Метод Альпы в тайм-менеджменте, технология планирования времени
Пытаясь за день сделать огромное количество дел, мы буквально разрываемся на части. В итоге, к вечеру понимаем, что большая часть из них не доведена до конца или сделана не так, как надо. Из-за этого возникает чувство раздражения и отчаяния. Возникает резонный вопрос: как распланировать день, чтобы всё успевать и меньше уставать? Для этого в тайм-менеджменте используются различные технологии. Одним из способов эффективного управления временем является метод Альпы, разработанный немецким экономистом и психологом Лотаром Зайвертом.
Эффективное управление временем с помощью ЛидерТаск
Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.
Скачать ЛидерТаскВ чём заключается суть метода Alpen
Система ежедневного планирования с поэтичным названием «Альпы» не имеет отношения к знаменитому горному массиву, расположенному в Европе.
Своё наименование она получила благодаря пяти элементам, первые буквы которых образуют немецкое слово: «Alpen»:
- A (Aufgaben) – списки задач;
- L (Länge schätzen) – время, необходимое на их выполнение;
- P (Pufferzeiten einplanen) – планирование «запаса»;
- E (Entscheidungen treffen) – правильная расстановка задач по важности и приоритетности;
- N (Nachkontrolle) – итоги и анализ.
В основе принципа действия метода используется грамотное распределение дел по приоритетности. Для этого выбираются задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, от которых отделяют второстепенные задания, не требующие срочного выполнения. Их откладывают «на потом». В процессе планирования особое внимание уделяется рациональному распределению времени, чтобы его хватило на все задачи.
Методика не является чем-то новыми или исключительным. Она объединяет инструментарий матрицы Эйзенхауэра, технологии классического тайм менеджмента и основы постановки целей Б.
Франклина.
Придерживаясь несложного алгоритма, каждый человек может организовать свой день, таким образом, что у него хватит времени на все серьёзные дела и полноценный отдых. Потратив на составление плана с утра всего 15-20 минут, можно провести остаток дня с большей пользой для себя и бизнеса.
Преимущества и недостатки
Используя метод Альпы в планировании времени, можно улучшить личную эффективность. Преимущества данного инструмента:
- Возможность высвобождения до 20% свободного времени.
- Структурирование задач, предупреждение авральных ситуаций.
- Улучшение взаимоотношений в рабочем коллективе и в личной жизни. Успевая закончить важные задания, вы приобретёте внутреннее спокойствие и уверенность в себе. Сможете больше внимания уделить семье и близким.
- Предотвращение стрессовых ситуаций. В постоянной гонке за результатами, человек испытывает колоссальный стресс из-за перегрузок и хронической усталости. Научившись правильно обращаться со временем, правильно расставляя приоритеты, можно избежать ненужной спешки и нервозности.
Это благоприятно повлияет на психологическое состояние.
Это благоприятно повлияет на психологическое состояние.Недостатки у этого способа планирования также имеются. Среди них стоит отметить:
- Зависимость от характера, личных качеств человека. Для выполнения всех нужных шагов по методу Альпы необходимо обладать дисциплинированностью и способностью к самоконтролю.
- Отсутствие явной мотивации. Чтобы достичь эффективности, используя данную методику, важно чётко следовать всем этапам, не получая за это какого-либо вознаграждения. Это непросто, особенно на начальных этапах.
Как работает метод Альпы
Технология планирования по методу Альпы предназначена для самоменеджмента и руководителей предприятий, которые хотят навести порядок внутри компании. Она помогает улучшить производительность без дополнительных затрат времени и стресса. Нужно лишь поступательно выполнять все её этапы.
1. Составление списков задач
Ежедневное планирование начинается с составления списков задач на день. Заниматься этим лучше с вечера.
На листе бумаги или в электронном приложении составляют списки тех дел, которые нужно сделать в течение дня. Для распределения их по важности и приоритетности можно использовать метод Эйзенхауэра. Разбиваем лист на три колонки:
- В первую помещаем самые срочные, важные, не терпящие отлагательств задачи, которые нужно решить в первую очередь.
- Во вторую графу записываем задания, которые нужно обязательно выполнить в течение дня.
- В третьей должны оказаться мелкие, несрочные задачи, которые можно отложить «на потом».
В списки также стоит включить непредвиденные дела, форс-мажорные задачи, которые могут появиться в течение дня. Но, мелкие, несущественные задачи, выполнение которых занимает не более нескольких минут, туда добавлять не стоит.
