Планирование зачем нужно: Учимся планировать в работе и дома

Учимся планировать в работе и дома

Поговорим о том, что такое планирование, почему оно необходимо, как им правильно заниматься и с чего начинать. Расскажем о часто совершаемых ошибках, а также как их можно избежать. Выясним, зачем нужно «буферное» время; как расставлять приоритеты при составлении плана на день; почему важно контролировать выполнение плана и перенос незавершенных дел; почему невозможно «успеть всё»; когда важно перестать быть перфекционистом и почему нельзя без «плана Б». Обсудим, что делать, если вы все четко запланировали, но потом по какой-то причине ваши планы рушатся и сдвигаются. Ну и наконец, выясним, какой ежедневник в качестве инструмента выбрать.

Люди, которые делают что-то спонтанно, без плана, не замечают, как теряют время. На чем? Например, на том, что можно было что-то предвидеть заранее и сделать в более подходящий момент. Когда зашел к руководителю – задать сразу «пачкой» все необходимые вопросы, а не бегать по несколько раз, уточняя детали, или не слать сообщения в мессенджерах, по электронной почте и т.

д. Или, например, подбирая сотрудника на должность, – назначить собеседования через каждые 30 минут, провести целую серию за раз, сразу отобрать подходящего кандидата и закрыть горящую вакансию.

Что делает человек, у которого нет привычки планировать? Он обычно живет «здесь и сейчас». Безусловно, планирование есть даже у тех, у кого нет планировщиков в привычном нам виде. Все равно в голове выстраивается список дел и какая-то последовательность, в которой предполагается их делать. Но… Обычно это бывает не особо эффективно. Поговорим про более простые и действенные способы наводить порядок в своей работе, экономя при этом время.

Что такое планирование

Планирование – это составление плана на день. При этом важно не просто составить список дел (т.е. перечень всех дел или To-Do List), но и понять, какие из этих дел необходимо делать в первую очередь и почему, а какими при необходимости можно и пожертвовать.

Пример 1. Список дел или To-Do List

При взгляде на Пример 1 становится понятно, что некоторый план на день у кадровика есть. Но практика показывает, что с этим планом нужно еще работать и работать. Его необходимо улучшить, научиться грамотно пользоваться планированием, а не просто записывать дела, которые спонтанно возникают в голове. Но даже простое записывание дел значительно лучше, чем попытки их запомнить. Американский психолог Джордж Миллер вывел число «семь плюс минус два», которое приблизительно описывает, сколько информации в состоянии удержать человек в памяти. Если количество ваших дел больше, чем это число (т.е. от 5 до 9) – лучше не полагайтесь на память, она может вас в любой момент подвести. Запишите на любом носителе – бумажном, электронном, в конце концов, наговорите на диктофон (есть в смартфоне) – это позволит вам вспомнить информацию и вернуть, если она забылась.

Зачем нужно планировать?

Планировать время лучше, чем не планировать вовсе. Первостепенная причина планирования заключается в том, что оно позволяет оптимизировать время. Вы можете составить обзор того, какие дела вам предстоит сделать и в какие сроки; какое из дел необходимо выполнить в первую очередь, а какое можно отложить на потом. Не зная точного плана на день, легко принять неверное решение, что вызовет определенные проблемы.

У людей, которые не планируют свой день (или недостаточно хорошо это делают), постоянно возникают ситуации, которые они могли бы предвидеть и спланировать заранее, но по какой-то причине этого не сделали. А это приводит к тому, что те, кто плохо планируют, нередко попадают в авральные ситуации и вынуждены задерживаться на работе или работать на выходных.

Но при планировании вы можете заранее подумать, в каком порядке лучше делать дела.

Пример 2

При отборе кандидата на массовую вакансию (операционист, менеджер и т.д.) сначала нужно понять и уточнить требования у внутреннего заказчика, потом разместить резюме (если необходимо) или найти подходящие резюме, отобрать из них наиболее соответствующие критериям, обзвонить определенное количество кандидатов (например, 6–10), отобрать из них лучших (например, троих), пригласить их на первое собеседование, при необходимости – на второе (если первого недостаточно). Таким образом, одна строчка из списка дел «найти операциониста» будет разделена на ряд задач:

1) уточнить требования;

2) найти резюме;

3) отобрать 6–10 подходящих кандидатов;

4) обзвонить;

5) провести собеседования;

6) закрыть вакансию.

