Матрица эйзенхауэра пример распределения дел: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Содержание

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

Была ли задача для меня срочной?
Была ли она для меня важной?
Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Была ли задача для меня срочной?
Была ли она для меня важной?
Я единственный, кто мог это сделать?

Квадрат 1 — срочные и важные

Квадрат 2 — несрочные и важные

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи.

Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы преуспеть в своем проекте в 2023 году (с шаблоном)

Резюме —

важность и срочность результатов.

Матрица помогает менеджерам проектов эффективно управлять сроками проекта, расставлять приоритеты задач и обеспечивать рациональное распределение работы.
Узнайте, как использовать Matrix в своем проекте, на бесплатном примере от ProofHub.

Начните расставлять приоритеты как профессионал с ProofHub. Создайте свою матрицу решений Эйзенхауэра бесплатно для всей вашей команды. Регистрация для испытаний

Наличие НАСА, и создание системы шоссе США, президент Дуйт Д. Эйзенхаус также помнит свои настоящие идеи и управление временем и задача управления и задачи, и задача управления и задачи и управление задачами и задача управления временем и задача управления временем и задача управления временем и задача управления и задачи и управления задачи и задача управления и задачи и управления задачи и задача управления временем и задача управления временем и задача управления временем и задачи управления и задачи. . Именно, в виде матрицы Эйзенхауэра.

34-й президент США прожил насыщенную, но успешную жизнь. Его достижения и влияние на историю США огромны. В дополнение к своему 8-летнему президентскому сроку он служил в вооруженных силах США в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками в Европе и в конечном итоге также попал во Всемирный зал славы гольфа.

Согласно опросу C-SPAN, проведенному в 2017 году, он входит в пятерку лучших президентов США всех времен.

Секрет его огромной производительности, как мы подозреваем, заключался в том, что он быстро принимал решения.

По его собственным словам,

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Матрица Эйзенхауэра — это упорядоченное отражение его идей, предлагающее далеко идущие преимущества для современных руководителей проектов.

По сути, это способ определить что важно и когда это нужно сделать .

В этой статье мы рассмотрим техническую сторону матрицы, почему она заслуживает вашего внимания и как вы можете начать внедрять матрицу Эйзенхауэра для управления временем в своем проекте с помощью программного обеспечения для управления проектами ProofHub (которое по совпадению также используется командами в НАСА).

Содержание

Что такое матрица решений Эйзенхауэра?
Чем вам полезна матрица Эйзенхауэра?
- Более внимательное отношение к срокам
- Разумное распределение команды и ресурсов
Как разделить задачи по важности и срочности?
Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления проектами?
Советы по освоению матрицы Эйзенхауэра для тайм-менеджмента
Заключительные мысли

Что такое матрица решений Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод оптимального управления приоритетами задач по отношению к срочности задач для достижения желаемого уровня производительности.

Матрица состоит из четырех квадрантов, каждый из которых представляет классификацию задач. Задачи классифицируются на основе;

Важность задачи для проекта
Усилия, необходимые для выполнения задачи
Время, доступное для выполнения задачи
Влияние на проект

Квадранты графически нанесены на оси, представляющие важность задачи по сравнению со срочностью задачи. Задачи с похожей категоризацией объединены вместе, чтобы получить четкое представление о результатах.

Четыре квадранта можно резюмировать следующим образом.

Высокая важность, низкая срочность — Задачи, которые необходимо выполнить немедленно и которые оказывают значительное влияние на проект.

Что-то вроде подтверждения отзыва клиента об обслуживании или подготовки списка сотрудников на день. И то, и другое требует немедленного внимания, и о них следует немедленно позаботиться.

Высокая важность, низкая срочность — Это задачи, которые имеют ключевое значение для проекта, но не являются приоритетными в данный момент.

Они сложны по своей природе, что затрудняет их выполнение за один раз. Следовательно, их планируется сделать на потом. Что-то вроде создания веб-сайта или составления годового отчета.

