Управление рабочим временем по методу Эйзенхауэра. Часть 2.
Здравствуйте, уважаемые читатели!
Продолжаю представлять различные модели управления временем и техники тайм-менеджмента.
И вновь в центре нашего внимание матрица Эйзенхауэра.
Из прошлой статьи мы помним, что она позволяет отделить важные задачи от второстепенных и сконцентрироваться на том,
что действительно отвечает нашим ценностям и базовым потребностям.
Такое управление рабочим временем разбивает дела и задачи на 4 типа. Соответственно, все планирование организовано в русле такого деления.
Содержание этой статьи:
Последовательность планирования по методу Эйзенхауэра
Варианты матриц
Диагностика эффективности планирования
В прошлой статье, я не отметил очень важную деталь: эта техника лучше всего работает в краткосрочном планировании, т.е. на день и неделю.
Поэтому здесь я буду рассматривать именно краткосрочный тайм-менеджмент. Хотя никто вам не мешает использовать этот метод и для составления планов на более длительный рок, на месяц, например.
Итак…
Последовательность
планирования
Шаг 1. Создайте сводный список дел и задач
Это очень просто. Делайте все так, как вы обычно записываете в своем органайзере. Важно сформулировать все дела и задачи, которые вам предстоит выполнить за день.
Если что-то и забудете, то допишите потом.
Можно создавать общий список дел и задач, которые предстоит сделать, заранее, вечером, а утром дополнить его вновь появившимися неотложными делами.
О том, как с самого утра настроиться на успех читайте в статье Психологическая зарядка или как сделать день успешным
Вот пример моего списка дел на сегодня:
- Подготовка статьи в блог
- Подготовка к лекции по Логике
- Тренировка в 17.00
- Выложить статью на сайте Психологи В17
- Решить вопрос с документами для С.
- Лекция по логике в 13.30
- Ответить на письма по Е-mail
- Заполонить анкету и представление
- Прочесть 10 страниц книги Дж. Д. Майера
- Оплатить коммуналку и электричество
- Звонок А.К. о сроках подготовки проекта
- Звонок Н. о дате консультации у Ф.
- Посмотреть фильм «Эксперимент»
- Консультация В.У. в 19.00
- Дать ответ И.В. об участии / неучастии в проекте СПК
- Купить инструменты для ремонта
- Укрепить полку с книгами
- Составить общий план новой маркетинговой стратегии
- Продумать альтернативные схемы оплаты консультационных услуг
Мимоходом отмечу, что, составляя этот обзорный список дел, я допустил серьёзную ошибку: часть задач на день сформулирована не верно!
Но об этом мы поговорим в одной из следующих статей.
О том, как избежать базовых ошибок в личном тайм-менеджменте читайте в статьях:
8 ошибок, мешающих все успевать
Практика управления временем: основные ошибки и промахи
Шаг 2. Распределите предстоящие задачи и дела согласно принципам техники Эйзенхауэра
Помним, что данная модель управления рабочим временем дробит все задачи на 4 категории:
A — Важное и срочное – дела и задачи, требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения
B — Важное, но не срочное – требующие планомерного подхода. Решения этих задач – основа личной и профессиональной успешности.
C — Неважное, но срочное – дела, маскирующиеся под важные, но на самом деле имеющие второстепенное, ситуационное значение. Из серии: «Сделал и забыл».
D — Неважное и не срочное – все, что может подождать, может быть перенесено на другие дни, а в некоторых случаях и вообще забыто.
Варианты матриц
Для сортировки дел и задач по важности и приоритетности можно воспользоваться нижеприведенными вариантами матриц.
| Важное и срочное | Важное, но не срочное | Не важное, но срочное | Не важное и не срочное |
| 1.__________ 2.__________ 3._________
| 1.__________ 2.__________ 3._________
| 1.__________ 2._________ 3._________
| 1.__________ 2.__________ 3.__________
|
Вот что у меня получилось:
| Важное и срочное | Важное, но не срочное | Не важное, но срочное | Не важное и не срочное |
|
|
|
|
Как вы видите, обзор задач на день стал более продуктивным, чем их общий список, глядя на который даже не знаешь, за что схватиться.
Когда все дела представлены в одной куче, без их распределения по категориям, то тут не поможет даже метод Швейцарского сыра.
