Что такое Матрица Эйзенхауэра — Product Tiger
Матрица Эйзенхауэра – это структура производительности, определения приоритетов и управления временем, разработанная, чтобы помочь вам определить приоритеты в списке задач или пунктов повестки дня, сначала классифицируя эти пункты в соответствии с их срочностью и важностью.
Этот подход, также называемый матрицей решений Эйзенхауэра, ящиком Эйзенхауэра или матрицей срочно-важных, состоит из рисования квадрата с четырьмя квадратами с осью x, обозначенной срочно и не срочно, и осью y, обозначенной «важно» и «не важно». Затем сгруппируйте элементы в своем списке в одно из четырех полей, при этом поле «Срочно и важно» в верхнем левом углу требует немедленных действий.
Какова история матрицы Эйзенхауэра?
Сам президент Дуайт Эйзенхауэр разработал концепцию того, что позже будет называться Матрицей Эйзенхауэра. Он использовал это, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные проблемы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве верховного главнокомандующего силами НАТО и, в конечном итоге, в качестве президента Соединенных Штатов.
Спустя десятилетия автор Стивен Кови популяризировал концепцию Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой структурой управления временем и принятия решений в бизнесе.
Ниже приведен образец коробки Эйзенхауэра, взятый из другой книги Кови «Первые дела прежде всего».
Шаблон матрицы Эйзенхауэра:
После того, как вы нарисовали свою матрицу Эйзенхауэра, у вас будет четыре пустых поля, два на два. Это позволит вам разделить ваши дела на одно из четырех возможных описаний:
- Первый квадрант (вверху слева): срочно и важно
- Второй квадрант (верхний правый): важно, но не срочно
- Третий квадрант (нижний левый): не важно, но срочно
- Четвертый квадрант (нижний правый): ни важно, ни срочно
По словам эксперта по продуктивности Джеймса Клира, вы можете понять элементы в каждом из четырех квадрантов с помощью этой простой структуры: делай, решай, делегируй и не делай (или удаляй).
Выполните задания из квадранта 1.
Это как срочные, так и важные вопросы, и поэтому они требуют немедленных действий.
Пункты этого квадранта обычно включают кризисные ситуации и проблемы со сроками. Одним из примеров, как объясняет Кови в приведенном выше примере «Матрицы Эйзенхауэра», может быть пожар на вашей кухне.
Решите, когда выполнять задачи из квадранта 2.
Это важные проблемы, но они не являются срочными и поэтому не требуют немедленных действий. Итак, это те элементы, которые вы захотите запланировать на более позднее время.
Пункты квадранта 2 обычно представляют собой задачи или проекты, которые могут помочь вам лично или профессионально или помочь вашему бизнесу в достижении долгосрочной цели.
Делегируйте задачи в квадранте 3.
Это срочные вопросы, которые всплывают и требуют немедленного внимания. Но поскольку они не нужны, они не обязательно требуют вашего времени, и поэтому они могут передать их кому-то другому.
Примерами таких элементов могут быть запросы о помощи от коллег или электронные письма с пометкой «срочно». Если содержание этих прерываний не достигает вашего уровня важности, делегируйте их другим.
Удалите элементы в квадранте 4.
Эти элементы в вашей матрице Эйзенхауэра не являются важными или срочными, поэтому в большинстве случаев вы можете удалить их из своего списка.
Пункты квадранта 4 включают прокрутку через Facebook, проверку Twitter или игры. Эти задачи подходят, если у вас есть время или вам нужен перерыв от более важных и срочных дел, но они не должны вытеснять их из вашего списка приоритетов.
Матрица Эйзенхауэра для управления временем
Хотя матрица Эйзенхауэра в первую очередь является средством определения приоритетов, она предлагает аналогичные преимущества для выяснения того, как отдельные лица или группы должны проводить свое время. Однако мы можем тратить время на множество задач с минимальным воздействием.
Матрица Эйзенхауэра признает это и вместо этого помогает людям максимально использовать время, которое у них есть.
Например, вопросы в квадранте 1 являются срочными, поэтому они должны немедленно привлечь ваше внимание. Решив эти вопросы и сначала вычеркнув их из списка, вы не пропустите то, что было наиболее актуальным и важным. Только после того, как все в первом квадранте будет завершено – или продвинуто как можно дальше на данный момент, – ваш взгляд будет блуждать в другом месте.
