Но оказывается, они так прочно засели в рабочей коммуникации, что к нормальному общению нужно адаптироваться заново.

О том, как хорошее отношение к своему собеседнику помогает решать рабочие вопросы, устраиваться на работу и гасить конфликты, мы с Максимом Ильяховым рассказываем в книге «Новые правила деловой переписки» (в 2016 году Максим и Людмила выпустили бестселлер о работе с текстом «Пиши, сокращай», — прим. «Секрета»).

Два главных принципа хорошего отношения — уважение и забота. Если научиться применять их в деловой переписке, шаблоны будут не нужны: письма станут эффективнее без них. Ниже — два примера применения этих принципов на практике.

Пригласить специалиста на работу

Иногда люди готовы побежать на любую работу по первому зову, и неважно, как он сформулирован. Когда в регионе безработица или у человека нет опыта и нужно срочно как-то зарабатывать, он согласится на что угодно.

Но мы живём в относительно сытые 2010-е, и за этот миг в истории России сформировалась тоненькая прослойка неплохих специалистов, которые знают себе цену. Одному из таких людей Геннадий пишет письмо на картинке ниже.

Геннадий пишет так, будто Ольга заведомо согласна на его предложение. Вместо того, чтобы снабдить Ольгу важной для неё информацией, он напирает на выдающиеся результаты и на уникальную возможность работать в его команде. Его письмо наполнено самолюбованием и дутым величием. Он производит впечатление взбалмошного самодура, и Ольга вряд ли захочет сотрудничать с ним. «Не последний кусок доедаю».

Что сделать Геннадию сначала, чтобы предложение стало интереснее для Ольги:

1. Получить принципиальное согласие.

2. Снабдить нужной информацией.

А уже в следующих письмах:

3. Рассказать о задачах и ожиданиях.

4. Обсудить вопросы оплаты.

И всё это — с бесконечным уважением к адресату, вне зависимости от того, кого мы нанимаем.

В каких мы сейчас отношениях? Геннадий хочет чего-то от Ольги (раз он ей написал). Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, — иначе Геннадий бы об этом сказал. Похоже, что это холодное письмо.

В холодном письме не стоит давить. Наоборот: на первом этапе, нужно дать Ольге повод продолжить с нами разговор. Не грузить её подробностями, не заставлять соглашаться, просто ненавязчиво открыть дверь:

Здравствуйте, Ольга!

Меня зовут Геннадий, я занимаюсь сайтом прямой аренды недвижимости «Жилище».

Я нашёл ваше портфолио и контакт на сайте Behance.net: очень понравилась серия иллюстраций с птицами.

Хочу предложить вам рисовать для нашего сайта. Мы хотим сделать первый в России сайт о жилье, который можно будет читать как СМИ. Не шаблонные риелторские фразы, а живой человеческий язык и красота на каждой странице. Для этого нам нужны талантливые художники, и мне кажется, ваш стиль очень подойдёт.

Если вам в целом интересна эта область, дайте знать. Буду рад рассказать подробнее.

Геннадий.

Не важно, что сама Ольга думает о своих работах. Геннадий проявляет к ней максимум доброты: рассказывает, как ему нравятся её работы и почему она подойдёт. Ещё он немного делится миссией своего сайта: чтобы это был живой человеческий сайт о жилище. Если это откликнется в её душе — отлично.

Приятная концовка: «Если это в целом интересно, дайте знать». Не нужно пока ничего решать, просто получаем принципиальное согласие. В ответ на такую доброту не грех и откликнуться.

Если Ольга ответит принципиальным согласием, можно будет рассказать подробнее о её задачах. Вопрос оплаты лучше пока оставить открытым:

Ольга, рад, что вы ответили!

Мы ищем художников, которые будут создавать иллюстрации для наших статей. По плану мы выпускаем четыре статьи в неделю, у нас будет двое художников. Соответственно, мы ожидаем, что художник будет создавать две иллюстрации в неделю.

Примеры иллюстраций, которые нам нужны: https://portfolio.net…

Темы статей мы знаем за неделю. Черновик появляется за пять дней до публикации, чистовик — за день. Согласовывать иллюстрации нужно только с арт-директором.

Самое нудное (на мой взгляд): из каждой иллюстрации нужно делать пять вариантов картинок под разные платформы. Не знаю, насколько это будет проблемой, но наш нынешний художник от этого очень страдает.

Ольга, я плохо представляю, что нужно рассказать в этом случае. Направьте меня? Что бы вам было интересно узнать? Как вам удобно оценить эту работу и обсудить оплату?

Геннадий.

Что хорошего тут происходит: есть фактическая информация, без оценок. Но то место, которое, как мы уже сейчас знаем, вызывает у художников боль, мы проговариваем заранее и с заботой. Мы же не хотим, чтобы Ольга страдала.

