Матрица важно срочно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – как инструмент расстановки приоритетов

Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.

 

Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности, выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

 

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

 

 

1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

 

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

 

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

 

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

 

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

 

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

 

Квадрант 1: сделать немедленно

 

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

 

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

 

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

 

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

 

Квадрант 2: решить, когда сделать

 

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.

 

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

 

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

 

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

 

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

 

Квадрант 3: делегировать

 

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

 

Если это так, вы не одиноки.

 

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

 

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

 

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

 

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

 

Квадрант 4: устранить

 

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

 

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.

 

Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

 

Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.

 

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.

 

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

 

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где 

время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

 

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

 

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

 

1. Было ли это срочно для меня?
2. Это было важно для меня?

 

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

 

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

 

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня. Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?

 

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

 

• Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
• Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
• Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

 

 

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

 

• Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
• Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
• Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
• Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

 

 

 

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

 

• Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
• Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
• Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

 

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

1. Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы.
2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.

 

 

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод в тайм-менеджменте, разработанный бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Этот способ ведения дел подойдет тем, у кого много задач, но сложно с определением их приоритетности.

Также рекомендуем разобрать список дел с помощью матрицы в случае, если хочется понять, как при большом потоке выполнения задач оставаться в фокусе и достигать результатов.

Обзор алгоритма

Техника Эйзенхауэра по распределению дел проста в использовании. Для начала составьте список задач, который может одновременно включать в себя и личные, и рабочие процессы. Затем пройдитесь по списку и ответьте на два вопроса:

• Дело важное? Да/Нет
• Дело срочное? Да/Нет

Далее, в зависимости от ответов, распределите задачи по четырем блокам:

1. Срочно и Важно
2. Не срочно и Важно
3. Срочно и Неважно
4. Не срочно и Неважно

Графически это выглядит следующим образом:

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО
НЕ ВАЖНО

 

После распределения задач оцените ситуацию — как правило, начинают с того квадрата, где больше всего дел, а затем двигаются по другим блокам. Следите, чтобы в каждой клетке матрицы не скапливалось больше восьми пунктов, а при желании внести новую задачу вначале завершите одну из уже записанных.

Квадрат Срочно и Важно

В целом, в первый квадрат отправляют дела, которые, в случае их невыполнения, приведут к негативным последствиям. Чаще всего в Срочных и Важных делах оказываются:

• задачи, от которых зависит выполнение срочной цели
• вопросы, касающиеся здоровья
• форс-мажоры

Если в первом квадрате больше половины всех ваших текущих задач, это повод задуматься — возможно, вам нужно пересмотреть распорядок дня, больше делегировать и ставить краткие сроки (дедлайны). А если вся ваша энергия уходит только на тушение пожаров, то это может привести к эмоциональному выгоранию. Чтобы это предотвратить, сместите акцент на следующую категорию дел.

Квадрат Не срочно и Важно

Во второй квадрат обычно попадают задачи, которые называют «стратегическими», например:

• изучение нового курса
• тренировка в спортивном зале
• обучение языку программирования

Это все то, что делает нас счастливее и совпадает с высшими ценностями, но не требует спешки. Просто выполняйте эти задачи время от времени, занятия будут давать результаты, и в дальнейшем у вас будет снижаться уровень стресса.

Квадрат Срочно и Неважно

В третий квадрат попадают рутинные дела, которые имеют последствия, но не являются ценными, например, разбор почты.

Выполнение этих дел еще называют занятостью, но подобные действия не обогащают нашу жизнь новыми знаниями и целями. Чтобы избежать стресса и выгорания, рекомендуем делегировать дела другим, чаще говорить нет, либо приступать к рутине после задач из первых двух квадратов.

Квадрат Не срочно и Неважно

В четвертом квадрате оказываются дела, которые не имеют никакой ценности, но при этом являются самыми любимыми. Еще их называют убийцами времени, к ним относят:

• просмотр фильмов и сериалов
• пролистывание ленты в социальных сетях
• игры на телефоне

На эти задачи уходят часы, а полезности в перспективе от них нет. Иногда прокрастинация помогает нам отвлечься от повседневных дел — важно соблюдать баланс между работой и личной жизнью.

Но, как показывают исследования ученых, работники, которые вместо просмотра кино вечером занимались йогой или помогали близким, к концу недели становились менее тревожными и более эффективными.

Чтобы избежать ухода от реальности и накопления стресса, замеряйте время, уходящее на те или иные активности. Это поможет обозначить ваших

убийц времени и начать их ограничивать.

Стратегии использования метода

Стратегий исполнения метода всего несколько, при их выборе исходите из своего стиля жизни.

1. Вначале решите задачи по вертикали срочности (Срочные и Важные, Срочные и Неважные), а потом — важности (Не срочные и Важные, Не срочные и Неважные). Если есть дела с одинаковыми дедлайнами, рассортируйте их внутри квадрата по приоритетам, например, пометьте галочкой.
2. Начните с Не срочных и Важных задач. Как правило, они запланированы в расписании. После этого беритесь за дела из квадрата Срочные и Важные.
3. Начните со Срочных и Важных задач. Затем переходите к Не срочным и Важным, после этого — к Срочным и Неважным.

С помощью этих стратегий можно улучшить личную продуктивность. Главное, не забывайте про отдых — это тоже ключевая часть работы.

Плюсы и минусы

Для наглядности мы собрали в таблицу все преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра:

Плюсы	Минусы
Легкость в исполнении	Часто не хватает сил на квадрат Не срочно и Важно
Помощь в определении приоритетных задач	Если у вас мало ежедневных задач, вам не нужна матрица
Уменьшение ненужных задач	Нужен опыт, чтобы определить, в какой квадрат записать задачу

Как видно из таблицы, методика отличается легкостью в организации (в качестве инструментов подойдут лист бумаги и ручка), но при этом помогает в разборе ежедневных задач. Если у вас много дел на потоке, и вы не знаете, как распределить силы — матрица в этом поможет.

Методика не подойдет, если у вас мало дел, из-за чего она не является универсальной для всех. Также большинство сил часто уходит на квадраты Срочные и Важные и Срочные и Неважные, тогда как дела из Не срочно и Важно откладываются на потом. От этого вы можете себя чувствовать, как белка в колесе, что приводит к неприятным последствиям.

Отметим, что для правильного распределения задач по секторам нужна тренировка, поэтому в первый раз будет сложно с сортировкой.

Для ведения записей предлагаем воспользоваться Битрикс24 — это отечественный продукт, в котором можно вести как личные заметки, так и заниматься бизнесом. Даже бесплатной версии достаточно для осуществления эффективной работы.

Как реализовать в Битрикс24?

В Битрикс24 на помощь придет инструмент Канбан, который находится во вкладке Задачи и Проекты → Мой план. Создайте четыре колонки, назовите их в соответствии с логикой метода и для наглядности выберите цвет для каждой. Задачи можно быстро создавать прямо в канбане, из сообщений чата либо из комментариев.

Вот как может выглядеть канбан, построенный согласно матрице Эйзенхауэра:

Дела легко перетаскивать из одной стадии в другую, делегировать и закрывать. 

Заключение

Матрица Эйзенхауэра поможет стать более продуктивным, научит расставлять приоритеты, делегировать задачи и уделять время саморазвитию, а Битрикс24 поддержит в этом начинании.

Нужна помощь в настройке портала? Хотите больше узнать об инструменте Канбан? Свяжитесь с нами через форму заявки или позвоните по телефону +7 (495) 118-39-18!

Вас также может заинтересовать:

что это, как грамотно расставлять приоритеты

Пожаловаться

Обновлено 6 окт 2021

Содержание:

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Принцип работы матрицы Эйзенхауэра

Квадрат 1. Срочно и важно

Квадрат 2. Важно, но не срочно

Квадрат 3. Срочно, но не важно

Квадрат 4. Не срочно и не важно

Как пользоваться матрицей?

Видео

«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»

Дуэйт Эйзенхауэр

Дуэйт Эйзенхауэр вошел в историю как самый продуктивный президент США. Его принцип распределения дел на важные, срочные и все остальные лег в основу современного тайм-менеджмента.

Впервые матрицу Эйзенхауэра описал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови – известный консультант по бизнесу, руководству и организационному управлению. Этот эффективный и простой в использовании инструмент позволяет грамотно расставить приоритеты, сосредоточиться на главных задачах и не распыляться на бесполезные дела. Узнайте, как регулярное применение матрицы поможет сэкономить время на работе и дома.

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент как искусство управления временем, логично возник в условиях жизни современного человека. На работе и дома нам приходится выполнять огромное количество различных дел и задач, но стоит справиться с одной, как на смену ей приходит две других. Порой поток входящих за день дел так велик, что к вечеру не остается сил, а результат – минимальный.

Чтобы избежать напрасной растраты ресурсов, необходимо научиться грамотно расставлять приоритеты в текущих делах и правильно определять цели и задачи на этапе планирования. Матрица Эйзенхауэра – это инструмент для сортировки задач на важные, срочные и те, которые можно не выполнять.

Принцип работы матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра благодаря своей простоте позволяет быстро и эффективно рассортировать любой объем входящих задач, как рабочих, так и личных. Инструмент представляет собой квадрат с четырьмя полями, в котором размещаются задачи по двум критериям: срочность и важность. Прежде чем вписать дело в один из квадратов, необходимо ответить на вопросы:

• является ли задача срочной – да или нет?
• является ли задача важной – да или нет?