Не важно или неважно? 5 слов, в которых вы всегда сомневаетесь, но больше не будете
Частица «не» — частенько портит нам жизни. Когда мы путаем её с «ни», и когда ломаем голову, нужно ли писать слова слитно. Больше никаких мучений: вот пять слов, которые с «не» пишутся всегда слитно. Ну или почти всегда.
Правильно: только этого недоставало!
Все помнят про первое правило всех справочников по русскому: «не» с глаголами пишется раздельно. Да, но не все. Есть те, которые без «не» не употребляются.
А есть глаголы-исключения. Среди них «недоставать» — то есть быть в недостаточном количестве. «Этого ещё недоставало!», «В семье постоянно недоставало денег». Всё слитно. Для сравнения: «Артём не доставал до верхней полки» (не дотягивался, незаконченное действие).
Правильно: мы не досмотрели фильм
Правильно: мы недосмотрели за ребёнком
Ещё о хитрых глаголах, которые заставляют нас писать их слитно. Тут надо очень тонко чувствовать и различать приставку «недо-» и приставку с частицей «не до». Всё просто: «недо-» употребляется в значении «мало», «недостаточно». А «не до-» в значении «сделать что-либо не до конца». То есть завершить действие мы физически можем, но по каким-то причинам его пришлось отложить. Например, «мы не досмотрели фильм» — но вернёмся и досмотрим, «мы недосмотрели за ребёнком» — недоглядели за ним. И «доглядеть» уже не можем. Запомните: недолюбить, недопонять, недооценить, недослышать, недосолить — всё слитно.
Правильно: Я дочитал книгу, несмотря на позднее время
Хватит глаголов.
После правила «„не“ с глаголами пишется раздельно» следом идёт похожее «„не“ с деепричастиями пишется раздельно». Правило известное, а ошибаются всё равно много и часто. Деепричастие «не смотря на» принимает иногда (очень часто) форму предлога «несмотря на», который значит «не обращая внимание». Да, пишется слитно. Предлог можно проверить словами «наперекор» или «вопреки». Сравните: «несмотря на жёсткий дедлайн, она сдала эссе вовремя» и «он прошёл мимо, не смотря на них» (то есть «не глядя» на них).
Правильно: Неважно, сколько вам лет
Пример сложного двойственного написания. «Неважно» пишется слитно в значении «плохо» («он что-то неважно выглядит»). Это первый случай. В остальных — он может писаться и слитно, и раздельно. И эту тонкую грань нужно уловить. Если коротко, то когда мы утверждаем важность — слитно. Если отрицаем важность — раздельно. Ну вы поняли, что всё сложно. Чаще всего отдаётся предпочтение слитному написанию, особенно если мысленно можно подобрать утвердительный синоним.
А если подразумевается противопоставление или есть пояснительные слова с дополнительным отрицанием («далеко не важно», «ничуть не важно», «отнюдь не важно»), тогда раздельно. То же самое относится к наречиям «невозможно» и «неизвестно».
Правильно: это было крайне необдуманное решение
Независимо от частей речи есть сигнальные слова, которые намекают нам, что дальше никаких пробелов — пишем слитно. Это слова, обозначающие так называемую степень качества («очень», «крайне», «весьма», «совершенно», «вполне», «слишком», «абсолютно»). Они сигнализируют о том, что следующие слова с частицей «не» пишутся слитно. «Очень непродуманное решение задания», «совершенно неподходящий пример» и так далее.
Только самые полезные и весёлые карточки о правописании — в телеграм-канале «Грамотность на «Меле“». Подписывайтесь, чтобы всегда говорить и писать правильно!
Важное, но не срочное
Важное, но не срочное
Важное, но не срочное
by
Стив Пао
22 декабря 2020 г.
Попытка проделать глубокую работу с вашим клиентом Slack открытый является когнитивным эквивалентом пытаясь питаться здоровой пищей во время обеда в кондитерской. — Без атрибуции
В одной из моих предыдущих статей я обсуждал необходимость того, чтобы человек начали внедрять и формировать новые привычки для удаленной работы , но еще не определил области, на которых следует сосредоточиться. В этой статье я хотел бы особо остановиться на одной области — важной, но не срочной.
В своем бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови описал матрицу Эйзенхауэра. В этой конструкции верхний левый квадрант состоит из срочных и важных вопросов, которые всегда решаются, включая сроки реализации проекта и эскалацию клиентов. Во время глобальной пандемии мы продемонстрировали нашу постоянную способность адаптироваться и выполнять эти задачи.
Инструменты, включая Slack, Zoom и Microsoft Teams, позволили нам как удаленным работникам оставаться в курсе того, что делают другие, координировать и облегчать социальные разговоры, которые могут происходить на физическом рабочем месте.
