Срочно важно матрица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра. Как ее применять, чтобы все успевать и жить счастливо — Личный опыт на vc.ru

Главное о самом популярном методе тайм-менеджмента.

393 просмотров

Планирование – важнейший аспект жизни, которым нельзя пренебрегать. С помощью него человек не только успевает выполнять важные бизнес-задачи, но и управляет своей судьбой в самом широком смысле. Сделать это эффективно помогает знаменитый метод тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. О том, что это такое и как с ней работать, пользуясь новыми технологиями, рассказывает Александр Байбулов – основатель бренда умных ежедневников bplanner.

Александр Байбулов – основатель бренда умных ежедневников BPLANNER

Почему планирование – это очень важно

Для современного человека планирование уже давно превратилось из полезной привычки в необходимость. Люди из абсолютно разных сфер деятельности все чаще задумываются о тайм-менеджменте и пытаются использовать его для работы и даже повседневной жизни.

Так, согласно исследованию медиахолдинга Rambler&Co в России, 79% респондентов утверждают, что умеют распоряжаться своим временем и в срок выполняют необходимые задачи.

Такая внушительная цифра объясняется целым рядом преимуществ, которые человек получает от планирования. Оно развивает мышление, помогает мыслить структурно, освобождает мозг от ненужных задач, развивает концентрацию на главном.

Все эти функции помогают и в бытовой жизни, но особенно они необходимы для работы и ведения бизнеса. Ведь для развития своего дела очень важна последовательность действий и четкий алгоритм работы. Только за счет этого можно наладить бизнес-процессы и, следовательно, подтолкнуть компанию к развитию.

Что такое матрица Эйзенхауэра

По данным Development Academy, самый популярный метод тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. По легенде, ее придумал 34-й президент США, однако официальных подтверждений этому нет.

Матрица относится к операционному виду планирования.

Она помогает быстро рассортировать накопившиеся дела, даже если их много, и правильно расставить приоритеты по их выполнению. Ее суть очень проста: необходимо сформировать список задач, а затем распределить их в таблицу, состоящую из четырех секторов: A – срочно и важно, B – важно и не срочно, C – не важно и срочно, D – не важно и не срочно. Чтобы это сделать, достаточно ответить лишь на два вопроса о каждой из задач – «она срочная?», «она важная?».

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Разбор на примере приложения

Чтобы применить матрицу Эйзенхауэра, достаточно лишь начертить таблицу 2×2, распределить в ней задачи, а затем вычеркивать по мере необходимости. С этой функцией идеально справится ежедневник – базовый инструмент для планирования. А если современные технологии могут помочь сделать этот способ планирования еще эффективнее.

Например, в приложении Bplanner, дополняющем бумажный ежедневник, существуют специальные теги. Они помогут сделать таблицу, составленную по матрице, еще функциональнее и удобнее. Их можно персонализировать.

Bplanner

Во-первых, каждому из секторов A, B, C и D пользователь может дать любое название: классические «срочно и важно», «важно и не срочно» или более конкретные. A – сектор кризиса (все кризисное мы делаем срочно) . B – сектор благополучия (в нем мы решаем стратегические задачи) . C – сектор иллюзий (здесь, как правило, накапливаются много задач, но по факту, их делать не нужно – просто вы с ними еще не разобрались) . D – сектор разрушения (это праздное времяпровождение – все, что бесполезно пожирает ваше время, бессмысленные разговоры, удовлетворение зависимостей) .

Матрица Эйзенхауэра

Во-вторых, для тегов можно выбрать разные цвета, в зависимости от предпочтений. Например, выделить сектор кризиса красным.

Также функционал приложения позволяет воспользоваться удобной персонализированной сортировкой. Допустим, разделить всю информацию на две категории, на два главных аспекта жизни – «семья» и «работа». Соответственно тегов станет уже восемь, но при этом пользователь может оставить четыре цвета – например, красный для важных, срочных задач – и для семьи, и для дома. Таким образом мы получим удобный список со всеми запланированными задачами, органично собранными в одном месте, который позволит быстро находить необходимую информацию, ясно видеть приоритеты, а, следовательно, оперативно и эффективно справляться с делами, которые действительно важны.

