Срочно важно матрица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

  1. Была ли задача для меня срочной?
  2. Была ли она для меня важной?
  3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

  1. Была ли задача для меня срочной?
  2. Была ли она для меня важной?
  3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.

В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи.

Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Как решить, что важно и срочно (без списка дел). – Мэйо Ошин

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США в период с 1953 по 1961 год. Европа во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, живопись маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр многого добился и поддерживал высокую продуктивность на протяжении многих лет вплоть до своей смерти.

Сегодня его методы продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и т. д.

Его самая известная методика, матрица Эйзенхауэра, представляет собой простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты в своих задачах — отличить важное от срочного — и повысить свою продуктивность уже сегодня.

Вот как это работает.

Фабиан Бахрах [общественное достояние], через Wikimedia Commons

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Впервые популяризирована в книге «7 навыков высокоэффективных людей» (аудиокнига) , Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочности-важности, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам принимать решения и расставлять приоритеты задач по срочности и важности. .

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

  • Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
  • Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
  • Срочно, но не важно (задачи для делегирования кому-то другому).
  • Ни срочные, ни важные (задачи, которые нужно исключить).

Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке сверху слева, сверху справа, снизу слева и снизу справа):

Квадрант 1: Важные, но не срочные

У задач в этом квадранте нет крайнего срока за углом, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: упражнения , ведение дневника, учеба, семейное время.

В идеале мы должны тратить большую часть своего времени на задачи из этого поля,

Квадрант 2: Срочные и важные также важно для достижения ваших целей.

Примеры: ответы на срочные электронные письма, сроки выполнения работ и так далее.

Задачи в этом блоке должны быть заблаговременно устранены заранее, когда они ранее находились в квадрате 1 блока.

Квадрант 3: Неважные и несрочные

Задачи в этой ячейке матрицы Эйзенхауэра обычно являются пустой тратой времени и не помогают вам достичь ваших долгосрочных целей.

Примеры: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, игра в видеоигры и просмотр телевизора.

Если быть честными, мы часто тратим большую часть нашего времени на действия в этой коробке. Я лично изо всех сил пытался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться на видео на YouTube в Интернете.

В моем случае сработало не обязательно устранение действий из этого поля, а их минимизация и использование в качестве вознаграждения за продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочные, но не важные

Действия в этой ячейке матрицы Эйзенхауэра обычно представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам достичь наших целей.

Примеры: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, членов семьи или коллег по работе.

Опасность действий из этого блока заключается в том, что они часто могут обманчиво выглядеть как действия из квадранта 2.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от вычеркивания их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не добились большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключом к получению максимальной отдачи от работы с матрицей Эйзенхауэра является различие между срочным и важным.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания. Они заставляют вас быть реактивными , тревожными и напряженными.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более взвешенных решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но не срочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Наилучшие способы, которые я обнаружил, чтобы различать срочные и важные задачи, это:

  • Определить и записать то, что важно, то есть жизненные цели, основные ценности и
  • Практикуйте самосознание, чтобы определить побуждения или импульсы, чтобы реагировать на данную задачу. Эти задачи, как правило, срочные.

Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы делаем, делегируя полномочия либо времени, либо другим людям»

– Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на занятие или вы не можете решить, как уместить их все в матрице Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу производительность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи чему-то или кому-то другому, т. е. заказ водителя вместо прогулки, коллега, написавший отчет или электронное письмо от вашего имени и т. д.

Оптимизация включает устранение всего, что не является абсолютно необходимым для завершение цели, т. е. удаление «наполнителей» или «пустышки» из написанного, удаление клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном двухэтапном контрольном списке вопросов:

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — Полностью исключить задание.

Q2 (вопрос о делегировании) — можно ли делегировать эту задачу кому-то другому, чтобы он сделал это за меня?

Если да, делегируйте.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответственно.

Например, я часами по выходным проводил уборку дома, пока не пробежался по этому контрольному списку и, наконец, не делегировал важную уборку профессиональному уборщику. Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые я потратил бы на уборку дома.

Что, а не как производительности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни — это не как , а что т. е. сейчас? Что мне нужно делегировать и что мне нужно исключить?

Матрица Эйзенхауэра — это мощный инструмент, который заставляет вас нести ответственность за работу над тем, что действительно важно для вас. Это заставляет вас думать о то, что является срочным и важным, и помогает вам оставаться в активном режиме мышления.

Сосредоточив внимание на правильном том, что для вас , матрица Эйзенхауэра может помочь вам устранить бесполезную трату времени и повысить производительность на всю жизнь.

Если вы хотите получить научно обоснованные стратегии, облегчающие расстановку приоритетов и эффективное управление временем, присоединяйтесь к Академии продуктивности.


Footnotes

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей».

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, т. е. квадрант 1 срочный и важный, а квадрант 4 неважный, несрочный. Тем не менее, общая концепция остается неизменной.

3. Источник оригинального изображения неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь для кредита, если создатель.

Матрица решений Эйзенхауэра – срочное или важное · Блог · ActiveCollab

Предположим, ваш начальник попросил вас представить очень важный отчет к следующему собранию совета, и у вас осталось всего несколько дней, чтобы собрать все воедино. Ваша рабочая нагрузка уже высока, поэтому добавление еще одного дела в список дел может вызвать стресс и беспокойство на рабочем месте.

Из-за этого вы с трудом можете сосредоточиться, работать над своими повседневными задачами и достигать ощутимых результатов. Но как победить стресс и вовремя доставить все необходимое? Матрица принятия решений Эйзенхауэра может помочь вам, отделяя основную деятельность от отвлекающих факторов.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — удобный инструмент, позволяющий различать срочные и не очень срочные задачи. Он классифицирует задания на основе срочности и важности, разбивая их на четыре поля: срочные, несрочные, делегировать и удалить.