Кроме того, этот список помогает мне видеть важные и второстепенные задачи, исходя из этого, планировать свое время.
Но мне не очень нравится такая таблица. Поэтому я использую ее классический квадратный вариант:
| 1. Важно-срочно | 2. Важно-не срочно |
|
|
| 3. Не важно-срочно | 4. Неважно-не срочно |
|
|
Диагностика
эффективности планирования
Как вы, наверное, заметили, у меня очень серьезные проблемы с планированием. Уже говорилось, что квадрат «Важно-срочно» — это индикатор его эффективности/неэффективности.
Чем меньше в нем дел, особенно дел, перекочевавших из квадратов 2 и 3, тем эффективнее планирование, тем меньше спешки, аврала и суеты.
Но в моем случае в этот квадрат попали 4 задачи, требующие немедленного решения. Если бы я лучше планировал, то решил бы их вчера или позавчера.
Теперь мне придется начинать день с них.
А это значит, что задачи 2,3,7 и 8 из квадрата «Важно, но не срочно», скорее всего, сегодня окажутся не решенными.
Они либо «застрянут» в долгом ящике, либо перейдут на завтра, но уже в категории «важные и срочные», что обязательно отрицательно скажется на моей эффективности.
Таким образом, мне следует пересмотреть свою стратегию и тактику планирования и выявить скрытые в ней недочеты.
Предполагаю, что эти ошибки появились потому, что матрица Эйзенхауэра имеет свои ограничения.
Например, она не позволяет среди нескольких задач с примерно одинаковым уровнем приоритетности быстро выбрать наиболее важную.
Она не отвечает на вопрос: по каким критериям формируется такой признак задачи, как ее важность?
Кроме того, такое управление рабочим временем мало поможет, если у человека неверно определены ключевые сферы жизнедеятельности и неясны его жизненные цели и личные ценности.
Кое-что об этом я уже писал в статье «Как достичь желаемой цели». Также близка к этой теме статья: Как стать счастливым человеком: 10 советов психолога.
Поэтому, чтобы прояснить этот вопрос, в самое ближайшее время я посвящу 1 или 2 статьи способам расстановки приоритетов и техникам определения базовых жизненных целей. Читайте, например, как в этом помогает метод swot-анализа: в этой статье, здесь и вот тут.
Кроме этого, в недалеком будущем я рассмотрю другие модели управления временем.
До встречи в следующей публикации.
Успехов в делах.
© Денис Крюков
Вместе с это статьей читайте:
- Что делать, если у вас низкая мотивация и нет сил работать
- Убеждения, которые мешают жить
- Личный имидж: упражнения и техники создания
- Эффективный имидж: основные черты и характеристики
Вам понравилась статья?
Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).
Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail.
Зачем это нужно?
Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!
Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀
Автор: Денис Крюков
formaetsensum.ru
Как эффективно планировать время. Метод Эйзенхауэра
У времени, как и у медали, есть две стороны. С одной – времени достаточно и иногда мы не знаем, что нам делать, чтобы оно пролетело быстрее. А с другой стороны – время нельзя вернуть назад, и потраченное время впустую проходит безвозвратно.
Как узнать, или вы эффективно используете свое время?
Для этого достаточно проанализировать то, что вы действительно делаете из того, что планируете.
В основном, все известные системы тайм-менеджмента концентрируются на рационально распределении времени. При этом целям и задачам уделяется мало внимания.
Матрица Эйзенхауэра – метод, который отличается от остальных. Он помогает сформулировать цели и задачи, распределяя их по степени важности.
Первая степень важности – «Важное и строчное»
Сюда относятся те срочные дела, которые нужно в срочном порядке выполнить, доделать. А так же это те дела, не сделав которые, могут быть плачевные последствия; дела, связанные со здоровьем; покупкой продуктов, чтобы приготовить вовремя покушать; или те дела, которые обязательно нужно сделать, иначе мы отдалимся от поставленной цели.
Постоянно выполнять важные и строчные дела – это стрессовое состояние. Идеально – если у вас не будет таких дел.
Вторая степень важности – «Важное, но не срочное»
Сюда относятся важные и перспективные дела, которые не требует спешки: саморазвитие, планирование, занятие в спортом, общение с близкими, развитие новых проектов.