В конце мы предлагаем Ольге самой позадавать вопросы, и если ей всё понятно — направить её в сторону оплаты. И заметьте, нигде нет самолюбования.

Наконец, оплата. Всё прекрасно, если Ольга назвала сумму, которая нам подойдёт:

Ольга, это нам подходит!

Я попрошу нашего ответственного секретаря Анну Лесных организовать для вас процесс оплаты. Она свяжется с вами, чтобы уточнить подробности.

Предлагаю встретиться с командой лично или в «Скайпе», чтобы познакомиться, прежде чем вы приступите к работе. Мы работаем на «Арме», это ст. м. «Курская». Как вам будет удобно?

Другое дело, если Ольга заломила цену в несколько раз выше, чем мы ожидали. Как не скатиться в торговлю и не обидеть её как профессионала?

1. Честно изложить свои ожидания, не давая никаких оценок. Не говорить «Ничего себе у вас цены» или «Это выше рынка». Просто мы к этой цене не готовы. Так и говорим: «Мы готовы платить столько-то». Можно сказать «Для нас это дорого» — ключевое слово «для нас». Тут нечего стесняться: в вопросах денег нет ничего стыдного.

2. Показываем право Ольги нам отказать.

Это право действительно есть, Ольга могла вообще не читать наше письмо, и тем более она сейчас не обязана соглашаться на наши условия оплаты.

3. Делаем шаг навстречу: думаем, как сделать эту работу для Ольги выгоднее. Причём мы не спрашиваем у Ольги, как ей было бы выгоднее, — она ведь назвала свою цену. Мы сами делаем ей шаг навстречу: вот, мы подумали, как бы сделать это для вас выгодно.

4. Оставляем дверь открытой. Нет такого, что либо Ольга соглашается на наши условия, либо нет. Вот она назвала цену. Мы говорим что-то в ответ. Теперь слово за ней. Мы хотим сделать ей хорошо, но не можем дать ей столько денег. Мы делаем шаг навстречу. Может быть, она сделает шаг навстречу нам.

Обычно, когда делаешь шаг навстречу, собеседник тоже его делает.

Предложить свой продукт

Мы сделали продукт — сервис для проведения презентаций. Руководитель отдела маркетинга придумал продвигать его так: найти людей, которые часто проводят презентации, предложить им воспользоваться продуктом.

Ставка на то, что человек начнёт пользоваться продуктом, во время презентаций все увидят логотип сервиса, и покатится волна, все будут друг за другом повторять. Осталось придумать, каким письмом соблазнить этих людей: написать нужно так, чтобы человек сам захотел воспользоваться сервисом.

Что не так с письмом выше:

1. Очевидно, что письмо массовое. Нет никакой персонализации, никакой конкретики, связанной с получателем.

2. Выглядит как навязывание. Сразу начинают рассказывать про преимущества сервиса, хотя читатель ещё ничего не решил.

3. Плохо оформлен призыв к действию. Из всего письма читатель должен был нажать на одну ссылку. Но она спрятана в глубине и стоит на одном слове.

4. Конкретное давление на читателя. «Скорейший ответ», «повторное письмо», «ознакомьтесь». Это же холодное письмо, читатель ничего нам не должен.

Всё это не значит, что в ста процентах случаев читатели не откликнутся на такое письмо. Кто-то откликнется. Но занятые люди, у которых таких предложений много, скорее проигнорируют. Виктор проигнорирует.

Самое обидное, что Виктор мог бы получить огромную пользу от этого продукта, если бы потратил время и вникнул. Но общий тон и структура отбили всякое желание.

Исправим ситуацию. Для начала нужно придумать, как сделать массовое письмо персональным, то есть чтобы человек почувствовал, что с ним говорит живой человек. Для этого нужно показать, что мы интересуемся адресатом. Нелишним будет сказать, что нам симпатична его работа:

Здравствуйте, Виктор!

Спасибо вам за лекции об эволюции в «Лекториуме»! Наконец-то кто-то объяснил эти вещи глубже, чем «человек произошёл от обезьяны». Пересылаю записи всем друзьям.

Понятно, что такой заход нужно будет формулировать под каждого адресата. Зато эффективность такой рассылки будет во много раз выше: когда ты чувствуешь, что пишут конкретно тебе, с вниманием к твоей персоне, отвечать гораздо приятнее.

Теперь подготовим человека к тому, что мы будем ему что-то предлагать. И сразу снять ощущение, что мы ему что-то впариваем. И действительно не впаривать:

У меня для вас предложение по работе, и оно может показаться страшно рекламным. Можете мне сразу отказать.

Мы даем получателю право нам отказать и даже подталкиваем к этому. Какова вероятность, что теперь он действительно захочет нас послать?

Дальше можно было бы изложить свое предложение, то есть сразу раскрыть все карты. Но есть идея получше. Что если мы создадим интригу?

