Проактивный подход к работе это: решение проблемы загруженности. Блог ManGO! Games

Содержание

решение проблемы загруженности. Блог ManGO! Games

Безусловно, лидерство – многогранно. Все успеть – это даже не самое главное. Важно своевременно принимать верные решения. В процессе часто что-то идет не так, невозможно предусмотреть все с самого начала, но для руководителей это обычная ежедневная работа – разбираться в сложных ситуациях и решать проблемы. Поэтому работать со сложностями руководителям не так трудно, как рядовым сотрудникам. Для руководителей проблемы не являются неожиданностью. Зная, что проблемы могут возникнуть на любом этапе проекта, они всегда готовы к их решению. В этом помогает проактивное управление – инструмент, призванный сводить «на нет» количество неблагоприятных ситуаций и обеспечивать их успешное разрешение.

Оценка рисков и своевременная реакция – чуть ли не самые сложные составляющие лидерства. Существует много инструментов, помогающих решать такие задачи. К примеру, чтобы взять под контроль неизвестное, проводится деловая оценочная игра, для укрепления духа и освоения руководителями важных навыков организуют бизнес тим билдинги, а для управления рисками внедряют современные методы мониторинга ситуации.

Чем выше уровень овладения проактивным управлением, тем больше у руководителя появляется инструментов для решения возникающих проблем и резервов для развития компании.

Сложности управления проектами

Управление проектами включает в себя планирование, расчет бюджета, управление ресурсами. Но как ни планируй, результат отличается от плана примерно на 60%. Менеджеру приходится модернизировать план практически сразу после принятия. Только так можно избежать несоответствий в конце проекта, управлять процессом и не позволять изменениям негативно воздействовать на работу команды.

Со сложностями можно и нужно бороться разносторонне. Как? К примеру, в такой ситуации чрезвычайно важны управленческие навыки. Рекомендуем пройти тренинг «Вдохновляющее лидерство», чтобы команда стала для вас надежной поддержкой. Лояльность персонала важно формировать и подкреплять комплексом мероприятий для развития корпоративной культуры, а также заниматься развитием коллег, периодически проводя оценку компетентности и подготовку персонала к новым типам задач.

Это пример проактивного подхода к управлению. Перечисленные меры помогут обеспечить менеджера надежным тылом и высвободить силы для работы с внешними рисками.

Проактивное управление – это управление рисками путем применения предупредительных мер для снижения количества проблем и оперативного их решения в случае возникновения. Обратный тип управления – реактивное.

Приведем пример. Работник каждый день попадает на работу одним и тем же способом. Он выходит из дома, заводит машину, едет по выбранному маршруту и через 40 минут оказывается в офисе. Перечисленные действия при проактивном и реактивном подходах выполнялись бы по-разному.

Проактивный подход. Прежде чем выехать, сотрудник смотрит прогноз погоды и уточняет степень загруженности дорог. Это помогает избежать пробок, простояв в которых можно подвести коллег или клиентов. Далее уточняет, не перекрыты ли улицы, нет ли по пути ремонта. Уточнив все это, наш вымышленный работник корректирует время и маршрут, чтобы избежать неблагоприятных ситуаций.

Реактивный подход. При реактивном подходе сотрудник рассчитывает на то, что его изначальный план будет работать идеально и без сбоев. У такого работника больше рисков сорвать срок и не попасть на работу через 40 минут.

Как мы выигрываем с проактивным управлением

Реактивно управлять проектами опасно – это может уронить репутацию компании и порой довести проект до состояния, когда легче начать с самого начала. Проактивное управление обеспечивает нас целым рядом преимуществ:

Возможность устанавливать приоритеты и выполнять важное в первую очередь.
Возможность рассчитать ресурсы и заблаговременно подготовить участников различных мероприятий в рамках проекта.
Возможность корректировать план уже после запуска работ.
Возможность добавлять новые задачи, которые появляются по ходу.
Возможность располагать дополнительным временем, анализировать текущие результаты и качество работ.
Возможность планировать и вести контроль таким образом, чтобы решать возникающие проблемы на этапе их зарождения.
Дополнительное время на укрепление команды.

Почему проактивный – значит успешный

Существует связь между загруженностью и уровнем освоения менеджером проактивного подхода. Чем меньше освоено проактивное управление, тем меньше проектов менеджер может вести одновременно. При увеличении количества проектов до определенного объема эффективный ранее менеджер уже становится неэффективным.

Дело в том, что чем выше уровень освоения проективного менеджмента – тем ниже нагрузка на менеджера. Вот почему один и тот же объем некоторые менеджеры обслуживают без сбоев, а некоторые «не тянут».

Инструменты проактивности

К инструментам проактивности можно отнести все, что позволяет предупредить возможную проблему и справиться с ней быстрее в случае возникновения.