Низкая важность, высокая срочность — Это второстепенные задачи, которые часто выполняются по расписанию изо дня в день.

Они не так важны для проекта, но требуют немедленного внимания, поскольку могут быть зависимости. В качестве примера вы можете представить составление отчета о ежедневном рабочем состоянии или приглашение участников на еженедельное собрание.

Низкая важность, низкая срочность — Кроме того, есть задачи, которые не важны и не имеют графика выполнения.

Эти бесцельные задачи можно игнорировать, поскольку они не добавляют ценности проекту. Что-нибудь из слишком большого количества социальных сетей или планирования встреч без необходимости и повестки дня.

Чтобы эффективно использовать матрицу, вам необходимо сгруппировать задачи по квадрантам и создать стратегию выполнения.

Помните, что Матрица Эйзенхауэра не дает комментариев о том, как вы должны выполнять определенную задачу, а только говорит о планировании задач таким образом, чтобы сэкономить ваше время и ресурсы .

Чем вам полезна матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра поможет вам решить, на что следует обратить внимание.
Вы можете подумать: «Что в этом особенного?» Но если вы сделаете одно правильное решение в своем ежедневном наборе задач, вы сможете существенно повысить производительность своего проекта. Вот как.
   Лучшее произвольное сосредоточение
Мы практикуем добровольное сосредоточение, когда целенаправленно работаем над задачей, основанной на цели, опираясь на свой прошлый опыт.
Это то, чему мы решаем уделить внимание, а не то, что нам навязывают. Состояние ума, когда вы полностью погружены в задачу.
Примеры включают анализ статистики для получения выводов или подготовку отчета SWAT для просмотра клиентом.
Произвольный фокус, как правило, труднее практиковать , чем его аналог — фокус, управляемый стимулом, , который начинает действовать в тот момент, когда мы видим уведомление или слышим внезапный шум.
Наш мозг не может не автоматически переключаться на стимул, когда мы отвлекаемся. Это отвлечение убивает нашу сосредоточенность на цели, что приводит к потере производительности, а также к ухудшению качества работы.
Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете свести к минимуму количество задач, которые мешают вам делать самое важное, и выбрать важные задачи, требующие полной концентрации и навыков, чтобы оставаться продуктивным. Все остальное либо откладывается, либо делегируется, либо удаляется.
Сфокусируйте свою командную работу и согласуйте ее с расписанием ProofHub на основе приоритетов. Бесплатная пробная версия .
Внимательность к дедлайнам
Кому нравится срывать дедлайны? Тем не менее, многие из нас в конечном итоге делают это!
Подход Эйзенхауэра инстинктивно учитывает срочность задачи, помогая вам управлять временными приоритетами.
Самый простой способ уложиться в срок — это помнить о том, сколько времени у вас есть.
Матрица основана на философии умного планирования. Он просит вас складывать свои задачи таким образом, чтобы они соответствовали срокам, не тратя впустую ваше внимание.
Допустим, Задача А должна быть выполнена срочно в течение дня, но это не важно. Задача Б очень важна, но ее нужно выполнить не раньше следующей недели.
Идеальным подходом для многих было бы сосредоточиться на задаче А, потому что она срочная, и вам нужно быстро ее убрать.
Но согласно матрице,
Задача A – Высокая срочность, низкая важность
Задача B – Низкая срочность, высокая важность
Задача A должна быть делегирована тому, для кого это наиболее актуально и может включить его в свое расписание, не пропуская крайний срок. Ваш нынешний фокус не ухудшится.
Задача B должна быть выполнена как можно скорее , потому что она важна и займет у вас больше времени. Сосредоточив внимание на Задаче Б, вы можете быть уверены, что недельный крайний срок не будет пропущен.
Более разумное распределение команды и ресурсов
В командной среде, когда вы не знаете, какую задачу и когда выполнять, вы, как правило, не знаете, кому ее поручить.
Вы рискуете снизить эффективность использования времени вашей командой. Ваши участники могут просто сидеть без дела над важными проектами и продолжать бороться со срочными, несущественными задачами.
Зная о приоритетах задач и общем распределении времени, вы лучше распределяете ресурсы. Члены вашей команды знают, что важно, а задачи распределены по достижимым приоритетам.
Результаты для вашей команды — повышение производительности команды, результаты для вас — повышение управленческого мастерства.
Как разделить задачи по важности и срочности?
Это самая сложная, но и самая важная часть матрицы Эйзенхауэра для тайм-менеджмента — четко классифицировать задачи как важные и/или срочные.
Правильное решение, очевидно, исходит из вашего естественного суждения и нескольких скрытых факторов, таких как сопутствующие расходы, трудности, доступные сотрудники и т. д. Но если у вас есть быстрая формула для определения приоритетов задач, это поможет в 9из 10 случаев.
Итак, вот алгоритмический взгляд на матрицу Эйзенхауэра. Вы подходите к каждой задаче на основе заданного набора утверждений, чтобы составить пары важности и срочности.
Заявления о важности
Это очень важно для клиента
Не имеет прямого отношения к проекту 6
900 не стоит моего времени
Заявления о срочности