Мы готовим к выходу инструмент для создания эффектных презентаций. Он пока секретный, но мы бы хотели показать его вам как опытному лектору — узнать, что вы думаете об инструменте и чего вам лично не хватает. Если вам это в целом интересно, я расскажу подробнее.

То есть не «идите сюда», а «у нас секрет, можем поделиться».

Нам важно не уговорить человека, а чтобы он сам захотел воспользоваться нашим сервисом. Это должно быть прочувствованное, эмоциональное желание. Один из верных способов воздействовать на чувства — показать человеку картинки:

Я взял на себя смелость и перерисовал несколько слайдов из вашей и некоторых других презентаций известных лекторов, чтобы показать пример работы сервиса. Вот секретная ссылка: https://…

А по ссылке пусть живут перерисованные слайды всех лекторов, которым мы отправляем это письмо. Если наш сервис хорош, то им будет интересно посмотреть на свои слайды, а нам будет нетрудно эти слайды сделать.

Вообще, это мощный переговорный прием — показывать, а не рассказывать. Хорошо нарисованное изображение всегда будет более убедительным, чем множество иллюстраций. Проблема здесь лишь в том, что это холодное письмо, человек ещё не хочет смотреть картинки от нас, поэтому сначала нужно вызвать у него интерес. Ссылка как раз для этого: если читатель перешёл, значит, ему интересно.

Осталось завершить письмо. Мы осознаём, что оно холодное, читатель нам ничего не должен, поэтому давить на него бесполезно. Нужно сделать так, чтобы ему было приятно нам помочь:

Нам очень поможет любая ваша критика, предложения и мысли. Если согласитесь попробовать наш сервис, вы нас очень выручите.

Вообще заход «вы нас очень выручите» полезен: он подчёркивает, что человек нам ничего не должен. Если он захочет нам помочь, он будет делать хорошее, доброе дело. А люди обычно любят делать добрые дела, им от этого хорошо на душе.

Чтобы подчеркнуть персональность этого письма, можно будет дополнительно добавить персональное послесловие. Результат — ниже.

Было: рекламно, массово, неудобно. Письмо давит на читателя, но ведь у него нет перед нами нет никаких обязательств!

Стало: письмо наполнено уважением и персональным вниманием. Человек чувствует себя важным и востребованным.

Мы рассказали немного об идее сервиса, чтобы подчеркнуть его полезное действие: «чтобы слайды были чистыми, сфокусированными». Мы предполагаем, что эта мысль найдёт отклик в душе читателя.

В постскриптуме подчеркнули, что письмо не массовое, а персональное. Трудно написать много таких однотипных писем, находя для каждого какую-то персональную деталь. Но в этом и сила. Гораздо приятнее, когда холодное письмо пишет живой человек, а не буфер обмена.

К сожалению, даже такое письмо не будет иметь стопроцентную эффективность. Нужно понимать, что это холодное письмо, человек может быть очень занят и не заинтересован в изучении чужого сервиса. Или ему вообще слайды делают дизайнеры, а ему все эти сервисы до лампочки.

Но хотя бы за это письмо не стыдно.

У «Секрета фирмы» появился канал в «Яндекс.Дзене». Подписывайтесь!

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании. »

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4.

Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

23 способа написать письмо, на которое вам ответят

Привет, друзья!

Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .

Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.

К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.

Писать такие имейлы очень просто. Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».

Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.

Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».

 

Если вам не ответили:

1. Отправьте ценный, полезный совет.
2. Отправьте подробное руководство по вашему продукту и предложите помочь с дальнейшими шагами лично, если потребуется.  
3. Укажите на слабые стороны в бизнесе получателя и предложите способ их устранения.  
4. Поделитесь ссылкой на статью, имеющую отношение к сфере бизнеса или профессии получателя.
5. Ответьте на сообщение в соцсетях, затем отправьте письмо с дополнительными источниками информации по вопросу.
6. Ответьте на вопрос на онлайн-форуме, затем отправьте дополнительные источники информации по вопросу.
7. Упомяните недавний пост из блога получателя.
8. Отправьте ссылку на пост из вашего блога.
9. Порекомендуйте событие в интересующей получателя сфере.
10. Пригласите на предстоящий вебинар или образовательное мероприятие, которое организует ваша компания.
11. Отправьте ссылку на статью о ваших крупнейших клиентах.
12. Обратите внимание адресата на примеры успешного ведения бизнеса их конкурента и спросите его мнение об этом.
13. Заведите разговор о проблемах, с которыми часто сталкиваются ваши покупатели, и спросите получателя, существуют ли такие же проблемы и у них.
14. Спросите, не потерялось ли ваше письмо в куче других писем (к примеру, такое бывает после праздников, у Hubspot есть статья на эту тему).
15. Спросите адресата, преследует ли он какую-то цель (ту, которой можно добиться с помощью вашего продукта) и посоветуйте, как ее можно достигнуть.   
16. Отправьте завершающее переписку письмо, чтобы расставить все точки над i (в этой статье вы найдете несколько примеров).