Сюда входят навыки менеджера:

Тайм-менеджмент.
Методы организации.
Прогнозирование.
Экспертиза в своей области.

Не менее важен для проактивного управления состав команды. Команда должна быть лояльна при внесении изменений в правила работы и корректировках плана работы.

Как развивать проактивность

Для развития проактивности важно осознать необходимость в предупреждении непредвиденных ситуаций. Подробный план и организация работы таким образом, чтобы малейшее отклонение было обнаружено, поможет держать ситуацию под пристальным контролем. Управление собственным временем позволит справляться с запланированными задачами в установленный срок и больше успевать. Умение устанавливать приоритеты даст уверенность, что самое основное будет выполнено в срок, а под риском окажутся менее критичные задачи. Управление изменениями не должно забирать много времени и должно обеспечивать полную согласованность в документации.

Эффективность наступает при постоянной проработке навыков, связанных в перечисленными выше процессами. Для этого нужно постоянно учиться – читать книги, посещать тренинги, участвовать в вебинарах.

Полезными будут книги:

«Цель. Процесс непрерывного улучшения», Элияху Голдратт.
«Менеджмент по Суворову. Наука побеждать», Вячеслав Летуновский.
«Fast-менеджмент. Управлять — это просто, если знаешь как», Федор Нестеров.
«Искусство системного мышления. Необходимые знания о системах и творческом подходе к решению проблем», Иан Макдермотт‎ и ‎Джозеф О’Коннор.
«7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности», Стивен Кови.

Проактивное управление проблемами

Существует проактивное управление ресурсами, изменениями, продажами и т.д. В каждом случае актуальны свои инструменты, но цель одна – предупредить сбои, эффективно справиться с задачами, выполнить обязательства.

Рассмотрим подробнее процесс проактивного управления проблемами.

Процесс состоит из двух операций:

Анализ тенденций.
Планирование превентивных действий.

Анализ тенденций предполагает наблюдение за инфраструктурой и выявление нетипичных событий. Ему предшествует процесс определения норм. Отклонения анализируются на признаки ошибок и уязвимостей, в связи с которыми планируются предупреждающие меры.

Сбор информации должен проводиться с установленной регулярностью, информация должна быть максимально полной и охватывающей всю инфраструктуру.

Информация должна быть максимально структурирована и легко поддаваться анализу. Чем грамотнее организован мониторинг, тем меньше надобности в профессиональном аналитике. Обычно определить тенденции удается опытным менеджерам, обладающим профессиональной интуицией, которой невозможно научиться.

Планирование предупреждающих мер предполагает действия по устранению найденных отклонений и предупреждению их появления. Всегда будут находиться более и менее критичные отклонения. Меры планируются после определения критичности обнаруженных проблем и применяются по мере решения более важных.

Корректирующие действия требуют ряда операций, включающих инициацию устранения проблемы, тестирование результата, организацию обучения, работы по улучшению действующих процедур.

Проактивный подход к развитию персонала

Внедрение проактивного подхода в разные сферы подобно выше описанной схеме, но имеет свои различия. Начав применять принципы проактивного подхода, можно сделать немало открытий.

Вот пример. Неожиданные выводы ждали руководителей отделов продаж, которые решили быть проактивными. При анализе ситуации оказалось, что они уделяют слишком много своего времени слабым «продажникам», а денег в компанию больше всего приносят сильные менеджеры по продажам. Чтобы получить хоть каплю внимания руководителя смекалистые сильные менеджеры иногда даже изображали из себя слабых специалистов. Но помогать слабым руководителю намного приятнее, тогда как вопросы сильных заставляют много чего переосмыслить.

Выводы привели к решению учить и еще больше укреплять сильных, а на слабых не тратить столько ценного времени руководителя, организовав им поддержку другим образом. Это высвободило у руководителей много времени, которого раньше никогда не хватало для работы с сильными сотрудниками, приносящими основные заказы в компанию.

Проактивная компания

Если применять принципы в масштабах всей структуры, то получим проактивную компанию – которая умеет держать свою деятельность и ее результаты под контролем. Проактивной называют компанию, способную изучать себя и окружающую среду, и меняться для обеспечения опережающей реакции на возможные риски.

Такая компания руководствуется принципами «предусмотреть и предотвратить».

Проактивная компания обычно имеет четкие цели, взвешенную миссию, работающие принципы и гибкую организационную структуру. Проактивное управление предполагает признание и анализ ошибок, их устранение по результатам анализа. В такой компании ценится свобода выбора и способность к самообучению. В ней царит сильный корпоративный дух и развито обучение персонала.

Суть проактивного управления

Суть проактивного подхода – в постоянной оптимизации процессов на основе актуальных данных, что повышает вероятность успеха.

В проактивном управлении используют известное «правило Парето»: 20% скрытых угроз способны вызвать 80% критических ситуаций, наносящих вред компании.