Крайний срок истекает завтра
Давайте установим крайний срок для этого
В ближайшее время
Операторы помечены номерами, как в предыдущих списках. Вы назначаете наиболее подходящие заявления о важности и срочности задаче, чтобы составить числовую пару.

Если задача резонирует с «Это очень важно для клиента» и «Крайний срок сдачи завтра», то числовая пара состоит из 1 и 4. Это означает, что она одновременно срочная и важная, следовательно, ее нужно выполнить сразу.
Пара чисел говорит вам, что делать с задачей. Это весело, но просто. Я подготовил небольшой пример с матрицей Эйзенхауэра, чтобы прояснить эту концепцию. Вы можете изменить его в соответствии с вашим пониманием.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления проектами?
Говоря языком управления проектами, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы отслеживать сроки и назначать задачи на основе приоритета для вашей команды.
Для того, чтобы снять с концепции какую-либо сложность, я разработал более простую и немного смягченную версию матрицы Эйзенхауэра. Это больше перекликается с матрицей приоритетов Стивена Кови, но основная идея та же.
Цель состоит в том, чтобы быстро определить задачи, относящиеся к одному из четырех квадрантов, и соответствующим образом запланировать их выполнение.
Я использую функции ProofHub на основе матрицы Эйзенхауэра для управления временем.
Зарегистрируйтесь в ProofHub и создайте бесплатную матрицу Эйзенхауэра для своей команды. Ваш первый проект бесплатный.
Еще раз повторим четыре квадранта:
Высокая важность, минимальные усилия – Простое дело, сделай это.
Высокая важность, большие усилия – Сложный вопрос, планируйте.
Низкая важность, небольшие усилия – Роботизированная задача, автоматизируйте ее.
Низкая важность, высокие усилия – Недостойный, бросьте его.
Квадрант 1
Квадрант 2
7
930060 Квадрант 0019
Квадрант 4
Шаг 1 – Составьте основной список задач
Запишите все, что необходимо сделать, независимо от приоритетов, назовите это основным списком. У вас должен быть список предметов, над которыми нужно работать, прежде чем вы начнете упорядочивать их в соответствии с потребностями расписания.
Шаг 2. Создайте списки на основе того, как вы планируете выполнять задачи
В ProofHub вы можете создавать рабочие процессы, представляющие 4 квадранта. Каждый рабочий процесс в основном представляет собой список, содержащий все задачи, четко разделенные на основе приоритетов.
Рабочие процессы также имеют этапы, которые можно использовать для отслеживания хода выполнения задачи в вашей команде.
Я создал 4 списка, каждый из которых представляет квадрант, пытаясь создать шаблон матрицы Эйзенхауэра.
Квадрант Список задач
Простая вещь, сделайте это. Сегодняшние задачи
Сложный вопрос, планируйте. Запланированные задачи
Роботизированная задача, автоматизируйте ее. Делегированные задачи
Недостойный, бросьте его. Отклоненные задачи
Шаг 3. Добавьте задачи в отдельные списки с рабочими процессами
Откройте список «Сегодняшние задачи» и начните добавлять задачи, которые необходимо выполнить прямо сейчас.
Списку был назначен базовый рабочий процесс Канбан, который имеет этапы «Делать», «Проверить» и «Готово». Вы можете легко переносить задачи с одного этапа на другой по мере их выполнения.
Каждый раз, когда вы переключаете задачу из «Списка дел» в «Проверить», все исполнители получат уведомление о ходе выполнения задачи. То же самое происходит с «Обзор» на «Готово».
Таким же образом вы можете продолжать добавлять задачи в список Запланированные задачи для задач, требующих тщательного планирования. Этот список имеет тщательно продуманный рабочий процесс, который поможет вам учесть неопределенности.