 

Если произошло одно из этих событий:

1. Если потенциальное ЛПР (лицо, принимающее решение) добился повышения, поздравьте его: этот человек теперь может повлиять на решение о покупке вашего продукта.
2. Если человек, который отказался заключить с вами сделку, ушел из компании, напишите новому ЛПР. Возможно, теперь у вас появился шанс совершить продажу.
3. Если был назначен новый руководитель, свяжитесь с ним: перестановки в высшем звене могут говорить и о переменах в стратегии.
4. Если в компанию адресата были привлечены новые источники инвестиций, поздравьте его: чем больше ресурсов, тем выше рост, а высокий рост дает возможность обратить внимание на то, что раньше не было приоритетным.
5. Если появились новые сотрудники, профиль которых связан с вашим продуктом, спросите, значит ли это, что у компании появились новые инициативы. Изменения в стратегии говорят об изменении потребностей компании.

 

Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:

1. Напишите письмо через месяц после того, как ваш потенциальный клиент начал пользоваться продуктом вашего конкурента. Спросите о впечатлениях.
2. Напишите письмо тогда, когда контракт получателя с вашим конкурентом начнет подходить к концу.

 

Бонус: в каком случае письма «Просто хочу убедиться, что все в порядке…» работают:

Безусловно, есть и исключения из правил. Если вы уже начали процесс продажи, есть много случаев, когда письмо с целью «убедиться, что все в порядке…» оправданно. Обычно эти случаи объединяют два момента:

• Ваш потенциальный покупатель взял на себя какие-то обязательства и не выполнил их или не вышел на связь.
• В письме или во время звонка по поводу этой ситуации вы должны максимально сфокусироваться на невыполненных обязательствах, а не просто проверить, все ли в порядке.

В каждом из нижеперечисленных случаев написать письмо или позвонить, чтобы «убедиться, что все в порядке» совершенно необходимо:

1. Если вам обещали написать через определенное количество дней/недель/месяцев.
2. Если после звонка с вами так и не вышли на связь.
3. Если вам не ответили на запланированный звонок.
4. Если вас попросили подождать неделю, чтобы обсудить предложение с коллегами, а затем так и не связались.
5. Если не были выполнены обязательства по подписанию контракта.
6. Если получатель начал пользоваться вашим продуктом, но так и не поделился результатами или впечатлениями.

Проверенное правило для таких писем — это писать только тогда, когда у вас есть на то веская причина.

Если у вас таковой нет, придумайте ее. А если не можете придумать хотя бы один обоснованный повод, то не пишите. Займитесь созданием более полезных имейлов, и ваши собеседники вас за это поблагодарят.

 

 

5 советов по написанию лучшего текстового сообщения

рекомендации по обмену текстовыми сообщениями, как написать хорошее текстовое сообщение и советы по максимальному использованию текстового сообщения

Обмен текстовыми сообщениями кажется простым — просто напечатайте сообщение и проверьте тогда отправить его правильно?

Разве не все текстовые сообщения одинаковы?

Ну, не совсем…

Есть большая разница между хорошим текстовым сообщением и плохо написанным. Вот почему я написал эту статью — чтобы показать вам, как лучше писать текстовые сообщения.

Ниже я перечислил 5 советов, которым следует следовать, чтобы создать наиболее эффективные текстовые сообщения для вашей организации.

Table of Contents

1. Short and Sweet

2. Make it Easy to Understand

3. Avoid Abbreviations

4. Include Contact Information

5. Include a Call-to-Action

1. ) Short and Sweet

Эффективные сообщения короткие и по делу. Что-то вроде последней фразы. Более короткие сообщения также легче понять и ответить на них.

Не говоря уже о том, что никто не любит читать длинные абзацы текста. Вместо этого сделайте так, чтобы вашей аудитории было легко просмотреть сообщение, понять его суть и ответить на него.

Просто взгляните на пример ниже. На какое текстовое сообщение вы бы скорее ответили?

2.) Сделайте его легким для чтения и понимания

Сообщение эффективно только в том случае, если читатель понимает, о чем оно говорит. Поэтому важно использовать ясный и простой язык при общении с аудиторией.

Возможно, вы понимаете Шекспира, но это не значит, что ваша аудитория…

Так что не переусердствуйте — сосредоточьтесь на использовании основных слов для составления простых предложений. Таким образом, ваше сообщение никогда не будет неверно истолковано ⬅️ это прекрасный пример слова, которое не следует использовать 😅

Просто сравните эти два предложения:

1. ) Создав учетную запись сегодня, вы получите избыток новых варианты в следующий раз, когда вы прыгнете в свой эксклюзивный VIP-аккаунт. Кроме того, вы получаете скидку 10% на все будущие погашения

2.) Создайте VIP-аккаунт сегодня и получите скидку 10% на все будущие покупки

Второй текст включает только самую важную информацию или информацию, которая больше всего волнует вашего получателя. Недостаток деталей компенсируется ясностью.