Это действительно важные дела, которые определяют наше будущее. Они делаются спокойно, без суеты и есть еще достаточно времени, чтобы их завершить.
К второй степени важности можно отнести курсы делового английского языка. Узнать об эффективных курсах вы можете узнать на сайте intellectumstudy.ru
В первую очередь расходуйте свое время на важные и не срочные задачи, а уже потом беритесь за срочные и неважные дела.
В следующий раз продолжим говорить о том, как эффективно планировать время.
Читайте так же:
Поделитесь статьей с друзьями в социальных сетях:
mlm-tiens.com
Принципы Парето и Эйзенхауэра для планирования рабочего дня
Карта цели – зачем планировать предстоящий день
Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения. Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями».
Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое – попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки. Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.
Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени, то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того, разработка четкого плана на день не только экономит время, она повышает эффективность.
Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра
Существует два приоритетных принципа для планирования чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.
Это принцип Парето, исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра
– принцип градации по приоритетам. В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов).Принцип же Эйзенхауэра разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А – важные и срочные; выполнять немедленно; В – важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С – не важные, но срочные – в идеале делегировать).
В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план, состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия, если это допустимо.
Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.
Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня.
Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник – не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.
В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону, в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.
Выглядеть это может примерно так:
- 9:00-10:00 – почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
- 10:00-12:00 – работа по важным задачам;
- 12:00-13:00 – обед, почта, месседжеры, резерв времени;
- 13:00-15:00 – работа по текущим задачам;
- 15:00-17:00 – работа по важным задачам;
- 17:00-18:00 – почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.
При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?
Сопутствующие секреты планирования рабочего дня
Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове. Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.
Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой
(это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно – и об этом очень многие забывают чаще всего – согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме – захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).
Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.
К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать – нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).
Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день, можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.
vseznam.ru
Время – наш самый ценный ресурс. Его правильное распределение во многом определяет качество жизни. Положительные эмоции, чувство полноценной самореализации, душевное равновесие – все это испытывает человек, сумевший правильно распорядиться своим временем.
Известный американский специалист по саморазвитию Брайан Трейси утверждает: в современном мире люди живут в режиме ответа на внешние вызовы. От того, как мы отвечаем на эти трудности, и зависят наши успехи. Эффективность же реакции на такие проблемы определяется правильным распределением между ними времени.
Можно ли овладеть искусством тайм-менеджмента? Это не простой навык, которым пользуешься время от времени, как, например, вождение автомобиля или работа за компьютером. Управление временем должно прочно войти в систему и быть отработанным до автоматизма. О способах организации самого ценного ресурса мы и поговорим в этой статье.
Можно ли все успеть?
В отличие от материальных и денежных ресурсов, время нельзя экономить. Его можно только использовать для выполнения дел с более высокой ценностью. Каждый человек обладает одним и тем же запасом времени — 24 часа в сутки. Вся разница лишь в том, насколько эффективно мы используем этот промежуток.
Периодические “наваливания” объемов работы стали уже нормой для современного человека. Ответственность накладывает обязательства, и новые задачи накапливаются как снежный ком. Человек начинает напоминать покупателя, скупившего полсупермаркета и пытающегося вынести продукты без тары: у него все начинает валится из рук.
Пора уяснить простую истину: переделать всю работу никому не под силу. Даже если “убивать” на выполнение заданий вечера и выходные, справиться со всем не получится. Растягивать время до бесконечности бессмысленно. Необходимо просто правильно расставить приоритеты.
Определитесь с целеполаганием
По утверждению Брайана Трейси, отправная точка грамотного управления временем — определение цели. Каждый должен спросить себя, что для него действительно важно в жизни. Карьера? Семья? Саморазвитие? Как это ни парадоксально, но только 10% человек знают, что им нужно на самом деле.
Выяснить это позволит простой прием. Проанализируйте свою деятельность — дорогое вам неизбежно будет выступать на передний план. К примеру, вам кажется, что вы ставите семью превыше работы. Но вдруг босс поручает вам в экстренном порядке какое-то дело, и вечер с семьей отменяется. Получается, что работа для вас является приоритетом.