В зависимости от ответа, задача вписывается в один из четырех квадратов.

1. Срочно и важно.

2. Важно, но не срочно.

3. Срочно, но не важно.

4. Не срочно и не важно.

Такая сортировка помогает определить, какие дела необходимо выполнить в первую очередь, какие – во вторую, что можно делегировать, а от чего можно и вовсе отказаться. При составлении матрицы не нужно разделять рабочие и личные задачи, но стоит ограничить количество дел в одном квадрате – их должно быть не более 8.

НА ЗАМЕТКУ

Прежде, чем записать очередную задачу, необходимо выполнить предыдущую.

Квадрат 1.

Срочно и важно

Это – основные и неотложные дела, а, именно:

• задачи с коротким жестким дедлайном;
• задачи, которые требуют быстрой реакции;
• задачи, от которых зависит конечный результат;
• задачи, влекущие тяжелые последствия;
• все, что касается здоровья;
• дела, возникшие по причине форс-мажоров.

Никто не застрахован от внешних событий: стихийные бедствия, внезапные болезни, техника подвела – и прилетает задача первой необходимости. Если таких задач большинство, вы рискуете заработать хронический стресс. Чтобы этого не произошло, разберитесь, почему переполнен первый квадрат и уделите больше внимания делам, которые можно выполнить быстро.

НА ЗАМЕТКУ

В идеальном мире этот квадрат останется пустым, но в реальном – в ваших силах максимально снизить количество задач в данном секторе. Поставьте сроки исполнения и назначьте точки контроля, перераспределите нагрузку или пересмотрите свои планы.

Квадрат 2. Важно, но не срочно

В этом квадрате «живут» дела, которые отвечают за ваш личный рост и развитие бизнеса в долгосрочной перспективе. Когда все ваши задачи помещаются в этом квадрате, вы расходуете ресурсы на реализацию целей. Отсутствие дедлайнов позволяет вдумчиво и с немалым удовольствием их достигать. Идеально, когда все ваши дела находятся в квадрате «важно, но не срочно».

Квадрат 3. Срочно, но не важно

Это квадрат ежедневных рутинных дел, которые выполняются практически на автомате. Проверка почты, изучение новостей, наведение порядка в доме или приготовление ужина. Если таких задач много, они вызывают эффект занятости, но их выполнение не приближает вас к достижению собственных целей и распыляет внутренние ресурсы.

Эффективным способом решения задач из этого квадрата является делегирование. Распределите домашние дела между домочадцами, проверку рабочей почты доверьте секретарю, а доставку товаров и продуктов – курьерской службе. В результате появится свободное время и высвободится энергия на достижение собственных целей.

Квадрат 4. Не срочно и не важно

Хронофаги или убийцы времени – любимые дела (сериалы, социальные сети, новостная лента и т.д.), которые не несут никакой практической пользы. Коварность данного квадрата заключается в том, что мы оправдываем такие занятия потребностью в отдыхе, забывая, что отдыхать можно с пользой – например, заниматься спортом или слушать аудиокниги.

Чтобы избежать разочарования в себе, научитесь измерять время, отведенное на каждое из «вредных» действий.

НА ЗАМЕТКУ

Задачи из четвертого квадрата можно исключить, заменить или ограничить по времени.

Как пользоваться матрицей?

Прежде, чем записывать текущие задачи в матрицу Эйзенхауэра, фиксируйте в течение недели свои дела по времени исполнения и приоритетности. Наблюдение за собой поможет вам определить характер дел и свои зоны роста.

Вести матрицу Эйзенхауэра можно в блокноте, электронных таблицах или мобильных приложениях. Регулярно отмечайте собственный прогресс, еженедельно проверяйте себя, снижайте хронофаги и форс-мажоры, уделяйте больше времени тому, что действительно важно. Пробуйте и другие инструменты тайм-менеджмента для наиболее эффективного достижения целей.

Видео

Источники:

1. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, сайт

Фото: © Depositphotos

17 августа 2021 14:24 | Отредактировано: 6 октября 2021 13:42

РубрикаПсихология

Чайлдфри, или Как ответить на вопрос «Почему у тебя нет детей?»

Ребенок боится других людей: что делать?

Мама не умиляется, когда один малыш просит другого поиграть с ним. Мама знает, что это начало… драки.

Комментарии

Узнавай и участвуй

Клубы на Бэби.ру — это кладезь полезной информации

Как не провести осень на больничном?Покупать ли лекарства на маркетплейсах?Первая аптечка для малышаГалерея пятен вашего малыша

О приоритетах с точки зрения важности и срочности . Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента

Да, такой выбор тоже есть. Всегда. Осознанно или неосознанно, но мы выбираем дела и по этим признакам. Лучше всего нам поможет с этим разобраться так называемая матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр был заместителем начальника отдела стратегического планирования (!) министерства обороны США, командовал высадкой союзников в Нормандии, затем был командующим вооруженными силами НАТО и впоследствии стал 34-м президентом США. По отзывам современников, он отличался высочайшей организованностью и работоспособностью и был не только успешным полководцем, но и очень эффективным руководителем.

С матрицей Эйзенхауэра в процессе развития технологий самоорганизации и планирования произошла примерно такая же история, как и с технологией SMART: почти все про нее слышали, многие про нее читали, но лишь очень немногие используют этот инструмент в своей повседневной практике. Эта матрица в разных видах, со ссылкой на автора или без нее описана во множестве источников – что увеличивает ее известность, но не частоту использования. На корпоративных семинарах я часто вижу, что упоминание этой матрицы вызывает на лице собеседников «гримасу узнавания», иногда сопровождающуюся такой примерно фразой: «Ну, это ведь очень известная вещь, а у нас работают опытные руководители… В общем, нам бы что-нибудь новенькое и что-нибудь более сложное…»

Но мы с вами понимаем, что «слышать об инструменте» и «уметь применить инструмент по назначению с результатом» – две большие разницы, как говорят в Одессе. И что толку учить «новенькое», если не знаешь основ? Я надеюсь, что смогу, объясняя принципы использования матрицы в благородном деле расстановки приоритетов, рассказать «что-нибудь новенькое» и весьма полезное – то, что позволит вам по-настоящему эффективно использовать этот отличный инструмент на практике.

Идея матрицы заключается в том, что все дела – проекты, задачи, мероприятия и даже просто идеи – мы должны разделить на 4 категории:

Квадрант А: Важно и срочно.

Квадрант В: Важно и не срочно.

Квадрант С: Не важно и срочно.

Квадрант D: Не важно и не срочно.

Обычно матрицу Эйзенхауэра принято изображать так:

Прежде чем решить, что делать с каждой из категорий, давайте попробуем отработать саму технологию выбора. Как обычно, вся сложность в ответе на вопрос «как». Как сортировать дела? По каким признакам относить объекты приоритизации к той или иной категории из четырех предложенных?

Базовая рекомендация (не только для изучения методов расстановки приоритетов по матрице Эйзенхауэра): постепенно приучите себя к пониманию того, что «важно» и «срочно» – не синонимы. Наш мозг имеет одну особенность: все важное не обязательно воспринимается нами как срочное, но все срочное мы автоматически считаем важным. Почему так? Возможно, этот принцип на уровне инстинкта сформировался у человека в те суровые времена, когда скорость являлась ключевым условием выживания – именно скорость, скорость реакции на событие. Не так важно, какая именно реакция была нужна для выживания, но она должна была запускаться мгновенно. Кто не успел, тот не дожил. Скорость была необходимым условием выживания, либо сама по себе, либо вместе с другой реакцией. Например, сила не всегда была важнейшим качеством: иногда выигрывает более слабый, но успевший нанести удар первым. Или тот, кто быстро сообразил, что пора бежать – сообразил до того, как сильный мог бы лишить его этой возможности. Пример, конечно, упрощенный, но мне кажется, что дело именно в этом. Поэтому давайте учиться разделять эти признаки. Срочное может быть и важным, но это не аксиома. Лучше оценить это с помощью логики, так как инстинкт обязательно соединит эти признаки и заставит нас гоняться за фантомами и в первую очередь выполнять дела, которые либо совершенно не обязательно делать вообще, либо уж точно не следует делать в первую очередь.

Мне в свое время удалось сломать этот шаблон за две недели, моим ученикам обычно требуется от 3 до 20 дней. В общем, для отработки и закрепления навыка понадобятся небольшие усилия и немного времени, но он станет очень хорошей профилактикой от бесполезной суеты.

Теперь вернемся к матрице. Я предлагаю вначале научиться отличать важное от не важного, а уже потом – срочное от не срочного. Как отличить важное от не важного? Именно в этом зачастую и состоит трудность использования матрицы Эйзенхауэра. В большинство источников вы найдете примерно такую рекомендацию: «Выберите самые важные и срочные дела…» Выберите… А как? Ведь у нас в генеральной карте целый ряд проектов, много разрозненных отдельных дел, идей и замыслов, да еще каждый день возникает множество дополнительных вводных. Все эти разнообразные формы мы в дальнейшем будем называть просто делами, это позволит не тащить в текст весь «хвост» возможных слов и названий – ведь приоритеты мы расставляем постоянно.

Я предлагаю вам базовые признаки важных дел, помогающие мне отличать важное от не важного, которые были отработаны мной за 22 года личного использования и 12 лет внедрения технологии управленческого планирования.

