Метод эйзенхауэра в планировании времени: Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать

Матрица Эйзенхауэра — это классический метод тайм-менеджмента. Он помогает правильно организовывать свои задачи и распределять время, чтобы укладываться в сроки и всё успевать.

Матрицу приоритетов Эйзенхауэра, как её называют американцы, придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы справляться со своими обязанностями и служить стране. Однако широкую известность метод получил после того, как о нём рассказал американский консультант Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

В этой статье мы разберём, как матрица Эйзенхауэра помогает планировать время, зачем её приверженцы делят тетрадный лист на четыре квадрата и как применять матрицу в работе.

Чем полезна матрица Эйзенхауэра и как ей пользоваться

Иногда задач становится слишком много, и вы уже не знаете, как с ними справиться. Собаку нужно отвести к ветеринару, заболел зуб, на работе «горит» проект, нужно забрать из садика ребёнка. Матрица Эйзенхауэра позволяет не растеряться, правильно распределить дела и сделать всё вовремя.

В основе матрицы лежит простой принцип: важно расставить приоритеты и не делать лишнего.

Составьте список дел. Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.

Рассортируйте задачи. Чтобы составить план по Эйзенхауэру, достаточно поделить лист бумаги на четыре части и распределить дела по срочности: сделать сразу, запланировать, поручить другим и не тратить время.

Это матрица Эйзенхауэра. Её можно начертить на простом листе. По сути, вы распределяете все дела на день на 4 квадрата: что сделать важно, что несрочно, что можно поручить коллегам и на что не стоит тратить время

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, понять, что действительно важно и не тратить время на ерунду. Ведь хороший тайм-менеджмент — это не «успевать всё», а «регулярно успевать делать то, что тебе важно». Если вы целый день носились с чужими задачами и ничего не успели из своего, это плохой тайм-менеджмент.

Квадрат 1: горящие задачи сделать первыми

Квадрат пожаров. Это место для срочных и важных дел, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Их отличительная черта — серьёзные последствия из-за срыва. Например, начальник лишил премии из-за вовремя не сданного отчёта.

На что обратить внимание. В этом квадрате всегда будут появляться дела — это неизбежно. Постоянная работа в авральном режиме приводит к хроническому стрессу и выгоранию. 

Если количество «срочняков» не уменьшается, попробуйте устранить их источник. Например, договориться с руководством ставить задачи вовремя, а не в последний момент.

Квадрат 2: несрочные дела отложить на потом

Стратегический квадрат. Сюда попадают важные дела, за которые необязательно хвататься сразу — их можно сделать в течение дня. Главное — не забыть, чтобы не разгорелся новый «пожар».  

На что обратить внимание. В идеале проводить в этом квадрате большую часть своего времени. Так вы будете чувствовать удовлетворение от своей работы и жизни в целом, не будете выгорать. Задачи из этого квадрата — то, что делает ваш будущий успех.

Квадрат 3: делегировать или отказаться от неважных дел

Квадрат рутины. Сюда попадают срочные задачи, которые вместо вас может сделать кто-нибудь другой. Например, коллеги, друзья или родственники.

Сюда попадает рутина, которая отнимает время, выматывает и мешает делать «настоящую работу». Принцип простой — если можете нагрузить других, сделайте это.

На что обратить внимание. Третий квадрат очень коварный, его легко перепутать с первым квадратом. Вы можете наслаждаться галочками напротив закрытых пустяковых дел и попасть в иллюзию продуктивности, но при этом чувствовать, что просто суетитесь и занимаетесь совершенно не тем. Результат — хроническая неудовлетворённость и выгорание.

Такие дела лучше максимально автоматизировать или делегировать. Например, попросите купить продукты жену или сына вынести мусор.

Квадрат 4: ограничить время на ерунду

«Квадрат — чёрная дыра». Сюда попадают задачи, которые не имеют ни ценности, ни дедлайнов и не стоят внимания. Например, полистать соцсети. 

Чем больше вы заняты делами из четвёртого квадрата, тем глубже погружаетесь в «чёрную дыру». И уже не остаётся времени на важное.

На что обратить внимание. Переходите к делам из четвёртого квадрата в последнюю очередь, когда остальное сделано. Хорошая идея — наблюдать за тем, сколько времени вы находитесь в «чёрной дыре», и немного себя ограничивать. Например, смотреть только по серии «Игры престолов» в день или тратить по часу на соцсети.

Где составлять матрицу Эйзенхауэра

Эйзенхауэр планировал дела в ежедневнике. Сейчас не забыть о важном также помогают специальные программы и приложения.

Блокнот. Начертите четыре отдельных квадрата и разлинуйте их для записи задач. Для наглядности можно использовать разные цвета.

Матрицу Эйзенхауэра можно начертить в простом блокноте

Компьютер. Для планирования задача подойдёт Word или Excel. Чтобы сделать таблицу нагляднее, можно выделить ячейки цветом по степени важности.

Матрица Эйзенхауэра в Excel

Приложения формата to-do list. Они созданы под смартфоны, поэтому список дел всегда будет под рукой. Здесь есть готовые шаблоны и напоминания о задачах, чтобы ничего не забыть.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote. Приложение для смартфонов и компьютеров с возможностью бесплатной подписки. Есть готовый шаблон для планирования задач

Матрица Эйзенхауэра в 4.Do. Бесплатное мобильное приложение на Android с матрицей на русском языке. Главный плюс — можно добавлять напоминания о задачах

Матрица Эйзенхауэра в Focus Matrix. Бесплатное мобильное приложение для iOS на английском языке. Можно создать напоминания и отчёты по выполненным задачам

Как планировать дела: метод Эйзенхауэра

1. Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
2. Суть метода — сортировать задачи в зависимости от важности на четыре категории: сделать сразу, приступить позже, делегировать и не тратить время.
3. Посвящайте день только срочным делам и проектам, в которых без вас не обойтись. Остальное подождёт.
4. Если задачу может сделать кто-нибудь другой, делегируйте. Останется больше времени на по-настоящему важное.

Как успевать вдвое больше за то же время — онлайн-курсы от Академии iSpring

Матрица Эйзенхауэра — лишь один из инструментов тайм-менеджмента, который помогает не жить в огне.

Другие способы управлять временем, людьми и собой — в библиотеке онлайн-курсов Академии iSpring. Курсы для руководителей и личной эффективности помогут научиться правильно планировать проекты, управлять командой, проводить совещания и давать обратную связь подчинённым, чтобы зарядить их на результат и принести пользу бизнесу.

Матрица Эйзенхауэра – что это, пример использования метода

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритизации задач. Это система, которая помогает вычленить из всего потока дел самые важные и срочные и распределить остальные задачи по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Как использовать метод Эйзенхауэра в планировании времени, в чем его недостатки и почему отдых тоже стоит включать в число первоочередных задач, — рассказывает врач-психотерапевт, клинический директор сервиса подбора психологов Alter Анастасия Афанасьева

Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач, постоянные дедлайны часто приводят к переутомлению, повышению тревоги и переориентации жизненных целей в сторону, не связанную с вашими ценностями. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.

Кто такой Эйзенхауэр и в чем суть его матрицы

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Кроме военных и стратегических заслуг, он известен высказыванием: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». Есть мнение, что Эйзенхауэр, уже будучи президентом, придумал распределять дела по матрице, впоследствии названной его именем. Однако документально это не подтверждено.

Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х.

Таблица Эйзенхауэра (Рисунок Getty images)

Как использовать матрицу

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. Чаще всего по вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Таким образом, получается четыре квадрата:

1)      Важно и срочно;

2)      Важно и не срочно;

3)      Неважно и срочно;

4)      Неважно и не срочно.

Главный вопрос: как оценить и распределить задачи по важности и срочности в модели Эйзенхауэра? Давайте начнем с важности. Чтобы понять ее степень, нужно определить ваши основные цели на данный момент и понять, каким ценностям они соответствуют. Целями могут быть семейное или финансовое благополучие, карьера, здоровье и так далее. При проверке важности задавайте себе вопрос: «Эта задача имеет прямое отношение к моей текущей цели и/или ценности, или нет?» Если ответ «да» — это важно, если ответ «нет» — то нет.

Материал по теме

Для того чтобы определить срочность задачи, нужно понимать, какие негативные последствия будут от ее невыполнения. Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно». Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная.

Помните, что оценка важности и срочности не происходит раз и навсегда: эти параметры могут меняться. Именно поэтому стоит время от времени пересматривать матрицу и собирать ее заново.

Как работать с квадратами матрицы

Посмотрим, что же мы можем записывать в каждый квадрат Эйзенхауэра.

Квадрат А: важно и срочно

Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия. 

Если большая часть ваших дел находится в квадрате А — это сигнализирует либо о проблемах с приоритизацией, делегированием, либо о выраженной перегрузке в определенных сферах жизни. Дела из этого квадрата мы делаем прямо здесь и сейчас, обычно это в течение одного-двух дней.

Материал по теме

Квадрат B: важно и не срочно

Это «квадрат потенциала», «благополучия». Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения в пределах пары дней. При невыполнении у этих дел могут быть негативные последствия, но они долгосрочные — то есть могут наступить через месяц, год, десятилетия. Именно поэтому квадрат В еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестицию в будущее».

Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие.

Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А.

Квадрат С: неважно и срочно

«Квадрат помех», или «иллюзий». В нем оказываются задачи, у которых есть быстрые последствия, но их выполнение не соответствует ценностям. Это коварный квадрат: его часто путают с квадратом А при трудностях с определением своих целей и ценностей и из-за необходимости делать задачи срочно. 

Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям.

Время на дела из этого квадрата нужно стараться минимизировать. Для этого можно либо использовать делегирование, автоматизацию и оптимизацию процессов, либо просто отказываться от задач.

Материал по теме

Квадрат D: неважно, не срочно

Это квадрат растрат, мусорная корзина. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Где можно собрать матрицу

1. Самый простой и доступный вариант — нарисовать матрицу вручную на бумаге или планшете, компьютере. Можно также сделать себе заготовки шаблона и пользоваться ими. Для наглядности и эффективности можно выделять задачи разными цветами и пользоваться стикерами.
2. В различных приложениях в формате to-do-list: ToDo от Microsoft, Notion, Trello, Evernote. Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы Эйзенхауэра.
3. В онлайн-сервисе Eisenhower.me, а также в приложениях для смартфонов по работе непосредственно с матрицей: Taskman, Tasks, 4do.
4. На канбан-доске. 

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

• Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.

• Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.

• «Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач. 

Материал по теме

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей. Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны. Пример распределения дел: человек записывает в квадрат В задачу «купить новую машину» и начинает постоянно откладывать эту цель. При детальном разборе оказывается, что на самом деле новая машина не нужна — ему нравится его текущая. Цель была внесена на основе мнения окружающих о том, что раз в два–три года машину надо менять. Получается, что в настоящий момент это и не срочная, и не важная задача для человека. Тогда это квадрат D. 