Такие ежевечерние упражнения помогут сконцентрироваться на главных делах. Для наглядности их можно выделить разными цветами. Заниматься планированием в уме нецелесообразно. Обычному человеку тяжело удерживать в памяти более четырёх задач одновременно.
Всегда существует риск что-то забыть или упустить. Поэтому все ежедневные цели нужно обязательно записывать.
2. Анализ времени
Наверное, каждый хоть раз замечал, что одно и то же задание можно выполнить за разное количество времени. На идентичные процессы можно потратить как несколько часов, так и не более 30 минут, если сконцентрироваться на выполнении задачи и не отвлекаться на посторонние факторы.
Поэтому при планировании задач на день важно ставить себе временные ограничения. Тогда они будут выполнены быстро и оперативно.
3. Создание резерва времени
По правилам методики Альпы все задачи, запланированные на день, нужно решить за 60% времени. Оставшуюся его часть необходимо оставить на непредвиденные дела. Если вы работаете 8 часов, укладывайтесь в 5 часов. Для этого можно использовать разные способы: ускорять темп работы, делегировать поручения подчинённым или коллегам. Чтобы быстро справиться с любыми задачами, их нужно правильно расставить в списке дел по приоритетности.
Если какие-то задачи совсем не укладываются в плотный рабочий график, их переносят на следующий день.
4. Выполнение задуманных дел в установленных временных рамках
Составленное расписание задач нужно «подогнать» под время, определённое на прошлом шаге. Если вы выделили на это 5 часов из 8-часового рабочего дня, нужно обязательно уложиться в это время. Сократите сроки выполнения каждой задачи, чтобы все они могли вписаться в плотное расписание. Некоторые поручения передайте коллегам. Остальные дела также перенесите на следующий день.
Небольшие задачи, не требующие концентрации и сосредоточенности на процессе, можно сделать в перерывах между основными делами. По дороге на встречу проверить электронную почту, созвониться с клиентом или составить расписание на следующий день. В первую очередь, стоит выполнять дела из третьей колонки в списке. Возможно, некоторые задания, можно выполнить во время этих перерывов.
5. Оценка и подведение итогов
Просматривая свои списки, обратите внимание на дела, которые не удалось выполнить в течение дня.
Возможно, среди них присутствуют задачи, которые вы постоянно переносите. В этом случае стоит задуматься об их целесообразности и важности. Если дело важное, нужно выполнить его незамедлительно. А если эта задача несущественная, её отменяют и вычёркивают из списка.
Приложение ЛидерТаск для планирования времени
Умение грамотно распоряжаться своим временем – важная черта любого управленца. Хороший руководитель должен всегда и всё успевать, эффективно управлять временем своих подчинённых. Для этого используется планирование. Оно избавляет от хаоса, суеты, помогает навести порядок в делах.
Эффективная, качественная работа – это не всегда тяжёлый труд. Любой процесс можно организовать рационально и грамотно, с помощью современных методов управления. Чтобы запомнить большое количество информации, связанной с реализацией того или иного проекта, можно воспользоваться помощью электронного помощника – специального приложения для тайм менеджмента ЛидерТаск.
Программа, выполненная в стиле делового органайзера, оснащена всеми необходимыми инструментами для руководителя.
В её функционал входят чек-листы, списки дел, напоминания о будущих событиях. Присутствует удобный дневник-ежедневник для составления расписаний, цветовые метки для выделения задач.
Приложение ЛидерТаск работает в онлайн и оффлайн режиме. Совместимо со всеми цифровыми платформами и другими популярными сервисами. Имеет бесплатный тестовый период.
Скачать ЛидерТаск
Заключение
Одним из главных преимуществ методики Альпы является простота и эффективность. Используя данную технологию для организации личного и рабочего времени, вы избавитесь от чувства неудовлетворённости из-за того, что не успели завершить важные дела.
Наглядно видя перед собой текущие задачи, вам будет проще контролировать их выполнение. Вы всегда будете точно знать, что и когда сможете сделать на данном этапе. Это облегчит планирование в команде, улучшит производительность и результативность.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Вопрос 1 из 4
Я имею четкое представление о своих будущих целях или целях компании?
Вопрос 2 из 4
Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей?
Вопрос 3 из 4
Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и т.