Признак важности № 1: Большой выигрыш. Дело считается важным, если его выполнение приносит крупный выигрыш. В чем? В единицах измерения тех или иных проектов. Метафорическим образом, помогающим мне правильно воспринимать этот признак, служит выброс «шестерки» в детских настольных играх. Помните? Игроки по очереди бросают кубик и продвигают фишку своего цвета на несколько ходов по числу дырочек на грани кубика, которая оказалась сверху. Выигрыш может быть материализован не обязательно в конечных результатах, но и просто в существенном продвижении к тем или иным целям, когда ваш ход определяет результат игры или ее части.

Признак важности № 2: Большой проигрыш. Дело считается важным, если его выполнение устраняет крупную неприятность (именно крупную) или минимизирует вероятность ее возникновения. Не все дела с приоритетом «важно» ведут к выигрышу. Например, нас требует «на разбор» недовольный клиент, оборот с которым составляет значимую для компании величину. Не факт, что разговор даст нам какой-то прямой выигрыш, но попытка уклониться от разговора может обойтись дорого. Кстати, не стоит стремиться перекинуть эту «радость» на подчиненных – как по причине того, что клиент может быть обижен «понижением уровня» представителя компании, контактирующего с ним, так и потому, что вы можете не узнать о весьма важных фактах, связанных с тем, как реально работает ваша структура. Но часто бывает так, что руководитель подсознательно стремится уйти от дела: просит не соединять его с клиентом, оттягивает ответный звонок, о котором ему прилежно доложили, или разносит подчиненных за то, что ему нужно «все за них делать», после чего приказывает «разобраться с проблемой». С психологической точки зрения вполне можно понять стремление такого руководителя избежать эмоционально неприятного разговора, но с точки зрения профессиональной подобное поведение неприемлемо.

Признак важности № 3: «Вентиль». Дело считается важным, если его выполнение синхронизирует работу подрядчиков (коллег, подчиненных или внешних партнеров) так, чтобы все нужные результаты появились в нужное время в нужном месте. Этот признак чуточку сложнее, чем первые два; я поясню его суть на примере ситуации, в которой, рискну предположить, побывал каждый. Итак, мы запланировали собрать и запустить двигатель, но не можем это сделать, потому что не хватает двух гаек. Не хватает потому, что на складе их не оказалось. Правда, есть много других гаек, но они к двигателю не подходят. Поставку нужных гаек нужно ждать две недели. Почему возникла такая ситуация? В перечне действий, полученных в результате декомпозиции, не было мероприятия «Уточнить наличие комплектующих на складе и сроки их поставки», или оно было, но его не сочли приоритетным.

Или, допустим, перед руководителем стоит задача, состоящая из 5 мероприятий. Руководитель тут же кидается выполнять два из них и, завершив свою работу, обнаруживает, что три оставшихся мероприятия никто не сделал или выполняет не в должном приоритете. Почему? Руководитель увлекся производством результата и пренебрег управлением, поэтому не запланировал мероприятия «Подготовка к делегированию» и «Делегирование», понадеявшись на «коллективный разум» и ограничившись некоей общей командой «это нужно сделать». «Вентиль» не был открыт, и теперь дела будут выполняться последовательно, хотя могли бы идти параллельно. Дополнительное отягощение: возможно, что теперь руководитель уже будет все делать сам, так как либо разочаруется в «несообразительных» сотрудниках, либо сочтет, что уже «нет времени» объяснять. Правильная расстановка приоритетов выглядит так: вначале озадачь подчиненных, правильно используя компетенции и не пытаясь сэкономить на управлении (открой «вентиль»), потом трудись сам.

Еще одно наблюдение: многие неприятности подчиненные пытаются представить как результат стечения обстоятельств. «На складе не оказалось…» – это случайность или закономерность? Если бы «вентиль» был открыт, мы должны были бы вовремя узнать об этом и вовремя решить эту проблему.

Для себя я этот признак важности называю «триггером», но, в отличие от «вентиля», не у всех это слово вызывает правильные ассоциации. Пока вы не открыли вентиль, работа подрядчиков либо не будет выполняться вообще, либо будет, но не с нужным для успеха дела приоритетом. «Вентилем—триггером» может быть вовремя сделанный запрос, после которого кто-то будет искать информацию, без которой вам не обойтись к определенной дате. В общем, эта категория дел влияет на результаты не так прямо, как дела, отнесенные к важным по признакам № 1 и № 2, а опосредовано, но все же влияет, и существенно. Думаю, что ситуации, в которых были пропущены дела этой категории, вы хорошо помните – они очень похожи на историю из английского стихотворения «Гвоздь и подкова», которое в переводе Маршака звучит так:

Не было гвоздя – подкова пропала,

Не было подковы – лошадь захромала,

Лошадь захромала – командир убит,

Конница разбита, армия бежит.

Враг вступает в город, пленных не щадя,

Потому что в кузнице не было гвоздя.

Большая пакость вызвана маленькой, казалось бы, недоработкой, и, как пишет уже Михаил Михайлович Жванецкий, «хочется крыть, а нечем…» Я, кстати, обычно стараюсь первым делом выявить именно «вентили—триггеры», чтобы оказать влияние на работу разнообразных подрядчиков, иначе они не то чтобы ничего не будут делать, а, скорее всего, будут делать не то, что в данный момент нужно. А уж потом можно спокойно заняться теми делами, которые никого и ничего не тормозят.

Признак важности № 4: Уникальный ресурс. Дело считается важным, если для его выполнения необходим ресурс, который невозможно исключить или заменить. Он – единственный. Таким ресурсом может быть квалификация, полномочия, оборудование, готовность к сотрудничеству, – в общем, то, без чего в проекте не обойтись никак. В рамках своих консалтинговых контрактов я много раз сталкивался с ситуациями, в которых крупные проекты или были завалены, или спасены буквально чудом и ценой совершенно невероятных издержек только лишь потому, что в процессе планирования контроль над каким-то уникальным ресурсом не был отмечен как приоритетный к решению вопрос. В связи с чем он или вообще не решался, или решался недопустимо медленно, а иногда и человеком, не обладавшим должными полномочиями и квалификацией. В чем проблема? Те, кто не любит в рабочее время развлекать себя и окружающих игрой в рулетку, понимают: именно там, где проблема наиболее нежелательна, она непременно и возникнет – при отсутствии должного приоритета и вытекающего из оного внимания руководителя.

Лирическое отступление. Дела, ведущие к большому выигрышу и к большому проигрышу, обычно более заметны; при взгляде на них возникает реакция: «О! Вот что нужно делать!». Дела, отнесенные к важным по признакам «Вентиль» и «Уникальный ресурс», еще надо разглядеть среди прочих дел. Они не кричат о себе – напротив, такие дела словно прячутся от нас, не подавая никакого «мобилизующего» сигнала. Поэтому очень важно выделять на процедуру «Расстановка приоритетов» достаточно времени.

Что мы получили? Если дело имеет хоть один из выше перечисленных признаков, его лучше числить в категории «Важно». Как быть, если вдруг возникает конфликт приоритетов между важными делами? В моей практике такое встречалось крайне редко, и если, паче чаяния, вы с этим столкнетесь, то я рекомендую учесть, во-первых, фактор срочности, во-вторых, оценить размеры выигрыша или проигрыша и, возможно, даже сравнить приоритеты проектов, к которым относятся сравниваемые дела. Иногда можно усмотреть в конкретном деле не один, а два или более признаков важности. В общем, опять без головы – никуда. Автоматизировать процесс расстановки приоритетов на сто процентов у меня пока не получилось, что, правда, меня и не расстраивает.

Лирическое отступление. Безусловно, мои предложения о критериях важности могут быть подвергнуты как сомнению, так и критике. Призна?ем: речь идет не более чем о качественной, да к тому же и очевидно субъективной оценке. Можно ли сформулировать другие признаки или критерии важности дел? Конечно. Что я могу в связи с этим порекомендовать? Вы можете сами изменить, уточнить или переформулировать эти признаки, равно как и дополнить их любым устраивающим вас количеством новых. Я всегда предлагаю «открытую систему координат», не более того. Сам я использую эти признаки, с некоторыми уточнениями и дополнениями, уже примерно 22 года, и пока мне их хватает. Ранее вместо признака «Уникальный ресурс» я использовал признак «Только я»: если дело могу сделать только я сам, и оно никому не может быть делегировано, его следует считать важным. Сейчас я так не думаю. Мало ли что могу сделать в структуре только я? Допустим, я могу рассчитать параметры усилителя низкой частоты, и в моем перечне дел это дело есть, но вовсе не факт, что оно важно, если никак не приближает меня к значимым для структуры целям.

В одном научно-исследовательском институте мне сказали, что им мало четырех квадрантов, предусмотренных матрицей Эйзенхауэра, на что я порекомендовал начать с четырех, освоить их и уже потом расширять матрицу до любых удовлетворяющих требованиям науки пределов. Об этом можно дискутировать долго. В менеджменте отсутствуют строгие системы доказательств; здесь существуют только логические построения и умозаключения, структура которых зависит исключительно от того набора аксиом, на которых вы базируетесь. Поэтому – свободу попугаям! Пользуйтесь и, если нужно, развивайте и модернизируйте, но помните, что несовершенство рекомендуемой мною модели не должно быть поводом оставаться в хаосе.