Более того, человек должен понимать, какие дела помогают ему отдыхать и восстанавливаться — и вносить их в квадрат В, а не D. У отдыха часто есть не срочность, но важность и долгосрочные последствия. Если мы постоянно откладываем отдых, не даем себе восстанавливаться, наполняться другими, нерабочими занятиями,то это приводит к выгоранию, снижению мотивации к работе, тревожным и депрессивным расстройствам. Чаще всего такой подход не бьется с ценностями о здоровье или развитии карьеры.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора

Что такое матрица Эйзенхауэра | Digital Academy

Каждый второй в России сталкивается с ощущением нехватки времени.

Знакомая картина: человек постоянно чем-то занят, времени не хватает катастрофически. Работа и домашние дела не заканчиваются, про отдых и личные увлечения можно забыть. Исследования подтверждают, что ощущение постоянного дедлайна приводит к значительному стрессу и связанным с ним нарушениям от потери эффективности до физического нездоровья. Помочь в такой ситуации могут техники тайм-менеджмента.

Источник: unsplash.com

Тайм-менеджмент или управление временем — это методы организации себя и своих рабочих и личных процессов для планирования и экономии времени и ресурсов.

Матрица Эйзенхауэра — это одна из самых популярных техник управления временем. Простой и рабочий метод позволяет разделить все дела по принципу их важности и перейти от бесконечного действия к результату. Подробнее о матрице Эйзенхауэра и принципе её работы рассказываем в этой статье.

Оглавление

• Что такое матрица Эйзенхауэра
  • Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр
• Зачем нужна матрица Эйзенхауэра
• Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя
  • Квадрант A: важные и срочные дела
  • Квадрант B: важные, но не срочные дела
  • Квадрант C: срочные, но не важные дела
  • Квадрант D: не срочные и не важные дела
• Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая помогает расставить дела по их приоритетности и решать в первую очередь серьёзные вопросы. Метод заключается в том, чтобы определить, насколько предстоящие задачи срочные и важные, и составить расписание таким образом, чтобы большая часть времени уделялась наиболее существенной работе.

Исследование учёных из университета Флориды показало, что большинство людей при выборе, какую задачу выполнить первой, выбирали не важные дела, а срочные. Если исследователи перед выбором просили их обосновать решение, испытуемые отдавали предпочтение более значимым делам. При этом постоянно занятыми себя считали те, кто отдавал предпочтение срочным задачам.

Как и прочие методы управления временем, матрица Эйзенхауэра помогает понять, где мы теряем больше всего времени, и рационализировать его использование.

Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра получила своё название в честь 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, которого современники описывали как крайне деятельного и высокопроизводительного человека.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Источник: wikimedia.org

Д. Д. Эйзенхауэр был профессиональным военным, сражался в Первой и Второй мировых войнах, с 1951 по 1953 годы возглавлял военные силы НАТО. В межвоенное время много внимания уделял своему образованию.

Нередко его рабочий день доходил до 15 часов. Ему принадлежит фраза, которая легла в основу метода составления матрицы: «Не все срочные дела важны, не все важные дела срочные».

Окончательно сформулировал и популяризировал метод Эйзенхауэра Стивен Кови, американский консультант по организационному управлению. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» он предложил окончательный формат матрицы и описал принципы его использования.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра

Почти все существующие техники тайм-менеджмента опираются на три компонента.

• Приоритетность. Перед выполнением дел необходимо определить, какие из них требуют внимания в первую очередь.
• Планирование. На каждую задачу нужно выделить определённое время.
• Структура. Для оценки собственной эффективности необходимо контролировать выполнение каждого дела и его результат.

Метод Эйзенхауэра использует те же принципы. Матрица в первую очередь наглядно демонстрирует, какие задачи приоритетные, и помогает отличать их от тех, которые кажутся срочными, но никак не влияют на нашу эффективность. Например, проверка сообщений в чатах мессенджеров или глажка накопившегося белья — не всегда те самые задачи, которые можно считать главными в жизни.

Читайте также:

Курсы по развитию soft skills для специалистов, фрилансеров и командных игроков

Инна Романович

10 мин.

Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя

Перед составлением матрицы Эйзенхауэра имеет смысл понаблюдать за собой пару дней, определить, какие дела занимают больше всего времени и насколько они приближают к поставленным целям. После этого можно приступать к самой технике.

Принцип матрицы достаточно простой. Она состоит из четырёх квадрантов, в которые распределяются все ваши дела.

1. Важные и срочные.
2. Важные, но не срочные.
3. Не важные, но срочные.
4. Не важные и не срочные.

 

Матрица Эйзенхауэра

С каждой ячейкой нужно разбираться последовательно и добавлять новые дела только после того, как вычеркнете уже выполненные. Рассмотрим квадранты по отдельности.

Квадрант A: важные и срочные дела

Квадрант А предназначен для самых важных и срочных дел. Это те задачи, срок выполнения которых уже подошёл, а невыполнение грозит последствиями. Например, рабочий проект, чья несдача сорвёт сделку, или медицинская процедура, которую уже нельзя отложить. Задач в этом квадранте должно быть минимальное количество, иначе вы будете в режиме постоянного дедлайна.

Возьмём для примера проджект-менеджера, который начинает работать над новым заказом — созданием сайта для клиента. В квадрант А пойдут следующие дела:

• обсуждение требований клиента;
• составление ТЗ специалистам;
• подготовка документации.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Квадрант В предназначен для важных, но не срочных дел, которые связаны с личным ростом, долгосрочными перспективами и целями. Они чаще всего остаются невыполненными. Отсутствие чёткого дедлайна создаёт видимость незначительности, и задачи часто заменяются на менее важные, но более срочные. В итоге вся деятельность превращается в рутину решения проблем без какого-то развития.

Если вернуться к нашему примеру с менеджером проектов, в этот квадрант можно добавить следующие пункты:

• прослушать новый курс образовательной школы для повышения квалификации;
• обновить резюме;
• прочитать книги по проектному менеджменту.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В квадранте С обычно больше всего задач. Именно сюда попадает список дел, которые делают нас занятыми и неэффективными. Несмотря на то, что галочек о выполнении в этой ячейке может быть гораздо больше, чем в остальных, удовлетворения от работы они не приносят, так как не дают ощутимого результата.

Сюда можно отнести:

• проверку электронной почты;
• ответы на сообщения в мессенджерах;
• разбор документов на рабочем столе;
• рассылку поздравлений к празднику клиентам;
• планёрки для участников проекта.

Самый эффективный способ справиться с такими делами — это делегирование. Поручите уборку на столе стажёру, рассылку открыток — почтовой службе, а введение в курс дела нового сотрудника — коллегам, которым предстоит с ним работать. Остальными вопросами можно заняться, когда квадранты А и В будут пусты.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В последний квадрант попадают так называемые «убийцы времени». Это дела занимают часы и не приносят никакой пользы:

• бесцельный скроллинг ленты социальных сетей;
• просмотр сериалов;
• перекладывание документов и вещей с места на место без практической пользы;
• игры на компьютере и в телефонах.

На эти занятия нужно выделять максимально ограниченное время. Несомненно, отдых важен, но заменив полчаса раскладывания пасьянса на прогулку или йогу, вы почувствуете большее удовлетворение.

Исследование 2019 года выявило, что существует прямая связь между тем, как сотрудники проводят свободное время, и их продуктивностью на работе. Работники, которые проводили вечер за телевизором или другим неактивным видом деятельности, чаще теряли мотивацию, чем те, кто занимался спортом или другим полезным делом.

Мы собрали все дела проджект-менеджера в готовую матрицу. Для достижения поставленных задач ему достаточно выполнять последовательно пункты А, В, С и D.

Матрица Эйзенхауэра для проджект-менеджера

Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники

Помимо матрицы Эйзенхауэра, существует множество других техник управления временем и ни одной универсальной, которая подходила бы каждому. Если вы хотите быть максимально эффективными и найти для этого самый удобный для вас метод, предлагаем вам подборку курсов по тайм-менеджменту.

Курс

Школа

Рейтинг

Стоимость

Рассрочка

Длительность

Ссылка

Тайм-менеджмент

Нетология

91.5

5 500 ₽

-

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

Skillbox

90.0

18 602 ₽

3 100 ₽/мес

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

Eduson Academy

60.0

6 900 ₽

-

0. 5 месяцев

Сайт школы

Тайм-менеджмент лучшие техники

4brain

0.0

1 990 ₽

-

1.5 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

City Business School

0.0

9 900 ₽

-

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

TSQ Online

0.0

8 000 ₽

2 667 ₽/мес

1 месяц

Сайт школы

Эффективный тайм-менеджмент: практикум по управлению временем

Среда обучения

0. 0

6 000 ₽

-

0.5 месяцев

Сайт школы

Больше курсов

 

Постоянный стресс от нехватки времени может привести к различным нарушениям здоровья, в том числе серьёзным, вроде воспалительных процессов и аутоиммунных заболеваний. Матрица Эйзенхауэра — простой способ справиться с перегрузками и освободить свою жизнь для новых достижений.

Матрица Эйзенхауэра: технология планирования времени

Содержание

• В чём суть технологии?
• Как правильно применять технологию?
• Как исправить ситуацию?

Управление временем (или тайм-менеджмент) – полезное умение, позволяющее не запутаться в бесконечном потоке текущих дел. Одной из самых простых и эффективных методик самоорганизации посредством расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра.

Родоначальником технологии считается известный американский военный и политический деятель. В середине прошлого века целеустремленность, работоспособность и дисциплинированность позволили полковнику Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру занять пост президента США.

В чём суть технологии?

Определяясь с приоритетностью имеющихся дел, Эйзенхауэр руководствовался двумя критериями – срочностью и важностью. Чтобы представить матрицу наглядно, следует на бумажном листе построить систему координат. Ось Х будет обозначать степень значимости дел, ось У – их срочность. В результате построения должно получиться четыре квадранта.

В верхнем левом углу следует записать все срочные, но малозначимые дела. К таковым относятся задачи категории «форс-мажор». Они, как правило, возникают внезапно, а их выполнение не занимает много времени. Вместе с тем, реализация заданий из этого квадранта не приближает человека к достижению глобальных целей. К неважным срочным делам относятся: починка стиральной машинки, отправка письма, поздравление кого-либо с днём рождения.

Квадрант, образовавшийся в верхнем правом углу, предназначен для значимых задач, требующих скорейшего выполнения. Подобные дела, если их не сделать вовремя, могут стать причиной проблем со здоровьем. Если такие задания касаются работы, от скорости их реализации зависит продвижение по карьерной лестнице, финансовое благополучие. Примеры срочных важных дел: подготовка презентации, защита дипломной работы, поход к врачу с острой болью.

В нижнем правом квадранте должны оказаться значимые задачи, требующие неспешного выполнения. Несмотря на то, что такие дела не к спеху, работать над их реализацией необходимо систематически. Если этого не делать, спустя какое-то время они перекочуют из несрочной категории в срочную. Специалисты по тайм-менеджменту советуют вписывать в этот квадрант все занятия, повышающие качество жизни человека, а также способствующие саморазвитию. К таковым относятся: спортивные тренировки, образовательные курсы, регулярные медицинские обследования.