Еще до пандемии в мае 2019 года в статье под названием «Яма производительности: как Slack разрушает работу» описывалось, как многие из нас довели эти инструменты до крайности, проводя свои рабочие дни с помощью наших инструментов. Хотя в некоторых случаях мы обрабатывали срочных и важных проблем, побочным эффектом является то, что мы также стали достаточно эффективными в решении срочных и не важных проблем.
Что пострадало? важных, но не срочных задач, часто требующих глубокой работы. Во всех наших беседах с удаленными работниками из разных областей мы слышим, как многие удаленные работники стали очень реактивными, уделяя меньше внимания несрочным задачам, включая планирование, идеи для использования новых возможностей и активную работу по предотвращению будущих проблем. Причина в том, что большая часть использования нашего текущего набора технологических инструментов, в том числе посещение большого количества собраний по «зачитыванию» через Zoom, предназначенных для объединения удаленных команд или «всегда на связи» в Slack, вращается вокруг срочно .
Наша позиция заключается в том, что такое поведение не должно исчезать, а должно измеряться, оцениваться и уравновешиваться аналогичными показателями глубокой работы. В качестве одной из наших отправных точек мы продолжили изучение времени фокусировки , которое явно включает в себя осуществление самоконтроля (глубоко изученная концепция социальных наук), чтобы избежать многозадачности, неотъемлемо связанной с нашим «всегда включенным» Slack и электронная почта, чтобы вместо этого сосредоточиться на глубокой работе.
Неудивительно, что мы используем такое поведение по умолчанию, особенно в удаленной рабочей среде. С одной стороны, это желание показать нашим коллегам и нашим руководителям, что мы действительно работаем. С другой стороны, мы являемся продуктом нашей собственной эволюции. Несмотря на то, что люди не особенно хорошо справляются с многозадачностью, теория кормодобывания постулирует, что современные люди являются информаторами и что мы ищем информацию так же, как животные ищут пищу.
Богатство экосистемы Slack обеспечивает непосредственную близость к новым возможностям для умственной стимуляции. Сядьте, чтобы сосредоточиться на глубокой работе, которая составляет важно, но не срочно требует самоконтроля на рабочем месте.
Даже если в личной жизни мы выработали привычку к самоконтролю, чтобы хорошо питаться, заниматься спортом и достаточно спать, большинство из нас невольно плохо контролируют себя на рабочем месте с исторической точки зрения. Существующая концепция рабочего дня с 8:00 до 17:00 была разработана на основе открытия индустриальной эпохи о самоконтроле — или его отсутствии. Мы часто забываем, что до заводов или даже современных офисов все мы работали дома и в целом были менее продуктивны. Помимо машин, поход на фабрику или в офис заставил нас установить привычки и распорядок дня, когда вставать, одеваться и приходить на работу, как долго работать, а также социальные и рабочие отношения. нормы, ожидаемые от нас. Как экономика, мы фактически учредили фабрики и офисы, чтобы контролировать нас как отдельных лиц.
До промышленной революции в Великобритании большинство рабочих контролировали свой темп, время и поведение на работе. Заводская дисциплина коренным образом изменила это. Теперь работодатели диктовали, как, когда и каким образом выполнять работу. Почему дисциплина победила? Этого требовала необходимость жесткого согласования рабочих с новыми технологиями? Или он был успешным, потому что требовал от рабочих больше усилий, чем они могли бы добровольно отдать? Эмпирические данные показывают, что дисциплина преуспела в основном за счет увеличения усилий. Рабочие эффективно нанимали капиталистов, чтобы заставить их работать усерднее. Им не хватало самоконтроля, чтобы самостоятельно добиваться более высоких заработков. (выделение добавлено) Грегори Кларк, профессор экономики, Калифорнийский университет в Дэвисе, как указано в The Journal of Economic History
Поскольку наша экономика знаний доказала, что многие из этих концепций устарели, мы должны заново учиться как восстановить самоконтроль, и так же, как мы сделали с приложениями для здоровья, такими как FitBit, Google Fit и Apple Health, мы считаем, что аналогичные методы, основанные на данных, могут применяться для самоконтроля на рабочем месте.
Вот почему в AMPLL одна из наших первых концепций заключалась не только в том, чтобы помочь вам разработать план вашей глубокой работы (многие приложения делают это), но и в том, чтобы помочь вам измерить вашу саморегуляцию, чтобы избежать незапланированного сотрудничества через Slack и электронная почта во время вашего фокусного времени. Как партнер по обучению, мы хотим поддерживать вас через коучинг и подталкивание на протяжении всего пути, чтобы помочь вам достичь ваших целей, связанных с глубокой работой над важными, но не срочными .