Главное о задачах в матрице Эйзенхауэра: на что нужно обратить внимание

В условиях операционной деятельности нам часто кажется, что срочные важные задачи – главное. Отчасти это действительно так, ведь соблюдать дедлайны необходимо. Тем не менее мало кто задумывается о том, что несрочные важные задачи в долгосрочной перспективе намного важнее.

Они относятся к сектору развития и считаются стратегическими. Благодаря их выполнению человек накапливает компетенции, создает фундамент для чего-то большего.

У тех, кто уделяет больше внимания стратегическим задачам, становится все меньше срочных и важных дел. Ведь зачастую причина их возникновения – как раз в игнорировании сектора развития. Срочные и важные дела накапливаются до тех пор, пока человек не проанализирует ситуацию и не определит, что нужно усвоить и сделать, чтобы их минимизировать.

Сектор C вполне обоснованно называют сектором иллюзий. Ведь, по сути, тратить свое собственно ценное время на выполнение неважных, но срочных задач не обязательно. Они появляются, когда возникает режим аврала: человеку необходимо выполнить много дел и ему кажется, что все из них важные.

В этом случае матрица Эйзенхауэра помогает вычленить задачи категории C и делегировать их, чтобы освободить время для действительно важных дел.

От несрочных и неважных задач (D) и вовсе необходимо отказаться. Они не приносят вам пользы и только мешают грамотно распоряжаться своим временем. Например, может казаться, что разговор с коллегами в офисе помогает ненадолго отвлечься от дел и перезагрузиться. Но на самом деле часто беседы затягиваются и становятся причиной аврала, поэтому их нужно минимизировать. Так что со временем при использовании матрицы вы научитесь вычленять задачи сектора D, сможете отказаться от них и перестанете их записывать.

Как приложения облегчают работу с матрицей Эйзенхауэра

За счет коллаборации ежедневника и приложения Bplanner позволяет планировать в кооперационном режиме, что существенно упрощает работу с задачами, делает методику нагляднее и эффективнее.

Bplanner

С его помощью можно получить своеобразный дашборд, который в вашей системе планирования будет выполнять функции, недоступные листу бумаги с ручкой. В приложении есть возможность разной визуализации: можно показать задачи в виде фотографий страниц или других объектов, или списком, рассортировать их по важности, продемонстрировать дела, касающиеся только одной конкретной сферы, сделать персонализированную выборку.

Удобная визуализация не только позволяет быстрее определить объем задач, но и помогает с ними разобраться. В голове создается наглядная картинка, которую сложно представить без вспомогательных инструментов.

Она помогает мозгу устанавливать логические связи, оперативно анализировать задачи, чтобы вам потом было проще и эффективнее их выполнять.

***

Планирование – неотъемлемая часть любого успешного дела, будь то бизнес или личная жизнь, а матрица Эйзенхауэра прекрасный метод для грамотного распоряжения временем и управления этими делами. В этой связи умный ежедневник Bplanner (бумажная версия вместе с приложением) может стать отличным помощником в управлении жизнью в целом и повысить ваш уровень комфорта, благополучия и счастья во всех сферах.

Выбрать дилера и сделать корпоративный заказ на инновационный ежедневник с приложением вы можете на сайте.

Купить ежедневник Bplanner для себя тут
Задать вопросы по продукту: [email protected]
Следите на обновлениями в нашем телеграм канале

Срочно и важно: победить прокрастинацию по методу американского президента

Проверьте свой английский и получите рекомендации по обучению

Проверить бесплатно

NEW

Сортируем дела, чтобы не откладывать на потом и все успевать

6 сентября мир отмечает День борьбы с прокрастинацией. У нас есть отличная идея, как отметить его: проведите этот день так, чтобы в плане не осталось ни одной невыполненной задачи. Лайфхак — нужно рассортировать дела по важности и срочности.