Нижний левый квадрант – удел «потешных» дел. Выполнение заданий, вписанных в этом углу, не приносит никакой практической пользы, однако доставляет эмоциональное удовлетворение. Если же поддаться соблазну, сконцентрировавшись на реализации занятий данного сегмента, вскоре выяснится, что на остальные, более важные вещи не хватает времени. В тайм-менеджменте всё, что отвлекает от выполнения основных задач, принято называть хронофагами. К «пожирателям времени» относятся: просмотр телевизора, зависание в социальных сетях, болтовня по телефону.

Как правильно применять технологию?

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – не только инструмент планирования, но и своеобразный тест. Анализ наполнения каждого квадранта даёт представление о том, насколько рационально человек использует время. Большое число задач в верхнем левом сегменте (срочные/неважные) свидетельствует об отсутствии умения отделять главное от второстепенного. На практике это выливается в постоянную занятость без видимой отдачи. Консультанты по тайм-менеджменту рекомендуют таким работникам уделять меньше внимания сиюминутным проблемам, краткосрочным целям и другим несущественным мелочам.

Матрица Эйзенхауэра с преобладающим числом записей в верхнем правом квадранте (срочные/важные) указывает на неумение работника распределять нагрузку или его неспособность придерживаться составленного ранее плана. Последнее, как правило, происходит, когда человек неадекватно оценивает свои возможности. Например, он отводит на подготовку доклада 2–3 часа, а в реальность тратит весь рабочий день. В итоге все оставшиеся запланированные задачи он вынужден переносить на завтра. А далее незавершённые дела накапливаются, как снежный ком, и, наконец, наступает момент, когда делать всё надо впопыхах на последней минуте.

Лучше всех с задачей оптимизации времени справляется работник, у которого в матрице доминирует нижний правый угол (несрочные/важные). Умение правильно расставлять приоритеты, планировать и адекватно рассчитывать силы позволяет ему работать на перспективу, то есть не только быть занятым, но и получать дивиденды от своих трудов. Таких людей работодатели характеризуют как организованных, ответственных и пунктуальных. Высокая оценка в глазах начальства, естественно, влияет на карьерное продвижение.

Больше всего задач оказалось в нижнем левом углу? Повестка дня, заполненная в основном несрочными/неважными делами, сигнализирует о том, что пора разобраться с «пожирателями времени». В тайм-менеджменте зловредной признаётся любая неэффективная деятельность. Хронофагом может быть, например, хобби, отнимающее слишком много времени. Если увлечение (даже очень полезное) перестаёт быть занятием на досуге, мешает основному виду деятельности, его необходимо поместить во временные рамки и строго следить за соблюдением отведённого лимита.

Как исправить ситуацию?

Если матрица Эйзенхауэра выявила проблемы планирования и расстановки приоритетов, необходимо задействовать и другие инструменты тайм-менеджмента. Например, рекомендуется практиковать постановку долгосрочных целей, разделять большие задачи на малые, беспощадно бороться с хронофагами.

Оптимизировать временные затраты помогут и следующие практические советы, касающиеся матрицы Эйзенхауэра:

• Число задач в сегменте «срочно и важно» необходимо свести до минимума – одной-двух.
• Если нерешённых проблем накопилось много, часть полномочий можно делегировать другим сотрудникам.
• Концентрировать внимание необходимо на участке «важно и не срочно»: там должно быть больше всего заданий.
• Расписывая сроки на выполнение задач, надо адекватно оценивать временные затраты.
• Необходимо стремиться к тому, чтобы раздел «не важно и не срочно» был пустым.

Если причина неэффективности кроется в хронофагах, их следует найти и обезвредить. В данном случае пригодится такой инструмент как ведение хронометража дня. Обязательным условием на работе и в быту должно стать выполнение одного дела за один раз. Нельзя откладывать большие задачи на потом: их необходимо делать каждый день понемногу. Ещё одна ценная способность, позволяющая долго и плодотворно трудиться, – умение отдыхать.

Выходные дни можно посвятить увлечениям или саморазвитию, например, прочитать одну из этих книг:

• Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.
• Архангельский Глеб. Тайм-драйв: как успевать жить и работать.
• Гений Анатолий. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра.
• Зайверт Лотар. Ваше время – в Ваших руках.
• Лидс Реджина. Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове.
• Фьоре Нейл. Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом.

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Проверьте эффективность матрицы на практике

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т. п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

• выбор главных ;
• расстановка жизненных целей;
• сокращение времени на ненужные задачи;
• планирование своего рабочего графика;
• распределение дел по их срочности;
• фиксирование на главном;
• умение отделять основное от второстепенного;
• соблюдение дедлайна;
• дисциплина;
• экономия времени;
• отсутствие спешки;
• рационализация своего дня;
• осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A , которая содержит важные и срочные задачи. B включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

• посещение стоматолога;
• занятия спортом;
• косметологические процедуры;
• приготовление изысканного блюда;
• свидание;
• тренинг или совещание у начальства;
• урок музыки у ребенка;
• общение с детьми;
• рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А . Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В . Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С . В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D . Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни

Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

1. Профессиональные дела. Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
2. Семейные отношения. Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
3. Ведение хозяйства. Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
4. Приятельские связи смело заносится в D . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

Матрица Эйзенхауэра — это полезная программа для руководителей и тайм-менеджеров. Подробнее читайте в статье.

Если вы руководитель, менеджер или даже простой работник, вам может понадобиться матрица Эйзенхауэра . Это специальная таблица, помогающая правильно распланировать свой день. Подробнее читайте ниже.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра – таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта . Также в ней есть две оси:

• Ось срочности (по горизонтали)
• Ось важности (по вертикали)

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?

Как говорилось выше, матрица Эйзенхауэра – это лучший метод результативной организации времени, который помогает выполнять и добиваться быстрых и необходимых результатов. Она состоит из 4 квадрантов , каждый из которых обозначается разными задачами на определенный день. Такая программа для руководителя просто незаменима. С ее помощью он может выделить главное дело дня и уделять ему больше внимания, не откладывая и не забывая о важном. Вот пример картинка такой матрицы:

Матрица Эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дня

Стоит знать: Самым главным при составлении матрицы является распределение на срочные и важные задачи.

Какому квадранту больше всего уделять внимание? Вот характеристика 4 квадратов :

Квадрант А (срочно и важно)

• Невыполненные срочные дела, которые могут привести к ухудшению состояния здоровья.
• Игнорирование выполнения этих дел может повлечь за собой неприятности, депрессию и кризис.
• Если дела из данного квадранта откладываются на потом, то есть вероятность невозможного достижения конечных целей.

Квадрант В (не срочно и важно)

• В данный квадрант необходимо вписывать важные дела, которые не требуют срочного выполнения.
• Если дела в квадранте выполняются быстрее чем в квадранте А, то это означает что человек на пути к финансовой стабильности и успеху.
• Необходимо решать дела каждый день.

Квадрант С (срочно и не важно)

• Появление срочных, но не важных дел нужно предугадать.
• При составлении квадранта нет необходимости спешить с распределением дел.

Квадрант D (не важно и не срочно)

• Необходимо вносить дела, которые приносят удовольствие и комфорт при выполнении.
• Не игнорировать список дел, а выполнять их по мере поступления.

Вот шаблон, пример распределения важных, срочных дел для руководителя:

• Дела вида А . Дела, которые необходимо обязательно выполнить самому руководителю в течение дня.
• Дела типа В . Сюда входят саморазвитие и обучение сотрудников. Например, проведение совещаний в начале рабочего дня.
• Дела типа С . Дела распределяются между подчиненными. Руководитель контролирует исполнение.
• Дела типа D . Выполнение не является обязательным, но если задачи из этого квадранта будут выполнены, то руководитель и коллектив будет с радостью выполнять все оставшиеся задачи.

Советы руководителю по составлению дел по матрице Эйзенхауэра :

• Необходимо научить свой коллектив работать по данной матрице.
• Установить контроль над выполнением всех поставленных задач.
• Не перегружать подчиненных большим перечнем задач. Лучше распределять их на всю неделю.
• Важные дела следует выполнять в первую половину дня, когда преобладает активность.
• При выполнении дел необходимо со всей серьезностью подходить к ним.
• При выполнении задач необходимо сосредоточится на одной сфере. Мультизадачность приведет к невозможности добиться успеха.

Руководителям стоит использовать матрицу на своем рабочем месте, так как это один из лучших способов достигнуть нужного результата и успеха.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента

Нехватка времени — эта ситуация знакома большинству студентов. Сессия, дипломные – все это так не хочется делать и учащиеся просто тонут в прокрастинации. Но матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, поможет контролировать свое время и не получить отчисления. Вот советы и задачи:

• В первый квадрант нужно добавить дела, которые отложить просто невозможно. Что-то очень срочное. И если это «что-то» не сделать, будет полный провал (отчисление). Примеры: подготовка к экзаменам, домашние задания.
• Во второй квадрант можно добавить дела, которые не очень срочные, но обязательно нужно сделать. Примеры: защита диплома, реферат.
• Третий квадрант полностью посвящен не важным, но срочным делам. Эти дела обычно навязаны родственниками или друзьями. Примеры: сходить на День рождения друзей, родителей (дальних родственников), помочь другу с какой-то незначительной работой.
• Последний квадрант . В него следует добавить дела, которые делать вообще не желательно, они только отнимают время и снижают продуктивность. Примеры: просмотр видео на Ютубе (это занятие может затянуться на весь день и мешает учебе), компьютерные игры (тоже очень сильно тратят ценное время студента) и постоянная проверка соцсетей.

В первую очередь всегда нужно выполнять дела из срочного квадранта. И потом, дела из важного, но не срочного квадранта. В последнюю очередь нужно делать дела из срочного, но не важного квадранта. Делами из последнего квадранта лучше вообще не заниматься (особенно пока не выполнены дела из первых двух квадрантов). Распределить дела удобно в документе Excel, создавая обычную таблицу с четырьмя квадратами для записи.

Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн

Матрица Эйзенхауэра: приложение

По своей природе матрица Эйзенхауэра представляет собой двумерную разновидность органайзера, позволяющую максимально визуализировать процесс планирования. В ее основе лежат две оси — ось срочности по горизонтали и ось важности по вертикали, на каждой из которых нанесены по два деления: срочно, не срочно и важно, не важно. Таким образом происходит разделение дел на четыре категории(матрица состоит из четырех квадратов). Следует отметить убывание качеств по осям и направление вертикальной оси вниз.

Для планирования дел было создано приложение с алгоритмами матрицы Эйзенхауэра . Оно прекрасно реализует вышеприведенный метод. Доступно для скачивания по этой ссылке . Подробное описание работы приложения:

• Квадрат A голубого цвета — важно и срочно. Идеальная работа подразумевает отсутствие в нем записей.
• Квадрат B красного цвета — важно, не срочно. В него попадают наиболее перспективные направления деятельности. Для достижения максимального эти дела являются приоритетными.
• Квадрат C зеленого цвета — не важно и срочно. Сюда попадает разнообразная рутина, отвлекающая от намеченной цели. При возможности, эти дела следует перепоручить другим сотрудникам.
• Квадрат D желтого цвета — не срочно и не важно. Здесь содержатся дела весьма приятные, но не приносящие ощутимого результата.