1. Зачем планировать дела?. У каждого из нас есть только 24 часа… | by Sorted

5 min read

·

Mar 30, 2019

У каждого из нас есть только 24 часа, чтобы выполнить поставленные перед собой задачи. При этом некоторые люди способны использовать свое время более рационально, чем другие.

Такие «ультра-продуктивные» люди выполняют поставленные перед собой задачи, используя правильную систему распределения времени и усилий, будь то ведение домашнего хозяйства, развитие бизнеса или реализация сложного проекта.

Но как же им это удается?

Давайте попробуем посмотреть на сложившуюся ситуацию более внимательно, чтобы раскрыть секрет высокой эффективности.

Каждый раз, когда мы думаем о повышении эффективности работы, первое, что приходит на ум — это создание списка личных дел.

Многие люди используют такие списки только потому, что они не раз работали с ними в прошлом, и они дают ложное ощущение высокой эффективности вашей работы, но только в тот момент, когда вы составляете список дел.

Однако, нужно понимать, что такие списки совершенно не соответствуют ожиданиям людей, которые их составляют. Проблема заключается в том, что в подавляющем большинстве случаев такие списки снижают общую эффективность вашей работы.

Для этого существует две основные причины:

1. Очень быстро такие списки становятся невыполнимыми

Каждый раз, когда Вы составляете такой список, Вы стараетесь внести в него все задачи: важные и не очень, длительные и требующие всего несколько минут на выполнение. Таким образом, Ваш список попросту становится невыполнимым чрезвычайно быстро.

Стоит отметить, что в среднем 41% задач из таких списков не выполняется вообще никогда. Необходимо понимать, что такие невыполненные задачи напрямую влияют на уровень нашего стресса.

В психологии этому явлению было дано называние эффект Зейгарник.

Невыполненные задания заставляют нас думать о них снова и снова, вызывая тревожность, бессонницу, а также истощение важных умственных и физических ресурсов.

Это становится очевидно в тот момент, когда список Ваших дел разрастается из-за непредвиденных ситуаций и незапланированных заданий. Таким образом, мы постепенно подошли ко второй причине…

2. Такие списки не позволяют правильно распределить Ваше время

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был специалистом в сфере эффективной работы. Именно он определил разницу между срочным и важным заданием.

По сути, он предложил уникальную методику, которая сегодня называется матрицей Эйзенхауэра.

Эйзенхауэр определил, что срочные задачи обычно связаны с выполнением целей других людей, в то время как важные задания связаны с выполнением наших собственных целей.

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные проблемы не могут быть важными, а важные проблемы никогда не бывают срочными», — Эйзенхауэр

Главная задача кроется в том, чтобы понять, какие именно задачи являются наиболее важными и позволяют добиться поставленных вами целей, а не работать на благо других людей. После этого Вы сможете выделить достаточное количество времени и усилий для их выполнения.

Проблема списков Ваших личных дел заключается в том, что Вы просто не понимаете, сколько именно времени и усилий стоит выделить для выполнения каждого из заданий. Вы можете потратить уйму времени на выполнение задач, которые не приведут к достижению поставленных вами целей.

Вы когда-нибудь работали над десятком задач из списка Ваших дел, ощущая, что вы топчетесь на месте? Теперь Вы понимаете, почему так происходит.

Списки личных дел являются крайне неэффективным решением, когда Вам требуется сконцентрироваться на выполнении задач, имеющих максимальный приоритет. Почему?

Такие списки не учитывают фактор времени. Именно в этом заключается основное отличие планирования.

«Ультрапродуктивные люди не работают со списками личных дел. Они живут и работают в соответствии со своим календарем»,

— Кевин Круз, Миллионеры не пишут списки личных дел.

Используя планирование вместо классических списков дел, ультра-продуктивные могут выполнить две главные задачи, которые являются недостижимыми для тех, кто предпочитает списки личных дел.

