Метод расстановки приоритетов по принципу важности и срочности называется: Матрица эйзенхауэра как инструмент планирования. Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Содержание

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Определить первоочередные задачи в ежедневной деятельности и в перспективе особенно важно для правильного ведения бизнеса. Оперируя терминами «важные задачи» и «срочные задачи», можно решить, чем необходимо заняться в первую очередь.

Правильное определение приоритетов

Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему.

По тому же принципу построена пирамида продуктивности, система, которую предлагает автор книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.

Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал.

Приоритеты

Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».

Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей.

С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?

Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности». Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Produc­tivity Solu­tions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».

Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. Возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».

Ниже представлена слегка измененная «матрица срочности/важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера. Эта же схема лежит в основе всего последу­ющего обсуждения.

Определение приоритетов

  • Важно и срочно
  • Важно и не срочно
  • Не важно и срочно
  • Не важно и не срочно

Начнем с определений «важное» и «срочное». Важные задачи – это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей. Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.

Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продук­тивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «Важно и Срочно» и «Важно и не срочно».

Категория 1. Важно и Срочно

Задачи, которые вы отнесли к этой категории, надо выполнить в обязательном порядке:

Срочные непредвиденные задачи. Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. В зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какие-то из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.

Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта. Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавлива­ете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.

Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «Важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.

Категория 2. Важно и не срочно

Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К ним относится следующее:

Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».

Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.

Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.

Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.

Категория 3. Не важно и Срочно

Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «Не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К ним относится следующее:

Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока. Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.

Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.

Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.

Категория 4. Не важно и не срочно

Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «Не важно и не срочно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.

Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.

Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.

«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.

Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели.

Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.

Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.

В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение.

Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.

Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.

Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.

Основные выводы

  • Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
  • Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
  • Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлека­ющие вас от действительно важных задач.

© BBF.RU

Матрица приоритетов эйзенхауэра, одна из техник тайм менеджмента. Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод тайм-менеджмента

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

  • A – срочные и важные
  • B – важные, но не срочные
  • С- срочные, но не важные
  • D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Прочитано: 5 843

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

  • важное/срочное;
  • важное/несрочное;
  • неважное/срочное;
  • неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?


Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

  • Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
  • Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
  • Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
  • Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

  • С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
  • D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Матрица приоритетов инструмент для обработки большого количества числовых данных, полученных при построении матричных диаграмм, с целью выявления приоритетных данных. П рименяется в основном в тех случаях, когда возникает необходимость представить численные данные из матричных диаграмм в более наглядном виде.

Большая часть из рассмотренных семи инструментов управления качеством широко применяется для преобразования требований потребителя в параметры качества ожидаемого им продукта и соответственно в параметры качества процессов планирования, разработки, производства, установки и совершенствования продукта.

16.Структурирование функции качества (QFD).

Впервые применен Мицубиси в 1972 г.Суть метода СФК состоит в том, что требования потребителя должны “развертываться” и конкретизироваться поэтапно, начиная с прединвестиционных исследований и кончая предпродажной подготовкой. Его применяют по отношению к вновь разрабатываемой продукции.

Данный метод представляет собой технологию проектирования из­делий и процессов, позволяющую преобразовывать пожелания потре­бителя в технические требования к изделиям и параметрам процессов их производств.

Основная идея технологии СФК заключается в понимании того, что между потребительскими свойствами (фактическими показателями качества) и установленными в стандартах параметрами продукта (вспомогательными показателями качества) существует большое различие. Так же задача заключается в формулировании четких целей на основе желаний потребителей и заказчиков.

Метод СФК – это экспертный метод, использующий табличный способ представления данных, причем со специфической формой таблиц (матричная диаграмма), получивших название «домиков качества» (рис. 6.1.1). В этих таблицах отображается связь между фактическими показателями качества (потребительскими свойствами) и вспомогательными показателями (техническими требованиями).

Процесс планирования новой продукции в рамках метода СФК состоит из восьми этапов.

1. выяснение и уточнение требований потребителей . Задача СФК как раз и состоит в том, что сделать мнение потребителя понятным для инженера.

Задача производителя состоит в том, чтобы с помощью различных методов преобразовать требования («голос») потребителя в инженерные характеристики продукта.

2. ранжирование потребительских требований . Для ранжирования необходимо оценить рейтинги потребительских требований, которые были определены на первом этапе. Производится упорядочение списка требований по степени важности. Важность записывается в виде рейтинга.

3. разработка инженерных характеристик . Данный этап выполняет специальная команда разработчиков, создаваемая для данного случая. Перед ней на первом этапе работы ста­вится задача составить список инженерных характеристик будущего изделия. 4. вычисление зависимостей потребительских требований и инженерных характеристик.

На этом этапе устанавливаем взаимосвязь между потребительскими требованиями и инженерными характеристиками, чтобы определить, какие инженерные характеристики наиболее сильно влияют на удовлетворение определенных требований потребителей, какие – слабо, а какие вообще не создают добавленной ценности продукции для потребителя. (черн кружок- сильная связь(9б), бел кужок-средняя связь(3б), треуг-слабая связь(1б))

5. построение «крыши », в которой проставляются взаимосвязи между самими инженерными характеристиками. Крыша заполняется символами, указывающими на положительную или отрицательную корреляционную связь между соответствующими характеристиками продукции с позиции интересов потребителя.(если есть противоречия- «-» , если нет противоречий – «+»)

6. определяем весовые показатели характеристики инженерных характеристик с учетом рейтинга важности потребительских требований, а также зависимости между потребительскими требованиями и инженерными характеристиками.

7. производится учет технических ограничений. Не все значения инженерных характеристик достижимы. в следующей строчке матрицы проставляют экспертные оценки технической реализуемости тех значений инженерных характеристик, которых в наибольшей степени требуют потребители. С учетом этого получаются скорректированные целевые значения инженерных характеристик.

8. учет влияния конкурентов .. Конкурентов оценивают по тому, насколько полно они способны выполнить каждое из потребительских требований, определенных на первом шаге. * — первый конкурент -второй конкурент.

В результате выполнения вышеуказанных процедур получают исходные данные для технического задания на проектирование и разработку новой продукции.

Построение матрицы СФК получение инженерных характеристик – это первая фаза из четырех (планирование продукта – планирование компонентов продукта – проектирование процесса – проектирование производства), которые в совокупности «развертывают» потребительские требования не только в инженерные характеристики, но и далее – в показатели процесса и всего производства.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Как правильно распределить приоритеты в жизни. Дела не срочные и не важные. Методы расстановки приоритетов

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью, например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

  • 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

  • 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли, например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние. Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

  • 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

  • 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

Здравствуйте, мои дорогие подписчики. Первое сентября — начало нового учебного года, а для некоторых начало новой жизни. Так случилось 10 лет назад со мной. Сегодня мы отмечаем розовую свадьбу, но об этом в одном из следующих обзоров. А пока поговорим о жизни…

Стоя на перепутье, большинство людей начинает размышлять о том, какой путь выбрать. А вы сталкивались с этим? В такие моменты люди долго топчутся на одном месте, ведь они не могут принять окончательное решение. Избежать этого помогут знания, касающиеся того, как расставить приоритеты в жизни и работе в целом.

Осознание важности приоритетов

Вспомните детскую былину об Илье Муромце, где главному герою предстоит сделать выбор, находясь перед камнем: «Направо пойдешь – коня потеряешь, налево – жизнь потеряешь…». Порой такой выбор стоит перед каждым человеком. Вот частые примеры: встать и сделать зарядку, чтобы быть бодрым или поспать подольше, выполнить работу с утра или оставить на вечер и тд.

Справиться с кучей нависших проблем поможет грамотный подход и осознание важности совершения того или иного деяния. Выбор последовательности должен основываться на цели человека и способствовать ее приближению. А вы знаете, почему одни люди становятся успешными, а другие так и не могут приблизиться к своим желаниям? Все дело в неправильно расставленных приоритетах.

Главной особенностью выбора техники расстановки приоритетов служит акцентирование человека на своих жизненных позициях. Представьте себе одинокую женщину, имеющую детей. Представили? Вот и подумайте о том, что важно для нее?

Естественно:

· Здоровье детей, которое напрямую связано с тем, как питаются малыши и что они носят. Если в дождливую погоду пройтись по улице босиком, то на следующий день можно заболеть.

· Место жительства (теплая квартира, а не сарай с дырявой крышей).

· Понимающий работодатель, готовый платить приличную зарплату и отпускать с рабочего места при необходимости.

· Сама женщина (к сожалению, для многих мам их состояние – последний приоритет).

В жизни женщины главным приоритетом должна быть она сама. Недаром говорят: «Наденьте кислородную маску сначала на себя, а затем на соседа, родственника или дитя». Смысл этой фразы заключается в том, что, только защитив себя, можно спасти миллионы жизней.

Получается, что обстоятельства порой вынуждают принимать другие решения, следовательно, все держится на трех «китах»: важность, срочность и стечение обстоятельств. Научитесь работать с ними, и тогда вы станете успешными.

Способы устранения неудач

Для того чтобы стать счастливым, научиться справляться с поставленными задачами и получить удовольствие от жизни, достаточно придерживаться следующих советов:

1. Искоренить проблему определения жизненных ценностей. Для этого нужно провести самоанализ прожитого периода, изобразить карту желаний и поставить цели, способные осуществить ваши задумки.

Оказывается, сделать это не сложно, придется потратить немного времени. Подумайте сами: что важно для спортсмена? Естественно победа, медаль, уважение, следовательно, и в качестве приоритетов у него выступают тренировки, учет замечаний тренера, а не компьютерные игры и просмотр сериалов. Это понятно?

2. Воспользоваться принципом тайм-менеджмента: «Сложные и важные дела выполнять в первой половине дня». Это правило позволяет снять с себя груз ответственно, повысить самооценку и служит некой мотивацией, позволяющей «покорять вершины».

Как вы думаете, что важнее для успешного человека: прочитать новости в социальных сетях или успеть заключить выгодную сделку? Естественно, что второе, однако многие люди страдают проблемой, названной «потом». Эти люди говорят: «еще успею», «у меня много времени», а в конечном итоге начинают винить себя в неудачах и пытаются исправить положение в последний момент. А вы относитесь к этой категории?

3. Ранжирование дел должно производиться в следующем порядке:

  • срочный и важные;
  • просто срочные;
  • особо важные;
  • важные;
  • второстепенные.

Как произвести это разделение задач? Довольно просто: нужно взглянуть на них, проанализировать фронт работ и произвести оценку. После этого станет понятно, какими вещами нужно занять в первую очередь, ведь, они не терпят отлагательств (лечение болезни, квартальный отчет и тд.).

4. Не бойтесь передавать ответственность. Если вы руководитель отдела, то взвалить на себя все проблемы – не правильное решение. У вас есть подчиненные, особенности, работы которых вы знаете, следовательно, поручите знающему человеку создать программу. Так вы не только выполните задание в кротчайшие сроки, но и сможете продвинуться еще на несколько пунктов своего плана (успеете выполнить парочку дел).

Цените свое время. Если не знаете способы его сохранения, то смело изучите материал тренинга Евгения Попова «Хозяин времени». Там вы сможете найти много полезной информации, а главное, поймете, что успешным стать не так то и сложно.

5. Следуйте составленному расписанию и тогда вы сможете увеличить показатели личной продуктивности, следовательно, стать успешным.