п. средствами, помогающими мне лучше управлять своим временем?
Вопрос 4 из 4
У меня есть собственная система управления личным временем?
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.
Ваш купон для покупки:
Fromtest
Купить со скидкой
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Скачать книгу
5 стадий на пути к эффективности
Время чтения 5 минут
Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени.
Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы, который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.
<<Оглавление>>
Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.
Метод Альпы в планировании времени, возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.
Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день.
А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?
Метод Альпы состоит из пяти этапов
1 этап. Составления списка дел
На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности.
Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.
Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.
2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания
Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.
Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.
3 этап. Резервирование временного запаса
Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.
К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график.
Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.
4 этап. Все запланированные дела упаковываем во временные рамки
После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.
Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.
Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время.
Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.
5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени
Это собственно этап выполнения дел и их контроль.
Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.
Рекомендации по планированию времени
- Займитесь планирование вечером на следующий день. Это способствует большей уверенности и концентрации сил на завтрашний день.
- Сначала делайте дела, которые имеют наибольшую важность.
- Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас.
- Если у вас появляется свободное время, заполняйте его делами из колонки С либо другими короткими заданиями.
- Не забывайте о том, что все дела вам нужно втиснуть в 60% рабочего времени.
- По методу Альпы, если у вас появились непредвиденные дела, перепишите план дел заново.
- Не бойтесь гибкого графика работы. Если вы будете придерживаться всех стадий метода Альпы, то вы со всем будете успевать справляться.
Преимущества метода Альпы
- Вы научитесь работать целенаправленно.
- Рационально использовать время и объединять в группы похожие дела.
- Сможете разумно использовать интервалы в работе.
- Разовьется самодисциплина.
- Избавитесь от стресса и напряжения.
- Вы перестанете все забывать.
- Начнете достигать свои цели.
- Это настроит вас на рабочее настроение.
- Повысится ваша мотивация и удовлетворенность от работы.
- Улучшится настроение за счет трудовых достижений.
Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?
Отдых — это перемена деятельности. Александр Горбачев, специалист в сфере тайм — менеджмента, советует так устраивать переключения:
- Работа в офисе / дела вне офиса.
- Работа с бумагами / люди.
- Работаю один / общаюсь.
- Аналитика / творчество.
- Читаю, слушаю / говорю, пишу.
- Спокойная рутина / вызов.
Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?
Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому.
25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.
Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.
Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.
Психологический аспект планирования времени по методу Альпы
Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны.
Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.
С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.
Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент
QG-with-Executive Summary
%PDF-1.7 % 170 0 объект > эндообъект 252 0 объект >/Шрифт>>>/Поля[]>> эндообъект 253 0 объект >поток приложение/pdf
15.7 (сборка 19h3026) Quartz PDFContextuuid:7ab3ac28-dfa3-584c- 8e54-051fd4106894uuid:b94cfee7-1f49-b54a-9b09-deb7721d923d конечный поток
эндообъект
1690 объект
> Как использовать метод ALPEN
Обзор
Что такое метод ALPEN?
Идея состоит в том, чтобы подготовить список дел по времени, включающий только избранные задачи, которые должны иметь приоритет.
Метод ALPEN также побуждает вас работать в течение запланированных периодов времени и делать заранее запланированные перерывы.
Этот термин описывает простую технику, которая стала очень популярной и помогает вам управлять своим временем – или, другими словами, оптимально структурировать свое самоуправление.
Что означает метод ALPEN?
A: Запись задач, встреч и запланированных дел Подход был разработан экономистом и экспертом по тайм-менеджменту профессором Лотаром Дж. Зайвертом. «Метод ALPEN настолько же прост, насколько и эффективен», — говорит успешный автор многочисленных книг по самопомощи. «Он фокусирует пользователя на прагматичном ежедневном планировании и последовательной установке приоритетов. И это требует всего около пяти минут планирования каждый день.
Как использовать метод АЛЬПЕН:
1) Запишите свои задания и действия:
В идеале, следуя методу АЛЬПЕН, вы должны делать это вечером перед следующим днем.
Подготовьте список дел со всеми задачами и действиями, которые вам нужно выполнить, а также со всеми вашими встречами и перерывами на следующий день. При необходимости вы также можете добавить любую незавершенную работу, оставшуюся с предыдущего дня, в список дел. Нет необходимости следовать какому-то определенному порядку при записи этих пунктов.