Скачивайте приложение, которое позволяет планировать дела в режиме онлайн — удобно и просто.

Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауера – инструмент тайм-менеджмента, который очень популярен в современном мире и который используют множество людей. Кто же основал матрицу? Ее создателем является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр . Этот человек сам по себе был деловым и достаточно занятым. Именно поэтому он оптимизировал свой график, все свои дела. Суть данного механизма — грамотно распределить свои дела по мере необходимости, сократить время на вовсе ненужные занятия. Чтобы лучше понять суть матрицы, нужно представить четыре квадрата. Ось важности будет вертикальная, а ось срочности естественно по горизонтали.

Метод «Матрица Эйзенхауэра» помогает распределить свои дела по важности и выполнять их срочно или, наоборот, отдохнуть и отвлечься на разговоры. Вот еще немного полезной информации про эту матрицу, которая пригодится для тайм-менеджеров:

• Что касается квадрата А , то дела из него нужно выполнять в первую очередь.
• Квадрат В невозможно оставить без внимания. В нем находятся важные и перспективные дела. Обычно этот квадрат занимает особое положение в повседневной жизни. Именно благодаря квадрату В, люди достигают успехов, поднимаются по карьерной лестнице. Как правило, жизнь с помощью данного квадрата движется в лучшую сторону. Но если не вовремя выполнять дела из квадрата В , можно с легкостью попасть в квадрат А .
• Главное что нужно запомнить, это то, что нежелательно путать дела из квадрата А с квадратом С . К такому квадрату обычно относят переговоры, встречи, дни рождения.

Квадрат D не имеет особого значения для жизни человека, так как дела в нем не приносят никакой пользы, дохода.

В чем отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра?

Отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра

Квадрант Кови , как и матрица Эйзенхауэра – это таблицы для распределения дел и продумывания личного времени. Но все же у них есть различия:

• Квадрант Кови выглядит как таблица с четырьмя делениями.
• Каждое деление имеет свое название.

Вот как называются отделы таблицы квадранта:

• «Квадрант необходимости»
• «Квадрант качества»
• «Квадрант мнимой срочности»
• «Квадрант потерь времени»

В первый квадрат добавляются срочные, важные дела, которые в любом случае нужно выполнить. Во второй добавляются не важные дела, которые можно и не делать

В матрице Эйзенхауэра похожая ситуация, но внешний вид таблицы немного другой:

• «Срочные дела»
• «Не срочные дела»

В матрице важность отделов написана с левого бока таблицы. Верхние блоки – «важные». А нижние «не важные», также как и в квадранте Кови . В матрице, в отличие от предыдущей программы, нет подписей таблиц. Только римские цифры.

Различий этих таблиц для структурирования времени нет. Лишь несколько, и только во внешних особенностях. Что Квадрант Кови, что матрица Эйзенхауэра – выполняют одну и ту же цель, одинаковыми способами. Для распределения времени можно использовать и матрицу, и квадрант – разницы в использовании не будет.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко

Матрица Эйзенхауэра

На решение чужих задач люди тратят много своего времени и зачастую не успевают решить собственные. А принятие любых решений неразрывно связано с эмоциями. Матрица Эйзенхауэра помогает не только разобраться с повседневными делами, но и уменьшить эмоциональную нагрузку. Как и у любой другой техники организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы :

• Простота в применении, все дела распределяются по 4-ем группам , а затем по ним принимается решение.
• Уменьшение количества неважных дел. Заранее можно выделить дела, которые вообще выполнять не следует.
• Помощь в планировании важных и сложных задач, в первую очередь расставляются приоритеты.
• Оптимизация временных затрат. Можно все успевать делать в срок.

Минусы:

• Подходит только для среднесрочного и краткосрочного планирования, для решения текущих задач. Планов на длительное время с нею не построить.
• В матрице нет необходимости, если ежедневных задач немного.
• Нужна тренировка, чтобы правильно определять, какие дела важные и срочные, а какие – нет, какие выполнять в первую очередь, а какие можно отложить на «завтра».
• Ошибиться с выбором без подготовки легко.

Несмотря на эти незначительные минусы, которые с опытом будут вообще минимальные, матрица помогает справиться с делами и выполнить работу на отлично.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел

Когда домохозяйке следует четко и правильно распределить свое свободное время, то можно также использовать матрицу Эйзенхауэра . Вы учитесь выбирать приоритетные задания и успешно справляетесь с собственными проблемами. После такого распределения времени, вы получаете качество и продуктивность. Если вы еще не умеете правильно выбирать приоритетные и второстепенные задачи, то данная матрица поможет вам:

• Постоянная занятость, депрессия, проблемы зачастую ставят нас в тупик.
• Мы не знаем, какое решение будет правильным, поэтому таблица позволит быстро абстрагироваться и чувствовать разницу между важными и менее важными делами.
• Матрица идеальная для использования со срочными и важными делами.
• Теперь вы сможете правильно отфильтровать варианты и заняться необходимыми делами по дому.
• После того, как все задачи будут распределены на важные и срочные, упрощается процесс распределения рабочего и свободного времени.

Матрица Эйзенхауэра

По вышеуказанному шаблону распределите свои дела и успешно планируйте время. Матрица – это идеальный способ оценить и распределить свою нагрузку. Теперь вам не грозит нервозность при необходимости принятия важного решения или с чего начать.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина . Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра при достижении поставленных целей:

• Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
• Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней , представляющих собою готовый план действий:

1. Главные жизненные ценности – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
2. Глобальная цель – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
3. Генеральный план – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
4. Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет . Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
5. Краткосрочный план на месяц, неделю – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
6. План на день – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Видео: Матрица Эйзенхауэра: тайм менеджмент для женщин

Прочитайте статьи

что это, как пользоваться в постановке задач

Навык правильно расставлять приоритеты, не отвлекаясь на бесполезные дела и не откладывая важные задачи в долгий ящик, максимально полезен для любого управленца. Такой простой инструмент как матрица Эйзенхауэра поможет не впасть в аналитический ступор, распределяя приоритетность задач для себя и подчиненных. «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» — принцип, заложенный в основу метода распределения приоритетности дел, называемого матрицей Эйзенхауэра.

В этой статье обсуждаем, в чем особенности метода Эйзенхауэра, как составить матрицу и какие современные инструменты для автоматизации процесса постановки задач и экономии времени можно использовать дополнительно.

Что такое матрица Эйзенхауэра и для чего нужна

Матрица Эйзенхауэра — одна из популярных механик тайм-менеджмента, которую успешно используют в современных компаниях для постановки поручений сотрудникам. Эйзенхауэр был уверен, что секрет эффективности и продуктивности — правильное распределение приоритетов. Нужно делать важные дела сразу и не тратить время на то, что не имеет ключевой ценности для достижения, желаемого результат.

Формируют матрицу всего четыре квадрата (ячейки):

1. Срочно и важно.
2. Не срочно и важно.
3. Срочно и не важно.
4. Не срочно и не важно.

Интересно, что идея матрицы Эйзенхауэра пересекается с правилом Парето, которое гласит, что 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Конечная цель при использовании матрицы — отсеять второстепенные дела, вычленить наиболее важные и сосредоточиться на них.

Как составить матрицу и пользоваться ею

Мы уже упомянули, что матрица состоит из четырех квадратов — в каждую ячейку помещают задачу в зависимости от ее приоритетности.

Посмотрим, как эта технология тайм-менеджмента выглядит на практике:

1. Квадрат «А» со срочными и важными делами. Назовем его «Незамедлительно исполнить!»

   Сюда мы определяем наиболее приоритетные задачи, которые нужно решать в ближайшее время, а лучше — здесь и сейчас. Таких задач жесткие дедлайны, а полученный результат критично важен для развития бизнеса. Откладывание дел из первой ячейки может стать причиной упущенной выгоды. Для многих работа с первым квадратом самая сложная, так как срочные и важные дела могут появиться извне и помешать текущим планам.

   Если при распределении задач их количество всегда преобладает в ячейке «А», скорее всего, есть недочеты в планировании времени. Приоритеты расставляются неправильно, силы расходуются нерационально, а навык делегирования не натренирован.

   Что делать с задачами?

   Ответ — выполнять как можно быстрее. Если постоянно их откладывать, может пострадать репутация компании. Управленцу бизнеса важно научиться делегировать срочные и важные задачи, подбирая специалистов, обладающей необходимой экспертизой.

2. Квадрат «В» с важными и не срочными делами. Назовем его «Реши, когда сделаешь это!»

   Этот квадрат является стратегической частью матрицы Эйзенхауэра, подходи для долгосрочного планирования и развития. Сюда записываем дела, которые крайне важны, но не требуют незамедлительного реагирования. Пометка «не срочные» не означает, что у задач нет дедлайна — есть, просто не горящий.

   Многие предприниматели называют этот квадрат стратегическим или квадратом потенциала — речь идет о делах, которые нужно выполнять обдуманно, планомерно и с большой настойчивостью. Сюда попадают задачи, решение которых напрямую влияет на развитие компании в долгосрочной перспективе.

   Что делать с задачами?

   Ответ — четко планировать и выделять специальное время для их выполнения. Помните, что нередко дела из ячейки «В» перекочевывают в «А», как раз из-за привычки откладывать на потом.

3. Квадрат «С» со срочными и не важными делами. Назовем его «Делегируй!»

   В эту ячейку матрицы попадают дела, которыми нужно заняться срочно, но на достижения главных целей они особо не влияют. Не зря квадрат «С» называют еще квадратом помех, иллюзий и суеты. К таким делам можно отнести телефонные звонки, планирование мероприятий, отправка электронных писем. Часто это несложные поручения, не требующие личного внимания руководителя и занимающие много времени, поэтому их можно и нужно делегировать.

   Из-за срочности дел этот квадрат легко перепутать с квадратом «А», где находятся тоже срочные, но очень важные дела. Наш мозг часто воспринимает срочные дела, как важные по умолчанию.

   Что делать с задачами?

   Ответ — время, которое тратится на обработку задач из этого квадрата, нужно свести к минимуму. Делать это можно двумя способами: делегировать другим исполнителям или автоматизировать, используя специальное программное обеспечение. Например, в КСК Технологии есть продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер, который помогает автоматизировать постановку поручений, их контроль и много других бизнес-процессов.

4. Квадрат «D» с не важными и не срочными делами. Назовем его «Сделай это позже или никогда!»

   Многим нравится называть этот квадрат мусорной корзиной, что неплохо отражает его суть. Все дела, попадающие в этот список, не приносят никакой особой ценности для бизнеса. Их можно отложить или забыть про них и никогда не делать. Иногда сюда попадают даже вредные дела, которые пожирают время и не дают абсолютно никакого результата.

   Что делать с задачами?