Тест на уровень английского

Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок

Что такое «матрица Эйзенхауэра» и зачем она вам нужна

 

Матрица Эйзенхауэра — одна из самых известных методик для тайм-менеджмента. Говорят, ее придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, когда тонул в потоке дел. А система распределения задач по срочности и важности его спасла.

Матрица дел помогает понять, какие дела нужно делать в первую очередь, а какие можно отложить, а какие — и вовсе вычернуть из списка. Так получается выйти из режима постоянного аврала и тратить силы на то, что действительно улучшает жизнь.

Демо-урок бесплатно и без регистрации!

Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком

Сортируем дела по методу Эйзенхауэра

 

Нарисуйте квадрат и разделите его на 4 части: вертикальная ось будет обозначать важность дел, а горизонтальная — их срочность. Так у вас получится 4 квадрата:

Все новые задачи вписываются в один из квадратов. Планируя свой день, в первую очередь делайте задачи из квадрата А, потом — В, затем — C. Задачи из квадрата D выполнять вообще необязательно. Ими можно заняться только если вам сильно этого хочется.

А. Важно и срочно: пожары

 

Например: полечить больной зуб, подготовиться к завтрашнему экзамену, встретиться с клиентом.

Это кризисы, которые невозможно игнорировать.

Когда делать: в первую очередь. Всегда начинайте день с выполнения задач из этого квадрата. Если вы все делаете правильно, дела в квадрате А должны появляться только из-за форс-мажоров, на которые никак не повлиять.

Что будет, если не сделать: проблемы в ближайшем будущем — зуб заболит так, что невозможно будет спать; оценка за экзамен окажется ниже возможной; сделка сорвется.

B. Важно и несрочно: движение к целям

 

Например: сходить в зал, позаниматься английским, спланировать следующий отпуск.

Это стратегические задачи, которые имеют самое большое влияние на нашу жизнь.

Когда делать: запланированно и регулярно. Задачи из квадрата В должны составлять большую часть ежедневного расписания.

В идеале такие дела должны превратиться в полезные привычки: ходить в зал по утрам до работы или учить новые слова за обедом. Сформировать привычку заниматься английским вы сможете на нашем бесплатном марафоне.

 

Что будет, если не сделать: дела переползут в квадрат А и станут пожарами — похудеть к свадьбе; подготовиться к командировке через 3 недели; найти дешевые билеты на следующий месяц.

C. Неважно и срочно: рутина

 

Например: погулять с собакой, прибраться дома перед незапланированным приходом гостей, пойти на вечеринку бывшего одноклассника.

Эта категория дел съедает время и отвлекает от действительно важных задач.

Когда делать: не делать самому — делегировать. Полы вымоет клинер, погулять с собакой может ребенок-подросток, который весь день просидел перед компьютером.

Что будет, если не сделать: небольшие неприятности — может быть неловко перед гостями за посуду в мойке или одноклассник обидится и перестанет лайкать ваши посты в фейсбуке. Если для вас это серьезные последствия, переносите такие дела в квадрат А.

D. Неважно и несрочно: развлечения и прокрастинация

 

Например: посмотреть еще одну серию «Академии „Амбрелла“», испечь маффины по рецепту из инстаграма, разобрать шкаф.

Эти дела не улучшают жизнь и не помогают двигаться к целям — но иногда заняться ими приятно.

Когда делать: после того, как вы переделали задачи из остальных квадратов. После, а не до и не вместо. Пусть эти дела будут вам наградой за продуктивный день.

Что будет, если не сделать: останется больше времени на важные дела. Это не значит, что от развлечений нужно совсем отказаться — отдых тоже важное дело. Но больше пользы и радости принесет спланированный поход в кино, чем залипание на нетфликсе.

Деятельность Meta (соцсети Facebook и Instagram) запрещена в России как экстремистская.