1. Они концентрируются на том, что действительно важно для них

Работая в соответствии с планом действий, люди могут выделять необходимое количество времени для выполнения задач, имеющих большее значение. Они не распыляют свои усилия на сотни мелких задач. Такой подход помогает расставлять приоритеты. Другим словами, они выполняют важные задачи в первую очередь.

2. Они не теряют время попусту

Используя планирование, люди получают возможность выполнения задач в течение строго определенного времени. Таким образом, они не смогут потратить час на встречу, которая должна занимать не более пяти минут. Такие простые задания, как «проверка электронной почты», превращаются в управляемые процессы, которые не отнимают все свободное время.

Эффективное планирование — это первый этап на пути к эффективному выполнению заданий. По сути, именно на этом принципе была построена работа приложения Sorted³. Стоит отметить, что планирование используется с давних времен, однако лишь немногие люди понимают всю важность этого процесса.

1. Получайте и упорядочивайте информацию

Как и в случае с другими приложениями, для начала работы в Sorted³ необходимо получить информацию о ваших заданиях, которые могут быть распределены по каталогам, спискам и меткам.

Не стоит переживать, если Вы ничего не знаете об этом процессе. Мы рассмотрим каждый из этих этапов в наших следующих статьях.

2. Планируйте

Именно на этом этапе приложение Sorted³ предстает во всей красе, позволяя Вам планировать ваши действия в течение дня.

Приложение Sorted³ делает процесс планирования простым и безболезненным. Вы можете навести полный порядок всего парой нажатий, используя режим автоматического планирования. После этого Вы можете применить автоматическую выборку и возможность перетаскивания заданий, а также уникальную ленту событий нашего приложения.

Этот этап имеет решающее значение, позволяя выделить время на то, что действительно важно. Кроме того, Вы получаете возможность отложить менее важные события, разгружая Ваш личный график.

Настройка занимает всего несколько минут, что делает приложение Sorted³ оптимальным решением для ультра-продуктивных людей.

Быстрый взгляд на волшебный выбор и автоплан. Подробнее — в одной из будущих статей.

3. Выполняйте и корректируйте

Когда все готово к работе, Вам остается лишь следовать созданному плану, выполняя поставленные Вами задачи.

Нет ничего страшного в том, что Вам придется изменять первоначальный план из-за непредвиденных задержек, экстренных ситуаций или творческой безмятежности (каждый из нас живет в реальном мире).

Приложение Sorted³ позволяет корректировать ваше расписание «на лету», гарантируя, что Вы всегда будете в курсе того, на что именно стоит обратить внимание.

Возвращаясь к вопросу, с которого мы начали эту статью, стоит отметить, что первым шагом на пути к повышенной эффективности работы является не просто использование Вашего свободного времени, а его осознанное распределение.

Именно поэтому настоящие миллионеры планируют свои действия, а не составляют списки личных дел, и именно это отличает приложение Sorted³, делая его мощным и эффективным инструментом.

Если Вы никогда не занимались планированием, то поначалу Вам может быть очень непривычно. Подождите всего несколько дней, и Вы увидите, как растет эффективность вашей работы.

Хотите увидеть реальный пример использования Sorted³? В нашей следующей статье мы поговорим о ключевых особенностях Sorted³, а также о том, как именно они могут использоваться для повышения эффективности Вашей работы.

Приложение Sorted³ позволяет планировать ваши мероприятия, задачи и подробные заметки, используя уникальную ленту событий. Приложение было представлено в App Store в августе 2018 года.

Если Вам понравилась данная статья, то Вас могут заинтересовать следующие публикации:

4. Автоматическое планирование

Режим автоматического планирования позволяет запланировать новое событие всего несколькими нажатиями. Вы можете…

medium.com

5. Волшебный выбор и друзья

Приложение Sorted³ позволяет использовать ряд инструментов для быстрого и удобного планирования и изменения вашего…

medium.com

Вы всегда можете использовать эту кнопку 👏 , чтобы рассказать другим об этой статье.

Передавайте привет в Twitter или скачайте приложение Sorted³ в AppStore.

Sorted³ — Примечания задач расписания событий.