   Ответ — выполнять в последнюю очередь (используем остаточный принцип) или вспомнить, почему этот квадрат называют мусорной корзиной. Если что-то оказалось в мусоре, важность этого можно поставить под сомнение. Эйзенхауэр был уверен, что дела из мусорной корзины можно навсегда удалить из своего списка и не распыляться.

Совет! Для визуализации матрицы Эйзенхауэра каждый квадрат выделяйте определенным цветом, который будет связан с уровнем приоритетности. К примеру:

• серый — не важно, не срочно;
• красный — срочно;
• желтый — не срочно, но важно;
• зеленый — срочно, но не важно.

Составляя матрицу Эйзенхауэра для бизнес-целей, вы заметите, что большинство дел попадают в квадрат «А» и «С», а самые ощутимые результаты для бизнеса приносят дела, оказавшиеся в ячейке «В», которые редко определяют, как срочные, но всегда важные.

Выше мы рассмотрели, как распределяют дела в четырех ячейках таблицы Эйзенхауэра. Дальше обсудим, как работать с этой информацией.

Стратегии работы с матрицей Эйзенхауэра и решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Расскажем про самые распространенные стратегии использования матрицы в контексте тайм-менеджмента на предприятии или в организации:

1. «Сначала плати себе». Приверженцы такого подхода планируют самые продуктивные часы на решение задач из ячейки «В», остальные дела распределяются в течение дня. Прелесть этого подхода в том, что максимально продуктивно мы работаем над достижением долгосрочных целей.
2. «Тушение пожаров». Суть в выполнении заданий по их срочности. То есть, всегда начинаем с ячейки «А», где у нас очень важные и очень срочные задачи, потому переходим к не важным, но срочным (квадрат «С») и дальше к остальным. Эта стратегия подойдет, если назрела ситуация, когда не знаешь, за что хвататься. Но если использовать ее постоянно, можно так и не добраться до дел из ячейки «В», который, как мы помним, отвечает за стратегическое развитие и долгосрочные перспективы.
3. «Гибкий подход». Суть в том, чтобы принимать решение от текущего контекста. То есть, каждый раз смотрим в матрицу и решаем, какую задачу уместно выполнить прямо сейчас. Из минусов — постоянно необходимо анализировать обстановку и обновлять свои решения.

Единственно правильного способа, как работать с матрицей Эйзенхауэра, не существует. Можно попробовать разные подходы и выбрать тот метод, что удобнее и эффективнее для вас.

Чтобы еще больше упростить работу с задачами компания «КСК ТЕХНОЛОГИЯМ» предлагает использовать инструменты автоматизации бизнес-процессов, например, продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер. Программа позволяет автоматизировать делегирование и постановку задачи, отслеживание их эффективность, контроль просрочки, отправку исполнителям напоминаний и подготовку отчетов для аналитики.

Матрица Эйзенхауэра: Распределите свое время на самое важное

Работайте умнее

Большинство людей тратят время на задачи, которые не приближают их к цели. Матрица Эйзенхауэра вырывает вас из этого круга.

от RC Victorino — 23 сентября 2020 г.

Быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожары и в конце дня не приблизиться к достижению своих долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в неправильной расстановке приоритетов. Люди отдают приоритет срочным задачам над любыми другими задачами, независимо от долгосрочной выгоды.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Различая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самом важном.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам провести это различие и улучшить управление временем.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи. Он разбивает задачи на четыре поля, в которых определяется приоритет, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.

Также известная как Матрица Срочно-Важно, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр организовал свои обязанности так, чтобы на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Весь день бегаете тушить пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на задачах, которые хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало на что влияет
• Не продвигаются к долгосрочным целям
• ​Страдают прокрастинацией
• Пытаться сказать «нет», когда вас просят что-то сделать
• Трудно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и срочными задачами.

Срочные задачи срочные и требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы чувствуете себя обязанными решать. Сосредоточение внимания на срочных задачах приводит вас к реактивному мышлению , которое может заставить вас чувствовать себя защищенным, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Сосредоточение внимания на важных задачах ставит вас на отзывчивое мышление , которое может заставить вас чувствовать себя спокойно, рационально и открыто для новых идей.

Примечание. Если откладывать важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны считать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы концентрируемся на долгосрочной перспективе.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важные и срочные / Сделайте
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / Расписание
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Неважно, не срочно / Удалить

1.

Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы со сроками выполнения, например исправление критической ошибки в вашем инструменте SaaS.

Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Несрочные, но важные задачи

Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь цели — и не имеют срочные сроки.

Запланируйте эти задачи на потом.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это квадрантом качества .

Однако большинство людей не проводят здесь достаточно времени, потому что они не знают, что для них важно, или потому что они зациклены на самых неотложных задачах.

3. Срочные и неважные задачи

Задачи, попавшие в этот квадрант, почти всегда отбивают ваш любимый курс. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Делегируйте эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над срочными задачами, которые важны для них, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к их долгосрочным целям.

4. Несрочные и неважные задачи

Эти задачи не являются неотложными и не помогают достичь долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите эти задачи из своего расписания.

Приоритизация задач

Сначала оцените, на какой части матрицы вы тратите свое время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент управления задачами или просто отслеживать свое время с шагом 30 минут в электронной таблице.

Через неделю разместите выполненные задачи в соответствующем квадранте, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь ключевое слово — вы организуете эти задачи на основе ваших целей, а не чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете сбалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы сократить количество задач Квадранта 1, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать возникновения непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач Квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстраниться от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы сократить количество задач Квадранта 3, создайте стратегию делегирования, устранения или ограничения времени, затрачиваемого на эти задачи.

Например, сгруппируйте эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или сообщите своему руководителю, сколько времени вы тратите на рутинную работу. Если вы менеджер, сообщите своей команде, что вы делегируете им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в Квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность. Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в создание времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приведут ли ваши усилия к увеличению времени, проведенного в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты сместятся в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня. Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Суть не в том, чтобы расставить приоритеты в расписании, а в том, чтобы расставить приоритеты”. — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил пытаются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но несрочных задач. Интеграция матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам расставить приоритеты на основе того, что для вас важнее всего.

Матрица Эйзенхауэра: уделяйте время тому, что важнее всего

Работайте умнее

Большинство людей тратят время на задачи, которые не приближают их к цели. Матрица Эйзенхауэра вырывает вас из этого круга.

от RC Victorino — 23 сентября 2020 г.

Быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожары и в конце дня не приблизиться к достижению своих долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в неправильной расстановке приоритетов. Люди отдают приоритет срочным задачам над любыми другими задачами, независимо от долгосрочной выгоды.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Различая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самом важном.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить управление своим временем.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи. Он разбивает задачи на четыре поля, в которых определяется приоритет, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.

Также известная как Матрица Срочно-Важно, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр организовал свои обязанности так, чтобы на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Весь день бегаете тушить пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на задачах, которые хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало на что влияет
• Не продвигаются к долгосрочным целям
• ​Страдают прокрастинацией
• Пытаться сказать «нет», когда вас просят что-то сделать
• Трудно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и срочными задачами.

Срочные задачи срочные и требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы чувствуете себя обязанными решать. Сосредоточение внимания на срочных задачах приводит вас к реактивному мышлению , которое может заставить вас чувствовать себя защищенным, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Сосредоточение внимания на важных задачах ставит вас на отзывчивое мышление , которое может заставить вас чувствовать себя спокойно, рационально и открыто для новых идей.

Примечание. Если откладывать важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны считать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы концентрируемся на долгосрочной перспективе.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важные и срочные / Сделайте
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / Расписание
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Неважно, не срочно / Удалить

1.

Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы со сроками выполнения, например исправление критической ошибки в вашем инструменте SaaS.

Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Несрочные, но важные задачи

Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь цели — и не имеют срочные сроки.

Запланируйте эти задачи на потом.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это квадрантом качества .

Однако большинство людей не проводят здесь достаточно времени, потому что они не знают, что для них важно, или потому что они зациклены на самых неотложных задачах.

3. Срочные и неважные задачи

Задачи, попавшие в этот квадрант, почти всегда отбивают ваш любимый курс. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Делегируйте эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над срочными задачами, которые важны для них, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к их долгосрочным целям.

4. Несрочные и неважные задачи

Эти задачи не являются неотложными и не помогают достичь долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите эти задачи из своего расписания.

Приоритизация задач

Сначала оцените, на какой части матрицы вы тратите свое время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент управления задачами или просто отслеживать свое время с шагом 30 минут в электронной таблице.

Через неделю разместите выполненные задачи в соответствующем квадранте, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь ключевое слово — вы организуете эти задачи на основе ваших целей, а не чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете сбалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы сократить количество задач Квадранта 1, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать возникновения непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач Квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстраниться от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы сократить количество задач Квадранта 3, создайте стратегию делегирования, устранения или ограничения времени, затрачиваемого на эти задачи.

Например, сгруппируйте эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или сообщите своему руководителю, сколько времени вы тратите на рутинную работу. Если вы менеджер, сообщите своей команде, что вы делегируете им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в Квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность. Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в создание времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приведут ли ваши усилия к увеличению времени, проведенного в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты сместятся в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня. Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Суть не в том, чтобы расставить приоритеты в расписании, а в том, чтобы расставить приоритеты”. — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил пытаются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но несрочных задач. Интеграция матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам расставить приоритеты на основе того, что для вас важнее всего.

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты

По

Чему президент Эйзенхауэр может научить нас о расстановке приоритетов

Метод Эйзенхауэра, также известный как ящик Эйзенхауэра, представляет собой метод, используемый для организации обязанностей и задач с целью определения приоритетов. Матрица Эйзенхауэра, с другой стороны, является сегодняшней реализацией ее философии, так что вы действительно можете расставить приоритеты. Современные программные инструменты, такие как Priority Matrix, приложение Eisenhower Matrix, существующее более десяти лет, позволяют людям легко расставлять приоритеты задач. Со временем эти решения эволюционировали, чтобы помочь руководителям, менеджерам и целым организациям сохранять согласованность действий не для ведения войн, а для создания успешных предприятий и организаций.

Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр был чрезвычайно занят в качестве 34-го президента США, одновременно командуя союзными войсками во время Второй мировой войны и выполняя свои обязанности награжденного пятизвездочного генерала. Требуются впечатляющие организаторские способности, чтобы преуспеть хотя бы на одной из этих должностей, не говоря уже о всех трех. Интересно, как он это сделал? Он использовал то, что сейчас известно как метод Эйзенхауэра.

Давайте углубимся, чтобы узнать, как применить метод Эйзенхауэра в своей жизни!

Метод расстановки приоритетов Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простой метод расстановки приоритетов, разработанный, чтобы помочь вам организовать список задач в соответствии с их срочностью и важностью. Простое использование этого макета заставляет вас думать о срочности и важности как о двух отдельных понятиях, часто противоречащих друг другу. Вот пример того, почему важно расставлять приоритеты.