Главное, чтобы вы занимались тем, что приносит вам удовольствие. Один из важнейших постулатов эффективного тайм-менеджмента — достигать высот в том, что нравится. Тратить время своей жизни на нелюбимую работу — верх бессмысленности.
Методика управления временем: 3 шага
Одна из предпосылок успешности — высокая производительность. Работа над этим показателем сродни кулинарному искусству. Но одни повара умудряются приготовить вкуснейшее блюдо “с лету”, другие же не способны состряпать сколько-нибудь съедобное кушанье из самых изысканных ингредиентов.
Предлагаемая ниже программа позволит усовершенствовать свой тайм-менеджмент, следуя универсальному “рецепту” из 3 шагов. Вот они:
Составляйте список дел
Ежедневно перед отходом ко сну составляйте на бумаге перечень заданий на завтра. Так вы избавите себя от ненужной суеты в течение рабочего дня. По мере выполнения задач отмечайте их в своем списке галочкой: так у вас будет стойкое ощущение, что все идет по плану.
Эксперты в сфере тайм-менеджмента установили: когда человек начинает работать с таким списком, результативность его работы повышается на 25%. При этом экономится около двух часов рабочего времени.
Следуйте правилу “80 на 20”
Эффективный тайм-менеджер всегда применяет к своему ежедневному списку принцип “80 на 20”. Его суть состоит в том, что 80% нужного эффекта можно достичь, если прилагать 20% усилий. Для этого необходимо внимательно изучить перечень дел и определить в нем наиболее важный пункт, пометив его буквой “А”.
Чтобы успешно применять это правило, потребуется избирательный подход. Может понадобиться перепланировка деятельности. Вам следует сознательно перенести выполнение 80% маловажных задач на потом, высвобождая время на дела, непосредственно влияющие на качество вашей жизни.
Ищите слабые места
Этот поиск — один из самых результативных методов мышления, помогающий отсеивать лишнюю “шелуху”. Просто спросите себя: стали бы вы делать то же самое, что и раньше, если бы обладали багажом знаний, которым владеете сейчас? Этот метод можно с успехом применять в следующих случаях:
- отношения: многие фирмы при анализе своей деятельности выясняют, что они обременены клиентами, которые приносят одни неприятности — строчат жалобы, делают мало покупок и т.д.; единственный способ повысить качество работы — не обслуживать такую “обузу”;
- бизнес-операции: здесь нужно задуматься над тем, какие деловые схемы вы бы никогда не применяли, если бы теперь начали все “с нуля”; при обнаружении таковых задайтесь целью от них избавиться;
- вложение средств: в лексиконе бизнеса есть понятие “мертвая инвестиция”; это вложение денег, которое уже никогда не окупится; поэтому не переставайте спрашивать себя, насколько целесообразно вы расходуете свой капитал в данный момент.
Матрица Эйзенхауэра как способ приоритизации
Американский президент Дуайт Эйзенхауэр был очень занятым человеком. С целью оптимизации своего рабочего дня, он разработал специальную методу расстановки приоритетов, где в качестве определяющего критерия выступала значимость того или иного дела.
Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных способов приоритизации в тайм-менеджменте. Ее используют в своей работе как рядовые сотрудники, так и администраторы крупных корпораций по всему миру. Матрица представляет собой таблицу, в которой каждый из квадратов-секторов соответствует делу конкретной важности:
Сектор A — срочные безотлагательные дела
В этот раздел заносятся задачи первоочередного значения. Данный квадрат должен оставаться вакантным для ежедневных записей. Таким образом человек, встающий на путь рационального тайм-менеджмента, сможет контролировать ситуацию, не упуская ничего важного.
В этот квадрат входит урегулирование следующих дел:
- негативно влияющих на достижение поставленных целей;
- могущих “ударить” по здоровью;
- потенциально способных доставить неприятности.
Сектор B — важные дела, но менее срочные
Сюда относятся наиболее перспективные задания. Эйзенхауэр придавал им особое значение, поскольку именно их выполнение является предпосылкой успеха. Конструктивному решению этих заданий способствует достаточный запас времени. Откладывать их не стоит: они могут переместиться в сектор А, а это недопустимо.
В эту категорию относят:
- планы относительно будущих проектов;
- поиск деловых партнеров;
- подведение итогов проведенной работы;
- пересмотр целей развития.