Жизненные приоритеты

Ни для кого не секрет, что для человека существует несколько приоритетов: семья, здоровье, работа, хобби, внешний вид, друзья. Попробуйте расставить их в порядке уменьшения важности. Так вы сможете найти те области, на которые стоит обратить особое внимание (первые три).

Не забывайте о том, что приоритеты постоянно придется пересматривать, ведь их выделение зависит от:

· Возраста человека. Что нужно ребенку? Игрушки, книги, мама, папа. А что важно для двадцатипятилетнего мужчины? Машина, квартира, финансы. Ну а пожилому человеку? Здоровье, отдых.

· Обстоятельств. Не секрет, что появление малыша координально меняет жизненные ценности родителей, следовательно, и их приоритеты. Помимо этого, известно, что пока у человека не возникнет проблема, он не начинает действовать в этом направлении. Это правда.

Люди, взявшие кредит, начинают задумываться о дополнительном источнике доходов, пытаются экономить и мечтают скинуть это бремя. А о чем думает студент в преддверии сессии? Естественно об учебе. Вы согласны со мной?

Расставить приоритеты в жизни порой не просто. Если вы не можете разобраться в себе или вам трудно выбрать ту сферу, которая на данном жизненном этапе важнее остальных, то воспользуйтесь методом «Мемуара Глеба Архангельского».

Суть этого метода заключается в фиксировании ежедневного важного момента. Для кого-то он будет связан со здоровым образом жизни (сделал зарядку, принял контрастный душ), для других с семьей (прекрасный ужин в окружении родных, прогулка в парке) и тд.

Главное правило этого метода – проводить запись того события, которое оставило наибольшее впечатление за целый день (даже если это негатив). Производить фиксацию собственных ощущений нужно в течение месяца, хотя кому-то достаточно и недели.

Пожалуй, это все, что я хотела рассказать о приоритетах и принципах их выявления и расстановки. Остались вопросы? Скорее фиксируйте их на бумаге или оставляйте в разделе «Комментарии». Я с удовольствием отвечу на них.

С уважением, Елена Изотова.

Дом, работа, хобби или друзья – все это далеко не полный список компонентов, из которых состоит наша жизнь. Казалось бы, что трудного в том, чтобы уделять внимания каждой из этих категорий. Все верно, однако необходимо также уточнить все так просто, ровно до того момента, пока один из этих факторов не выйдет из-под контроля. Что делать тогда? Равновесие то нарушено. В такие моменты волей-неволей начинаешь думать, а правильно ли были расставлены мои жизненные приоритеты? Или все-таки, я где-то допустил оплошность? Да и как правильно расставить приоритеты в жизни. Этой насущной проблеме и посвящён сей небольшой труд.

Без расстановки приоритетов все кажется одинаково значимым

Сергей Москалев

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION — лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию…

«Семья, долг, честь» — в таком ли порядке?

Проблема в правильном выборе приоритета актуальна во все времена, вне зависимости от времени года, политических взглядов или религиозных убеждений. Вопросом о том, как расставить приоритеты в жизни – это самый часто задаваемый вопрос самому себе, с начала осознанного возраста. Само понятие приоритет, подразумевает под собой первостепенную важность, первенство ваших стремлений и желаний. Тут главное прислушиваться к самому себе, своим собственным желаниям, на основе которых такая поочередность и выстраивается.

На сегодняшний момент, различают восемь составляющих любой комплексной модели приоритета:

  1. Духовность и его развитие – это ваш внутренний мир, моральный устрой, а также осознание и принятие человеческих ценностей. Это так называемая моральная сторона человека, его внутренний мир;
  2. Семья – ваши отношения с родными и близкими: друзья, родственники, любимый человек. Ваше желание им угодить и сделать счастливыми;
  3. Здоровый образ жизни – ваше отношение к спорту, активному отдыху и разумеется собственному здоровью. Умение следить за собой;
  4. Финансовый аспект – удовлетворенность своим материальным положением, а также стремление к богатству или роскоши. Ваши амбиции на материальной почве;
  5. Карьера – самореализация собственных амбиций на профессиональной почве, достижение карьерных высот. Стремление стать лучше, чем остальные в профессиональной, а также трудовой сфере деятельности;
  6. Отдых – название говорит само за себя – умение расслабиться после трудового дня или же просто от мирской суеты;
  7. Саморазвитие – умение и стремление развиваться в интересующих направлениях;
  8. Социум – окружающие вас люди, их отношения и ваша репутация в их глазах. Ваше желание угодить абсолютно незнакомым или малознакомым индивидам.
Каждый человек индивидуален

Как можно увидеть, подобная классификация весьма полна – она задевает все жизненные аспекты любого человека, начиная от работы и семьи, заканчивая отдыхом с хобби. Любой из нас имеет возможность расставить приоритеты в жизни используя такие составляющие. Вопрос будет только в том, что из этого списка окажется на верхушке чарта, а что будет в самом конце. Главное, ни в коем случае не осуждать тех, чья расстановка отличается от вашей. Помните, что каждый человек индивидуален, а значит по умолчанию, не обязан подстраиваться под кого-либо, даже если это семья или же близкие ему друзья.

Как уже говорилось, главные приоритеты жизни будут размещаться в первой тройке, таким образом показывая основное стремление человека – проще говоря его жизненную цель на текущий момент. С возрастом, шкала приоритетов может значительно измениться, например, на первое место уже будет поставлена не карьера, а личная жизнь или семья.

Факторы влияния на главные приоритеты в жизни человека

Как бы не хотелось, но для того, чтобы расставить приоритеты в жизни нужно также учитывать влияния целого ряда факторов, которые незаметно, но тем не менее, сильно влияют на нашу жизненную позицию и взгляды.

Первым таким фактором, является как бы ни тривиально это звучало – время

Будем откровенны, кто из молодых людей, в возрасте 20-25 лет думает о здоровье, правильном питании или же создании новой ячейки общества? Если наберется 5%, то это будет весьма хорошим показателем. А что касательно людей преклонного возраста? Там уже все совершенно по-иному – здоровье, семья, по сути своей полный переворот мира с ног на голову. Однако не стоит сейчас возмущаться и говорить о том, что-то или иное положение вещей неверно. Наоборот, каждый их них прав в своей расстановке интересов, просто нужно учитывать такое явление как юношеский максимализм, так и стариковская тревога. В этом случае нет ошибочного или не ошибочного мышления.

Вторым фактором будет все те ключевые события, которые произошли в жизни любого индивида

Именно они дают возможность правильно расставить приоритеты в жизни, исходя уже из собственного опыта. Этот опыт может быть, как радостный, так и печальный, но главная его задача, позволить человеку по-другому смотреть на жизнь в определенных ситуациях, которые он уже проходил или же с чем он уж имел дело. Например, для молодой семьи в приоритете будет забота о своем ребенке и только потом уже будет идти отдых.

Трудности в одной или нескольких сферах жизни — также помогает расставить приоритеты в жизни. Даже больше, именно этот фактор и является ключевым. Но при этом, возможно два вариант развития событий. Эта сфера становится ведущей, как например, неудачи на работе, заставляют еще сильнее стремиться к требуемому результату, или же наоборот – человек ее ставит на последнюю строчку своего персонального чарта. Такое очень часто наблюдается в личной жизни. Боязнь отказа или предыдущих неудач заставляют резко изменить собственные желания, поскольку человек становится яро убежденным в том, что в этом поприще, он не достигнет желаемого успеха.

Как можно теперь заметить, жизненные приоритеты – это не фиксируемая величина или своего рода аксиома, отнюдь, это нечто непостоянное, движущее и меняющее направлением явление, которое может находиться в мнительном спокойствии не более чем 5-10 лет.

Для того чтобы научиться расставлять приоритеты в жизни, все что вам необходимо – это уделить время анализу собственных мыслей и собственных желаний.

Секрет весьма прост – найдите для себя время, а затем подумайте о ряде таких вопросов:

  • Чего я хочу?
  • Каковы мои цели?
  • На что я готов(ва) ради их достижения?
  • От чего могу я отказаться на ближайшие 5 лет?

Такие простые на первый взгляд вопросы помогут вам, однако, в полной мере понять важность некоторых составляющих, которые приводились ранее. Отвечая на эти вопросы, человек, возможно сам того, не осознавая уже знает, как расставить приоритеты в жизни: что нужно поместить в первую тройку, а от чего можно и вовсе отказаться.

Задавайтесь главными вопросами хотя бы раз в год

Но не стоит проделывать такую процедуру единожды, поскольку жизнь не стоит на месте, а значит то, что было актуально для вас сейчас, может оказаться совсем ненужным уже на следующий день. Возьмите за правило каждые полгода заниматься самоанализом подобного рода, а затем фиксировать результат вашего сеанса по прикладной психологии. После истечении некоторого срока, у вас будет возможность проанализировать возможные изменения, что сыграет вам в будущем только на руку. Поскольку смена приоритетов не проходит просто так, а только под влиянием трех факторов, вышеописанных.

Начните вести свой календарь, планируя его на основе приоритетности задач: сперва самые важные, которые не терпят отлагательств, а затем второстепенные, с выполнением которых можно и повременить. Поддавая свою ежедневную жизнь подобного рода планировке, каждый человек, с легкостью сможет в момент изменения своей жизненной позиции не растеряться, а применить этот же навык и в более глубоких планах на гораздо длительные сроки.

При любой расстановке приоритетов, единственное что должно волновать человека, то главное, чем необходимо руководствоваться в первую очередь – это собственные внутренние помыслы: «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?». Задайте себе несколько вопросов подобного рода – и вы поймете, какую лучше стратегию вам выбрать, каким образом расставить приоритеты в жизни. Главное соблюдать своего рода баланс, а не впадать из крайности в крайность. Идеальным вариантом, разумеется будет равномерная временная отдача, правда это что-то из области фантастики, достигнуть такого в принципе невозможно. Хорошим советом станет также и то, что можно использовать собственный опыт для реализации собственных желаний, которые несомненно влияют и на приоритеты. Опыт – это то преимущество, которое дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. Не отказывайтесь от желания быть лучшим, просто учитесь действовать тактично и главное не забывайте оставаться человеком в любой сложившейся ситуации.

Оставайтесь при своих интересах несмотря ни на что

Главное, что хотелось бы подчеркнуть, для того, чтобы расставить приоритеты в жизни главное оставаться самим собой, не попадаясь под влияния, так называемых советчиков. Нужно понять, что правильная, а самое главное гармоничный выбор приоритетов – это залог успеха в любом начинании, поскольку вы сами знаете, чего именно желаете достигнуть.

Завершающим штрихом, будет то, что, не смотря на советы друзей или различных тренеров, не пытайтесь примерить на себя маску того, кем вы не являетесь. Если вы трудоголик и мизантроп, то для вас явно не будет в приоритете отношения и социальное общение. Следуйте собственным стремлениям и тогда все что вы для себя спланируете обязательно будет достигнуто.

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Небольшая доля причин вызывает львиную долю последствий. Парето однозначно указывает: максимум того, что вы хотите, будет являться результатом минимума того, что вы делаете. Некоторые вещи важнее остальных, и очень намного. Я хочу, чтобы вы учитывали этот принцип при составлении списка дел — сначала определите 20% самого главного, затем выделите из них ещё 20% и продолжайте в том же ключе до тех пор, пока не получите единственную, самую важную вещь. Начинать можно с перечня любой длины, но с установкой на то, что вы должны расчистить себе путь к одной самой важной вещи.