Ольга Лысенко

Автор Skyeng

К предыдущей статье

NEW

Искусство запоминания: как увеличить словарный запас с помощью картинок

К следующей статье

NEW

Инструкция: что делать, если нет сил и энергии (а все вокруг наслаждаются жизнью)

Познакомьтесь со школой бесплатно

Премиум

На вводном уроке с методистом

1. Покажем платформу и ответим на вопросы

2. Определим уровень и подберём курс

3. Расскажем, как 
   проходят занятия

Как использовать матрицу срочных и важных дел, чтобы трансформироваться и расставлять приоритеты как профессионал?

Жизнь может быть беспокойной, и иногда нас тянет в разные стороны, что приводит к ощущению подавленности. Чтобы помочь нам управлять нашими задачами и эффективно расставлять приоритеты, мы можем использовать Матрицу срочного и важного.

Разбивая наши задачи на категории срочных и важных, мы можем быть уверены, что тратим свое время на самое важное.

В этой записи блога мы рассмотрим, как использовать матрицу срочных и важных дел, чтобы максимально эффективно использовать свое время. Мы обсудим, как использовать его, чтобы определить области улучшения и какие стратегии вы можете использовать для максимизации производительности.

Готов? Давайте начнем!

Что такое срочная и важная матрица?

Матрица «срочные и важные» — это инструмент, используемый для определения приоритетности задач в зависимости от их срочности и важности. Он делит задачи на четыре категории: важные и срочные, важные, но не срочные, не важные, но срочные и не важные и не срочные.

Это помогает людям сосредоточиться на самых неотложных задачах, не забывая при этом о других обязанностях.

Как использовать матрицу срочных и важных дел

Матрица срочных и важных дел — это инструмент, который поможет вам расставить приоритеты в задачах и преобразовать список дел в план действий.

Чтобы использовать матрицу, просто проведите линию посередине листа бумаги, чтобы создать две колонки. Пометьте левый столбец «срочно», а правый столбец «важно». Затем начните перечислять свои задачи в одном из столбцов.

После того, как вы перечислите все свои задачи, сделайте шаг назад и оцените, какие задачи действительно срочные, а какие менее важные. Сначала расставьте приоритеты в срочных задачах, а затем переходите к важным задачам.

Вы также можете использовать матрицу для делегирования задач. Проще говоря, если задача не является срочной или важной, ее можно делегировать кому-то другому. Это освободит ваше время, чтобы вы могли сосредоточиться на более насущных делах.

Шаг 1. Определите и разделите срочные и важные задачи

Чтобы расставить приоритеты как профессионал, первым делом нужно определить и разделить срочные и важные задачи. Это можно сделать с помощью простой матрицы с двумя параметрами: срочность и важность.

Срочные и важные задачи должны иметь наивысший приоритет, поскольку их необходимо выполнить как можно скорее. Несрочные, но важные задачи следует отдавать на второй план, так как их можно отложить на более позднее время.

Срочные, но не важные задачи должны иметь третий приоритет, так как их не обязательно нужно выполнять немедленно, но все же их нужно решать своевременно.

Наконец, задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, обычно можно безопасно игнорировать или делегировать кому-то другому.

Используя эту простую матрицу, легко быстро определить, какие задачи нужно решать в первую очередь, во вторую и так далее. Это поможет вам расставлять приоритеты как профессионал и делать больше дел за меньшее время!

A. Определение срочных задач

Если вы хотите расставлять приоритеты как профессионал, вам нужно использовать матрицу срочных и важных дел. Эта матрица поможет вам быстро определить, какие задачи срочные, а какие нет.

Чтобы использовать матрицу, просто проведите линию посередине листа бумаги. На одной стороне строки запишите все срочные задачи. На другой стороне линии запишите все задачи, которые не являются срочными.

Когда вы запишете все свои задачи, просмотрите каждую и решите, действительно ли она важна. Если это не важно, то вычеркните его из своего списка.