Дайте нам знать, что вы думаете!
4 квадранта матрицы тайм-менеджмента
Склонность делать что-то у разных людей разная. Следовательно, это означает, что каждый делает что-то в соответствии со своим восприятием. В результате темп работы и результаты соответственно различаются.
Человеческая природа такова, что мы предпочитаем делать срочные дела, не предвидя их плодотворности.
Иногда упускается из виду приоритет и порядок задач. В конечном итоге это имеет свои последствия, и именно поэтому очень важно знать о 4 квадрантах матрицы тайм-менеджмента. Не волнуйтесь, это не сложная концепция. Как только вы освоитесь, вы сможете эффективно работать в долгосрочной перспективе.
Во-первых, мы должны понимать, что в этом обсуждении есть две основные части: срочность сути дела и, конечно же, взаимосвязь между управлением временем и его влиянием на вашу работу. Проанализировав суть этих двух элементов, мы можем применить эту концепцию в своей жизни и исправить положение в отношении работы.
Ознакомьтесь с некоторыми важными аспектами матрицы тайм-менеджмента
ИсточникКРИТИЧЕСКИЕ ИЛИ ВАЖНЫЕ ВОПРОСЫ
Некоторые вещи случаются неожиданно; таких как, помимо прочего, несчастные случаи, критические сценарии и другие крайне неприятные происшествия. Эти вещи необходимы и могут случиться с каждым в любой момент жизни.
С другой стороны, если у вас заканчивается время на проект, который может повлиять на ваше положение в компании, этот сценарий можно классифицировать как критический. Эти сценарии находятся под вашим контролем, потому что ваша работа и действия определяют результат.
Критические задачи всегда имеют высокий приоритет, поскольку они влияют на вас немедленно. Поскольку вы знаете или имеете представление о возможных исходах, вы можете изменить шансы в свою пользу.
БОЛЕЕ НЕОБХОДИМЫЕ, НО МЕНЕЕ ОСТРЫЕ ВОПРОСЫ
Этот квадрант посвящен сохранению внимания к тайм-менеджменту и планированию. Многие вопросы зависят от времени; они не являются императивными или критическими в этом смысле. Можно сказать, что эти вопросы ориентированы на крайние сроки, а сроки могут быть растянуты на месяцы. Таким образом, рассматриваемый менеджер проекта не чувствует «угрозы» или давления, чтобы добиться цели.
В конце концов прокрастинация приводит к неудачным целям. Согласно этому квадранту, вы должны сохранять бдительность. Вы можете позволить себе быть немного беззаботным, но не позволяйте этому чаще лезть вам в голову.
БОЛЕЕ ОСТРЫЙ, НО МЕНЕЕ ИМПЕРАТИВНЫЙ
По мнению экспертов, этот квадрант тайм-менеджмента заключается в том, чтобы осознавать жизненно важное влияние связи одного объекта с другим. Например, вы на работе, и вам звонят из дома. Этот звонок действительно может растянуться на час или два; Вы могли бы потратить время на работу над этим очень важным проектом.
Звонок резкий, но менее настоятельный. Следовательно, его продолжительность может быть сокращена без ущерба для каких-либо личных и профессиональных обязательств. То, что что-то очень срочное, вовсе не означает, что оно имеет жизненную пользу.
НАКОНЕЦ-ТО, НЕ СРОЧНО И НЕ ИМПЕРАТИВНО
Как видно из вышеприведенного заголовка, этот квадрант посвящен малоприоритетным вещам.
Это не является важным, срочным или императивным в каком-либо смысле. Хотя это правда, что вам нужно делать неважные вещи ежедневно. Это могут быть домашние дела или выполнение нескольких поручений, вы можете поместить их в конец очереди задач.
Этот квадрант управления временем фокусируется на управлении вашими приоритетами от низкого к высокому. Поскольку эти низкоприоритетные задачи по-своему важны и их нельзя пропускать, вам нужно только попрактиковаться в том, чтобы приспособить их к более спокойному временному интервалу дня.
Как вы можете использовать 4 квадранта матрицы тайм-менеджмента для повышения производительности?