Если вы воспользуетесь этими признаками, то разделите сортируемые по приоритетам дела на две группы: важные и не важные. Следующий шаг – отделить срочные дела от не срочных. Для этого я предлагаю использовать уже известную нам по главе 3 парадигму «Не делай сегодня то, что без последствий можно перенести на завтра». «Сегодня» и «завтра» – метафоры, конкретное содержание этих понятий зависит от нашего горизонта планирования. Если мы планируем на год, то срочным для нас будет то, что надо обязательно сделать в этом году и никак нельзя вынести в следующий. Тот же принцип справедлив для планирования на квартал, месяц, неделю и день. Срочным будет то, что правильно выполнить в пределах планируемого периода, не срочное можно без последствий (или с меньшими по зловредности последствиями, чем у срочных дел) вынести в следующий период.

Теперь мы можем распределить все дела по квадрантам матрицы Эйзенхауэра и, конечно, решить, как поступать с ними дальше, так как расстановка приоритетов – не самоцель, а лишь этап, процедура в технологии достижения запланированных целей.

Что важно, а что — срочно?

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

• Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
• Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
• Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
• Важная задача – та, которая влияет на будущее;
• Срочность приоритетнее важности;
• Бывают задачи не срочные и не важные;
• Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте — статьи на Skillbox / Skillbox Media

Матрица Эйзенхауэра (она же — матрица задач) — матрица расстановки приоритетов, распространенный инструмент, с которым планирование времени делается значительно легче. Его часто упоминают в статьях про тайм-менеджмент, но не раскрывают, что это за техника, подробно.

Из этой статьи вы узнаете, что такое матрица дел Эйзенхауэр, как инструмент расстановки приоритетов, каковы его критерии и что матрица Эйзенхауэра позволяет сделать, как расставлять задачи по матрице Эйзенхауэра в примерах. Также вы увидите готовые шаблоны и аналоги техники. Поехали!

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.

Источник

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Характеристика квадрантов

Для того, чтобы вы поняли, как вписать задачи в квадранты, ниже представлено подробное разъяснение для каждого из них.

Квадрант А (важно и срочно)

Если этот квадрант имеет 2 и более пунктов ежедневно, обратите внимание на самодисциплину. Идеально, когда записи в этом секторе отсутствуют. Это говорит об организованности человека и активной жизненной позиции. В случае лени и извечного откладывания «на завтра» квадрант А будет заполнен всегда.

Расставляйте приоритеты правильно и не допускайте вечного перечня в секторе важных и безотлагательных дел.

Если оставить без внимания квадрант А все-таки не удалось, вписывайте в него дела, которые соответствуют следующим требованиям:

• Это дела, срочное невыполнение которых негативно скажется на состоянии здоровья.
• Невыполнение этих дел обязательно повлечет за собой неудачи, кризис и неприятности.
• Если отложить задачу на потом, невозможно достижение конечной цели.

В квадрант А вписываем все задачи, связанные с семьей, здоровьем и карьерой. Если вы — студент, учеба также относится к приоритетным сферам.

Откажитесь от принципа: хочешь сделать хорошо – сделай сам. Это в корне неверно. Успешные люди, овладевшие делегированием, значительно разгружают свой день.

Делегирование позволяет поручить выполнение какой-либо задачи другому человеку, однако при этом ответственность за качество выполненной работы лежит на том, кто делегировал. Научите сотрудника делать хорошо и без корректировок один раз и пользуйтесь его умением впоследствии. Корректно вписывайте задачи и все получится.

Квадрант В (важно и не срочно)

В квадрант В нужно вписать важные дела, которые не требуют сверхсрочности. Например, вы работаете в крупной организации, Ваша задача — повышение. Решающим фактором в достижении цели будет проект оптимизации работы производства. Руководитель ожидает итоговых цифр к понедельнику, а у Вас все готово уже в среду. Естественно, вопрос важный, но не требует срочного выполнения. К понедельнику еще можно перепроверить отчет несколько раз и убедиться, что заминок не будет.

Квадрант В заслуживает особого внимания. В идеале заполнен должен быть он, а квадрант А пустует. Если у Вас получится достичь этого на практике, вы на пути финансового успеха. Решайте важные и несрочные задачи ежедневно и живите счастливой насыщенной жизнью, полной ярких эмоций, развивайтесь, стройте карьеру и зарабатывайте больше денег, используйте рычаги по максимуму для достижения целей.

Не доводите дела до состояния аврала, сосредоточьтесь на главном и качественно выполняйте задачи одну за другой. Добивайтесь результата, применяя метод Эйзенхауэра.

Квадрант С (не важно и срочно)

Появление не важных, но срочных дел сложно предугадать. Например, сломалась кофеварка. Ремонт кухонного оборудования — дело не первой важности, но все же свежезаваренный кофе придает сил и оптимизма по утрам. Начинать день с ароматной чашки бодрящего напитка гораздо приятнее, чем без него. Понимаете в чем суть квадранта С?

Метод Эйзенхауэра в планировании времени идеален, главное правильно разграничить дела. Вы научитесь этому со временем. Давайте рассмотрим еще один пример.

В магазине бытовой техники действует акция на все пылесосы. Только сегодня вы можете приобрести любой со скидкой 50%. Ваш сломался давно, но вы вполне обходитесь без него, а предложение-то заманчивое.

Итак, разберемся. Покупка пылесоса сейчас для Вас важна?

В принципе, можно повременить, если бы не одно «но»: привлекает скидка.

Это срочно?

Да, потому что по привлекательной цене пылесос доступен только сегодня.

Теперь понимаете, по каким принципам отбирать дела в квадрант С? Не спешите с распределением. Подойдите к составлению таблицы Эйзенхауэра серьезно и временные затраты компенсируются, когда вы увидите эффект от метода Эйзенхауэра.

Квадрант D (не важно и не срочно)

Человек не может постоянно держать себя в напряжении и решать только жизненно важные задачи. Иногда, необходимо перезагрузка и нам ее обеспечит список дел из квадранта D.

Некоторые считают, что это пустая трата времени и никому не нужные дела не принесут пользы и приведут к деградации. Конечно, это касается злоупотребления никотином и алкоголем. Тут спорить неуместно. Но как же быть, если речь идет о разговорах с друзьями и близкими, например? Мы — часть социума и без нейтрального общения превратимся в роботов, которые выполняют ежедневные эффективные задачи. Социальные сети проинформируют об изменениях в жизни одноклассников, а чтение интересной книги зарядит энтузиазмом и подарит новые знания.

К тому же, исходя из требований составления диаграммы Эйзенхауэра, в квадрант D стоит вносить дела, которые приносят нам комфорт и удовольствие, а именно: поход в ресторан с любимым человеком, визит к парикмахеру или посещение выставок и концертов. Эти дела приятны и полезны как мужчинам, так и женщинам.

Редко квадранту D уделяют внимание. Обычно он остается чист. Но психологи настоятельно рекомендуют записывать и отмечать задачи, которые несут моральное удовлетворение и эмоциональную разгрузку.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

• Это важно?

Да/Нет

• Это срочно?

Да/Нет

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Аналоги

Есть разные типы матриц Эйзенхауэра.

«Сила — отдача»

Здесь изменены критерии матрицы Эйзенхауэра: вместо осей «важность» и «срочность» — оси «сколько сил занимает эта задача» и «какой она дает результат, какова отдача от нее».

Таким образом получаются следующие квадранты:

1. Квадрант А — задача отнимает много сил, но дает много отдачи.

Например, подготовить презентацию для представления компании спонсорам. Это занимает много сил: поднять всю необходимую информацию, структурировать, оформить в презентацию, проверить на ошибки, согласовать с руководителем… Но высока и отдача: вас отметят как исполнительного сотрудника, презентация поможет привлечь спонсоров. Поэтому такие задачи необходимо делать в первую очередь, пока вы еще полны сил и способны на сфокусированную работу, чтобы в итоге она принесла вам большую отдачу.

2. Квадрант В — мало сил и много отдачи.

Например, ваши рабочие обязанности, которые вы уже отточили до автоматизма и можете выполнять, не задумываясь, почти не тратя на них ресурсы. Их нужно выполнять после основной, самой затратной по ресурсам задачи, когда силы еще есть, но их уже не так много, чтобы сосредоточиться на чем-то очень важном.

3. Квадрант С — занимает много сил и дает мало отдачи.

Часто это тяжелая работа, которую вы вынуждены выполнять, но которая вам тяжело дается, «темный сегмент» ваших рабочих обязанностей, например, бюрократия. Или ненужные, но выматывающие совещания, телефонные звонки, решение юридических вопросов. Такие задачи предлагается делегировать: другому человеку, более компетентному, или обладающему другим складом характера, они дадутся легче, а вы освободите время для более приоритетных задач.

4. Квадрант D — занимает мало сил, но и отдачи дает мало.

Часто это бытовые дела: вроде бы и несложно помыть посуду, но и радости от нее никакой. Такие задачи предлагается либо оптимизировать (выделить час в день, чтобы не распыляться на них в течение оставшегося дня), либо автоматизировать, либо делегировать, либо удалить.

Упрощенная версия: АВС

Автор этой концепции предложил отойти от построения сложных таблиц и критериев и просто присвоить каждой задаче буквенное обозначение: А — важно, сделать сейчас, В — сделать потом, С — делегировать или выбросить. И никаких тонкостей.