Чтобы быть в курсе дел, Эйзенхауэр быстро определил, что необходимо сделать в первую очередь, и сосредоточился на тех вещах, которые он считал наиболее неотложными. У него была поговорка: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Помня об этой философии, он разделил салфетку на четыре категории и поставил задачи для каждой категории:

• Критически важно и нужно сделать сейчас: очень важно и зависит от времени.
• Критично, но сделать позже: Критично для меня лично, но можно установить дополнительную дату окончания для завершения.
• Не критично, но сделайте сейчас: делегируйте полномочия тому, кто может сделать это сейчас.
• Не критично и сделать позже: отпустите это; они пожиратели времени.

Какие 2 оси в ящике Эйзенхауэра?

Так в чем же разница между важным и срочным (или критическим и «сделать сейчас», как мы предпочитаем их называть)? Критические задачи — это те, которые ведут вас к цели и способствуют долгосрочной перспективе. «Сделать сейчас» указывает на неотложный крайний срок или срочный характер задачи. Вот несколько примеров того, как это вписывается в схему тайм-менеджмента.

• Критично и сделайте сейчас: прочитайте электронную почту от вашего босса, урегулируйте кризис на работе и остановите переполненный туалет
• Критично , но сделайте позже: проверьте все свои учетные записи электронной почты, выполните упражнения и выясните, почему унитаз постоянно переполняется
• Не критично, но сделайте сейчас: отвечайте на электронную почту, бронируйте отпуск и найдите лучшего сантехника
• Не критично и сделайте позже: смотрите целый сезон любимого телешоу, проверяете Facebook каждые две минуты и красите ванную в коричневый цвет

»

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным. »

 

Что такое матрица Эйзенхауэра?

В то время как президент Эйзенхауэр практиковался или не практиковался в использовании матрицы для классификации своих приоритетов, матрица Эйзенхауэра — это современный подход, позволяющий менеджерам практиковаться в определении своих приоритетов в перспективе. Как часто приписывают Питеру Друкеру: «Вы не можете улучшить то, что не измеряете», мы можем сделать утверждение: «Вы не можете сосредоточиться на том, что не считаете приоритетным». Матрица Эйзенхауэра ЗАСТАВЛЯЕТ пользователей распределять задачи по корзинам. Если ваши задачи в списке — на чем вы концентрируетесь? Вершина? Дно? Середина? Разбивая эти задачи на корзины матрицы Эйзенхауэра, вы заставляете себя принимать трудные решения о том, что действительно важно.

Матрица Срочно-Важно

Важно понимать, что мы должны уметь отделять зерна от плевел. Если все было важно, то ничего не важно. Если все было срочно, то ничего не срочно. У этого метода есть много других названий. Со временем авторы приняли аналогичный четырехквадрантный подход и присвоили себе собственные имена. В частности, матрица «срочно-важная» использует аналогичную, но другую систему именования.

• Важный и срочный: Где все ваше внимание должно быть
• Важно, но не срочно: потратьте время на планирование решения этих
• Неважно, но срочно: «Как привести дела в порядок» часто сосредотачиваются на этом, чтобы освободить свой почтовый ящик. Они не срочные, но если вы уберете их с дороги, возможно, вам станет лучше!
• Не импортные и не срочные: их вообще не должно быть. Зачем они? Вот почему приложение Матрицы Эйзенхауэра, такое как Матрица приоритетов, обычно использует его в качестве «входящей почты», куда вы можете помещать задачи или элементы, которые находятся в процессе.

Узнайте больше о том, как использовать эту четырехквадрантную систему для управления своим временем.

Проблемы с внедрением матрицы Эйзенхауэра?

Эйзенхауэр, возможно, делал заметки на салфетке, и, возможно, вы тоже любите работать на бумаге, но для эффективности для этого есть приложение. Если у вас есть 10 личных дел, вы можете легко создать бумажную версию матрицы. Там, где это становится сложно, и когда бумажная матрица Эйзенхауэра не работает, когда:

• Ваши предметы — это не простые задачи, а скорее проекты или работа, которая занимает дни и недели
• Вам нужно отслеживать прогресс
• Вам необходимо поделиться статусом элементов с другими 
• Вам нужно делегировать — нельзя делегировать на листе бумаги!
• У вас не одна матрица, а много
• Вам нужно пересматривать изменения не на сегодня, а на недели, месяцы, годы вперед

Приложение «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица приоритетов — это ведущее приложение «Матрица Эйзенхауэра», позволяющее применять философию метода Эйзенхауэра на практике как на личном, так и на организационном уровне. Уникальная функция Priority Matrix позволяет вам делать именно то, что здесь сказано, поскольку вы можете полностью настроить свой метод организации. Кроме того, вы уделяете больше внимания (или экранному пространству) более важным задачам! Матрица приоритетов также является наиболее интегрированным решением Microsoft Office 365 для управления задачами и проектами для Microsoft Teams и приоритизации электронной почты для Outlook, которое работает как для отдельных руководителей, так и для целых глобальных организаций. Есть также решения HIPAA для матрицы Эйзенхауэра и правительства.

Помимо соблюдения Эйзенхауэра, Матрица приоритетов обеспечивает следующие функции:

• Управление несколькими проектами, сферами ответственности и инициативами (одна матрица для каждого!)
• Обзор хода выполнения, временной шкалы, рабочей нагрузки по проектам и людям
• Расставляйте приоритеты для задач, проектов и электронных писем
• Сотрудничайте с членами команды через делегирование и мгновенный чат
• Получите доступ к своим приоритетам на мобильных устройствах, а также в инструментах, которые вы уже используете сегодня, таких как Outlook, Microsoft Teams и т. д.
• Повышение ответственности команды
• Сосредоточьтесь на том, что важно
• Сокращение затрат времени на электронную почту и собрания
• Создавайте и изменяйте шаблоны, которые превращают матрицу Эйзенхауэра в метод, который работает для вашей организации

Будем надеяться, что вы не будете воевать, но если вам нужно безжалостно расставить приоритеты, эта статья поможет вам найти способ сделать это!

Видео о внедрении Матрицы Эйзенхауэра в Матрицу Приоритетов:

 

Рубрики: Для повышения производительности Метки: метод Эйзенхауэра

Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше управление временем – Блог Clockify

Матрица Эйзенхауэра или матрица управления временем повышает производительность, обучая вас тому, как лучше расставлять приоритеты. Этот метод поможет вам узнать, какие действия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.

А в мире, где мы все спешим, чтобы не отставать от графика, это бесценный навык.

Здесь вы найдете объяснение того, что такое матрица управления временем, как ее использовать и как мыслить в квадрантах .

Содержание

Что такое матрица тайм-менеджмента?

Матрица управления временем, также известная как матрица Эйзенхауэра, представляет собой метод, направленный на улучшение того, как вы расставляете приоритеты для задач. Вы научитесь распознавать свои самые большие приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.

На практике матрица управления временем выглядит так:

Матрица служит скорее инструментом расстановки приоритетов, чем средством планирования. Таким образом, вы не увидите здесь никаких расписаний или дедлайнов. Вот как сетка работает как инструмент управления временем, без каких-либо спецификаций времени или календарей.

Элементы матрицы Эйзенхауэра – объяснение

Что такое четыре временных квадранта?

При использовании матрицы управления временем вы сортируете задачи из своего списка дел на четыре группы. Эти группы называются квадрантами, потому что они расположены в виде сетки. У нас есть:

• 1-й квадрант -важные неотложные задачи
• 2-й квадрант -Важные нерудные задачи
• 3-й квадрант -невозможно.

Для некоторых задачи сортировки будут простыми и, возможно, очевидными с самого начала. Однако часто люди путают эти четыре квадранта или затрудняются определить, куда должна быть поставлена ​​задача. Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. В то время как карьерный рост может иметь решающее значение для А, для Б создание семьи может оказаться более важным.

Чтобы правильно применять правила матрицы и свести к минимуму вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться со следующим разделом.

Разница между ВАЖНЫМ и СРОЧНЫМ

«Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным».

– Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как только вы научитесь проводить вышеупомянутое различие, вся матрица будет проще простого.

Срочные задачи необходимо решить как можно быстрее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.

Подумайте о подготовке к экзамену, о котором вы забыли, или о попытке доставить раненого друга в больницу.

С другой стороны, важных задач позволяют сделать шаг назад, проанализировать ситуацию и спланировать следующий шаг. Они не зависят от времени, поэтому нет давления, которое повлияет на ваше суждение.

Важные задачи — это те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки для укрепления здоровья.

Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнить свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на срочных задачах, мы не увидим дальше того, что ждет нас завтра.

Тут тоже возникает вопрос:

Как узнать, что для меня срочно и что важно?

Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать. Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочные, лучше всего составить список. Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице ресурсов Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас.

• Запишите свои основные ценности, свои идеалы и жизненные цели;
• Подумайте о вехах, которые вам нужно достичь — они, скорее всего, будут состоять из действий, которые будут важны.

Они могут быть способом узнать и напомнить себе о том, ради чего вы работаете. Будь то деньги, безопасность, карьерный рост, опыт, связи, обеспечение семьи…

• Наблюдайте за своими повседневными действиями и определяйте действия и задачи, которые заставляют вас вести себя реактивно.

Обычно это срочные задачи. Телефонные звонки от семьи или начальника, скидки в вашем любимом магазине, неполадки дома,…

Как разместить задачи в четырех квадрантах

Теперь, когда мы объяснили различие срочное и важное , давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям. Мы будем использовать некоторые распространенные повседневные примеры.

Квадрант 1, «Делать» —

Важные и срочные дела.

Это задачи, которые имеют строгий, очень короткий срок. Например, контрольная по математике — это срочная задача для школьника, а большинство других вещей отойдут на второй план.

Другие примеры:

• Чрезвычайные ситуации, неотложные вопросы

Небольшой пожар, который нужно потушить, лопнувшая труба, травма.

• Очень близкий срок

Что-то, что вы откладывали и теперь торопитесь закончить.

• Обязательства в последнюю минуту

Семейные или рабочие обязанности, незапланированные визиты и т. д.

Квадрант 2, «Решение» —

Важные, но несрочные дела.

Второй квадрант предназначен для предметов, которые приносят вам долгосрочную пользу, но не являются срочными. Подумайте о таких решениях, как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. д. Они важны для вашего благополучия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в пользу неотложных задач.

Другие примеры:

• Долгосрочные цели в отношении здоровья

Тренировка или приготовление здоровой пищи;

• Карьерные цели

Получение повышения, смена компании, планирование открытия бизнеса, окончание университета и т. д.;

• Личные цели

Улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание.

Важное примечание: Откладывание важных дел каждый раз, когда возникает что-то срочное, может привести к тому, что они станут срочными в будущем. Если человек годами откладывает здоровое питание из-за того, что ему мешают другие проблемы, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом.

Квадрант 3, «Делегат» — 

Задания в этом квадранте срочные, но не важные.

Обычно это задачи, которые вы делегируете другим. Например, когда вы не можете оплачивать счета, вы просите партнера или соседа по дому сделать это за вас. Или попросить коллегу делать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть срочная работа.

Другие примеры:

• Незначительные вопросы

Организация встреч, назначение определенных встреч,

• Домашние обязательства

Покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. д.