Сфокусируйтесь

Чтобы приступить к новой задаче и вернуться к тому, что вы делали до того, как вас прервали, всегда нужно какое-то время, и не факт, что у вас получится продолжить именно с того места, где вы отвлеклись. Исследования показывают, что около 28% рабочего времени составляют потери, связанные с переключениями в режиме многозадачности. Мультитаскеры сильнее подвержены стрессу, совершают больше ошибок и теряют способность правильно оценивать время, необходимое для работы над задачей, — им почти всегда кажется, что времени потребуется больше, чем это есть на самом деле. Каждый раз, пытаясь заняться двумя и более вещами одновременно, мы просто делим своё внимание и снижаем требовательность к результатам каждого из процессов.

Формируйте привычки

Вопреки устоявшемуся мнению, успех не является результатом марафона дисциплинированных действий. На самом деле успех — спринт, в котором дисциплина нужна ровно до того момента, пока образуется привычка. Заставляя себя, вы приучаете себя к определённому образу действий, и с какого-то момента это перерастает в привычку. Смиритесь с тем, что жестокая дисциплина потребуется, только чтобы сделать новый вид поведения привычным, и всё станет намного иначе. В среднем на формирование привычки требуется 66 дней. Формируйте навыки поочерёдно. Успех приходит последовательно, а не одновременно. Никому не удаётся приобретать больше одной сильной привычки в один период времени.

Задайте себе главный вопрос

Чтобы выстроить задачи согласно их значимости, задайте себе Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» Это приводит к конкретике — выбрать можно только один вариант. Слова «могу сделать» содержат встроенную команду, указывающую на то, что следует предпринимать то, что возможно. Люди часто заменяют это на «должен» и «хотел бы», но все эти варианты некорректны. То, что вы можете сделать, всегда важнее благих намерений. Часть «чтобы в результате этого» говорит о критериях, которым должен соответствовать ответ. Это мостик между просто делать и делать целенаправленно. Последняя часть фразы — окончательная проверка силы воздействия. Речь о том, что, когда вы сделаете эту одну вещь, всё остальное на пути к вашей цели станет достижимо ценой меньших усилий или вообще ненужным.

Свяжите сегодняшний день с будущим

Чем отдалённее по времени будущее вознаграждение, тем меньше мотивация к его получению — это явление называется «гиперболическое дисконтирование». Оно служит объяснением того факта, что большинство предпочитают $100 прямо сейчас сумме вдвое большей в будущем. Их «текущее искажение» перевешивает логику. Есть простой образ мысли, который позволит преодолеть это.

Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?

Вы должны представить, как из одной маленькой вещи постепенно вырастает большая. Это немного похоже на матрёшку: ваша главная вещь «прямо сейчас» находится внутри вашей главной вещи сегодняшнего дня, которая сидит внутри вашей главной вещи на эту неделю, и так далее. Приучайте своё сознание увязывать между собой цели во времени. Свяжите своё сегодня со всеми вашими завтра. Так вы научитесь мыслить масштабно, но целенаправленно.

Планируйте важное

Успешные люди начинают с того, что планируют своё свободное от работы время. Почему? Они знают, что оно им потребуется. Для правильного функционирования всё нуждается в паузах, и вы не исключение. Спланировав время отдыха, приступайте к выделению временного блока для вашей главной вещи. По возможности он должен быть в самом начале дня. Оставьте себе час на то, чтобы разобраться с неотложными утренними делами, а затем принимайтесь за главное. Я рекомендую один четырёхчасовой временной блок в день. Сможете больше — вперёд. Следующий этап в выделении временных блоков — само планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. Спросите себя, что должно произойти в этом месяце и на этой неделе, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей.

Защищайте своё время

Выделить время несложно — защищать трудно. Лучший способ — установка на то, что эти временные блоки несдвигаемы. Поэтому, если кто-то пытается вас занять в это время, просто извинитесь, скажите, что вы уже заняты, и предложите другой вариант взамен. Если это правда нечто неотложное, вспомните правило «утратил — заменил» и сразу же перепланируйте свой временной блок. Если вы чувствуете, что в момент работы в голове всплывают побочные мысли, просто запишите их и продолжайте заниматься тем, чем занимались. Найдите себе место для работы в стороне от троп, которыми ходят отвлекатели. Держите под рукой все материалы, закуски и напитки, которые вам могут понадобиться, и не покидайте свой «бункер» ни при каких условиях, кроме похода в туалет. Отключите телефон, закройте электронную почту. Сообщите тем, кто может вас искать, чем вы заняты и когда освободитесь.

Учитесь отказывать

Чтобы защитить то, чему вы сказали «да», и оставаться продуктивным, следует говорить «нет» всем и всему, что может подорвать ваши усилия. Никто не умел говорить «нет» лучше Стива Джобса. Спустя два года после его возвращения в компанию в 1997 году количество товаров в продуктовой линейке Apple сократилось с 350 до 10. Он объяснил это, сказав: «Сфокусироваться — значит сказать «нет»». Каждый раз, говоря «да», вы отщипываете кусочек эффективности ваших усилий во всех областях. Поэтому чем больше вещей вы стараетесь делать, тем менее успешны в каждом из них. Вы не можете угодить всем, не стоит и пытаться.

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты . Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют в любом деле, реализовать все свои и мечты.

Расстановка приоритетов – это один из важнейших – искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более – самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов – это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу – вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов.

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки – переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра. Очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и . Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица – таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% – вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье .

Квадрат Декарта. Довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

  • Что будет, если я это сделаю?
  • Что будет, если я это не сделаю?
  • Чего не будет, если я это сделаю?
  • Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Метод АBC. Очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

  • A – очень важные;
  • B – не очень важные;
  • C – совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь – дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность “потерять” и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного “соревнования” – сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный “турнир” – 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел – им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист – следующий по степени важности, четверть-финалисты – следующий и т.д.

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

* * *

Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха – стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории (рис. 5.1).

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них – «аврал».

Завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

Хотя кто-то из великих сказал: «Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

B. Важные и несрочные. Дела этой категории – самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», – думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. Никому же не придет в голову сеять пшеницу накануне сбора урожая: нужно время, чтобы зерно созрело. Почему же на задачи и дела в своей собственной жизни мы смотрим по-другому?

C. Неважные и срочные. Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие – то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

D. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

• проста в использовании;

• позволяет уменьшить число неважных дел;

• помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Но что делать, если у нас есть несколько вариантов решения задачи, но мы не знаем точно, какой будет наиболее предпочтительным, и медлим с принятием решения, боясь ошибиться?

Чтобы выйти из подобных ситуаций, нам нужно ознакомиться с еще одним способом расстановки приоритетов, который называется метод многокритериальной оценки.

Как матрица Эйзенхауэра помогла прекратить конфликты между отделами

Конфликты и напряженность в отношениях между разными подразделениями случаются сплошь и рядом. Конфликты часто возникают потому, что один отдел задерживает работу другого. К примеру, юридический отдел слишком долго согласовывает договоры с клиентами, а менеджеры по продажам вынуждены ждать. Или смежники отвлекают специалистов других отделов просьбами сделать для них какую-то работу.

У нас подобные ситуации случались приблизительно раз в неделю. Чаще всего конфликты возникали между отделами продаж, маркетинга и юридическим отделом, а также между разработчиками и отделом тестирования. Если совместная работа дает сбой, страдает эффективность бизнеса. Проблема в том, что отделы не могут оценить важность задач и договориться о порядке совместных действий.

Мы воспользовались схемой расстановки приоритетов, придуманной еще в 1950-х гг. прошлого века американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Политик и талантливый военачальник, он ежедневно сталкивался с огромным количеством дел и сортировал задачи в зависимости от срочности и важности. Он расчерчивал лист ежедневника на четыре квадрата. В левый верхний угол вписывал все самые срочные и важные задачи (им он назначил приоритет P1). В правый верхний – важные, но менее срочные (приоритет P2). Левый нижний угол занимали срочные, но менее важные задачи (P3). Остальные, менее срочные и менее важные (P4), размещались в правом нижнем углу. Получившаяся табличка и называется матрицей Эйзенхауэра. Наиболее приоритетные задачи (P1) Эйзенхауэр выполнял сам, и безотлагательно. Задачи с приоритетом P2, например важные законопроекты, – подолгу обдумывал; срочные, но не очень важные задачи (P3) перепоручал помощникам, а за все остальные старался не браться вообще.

Мы используем матрицу Эйзенхауэра для назначения приоритетов половине задач разных отделов. В 50% случаев значимость и так понятна: к примеру, бухгалтер и сам прекрасно знает, когда ему сдавать отчетность или оплатить тот или иной счет. Вот несколько советов, которые помогут адаптировать президентскую методику к нуждам бизнеса.

 Определите критерии присвоения приоритетов. Допустим, в отдел разработки одновременно поступили сразу три задачи из коммерческого блока: от контактного центра, отделов продаж и маркетинга. «Мегаплан» разрабатывает системы управления отношениями с клиентами. Отдел продаж попросил добавить дополнительное поле в карточку клиента в программном продукте. Отдел маркетинга решил провести эксперимент с электронной рассылкой и потребовал написать скрипт для писем, с помощью которого клиент может получить скидку за покупку дополнительных лицензий. А контактный центр сообщил о том, что у двух клиентов проблемы с доступом к системе и программа не работает. Приоритет задаче мы назначаем по двум критериям: потенциальной пользе от ее выполнения и потенциальному вреду от неисполнения. Срочность зависит от того, есть ли у задачи дедлайн и как много времени остается до его наступления. Если пренебречь информацией от call-центра о проблемах с запуском программы, мы рискуем потерять клиентов. Поэтому эта задача считается самой важной и срочной и получает приоритет P1. Такие проблемы нужно решать за несколько минут. Задания от маркетологов и отдела продаж тоже важны, но менее срочные. Оба получили приоритет P2, но задача от отдела маркетинга оказалась в списке выше, так как речь идет о привлечении новых клиентов.

 Назначьте ответственных за присвоение приоритета. Система Эйзенхауэра имеет смысл, лишь если приоритеты расставлены верно. В нашей компании приоритет задаче могут присваивать только руководители отделов, поставивших задачу. Исполнитель не может изменить приоритет, иначе разработчики откладывали бы важные проекты ради более интересных или выполняли бы в первую очередь работу, которую по дружбе попросил сделать коллега во время перекура. В нашем примере руководители отделов маркетинга, продаж и call-центра выставили приоритеты, а руководитель отдела разработки увидел три задачи с разными приоритетами и назначил исполнителей в зависимости от их специализации и загруженности.

 Учите руководителей отделов мыслить стратегически. Могут возникнуть ситуации, когда необходимо будет выбирать между задачами с одинаковым приоритетом. Тогда руководители отделов должны договариваться друг с другом. Каждый должен ответить на вопрос, какую стратегическую выгоду компания получает от решения той или иной задачи. В спорных случаях окончательное решение за генеральным директором. Со временем руководители отделов научились корректно расставлять приоритеты так, чтобы у коллег не возникало вопросов.

 Сохраняйте прозрачность системы приоритетов. Для постановщика задачи самое важное – знать, что его задача добавлена в очередь и у исполнителя дойдут до нее руки, причем в определенные конкретные сроки. Когда разработчик взялся за выполнение задачи call-центра, отделы маркетинга и продаж убедились, что их задачи приняты, и спокойно вздохнули. Коммуникации работают, все довольны.