Сектор C — безотлагательные дела малой важности
В этот квадрат матрицы Эйзенхауэра можно отнести поручения или дела, являющиеся срочными, но второстепенными с точки зрения основной цели. Например, ваш босс дает вам экстренное задание, которое не имеет отношения к вашим прямым обязанностям. Другие примеры ситуаций, входящих в категорию С:
- появление непрошенных гостей;
- неотложная встреча, не входившая в планы;
- ликвидация последствий собственной халатности.
Сектор D — дела нулевой важности и срочности
Сюда следует поместить задания, которые могут подождать сколько угодно времени или же и вовсе остаться без выполнения. Также в эту категорию помещают дела, которые тормозят рабочий процесс, снижая его эффективность:
- болтовня по телефону;
- мероприятия развлекательного характера;
- зависания в соцсетях и т.п.
Нет прокрастинации!
Человек постоянно принимает решения. Выбор, который он делает, определяет качество его жизни. Правильная расстановка приоритетов в делах и отметание всего неважного — предпосылка успешного тайм-менеджмента. Американский политик Бенджамин Франклин справедливо предостерегал от пустой траты времени, ведь из него и состоит человеческая жизнь.
Вконтакте
Google+
Одноклассники
LiveJournal
Мой мир
« Предыдущая запись Следующая запись »
rostduha.ru
Шесть инструментов тайм-менеджмента: возможности и преимущества
Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.
Метод «Альпы»
Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:
- Составить список всех задач.
- Расставить приоритеты.
- Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
- Сократите общее время до 60% дня.
- Делегируйте то, что можно делегировать.
- Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.
Метод Шваба
Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:
- Записать самые важные задачи следующего дня.
- Определить последовательность задач и пронумеровать их.
- Выполнять задачи в установленной последовательности.
- Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
- Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
- Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.
Метод «Помидора»
Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:
- Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
- Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
- Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
- После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
- После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.
Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.
Метод «Швейцарского сыра»
Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:
- Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
- Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
- Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
- Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).
Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.
Диаграмма Ганта
Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.
- Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
- Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
- Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
- Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
- Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.
Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.
Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.
Метод приоритетного планирования
Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.
Матрица Эйзенхауэра
Рисунок 1
Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.
Схема метода приоритетного планирования
Рисунок 2
Инструмент для планирования
Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?
Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).
Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.
Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:
- Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
- Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
- Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
- Приоритизация задач вошла в привычку.
Бланк для планирования задач на день
Рисунок 3
www.e-xecutive.ru
MyEffectivenessHabits — планирование задач по методу Эйзенхауэра
Мы так часто сетуем на наше сумасшедшее время и бешенный темп жизни, что иногда кажется будто в прошлом время текло медленнее и люди никогда никуда не спешили. Однако это совершенно не так и во все эпохи человек страдал от недостатка времени и задумывался о наиболее оптимальном способе все успевать. Сегодня мы вас познакомим с приложением под Android, которое воплощает в себе метод организации дел, придуманный много десятков лет назад одним из американских президентов.
Эйзенхауэр Дуайт – американский государственный и военный деятель, 34-й президент США, отличался прекрасными организаторскими способностями. Для этого он использовал специально разработанный метод, так называемую «матрицу Эйзенхауэра». Мы писали о нем подробно в этой статье, а здесь лишь напомним, что он отлично подходит для кратковременного планирования на один или несколько дней. Его суть заключается в расстановке задач согласно приоритетам по степени важности и срочности.
Приложение MyEffectivenessHabits для Android является эффективным способом расставить приоритеты задач, сортируя их в одну из четырех категорий, основанных на важности и срочности выполнения. Такое распределение предстоящих дел позволяет вам сосредоточиться на главном, не отвлекаясь на срочные, но не нужные вам задачи. Одного взгляда на заполненную в программе матрицу Эйзенхауэра вам будет достаточно, чтобы определить, что требует первоочередного внимания, что лучше перепоручить другим людям, а что вообще лучше вычеркнуть из списка дел.
Стоит отметить, что несмотря на присутствие в названии программы магической аббревиатуры GTD, она несколько отличается от методологии этой модной системы. Прежде всего тем, что позволяет начать планирование «сверху», задав при этом свою жизненную миссию и определив свои жизненные роли, в отличие от GTD, которая сосредоточена на упорядочивании более зримых и конкретных задач.
Цена: Бесплатно
lifehacker.ru