Теперь взгляните на оставшиеся задачи в вашем списке. Это задачи срочные и важные. Это задачи, которым нужно расставить приоритеты.

Начните с решения самой срочной задачи. Как только эта задача будет выполнена, переходите к следующей наиболее срочной задаче. Продолжайте работать со своим списком таким образом, пока все ваши срочные и важные задачи не будут выполнены.

B. Определение важных задач

Важно четко понимать, какие задачи действительно срочные и важные, а какие просто срочные или важные. Для этого нужно понимать разницу между двумя понятиями:

Срочно: Задача, требующая немедленного внимания.

Важно: важная задача или имеющая серьезные последствия, если ее не выполнить.

После того, как вы определили, какие задачи являются срочными и важными, вы можете начать расставлять их по приоритетам с помощью матрицы «срочно-важно».

Шаг 2. Назначьте задачи матрице срочных и важных дел

Матрица срочных и важных задач — это инструмент, который поможет вам расставить приоритеты в задачах. Чтобы использовать его, просто проведите линию посередине листа бумаги, чтобы создать две колонки. Пометьте один столбец как «срочный», а другой столбец как «важный».

Затем начните с текущей задачи и спросите себя, является ли она срочной и важной. Если да, поставьте галочку в соответствующем столбце.

Если дело не срочное, но все же важное, отметьте его звездочкой в ​​графе «важно». А если не срочно и не важно, вообще не отмечайте.

Выполнив все задания, взгляните на пункты, которые вы отметили как срочные и важные. Это ваши главные приоритеты, и они должны решаться в первую очередь.

Просто важные дела можно обработать следующими, а дела, которые не являются ни срочными, ни важными, можно оставить напоследок или делегировать кому-то другому.

A. Назначение срочных и важных задач матрице

Когда у вас много дел, может быть трудно понять, с чего начать. Вот тут-то и появляется срочная и важная матрица. Этот простой инструмент может помочь вам расставить приоритеты как профессионал и добиться цели.

Вот как это работает: сначала перечислите все задачи, которые вам нужно выполнить. Затем поместите каждую задачу в одну из четырех категорий:

Срочные и важные : Это задачи, которые необходимо выполнить немедленно и которые жизненно важны для вашего успеха.

Пример: Приближающийся крайний срок для проекта, который имеет решающее значение для вашего бизнеса.

Важные, но не срочные : Это задачи, которые важны для вашего успеха, но могут немного подождать.

Пример: Работа над долгосрочным маркетинговым планом.

Срочно, но не важно : Это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но они не имеют решающего значения для вашего успеха.

Пример: ответ на телефонный звонок от клиента.

Несрочные и неважные : Это задачи, которые не важны и могут подождать.

Пример: Проверка уведомлений в социальных сетях.

B. Назначение срочных, но не важных задач в матрицу

Когда дело доходит до назначения срочных и важных задач в матрицу, важно помнить, что не все задачи одинаковы. На самом деле, некоторые задачи могут быть срочными, но не обязательно важными.

Допустим, вам нужно закончить отчет к концу дня. Эта задача является срочной, но она может быть не такой важной, как другие задачи, такие как встреча с клиентом или участие в совещании. Таким образом, важно правильно расставить приоритеты.

В общем, при постановке задач в матрицу следует задать себе два вопроса:

• Эта задача срочная?
• Эта задача важна?

Если ответ на оба вопроса положительный, то задача помещается в верхний левый квадрант матрицы. Если ответ на вопрос 1 положительный, а на вопрос 2 отрицательный, то задача помещается в нижний левый квадрант. И так далее.

C. Назначение важных, но несрочных задач в матрицу

Если у вас много важных, но несрочных задач, может быть полезно создать матрицу, которая поможет вам расставить приоритеты. Это позволит вам сразу увидеть, какие задачи являются наиболее важными, а какие можно отложить на потом.

Чтобы создать собственную матрицу, начните с рисования линии посередине листа бумаги, создав два столбца. В левой колонке запишите все важные, но не срочные задачи.