Менеджер обязан держать ситуацию под контролем, что можно перефразировать так: «менеджер обязан быть проактивным».

Как Проактивное управление помогает вести несколько проектов в IT

Перевод статьи Proactive Management capacity

Вместо предисловия

В современном мире менеджеры по долгу службы ведут несколько проектов одновременно, что приводит к нехватке времени на то, чтобы уделить должное внимание каждому из них. Зачастую в ходе работы над проектом появляются трудности, которые сложно предвидеть на начальных этапах. Держим в уме, что проектов у нас много, и проблемы могут возникнуть на любом из них или на всех сразу. Проактивное управление — именно тот инструмент, способный свести к минимуму процент неблагоприятных ситуаций в ходе работы над всеми проектами и, более того, обеспечить их успех.

Проблема

Управление проектом — сложный процесс, включающий в себя планирование работы персонала, бюджета, необходимых ресурсов и т. д. Как показывает статистика, окончательный результат отличается от первоначально запланированного примерно на 60%. Именно поэтому, как только принят план и произведен запуск работы над проектом, менеджер должен постоянно его модернизировать, чтобы исключить возможные негативные воздействия на работу в целом.

Определение из словаря: проактивность — это заранее предпринимаемые действия, направленные на уменьшение риска возникновения трудностей в будущем.

Пример

Я езжу на работу, согласно определенному плану и расписанию. Я выхожу из дома, завожу машину, выбираю маршрут, еду и через 40 минут приступаю к работе. Если бы я применил один из принципов управления (а их всего два: проактивный и реактивный), то ход событий был бы следующим:

Согласно проактивному управлению, мне следует посмотреть прогноз погоды и узнать степень загруженности дорог до выхода из дома (ведь никому не хочется застрять в пробке с утра пораньше). Более того, некоторые улицы могут быть перекрыты (скажем, в связи с каким-нибудь праздником/ шествием/ митингом), а то и вовсе ремонтироваться, что мне тоже нужно учесть при планировании маршрута «дом-работа-дом». Если я узнаю о возможных трудностях заранее, я смогу скорректировать свое время и избежать неблагоприятных ситуаций.
Согласно реактивному управлению, мой первоначальный план должен отработать от и до. Даже если я сверну на улицу, на которой идет ремонт, я буду вынужден ждать, потому что к тому времени я уже проеду все возможные пути объезда. Значит, моя цель — быть на работе через 40 минут — не будет достигнута.

Преимущества проактивного управления

Как вы понимаете, применение реактивного управления в рамках ведения проектов не то что нежелательно, а даже вредно и пагубно, поскольку к тому времени, как менеджер осознает наличие проблемы, она уже будет иметь определенное негативное влияние на весь проект и с трудом поддаваться искоренению.

Вот несколько преимуществ проактивного управления:

возможность расставить приоритеты в рамках работы над проектом и выполнять наиболее важные задачи в первую очередь; возможность учесть необходимые ресурсы для проведения будущих мероприятий: зачастую требуется участие людей со стороны, а их ведь и найти надо, и подготовить;
возможность изменять план после запуска работ, в том числе добавлять новые задачи, о появлении которых трудно предположить на первоначальном этапе;
возможность получить дополнительное время для анализа текущей работы и сосредоточиться на ее качестве. Приверженцы реактивного управления, напротив, торопятся исправить возникшие проблемы как можно быстрее (можно сказать, наложить жгут, а не применить реальное решение). Планирование работы надлежащим образом позволяет оперативно и качественно решить проблемы ещё на этапе их зарождения;
менеджер может больше времени уделять налаживанию благоприятных взаимоотношений между членами команды.

Взаимосвязь между проактивностью и успехом

Существует определенная связь между объемом работы, менеджером и его навыками проактивного управления. Как только у менеджера увеличивается количество одновременных проектов, его способность к эффективному управлению резко снижается (следовательно, сокращаются преимущества, описанные выше).

Взаимосвязь между нагрузкой менеджера и его навыками в проактивном управлении:

Чем больше работы у менеджера, тем он менее проактивен.

Однако некоторые менеджеры могут успешно справляться со своей работой даже при наличии некоторых проблем, т. е. проактивные качества оказываются сильнее негативных влияний. Из диаграммы ниже видно, что проактивное управление возникает на пересечении занятости менеджера и его способностью быть проактивным.

Безусловно, менеджеры обладают разным уровнем проактивности, что может привести к разным результатам даже при их одинаковой занятости.

Составляющие проактивности

В первую очередь, это, конечно, навыки менеджера: тайм-менеджмент, владение методами организации, способность предвидеть ход событий и т. д. Более того, если он является экспертом в области, в рамках которой идёт работа над проектом, ему не нужно будет тратить время на консультации специалистов и поиск информации, а сразу принимать решения.