Затем идет список делегированных задач, который содержит все задачи, которые необходимо передать кому-то другому.
Вы можете легко добавлять исполнителей для этих задач и получать обновления по мере их выполнения.
Наконец, вы можете заблаговременно перемещать задачи с низким приоритетом, которые могут занять слишком много времени, в список отклоненных задач. Это полностью удалит эти нежелательные задачи из представления, и вы сможете вернуться к ним позже, если вам нужно.
Шаг 4. Легко отслеживайте свой прогресс
Просматривайте отчеты по проектам в ProofHub, чтобы следить за тем, сколько задач выполняет ваша команда и выполняются ли приоритетные задачи в первую очередь.
Раздел «Отчеты» дает четкое представление о производительности команды, позволяя вам освоить матрицу Эйзенхауэра как в числовом, так и в визуальном виде.
Советы по освоению матрицы Эйзенхауэра для тайм-менеджмента
Хотя все идет к лучшему, матрица Эйзенхауэра может потребовать от вас изменить стиль управления проектами. Если не целиком, то по частям.
Это сразу же кажется отвратительным, потому что каждый менеджер планирует и делегирует свои полномочия по-своему. Это то, что делает их хорошими в своей работе.
Чтобы избежать подобных противоречий и наилучшим образом использовать концепцию, вот несколько советов.
Потребуется время на освоение — После недели использования матрицы можно подумать «а она реально работает?». Это вполне вероятно, потому что потребуется как минимум месяц или даже больше, чтобы увидеть реальные признаки производительности. Итак, делайте это медленно и продолжайте использовать матрицу, и не отказывайтесь от нее слишком часто.
Будьте проворны в подходе – Не обязательно сверх строго следовать матрице. Вы можете гибко сочетать свой собственный опыт с рекомендациями Эйзенхауэра. Цель состоит в том, чтобы лучше управлять временем и задачами, а не превосходить матрицу.
Используйте инструмент управления проектами — Гораздо лучше следовать матрице с помощью программного инструмента, который сократит вашу канцелярскую работу. Вы можете создавать, назначать и определять время задач в несколько кликов, в то время как вся ваша команда следует за вами.
Заключительные мысли
Президент Эйзенхауэр оставил нам неустаревающий совет для бесконечного стремления к продуктивности. Когда я натолкнулся на эту идею, я был глубоко впечатлен и лично использовал ее для управления своей разросшейся командой.
Никто не откажется от повышения производительности на рабочем месте, особенно менеджеры. Нет никаких сомнений в том, что молодые предприниматели и даже опытные менеджеры хотят постоянно улучшать свою игру.
Матрица Эйзенхауэра станет настоящим подспорьем для всех, кто хочет разумно и экономно использовать свои 24 часа. Не подвергая сомнению ваш опыт или навыки, я рекомендую использовать плоды мудрости, которые дает матрица.
Вы уже использовали его? Каков был ваш опыт? Свяжитесь со мной в LinkedIn, чтобы обсудить это подробнее и узнать больше о способах повышения производительности на рабочем месте.
Сандип Кашьяп
Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один из тех, кто всегда в поиске новаторских идей по заполнению пробелов в общении между группами, командами и организациями. Вы увидите, как он говорит: «Поехали!» вместо «Иди!» много раз в день. Именно это заставляет его писать о лидерстве так, как люди вдохновляются мечтать о большем, узнавать больше, делать больше и становиться лучше.