Этот инструмент также может называться «Матрица срочности-важности» или «Коробка Эйзенхауэра». Президент Дуайт Эйзенхауэр разработал эту концепцию, которую он использовал для определения приоритетности многочисленных важных вопросов, когда он был генералом армии США, а затем президентом Соединенных Штатов.

Несколько десятилетий спустя писатель Стивен Кови использовал слова Эйзенхауэра в своей книге и превратил их в Матрицу Эйзенхауэра. В результате этот инструмент стал широко популярным и используется в управлении проектами.

Метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра поможет вам организовать список задач в зависимости от их срочности и важности. Применение этого макета позволяет отделить срочность от важности, избегая при этом конфликтов.

Чтобы быть в курсе дел, метод Эйзенхауэра помогает быстро определить, что нужно сделать в первую очередь, и сосредоточиться на неотложных делах. У бывшего президента была поговорка: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным».

Это основная идея метода Эйзенхауэра, и ниже мы объясним, как вы можете применить его к своим задачам.

Матрица важных и срочных задач

Основной принцип матрицы Эйзенхауэра — различать важные и срочные задачи.

Срочные задачи — срочные задачи, требующие немедленного внимания. Обычно вы чувствуете острую потребность обратиться к ним. Каждый раз, когда вы сосредотачиваетесь на срочных задачах, вы входите в состояние реактивного мышления, которое делает вас узконаправленным, торопливым и занимает оборонительную позицию. Примером срочной задачи может быть обработка срочного запроса клиента.

Важные задачи — они способствуют достижению долгосрочных целей, ценностей и миссии. Они могут не дать немедленных результатов, поэтому имеет смысл пренебречь ими. Иногда важные задачи также являются срочными.

Когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, вы переходите к гибкому мышлению, которое заставляет вас чувствовать себя рациональным, спокойным и открытым для новых идей. Регулярные хоры и проекты обслуживания могут быть примером важных задач.

Помните, что если вы слишком долго откладываете важные дела, со временем они станут срочными. Люди также ошибочно полагают, что все срочные задачи также важны, но это не так. Это может быть связано с тем, что людям нравится иметь дело с краткосрочными проблемами и решениями.

Как справиться с прокрастинацией?

Вы можете справиться с прокрастинацией несколькими способами.

Обычно есть два типа задач: те, которые нельзя предвидеть, и те, которые можно отложить. Планируя свой список, подумайте о заданиях, которые вы оставили на последний момент, и спланируйте, как не откладывать их в будущем.

Также важно определить, когда вы будете заниматься каждой задачей. Установите четкие сроки и включите эти действия в свое расписание. Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить их в соответствии с самыми высокими стандартами.

Чтобы решить эту проблему, воспользуйтесь ActiveCollab для создания пользовательских решений, которые вы будете использовать для определения приоритетов задач.

Матрица тайм-менеджмента Эйзенхауэра

Наличие длинного списка дел может быть ошеломляющим и стрессовым. Однако матрица управления временем Эйзенхауэра помогает решать эти задачи одну за другой и разделять их по квадрантам.

  • Квадрант 1 – Делать. Здесь вы будете размещать все срочные и важные задачи. Поместите задачу в этот квадрант, когда ее нужно выполнить сейчас, что повлияет на ваши долгосрочные цели и приведет к очевидным последствиям.
  • Квадрант 2: Расписание. В квадрант 2 поместите все задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Учитывая, что они влияют на ваши долгосрочные цели, их не нужно решать немедленно, и вы можете запланировать их на потом.
  • Квадрант 3: Делегат. Срочные, но не важные задачи попадают в квадрант 3. Хотя они должны быть выполнены сейчас, эти задачи не влияют на ваши долгосрочные цели. Вы можете делегировать их другим членам команды, так как они не требуют вашего определенного набора навыков для выполнения.
  • Квадрант 4: Удалить. Пройдя предыдущие квадранты, вы заметите, что осталось много задач. Они не являются срочными или важными, и они просто мешают вам достичь ваших целей. Следовательно, вы должны поместить их в четвертый квадрант «удалить».

Уровни важности

Матрица Эйзенхауэра помогает определить виды деятельности, на которых следует сосредоточиться; Другими словами, установите уровень важности и знайте, какие задачи следует игнорировать. Вы должны использовать этот инструмент, когда хотите расставить приоритеты в своем времени.


Вы можете заниматься срочными делами, но в то же время работать над достижением долгосрочных целей. Мы уже упоминали четыре квадранта, и вы используете их для планирования действий и задач в соответствии с их срочностью и важностью.

Box Planning

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования своей деятельности. Вы должны уже знать, какая деятельность входит в какой квадрант, но мы постараемся дать вам несколько примеров, чтобы упростить планирование этой коробки.

  • Квадрант 1: ответ на письмо клиента
  • квадрант 2: посещение сетевого мероприятия
  • квадрант 3: расшифровка заметок о встрече чтобы что-то сделать, нужно полностью исключить задачу. Если вы применяете этот принцип, вы заставляете себя принимать трудные решения и отбрасываете любые задачи, которые не ведут вас к вашим целям, ценностям или миссии.

    Мы часто используем оптимизацию, тайм-менеджмент и производительность как предлог, чтобы избежать сложных вопросов. Мы склонны оставаться занятыми и убеждать себя, что нам нужно быть немного более эффективными или работать сверхурочно, вместо того, чтобы терпеть боль от исключения задачи, которая нам действительно нравится, даже если эта задача не является лучшим использованием нашего времени.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *