Распределение дел по важности и срочности: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте (управление временем)

На первый-второй рассчитайсь!

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте – это базис, на котором строится весь остальной процесс. Неправильная градация привнесет еще больший хаос в повседневность и только усугубит положение. Как справиться с этой задачей, расскажет наша статья.

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

• Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
• Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
• Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Исходя из этого была разработана следующая «инструкция по эксплуатации» системы:

1. Составьте общий список дел.
2. Систематизируйте каждое по срочности.
3. Пронумеруйте дела по установленной важности.
4. Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
5. Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
6. Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
7. Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

• Важно и срочно.
• Не важно, но срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам).

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

• 20% работы = 80% прибыли.
• 80% работы = 20% прибыли.
• 20% клиентуры = 80% дохода.
• 80% клиентуры = 20% дохода.

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

• 07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
• 07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
• 08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.
• …

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон. На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно.

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
2. Находите время на саморазвитие.
3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

Похожие статьи

Инструменты управленческого планирования: правило 80/20 (принцип Парето), метод АБВГД, матрица приоритетов Эйзенхауэра, правило «6П»

Функция планирования является одной из наиболее важных функций менеджмента и занимает значимое место в управленческом цикле организации. Планирование необходимо рассматривать как системный процесс, являющийся объектом управления в общей системе менеджмента компании. При этом планирование осуществляется не только относительно основного вида деятельности организации – производства продукции или услуг, но и относится ко всем внутриорганизационным процессам, в том числе процессам принятия управленческих решений.

Планирование различных видов деятельности организации объединено рядом принципов, соблюдение которых характерно и для планирования процесса принятия управленческих решений. Однако каждая часть процесса принятия управленческих решений может обладать специфическими чертами, которые отражаются и на планировании. Можно перечислить ряд принципов, характерных для планирования управленческих решений на всех стадиях их разработки и принятия:

• Целеустремленность
• Комплексность
• Ресурсная сбалансированность
• Системность
• Гибкость
• Оптимальность
• Непротиворечивость
• Непрерывность
• Стабильность

Сущность планирования процесса управленческих решений заключается в определении соответствующих целей и путей их достижения с помощью формулирования оптимального комплекса мер, методов и способов деятельности и взаимодействия. Планирование процесса принятия управленческих решений позволяет руководству компании обеспечить достижение организационных целей с соблюдением сроков и ресурсных ограничений.

Для эффективного планирования и расстановки приоритетов разработан ряд моделей и технологий.

Правило 80/20 (другое название — принцип Парето)

Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Принцип Парето представляет собой одну из самых удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования. Парето заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл «влиятельным меньшинством» (с точки зрения распределения богатства и влиятельности, его составляли «верхние» 20% населения), и на тех, кого он называл «среднее большинство» (на них приходились «нижние» 80%).

Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется выведенному им принципу. Например, 20% произведенной работы обеспечивает 80% результатов; 20% клиентов обеспечивают 80% продаж; 20% товаров из ассортимента обеспечивают 80% доходов; 20% времени обеспечивает 80% всех результатов за день и т. д.

Главный вывод этой теории с точки зрения управления временем таков: лишь малый процент дел приносит прибыль и результаты. 80% дел можно отложить на потом или не делать вовсе без ущерба для результата, но 20% задач откладывать нельзя — это ключевые дела.

Например, если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить, то только два из них окажутся по выгоде равноценными (или даже более ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.

Метод АБВГД

Метод распределения задач по их приоритетности: от наиболее важных к наименее. Суть его заключается в том, что при составлении любого списка задач каждой из них необходимо присвоить приоритет ее выполнения: букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В — пока открыта задача Б и т.д. Внутри каждой группы для расстановки приоритетов используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в списке должно быть обозначено как А1. Такая простая работа с любым списком дел помогает быстро выделить наиболее важные задачи и сосредоточиться именно на них.

Чтобы определить задачи категории А, можно опираться на следующие вопросы:

• Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
• Могу ли я за счет выполнения какой-то задачи решить сразу несколько других?
• Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей организации, подразделения?
• Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?
• Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз необходимо решить – какую именно? В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо все задачи распределять на категории по критериям важности и срочности.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Срочные/важные задачи. Несвоевременное решение этих вопросов приведет к значительному ущербу и серьезным проблемам. За них следует приниматься немедленно и держать на постоянном личном контроле их выполнение. Пример — сдача квартальной налоговой отчетности.