• Более усложненные типы матрицы предлагают добавить пункт «это могу сделать только я, это моя компетенция, прерогатива, ответственность?» (либо «это значимо лично для меня?»). Если ответ «да» — вы выполняете эту задачу, если ответ «нет» — делегируете, чтобы сфокусироваться на более важном. Подходит руководителям, предпринимателям, у которых много задач, такой параметр помогает их жестко отсеивать.

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно! Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

• Вы всегда составляете список задач?
• Вовремя отвечаете на письма?
• Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
• Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
• В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
• Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

❷

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Кому подходит

Матрицей Эйзенхауэра может пользоваться абсолютно любой человек как в быту, самосовершенствовании, так и профессиональной деятельности. Способ прекрасно и просто вписывается в решение коллективных проектов, индивидуальное планирование рабочих задач. Кроме того, он позволяет быстро решать рутинные, бытовые, личные вопросы.

Поэтому данный инструмент отлично подойдет любому человеку, который хочет научиться правильно и эффективно планировать рабочее и личное время. Также он будет полезен каждому, кто желает срочно, качественно и результативно выполнять задачи, избавиться от огромного списка дел, отсортировать важное от ненужного, высвободить время для отдыха и семьи.

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:

1. Не перегружайте себя второстепенными делами.
2. Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
3. Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
4. Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.

И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

• Tweet
• Share 0
• Pocket
• VKontakte
• 1
• Войдите, чтобы голос был засчитан

Матрица Срочно Важно Инструмент повышения эффективности списка дел

Матрица Что такое Срочно Важно

Матрица Срочно Важно Матрица — это матрица решений. Мы можем использовать его для эффективной приоритизации действий, которые мы отметили в общем списке дел. Учитывая важность и срочность предстоящих дел, Матрица помогает нам правильно установить, какие действия мы должны применить к задачам. Таким образом, мы сосредоточимся на разработка эффективного способа работы со значительно улучшенными результатами.

Кто создал матрицу Срочно Важно

Матрица Срочно Важно также известна как матрица Эйзенхауэра, потому что идея этой матрицы возникла Дуайт Д. Эйзенхауэр (14 октября 1890 — 28 марта 1969). Во время выступления 19 августа 1954 г. он процитировал коллега как говорит:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важны никогда не срочно.

Следует упомянуть исключительный опыт Дуайта Д. Эйзенхауэра в планировании и управлении временем. Он был 34-м президентом США (1953-1961) и пятизвездным генералом американской армии, среди другие, ответственные за планирование и руководство успешным вторжением в Нормандию в 1944–1945 годах с запада. Фронт.

Эта цитата была позже обработана Стивеном Р. Кови (24 октября 1932 г. — 16 июля 2012 г.). В своей книге В «Семи навыках высокоэффективных людей» он также утверждает, что для эффективной расстановки приоритетов вы должны «поставить Сначала о главном».

Ставить главное на первое место означает организовывать и выполнять свои самые важные приоритеты. это жить и руководствоваться принципами, которые вы цените больше всего, а не программами и силами, окружающими ты.

Зачем использовать матрицу Срочно Важно

Если мы создадим общий To-do и случайным образом выполним перечисленные действия, мы можем попасть в неприятные ситуации. Например, можно впервые заниматься некоторыми видами деятельности, которые никоим образом не помогают нам приблизиться к поставленным целям. Позже, когда мы приступим к работе над задачами, которые могли бы помочь нам в этом отношении, мы обнаружит, что у нас больше нет необходимого времени или просто что у нас больше нет необходимой энергии потому что мы потребляли его с тем, что мы делали раньше.

Приоритизация задач на основе принципов Матрицы Срочно Важно помогает нам избежать именно таких ситуации, и работать именно тогда и над тем, что нам нужно.

Каковы основные принципы матрицы Срочно Важно

Матрица Срочно Важно , как следует из названия, основана на установлении приоритетов на основе важность и срочность пунктов в списке дел. Важны те, которые ведут нас к выполнению поставленные цели, а неотложные — это те, которые могут иметь нежелательные последствия, если они не будут выполнены в нужное время.

Учитывая это, виды деятельности, возникающие в результате сочетания двух характеристик, считаются:

• Важные и срочные
• Важно, но не срочно
• Неважно, но Срочно
• Не важно, не срочно

Связанный:

Как применить матрицу Срочно Важно

Для успешного применения матрицы Срочно Важно можно пройти по следующему пути:

• Желательно накануне вечером составить список дел на следующий день. Желательно подготовить список заранее только для повышения производительности. Это позволяет не тратить время в ранние утренние часы на организовывать и планировать день
• Определите время, необходимое для выполнения каждого действия.
• Каждое действие анализируется и включается в матрицу Срочно Важно в квадранте, связанном с категория, к которой принадлежит.
• Запланируйте временные интервалы для каждого действия.
• Начните следующий день с самого важного дела.
• Максимально избегайте отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на выполнении планов

Преимущества матрицы срочного важного

Помимо того, что очевидно, а именно того факта, что она помогает нам лучше организовывать и расставлять приоритеты в наших задачах, использование матрицы «срочно-важно» дает нам некоторые важные преимущества. Один из них заключается в том, что со временем мы привыкайте быстрее принимать решения. Мы также становимся гораздо более объективными в анализе деятельности, которую мы должны выполнить. Еще одна вещь, которая улучшается, — это точность, с которой мы оцениваем время, необходимое для выполнения определенных действий. задачи.

Все это вместе способствует значительному улучшению наших навыков тайм-менеджмента.

Скачать бесплатно: шаблон Эксель, шаблон слова, для печати шаблон или PDF шаблон.

Срочность против важности: матрица Эйзенхауэра

Знаете ли вы, что 40% владельцев бизнеса считают, что их личное управление временем мешает продуктивности? Когда дел слишком много, а времени на них не хватает, легко почувствовать себя подавленным. Слишком часто бизнес-лидеры чувствуют себя парализованными своей занятостью, всегда тушат очередной пожар и никогда не делают ни шагу назад, чтобы выработать стратегию.

Матрица Эйзенхауэра — отличный способ превратить реактивный стиль руководства в активный. С помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете планировать работу, которую необходимо выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица Срочно-Важно, представляет собой простой двухосевой инструмент, который помогает вам расставить приоритеты задач с точки зрения срочности и важности. Размещая элементы в одном из четырех квадрантов, вы можете определить наиболее эффективный способ, с помощью которого вы и ваша команда можете выполнить то, что вам нужно.

История матрицы решений Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра названа в честь президента Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов. Прежде чем он стал главнокомандующим в 1953 году, Эйзенхауэр руководил армией Соединенных Штатов в качестве генерала и руководил союзными войсками во Второй мировой войне в качестве ее верховного главнокомандующего. Он также был избран первым верховным главнокомандующим НАТО в 1950 году.

Опыт Эйзенхауэра в военном, политическом и дипломатическом руководстве требовал от него принятия трудных решений о том, на что тратить свое время и энергию. В конце концов, стиль руководства Эйзенхауэра стал ассоциироваться с этой цитатой: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Независимо от того, произносил ли Эйзенхауэр эти специфические слова, это может быть потеряно во времени, но это правда, что бывший президент часто ссылался на мир, в котором срочность и важность, казалось, противоречили друг другу. Это заложило основу для матрицы Эйзенхауэра, которая помогает руководителям планировать свои задачи в зависимости от их срочности и важности.

Как это работает?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой простую диаграмму, измеряющую срочность слева направо и важность сверху вниз. Это создает четыре квадранта:

1. Важное и срочное
2. Важное, но менее срочное
3. Срочно, но менее важно
4. Менее важные и менее срочные

Вы можете использовать эти квадранты, чтобы определить, каким задачам следует отдавать приоритет перед другими:

1. Делать в первую очередь: Важные и срочные задачи должны быть выполнены как можно скорее.
2. Расписание: Важные задачи, которые не являются срочными, можно запланировать.
3. Делегат: Срочные задачи, которые менее важны, могут быть выполнены другими
4. Не делать: Неважные, несрочные задачи не требуют никаких действий.

Почему важно расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов ваших задач важна для бизнеса, потому что эффективность вашей работы влияет на качество вашей работы.

Слишком многие бизнес-лидеры тратят свое драгоценное время, энергию и опыт на задачи, которые не способствуют достижению целей их компании, или задачи, которые могут быть выполнены другими членами их команды. Это означает, что вы не можете отдавать всего себя задачам, которые только вы как лидер можете выполнить.

Примеры квадрантов тайм-менеджмента

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра будут содержать различные виды задач в зависимости от их срочности и важности. Примерами задач, найденных в каждом квадранте, могут быть такие пункты, как:

1. Сделайте сначала: важное и срочное

• Подготовьтесь к завтрашнему утреннему совещанию по обновлению контракта с важным клиентом
• Примите окончательное решение о найме сегодня к полудню
• Утвердить бюджет на следующий квартал до конца дня

2. Расписание: важные, менее срочные

• Встреча с руководителями отделов для обзора ежемесячного прогресса
• Завершить новую программу поощрения сотрудников
• Принятие решения о переходе на систему программного обеспечения для управления проектами

3. Делегирование: срочное, менее важное

• Встреча с потенциальным новым клиентом (делегирование руководителю отдела продаж)
• Опробовать новые системы обмена сообщениями для сотрудников до того, как текущий контракт будет продлен (делегировать руководителю отдела ИТ)

4.