Следующий → 2. Планирование без стресса и переживаний

10 причин важности планирования

Эммалин Сокен-Хьюберти

Вы столкнулись с решением или проблемой. Это может быть на работе или в личной жизни. Вы можете сделать этот шаг в одиночку или с командой. Каким бы ни был сценарий, вам нужен план. Планирование важно для организаций, таких как бизнес, желающий расширить свое присутствие, и для отдельных лиц, например, для тех, кто хочет сменить работу. Некоторые проекты требуют больше планирования, чем другие, но выбор в нашей жизни требует немного размышлений. Вот десять причин, почему планирование важно:

#1. Планирование помогает вам ставить правильные цели.

Прежде чем приступить к планированию, у вас, вероятно, есть представление о том, чего вы надеетесь достичь. Планирование помогает уточнить эту цель и определить, реалистична она или нет. Например, вы можете увеличить продажи на своей работе до определенного числа. Потратив время на планирование, вы понимаете, что это число было слишком высоким из-за факторов, не зависящих от вас. Вы корректируете свою цель на основе этой новой информации.

#2. Планирование разбивает проблему или цель на более мелкие части

Многие проблемы или цели в вашей жизни будут сложными. Часто есть больше, чем два пути, по которым вы можете пойти, так что это не вопрос простого подбрасывания монеты. Это может быть очень подавляющим. Планирование помогает разбить проблему на более мелкие части и распределить задачи, когда это применимо. Даже если вы единственный, кто сталкивается с дилеммой, планирование превращает более крупную и абстрактную вещь в небольшие действия. Это как мостить дорогу кирпич за кирпичиком к разрешению на расстоянии.

#3. Планирование выявляет слабые стороны (и сильные стороны)

По мере того, как вы будете работать над планом и рассматривать его со всех сторон, вы заметите, что делает план слабым и что делает его сильным. Это неотъемлемая часть планирования, потому что, если вы будете двигаться вперед к своей цели, вы можете в конечном итоге саботировать себя на раннем этапе. Критическое осмысление недостатков вашего плана поможет вам внести коррективы. Принятие к сведению его сильных сторон подтверждает, что это хорошая идея.

#4. Планирование повышает уверенность и уверенность

Неопределенность является частью каждого нового проекта или попытки решить проблему. Это порождает страх. Когда вы потратите время на тщательное планирование, вы заметите повышение уверенности и повышение уверенности. Никто не может предсказать будущее, и всегда будут сюрпризы, но планирование дает гораздо более четкое представление о том, что ждет впереди.

#5. Планирование повышает эффективность

Вы, несомненно, слышали о проектах, в которых люди недостаточно хорошо планировали. Большое внимание уделяется смущению поражения, но важно также отметить, сколько потерь произошло. Это включает в себя потраченные впустую деньги, талант и время. Даже если проект не проваливается полностью, отсутствие планирования означает, что для достижения финишной черты потребовалось больше ресурсов, чем необходимо. Грамотное планирование повышает эффективность и предотвращает потери.

#6. Планирование снижает риск

Поскольку мы не можем знать будущее, каждое новое начинание сопряжено с риском. Во многих сценариях уровень риска определяет возможность продвижения проекта или идеи. Если ваша цель связана с другими — например, с организацией или командой — уровень риска может определить, готовы ли они дать вам шанс. Как вы можете решить эту проблему? Объясни свой план. Вы можете доказать, что продумали трудности и готовы приспособиться к ним по мере необходимости. Вы показываете, что сделали все возможное, чтобы снизить риск.

#7. Планирование повышает доверие к вам

Говоря о работе с организациями и командами, хороший планировщик — один из лучших способов завоевать доверие. Если вы занимаете руководящую должность (или надеетесь ею стать), ваша способность руководить процессом планирования будет определять, насколько вы успешны и уважаемы. Хорошие планировщики знают, как ставить четкие, реалистичные цели и что должно произойти, чтобы эта цель была достигнута.

#8. Планирование поощряет творчество

Разбивка большой цели на мелкие части, анализ слабых сторон и поиск способов снижения риска — отличный рецепт для инноваций. Люди с творческим мышлением, такие как художники, музыканты и писатели, часто говорят о том, как ограничения и решение проблем планирования заставляют их напрягаться.