Чем яснее ваше сообщение, тем больше шансов, что ваш получатель ответит на него и будет взаимодействовать с ним.

3.)

Избегайте сокращений

В повседневной жизни вы, вероятно, постоянно получаете сообщения с такими фразами, как LOL или OMG. Но когда вы пишете текстовое сообщение от имени организации, вы можете дважды подумать, прежде чем использовать распространенные сокращения.

Мы составили полное руководство по этикету обмена текстовыми сообщениями в бизнесе, в котором этот вопрос рассматривается более подробно. Вы можете проверить это ниже:

Руководство по этикету текстовых сообщений

В целом, лучше идти на сторону ясности, чем на сторону популярности. LOL и OMG могут быть популярными фразами, но это не значит, что каждый получатель знает, что они означают.

4.)

Включите контактную информацию

Отправка текстовых сообщений хороша, но есть причины, по которым вы можете захотеть, чтобы кто-то написал вам по электронной почте или позвонил вам напрямую. Чтобы дать им возможность сделать это, вам необходимо предоставить полную контактную информацию в исходном тексте.

Предположим, вы занимаетесь розничной торговлей. Вы можете использовать текстовые сообщения для продвижения новых рекламных акций или рекламы недавно полученных товаров. Но для обслуживания клиентов или запросов на возврат клиентам может быть предпочтительнее позвонить по другому номеру или отправить электронное письмо по определенному адресу.

Чтобы было понятно, текстовые сообщения, которые вы отправляете, могут содержать что-то вроде этого:

Привет, Джош, мы только что пополнили наши полки, и мы предлагаем скидку 10%, если вы сделаете заказ в течение следующих 24 часов

примечание: для всех запросов на возврат, пожалуйста, отправьте электронное письмо по адресу return@storename. com напрямую

Таким образом, ваша аудитория поймет, когда отправить текстовое сообщение в вашу компанию, а когда позвонить или отправить электронное письмо, и вам не придется постоянно балансировать 3.

5) Включите призыв к действию

Чтобы получить максимальную отдачу от ваших сообщений, важно включить призыв к действию внизу.

Призыв к действию: часть контента, предназначенная для того, чтобы побудить зрителя, читателя или слушателя совершить определенное действие, обычно принимающее форму инструкции или директивы (например, купить сейчас или нажать здесь ).

Лучшие типы призывов к действию для использования в текстовых сообщениях или для получения скидок, запроса онлайн-обзоров или приглашения получателя подписаться на что-либо.

Вот пример того, как может выглядеть призыв к действию для онлайн-обзора:

В целом, текстовые сообщения — это мощный инструмент коммуникации, который можно использовать в вашей организации. При высоких показателях открытия и ответов легко упустить из виду то, что делает хорошее текстовое сообщение. Но если вы сосредоточитесь на том, чтобы ваши сообщения были короткими, четкими и значимыми, больше людей получат от них пользу.

Запланировать живую демонстрацию

Формат написания сообщения, примеры и образцы

Правильный формат написания сообщения состоит из даты, времени, имени получателя, сообщения и имени отправителя. Но это еще не все. В этом блоге вы найдете все, что нужно для написания идеального сообщения: формат написания сообщения, несколько примеров, а также полезные советы и рекомендации!

Оглавление

1. Формат записи сообщения
2. Основные пункты, чтобы добавить к вашему сообщению
3. Word Limit
4. Написание сообщения из разговора
   1. Пример 1
   2. Ответ
   3. Пример 2
   4. Ответ
5. ТАСКС
   3. TASKS
      2. Dray 2
      5. . Упражнение 3 
      6. Упражнение 4
   4. Советы и рекомендации 
   5. Часто задаваемые вопросы 

   Сообщение – это краткая информация, которую вы пишете для кого-то, когда не можете связаться с ним напрямую. Это сообщение может быть написано или передано в устной форме и передано несколькими способами, включая телефонные звонки, SMS и электронные письма. Но это не значит, что формат написания сообщений разный для каждого канала.

   Учебная программа по английскому языку для школьников предлагает общую форму написания сообщений. Ожидается, что учащиеся будут знать, как преобразовать основные входные данные в хорошо написанный формат. При передаче сообщений важно следовать единообразному формату, так как это критический аспект общения, и вы рискуете потерять внимание читателя (и свои оценки), если не сделаете это правильно.