Квадрант 4, «Устранение» —

Дела неважные и несрочные.

Последний квадрант содержит задачи или обязательства, которые никоим образом не важны. Они имеют очень мало или вообще не имеют долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Одним из примеров может быть, например, просмотр каналов во второй половине дня вместо работы над книгой.

Другие примеры:

• Временные отек

Проверка (Время проведения) в социальных сетях, неважные электронные письма и т. Д.

• Приятные занятия. иметь обратный эффект. Некоторые из них необходимо устранить, чтобы оставить место для важных действий;

  Важное примечание: Действия в четвертом квадранте считаются прерываниями, которые кажутся срочными, но не могут внести свой вклад в нашу повседневную жизнь или будущее.

  Как взвесить ваши приоритеты в матрице

  Рассмотрите приведенный ниже график шпаргалки по матрице тайм-менеджмента. Для более визуальных типов это может предоставить более полезный способ организации их задач внутри четырех квадрантов.

  Шпаргалка по матрице тайм-менеджмента

  Имейте в виду, что только вы можете знать, какие задачи для вас важны, а какие нет. Спрашивая себя « Что мне нужно сделать прямо сейчас? », « Что расточительно и нужно устранить?», и «Какие задачи мне нужно выполнить, а какие кто-то может сделать за меня?»

  Ваше внимание во время этого процесса должно быть сосредоточено на ЧТО вместо КОГДА . Планирование становится проще, когда вы знаете свои приоритеты.

  Теперь, когда мы знаем, что матрица тайм-менеджмента на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, мы должны перейти к ее реальному применению.

  Пример работы матрицы тайм-менеджмента

  Лучше всего понять, как работает матрица, на примере.

  Предположим, что есть женщина по имени Джули, которая является главным менеджером проекта в компании среднего размера. Она делегирует много людей, общается с клиентами, отчитывается перед начальством, имеет мужа и двоих детей, и ко всему этому старается вести здоровый образ жизни и питаться. Звучит много, и можно подумать, что Джули не успеет сделать многое из того, что планирует. Однако, применяя матрицу, она знает, каковы ее приоритеты и как обойти изменения в своих планах

  To start off, let’s say that Julie’s schedule looks like this:

  70767

  Thursday, Feb 6th
  8AM – 9AM	Stand-up meeting + emails
  9AM – 11AM	Ход проекта, отчеты и анализ
  11:00 – 11:30	Обед
  11:30 – 11:45	Позвоните Кевину Смиту 9, чтобы узнать о школьной экскурсии на 1 неделю	12:00 – 14:05	Встреча с клиентом / закладка фундамента для нового проекта
  14:05 – 14:20	Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
  14:20 – 16:00	Встреча сотрудников по поводу проекта
  16:30 – 17:00	Отвезти Джейми к педиатру на осмотр   (скрестим пальцы, он выздоровел!)
  17:30 – 18:30	Работа
  18:30 — 19:30	душ + ужин
  19:30 — 9:00	.	Новый эпизод Анатомии Грея!

  Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным. Однако Джули знает, что расписание может измениться, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.

  Как и ожидалось, к концу дня график Джули немного изменился. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив к ним матрицу тайм-менеджмента:

  • . Оранжевые были отложены для последующего
  • . Один в зеленом -Пе собрания + электронные письма 9:00 -11:00 Прогресс проекта, отчеты и анализ 11:00 -11:30.0768 Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе 12:00–14:05 Встреча с клиентом/установка основы для нового проекта 14:05–14:20 Кофе8 перерыв + посетите Сару в ее новом офисе! 14:20 – 16:00 Встреча сотрудников по поводу проекта 16:30 – 17:00 Отвезти Джейми к педиатру на осмотр

     

    (скрестим пальцы, он выздоровел!)

    5:00 PM – 5:20PM Groceries 5:30PM – 6:30PM Work out 6:30PM – 7:30PM Shower + dinner 19:30–21:00 Проведите время с детьми 21:30–22:00 Новый эпизод «Анатомии Грея»!

    Матрица Эйзенхауэра на рабочем примере

    Вот как Джулия применила матрицу тайм-менеджмента к своему мыслительному процессу:

    • Утром она не успела добраться до электронной почты, так как стендап выявил некоторые проблемы в отделе контроля качества. Мозговой штурм решения был важнее, чем электронные письма, поэтому она пометила их как то, что нужно наверстать упущенное завтра;
    • Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше, потому что у них были определенные вопросы, которые они хотели задать Джули. Она знала, что поездка ее сына была достаточно далекой, и ей не нужна была необходимая информация прямо сейчас. Она могла бы позвонить учителю по этому поводу позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже;
    • Около 16:00 стало ясно, что некоторые вещи в проекте требуют немедленного внимания. Однако на прошлой неделе сын Джули болел, и ему необходимо обратиться к врачу для осмотра. Поскольку здоровье ее сына стоит на первом месте, она делегирует задачу по проведению собрания своему самому надежному коллеге. Она может попросить пробежаться на следующий день;

    Матрица Эйзенхауэра дома, пример

    • Несмотря на то, что у врача была назначена встреча, кабинет врача был переполнен, поэтому Джейми и Джули пришлось немного подождать осмотра. На всякий случай Джули просит мужа купить продукты, потому что они могут не успеть;
    • Джули хочет улучшить свое физическое здоровье, поэтому старается тренироваться три раза в неделю. Но когда она пришла домой, коллега позвонил по поводу встречи, которая у них была ранее. Требовалось одобрение некоторых решений. Джули решила перенести свою тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, оставшимися после работы. Помочь им закончить, чтобы они могли пойти домой, было важнее и неотложнее, чем ее сегодняшнее упражнение;
    • К 21:30 Джули была измотана людьми, встречами, кабинетом врача и детскими развлечениями. Ей не хотелось ничего, кроме сна. Зная, что в тот момент это принесет ей гораздо больше пользы, чем телевизор, она решила не смотреть шоу и немедленно лечь спать.

    Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас делать более простые звонки, касающиеся нашего расписания. Она не задумывалась над задачами или последствиями своих действий, потому что полностью осознавала их заранее. Она смогла внести необходимые изменения плавно и с минимальным стрессом.

    Чем матрица тайм-менеджмента отличается от других методов?

    Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых крутых навыков, а только с изменением вашего мышления к лучшему. Это поможет вам лучше понять свои цели, какие действия тратили ваше время, а какие помогли вам достичь того, что вы имеете сегодня. Таким образом, вы можете планировать и лучше планировать будущее.

    После использования в течение некоторого времени, он вызовет положительное преобразование. Вы заметите, насколько проще стало планировать свою работу и насколько лучше вы стали справляться с небольшими кризисами и неизбежными сроками.

    Здесь, в Clockify, мы также исследовали лучшие на сегодняшний день методы тайм-менеджмента. На случай, если матрица не понравится вам, есть из чего выбрать.

    Инструкции по использованию матрицы тайм-менеджмента

    Говорят, что этот метод тайм-менеджмента впервые применил Дуайт Д. Эйзенхауэр (34-й президент США). Лишь позднее его популяризировал Стивен Кови, представивший в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей ».

    В книге он обсуждал идею Четыре поколения тайм-менеджмента , и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.

    Поколение 1: контрольные списки и примечания

    Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования управления временем. Все задачи, которые необходимо выполнить, излагаются на бумаге и анализируются. Все должно быть организовано в зависимости от количества времени и энергии, которые они требуют.

    Поколение 2: Календари и расписание

    Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы. Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.

    Поколение 3: Планы на неделю

    Третье поколение призвано сузить временные рамки деятельности. Вам нужно спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о ежедневном расписании в течение этой недели.

    Поколение 4: Отношения и результаты

    В то время как первые три поколения занимались управлением действиями и временем, четвертое поколение действительно придает всему процессу смысл.

    Имея полное расписание и список дел, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или неважными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке абсолютно необходимо сделать завтра, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.

    Каковы преимущества и недостатки матрицы управления временем?

    Как и любой метод тайм-менеджмента, матрица Кови имеет как преимущества, так и недостатки. Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем решить, использовать его или нет. Ведь вам нужен метод, который идеально подходит для вы .

    Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

    1. Заставляет задуматься о важности своих задач;
    2. Помогает переоценить, что срочно, а что нет;
    3. Учит лучшему самосознанию и помогает практиковать самоанализ;
    4. Вы научитесь принимать решения за доли секунды.

    Недостатки матрицы управления временем:

    1. Вы сортируете задачи только по срочности и важности. Он не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи;
    2. Короткие, срочные задачи остаются позади, даже если их отметка в списке помогает повысить производительность и набрать обороты;
    3. Ежедневное использование матрицы может быть сложным и занимать много времени;
    4. Сетка может быть перегружена, когда присутствует слишком много задач, поэтому лучше ограничить их пятью штуками.

    Для тех, кто еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Кови. Попробуйте в течение недели. Составьте список своих задач на неделю, отсортируйте их в сетке из четырех квадрантов, затем используйте счетчик времени, чтобы отслеживать свои успехи в течение недели и делать заметки о том, как вы себя чувствовали в определенных ситуациях.

    Пока испытание подходит к концу, взгляните на собранные вами данные.

    Вы стали продуктивнее?

    Стало ли легче принимать решения?

    Были ли дела, которые вы считали срочными, на самом деле срочными? Или они просто зря потратили ваше время?

    В заключение

    В некотором смысле попытки управлять временем ушли в прошлое. Все больше и больше коучей и экспертов по продуктивности советуют научиться управлять своими приоритетами и ресурсами. Потому что мы не можем сделать больше времени. Мы можем просто использовать его разумнее. Поэтому вместо того, чтобы пытаться впихнуть как можно больше задач в день, попробуйте расставить приоритеты в отношении тех, которые имеют значение. Те, которые работают на ваше самосовершенствование и прогресс. Матрица тайм-менеджмента Кови — отличный учитель в этом отношении. И хотя это может работать не для всех, это отличный шаг к поиску более персонализированной, более подходящей техники.

    Матрица Эйзенхауэра: простое управление временем и задачами

    Матрица Эйзенхауэра — это ответ на проблемы с управлением временем и задачами, вызванные плохой расстановкой приоритетов.

    Изобретатель принципа

    Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — генерала американской армии и государственного деятеля, занимавшего пост 34-го президента США с 1953 по 1961 год. Во время Второй мировой войны он был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил Верховным главнокомандующим, подготовившим стратегию вторжения союзников в Европу.

    Дуайт постоянно принимал трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. В конце концов это привело его к изобретению всемирно известного метода Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.
    Благодаря принципам Эйзенхауэра планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписаний вы начнете видеть, что нужно делать, чтобы достичь своих целей и быть более продуктивным.

    Как использовать матрицу Эйзенхауэра

    Матрица Эйзенхауэра (иногда называемая матрицей Эйзенхауэра или матрицей решений Эйзенхауэра) — это простой, но чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять задачами и своим временем.