Не делать: не важно или срочно

• Изучите плюсы и минусы четырехдневной рабочей недели (это можно сделать в нерабочее время или отложить до тех пор, пока это не станет важным и/или срочным)
• Сократите количество входящих сообщений до нуля (это может звучать красиво, но может оказаться не лучшим использованием вашего времени, если ваша текущая система электронной почты работает нормально)

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Разница между срочным и важным

Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, вы должны иметь четкое представление о том, что квалифицирует задачу как важную или срочную.

Срок выполнения срочных задач быстро приближается. Легко спутать срочность с важностью, поскольку эти задачи нужно выполнить в ближайшее время. Однако не все срочные задачи важны.

Важные задачи могут быть выполнены только вами и только вами. Срочные, но менее важные задачи можно делегировать другим людям в вашей команде, чтобы они выполнялись вовремя.

Матрица Эйзенхауэра и тайм-менеджмент

Определив срочность и важность своих задач, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра в качестве эффективного инструмента тайм-менеджмента. Матрица «Срочно-Важно» более эффективна, чем простой список дел, потому что она определяет приоритетность одних задач перед другими по конкретным стратегическим причинам.

Если вы управляете своим временем со слишком большим количеством загроможденных списков дел, трудно определить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Порядок ваших пунктов в списке дел может быть совершенно произвольным.

Кроме того, ваши списки дел обычно представляют собой задачи, которые вы сами себе ставите. Возможно, вам никогда не придет в голову делегирование определенных задач другим.

С помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете расставить приоритеты в своих рабочих заданиях и задачах по определенным качествам, а именно: срочности и важности. Затем вы можете составить меньший список дел только для самых важных и срочных задач для себя. Другие задачи можно запланировать на более поздние сроки или делегировать другим членам вашей команды. Матрица Эйзенхауэра также помогает определить, какие задачи вообще не требуют никаких действий.

Как часто следует использовать матрицу Эйзенхауэра?

Одна из сильных сторон матрицы Эйзенхауэра заключается в том, что ее можно использовать в любой момент для определения приоритетности стоящих перед вами задач. Это может быть так же просто, как быстрая матрица, записанная утром, чтобы определить задачи дня, или ее можно использовать вместе с другими ресурсами стратегического планирования для определения приоритетов задач для вашей команды в течение года.

Матрица Эйзенхауэра: важное и срочное

Автор Джеймс К. Прайс на 2 ноября 2020 г. в области инноваций и производительности, лидерства и управления, рабочее место

Эффективное распределение времени — один из важнейших аспектов успешного ведения бизнеса. Однако при делегировании задач может быть сложно определить, сколько времени необходимо, а также сколько времени должно быть гарантировано для обеспечения высокого уровня производительности команды. Чтобы лучше понять, какие задачи поставить на первое место в списке дел вашей команды, а какие проекты отложить на второй план, рассмотрите возможность использования проверенного и надежного инструмента повышения производительности: матрицы Эйзенхауэра.

Перед тем, как стать 34-м президентом Соединенных Штатов, генерал Дуайт Д. Эйзенхауэр был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Как лидеру на фронте, ему было поручено определить, на каких конкретных задачах он должен сосредоточиться каждый день. Айк однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Эта философская головоломка привела его к разработке матрицы решений Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Этот инструмент управления временем позволяет вам сортировать ваши задачи, чтобы определить лучший способ вычеркнуть их из своего списка. Разбивая каждый элемент на отдельные категории, вы можете работать продуктивно и эффективно. По осям X и Y расположены два слова: «Важно» и «Срочно». Срочные задачи — это то, что нужно выполнить сегодня, а важные — те, которые способствуют реализации ваших ценностей и долгосрочных целей.

Загрузите этот бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра , чтобы начать расписывать свои задачи по четырем отдельным квадрантам.

Первый квадрант: сделать первым (важно, срочно)

В первом квадранте перечислите срочные и важные дела, которые необходимо выполнить как можно скорее. Это может быть завершение отчета совета директоров для встречи, звонок клиенту для обсуждения проблемы или любая задача, которую вам необходимо выполнить сегодня. Сосредоточьтесь на этих вещах в начале дня, чтобы убедиться, что они не ускользнут.

Совет для профессионалов. Эти элементы обычно включают сроки, чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы и т. д.

Второй квадрант: Расписание (важное, менее срочное)

Элементы, помещенные во второй квадрант, — это задачи, которые по-прежнему важны; однако они не обязательно должны быть выполнены в первую очередь. Лучше всего запланировать эти задачи и отложить их на второй план или внести в свой календарь, чтобы сосредоточиться на них позже.

Совет для профессионалов: это планирование, постановка целей, реляционные задачи и т. д.

Третий квадрант: делегат (менее важный, срочный)

Хотя некоторые задачи являются срочными, они не обязательно важны для вас или ваших целей. Их лучше всего поместить в третий квадрант, чтобы делегировать другим. Например, если к вам приходит запрос, который мог бы лучше подходить для коллеги, у которого больше маржа в рабочем дне или кто лучше квалифицирован, делегируйте задачу, чтобы она была выполнена своевременно. Другой способ обработки запросов такого типа — предоставить запрашивающему информацию и инструменты, необходимые для того, чтобы они могли взяться за проект или решить проблему.

Совет: это могут быть перерывы, встречи, запросы и т. д.

Четвертый квадрант: Удалить (менее важное, менее срочное)

В последнем квадранте перечислите дела, которые не являются ни важными, ни срочными, на которые обычно уходит время. Это задачи, которые могут привести к прокрастинации или помешать вам выполнить пункты, перечисленные в первом и втором квадрантах. Хотя может показаться, что все в вашем еженедельном списке дел важно, правда в том, что есть несколько вещей, которые мы делаем в течение рабочей недели, которые просто не влияют положительно на миссию или организацию. Проведите инвентаризацию всех пожирателей времени в течение дня, а также задач в вашем списке, которые кажутся вам рутинными, и избавьтесь от них навсегда.

Совет для профессионалов: это занятая работа, трата времени, развлечения, игры и т. д.

Полезная информация при использовании матрицы Эйзенхауэра

Как и любой инструмент, Матрица Эйзенхауэра работает только при правильном использовании. Ознакомьтесь с этими пятью советами от Eisenhower.me.

1. Составление списка освобождает ваш разум, но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
2. Ограничьте каждый квадрант не более чем восемью задачами. Вычеркивая одно, добавляйте другое.
3. Включите в свою матрицу как деловые, так и личные задачи, чтобы в конце дня вы выполнили задачи для работы и личной жизни.
4. Не позволяйте другим отвлекать вас или определять ваши приоритеты. Планируйте утром, а затем сосредоточьтесь на выполнении своих задач.
5. Помните, чрезмерное управление списками может быть формой прокрастинации. Постарайтесь избежать этого.

Какую платформу тайм-менеджмента вы используете для обеспечения высокой продуктивности своей команды? Как матрица Эйзенхауэра изменила ваш взгляд на постановку задач? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Вопрос месяца: Как вы предпочитаете взаимодействовать с компаниями, которые вы патронируете?

Инфографика: Преимущества развития лидерства

Матрица Эйзенхауэра (срочное и важное)

Менеджеры по продукту обычно очень занятые люди. Есть та или иная задача, которой нужно заниматься в определенный момент времени. Однако, если вы не позаботитесь об этом, вы можете обнаружить, что много работали, и мало что можно было показать за ваши усилия.

Эффективная расстановка приоритетов является отличительной чертой успешных продакт-менеджеров. Если вы хотите добиться большего, вам нужно уметь четко различать «срочное» и «важное». Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов, который может помочь вам сделать это эффективно.

О матрице Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой основу для определения приоритетности задач на основе их срочности и важности. Это помогает исправить проблемы, связанные с плохим управлением временем и задачами. Люди также называют это матрицей «срочно-важно», «коробкой Эйзенхауэра» и «матрицей решений Эйзенхауэра».

Структура расстановки приоритетов названа в честь Дуайта Эйзенхауэра. Идею, лежащую в его основе, представил 34-й президент США. Эйзенхауэр был известен своей впечатляющей сосредоточенностью и продуктивностью на работе, но при этом имел достаточно времени для своих увлечений.

Стивен Кови популяризировал эту матрицу много лет спустя в своей книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей». В настоящее время эта структура широко используется в деловом мире для продвижения эффективного управления временем и повышения эффективности.

Как выглядит матрица?

Матрица Срочно-Важно состоит из четырех квадрантов или квадратов. Они создаются путем рисования пересекающихся вертикальных и горизонтальных линий. Ось X (горизонтальная) описывает срочность, а ось Y (вертикальная) отображает важность. Элементы или задачи в левой колонке являются срочными, а в правой — нет. Кроме того, элементы в верхней половине важны, а ниже — нет.

После того, как вы нарисовали матрицу, вам нужно расположить дела в квадрантах в соответствии с их срочностью и важностью. Вот что включить в каждый квадрат:

Квадрант 1 (вверху слева) – Срочные и важные дела

Квадрант 2 (вверху справа) – Несрочные, но важные дела

Квадрант 3 (внизу слева) – Задания срочные, но не важные

Квадрант 4 (нижний правый) – Дела, которые не являются ни срочными, ни важными

Матрица Эйзенхауэра выглядит очень просто. Но доказано, что самые полезные инструменты не всегда состоят из сложных частей.

Как добиться большего с помощью матрицы Эйзенхауэра

Эйзенхауэра часто цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Это так называемый принцип Эйзенхауэра.