Чтобы добиться успеха, профессионалу необходимо эффективно управлять своим временем. Чтобы помочь вам стать более продуктивным, полезно понять 4 квадранта матрицы тайм-менеджмента. Эта матрица делит задачи на четыре категории: Срочно и важно, Не срочно, но важно, Срочно, но не важно, Не срочно и не важно. Понимая, как эти задачи вписываются в каждый квадрант, вы можете быстро определить, какие задачи необходимо решить в первую очередь, и соответствующим образом расставить приоритеты.
Например, задачи в квадрантах «Срочно» и «Важно» следует решать немедленно, поскольку они важны и требуют немедленного внимания. Задачи в квадранте «Несрочные, но важные» также должны иметь приоритет, поскольку они важны, даже если они не требуют немедленного внимания.
С другой стороны, задачи из квадранта «Срочные, но не важные», возможно, придется делегировать или передать на аутсорсинг, поскольку они не способствуют достижению ваших долгосрочных целей. Наконец, задачи в квадрантах «Несрочные» и «Неважные», как правило, могут быть полностью исключены из вашей рабочей нагрузки, поскольку они не представляют большой ценности или пользы.
Поняв, как каждая задача относится к одной из четырех категорий матрицы управления временем, вы сможете быстро оценить, что нужно сделать в первую очередь, и принять обоснованные решения о том, как лучше всего использовать свое время.
Как разместить задачи в матрице тайм-менеджмента?
Теперь, когда вы знаете о четырех квадрантах матрицы управления временем, возникает вопрос: «Как узнать, какие задачи следует считать важными, а какие нет?»
В конце концов, размещение правильных задач в правильных квадрантах имеет решающее значение для получения максимальной отдачи от этой стратегии повышения производительности.
Можно с уверенностью сказать, что вы всегда должны отдавать приоритет самым большим задачам, которые необходимо выполнить, чтобы уложиться в сроки. Но множество мелких задач на этом пути всегда угрожают разрушить колесо производительности.
Вот три простых шага для организации Матрицы тайм-менеджмента:
Шаг 1: Планирование дня
Начните с записи всех задач, которые вам нужно выполнить, и их соответствующих сроков. Это даст вам четкое представление обо всем, что нужно сделать, и о том, когда это нужно сделать.
Шаг 2. Расставьте приоритеты для каждого пункта списка
После составления списка просмотрите каждую задачу и решите, какую из них следует выполнить в первую очередь. Проанализируйте, что нужно сделать до захода солнца, а что может подождать до завтра.
Использование инструмента управления задачами поможет обеспечить бесперебойную работу вашего дня. Он предоставляет вам снимок всех ваших заданий, позволяя изменять порядок простым перетаскиванием.
Шаг 3. Разбор матрицы
Теперь пришло время разделить ваши задачи на четыре отдельных квадранта. Может потребоваться некоторое усилие, чтобы решить, какие задачи действительно важны, так как каждая задача может казаться высокоприоритетной в данный момент. После того, как вы примете решение, вы получите четкое представление о срочных задачах, требующих вашего внимания в будущем. Чем больше вы будете использовать этот матричный метод для классификации своих задач, тем легче это будет становиться.
Какой во всем этом смысл? Использование матрицы тайм-менеджмента может обеспечить ряд важных преимуществ — от помощи в достижении большего с меньшим стрессом до оптимизации рабочего процесса и повышения производительности.
Преимущества следования Матрице тайм-менеджмента
Выполнение нескольких задач может быть трудной задачей, но систематический подход к их решению делает ее гораздо более управляемой. Производительность важна на рабочем месте — наличие четко определенной схемы для выполнения всех задач может помочь вам оставаться на шаг впереди и держать срочные дела под контролем.
Матрица тайм-менеджмента предлагает несколько важных преимуществ:
- Снимает стресс: Матрица помогает разбивать сложные задачи на управляемые компоненты, избавляя от необходимости делать все сразу.
- Повышение производительности : Распределив задачи по соответствующим квадрантам, вы можете легко определить, что нужно сделать и в каком порядке.
- Создает лучший баланс между работой и личной жизнью: Тайм-менеджмент позволяет вам выполнять дела быстро и эффективно, оставляя больше свободного времени для отдыха и личных дел.
- Достигает долгосрочных целей: Правильное распределение времени позволяет лучше планировать и сосредоточиться на достижении долгосрочных целей.
Заключение
Эти четыре квадранта были разработаны Дуайтом Эйзенхауэром; мудрый человек и заслуженный офицер вооруженных сил США. «Будущее принадлежит тем, кто знает свое место» — это фраза, которая в значительной степени обрисовывает для вас серое вещество в долгосрочной перспективе.