Матрица Эйзенхауэра: Как расставить приоритеты задач (примеры, шаблон)
В этом руководстве мы познакомим вас с матрицей решений Эйзенхауэра и покажем, как использовать ее для определения приоритетов времени и задач вашей команды.
Мы покажем вам несколько примеров матрицы Эйзенхауэра и предоставим бесплатный настраиваемый шаблон, который вы можете использовать при внедрении подхода в своей команде.
Содержание
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Кто использует матрицу Эйзенхауэра?
Пример матрицы Эйзенхауэра

Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Как классифицировать задачи
Как заставить свою команду использовать матрицу Эйзенхауэра
Ограничения
Альтернативные системы приоритизации и управления задачами
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица решений Эйзенхауэра, Коробка Эйзенхауэра и Матрица срочно-важно, представляет собой инструмент управления временем и задачами, который помогает людям расставлять приоритеты в своих задачах, учитывая два фактора: срочность и важность.
Он назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, который был известен своими эффективными стратегиями тайм-менеджмента.
Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, сначала определите все задачи, которые необходимо выполнить. Затем, исходя из срочности и важности каждого из них, поместите его в один из четырех квадрантов матрицы: 90 030.

Вот что представляет каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра:
Срочно и важно — Задания, которые нужно выполнить как можно быстрее. Это ваш главный приоритет
Несрочные, но важные — Задачи, которые являются критическими, но не имеют срочного срока. Вы должны запланировать для них время, иначе они могут стать срочными
Срочные, но не важные — Срочные, но не важные дела. Если возможно, вы должны делегировать их
Несрочные и неважные — Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Вы должны устранить их, если это возможно
Кто использует матрицу Эйзенхауэра?
Любой, кому нужно управлять своей работой, может использовать этот подход. Это особенно полезно для менеджеров проектов, поскольку помогает им сосредоточиться на наиболее важных задачах и не перегружаться срочными, но неважными задачами.