   Итак, давайте посмотрим на этот типичный формат написания сообщений, которому учат в школах.0003

   Message writing format

   MESSAGE 

   Date

   Time

   Dear _______ (Receiver’s Name) 

   Body Text  

   Y our Name

   Важные пункты для добавления к вашему сообщению
   • Заголовок : Начните с написания заголовка заглавными буквами как «СООБЩЕНИЕ» Оно должно быть в центре страницы вверху.
   • Дата : Вы должны указать дату в расширенном формате (28 декабря 2021 г.) в левой части страницы.
   • Время : Идеально включать время в сообщение. Но нет стандартного положения, в котором он должен быть размещен. Она может быть слева под датой или справа рядом с ней.
   • Тело : Это основная часть вашего сообщения и должна включать всю соответствующую информацию. Избегайте использования длинных предложений здесь. Вместо этого сделайте его кратким, точным и используйте около 150 слов.
   • Отправитель : имя отправителя должно отображаться в левой нижней части сообщения.
   Ограничение на количество слов 

   Вы должны придерживаться заданного ограничения на количество слов, чтобы преуспеть в написании сообщения. Формат написания сообщения имеет установленное стандартное ограничение на количество слов в 50 слов. Поэтому убедитесь, что вы уложили все важные моменты в пределах этого лимита слов.

   Написание сообщения из беседы 

   Когда между двумя людьми происходит диалог, вы должны написать сообщение из этого обмена. Вы можете следовать стандартному формату написания сообщения, а затем добавить краткую информацию о своем чате, а также уведомить получателя вашего сообщения.

   Пример 1

   Вы Джон. Твоя мама недавно прошла медосмотр. Помощник из кабинета врача позвонила, чтобы сообщить вам о результатах ее отчетов. Вы оставляете сообщение для нее, так как вы должны выйти. Составьте сообщение по теме не более 50 слов.

   A ssistant : Это резиденция Геллара?

   Д или : Да. Могу я узнать, кто звонит?

   Ассистент : Я Ронда, звоню из Центрального диагностического центра. Я хотел бы поговорить с миссис Геллар.

   Ты : Ее сейчас нет дома.

   Помощник : Не могли бы вы сообщить ей, что я просмотрел все результаты ее анализов? На данный момент серьезных проблем нет, но, возможно, нам придется провести дополнительные тесты, если это необходимо. Я сказал ей продолжать принимать те же лекарства еще неделю. Я назначил ей встречу с кардиологом на 16:00 в государственной больнице. Она должна прибыть со всеми своими отчетами вовремя.

   Вы : Большое спасибо, доктор. Я передам сообщение.

   Ответить

   СООБЩЕНИЕ

   21 января 2021 Время 11:00

   –

   Дорогая мама, сегодня утром позвонила нам из Центрального диагностического центра

   Ронда. Она сказала, что результаты твоих анализов в порядке и серьезных проблем сейчас нет. Но, возможно, нам придется провести больше тестов в будущем. Она назначила встречу с кардиологом на 16:00 в Государственной больнице, и вы должны быть там со всеми отчетами вовремя.

   Джон

   Пример 2 Умение писать сообщения может оказаться весьма полезным при общении с коллегами и клиентами.

   Тебя зовут Фиби. Твой брат отсутствует дома. Вам позвонил его друг Джоуи и сказал, что урок музыки отменяется. Вы оставите ему сообщение, потому что вам нужно уйти. Не более 50 слов, составьте сообщение о том же.

   J oey : Привет! Это резиденция Буффе?

   Фиби : Да. Могу я узнать, кто звонит?

   J oey : Я Джоуи, друг Фрэнка. Могу я поговорить с ним?

   Фиби : Он ненадолго ушел и забыл здесь свой мобильный. Могу ли я передать сообщение?

   Джоуи : Конечно. Я позвонил, чтобы сообщить ему, что сегодняшнее занятие отменяется, так как наша учительница задерживается на пути домой. Он перенесен на воскресенье. Пожалуйста, сообщите ему о том же.

   Фиби : О! Конечно. Я буду. Спасибо.

   J oey : Добро пожаловать. До свидания.

   Ответ

   Сообщение

   21 января 2021 г. Время 11:00

   —

   Уважаемый Фрэнк,

   Ваша друга Джои из ваших музыкальных классов и сообщил мне, что сегодняшний танец класс. задержалась на пути домой. Он перенесен на воскресенье.

   Фиби

   Практические задания
   Упражнение 1

   Чендлер: Здравствуйте, могу я поговорить с Россом?

   Моника: Извините, моего брата нет дома. Могу я узнать, кто это?

   Чендлер: Привет, это Чендлер, я одноклассник Росса. Можешь сказать ему, что завтрашний футбольный матч в школе переносится на следующую субботу?

   Моника: Конечно, я передам ваше сообщение.

   Чендлер: Спасибо!

   Поскольку Монике нужно навестить свою подругу, она оставляет сообщение Россу в соответствии с ее разговором с Чендлером.