Далее — состав команды. Он наиболее важен, если идет работа над крупным проектом, и участников во всём этом действе достаточно много. Здесь важно, насколько они могут быть лояльны к внесению изменений в ход работы.

Развитие проактивности

Проактивность можно и нужно развивать. Есть много неплохих книжек и семинаров по управлению временем, определению приоритетов и методам эффективной организации работы в целом. Вот, например, чтиво по теме:

«Цель. Процесс непрерывного улучшения»;
«Менеджмент по Суворову. Наука побеждать»;
«Fast-менеджмент. Управлять — это просто, если знаешь как»;
«Искусство системного мышления. Необходимые знания о системах и творческом подходе к решению проблем»;
«7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности».

Всем менеджерам рекомендовано к взятию на заметку, дабы быть в курсе трендов.

На рисунке ниже видно, как развитие проактивности позволяет добиться более высоких результатов при сохранении загруженности менеджера.

Главная мысль

Проактивное управление повышает вероятность успеха вашей работы. Существует прямая зависимость между загруженностью менеджера, его способностью эффективно управлять ими и их конечным успехом. Менеджер обязан контролировать все аспекты проектов, чтобы снизить риск возникновения кризисных ситуаций и вовремя взять ситуацию под контроль.

9 способов помочь сотрудникам быть более активными на работе

Большинство людей хотят быть более активными в своей жизни — будь то на работе, в отношениях или в отношении своего здоровья. Но многие скажут вам, что это трудно реализовать на практике.

В связи с увеличением количества удаленных работников, активные работники и общая производительность сотрудников вызывают озабоченность. Но с меньшим количеством отвлекающих факторов в офисе, перерывов и больничных, которые когда-то были частью рабочего дня обычного офисного сотрудника, некоторые компании обнаружили, что производительность действительно увеличилась.

Несмотря на множество бизнес-проблем, вызванных пандемией COVID-19, объем выработки сотрудников в час работы увеличился на 3,8% в годовом исчислении в 2020 году. Это более чем вдвое превышает средний ежегодный прирост на 1,4%, зарегистрированный в период с 2005 по 2019 год.

Что такое активный работник?

Проактивный работник — это работник, который думает наперед. Когда возникает проблема, проактивные люди сразу же ищут решения, а не ждут указаний. Они всегда стремятся к наилучшему результату и прилагают дополнительные усилия к каждой выполненной задаче. Если у них есть какие-либо простои, инициативные сотрудники ищут дополнительные возможности использовать свои знания и навыки на благо организации.

Характеристики инициативных сотрудников

Дальновидность: Проактивный работник планирует заранее. Они всегда думают о том, что они могут сделать, чтобы все шло гладко, например, составить список текущих дел или выделить несколько минут в конце каждого дня, чтобы подготовить дела к следующему утру.
Независимость: Проактивные сотрудники очень независимы. Они выполняют поставленные задачи, помогают своим коллегам и ищут другие возможности использовать свои навыки, и все это без какого-либо микроменеджмента.
Ориентация на действие: Проактивные сотрудники избегают прокрастинации. Вместо того, чтобы ждать до последней минуты, они сразу же приступают к новым заданиям и часто заканчивают работу раньше.
Занят: Активный работник чувствует сильную связь с организацией и работой, которую он выполняет. Они стремятся достичь целей компании и с радостью помогают коллегам, когда это необходимо.
Внимательный к деталям: Внимательный к деталям сотрудник уделяет пристальное внимание всему. Они часто замечают ошибки раньше, чем кто-либо другой, не позволяя мелким ошибкам превратиться в серьезные проблемы.
Хорошо информирован: Проактивные сотрудники понимают, как их роли влияют на всех остальных в команде. Они также тщательно обдумывают проблемы бизнеса и ищут решения, которые могут принести пользу организации.
Внутренняя мотивация: Активный сотрудник обычно имеет высокий уровень внутренней мотивации. Вместо того, чтобы искать внешнего подтверждения, они мотивируют себя, ставя цели и получая удовлетворение от хорошо выполненной работы.
Своевременно: Этот тип сотрудников быстро решает проблемы, связанные с работой. Они также приходят на работу вовремя и быстро отвечают на электронные письма, гарантируя коллегам всю информацию, необходимую им для продвижения вперед по важным проектам.

Преимущества активного рабочего места

Проактивные сотрудники — это целеустремленные, нестандартные решения проблем и поиск возможностей. Когда люди чувствуют доверие и поддержку на работе, это не только дает результаты, но и приводит к повышению вовлеченности и производительности.

Поощрение сотрудников к активной работе приносит пользу вашим сотрудникам и вашему бизнесу. Проактивные сотрудники могут повысить производительность и эффективность. Исследования показывают, что «Проактивность повышает производительность и инновации команд и организаций, а также повышает благосостояние и карьеру людей. Когда люди проявляют инициативу, они используют свою инициативу на работе, чтобы построить лучшее будущее».