Если вы взглянете на матрицу «срочно-важно», то наверняка согласитесь, что важное не всегда является срочным. Менеджеры по продукту, однако, могут легко упустить этот момент из-за длинного и постоянно растущего списка дел.

Давайте подумаем, как можно использовать эту структуру с пользой и повысить продуктивность, сосредоточив внимание на самом важном.

Верхний левый квадрант

Элементы этого раздела должны привлечь ваше внимание. Когда вы смотрите на все задачи, стоящие перед вами, это должны быть те, на которых вы сразу же сосредоточитесь.

Задачи здесь, как правило, критические или имеют крайние сроки, которые вы не можете позволить себе пропустить. Они также могут быть теми, которые требуют вашего опыта для выполнения.

Верхний правый квадрант

Элементы или задачи здесь важны, но не являются срочными. Так что вы можете позволить себе отложить их на более позднее время, и вы должны это сделать.

Они являются частью того, что вам нужно сделать, но они пока не так важны. Пример — это то, что может продвинуть вас в профессиональном плане или способствовать достижению долгосрочной цели.

Кови использовал упражнение в качестве примера важной, но не срочной задачи. Преимущества являются долгосрочными. Если вы не тренируетесь сегодня, вы можете найти время, чтобы сделать это позже.

Однако, когда вы приближаетесь к крайнему сроку или критической стадии, задача здесь перемещается в первый квадрант.

Нижний левый квадрант

В этом разделе есть срочные, но не важные задачи. Это одни из тех, которые потенциально могут занять большую часть времени продакт-менеджера, практически ничего не показывая. Они прекрасно оправдывают заявление Эйзенхауэра о том, что срочные задачи редко бывают важными.

Поэтому вы не хотите посвящать свое драгоценное время задачам в этом квадранте. Вместо этого вы должны делегировать их другим. Как правило, это те типы, к которым может прислушаться кто-то еще, кроме вас. Примером является ответ на определенные срочные электронные письма.

Если возможно, вы можете использовать программное обеспечение для выполнения этих задач. Нелишним будет и ответ «Нет», скажем, когда коллега просит о помощи, чтобы не прерывать.

Нижний правый квадрант

Вам не станет хуже, если вы решите игнорировать предметы в этом квадрате или оставить их до тех пор, пока у вас не появится свободное время. Они не важны и не срочные, просто тратят время.

Задачи, попадающие в эту категорию, обычно не связаны с вашей работой. К ним относятся использование социальных сетей, просмотр онлайн-предложений или игра в игры в рабочее время.

Однако следует отметить, что некоторые задачи, которые кажутся связанными с работой, могут относиться к этому квадранту. Например, когда вы тратите дополнительное время на то, чтобы вещи выглядели «профессионально», даже если это не нужно для понимания.

С матрицей Эйзенхауэра становится яснее, на что обращать внимание в первую очередь. Структура обеспечивает эффективную расстановку приоритетов.

расстановка приоритетов

Использование матрицы «срочно-важно» для повышения производительности

Когда вы перегружены всем, что вам нужно еще не сделал , легко спутать приоритеты. Если кто-то ждет, пока вы выполните задание, вам может показаться, что это самый важный пункт в вашем списке. Однако, если эта задача является второстепенной по сравнению с вашим более важным приоритетом, возможно, вам лучше отложить ее в своем календаре. Кроме того, наличие 10 дел, которые вы еще не сделали, может быть настолько напряженным, что они все чувствуют себя одинаково важными. Спокойно просматривая свои задачи, вы сможете увидеть их такими, какие они есть. В разбивке они будут варьироваться от очень важного и вашего приоритета номер один до «О, это на самом деле не имеет значения». Матрица срочных и важных дел, также называемая матрицей Эйзенхауэра, — это чрезвычайно простой, но очень полезный инструмент для сортировки ваших задач. Сосредоточьтесь на том, что важно, не отвлекаясь на все остальное.

Что такое Срочно важная матрица?

Матрица срочных важных дел представляет собой простую диаграмму, в которой задачи разделены на четыре категории. Каждая категория соответствует действию.

1. Срочно и важно – сделайте первым
2. Несрочно и важно – Сделать позже / запланировать
3. Срочно и не важно — Делегат
4. Не срочно и не важно – Устранить

Матрица Эйзенхауэра называется потому, что президент Эйзенхауэр, известный своей эффективностью, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Вот как выглядит матрица срочных важных дел, когда вы на самом деле представляете ее визуально:

Источник: Концептборд

Смысл матрицы в том, чтобы лучше расставить приоритеты в том, что необходимо сделать без беспокойства о том, что вы неправильно справляетесь с задачами или неправильно распределяете свое время. Вы можете использовать его практически для всего: от поручений и уборки дома до управления рабочими проектами и даже всей рутины рабочей недели. Если ресурсы ограничены и вы не можете сделать все к концу дня (или часа, или недели), матрица срочных и важных дел подскажет, на чем вам нужно сосредоточиться прямо сейчас, и она сделает это быстро .

И еще одно: хотя матрица срочных важных дел является отличным подспорьем, когда вы погребены под грузом обязанностей, она также полезна, когда вы пытаетесь оптимизировать рабочий процесс и избавиться от лишнего жира в привычном режиме. Вместо того, чтобы повторять движения и тратить время, время от времени используйте матрицу, чтобы оценить почему вы делаете то, что делаете на повторе. Я использовал эту матрицу, чтобы делать все: от сокращения утренней рутины до решения, от каких клиентов и проектов отказаться навсегда.

Как классифицировать свои дела и рабочие задачи с помощью матрицы срочных важных дел

Матрицу срочных важных дел легко использовать, как только вы освоите ее, но пока потратьте некоторое время на изучение типов задач, относящихся к каждому квадранту.

Срочно и важно: сделайте первым

Теперь без «Срочных и важных» дел жить невозможно. Однако к тому времени, когда они достигают этого квадранта, вы, вероятно, находитесь в каком-то кризисе или чрезвычайной ситуации — даже если это просто означает долгий рабочий день и отсутствие надежды на сон. Это предметы, которыми вы должны управлять, например, пять минут назад. Если вы продолжите оставлять их без присмотра, у вас будут проблемы. Сроки, аппаратные или программные сбои и жалобы клиентов попадают в категорию «Срочно и важно». Например:

• Запланируйте публикации в социальных сетях о распродаже, которая начинается сегодня.
• Исправить статью, поскольку клиент был недоволен первой отправкой.
• Веб-сайт недоступен. Свяжитесь с хостом как можно скорее.
• Свяжитесь с клиентом, который оставил отрицательный отзыв на Facebook.

В большинстве случаев вы можете видеть эти задачи. Некоторые из них, вероятно, какое-то время жили в вашем списке «Не срочные и важные», пока крайний срок не стал сегодня. Если это будет продолжаться, выясните, почему вы откладываете выполнение определенных задач, и может ли существовать система, которая не позволяла бы обычным задачам превратиться в обязательные задачи типа «сегодня будет кошмар». Кроме того, хотя вы не всегда можете предсказать чрезвычайные ситуации, вы можете создать планы на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут произойти, например, сбои веб-сайта и плохие отзывы.

Не срочно и важно: сделать позже / запланировать

Это задачи, которые сохранялись в вашем списке в течение недель, месяцев или лет, потому что, хотя они важны, они никогда не бывают срочными. Ваша жизнь или карьера не рухнет, если вы их не сделаете, но вы также можете не приблизиться к некоторым из своих больших целей. Обучение и обучение, обновление процессов и рабочих процессов, построение отношений и упреждающее обслуживание попадают в категорию «Несрочно и важно». Например:

• Запишитесь на бесплатный курс по маркетингу от компании X.
• Повторите домашний бюджет и создайте план сбережений.
• Спросите Джона, не хочет ли он выпить кофе во время нашего обеденного перерыва на следующей неделе (и подумайте, как он получил это повышение).
• Пропылесосьте автомобиль и протрите салон.

Видишь? Эти задачи определенно добавят вам жизни, если вы их сделаете, но они не разрушат ее, пока вы этого не сделаете. Вы по-прежнему работаете каждый день, но не совершенствуете свои навыки. Вы заправляете машину бензином, когда она заканчивается, но не поддерживаете ее в чистоте. Если в вашей жизни есть области, где вы выполняете минимум, а затем сдаетесь, вероятно, эти задачи уже давно есть в вашем списке.

Устранив некоторые из этих задач — и начните с одной — вы разгрузите «срочные и важные» задачи. Почему? То, что «важно и не срочно» прямо сейчас может стать срочным, оставленным без внимания — как, скажем, замена масла, о которой вы знали, что вам нужно месяц назад. Поскольку это раздел «Делать позже/расписание», переместите одну или две задачи из своего списка в свое фактическое расписание. Поместите это в свой календарь, установите будильник, возьмите телефон и назначьте встречу и т. д.

Срочно и не важно: делегат

Скорее всего, эти задачи сведут вас с ума. Они отнимают у вас энергию и время, не принося особой отдачи. Вам может показаться, что эти задачи требуют больше работы, чем что-либо еще. Способы общения, просьбы от других людей и задачи, которые вы делаете, потому что это всегда то, что вы делали, попадают в категорию «Срочно и не важно». Например:

• Запустите этот еженедельный отчет и добавьте его в файл «Отчеты».
• Ответ на сообщение рекрутера в LinkedIn.
• Отправьте письмо потенциальному клиенту, чтобы сообщить ему, что я не могу взяться за его проект.
• Обновление электронной таблицы бюджета с учетом вчерашних расходов.