    Это система, которая в основном заставляет вас разделять все ваши действия на четыре уровня приоритета, один из которых (Неважно/Несрочно) немедленно отбрасывается, так что на самом деле нужно сосредоточиться только на трех категориях задач, заслуживающих внимания (см. картинку ниже).

    СКАЧАТЬ бесплатно шаблон матрицы Эйзенхауэра сейчас

    1. «Важные» и «Срочные» задачи.  Они получают наивысший уровень приоритета, и вам следует сосредоточиться на том, чтобы выполнить их как можно скорее (чаще всего в тот же день).
    2. «Важные», но «Несрочные» задачи.  Это долгосрочные цели и задачи, которые важны, но для которых еще нет четкого срока. Вы должны планировать их своевременно, выполняя самые срочные сразу после того, как закончите все из квадранта «Выполнить».
    3. «Не важные», но «срочные» задачи.  Эти задачи вы можете поручить другим специалистам или назначить для выполнения самостоятельно, если необходимо, но только после того, как ваши задачи первого и второго квадрантов будут выполнены.
    4. «Неважные» и «Несрочные» задачи.  Задачи помещены в квадрант «Удалить», потому что вам следует отказаться от их выполнения. Это может варьироваться в зависимости от восприятия срочности и важности, но в основном эти задачи даже не нужно выполнять, и большинство людей сочтет их пустой тратой времени.

    Квадрант «Делать»

    Мы называем первый квадрант «Делать »  , так как эти задачи очень важны и их просто необходимо желательно в тот же день и не позднее следующего дня. Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Примерами квадранта «Делать» могут быть кризисы, дедлайны, неотложные проблемы.

    
    Обычно это самые трудоемкие и энергозатратные задачи дня. Вы знаете, те, которые вы действительно не хотите начинать из-за количества энергии, которое вам придется вкладывать в них…

    • Вы должны использовать первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для такого рода задач. Это работает, потому что вы, скорее всего, получите удовольствие от выполнения следующего пункта в вашем списке после того, как вы завершили первый. Кроме того, это отличный способ дисциплинировать себя и повысить самоуважение, когда вы признаете выполнение самого сложного дела.

     

    Задачи в квадранте «Выполнить» в конце концов важны и срочны, так что начните с них, и вы увидите, насколько легко все остальное будет выполняться после их выполнения.

    • Отличный способ убедиться, что вы выполняете эти задачи, – использовать технику Помидора , которая поможет вам сосредоточиться на задаче более продуктивно. Подробнее о технике Помодоро читайте здесь .

     

    • Вам нужно выделить одно место , где вы будете ежедневно записывать свои задачи, чтобы мудрое планирование стало привычкой. В планировщике Office Hero, , ежедневно и ежемесячно выделяется место для определения важных и срочных задач и даже для разбивки их на действия. Проверьте это здесь .
    •  

    Квадрант «Решение»

    Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра мы называем » Решить » . Эти задачи важны, но менее срочные .
    Эффективные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, уменьшая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.

    
    Помните: только то, что они не считаются срочными, не означает, что вы не должны устанавливать реалистичные сроки, поэтому обязательно установите себе справедливую оценку времени.

    • Вы должны систематизировать и планировать подобные задачи в своих ежедневных/еженедельных списках дел .  Постарайтесь следовать советам , приведенным в этой статье , чтобы составить наиболее эффективные списки дел для такого рода задач.
    •  

    Квадрант «Делегат»

    Мы называем третий квадрант так, потому что задачи менее важны для вас, чем для других, но все же довольно срочные . Именно здесь наличие командного духа имеет решающее значение в культуре любой компании.

    
    Это задачи, которые технически вы могли бы выполнить самостоятельно, но предложение лучшего человека для работы означает улучшение командной работы и больше времени для выполнения задач из первых двух квадрантов.

    • Вы должны отслеживать делегированные задачи по телефону, электронной почте или во время встречи, чтобы проверить их прогресс позже. Делегировать без возможности отслеживания так же бесполезно, как и вообще не выполнять задачу, потому что в итоге никто не может быть привлечен к ответственности. И ни один бизнес не нуждается в накоплении задач, о которых никто не позаботится.

     

    • В настоящее время существует множество инструментов управления задачами и временем , которые могут помочь вам отслеживать прогресс. Мы уверены, что вы сможете найти тот, который подходит для вашей работы, из нашего руководства по инструментам для максимальной производительности.

    Квадрант «Удалить»

    Последний квадрант называется «Удалить», потому что он заставляет вас подумать о вещах, которые вы вообще не должны делать, и «удалить» их из вашей повседневной/еженедельной рутины.

    Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, которые по сути являются пустой тратой времени и не делают вас продуктивнее. Это настоящие траты времени, такие как серфинг в Интернете без причины или трата времени на неважные и несрочные электронные письма.

    • Используйте этот планировщик , чтобы записывать задачи «Удалить» в специальную ежемесячную область «Не-дел».

     

    • Укажите конкретное время в течение дня, когда вы будете проверять электронную почту , отвечать на телефонные звонки или любую другую входящую корреспонденцию (если вы не работаете в службе поддержки клиентов, где эти задачи относятся к категории «Выполнение»). И не выполняйте ни одну из этих задач вне установленного времени.

     

    • Используйте один из инструментов блокировки социальных сетей , доступный в нашем Руководстве по совершенным инструментам повышения производительности, чтобы позволить им ограничить ваш доступ к таким отвлекающим факторам в рабочее время.

    Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

    • Составление списков дел . Это освобождает ваш разум от постоянного запоминания. Кроме того, таким образом вы будете нести ответственность за задачи, которые вы расставили по приоритетам.

     

    • Установите лимит задач, которые вы можете включить в один квадрант . Мы любим работать с формулой не более 8 задач на квадрант.

     

    • Всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь. Используйте первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для задач из квадрантов «Выполнить» и «Решить». Если вы сначала съедите лягушку, это даст вам огромную энергию и импульс.

     

    •  Используйте технику Помидора , чтобы максимально использовать свой рабочий день. Сосредоточьтесь на одной задаче только в течение одного сеанса Pomodoro.

     

    • Планируйте заранее вечером и анализируйте рано утром, затем работайте над своими делами.

     

    • Устраните отвлекающие факторы. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты.   Хорошие наушники могут блокировать окружающий шум. Если ваши коллеги игнорируют индикаторы состояния границ, поскольку Luxafor может помешать им беспокоить вас в часы пиковой производительности.

     

    • Используйте инструменты, которые помогут вам избавиться от вредных привычек , например инструменты блокировки социальных сетей, чтобы вы не могли просматривать их в рабочее время.

     

    • Следите за задачами, которые вы делегируете другим , чтобы видеть прогресс с помощью инструментов управления задачами и временем.

     

    • Наконец, постарайтесь не откладывать так много . Даже не за счет чрезмерного управления вашими делами.

    Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ шаблон матрицы Эйзенхауэра для печати!

    СКАЧАТЬСкачать шаблон сейчас

    Ищете работу менеджера? Нажмите здесь

    Идеальное управление временем с помощью матрицы Эйзенхауэра

    Что такое матрица Эйзенхауэра?

    Матрица Эйзенхауэра — сюрприз, сюрприз! – назван в честь бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, который использовал простую коробку для структурирования и визуализации своих задач, чтобы более эффективно достигать своих целей. С этой целью он классифицировал их в зависимости от того, насколько они были срочными и важными, и отнес их к одному из четырех квадрантов:

    • А-задачи: важные и срочные.
    • B-задачи: важные, но не срочные.
    • C-задачи: не важные, но срочные.
    • D-задачи: ни важные, ни срочные.

    «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

    Дуайт Д. Эйзенхауэр

    Что означают четыре квадранта?

    Чтобы успешно расставить приоритеты задач, важно распределить их по правильным квадрантам. Для этого вам необходимо ответить на следующие два вопроса:

    1. Срочность: Что произойдет, если я выполню задание позже?
    2. Важность: Может ли эта задача также выполняться кем-то другим, например одним из ваших сотрудников?

    В соответствии с матрицей Эйзенхауэра вы должны предпринять следующие действия для задач, назначенных различным квадрантам:

    #1 Задачи в квадранте А:

    Эти задачи являются наиболее срочными и в то же время считаются наиболее важными для вас или вашей компании. С такими заданиями нужно действовать быстро и выполнять их самостоятельно без промедления. Они представляют собой проблемы, т. е. внезапный кризис проекта, насущные вопросы от клиентов или срочное электронное письмо, которое необходимо отправить.

    #2 Задачи в квадранте Б:

    Квадрант Б содержит важные задачи, которые должны быть выполнены в течение более длительного периода времени, например, разработка стратегии контент-маркетинга или планирование кампании в социальных сетях.

    Главное здесь — не откладывать B-задачи слишком долго. Хотя их не обязательно выполнять немедленно, вы должны, по крайней мере, выделить для них некоторое время в ближайшем будущем.

    #3 Задачи в квадранте С:

    Задачи С — это задачи, которые необходимо выполнять быстро. Однако вам не нужно заботиться о них самостоятельно. Таким образом, они могут быть делегированы кому-то другому. Например, группа управления офисом может заниматься заказом большего количества канцелярских товаров.

    #4 Задачи в квадранте D:

    Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, можно выбросить прямо в корзину или хотя бы заархивировать. Примером могут служить длинные ветки электронной почты, в которых вас без необходимости копируют. Вы не должны тратить время на такого рода задачи.

     

    Расстановка приоритетов стала проще благодаря принципу Эйзенхауэра

    Большое преимущество Блока Эйзенхауэра становится очевидным, когда вы смотрите на его структуру: его простая таблица принятия решений проста для понимания и использования. Классифицируя задачи таким образом, вы можете быстро выявить пожиратели времени, оптимизировать управление временем и повысить свою эффективность. После того, как вы определили приоритеты незавершенных проектов, вы также можете лучше вовлечь сотрудников или снять с них давление.

    Ящик Эйзенхауэра: слишком простая концепция?

    Метод Эйзенхауэра для улучшения управления временем в основном популярен благодаря своей простоте. Однако, если вы не оцените задачу должным образом с точки зрения ее важности или срочности и в результате назначите ее не тому квадранту, это может стать проблемой. Часто бывает трудно понять, что на самом деле важно, потому что обычно это вопрос субъективности. То, что может быть главным приоритетом для одного человека, может быть незначительным в глазах другого. Поэтому в вашей компании необходимо уточнить основные направления, например, с помощью эффективных инструментов для совместной работы.

    Коробка Эйзенхауэра также может быть не идеальной, если в одном отделе нужно выполнить слишком много задач, так как их будет сложно классифицировать, а также это может привести к тому, что слишком много задач будет возложено на одного человека. Поэтому вам следует проявлять осторожность, а не применять модель строго механически.

    Экономьте время за счет разумной расстановки приоритетов

    Для многих эффективное планирование времени является одной из самых больших задач повседневного гибкого бизнеса. Благодаря своей простоте ящик Эйзенхауэра является удобным методом реорганизации вашего управления временем и использования освободившихся мощностей для новых идей и проектов или просто для подзарядки ваших батарей.

    No related posts.