На первом этапе этого плана управления временем вы или члены вашей команды должны записать каждую задачу, которую вы должны выполнить в начале дня. Неважно, насколько велики или значимы эти задачи, записывая все; целей и задач является отправной точкой.
2) Оцените, сколько времени займет работа:
Теперь примерно оцените, сколько времени вам потребуется для каждого элемента. Пожалуйста, имейте в виду:
• Будьте реалистичны в своих оценках времени и основывайте их на своем опыте
• Не делайте свой график слишком жестким
• Установите лимит времени
• Для встреч также записывайте точное время
Следующий шаг – отметить, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи.
Это поможет вам эффективно распределить свое время, когда дело доходит до планирования того, как вы собираетесь провести свой день.
3) Плановое буферное время:
(Буферное время в управлении проектами — это дополнительное время, добавляемое к оценке времени для поддержания проекта в рабочем состоянии. Это позволяет руководителям проектов иметь возможность учитывать непредвиденные ситуации без необходимости менять координацию проекта в основных образом.)
Невозможно исключить задержки, поэтому вам следует включить в свои планы резервное время, исходя из
следующих приближений:
• Используйте 60% своего времени для планирования конкретной работы и мероприятий
• Откладывайте 40% вашего времени в качестве буфера (зарезервируйте 50% вашего общего буфера времени для непредвиденных
и спонтанные действия)
Даже если вы строго следуете этому правилу 60:40, вы не всегда сможете сделать все. Помимо
других вещей, это может быть связано с вашей личной кривой производительности (делайте перерывы!).
После того, как вы получите приблизительное представление о том, сколько времени займет каждая из ваших задач, добавьте в конце немного буферного времени. Таким образом, вы не отстанете от графика, даже если недооцените, сколько времени займет что-то, и убедитесь, что ваш план не сорвется из-за необоснованных ожиданий.
Метод APLEN предполагает, что 40% вашего дня должно быть выделено на это дополнительное буферное время. Если вы закончите задачу до предполагаемого времени окончания, вы дадите себе больше времени для завершения следующей или можете сделать перерыв, пока не придет время приступить к следующей задаче.
4) Принимать решения:
Расставлять приоритеты: Что вам нужно сделать в первую очередь? Что важнее, что менее важно? Что можно делегировать
? Есть ли что-то, что не нужно и может быть отброшено?
После того, как вы добавили время ко всем задачам в вашем списке, отредактируйте его.
Определите, какие пункты являются приоритетными, а какие вы можете оставить на другой день и вычеркнуть из своего списка на данный момент.
После редактирования вы можете составить график всего, что вам нужно сделать, и сколько времени вы потратили на это. Это устраняет необходимость принимать решения, основанные на том, что делать дальше, и позволяет вам работать гораздо более творчески и продуктивно.
5) Обзор:
В этом обзоре вы должны проверить, удалось ли вам выполнить свои задачи и было ли ваше планирование
точным. Вы должны уделять особое внимание качеству своего планирования и использовать полученные знания и опыт
для улучшения планирования в будущем. Проверьте, выполнили ли вы пункты из своего списка дел
, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли и что ничего не осталось незавершенным. Любая работа
, которую вы не сделали или оставили незавершенной, должна быть включена в ваш план на следующий день.
После того, как вы выполнили свой план управления временем ALPEN и, надеюсь, добьетесь успеха, вернитесь к своему списку и поразмышляйте над ним.
Были ли точны ваши оценки того, сколько времени займет выполнение задач? Вы делаете все, что хотели, или вам нужно переоценить свою эффективность? Этот процесс дает вам возможность выделить задачи, которые вы собираетесь выполнить завтра, что облегчит вашу жизнь, когда вы снова начнете следовать этому методу.
Работа в команде по методу ALPEN:
Метод ALPEN отлично подходит для тех, кто хочет обновить свой список дел, но можно ли то же самое сказать о его использовании для организации задач вашей команды? Абсолютно! Вот некоторые корректировки, которые могут потребоваться для повышения эффективности всей команды:
- Рассмотрите возможность добавления буферного времени к встречам и задачам в календарях, чтобы компенсировать ежедневную непредсказуемость, которая может разрушить тщательно спланированный день. Это также помогает создать ежедневный 30-минутный интервал для работы над срочными (читай: незапланированными) рабочими запросами.
- Работайте над списками вместе, чтобы планировать время для совместной работы.