9 способов, которыми менеджеры могут мотивировать сотрудников быть активными

Проактивное поведение начинается с эффективного управления. Менеджеры должны создать позитивный настрой и обеспечить сотрудников инструментами и поддержкой, которые им необходимы для активной деятельности. Есть много способов стимулировать активное поведение, но вот некоторые из наиболее эффективных.

1. Создайте культуру доверия и расширения возможностей

Когда люди чувствуют себя автономными и наделенными творческой свободой на рабочем месте, это приводит к формированию культуры доверия и расширения возможностей. Дайте сотрудникам свободу решать, как и когда работать над каждой задачей, и вы увидите, как удовлетворенность работой и производительность возрастут. Дайте им возможность выдвигать оригинальные идеи и действовать в соответствии с ними, и они почувствуют себя более компетентными и заинтересованными, а также займутся более проактивным мышлением.

Обязательно предлагайте руководство и поддержку, когда это необходимо, чтобы помочь сотрудникам быть более ответственными и уверенными в своих навыках принятия решений. Если кто-то предлагает отличное решение, попросите его использовать его — и обязательно отметьте его усилия, независимо от успеха или неудачи. Правильный уровень поддержки помогает сотрудникам развивать свои способности, повышать свою независимость и в конечном итоге становиться более активными. Это также способствует формированию культуры доверия между сотрудниками и их руководителями.

2. Подсказывайте сотрудникам проблемы

В некоторых организациях вовлеченность снижается, потому что успешные сотрудники больше не чувствуют вызов своей работе. Как только они осваивают свои рабочие обязанности, у них заканчиваются возможности развивать новые навыки или работать над интересными проектами. Чтобы повысить вовлеченность и стимулировать активное поведение, бросайте вызов сотрудникам как можно чаще. Вы не хотите перегружать их работой, просто бросьте им вызов, чтобы обеспечить умственную стимуляцию и повысить вовлеченность. Эти проблемы укрепляют позитивное поведение и помогают успешным сотрудникам развивать новые навыки.

Подумайте о важной проблеме в вашей компании — может быть, это сокращение расходов на здравоохранение или увеличение продаж. Вместо мозгового штурма идей в конференц-зале предоставьте слово сотрудникам через конкурс идей. Будьте прозрачны в вопросе и объясните, что должно быть достигнуто. Вознаградите пять лучших идей, реализуйте лучшую и отметьте финалистов, поделившись с руководством или пообщавшись со всей компанией.

3. Поощряйте гибкость и хорошее самочувствие

Высокий уровень гибкости помогает сотрудникам поддерживать свое благополучие, облегчая их продуктивную работу. Если сотрудники выгорели, они с меньшей вероятностью будут проявлять инициативу, что может помешать вашей организации достичь своих целей. Содействие гибкости и хорошему самочувствию необходимо для того, чтобы помочь сотрудникам достичь хорошего баланса между работой и личной жизнью и избежать отсутствия вовлеченности, связанного с выгоранием.

Гибкий график работы особенно эффективен для улучшения самочувствия. Давайте будем честными — вы можете попытаться помочь сотрудникам сбалансировать работу и личную жизнь, предложив что-то вроде семинара по тайм-менеджменту, но большинству сотрудников нужно просто еще раз . Особенно сейчас, день с 9 до 5 не может быть оптимальным для всех, и некоторые люди более продуктивны, работая дома. Когда вы сосредотачиваетесь на результатах и даете сотрудникам возможность работать так, как им нужно, это доверие и свобода позволяют им быть гораздо более активными на работе.

Здоровые сотрудники вовлечены, продуктивны — и да, активны. Но это означает, что нужно быть столь же активным, когда дело доходит до их здоровья. Когда сотрудники чувствуют, что их благосостояние выше, они с большей вероятностью будут вовлечены в свою работу и будут чувствовать поддержку со стороны своей организации. Эти советы, начиная с личного примера и заканчивая перерывами на осознанность, помогут вам улучшить самочувствие на рабочем месте.

4. Внедрите политику «Только решения»

Проактивность — это привычка №1 в международном бестселлере Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». По словам Кови, это означает брать на себя ответственность и искать решения. Чтобы побудить сотрудников проявлять инициативу, внедрите политику «только решения». Жалобы на работу и подача официальных жалоб могут помочь сотрудникам выразить свое разочарование, но они не продуктивны и не активны.

Даже если сотрудник не знает точного решения проблемы, он должен быть готов обсудить проблему с другими членами команды и принять активное участие в процессе мозгового штурма. Активное избегание решения проблем противоречит самой идее проактивности, поэтому политика «только решения» — эффективный способ поощрения проактивного мышления.