   Упражнение 2  

   Вас зовут Рейчел. Вы остаетесь в общежитии колледжа и делите комнату с Моникой. Вы собираетесь пройти медосмотр, так как с утра плохо себя чувствуете. Некоторое время назад к вам в комнату зашел одноклассник вашего соседа по комнате и попросил вас передать Монике, что им нужно вернуть их тетрадь по математике. Составьте сообщение, рассказывающее вашему соседу по комнате о том же.

   Упражнение 3   Практика написания сообщений для разных ситуаций поможет вам каждый раз составлять правильное сообщение.

   Вам звонят из офиса вашего отца в его отсутствие, и вы говорите с говорящим:

   Мистер Геллар : Здравствуйте, мистер Грин?

   Вы : Здравствуйте, папы нет дома. Могу я узнать, кто звонит?

   Мистер Геллар : Я Джек Геллар, помощник вашего отца в его офисе.

   Вы : Здравствуйте, мистер Геллар. Его нет дома. У вас есть сообщение для него?

   Мистер Геллар : Да. Пожалуйста, сообщите ему, что встреча с 10:00 перенесена на 12:00.

   Y или : Хорошо, дядя. Я скажу папе, как только он вернется.

   Упражнение 4

   Взгляните на следующие записи из блокнота г-на Хосе, директора JM School. Как его помощник, вы должны составить сообщение от его имени мистеру Кэрроу, заместителю директора школы.

   Примечания

   -Встреча в 10.30 в офисе главного. следить за ходом подготовки к спортивным соревнованиям.

   Советы и подсказки 
   • При составлении сообщения используйте простой и понятный словарь. Избегайте использования длинных предложений и сложных слов, так как их трудно понять.
   • Максимальный объем письма — 50 слов.
   • Сократите количество слов до минимума и избегайте включения ненужной информации.
   • Прежде чем начать писать, составьте план по всей теме. Охватите все аспекты темы и постарайтесь уложиться в срок, указанный в вопросе.
   • Избегайте использования длинных предложений в своем ответе.
   • Крайне важно все перепроверить. После того, как вы закончите писать, проверьте наличие опечаток и грамматических ошибок.

   Мы надеемся, что вам понравилось читать этот блог. В случае возникновения каких-либо вопросов, свяжитесь с нами или оставьте комментарий ниже!

   Понравился этот блог? Читать дальше: Формальный формат письма | Как сделать свои навыки письма совершенными?

   Часто задаваемые вопросы  

   Q1. Как лучше составить сообщение?

   Ответ – Создайте структуру сообщения, включающую пять ключевых элементов, привлекающих внимание читателя – заголовок, дату и время, приветствия, текст и адрес.

   Q2. Написано ли сообщение в поле?

   Ответ – Да, как случайная или официальная записка, сообщение всегда пишется в поле максимум 50 слов.

   Q3. Как написать эффективное сообщение?

   Ответ- Если вы хотите написать хорошее сообщение, вот несколько ключевых моментов-

   • Пишите только важные моменты.
   • Всегда пишите сообщение в ящик.
   • Не допускайте грамматических или орфографических ошибок.
   • Не упоминайте в сообщении никакой новой информации.
   • Запишите дату, день и время в правильном формате.

   Насколько полезен был этот пост?

   Нажмите на звездочку, чтобы оценить!

   Средняя оценка 4.1 / 5. Всего голосов: 8

   Голосов пока нет! Будьте первым, кто оценит этот пост.

   НАПИСАЛ

   Адити Шарма

   Эксперт по обучению за рубежом

   `

   Написание сообщений | Формат написания сообщения, примеры и как написать сообщение?

   Написание сообщения: Сообщение – это короткий фрагмент информации, представленный в письменном формате. Когда человек не может поговорить с другим человеком напрямую, он оставляет рукописную записку или пересылает текстовое сообщение через мобильный телефон или любой другой источник связи. Иногда сообщение также отправляется в устной форме голосовыми сообщениями.

   Основные вопросы обсуждения должны быть точно и ясно объединены в сообщении. Он поручает дублерам восстановить и расшифровать данные. Сообщение также может быть составлено на основе некоторых составных вкладов, а не телефонного разговора. Например, заявление или составленные заметки.

   Сообщение может быть написано формально или неформально, в зависимости от условий. Сообщение должно быть написано в квадратной или прямоугольной рамке и в надлежащем формате. Максимальное количество слов в сообщении должно быть не более 50-70 слов.

   В этой статье мы рассмотрим формат написания сообщений в формальной и неформальной форме. Учащиеся 4-го, 5-го, 6-го, 7-го, 8-го, 9-го и 10-го классов могут обращаться к этой статье для написания сообщений и подготовки к предстоящим экзаменам.

   Сообщение должно быть передано другому лицу в надлежащем формате, будь то официальное или неформальное сообщение. Сообщение должно быть написано в вежливой форме. Неформальные сообщения могут быть написаны в непринужденной манере, но на понятном языке. Для написания официального сообщения потребуется формат, указанный ниже.