 Делегируйте или игнорируйте второстепенные задачи. Задачи с низкими приоритетами P3 и P4 необязательно выполнять самим. Можно делегировать их заместителям, поручать стажерам или отдавать на аутсорсинг. А часть задач с приоритетом P4 не будут выполнены никогда, потому что утратили актуальность. Как говорил Стив Джобс, решать, что не делать, порой так же важно, как и решать, что делать.

Мы начали пользоваться матрицей Эйзенхауэра несколько лет назад. По нашим оценкам, этот метод позволил в 1,5–2 раза увеличить скорость выполнения заданий, в которых участвуют одновременно несколько подразделений.

Автор – генеральный директор компании «Мегаплан»

Способы расстановки приоритетов в работе современного человека. SMART

Один монах хранил все свои вещи в одном небольшом чемоданчике. Сияя улыбкой на своем лице, он говорил: «Если каждые три месяца я не буду пересматривать свои вещи и избавляться от тех, которые мне не нужны, то мой чемодан развалится, или же мне придется купить себе второй. То же самое нам надо делать и с нашей жизнью. Нам регулярно надо проводить такие уборки. В противном случае, если мы… в противном случае, мы либо разрушим свою жизнь, либо бесполезно проживем ее и затем получим новое тело с еще более сильными привязанностями».

Этот монах хотел сказать следующее: расставляйте приоритеты в своей жизни, сосредотачивайтесь на том, что является главным для вас и дает вам силу, и знайте, что, если вы не сделаете этого, вас ждут проблемы и трудности.

Отсутствие способности расставлять приоритеты вводит нас в состояние паралича. Когда мы теряем свою естественную способность проводить различие между тем, что более важно для нас и менее важно, мы теряем главный жизненный фундамент и запутываемся в жизни. Первое, о чем мы забываем и потому становимся неспособными действовать правильным образом, — это то, что все мы являемся вечными частицами Бога, Абсолюта, исполненными счастья. С позиции вечности ничто в этом мире, хорошее или плохое, не стоит того, чтобы впадать в рабство.

Есть две простые техники, которые я использую для расставления приоритетов: я вновь и вновь останавливаюсь и спрашиваю: чего я не делаю в настоящий момент, но должен делать из того, что изменит мою жизнь к лучшему?

Когда я нахожу ответ, скажем, в определенной области, я начинаю рассматривать другие: такие, как здоровье, отношения, духовная практика — и задаюсь вопросом снова. Результаты этой техники для меня удивительны и очень вдохновляющие. В уме я представляю конец своей жизни и с этой позиции рассматриваю настоящее. Когда мы окружены тысячей мелких вещей, мы склонны к тому, чтобы видеть лишь то, что находится прямо перед нами. Мы подобны человеку, который гуляет в прекрасном лесу, но смотрит только себе под ноги до тех пор, пока не ударится головой о низко свисающую большую ветку. Когда я рассматриваю свою жизнь с точки зрения смерти, я начинаю заботиться только о самых важных вещах: отношениях, моментах, которые позволяют мне прощать, чувствовать духовный подъем и проявлять сострадание».

Жизнь постепенно сокращается, сокращается, и, в конце концов, остается мгновения. И каждый выбирает, что он будет делать в эти мгновения. И что поразительно, что все сосредотачиваются только на отношениях. И все вспоминают, что вот, вот это — самое главное. Это очень интересный такой. Все вспоминают об отношениях. То есть всё так сужается, и в конце концов мы понимаем, где, что важно.

«Это то, на чем мы должны сконцентрироваться, пока у нас еще есть силы, разум и открытое сердце. Из миллионов возможностей, которые посылает нам жизнь, нам необходимо выделять подобные, более важные вещи. Блага, которые мы получаем от расставления приоритетов. Расставление приоритетов рождает внутри нас два вида силы: первая — это сила говорить «нет» всему, что является неважным, и отбрасывать это, как ненужный мусор», которым оно и является. Это первая сила — говорить «нет» всему неважному.

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

  • вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
  • на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
  • вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

  1. Важно
  2. Срочно
  3. Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

  1. Важное и срочное
  2. Важное, но не срочное
  3. Не важное, но срочное
  4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.


3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ» . Но задачи в ней делятся на 3 категории.

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью, например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

  • 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

  • 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли, например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние. Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

  • 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

  • 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

Если для вас актуален вопрос, как правильно расставить приоритеты, в первую очередь вам необходимо перестать озадачивать себя несколькими делами одновременно, иначе вы рискуете потерять чувство контроля, а это уже чревато ухудшением физического и психического здоровья.

Как справляться со всеми накопившимися делами, чтобы оставаться в эмоциональном тонусе и все успевать? Давайте разбираться.

Приоритеты: как их расставлять и почему это важно

Прежде чем начать расставлять приоритеты, необходимо суметь взять контроль над сложившейся ситуацией и временем. Для этого нужно проанализировать все происходящие в жизни события.

Возьмите ручку и блокнот. Напишите на бумаге все дела, которые вам доводилось делать в течение последней недели. Сколько времени вы посвящаете каждой области?

Если вы сможете ответить на этот вопрос, вам тут же удастся понять, как расставить приоритеты в жизни.
Затем подумайте, довольны ли вы своим времяпровождением.

Сколько времени вы уделяете важнейшим областям своей жизни. Речь идет о карьере, саморазвитии, здоровье, любовных и семейных отношениях.

Дайте каждой области оценку по шкале от 1 до 10, где 1 – подразумевает полное безразличие, 10 говорит о том, что она жизненно важна. Затем оцените успехи в той или иной области. Достаточно ли вы уделяете время каждой из них?

Продолжайте обращаться к шкале от 1 до 10.

После того, как вы проанализировали свою жизнь, отдельное внимание уделите тем сферам, которые получили оценку от 8 до 10.

Составляйте списки

Умение расставлять приоритеты поможет вам выполнять большой перечень важных дел. Вам крайне важно выяснить, какие поступки и действия в вашей жизни не присутствуют. Прочтите перечень нижеизложенных вопросов и запишите ответы на них в блокноте:

Что несет ценность для вас на данный момент?
Какой сфере вам бы хотелось посвящать больше времени?
Что не заслуживает в вашей жизни такого пристального внимания?
Какие области требуют от вас внимания на сегодняшний день? (к примеру, здоровье, семья, финансы).

Все свои действия вам нужно записать в том порядке, который особенно важен. Таким образом у вас на руках будет новый список приоритетов, согласно которому вы сможете действовать дальше.

Атакуйте свой мозг этой важной информацией и уже вскоре вы убедитесь, какую роль в жизни несет умение расставлять приоритеты.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.

Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?

Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.

Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.

Проблема матрицы Эйзенхауэра

Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.

Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.

Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.

Оси и квадранты

Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.

 

  • Верхний правый. Дела срочные и важные.

Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.

Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.

  • Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.

Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.

Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!

Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.

  • Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.

В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.

Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.

  • Нижний правый. Дела несрочные и неважные.

В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.

К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.

Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.

**

Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.

С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.

«Декартовы координаты»

Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.

  • Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
  • Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
  • Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
  • Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?

После того, как ответы даны, оцените каждый из них. В итоге, у вас сформируется более-менее объективное представление о проблеме.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:

Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.

  • Уборка в шкафах, кладовых дома.

В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.

  • Забота о здоровье.

Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.

Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.

**
Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем курсе тайм-менеджмента. Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.

Матрица Эйзенхауэра: повышение эффективности за счет приоритезации задач

Неужели слишком много задач нужно выполнить за короткий промежуток времени? Даже не знаете, с чего начать, как все это организовать или что сделать в первую очередь? Вы обнаружите, что работаете за чистым столом, но с загроможденным умом? Вы определенно не одиноки.

Мы живем в обществе, перегруженном информацией, в котором люди, информация и задачи соревнуются за наше внимание, что чрезвычайно затрудняет устранение отвлекающих факторов и шума из повседневной рутины.

Приоритет — это ключ. Ответ на вопрос «делать больше, лучше» заключается в том, как мы планируем свое время.

Решения

для управления временем — это эффективные инструменты для измерения и повышения производительности. А поскольку мы не можем выделить больше времени, нам нужно научиться использовать его с большей пользой. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на количестве задач, выполненных за день, начните расставлять приоритеты по тем, которые имеют значение.

Научитесь лучше управлять своим временем.

Существует бесчисленное множество методов и приемов управления временем и проектами, которые повышают вашу продуктивность и помогают выполнять свою работу более эффективно.Матрица Эйзенхауэра — простой, но мощный инструмент. Матрица Эйзенхауэра — отличная матрица приоритезации задач, позволяющая лучше управлять своим временем. Даже если вы никогда не слышали об этом термине, вы, вероятно, использовали этот метод.

Само собой разумеется, что большинство успешных людей — искусные менеджеры времени и проектов. Как ключевые навыки в любой отрасли, управление временем и задачами требует сосредоточенности, расстановки приоритетов и планирования для повышения производительности и достижения ваших целей.

Однако, если честно, оставаться организованным и соблюдать дедлайны не всегда так просто. Продолжайте читать, чтобы узнать, как матрица Эйзенхауэра может помочь вам в достижении цели…

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как матрица срочно-важного, ящик Эйзенхауэра, метод Эйзенхауэра и матрица управления временем) — это метод принятия решений, который помогает вам сортировать задачи на основе критериев срочности и важности.

Несмотря на простоту конструкции, эта матрица приоритезации является мощной. Используйте его, чтобы избавиться от шума и тратить время на занятия в вашей жизни, помочь вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже) и увеличить пространство для мысленных ног, чтобы добиться прогресса в достижении ваших долгосрочных целей.

Этот метод особенно полезен для людей, которые:

  • Просто бегают, справляясь с ежедневными кризисами
  • Вы заняты, но чувствуете себя неэффективным и неэффективным
  • Есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения
  • Проблемы с делегированием задач или отказом

Что делает Матрицу Эйзенхауэра такой примечательной при наличии множества стратегий и инструментов тайм-менеджмента? Он примечателен тем, что, несмотря на свою простоту, он пережил тенденции (часто переупаковывался и продавался как новый!) И продолжает приносить результаты.

Откуда появился термин?

Для тех из нас, кто более знаком с историей США, имя Эйзенхауэр, вероятно, будет звонком. Этот термин действительно происходит от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Прослужив пятизвездочный генерал в армии США, но более известный как Верховный главнокомандующий союзными войсками во время Второй мировой войны, Эйзенхауэру приходилось постоянно принимать жесткие решения из-за характера своей работы и обязанностей.

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Интересный факт: метод впервые стал популярным благодаря появлению в определяющей жанр книге самопомощи Семь навыков высокоэффективных людей . Автор, Стивен Кови, переработал принципы принятия решений Эйзенхауэра в шаблон для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра.

Как это работает? Объяснение матрицы Эйзенхауэра…

Матрица Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять своим временем и задачами. Разделенный на четыре категории, метод принятия решений основан на двух простых критериях: срочность и важность.

Матрица систематизирована по четырем квадрантам, структурированным в соответствии с срочностью по оси x и по важности по оси y.В соответствии с уровнями приоритета и срочности пользователь распределяет свои задачи и действия по следующим категориям:

  • Квадрант 1: Сделайте сначала — сделайте это сейчас
  • Квадрант 2: Решите, когда — составьте график, установите крайний срок
  • Квадрант 3: Делегировать — разделить рабочую нагрузку
  • Квадрант 4: Удалить — удалить ненужные элементы

Почему все, что мы знаем о производительности, неверно: как отличить срочное от важного

Приступим к обучению!

Возможность классифицировать ваши ежедневные и еженедельные задачи по этим четырем квадрантам является сложной задачей и, возможно, основным и наиболее сложным навыком для использования этой матрицы приоритетов.

Согласно принципу Парето, 80% запланированных результатов могут быть достигнуты с помощью 20% общих усилий. Проблема: большинство людей часто тратят больше времени на разные виды деятельности, а не на задачи, которые принесут наилучшие результаты с наименьшими усилиями.

Это следствие «настоящего шока» — состояния, в котором мы теряем ощущение долгосрочного повествования и направления из-за того, что живем в непрерывном, всегда активном моменте «сейчас». Исследования показывают, что мы живем по схеме, получившей название «Эффект простой срочности», когда мы склонны отдавать приоритет задачам с крайними сроками над задачами без таковых, независимо от того, какое влияние они могут оказать в долгосрочной перспективе.

Следовательно, уместно уметь отличать срочные задачи и действия от важных. Срочные задачи — это вещи, требующие немедленного и внимательного реагирования, такие как крайний срок уплаты налогов, страхование здоровья или запланированная встреча родителей с учителем. По словам Бретта Маккея, основателя и главного редактора Art of Manliness: «Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». Решить, какие задачи вам следует или не следует выполнять, становится намного проще, если вы уверены в том, что для вас важно.

Рори Ваден, писатель и специалист по самодисциплине, объясняет, что большинство людей меняют свои списки дел на чрезвычайные ситуации. В книге «Прокрастинация с целью » он описывает наиболее успешных людей как «умножителей времени», которые начинают свой день с вопроса: «Какие самые важные вещи, которые я могу сделать сегодня, освободили бы больше времени завтра?»

Знай, чего хочешь. Знайте, почему вы этого хотите.

Поэтому вместо того, чтобы продолжать утомительный и, вероятно, нездоровый цикл принятия решений, начните сегодня делать действительно более разумные и осознанные выборы.Прекратите суетиться без цели.

Популярный ютубер Джон Грин комментирует продуктивность: «Я бы сказал, что жизнь не в том, чтобы стать самой эффективной машиной для решения проблем и создания ценности, которой вы можете стать. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть, и что совершенно необходимо распоряжаться нашим самым ценным ресурсом: временем ».

Начните делать то, что важно, используя матрицу Эйзенхауэра

  1. Сделай первым — Сделай это сейчас: Срочные и важные задачи

Задачи квадранта 1 неизбежны, характеризуются как срочные и важные; они требуют прямого и немедленного внимания.Эти задачи имеют тенденцию быть более утомительными и сложными, поэтому для их выполнения требуется больше времени и внимания.

Задачи, которые попадают в первый квадрант, часто являются прямым результатом прокрастинации. Однако они должны быть решены в первую очередь и завершены как можно скорее.

Используйте принцип Марка Твена «Ешь лягушку», чтобы справиться с возможным параличом задания. Термин «съесть эту лягушку» означает в первую очередь избавиться от худшей задачи. Поедание лягушки означает, что вы завершаете задачу, которую не хотите выполнять, но знаете, что должны.Эти задачи в конечном итоге вызывают у вас сильное чувство выполненного долга.

Для тех из нас, кто лучше всего работает под давлением или с четкими сроками, вы можете использовать технику Помидора, которая поможет вам сосредоточиться на задаче.

Типы задач квадранта 1 включают:

  • Ознакомьтесь с документом для вашего менеджера
  • Завершить оформление платежных ведомостей сотрудников
  • Забрать из химчистки в пятницу днем ​​на мероприятие выходного дня

  1. Решите, когда — Составьте график, установите крайний срок: Задачи, которые важны, но не срочны

Не каждую важную задачу нужно выполнять за один день.Задачи, которые являются важными, но не срочными, обычно представляют собой долгосрочные проекты или задания, требующие достаточного планирования и определенного количества времени для правильного выполнения.

Второй квадрант, названный «золотой серединой» в управлении личным временем, — это сфера, нацеленная на личное улучшение с точки зрения возможностей и роста. Квадрант 2 — идеальное место, чтобы записать список ваших значимых целей. Не забывайте устанавливать реалистичные сроки даже для несрочных задач.

Типы задач квадранта 2:

  • Составьте маркетинговый бюджет на следующий год
  • Возобновление фитнес-режима
  • Обновите свою волю

  1. Делегировать — разделить рабочую нагрузку: Срочные, но не важные задачи

Квадрант 3 — это место, где эффект простой срочности влияет на жизни.Даже если бы вы и я были лучшими многозадачными и чрезвычайно эффективными в своей работе, мы должны признать тот факт, что мы не Супермен.

Распространенная фраза «командная работа заставляет мечту работать» известна не только потому, что она цепляет, но потому, что это правда.

Хорошие лидеры и менеджеры знают, когда выполнять задачу самостоятельно, а когда делегировать работу кому-то другому. Иногда лучше передать задачу, которую вы могли бы выполнить самостоятельно, коллеге, зная, что он может быть лучшим человеком для выполнения этой работы.

Типы задач квадранта 3:

  • Запланировать собеседование
  • Сходить за покупками
  • Забронировать авиабилеты на отпуск

  1. Удалить — удалить ненужные элементы: Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными

Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, должны быть выброшены в мусорное ведро, вне поля зрения и из виду.В зависимости от ситуации, такие задачи могут снова появиться в вашем списке дел через неделю, но их еще не нужно делать, и их даже можно считать пустой тратой времени.

Типы задач квадранта 4:

  • Купить новую кофемашину
  • Продлить подписку на журнал
  • Сортировка нежелательной почты

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

  • Добавьте всплеск цвета! Цветовое кодирование помогает быстро составить обзор категорий и квадрантов.
  • Не смешивайте бизнес с отдыхом! Создавайте отдельные списки для своих профессиональных и личных задач. Это упрощает организацию, потому что вам не нужно выбирать между записью на прием к врачу и бронированием важной деловой поездки.
  • Сделайте это визуально! Не любите квадратную планировку? Почему бы не организовать матрицу в стиле Канбан! Для этого можно использовать множество отличных инструментов. Вот шаблон для внедрения матрицы приоритетов в Zenkit:
Попробуйте шаблон «Матрица Эйзенхауэра» в Zenkit.
  • Наклейте на него этикетку! Ярлыки — отличный способ оставаться организованным. Этот метод особенно хорошо работает для задач или действий, которые могут подпадать под более чем одну категорию в течение определенного периода времени. Кроме того, вы можете организовать свои задачи по четырем категориям, используя метки в макете Канбан.
  • Будьте экологически чистыми! Экономьте бумагу. Выйти в онлайн! В настоящее время доступно множество онлайн-инструментов для управления задачами и временем, которые могут помочь вам отслеживать свой прогресс, будь то для личного или профессионального использования в команде.(psst! зенкит!)

Убеждены, что матрица Эйзенхауэра для вас? Вот некоторые моменты, которые следует учитывать…

Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

  • Это бесплатно! Это одна из самых дешевых методик, если не . Матрица Эйзенхауэра — это бесплатный ресурс, и для начала вам не потребуется специальное программное обеспечение или инструменты.
  • UX одобрен! Для использования метода не требуются предварительные знания или опыт.Поскольку не существует предопределенных правил, говорящих о том, что срочно, а что важно, вы можете решать, какие задачи входят в какой квадрант в соответствии с вашими предпочтениями. Так чего же ты ждешь? Попробуйте этот метод.
  • Создан для решений! Вы научитесь лучше принимать решения за доли секунды естественным образом, потому что этот метод заставляет вас задуматься о важности ваших задач и переоценить, что является срочным, а что нет.
  • Просмотрите это! Отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек после использования матрицы помогает вам практиковать самоанализ и учит лучшему самосознанию.

Недостатки матрицы Эйзенхауэра:

  • У вас есть только два варианта. Матрица систематизирована по двум критериям: срочность и важность. Он не принимает во внимание внешние факторы, такие как ресурсы, сложность или уровень усилий.
  • Не все так просто. Как и все хорошие вещи, использование матрицы требует работы. Ежедневно классифицировать задачи по категориям может быть сложно и отнимать много времени. Матрица помогает вам начинать каждый день с плана действий.Убедитесь, что организация ваших задач не находится в центре внимания.
  • Нет гибкой комнаты. Сетка может легко стать перегруженной и быстро привести к параличу задач, когда имеется слишком много задач. Ограничение количества задач в каждом квадранте сохранит хаос.

Ключевые выводы о Матрице Эйзенхауэра, тайм-менеджменте и Вселенной…

Сохранение организованности в этом напряженном мире может оказаться сложной задачей из-за дублирования обязательств и спонтанных «срочных» встреч.Повторяющееся ложное притворство срочности также может затруднить понимание или определение «срочного дела».

Распространенной причиной стресса и выгорания на работе является неправильное управление временем. Использование этого метода поможет вам изучить ключевые принципы планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписания. Матрица Эйзенхауэра — это простой помощник, который поможет вам повысить продуктивность и выполнять важные задачи.

Эта матрица приоритетов может не работать для всех, но это отличная отправная точка.Вы можете использовать его как ступеньку для поиска более индивидуальной и подходящей техники. Так чего же ты ждешь?

  1. Настройте себя на успех.
  2. Хватит бездельничать.
  3. Переключитесь на приоритетность долгосрочных целей перед мелкими задачами.
  4. Начни работать над тем, что важно.

Мы знаем, что привычки не возникают в одночасье. Как и в спорте, практика делает совершенство. Иногда требуется немного (или много!) Экспериментов, чтобы найти, какая система лучше всего подходит для вас и вашей команды.Но награда за поиск системы, которая подходит вам лучше всего, как для личного, так и для делового использования, несравнима. Я думаю, можно с уверенностью сказать, что более эффективно потратить достаточно времени на важные, но не срочные дела сейчас, чем ждать, пока лягушка увеличится в размерах вдвое. Какие инструменты повышения производительности и методы экономии времени вы используете?

Ура,

Джессика и команда Zenkit


Кредиты изображений: Карл Хейердал через Unsplash, фотографии через Pexels, JESHOOTS.com через Pexels

Была ли эта статья полезной? Пожалуйста, оцените это!

Матрица управления временем: срочные и важные — жизнь в коробке 2

, 28 мая 2014 г., представлено Dynamics Insights

Несколько семестров назад я сидел на уроке психологии адаптации человека и жаловался — хотя мне и не хотелось это признавать. — моему другу обо всех задачах, которые мне нужно было выполнить на этой неделе. Мой профессор прошел мимо, услышал мой разговор и сказал мне: «Живи во втором ящике, так что ты не всегда горишь.

Я был совершенно сбит с толку относительно того, о чем она говорит, поэтому спросил: «Что ты имеешь в виду,« Живи во втором ящике »?» Она ответила: «Поищи это в учебнике или подожди лекции». Я не нашел ее ответ очень полезным, потому что я все еще понятия не имел, о чем она говорит, и, честно говоря, мне не хотелось искать в учебнике, поэтому я терпеливо ждал лекции.

Когда настал день лекции, мой профессор попросил нас записать список всего, что нам нужно , и хотели, чтобы закончили в течение следующей недели.Она попросила нас записать все, от предметов, связанных со школой до предметов, связанных с работой, до таких простых вещей, как мытье посуды и просмотр Твиттера. Теперь, имея полный список дел, она передала нам матрицу тайм-менеджмента, которая выглядела так:

СРОЧНО НЕ СРОЧНО
ВАЖНО

Квадрант I: & Важно
«Кризисы» или «Проблемы»

Квадрант II:
Не срочно и важно
«Личные цели»

НЕ ВАЖНО

Квадрант III: Не срочно
«Отвлекающие факторы»

Квадрант IV:
Не срочно и неважно
«Прерывания»

Рис. наши задачи основаны на важности, а НЕ срочности, а затем помещают каждое действие в соответствующий квадрант на основе ограничений квадрантов, которые я объясню следующим образом: низкий.

Понимание матрицы управления временем

«Жизнь во втором ящике» — это концепция, взятая из принципа принятия решений Дуайта Д. Эйзенхауэра, популяризированного Стивеном Кови в его знаменитой книге 7 навыков высокоэффективных людей . Кови разработал матрицу, которая помогает людям определять приоритеты деятельности, определяя, какие действия важны, какие срочны, а какие можно рассматривать как отвлекающие или отвлекающие.

Согласно Кови, срочность может быть определена как требующая немедленного внимания, а важность связана с результатом, который способствует достижению индивидуальной миссии, ценностей и высокоприоритетных целей.

Вот разбивка по каждому квадранту:

Квадрант I: Эти действия являются неотложными и важными, требуют нашего немедленного внимания и могут рассматриваться как кризисы и проблемы. Люди, живущие в Квадранте I, часто ежедневно весь день поглощены проблемами и находят покой только в побеге в Квадрант IV. Этих людей можно охарактеризовать как кризисных менеджеров, проблемно мыслящих людей и продюсеров, стремящихся к соблюдению сроков. Жизнь в Квадранте I не является устойчивой, поскольку, как сказал бы мой профессор, вы всегда «горите».

Квадрант II: В идеале каждый должен стремиться «жить во втором ящике». Эти занятия важны, но не срочны и помогают достичь личных целей. Эти виды деятельности — это то, что нам нужно делать, но, кажется, никогда не удается решить, например, упражнения, построение отношений и выработка долгосрочной стратегии. Люди, которые «живут в коробке два», часто являются людьми, ориентированными на возможности, и имеют относительно небольшое количество кризисов, что позволяет заниматься более целенаправленной деятельностью и повышать производительность.

Квадрант III: Действия, попадающие в этот квадрант, являются срочными, но не важными и часто ошибочно принимаются за важные. Люди, живущие в Квадранте III, тратят время, реагируя на срочность, исходя из ожиданий и приоритетов других. Эти занятия часто рассматриваются как отвлекающие, потому что они срочны, но не важны для человека.

Квадрант IV: Действия, проводимые в этом квадранте, не являются срочными или важными и имеют очень небольшую ценность, что отнимает время от других неотложных и важных мероприятий.В этом квадранте серфинг в Интернете и просмотр телевизора наряду с другими занятиями, отнимающими у вас время. Люди, проживающие в квадранте IV, ведут очень безответственный и непродуктивный образ жизни.

Большинство людей живут в квадрантах I и III, не оставляя времени для квадрантов II. Стивен Кови подчеркивает важность перехода в Квадрант II, который приведет к меньшему количеству кризисов и проблем. Матрица тайм-менеджмента Кови поможет людям не только стать эффективными, но и эффективными.

Как использовать матрицу

Вот шаги для определения приоритетов ваших действий:

  1. Создайте список дел и включите все задачи, которые вам нужны и хотят, чтобы выполнил в течение следующей недели (или установите период время по вашему выбору).
  2. Расставьте приоритеты для этих действий на основе важности , НЕ срочности . Вы можете использовать шкалу от 1 до 5 или изменить порядок действий в зависимости от важности; любой вариант будет работать.
  3. Отсортируйте все действия по соответствующим квадрантам в соответствии с указанными выше ограничениями.
  4. Теперь оцените, где вы проводите большую часть своего времени, и подумайте, как вы можете начать работать в направлении Квадранта II.

Теперь, когда вы понимаете основы матрицы, вы можете применить ее и начать двигаться к «живому n ящику два».

В моем следующем блоге я представлю стратегию работы с различными квадрантами и дам совет Стивена Кови о том, как перейти в квадрант II. Если вы хотите получать уведомления о публикации нового блога ArcherPoint, подпишитесь на блоги членов нашей команды экспертов.

9 практических методов, когда «все важно»

Одна из самых старых проблем на рабочем месте — знать, как расставить приоритеты в работе .

Из-за большего количества задач, непрерывных электронных писем и более высоких ожиданий решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильным.

Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь. Знание ваших приоритетов снижает стресс, помогает сосредоточиться и игнорировать FOMO, может улучшить продуктивность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы устанавливаете более четкие границы для своего рабочего дня.

Как только вы узнаете, как расставить приоритеты для своих задач и времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считал срочной, на самом деле не требует вашего внимания. По крайней мере, не сразу.

Но хотя элементы расстановки приоритетов в вашей работе просты (т. Е. Знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их по важности), это далеко не простое упражнение.

Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю.В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии по , как расставить приоритеты для ежедневных задач , оптимизировать свое время и сосредоточиться на работе, которая имеет наибольшее значение.

Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)

  1. Захватите все в главный список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
  2. Отделите срочные задачи от важных с помощью матрицы Эйзенхауэра
  3. Оцените свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
  4. Разделяйте задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE
  5. Задайте продуктивный тон дня, «съев лягушку».
  6. Вырезайте «достаточно хорошие» цели с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков
  7. Помните об ошибке невозвратных затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
  8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы
  9. Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в наиболее продуктивные часы

1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день

Невозможно расставить приоритеты задач, если они все крутятся у вас в голове.

Вместо этого начните с того, что запишите все и систематизируйте в основной список .

Считайте это свалкой мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые отвлекают ваше внимание из вашей головы и превращаются в документ.

Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Get Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.

Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (он может быть таким же простым, как лист бумаги, или сложным, как инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.

Как только вы создадите свой Главный список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или в месяце. И долгосрочные цели, которые заставят вас почувствовать себя выполненным и уполномоченным.

Работая со своим основным списком, начните расставлять приоритеты задач по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.

Как объясняет консультант по продуктивности Брайан Трейси, ваш ежемесячный список берется из вашего основного списка.Ваш еженедельный список берется из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими более крупными целями.

Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятым отношением к завершению — нашей склонностью сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.

Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.

2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач. Но все еще может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов приоритизации, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.

Во-первых, существует так называемый принцип Парето или правило 80/20, согласно которому 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов.Ищите те задачи, которые не просто проверяются, но которые приносят вам реальные результаты.

Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра .

Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, представляет собой простую четырехквадрантную рамку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно немедленно реагировать, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.Хотя важные задачи — это те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.

Выбирая, как лучше всего расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят:

  • Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
  • Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это
  • Срочно, но не важно: Передайте эти задачи кому-нибудь else
  • Ни срочно, ни важно: Удалите их из своего расписания как можно скорее

Одна из самых сложных задач здесь — исключить срочные, но не важные задачи из вашего списка приоритетов.Вот тут-то и вступает в игру умное делегирование .

Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего ума).

В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет 30X столько времени, сколько обычно требуется для выполнения задачи для обучения.

Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут на делегирование и обучение кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в году = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)

3. Распределите ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли.

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые нам нужно выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и понять их истинную важность.

Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:

  1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
  2. Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
  3. Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
  4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
  5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Ограничение себя шестью (или менее) задачами в день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу по своему списку.

4. Разделите задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов ежедневных задач, есть еще одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?

Самое большое неизвестное, когда дело доходит до расстановки приоритетов, — это различать задачи, которые кажутся находящимися на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или совмещаете несколько ролей, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не решают полностью.

Вот где творит чудеса метод ABCDE Брайана Трейси. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровней для каждой задачи.

Вот как это работает:

  • Просмотрите свой список и дайте каждой задаче буквы от A до E (A — высший приоритет)
  • Для каждой задачи, имеющей A, дайте ей номер, который определяет порядок, в котором вы ее будете выполнять в
  • Повторите пока все задачи не будут содержать буквы и цифры

Опять же, это обманчиво простая стратегия приоритезации.Хотя в большинстве случаев почти невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, если дать каждой задаче несколько уровней приоритетов, их истинная важность внезапно становится намного яснее.

5. Задайте продуктивный тон для дня, «съев лягушку» (т. Е. Сделайте в первую очередь свою самую важную работу)

После того, как вы расставили приоритеты для своей самой важной работы (каким бы методом вы ни выбрали), самое время выбрать, как атаковать день.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному.И часто устранение большой, сложной, но важной задачи первым делом дает вам импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают ежедневно уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как написал Марк Твен:

«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит сидеть и смотреть на нее очень долго!»

Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка.

Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может побудить вас продолжить работу над остальной частью вашего списка.

На самом деле, когда профессор Гарварда Тереза ​​Амабиле изучила дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:

«Из всего, что может повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе.”

Сделайте небольшой выигрыш приоритетом в начале дня, и вы будете мотивированы до конца дня.

6. Избегайте «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков

Неважно, насколько вы эффективны и результативны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.

Вот отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

(Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.)

Первый шаг — записать 25 ваших главных целей. Это могут быть жизненные, карьерные, образовательные или другие цели, на которые вы хотите потратить свое время.

Теперь обведите пять своих главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, закончите обводить, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «Избегать любой ценой».

Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вам следует их активно избегать. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслужить вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.

7. Помните об ошибке невозвратных затрат (т.е. будьте достаточно гибкими, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)

Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно помнить о гибкости.Никто не знает, что нас ждет в будущем. И, в конечном итоге, расстановка приоритетов и планирование — это всего лишь предположение.

Иногда вы можете расставить приоритеты задачи только для того, чтобы ваши ожидания или результаты изменились. На этом этапе трудно не разочароваться. Но вы не можете допустить, чтобы это исказило ваше суждение.

Люди особенно подвержены «заблуждению безвозвратных затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то только потому, что мы уже потратили на это время и усилия .

Но реальность такова, что , чем бы вы ни занимались, вы никогда не вернете это время назад . И любое время, потраченное на то, чтобы работать над неправильным приоритетом, — это просто потраченное время.

Иногда наши усилия лучше использовать для смены лодки, чем пытаться устранить утечку.

8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои дневные часы

Приоритезация — это не только задачи. Пора тоже.

Работа над правильными задачами может либо дать вам больше времени в будущем, либо отнять его у вас.Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте влияние вашего выбора на ваши будущие обязательства.

Лучшее, что вы можете здесь сделать, — это сосредоточиться на множителях времени .

Как мы писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас больше времени в будущем. Как объясняет в блоге TED консультант по лидерству Рори Ваден:

«Вместо того, чтобы спрашивать:« Что самое важное я могу сделать сегодня? », Множители времени спрашивают:« Что самое важное, что я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтра лучше? »

«Другими словами, , размышляя о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем освободить наши часы в будущем» .”

Стратегии расстановки приоритетов, описанные выше, являются частью этого. Но то же самое с вашей рабочей средой и привычками. Ставя во главу угла правильные привычки и создавая рабочую среду, не отвлекающую вас, вы даете себе дополнительное время в будущем.

9. Расставьте приоритеты для самой важной работы в наиболее продуктивное время

Наконец, вы можете повысить свою продуктивность, объединив приоритеты задач и времени.

Мы все проходим через естественные подъемы и спад энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).

Другими словами, в течение дня есть определенные периоды времени, когда вы, естественно, на более продуктивны.

Если вы можете найти время максимальной продуктивности, а затем запланировать на него свои самые высокие приоритеты, вы настроите себя на самый лучший день из возможных.

Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.

RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет подробные отчеты о вашей производительности. По прошествии нескольких дней вы можете начать определять тенденции, когда вы наиболее продуктивны.

В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую суточную тенденцию продуктивности с часами пик с 10 утра до полудня.

С этими данными вы можете начать создавать ежедневное расписание с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим часам максимальной продуктивности.

Вот как это может выглядеть:

Приоритеты большие. Но не забывайте реалистично оценивать, сколько работы вы на самом деле можете делать каждый день

Если вы правильно расставите приоритеты в работе, у вас гарантированно будет хороший день.

В конце дня увидеть, что вы выполнили какую-то важную работу, — это потрясающее чувство. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Возникают прерывания. А наши дни наполняются встречами и беседами. Поэтому, хотя знать, как расставить приоритеты для самой ценной работы, полезно, вы также должны реалистично оценивать, сколько на самом деле можно сделать.

Таким образом, вы закончите день, чувствуя себя довольным прогрессом, достигнутым вами в и , как будто вы можете отойти и сделать заслуженный перерыв.

Что лучше всего подходит для вас? Сообщите нам, как вы расставляете приоритеты в своей работе, в комментариях ниже или в Twitter.

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

«Занятость» не всегда означает прогресс — эти методы расстановки приоритетов помогут вам максимально использовать свой рабочий день

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВОГО ЧЛЕНА

Попробуйте WeWork All Access по специальной цене для первые 3 месяца

Узнать больше

В течение рабочего дня приоритет задач часто определяется (или нет) в соответствии с потребностями других или непосредственностью сроков.Это может произойти и в нашей личной жизни, когда ограниченное время тратится на действительно важные дела, а больше энергии тратится на «занятость». Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, которую вы решаете, повышает ценность, и не позволяя неважным задачам загромождать ваш список дел.

Реализуя стратегии приоритезации, вы можете кардинально изменить характер своего рабочего дня, чтобы максимально использовать время в офисе — и дома.Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритизации задач на работе

Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы для получения максимальной отдачи за короткий промежуток времени. Приоритезация должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прервать выполнение низкоприоритетных задач для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одной.

Эффективная приоритезация зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые простые задачи должны быть записаны и рассмотрены. Чтобы представить себе полную картину, рекомендуется включить как личные, так и повседневные задачи в один список.

Все, от приема химчистки до встречи с начальником один на один, должно быть зафиксировано в одном месте.После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в зависимости от важности, срочности, продолжительности и вознаграждения каждой задачи.

Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться немедленной стратегией управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей. Понимание того, над чем вы на самом деле работаете — будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры — поможет вам определить задачи, наиболее подходящие для этих будущих результатов.Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т.д. 26 лет в Мехико, постановка долгосрочных целей — вот то, как он настраивает и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем график того, как мы собираемся их достичь», — говорит Сереседо.

Такое видение общей картины жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость приравнивается к прогрессу. Однако наполнять свой день задачами, не влияющими на конечную цель, — потеря времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что срочно.

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены в кратчайшие сроки, и спланировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Создание крайних сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы продолжите откладывать важные задачи просто потому, что они не зависят от времени. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения продуктивности и сокращения прокрастинации.)

4. Расставьте приоритеты на основе важности и срочности

В своей книге 1989 года 7 привычек высокоэффективных людей бизнесмен и основной докладчик Стивен Кови предлагает задачи, которые должны быть выполнены. быть категоризированы (а затем распределены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

  • Срочно и важно: сначала нужно выполнить эти задачи.
  • Важно, но не срочно: выделите время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
  • Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
  • Ни срочно, ни важно: удалите из списка дел

Другая стратегия обеспечения приоритета важных задач — даже вышеупомянутые запросы от настойчивых заинтересованных сторон или «срочные» специальные запросы — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия включает в себя создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны выполнить в этот день. Эти задачи следует выбирать скорее из-за их важности, чем их срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целевые вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов

Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, ими относительно легко управлять в тандеме.Однако по мере увеличения сложности исследования показывают, что люди, занимающие руководящие должности, с большей вероятностью будут уделять приоритетное внимание одной цели, тогда как люди, занимающие должности с низким уровнем власти, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта двухзадачная стратегия связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на высшем уровне.

Тактика, позволяющая сосредоточиться на одной важной задаче за раз, заключается в выявлении вероятных отвлекающих факторов — одновременных задачах или специальных запросах — и их активном избегании в течение дня.Это означает, что если вам нужно получить данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вам следует расставить приоритеты для одной задачи и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Подумайте об усилиях

Глядя на длинный список дел, легко увлечься работой, которую нужно выполнить — это чувство снижает продуктивность и приводит к откладыванию на потом. Стратегия преодоления этого заключается в оценке задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, расставьте приоритеты в тех задачах, которые требуют минимума времени и усилий, и быстро выполняйте их. Это освобождение от задач даст вам немного передышки и вызовет чувство выполненного долга, которое будет двигать вас в течение дня.

7. Постоянно пересматривайте и будьте реалистичны

Один из шагов пятиступенчатой ​​методологии «Get Things Done» (GTD), предложенной консультантом по производительности Дэвидом Алленом, включает критическое размышление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов является ключом к «восстановлению контроля и сосредоточения».

WeWork Coda в Атланте.

Быстрые советы по эффективной расстановке приоритетов

Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, это может внезапно оказаться более сложным — и более стрессовым — чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам целенаправленно расставить приоритеты.

  • Запишите все: Личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
  • Оцените долгосрочные цели: Обдумайте свои более масштабные долгосрочные цели и работу, которую вам необходимо проделать для их достижения.
  • Разбейте большие цели: Чтобы понять, как достичь ваших долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
  • Установите четкие дедлайны: Дайте себе полное представление о сроках и создайте для себя сроки, когда они формально не требуются.
  • Используйте метод «срочное или важное»: Расставьте приоритеты срочными и важными задачами; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегировать или удалить все другие задачи.
  • Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими более крупными будущими целями. ТЕСТ
  • Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте соперничающих задач, особенно по мере увеличения сложности задачи.
  • Подумайте об усилиях: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее выполняйте эти более простые задачи.

Расставляйте приоритеты для своего времени и будьте реалистами

Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь лишь определенного количества вещей, и некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно реалистично подходить к постановке целей и расстановке приоритетов. В противном случае вы создадите ложные ожидания у окружающих и будете постоянно чувствовать, что отстаете.

Помните, цель расстановки приоритетов — потратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда вы правильно расставляете приоритеты, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более целенаправленным и целенаправленным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.

Кейтлин Бишоп — автор статьи WeWork’s Ideas от We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .

3 способа расставить приоритеты | Центр академического успеха

Определение того, как вы собираетесь расставить приоритеты для своих обязательств, сроков, проектов, работы — всего, — может стать отличным шагом к повышению вашей эффективности и результативности.

Когда мы говорим со студентами о том, что им нужно делать и что они хотят делать, мы обнаруживаем, что есть много общего: учащимся нужно , чтобы есть и спать, ходить в класс, учиться, приходить на работу и уделять время себе, тренировкам и общению. Но студенты хотят, чтобы тоже занимались этими делами, потому что при интенсивности дня / недели / семестра потребности приносятся в жертву. По мере накопления стресса и переутомления мы можем сократить время сна, забыть о приеме пищи, не тратить время на тренировки или встречи с друзьями, чтобы вместо этого удвоить время учебы и т. Д.Это сложно, это обычное дело и может быть нездоровым.

Именно здесь расстановка приоритетов может оказаться весьма полезной. Выделите время не только на то, чтобы спланировать свой день (на основе ваших обязательств / потребностей на неделю (которые, вероятно, будут отражены в вашем долгосрочном календаре)), но и на то, чтобы выяснить, что нужно сделать в первую очередь. То, что вы используете для взвешивания этих вариантов, может варьироваться в зависимости от ситуации и может включать сроки, влияние на ваш статус в школе, то, что вы предпочитаете делать, какое сейчас время дня, вашу способность концентрироваться / сосредотачиваться и т. Д.Ниже вы найдете несколько разных способов определения приоритетов. Взгляните на них, подумайте, что вы уже делаете и что хотели бы попробовать, а затем перейдите в режим приоритезации.

ПЕРВЫЙ: Срочность и важность (из книги Стивена Кови «Принципы личного управления», в его книге 7 навыков высокоэффективных людей )

Учитывайте важность (или «вес») пунктов в вашем списке и срочность («нужно ли / когда?»).Стивен Кови разбивает приоритезацию на четыре квадранта и рекомендует проводить большую часть времени в квадрантах 1 и 2 (и как можно меньше времени в квадранте 4). Взгляните:

QUADRANT 1 : Важно + Срочно. Примерами этого могут быть дела, которые должны быть выполнены сегодня или завтра, или требующие действий в чрезвычайных ситуациях или кризисах. Это вещи, о которых вы не можете перестать думать или которые имеют большой вес / влияние.

QUADRANT 2 : Важно + не срочно. Примерами этого могут быть долгосрочные проекты, планирование заранее, предварительное обучение (да!) И раннее начало (рад!).

QUADRANT 3 : Не важно + Срочно. Примеры этого квадранта могут состоять из отвлекающих факторов, отвлекающих факторов, возникающих забавных событий, социальных приглашений и т.д. Что означает, что они происходят! Верно! Теперь!

QUADRANT 4 : Не важно + не срочно. Здесь вы можете заниматься расточительством времени (намеренно или непреднамеренно), занятой работой, прокрастинацией (вам, , нужно , чтобы готовить / убирать / планировать / и т. Д. В данный момент?), Бесцельным просмотром Интернета …

Чтобы использовать этот подход, вы можете создать фактическую сетку на своей бумаге и использовать ее, чтобы назначить задачи из списка дел в соответствующие квадранты.

ВТОРОЙ: Метод ABC (Алан Лейкин)

Метод ABC был первоначально разработан Аланом Лакейном и заключается в присвоении статуса приоритета «A», «B» или «C» каждому пункту в вашем списке дел или списке задач.

«A» Элементы статуса — «Что необходимо сделать» : элементы с высоким приоритетом | очень важные предметы | критические предметы | немедленные или очень близкие сроки и / или высокий уровень важности в противном случае (высокие ставки)

«B» Элементы статуса — «Следует сделать» : элементы со средним приоритетом | может стать очень важным со временем | не так критично, как предметы категории «А», но все же важно тратить время на выполнение / работу над ними.

«C» Элементы состояния — «Приятно сделать» : элементы с низким приоритетом в настоящее время | несколько негативных последствий, если их не сделать в этот момент (низкие ставки).

Чтобы использовать этот подход, вы должны создать свой список дел, а затем просмотреть и поставить отметки рядом с каждым. Чтобы его было еще легче увидеть, вы можете использовать цветовой код. Если вам не нравятся буквы, создайте серию символов, которые заменяют «A», «B» и «C.»

ТРЕТИЙ: Прочие соображения. . . (адаптировано с веб-сайта и информационного бюллетеня Дэвида Аллена «Getting Things Done»)

Когда вы составляете свой список дел, вы также учитываете следующее, и это повлияет на то, как вы упорядочиваете свои задачи:

  • Что я могу делать там, где я ? Подумайте о месте.Что ты можешь делать там, где ты сейчас? Иногда у нас появляются неожиданные карманы времени. Как вы можете использовать их в своих интересах?

  • Сколько у меня времени и когда мне нужно заняться чем-нибудь еще ? Будьте реалистичны в том, что можно сделать. Ваш список дел может меняться в зависимости от того, сколько у вас свободного времени.

  • Сколько у меня энергии и концентрации ? Что реально можно взять на себя прямо сейчас? Когда вы лучше всего работаете? Как вы можете использовать это в своих интересах?

  • Что принесет мне наибольший выигрыш, если я сделаю это ? Еще один способ подумать о важности, весе или приоритетах.

Помните, что ваш выбор приоритетов может отличаться от чужого. Но использование приоритезации как части вашего процесса управления временем может помочь вам повысить эффективность, что, в свою очередь, также может помочь вам повысить эффективность. Получите представление о том, что должно произойти в течение семестра, решите, как это отразится на вашей неделе, а затем углубитесь в детали для каждого дня, выделив время, чтобы определить приоритеты ваших задач.

Ниже приведены несколько полезных инструментов.Проверь их! А потом зайдите и пообщайтесь с нами в ASC. Вот где вы можете нас найти и когда мы будем работать:

Уолдо Холл 125 | С понедельника по пятницу | С 9:00 до 17:00

Если все это работает — отлично, но если это еще не совсем работает, или если вам нужно продумать адаптацию / корректировку вашего текущего подхода к расстановке приоритетов, или если вы просто хотите кричать о том, насколько радикально все это идет для вас , пожалуйста, приходите и посетите. Мы хотим вас видеть! Нам нравится говорить об этом, и мы здесь, чтобы поддержать вас в вашей работе, чтобы выяснить, какой процесс лучше всего подходит для вас.

Приоритет вашего времени | Обучение Подключение

Управление временем — это больше, чем просто управление нашим временем; это об управлении собой по отношению ко времени. Речь идет об установлении приоритетов и принятии на себя ответственности. Это означает изменение привычек или занятий, которые заставляют нас тратить время зря. Это означает желание экспериментировать с различными методами и идеями, чтобы вы могли найти лучший способ максимально использовать время.

Почему бы не присоединиться к нашим практическим занятиям по тайм-менеджменту?

Правило 80/20

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, гласит, что 80% ваших результатов получают только 20% ваших действий.Вы обнаружите, что принцип 80/20 в значительной степени соответствует большинству вещей в вашей жизни. Для большинства людей все сводится к анализу того, на что вы тратите свое время. Вы сосредоточены на 20% занятий, которые приносят 80% результатов в вашей жизни?

См. Также советы по установке целей

Матрица срочности / важности

Хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Эффективное управление временем и достижение того, чего вы хотите достичь, означает тратить его на важные, а не только срочные дела. Для этого нужно четко различать срочное и важное:

  • Важно : Это действия, которые приводят к достижению ваших целей и оказывают наибольшее влияние на вашу жизнь.
  • Срочно : Эти действия требуют немедленного внимания, но часто связаны с чьими-то целями, а не с нашими собственными.

Говорят, что эта концепция, придуманная принципом Эйзенхауэра, является тем, как бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр организовал свои задачи. Она была заново открыта и внесена в мейнстрим как матрица срочности / важности Стивеном Кови в его классике бизнеса 1994 года «Семь навыков высокоэффективных людей». Матрица срочности / важности — это эффективный способ организации задач на основе приоритетов. Его использование помогает преодолеть естественную склонность сосредотачиваться на неотложных делах, чтобы у вас было время сосредоточиться на том, что действительно важно.

Матрица срочности / важности:

  • Срочно и важно : Деятельность в этой области связана с решением критических вопросов по мере их возникновения и выполнением важных обязательств. Выполняйте эти обязанности сейчас.
  • Важно, но не срочно: Эти ориентированные на успех задачи имеют решающее значение для достижения целей. Запланируйте выполнение этих задач в следующий раз.
  • Срочно, но не важно: Эти дела не продвигают вас вперед к вашим собственным целям. Управляйте, откладывая их, сокращая и отклоняя запросы от других. Отложите эти хлопоты.
  • Не срочно и не важно: Эти тривиальные перерывы лишь отвлекают, и их по возможности следует избегать. Однако будьте осторожны, не называйте такие вещи, как время, проведенное с семьей или отдыхом, неважными. Полностью избегайте этих отвлекающих факторов.
Напористость

Иногда запросы от других могут быть важны и требуют немедленного внимания.Однако часто эти просьбы противоречат нашим ценностям и отнимают время у работы по достижению ваших целей. Даже если мы хотели бы этим заняться, но у нас просто нет на это времени, может быть очень трудно сказать «нет». Один из подходов к работе с такими типами прерываний — использовать положительное «нет», которое бывает нескольких форм.

  • Скажите «нет», а затем честно объясните, например: «Мне неудобно делать это, потому что…»
  • Скажите «нет», а затем кратко поясните свои доводы, не оправдываясь.Это помогает слушателю лучше понять вашу позицию. Пример: «Я не могу сейчас, потому что у меня есть еще один проект, который должен быть сдан сегодня в 17:00».
  • Скажите «нет» и предложите альтернативу. Пример: «У меня нет времени сегодня, но я могу запланировать его на завтра утром».
  • С сочувствием повторите просьбу своими словами, а затем скажите «нет». Пример: «Я понимаю, что вам необходимо немедленно подать эти документы, но я не смогу заполнить их для вас.”
  • Скажите «да», опишите причину отказа и предложите альтернативное решение. Пример: «Да, я хотел бы помочь вам, заполнив эти документы, но у меня нет времени до завтрашнего утра».
  • Дайте убедительный отказ и повторяйте его, что бы ни говорил человек. Этот подход может быть наиболее подходящим для агрессивных или склонных к манипуляциям людей и может быть эффективной стратегией контроля над своими эмоциями. Пример: «Я понимаю, что вы чувствуете, но я не буду [или не могу]…» Не забывайте оставаться сосредоточенным и не отвлекаться на ответы на другие вопросы.

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Невозможно наверстать упущенное. Вы можете только добиться большего в будущем ». — Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время, чтобы отвлечься от повседневной суеты и суеты вашей жизни? Отнимает ли ваша рабочая жизнь с 9 до 5 все ваше время, или вы переносите все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если «Да» — это ответ на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «ВРЕМЯ.”

Управление временем — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно ищут способы управлять временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, они подходят для любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы управления временем, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Выделите несколько минут утром, чтобы спланировать свою деятельность на день. Если у вас напряженный график, постарайтесь как можно меньше отвлекаться.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, записные книжки, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех ваших задач и графиков, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

  • Запишите всю информацию только о своем инструменте.
  • Проверяйте свой инструмент планирования каждый день.
  • Всегда носите с собой инструмент для планирования.
  • Составьте список ваших приоритетов по инструменту и придерживайтесь его.
  • Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
  • Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня уделите несколько минут тому, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.На следующий день он мысленно избавит вас от самых важных обязанностей и выкинет из головы менее важные.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию к предстоящему заседанию совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня на ее подготовку. Рабочая нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.С. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и оба они разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», которое позволяет различать «Выполнить сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного управления временем — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяет срочным задачам доминировать в своей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и срочные, и важные задачи могут быть выполнены вместе, необходимо сначала сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — это составить список дел на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке на основе приоритета: высокий, средний и низкий. Выполните и отметьте в первую очередь самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. У этих инструментов есть полезные функции, которые помогут вам организовать работу и расставить приоритеты по степени важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 в применении к работе означает, что прибл.20 процентов вашего тяжелого труда дает 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на том, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

  • Подумайте о ожидаемом результате.
  • Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
  • Выполняйте действия с полной отдачей и в максимально точном порядке.
  • Определите и выполните следующее важное действие.
  • Повторяйте до завершения.

Применяйте правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не добиваемся. Люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто сосредоточивался на единственной цели за раз. Успешные люди по возможности сосредотачиваются только на чем-то одном.

Когда мы пытаемся быть одновременно многозадачными, на выполнение текущих задач уходит больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, споры с коллегами и т. Д. Это, в конечном итоге, превращается в стресс и мешает нам выполнить наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по осознанности: «Когда говоришь, говори. Когда слушаешь, слушай ». Присутствуйте в данный момент, чтобы полностью сосредоточиться на поставленной задаче. Практикуйтесь, делая одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с твердой решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Включив ноутбук, вы замечаете сообщение друга в Facebook или текст на телефоне и забываете об этой важной задаче.

Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Действительно сложно сосредоточиться на задаче часами. Но практика может помочь вам добиться того же!

Во-первых, определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, чтобы не отвлекаться

  • Положите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения обычно отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Убедитесь, что вы проверяете свои звонки каждые 2–3 часа — как и свой почтовый ящик.
  • Закройте веб-браузер: Признайтесь, что вы пользуетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберите силу воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
  • Носите наушники: Если вы работаете в кабинке, надевайте гарнитуры с шумоподавлением, чтобы мир стал тихим и спокойным.
  • Сделайте перерыв: Сделайте короткий перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или чувствуете усталость после долгой работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснят мысли.

6. Делегировать

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы сможете посвятить другим основным занятиям. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, наилучшим образом разделив ваши обязанности. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и авторитетом, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Не забывайте время от времени проверять, прогрессирует ли человек в правильном направлении или ему нужна ваша помощь.В рабочих настройках мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, наградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, чтобы у вас было время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку лужайки или уборку дома; Присоединитесь к автобазу, чтобы отвезти детей в школу, чтобы у вас было время, которое вы могли бы посвятить другим занятиям.

7. Сохраняйте здоровье и избегайте стрессов

Уход, который вы уделяете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Потренируйтесь управлять своим временем в соответствии с вашими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии находится на максимальном уровне.

Если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы в конечном итоге будете бороться с капризностью, усталостью, стрессом и частыми заболеваниями.Чтобы избежать стресса, осознайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз, когда вы делаете тренировку, вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — вы будете готовы заняться всеми своими задачами в течение дня.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то действительно важное, потренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вам мешают. Вместо этого сохраните свою энергию и концентрацию на занятиях, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Если вы ответите «да», это может привести к тому, что вы будете слишком много работать и будете перегружены работой. Это никому не идет. Вы испытаете стресс, и ваш руководитель, скорее всего, будет жаловаться на невыполнение работы вовремя или надлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас перегружают.

9. Составьте реалистичное расписание

Спланируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьтесь на совершенстве и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Сохраняйте позитивный настрой, а когда вы чувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться делами, которые вам нравятся. Заботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или просто пытаетесь преуспеть в управлении временем, приведенные выше принципы обязательно помогут вам преуспеть в достижении вашей цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Наряду с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не являются важными.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.