5. Поощряйте активное поведение

Сотрудники внимательно наблюдают за своими менеджерами, чтобы понять, какое поведение поощряется, а какое не поощряется. Если вы хотите, чтобы сотрудники повторяли определенное поведение, вам нужно вознаграждать это поведение соответствующим образом. Признание имеет большое значение для мотивации сотрудников к активной деятельности. Когда вы поощряете людей прилагать все усилия и вести здоровый образ жизни на рабочем месте и вне его, сотрудники чувствуют себя увереннее.

Вам также не нужно тратить много денег на поощрение сотрудников за желательное поведение. Вы можете просто привлечь внимание к командным победам и отпраздновать достижения каждого члена команды. Если вы хотите сделать что-то более формальное, устройте обед в честь сотрудников или распечатайте сертификаты достижений, чтобы сотрудники могли повесить их на своих рабочих местах.

6. Обеспечьте постоянную поддержку и поощрение

Признание заслуг сотрудников — не единственный способ поощрения активного поведения. Вы также можете стимулировать членов команды, обеспечивая постоянную поддержку и поощрение. Получение поддержки от менеджера или супервайзера имеет большое значение, но также имеет значение доступ к более формальным видам поддержки, таким как программы помощи сотрудникам, возможности обучения и эффективная кадровая политика.

Даже когда сотрудники совершают ошибки или не оправдывают ожиданий, давайте им возможность совершенствоваться и поддерживайте их через их профессиональное развитие. Сотрудники будут чувствовать себя более независимыми, если они чувствуют себя в безопасности на работе и верят, что их менеджеры обеспечивают надлежащий уровень поддержки. Благодаря такой постоянной поддержке они с большей вероятностью попробуют что-то новое или примут активное участие в поиске решений сложных бизнес-проблем.

7. Четко и прямо сообщайте об ожиданиях

Несправедливо ожидать, что члены команды будут читать ваши мысли или угадывать, что вы от них хотите. Прямое высказывание своих ожиданий и предоставление конструктивной обратной связи, когда это необходимо, позволяет сотрудникам корректировать свое поведение и быть более активными. Убедитесь, что ваши ожидания конкретны, реалистичны и соответствуют роли каждого сотрудника в компании.

Если сотрудник не демонстрирует проактивного поведения, которого вы ожидаете, сядьте и поговорите напрямую. Объясните, что у сотрудника есть все знания и навыки, необходимые для решения проблем без особого практического контроля. Помимо этих разговоров, убедитесь, что вы служите хорошим образцом для подражания для сотрудников. Трудно развивать проактивное поведение, если ваш руководитель часто опаздывает на работу, часто срывает сроки или не планирует заранее.

8. Приоритет профессионального развития сотрудников

Поощрение сотрудников к постановке целей — один из лучших способов стимулировать активное поведение на рабочем месте. Вот почему так важно поддерживать сотрудников в постановке и достижении их собственных целей. Когда сотрудник приходит к вам с вопросом, рассматривайте его как возможность для развития. Вместо того, чтобы давать ответ и отправлять сотрудника в путь, попросите его подумать над этим самостоятельно. Со временем сотрудники привыкнут пробовать собственные решения, прежде чем обращаться за помощью в решении рабочих проблем.

Поощрение независимого мышления также дает сотрудникам возможность приобретать новые навыки. Если вы примете такой подход к управлению, сотрудники оценят ваши усилия, направленные на то, чтобы помочь им расти. Они также будут чувствовать себя мотивированными, чтобы быть более активными. Только будьте осторожны, чтобы не заниматься микроменеджментом. Если сотрудники считают, что вы им не доверяете или не уверены в их навыках, они, скорее всего, будут менее активны, а это противоположно тому, чего вы хотите.

9. Пример

Как отмечалось ранее, важно подавать пример. Многие сотрудники обращаются к своим менеджерам за подсказками о том, как вести себя в профессиональных ситуациях. Если вы не придерживаетесь проактивного поведения, члены команды могут начать думать, что ваша компания не ценит проактивное мышление. Приходить на работу вовремя, заранее планировать будущие проекты и демонстрировать высокий уровень вовлеченности — хорошие способы моделировать соответствующее поведение.

Также важно сохранять позитивный настрой. Вместо того, чтобы жаловаться на работу или обвинять другие отделы в проблемах, связанных с работой, используйте подход «только решения». Работайте в тесном контакте с членами команды, чтобы найти возможные решения и внедрить их в рамках всей компании. Будучи хорошим командным игроком, вы показываете сотрудникам, чего вы от них ожидаете, и сообщаете, что вы также готовы проявлять инициативу.

Мотивируйте инициативных сотрудников с помощью Limeade

Limeade предлагает руководства по предотвращению эмоционального выгорания сотрудников, обеспечению их благополучия в работе, а также другие ресурсы. Свяжитесь с Limeade для получения дополнительной информации о мотивации ваших сотрудников и создании культуры, которая заставляет их чувствовать себя ценными.