Этот квадрант немного сложен. Хотя отдельные задачи могут быть неважными, иногда важна общая картина. Кроме того, наличие малоценных задач, связанных с ценными результатами, может на самом деле стоять у вас на пути. Например, отслеживание ваших расходов — это хороший способ найти пространство для маневра в вашем бюджете. Тем не менее, ежедневное обновление электронной таблицы бюджета с указанием вчерашних расходов — это больше ввод данных, чем урок.

Вам захочется провести время в этом квадранте, спрашивая себя, как сделать каждую задачу более эффективной. И после того, как вы превратили задачу в более продуктивную версию самой себя, если она теперь относится к другому квадранту. Например, если вы зарегистрируетесь в бюджетном инструменте, который организует ваши расходы после привязки к вашим банковским счетам, вам не придется делать это вручную. Эта задача превращается в «Перейти к бюджету, чтобы увидеть, где я могу сократить расходы». Вы можете делать это ежемесячно, а не ежедневно, что перемещает его в категорию «Несрочно и важно», которую вы затем можете запланировать на первое число каждого месяца.

Не срочно и не важно: устранить

Задания, попадающие в эту категорию, не имеют никакой ценности — и у вас даже нет для их выполнения. Иногда я ловлю себя на том, что выполняю эти задачи, когда не хочу приступать к своим «срочным и важным» задачам. Внезапно я буду интересоваться своей лентой в Твиттере больше, чем когда-либо, или я решу, что это идеальное время, чтобы привести в порядок свои уже организованные книги.

Электронная почта, без которой вы вполне могли бы жить, чрезмерное использование социальных сетей и непродуктивные рабочие встречи (или даже неважные личные разговоры, такие как спор, который вы продолжаете вести с мамой) попадают в категорию «Несрочно и не важно». Их может даже не быть ни в одном из ваших обычных списков дел, но если подумать, вы можете делать одно и то же снова и снова. Например:

• Вы рассылаете по 20 рекламных писем каждый день, даже если никогда не делаете покупки в этих магазинах?
• Является ли просмотр Твиттера частью вашей утренней рабочей рутины, хотя вы никогда не пишете в Твиттере и не участвуете в беседах?
• Каждую неделю вы проводите постоянную встречу с клиентом, даже если не хватает тем для обсуждения?

Избавься от него. А если не можете, то разберитесь, в чем ее ценность, придумайте план, как сделать задачу более эффективной и переместите ее в другой квадрант.

Теперь имейте в виду, что некоторые безмозглые задачи могут казаться бесполезными, даже если это не так. То, что не имеет ценности для одного человека, может иметь большую ценность для вас, особенно если эта задача заставляет вас чувствовать себя спокойнее, счастливее, вдохновленнее и т. д. Не путайте «задачу» с «досугом». Вам не нужно добавлять «послушать подкаст «Холостяк»» в этот список, если это то, что вы делаете, чтобы побаловать себя в конце дня.

Заключительные мысли о срочной важной матрице

Иметь полностью организованную домашнюю жизнь и рабочий график — это прекрасная мечта, и вы, вероятно, можете достичь ее в большинстве дней. Но даже если у вас есть надежная и эффективная рутина, будут дни, когда вы утонете во всем, что нужно сделать прямо в эту минуту . Вместо того, чтобы пытаться стать сверхчеловеком — что никогда не работает и заканчивается только тем, что вы изнуряетесь, перекусываете нездоровой пищей и смотрите реалити-шоу в 3 часа ночи в качестве реакции на такой сильный стресс (это только я?), выложите все это в перед вами, используя срочную важную матрицу. Когда в сутках не хватает часов — или недостаточно энергии, чтобы выжить — выяснение того, что важно и почему, может спасти жизнь.

П.С. Очевидно, что эту матрицу очень легко нарисовать самостоятельно, но если вы хотите скачать шаблон, есть много бесплатных шаблонов, таких как этот с веб-сайта Эйзенхауэра (есть и приложение).

Есть ли в вашем списке задач что-то, что вы знаете и что можете сделать более эффективно? Для этого есть (вероятно) приложение. Мы собрали 25 наших любимых приложений для повышения производительности для профессионалов.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента с помощью матрицы срочно-важно

Если вы часто ловите себя на том, что боретесь со своим списком дел, справляетесь с кризисами и едва удерживаетесь на плаву, то эта статья для вас.

Среди доступных нам инструментов и концепций тайм-менеджмента матрица «срочно-важно» является одной из самых полезных.

Эта концепция была популяризирована Стивеном Кови в его книге «Семь навыков высокоэффективных людей» , но на самом деле она использовалась президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром задолго до того, как Кови прославил ее. Вот почему этот метод также часто называют матрицей Эйзенхауэра.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр

Мы знаем, что Эйзенхауэр часто оценивал срочность и важность, прежде чем принимать решения. Он также часто делегировал столько своих задач, сколько мог.

Матрица «срочно-важно» — отличный инструмент для визуальной расстановки приоритетов задач по шкале срочности и важности.

В основе матрицы «срочно-важно» лежат эти два вопроса:

1. Эта задача важна?
2. Эта задача срочная?

Задавая себе эти вопросы, вы можете начать размещать свои задачи в каждом квадранте матрицы.

Так что же означает каждый квадрант?

Квадрант 1: Срочные/Важные

Этот квадрант предназначен для задач с наивысшим приоритетом. Их нужно сделать сейчас.

Старайтесь держать здесь как можно меньше заданий с целью устранения. Если вы проводите слишком много времени в этом квадранте, вы работаете исключительно как специалист по устранению неполадок и никогда не находите времени для работы над долгосрочными планами.

Если две или более задач в этом квадранте кажутся одинаково срочными, вы можете переоценить эти задачи с членами группы, которые создали задачи или зависят от них. Это поможет вам соответствующим образом перераспределить приоритеты этих задач.

Кроме того, если вы столкнулись с незапланированными требованиями от других, которые попадают в категорию срочных/важных, вы можете подтвердить выполнение задачи и ответить обязательством выполнить ее позже. Таким образом, вы сможете возобновить выполнение запланированных задач, контролируя их ожидания.

Квадрант 2: Несрочно/важно

Здесь вы хотите проводить большую часть своего времени. Этот квадрант позволяет вам работать над чем-то важным и иметь время, чтобы сделать это должным образом. Это поможет вам выполнять работу качественно и эффективно.

Заданиями в этом квадранте, вероятно, чаще всего пренебрегают, но и они являются наиболее важными для достижения успеха. Вам нужно запланировать время для этих действий, чтобы задачи из квадранта 1 и 3 не занимали весь ваш график. При необходимости также спланируйте, где вы будете выполнять эти задачи, чтобы вас никто не отвлекал.

Задачи в этом квадранте могут включать стратегическое мышление, определение целей или общего направления и планирование — все жизненно важные элементы успешного ведения бизнеса.

Квадрант 3: Срочные/Неважные Квадрант

Вы также хотите свести к минимуму задачи, находящиеся в этом квадранте. Здесь вы заняты, но не продуктивны. Эти задачи часто ошибочно принимают за важные, хотя чаще всего они связаны с работой.

Эти задачи обычно являются требованиями, исходящими от членов команды. Вам нужно тщательно их изучить и подвергнуть сомнению, а затем помочь тем, кто выдвинул требования, переоценить важность этих задач.

Важно принять решение об этих задачах, как только вы с ними столкнетесь. Если вы можете избежать этих задач, поскольку они назначены вам, сделайте это! Таким образом, вы сможете управлять ожиданиями людей. Но не просто закрывайте глаза человеку, который пришел к вам с заданием; помочь им найти другой способ достижения того, что им нужно, будь то делегирование полномочий другому человеку или более стратегический подход к задаче.

В этот квадрант также могут входить задачи, которые существуют просто потому, что «мы всегда так делали». Вы хотите идентифицировать, подвергнуть сомнению и бросить вызов этим. То, как это делалось всегда, не годится, если нет реальной цели, почему вещи делаются так, как они есть.

Квадрант 4: Несрочные/неважные Квадрант

Вы хотите свести к минимуму задачи в этом квадранте. Именно сюда мы идем, чтобы сбежать после того, как провели слишком много времени в квадрантах 1 и 3. Но это может привести к тому, что действия из квадранта 2 будут отложены до тех пор, пока они не станут срочными, и переместятся в квадрант 1, когда становится слишком поздно для их эффективного выполнения.

На самом деле в этот квадрант входят не задачи, а скорее привычки, обеспечивающие комфорт и убежище от дисциплины и строгости в управлении временем. Они часто могут быть связаны со стрессом, поэтому вам может понадобиться некоторое время, чтобы понять, есть ли основная причина этих привычек.

Чтобы уменьшить количество этих занятий и избавиться от искушения вернуться к ним, полезно создать четкую структуру дня, сосредоточив внимание на задачах из квадранта 2. 

Не поймите меня неправильно, досуг обязательно должен быть частью вашего ежедневного расписания! Они просто должны быть преднамеренно запланированы.

Итак, как матрица срочных и важных дел может помочь вам улучшить навыки тайм-менеджмента?

Матрица «срочно-важно» — отличный способ расставить приоритеты в задачах. Это позволяет вам иметь дело с действительно важными и работать для достижения ваших целей. Это позволяет вам правильно планировать и эффективно выполнять эти планы.

No related posts.