   • Заголовок сообщения.
   • Дата и время. В строчке написано. Это делается для того, чтобы привлечь внимание человека, для которого составляется сообщение. Дата составляется в левой части страницы. Он написан в расширенной структуре.

     Время может быть указано как в левой, так и в правой половине сообщения. В любом случае, было бы идеально, если бы вы указали его с правильной стороны, чтобы показать разумное использование комнаты. Добро пожаловать Прежде чем составить основное содержание (тело) сообщения, необходимо обратиться к читателю. Это помогает держаться подальше от двусмысленности и создает впечатление добрососедства.

     Это основное содержание сообщения, в котором вы предоставляете все данные, которые необходимо передать лицу, с которым вы не можете связаться. Крайне важно придерживаться только основных данных, а текст сообщения должен быть коротким и свежим. Меньше используйте длинные предложения. Когда вы закончите с текстом сообщения, обратите внимание на свое имя (или имя, указанное в запросе) в левой части страницы. Это заставляет читателя различать отправителя сообщения.

     Примеры написания сообщений

     Пример 1: Вы Смита. Твоей сестры нет дома. Вам позвонила ее подруга и сообщила, что ее урок танцев отменили. Так как вы спешите выйти, так что вы оставите сообщение для нее. Теперь напишите сообщение с лимитом слов менее 50 слов.

     Мадхури: Здравствуйте! Кавита дома?

     Смита: Нет. Она вышла на улицу. Могу я узнать, кто это звонит?

     Мадхури: Я Мадхури, подруга Кавиты.

     Смита: Хорошо. Есть какое-нибудь сообщение для нее, я могу пройти?

     Мадхури: Да, пожалуйста, скажите ей, что завтрашний урок танцев отменяется, так как у нашей учительницы танцев возникла чрезвычайная ситуация, и она должна уехать из города. Следующее занятие будет во вторник.

     Смита: Конечно. Я дам ей знать. Спасибо.

     Мадхури: Добро пожаловать!

     Сообщение: Дорогая Кавита, Сегодня звонила твоя подруга Мадхури и сообщила мне, что завтрашний урок танцев отменяется, так как твой учитель танцев должен уехать из города по какой-то чрезвычайной ситуации. Следующее занятие будет во вторник. Смита.

      

     Пример 2: Мадхури позвонила госпоже Мехте, владелице магазина одежды. Поскольку она была недоступна, ответила ее помощница Мани. Ниже приводится разговор между Мадхури и Мани. Поскольку Мани должна уйти сразу после этого, она оставляет сообщение для миссис Мехта. Ниже приведен разговор, напишите сообщение своими словами.

     Мадхури: Здравствуйте, это Angels Garments?

     Мани: Да.

     Мадхури: Могу я поговорить с миссис Смитой?

     Мани: Извините, мам, ее сейчас нет.

     Мадхури: Когда она вернется?

     Мани: Не раньше 5 вечера. Могу я передать ей сообщение?

     Мадхури: Да. Не могли бы вы сказать ей, чтобы она доставила заказанные мной платья только 15 января, а не 10 января, которые я выбрала из каталога? Попросите ее, чтобы она была готова к 10:00 15 января. Я пошлю одного человека из дома забрать платья, и ей не нужно это организовывать.

     Мани: Хорошо, мам, я сообщу ей.

     Мадхури: Спасибо.

     Сообщение 9 января 2021 года, 14.30 Миссис Смита, Мисс Мадхури позвонила сегодня и сообщила мне, что я доставлю платья только 15 января, а не 10 января. Она хочет подготовить платья к 10:00 15 января. Она пошлет человека из своего дома, чтобы забрать платья. Мани

     Советы по написанию сообщений

     • Старайтесь использовать язык, понятный читателю. Более сложный жаргон в сообщении, адресованном подростку, вызовет неадекватность.
     • Ограничьте себя в словах, насколько это возможно (50 слов).
     • Старайтесь не добавлять дополнительные данные. Сообщение должно быть коротким и прямым.
     • Планируйте, прежде чем писать. Просто сделайте краткое изложение множества важных моментов на неприятном листе (последний лист вашего буклета для ответов), чтобы вы помнили о соответствующих фокусах при составлении. Это также побуждает вас сохранять преемственность, что жизненно важно.
     • Убедитесь, что вы дважды проверили лингвистическую точность и правописание. Они передают знаки.
     • Заключите сообщение в контейнер с помощью заточенного карандаша.
     • Старайтесь не использовать длинные предложения в теле сообщения.
     • Должен использоваться круговой или подробный разговор.

     Часто задаваемые вопросы о написании сообщений

     Вопрос 1.
     Каков формат написания сообщений?

     Ответ:
     Сообщение, формальное или неформальное, должно быть написано в надлежащем формате.

     No related posts.