Вернуться к началу

Почему важно быть активным и как быть активным на работе

Проактивность — один из лучших способов улучшить свою работу. Но как на самом деле этого добиться? В этой статье мы рассмотрим, что означает проактивность, почему так важно быть проактивным, и приведем несколько примеров того, как быть проактивным на работе.

Хотите получить максимальную отдачу от своего времени?

Попробуйте DeskTime бесплатно!

Попробуйте бесплатно в течение 14 дней · Кредитная карта не требуется.

Что значит быть активным?

Для того чтобы лучше понять смысл проактивности , нам также придется поговорить о ее противоположности — реактивности. В любом контексте быть проактивным означает инициировать действие в ожидании будущих результатов. Напротив, быть реактивным означает иметь дело с последствиями ситуации после нее.

Проактивность по сравнению с реактивностью считается лучшим способом принятия решений во многих аспектах жизни. Например, многие люди проявляют активный подход к своему здоровью, соблюдая сбалансированную диету, регулярно занимаясь спортом или высыпаясь, чтобы избежать проблем со здоровьем. Реактивный подход к здоровью будет заключаться в принятии этих решений после того, как некоторые проблемы со здоровьем уже появились в попытке справиться с симптомами болезни.

Почему важно проявлять инициативу на работе

Проактивность на работе способствует готовности и уверенности в том, чтобы взять под контроль ожидаемую ситуацию. Мы не можем, конечно, предсказать будущее и всегда знать, какие обстоятельства произойдут, но мы можем, тем не менее, предпринять активные действия, чтобы избежать нежелательного исхода.

Даже если случается что-то неприятное, проактивная позиция позволяет нам принимать решения осознанно, хорошо информированно и развиваться на основе полученного опыта, а не пытаться потушить неожиданный пожар.

Более того, проактивные люди обладают целеустремленным мышлением, которое фокусируется на действиях, полезных в долгосрочной перспективе. Таким образом, трудовая жизнь может быть менее напряженной и с меньшей вероятностью способствовать выгоранию сотрудников.

20 идей о том, как проявлять инициативу на работе

Мы собрали двадцать примеров того, как реализовать инициативу на работе, которые помогут вам повысить производительность на работе. Давайте взглянем:

1. Отвечайте быстро

Входящие письма, полные неотвеченных писем, ожидающих вашего внимания, — это верный путь к катастрофе по множеству причин. Своевременные ответы на электронные письма укрепляют долгосрочное доверие между людьми, работающими вместе, и дают им понять, что вы цените и уважаете их время.

2. Держите других в курсе

Но что делать, если вы не можете сразу дать правильный ответ? Даже если вы не можете ответить сразу, важно держать людей в курсе того, что происходит с вашей стороны. Ожидание ответа может быть стрессом для многих людей, поэтому другие чувствуют себя вовлеченными в процесс и могут лучше планировать свое расписание, ожидая вашего ответа.

3. Планируйте регистрацию

Возможно, вы человек, который всегда отвечает вовремя, но успешная коммуникация идет в обе стороны, и вы должны быть активны в ее отсутствие.

Если наступил важный срок и вы можете внести изменения, запланируйте проверку других и убедитесь, что они выполняют свои задачи вовремя. Например, вместо того, чтобы расстраиваться из-за того, что другие не получают обновлений о прогрессе и могут не уложиться в срок, зарегистрируйтесь и убедитесь, что у того, кого вы ждете, не слишком много задач, и они все еще способны предоставить результаты. Если они это сделают, вы можете действовать упреждающе и переназначить задачи тому, у кого может быть больше времени или ресурсов.

4. Предвидьте необходимость дополнительного времени перед крайним сроком

Дни, предшествующие крайнему сроку, могут быть утомительны, поэтому упреждающий способ подготовки к этому периоду — выделить дополнительное время для выполнения задач в последнюю минуту. Еще одна вещь, которую вы можете сделать, это сообщить другим, когда вы не будете так доступны или отзывчивы, как обычно. Ваше будущее «я» поблагодарит вас за то, что вы заблокировали свой календарь, чтобы уложиться в сроки.

5. Запросить отзыв

Большинство людей хотят получить глубокую обратную связь, но требуется гораздо больше, чтобы попросить об этом. Когда вы получаете непредвиденные отзывы, это может обескураживать и заставлять вас сомневаться в эффективности своей работы. Проактивный способ получения обратной связи — это на самом деле попросить об этом и показать, что вы стремитесь к улучшению и готовы внести необходимые изменения.

6. Стремитесь улучшить свой рабочий процесс

Говоря об улучшении, еще один способ быть более активным на работе — это искать способы улучшить свой рабочий процесс. Важно понимать, как вы проводите свое время на работе, и находить способы максимизировать свои ресурсы. Однако измерить его вручную может быть сложно, поэтому вам пригодятся приложения для отслеживания времени, такие как DeskTime.