#9. Планирование улучшает процесс принятия решений

Возможно ли принять правильное решение без достаточной информации? Когда вы планируете, вы собираете информацию, необходимую для принятия продуманного, взвешенного решения. Вы знаете о проблемах и возможных проблемах, что помогает вам принимать более взвешенные решения на каждом этапе пути.

#10. Планирование означает больше спокойствия

Планирование дает много преимуществ — повышение эффективности, снижение рисков, повышение креативности, — но есть еще одно преимущество, которое нельзя игнорировать: душевное спокойствие. Любой проект или идея, требующие плана, вызовут некоторый стресс. Планирование снимает большую часть неопределенности с будущим и повышает вашу уверенность. Вы все продумали. Вы взвесили все за и против. Стресс, вероятно, не испарится полностью, но у вас больше душевного спокойствия, чем до планирования.

сообщите об этом объявлении

Что такое разрешение на планирование и почему оно важно?

Проще говоря, разрешение на строительство — это разрешение, необходимое для начала различных форм строительства, расширения или иногда сноса.

Часто требуется, если вы:

• строите что-то новое
• вносите существенные изменения в свое здание, например, строите пристройку к дому
• меняете назначение вашего здания вам нужно будет подать заявку на разрешение на строительство, если вы:
  • пристроить или расширить квартиру или мезонет, в том числе переоборудованные из домов
  • разделить часть вашего дома для использования в качестве отдельного дома (например, отдельную квартиру или спальное место)
  • использовать здание или дом на колесах в вашем саду в качестве отдельной резиденции для кого-то еще
  • построить отдельный дом в своем саду
  • построить что-то, что не разрешено первоначальным разрешением на строительство вашего дома
  Когда подавать заявку на разрешение на строительство

  Вы должны подать заявку и получить разрешение на строительство от вашего местного органа планирования (LPA) до начала строительного проекта.

  Подача заявки на планирование

  Вы можете подать заявку на планирование самостоятельно или нанять агента, который поможет вам с вашей заявкой.

  После подачи заявления в местный плановый орган (LPA) вы должны получить решение по вашему заявлению в течение восьми недель.

  Подача заявления на получение разрешения на строительство может занять много времени, и бюро планирования обязано заплатить за рассмотрение ваших планов, но если это приблизит вас на один шаг к владению недвижимостью вашей мечты, это может стоить того.

  Сборы за разрешение на планирование

  Решение о размере сбора будет принято вашим местным отделом планирования в зависимости от сложности вашего заявления на планирование. Ваш местный отдел планирования сможет подтвердить детали платы до того, как ваша заявка на планирование будет рассмотрена, чтобы у вас была возможность решить, хотите ли вы продолжить подачу заявки или нет.

  Важность разрешения на планирование

  Если для вашего строительного проекта требуется разрешение на планирование, и вы выполняете работу без получения разрешения, вам может быть вручено уведомление о принудительном исполнении, предписывающее вам отменить все внесенные вами изменения, если вы не подадите заявление задним числом. для разрешения на планировку.

  Игнорирование уведомления о принудительном исполнении является незаконным, и совет или Департамент инфраструктуры (DfI) могут подать в суд.

  Дополнительные соображения по планированию

  Если вы планируете проводить строительные работы на своей территории, вы можете рассмотреть возможность получения других разрешений или разрешений, которые могут потребоваться наряду с вашим разрешением на строительство.

  Примеры этого могут включать:

  • информирование соседей о строительных работах, которые вы хотите провести на своем участке
  • рассмотрение дизайна участка и того, как он может выглядеть рядом с другими домами на вашей улице или в окружающем ландшафте
  • следить за тем, чтобы новый дизайн вашей собственности не делал вас уязвимыми для преступлений, например, краж со взломом
  • проверка наличия ковенантов или других ограничений в праве собственности на вашу собственность или условий аренды, в отношении которых вам может потребоваться чье-либо согласие, прежде чем вы будете выполнять определенные работы на своей собственности.

    No related posts.