Несрочные/важные задачи. Это задачи, которые можно отложить. Однако «ловушка» в том, что эти задачи рано или поздно превращаются в срочные. Поэтому очень важно обеспечить плановое решение задач данного типа, не упускать их из вида. Руководителю целесообразно полностью или частично делегировать задачи этого типа. Пример — разработка вариантов расширения производственного цеха за счет аренды дополнительных помещений.

Срочные/неважные дела. Эмоциональное давление срочности задачи может заставить выполнять ее, тратя ценный временной ресурс на неважную работу. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых ресурсов. Пример — телефонный звонок на номер руководителя с просьбой продиктовать все имеющиеся вакансии для службы занятости для немедленного выставления на ярмарке вакансий.

Несрочные/неважные задачи. Часто руководитель берется за эти дела автоматически, просто разбирая бумаги на собственном рабочем столе. В эту же категорию попадают задачи, актуальность которых давно утеряна, которые выполняются по привычке, «на автомате». Важно вовремя распознать такие задачи и полностью исключить их из планирования. Пример — ведение картотеки клиентов на бумажных носителях при введенной в организации электронной базе данных.

Совет:

Необходимо «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Благодаря новым умениям в следующий раз может высвободиться еще больше времени, которое можно использовать для того, чтобы еще чему-либо научиться. Решимость повышать эффективность работы приведет к постепенному высвобождению время для развития личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов

При оценке важности того или иного дела, самыми важными считаются те, которые надо делать срочно. Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у организации, а также порождает у сотрудников неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами есть стремление разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на работу организации, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех, то есть определить и учитывать его важность.

Правило «6П» – Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Перечень задач — это своего рода карта для движения к цели, поэтому планировать нужно всегда на бумаге. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. Рекомендуется с вечера подготовить список задач, которые нужно сделать завтра.

Работа с составленным списком в течение дня такова: при появлении нового дела его необходимо вносить в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, следует вычеркнуть ее. Это придаст ощущение удовлетворенности работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Следует планировать от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день; каждой задаче ставить фиксированные сроки.

Сложную задачу необходимо делить на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. «Разветвление» можно продолжать до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и начать спокойно составлять список. Анализируя задачи, можно увидеть, что времени для решения жизненно важных вопросов всегда достаточно.

Следует помнить, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее 20 минут в ходе практического воплощения идей.

Наталья Карташева,
Эксперт Центра оценки и кадрового развития

Приоритизация болезней для исследований и разработок в условиях чрезвычайных ситуаций 4 F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T 9000 5

U

V

W

X

Y

З

• Ресурсы »
  • Бюллетени
  • Факты в картинках
  • Мультимедиа
  • Публикации
  • Вопросы и Ответы
  • Инструменты и наборы инструментов

• Популярный »
  • Загрязнение воздуха
  • Коронавирусная болезнь (COVID-19)
  • Гепатит
  • оспа обезьян

• Все страны »
• A
• B
• C
• D
• E
• F
• G
• H
• I
• J
• K
• L
• M
• N
• O
• P
• Q
• R
• S
• T
• U
• V
• W
• X
• Y
• Z

9000 3

Регионы »

• Африка
• Америка
• Юго-Восточная Азия
• Европа
• Восточное Средиземноморье
• Западная часть Тихого океана

• ВОЗ в странах »
  • Статистика
  • Стратегии сотрудничества
  • Украина ЧП

• все новости »
  • Выпуски новостей
  • Заявления
  • Кампании
  • Комментарии
  • События
  • Тематические истории
  • Выступления
  • Прожекторы
  • Информационные бюллетени
  • Библиотека фотографий
  • Список рассылки СМИ

• Заголовки »

• Сосредоточиться на »
  • Афганистан кризис
  • COVID-19 пандемия
  • Кризис в Северной Эфиопии
  • Сирийский кризис
  • Украина ЧП
  • Вспышка оспы обезьян
  • Кризис Большого Африканского Рога

• Последний »
  • Новости о вспышках болезней
  • Советы путешественникам
  • Отчеты о ситуации
  • Еженедельный эпидемиологический отчет

• ВОЗ в чрезвычайных ситуациях »
  • Наблюдение
  • Исследовать
  • Финансирование
  • Партнеры
  • Операции
  • Независимый контрольно-консультативный комитет
  • Призыв ВОЗ о чрезвычайной ситуации в области здравоохранения 2023 г.

• Данные ВОЗ »
  • Глобальные оценки здоровья
  • ЦУР в области здравоохранения
  • База данных о смертности
  • Сборы данных

• Панели инструментов »
  • Информационная панель COVID-19
  • Приборная панель «Три миллиарда»
  • Монитор неравенства в отношении здоровья

• Основные моменты »
  • Глобальная обсерватория здравоохранения
  • СЧЕТ
  • Инсайты и визуализации
  • Инструменты сбора данных

• Отчеты »
  • Мировая статистика здравоохранения 2022 г.
  • избыточная смертность от COVID
  • DDI В ФОКУСЕ: 2022 г.