7.

Участвуйте и задавайте вопросы

Постоянное информирование и участие в работе вашей компании может способствовать вашему долгосрочному успеху. Если вы хотите быть более активным, не бойтесь активно участвовать в собраниях, делиться идеями и задавать вопросы.

8. Установите распорядок дня

Хороший распорядок поможет минимизировать стресс и структурировать рабочий день. Хотя вы не можете избежать неопределенных ситуаций, четко установленный распорядок может быть полезным способом контролировать хотя бы некоторые части вашего дня и повышать эффективность выполнения менее важных задач.

9. Управляйте своей энергией и временем

Упреждающее управление своей энергией и временем будет полезной стратегией для создания эффективной рутины. Определение того, когда нужно заняться задачами, требующими глубокой работы, или поиск ритуалов, которые помогут вам оставаться энергичными, изменит правила игры.

10. Ставьте долгосрочные цели

Проактивность заключается в долгосрочных инвестициях, включая постановку целей. Искусство постановки достижимых долгосрочных целей заключается в том, чтобы определить, как измерять успех, отслеживать прогресс и разбивать их на несколько краткосрочных целей.

11.

Составьте реалистичный список дел

Достижение долгосрочных целей было бы ничем, если бы они не были разбиты на мелкие кусочки. Привычка начинать свой день с создания списка дел или заканчивать его составлением списка на следующий день поможет вам предвидеть, что впереди, и четко визуализировать свои задачи.

12. Приоритизация задач

Когда у вас есть список дел, определение приоритетности задач, которые являются более срочными, чем другие, поможет вам еще больше структурировать свой рабочий день и в первую очередь добраться до самых важных задач. И чем больше вы это делаете, тем лучше вы будете оценивать, сколько времени занимают определенные задачи.

13. Управляйте своим календарем

Подобно списку дел, цифровой календарь может служить инструментом для более активной работы. Использование календаря в качестве средства эффективного планирования — отличный способ увидеть все ваши встречи и мероприятия в одном месте и свести к минимуму хаос.

14.

Сведите к минимуму тривиальные решения

Размышление о том, что съесть на обед, который предстоит через несколько часов, или о том, что надеть в течение дня, может значительно повлиять на вашу способность сосредоточиться на неотложных задачах. Слишком много тривиальных решений может привести к усталости от принятия решений и отнять драгоценное время от того, что важнее в данный момент.

15. Осознайте себя

Задайте себе следующие вопросы: каковы мои сильные стороны и как я могу использовать эти навыки еще более эффективно? Каковы мои слабые стороны и как мне их улучшить и как я работаю? Осознание того, в чем вы, естественно, хороши, и поиск способов исправить свои недостатки могут быть полезными, когда дело доходит до принятия упреждающих шагов на пути к лучшей жизни на работе.

16. Будьте открыты для вызовов

Берясь за пугающие проекты или проекты, в которых у вас мало опыта, вы сможете повысить свою гибкость и способность справляться с изменениями. Это также может дать вам возможность развить новые навыки, которые помогут вам продвигаться вперед и быть более подготовленными к решению различных проблем.

17. Готовьтесь к проблемам

Суть проактивности заключается в ожидании проблем и их решении как можно раньше. Таким образом, подготовка к решению проблем и определение стратегий смягчения их последствий заранее может иметь большое значение.

18. Знайте свои пределы

Знайте о своих способностях и о том, какой объем работы вы можете выполнить. Принятие на себя обязательств, превышающих ваши возможности, может привести к срыву сроков и негативно сказаться на производительности вашей работы. Сообщите о своих способностях своим руководителям, если вам поручают слишком много работы, иначе наличие слишком большого количества обязательств негативно повлияет на вашу способность проявлять инициативу.

19. Узнайте о других

Не все в вашей команде будут работать одинаково, поэтому обучение тому, как общаться с другими на индивидуальном уровне, действительно может повысить вашу активность. Если вы понимаете, как другие работают над задачами, соблюдают сроки или решают проблемы, становится намного проще понять, как преодолевать препятствия.

20. Будьте уверены в себе

Наконец, верьте в свою способность активно действовать в ситуациях. Вы можете попытаться использовать все стратегии, описанные выше, но большого успеха не будет, если вы не будете уверены в себе.

Бережно относитесь к своему времени!

Используйте DeskTime для управления временем и всегда будьте в курсе своей статистики эффективности.

Попробуйте бесплатно

Неудача дает возможность для роста

Не всегда будет возможность действовать на опережение, а иногда лучше решать проблемы реактивным путем. Хотя все согласны с тем, что проактивный подход является наиболее разумным, рабочая жизнь часто может быть непредсказуемой. Если происходит неудача, не паникуйте, рассматривайте ее как возможность извлечь из нее уроки и соответствующим образом изменить свое поведение.