Если вы менеджер по продукту или руководитель проекта, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для выполнения таких действий, как:
Определите и расставьте приоритеты задач проекта — Определите, какие задачи необходимо выполнить для a, и поместите их в соответствующий квадрант в зависимости от степени срочности и важности. Это поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах в первую очередь
Делегирование задач — Определите задачи, которые являются срочными, но не важными, и по возможности делегируйте их членам команды или другим ресурсам. Это освободит ваше время, чтобы сосредоточиться на более важных задачах
Управление ресурсами проекта — Определите задачи, которые являются важными, но не срочными, и запланируйте их заранее, чтобы обеспечить их своевременное выполнение. Это поможет вам эффективно управлять своими ресурсами и избежать спешки с выполнением задач в последнюю минуту
Мониторинг прогресса — Отслеживайте прогресс выполнения задач и выявляйте узкие места и препятствия. Это поможет вам не сбиться с пути и гарантировать, что ваш проект останется в соответствии с графиком
.
Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете эффективно управлять своим временем и ресурсами и обеспечивать выполнение проектов вовремя и в рамках бюджета.
Пример матрицы Эйзенхауэра
Давайте посмотрим на примере, как работает матрица Эйзенхауэра на практике.
В этом примере руководитель проекта определил следующие задачи:
Написать проектное предложение (квадрант 1)
Разработка плана проекта (квадрант 1)
Проведение маркетинговых исследований (квадрант 2)
Посетить собрание группы (квадрант 3)
Написать отчет об анализе конкурентов (квадрант 4)
В зависимости от степени срочности и важности каждой задачи руководитель проекта поместил их в соответствующий квадрант матрицы:
Вот как вы можете прочитать приведенный выше пример матрицы Эйзенхауэра:
Руководитель проекта должен в первую очередь сосредоточиться на задачах в квадранте 1, потому что они одновременно срочные и важные
Задача в квадранте 2 также требует внимания, потому что она важная, но не срочная
Задача в квадранте 3 может быть делегирована или отложена, поскольку она срочная, но не важная
Задачу в квадранте 4 можно исключить, так как она не является ни срочной, ни важной
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Если вы хотите попробовать Матрицу решений Эйзенхауэра, вы можете использовать для начала наш бесплатный настраиваемый шаблон.
Чтобы использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра, щелкните здесь, а затем выберите Файл > Создать копию в меню над электронной таблицей.
Как классифицировать задачи
Классификация задач с помощью матрицы Эйзенхауэра может быть полезным способом расставить приоритеты задач и эффективно управлять своим временем. Чтобы реалистично классифицировать свои задачи, важно быть честным с самим собой в отношении уровня важности и срочности каждой задачи.
Прежде чем вы начнете классифицировать свои задачи, найдите время, чтобы подумать о том, что важно для вас и ваших целей. Это поможет вам расставить приоритеты в задачах, которые соответствуют вашим ценностям и целям.
Подумайте о возможных последствиях невыполнения задачи. Если задача важна, ее невыполнение может привести к негативным последствиям. С другой стороны, если задача не важна, последствия ее невыполнения могут быть минимальными.
Установите крайние сроки для каждой задачи, чтобы определить уровень ее срочности. Задача с неизбежным крайним сроком, вероятно, будет более срочной, чем задача с более длительным сроком.
Важно быть последовательным в классификации задач. Если вы последовательно классифицируете задачи в зависимости от их уровня важности и срочности, вы сможете лучше расставить приоритеты своего времени и усилий.
Время от времени пересматривайте и обновляйте свою классификацию задач, поскольку приоритеты могут меняться со временем. Обязательно регулярно переоценивайте уровень важности и срочности своих задач, чтобы убедиться, что вы сосредоточены на самых важных задачах.
Более 200 000 разработчиков и менеджеров по продуктам используют LogRocket для создания лучших цифровых приложений
Подробнее →
Как заставить свою команду использовать матрицу Эйзенхауэра
Если вы планируете использовать матрицу Эйзенхауэра, вам сначала необходимо объяснить концепцию матрицы Эйзенхауэра своей команде и то, как ее можно использовать для определения приоритетов в работе и эффективного управления временем.
Пусть каждый член команды определит все задачи, которые ему необходимо выполнить, включая как рабочие, так и личные задачи.
Затем попросите членов команды классифицировать свои задачи с помощью матрицы, помещая каждую задачу в соответствующий квадрант в зависимости от ее уровня важности и срочности.
Поощряйте членов команды в первую очередь сосредоточиться на задачах в квадранте 1, потому что они срочные и важные. Им также следует уделить внимание задачам из квадранта 2, которые важны, но не являются срочными. Задачи в квадранте 3 можно делегировать или отложить, а задачи в квадранте 4 следует по возможности исключить.
Поощряйте членов команды регулярно пересматривать и обновлять приоритеты своих задач. Это поможет им не сбиться с пути и сосредоточится на самых важных задачах.
Ограничения
Как и любая другая структура или инструмент, матрица Эйзенхауэра не является универсальным решением и имеет некоторые ограничения.
Во-первых, классификация задач по квадрантам матрицы может быть субъективной, поскольку уровень важности и срочности задач может варьироваться в зависимости от человека и контекста.
No related posts.