• О ком »
  • Люди
  • Команды
  • Состав
  • Партнерство и сотрудничество
  • Сотрудничающие центры
  • Сети, комитеты и консультативные группы
  • Трансформация

• Наша работа »
  • Общая программа работы
  • Академия ВОЗ
  • Деятельность
  • Инициативы

• Финансирование »
  • Инвестиционный кейс
  • Фонд ВОЗ

• Подотчетность »
  • Аудит
  • Программный бюджет
  • Финансовые отчеты
  • Портал программного бюджета
  • Отчет о результатах

• Управление »
  • Всемирная ассамблея здравоохранения
  • Исполнительный совет
  • Выборы Генерального директора
  • Веб-сайт руководящих органов
  • Портал государств-членов

Агентство по охране окружающей среды

© Кредиты

Во всем мире количество потенциальных патогенов очень велико, а ресурсы для исследований и разработок (НИОКР) в отношении болезней ограничены. Для обеспечения того, чтобы усилия в рамках Плана НИОКР ВОЗ были целенаправленными и продуктивными, список болезней и патогенов являются приоритетными для НИОКР в контексте чрезвычайных ситуаций в области общественного здравоохранения.

Инструмент ВОЗ позволяет определить, какие заболевания представляют наибольший риск для здоровья населения в связи с их эпидемическим потенциалом и/или отсутствием или недостаточностью контрмер.

В настоящее время приоритетными заболеваниями являются:

• COVID-19
• Конго-крымская геморрагическая лихорадка
• Болезнь, вызванная вирусами Эбола и Марбург, вирусная болезнь
• Лихорадка Ласса
• Коронавирус Ближневосточного респираторного синдрома (MER) S-CoV) и тяжелая Острый респираторный синдром (ТОРС)
• Нипах и генипавирусные заболевания
• Лихорадка Рифт-Валли
• Зика
• «Болезнь X» *

Это не исчерпывающий список и не указаны наиболее вероятные причины следующей эпидемии. ВОЗ пересматривает и обновляет этот список по мере возникновения потребностей и изменения методологий. Основываясь на приоритетных заболеваниях, ВОЗ затем работает над разработкой дорожных карт НИОКР для каждый.

* Болезнь X представляет собой знание о том, что серьезная международная эпидемия может быть вызвана патогеном, который в настоящее время не вызывает болезни человека. План НИОКР явно направлен на то, чтобы обеспечить раннюю сквозную готовность к НИОКР, которая также актуальна для неизвестной «Болезни X».

Команды ВОЗ

Обновление перечня ВОЗ патогенов с эпидемическим потенциалом и потенциалом ЧСЗМЗ

Приоритетные заболевания

Наша работа

Чрезвычайные ситуации

Готовность к чрезвычайным ситуациям и реагирование

Подробнее

903 91 Ресурсы

Звонок для консультаций

Мероприятия

Контактное лицо

Технический специалист

Группа R&D Blueprint Team

[электронная почта защищена]

Приоритизировать обращения Salesforce и автоматически направлять их квалифицированным агентам

Q-assign для Salesforce

8 ШАГОВ К СОВРЕМЕННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ КОМАНДЫ

robin, при этом каждое новое обращение по очереди назначается сервисному агенту. Это может хорошо работать в небольших командах, но в средах с большими объемами может нанести ущерб. В часы пик могут образовываться очереди, и любые особенно срочные дела, в том числе связанные с соглашениями SLA, могут застрять в очередях, ожидая освобождения агента.

В высокоэффективной команде имеет смысл выявлять срочные дела и расставлять приоритеты по мере их поступления. Интеллектуальное приложение для задач, такое как Q-assign, может сделать именно это. Заявки, срочные по времени и/или связанные с соглашением об уровне обслуживания, могут быть немедленно идентифицированы и переданы лучшему доступному агенту (или специальной группе) – мгновенно.

Уделяя приоритетное внимание срочным делам, можно избежать штрафных санкций в соглашениях об уровне обслуживания и, что, возможно, более важно, можно значительно повысить производительность команды и рейтинги удовлетворенности клиентов.

Q-assign, самое мощное в мире приложение для назначения лидов и обращений, на 100 % встроено в Salesforce и помогает организациям Salesforce по всему миру полностью перестроить и заново мотивировать свои отделы продаж и обслуживания.