В правой колонке запишите все срочные, но не важные задачи. Как только вы запишете все свои задачи, сделайте шаг назад и посмотрите на общую картину.

Какие задачи окажут наибольшее влияние на вашу жизнь? Какие из них вы можете реально выполнить за отведенное вам время? Начните с самой важной задачи в левой колонке и продвигайтесь вниз.

По мере выполнения каждой задачи переходите к следующей до тех пор, пока не будут выполнены все задачи в левой колонке.

Выполнив все задачи в левом столбце, взгляните на правый столбец. Есть ли какие-либо из этих задач сейчас более актуальными? Если это так, переместите их в левый столбец и соответствующим образом расставьте приоритеты.

Если нет, то тоже начните работать над этими задачами сверху вниз.

Используя эту матрицу, вы можете гарантировать, что вы всегда работаете над наиболее важными задачами в первую очередь, при этом отслеживая те, которые могут

Шаг 3. Расставьте приоритеты и запланируйте свои задачи

Важно помнить, что не все задачи одинаковы. Некоторые задачи более срочные, чем другие, а некоторые задачи важнее других. Вот почему важно расставлять приоритеты и планировать свои задачи, используя матрицу срочных и важных.

Вот как это работает:

Во-первых, вам нужно определить, какие задачи являются срочными, а какие важными. Для этого задайте себе следующие вопросы:

• Является ли это задание срочным?
• Эта задача требует немедленных действий?
• Эта задача связана с крайним сроком?
• Является ли эта задача критической для успеха моего проекта?

После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, а какие важными, вы захотите расставить приоритеты и запланировать их соответствующим образом. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу:

A. Приоритизация срочных и важных задач

Когда дело доходит до приоритизации задач, матрица срочных и важных задач является полезным инструментом. Оценивая задачи по степени их срочности и важности, вы сможете легче решить, какие из них необходимо выполнить в первую очередь.

Срочные и важные задачи должны иметь наивысший приоритет. Это то, что нужно сделать сразу и нельзя откладывать. Примеры могут включать соблюдение сроков, реагирование на жалобу клиента или уход за больным ребенком.

Важные, но не срочные задачи могут иметь более низкий приоритет. Это вещи, которые не зависят от времени, но все же должны быть выполнены в конечном итоге. Обычно их можно отложить на потом без серьезных последствий.

Примеры могут включать написание отчета или планирование отпуска.

Срочные, но не важные задачи также должны иметь более низкий приоритет. Это вещи, которые нужно сделать в ближайшее время, но они не стоят вашего времени и энергии.

Они могут отвлекать вас от более важных задач. Примеры могут включать постоянную проверку электронной почты или прием телефонных звонков в рабочее время.

Наконец, задачам, которые не являются ни срочными, ни важными, можно присвоить самый низкий приоритет или даже полностью игнорировать их.

Это вещи, которые не имеют большого значения по большому счету, и их можно смело откладывать на неопределенный срок. Примеры могут включать чтение ненужных электронных писем или просмотр сайтов социальных сетей в рабочее время».

B. Планирование срочных и важных задач

Когда дело доходит до срочных и важных задач, важно сбалансировать свое время и приоритеты.

Для этого вам нужно сначала определить, что действительно срочно и важно, а затем составить расписание, позволяющее выполнять эти задачи, не жертвуя другими обязанностями.

Для начала взгляните на предстоящую неделю и составьте список всех задач, которые вам нужно выполнить. Затем рядом с каждой задачей запишите, является ли она срочной (имеется в виду, что у нее есть крайний срок или она зависит от времени) и/или важной (имеется в виду, что она продвигает ваши цели или является высокоприоритетной). Когда у вас будет этот список, ранжируйте каждую задачу в порядке срочности и важности.

Теперь пришло время составить расписание. Начните с самых срочных и важных задач и работайте в обратном направлении. Не забудьте оставить в своем расписании некоторую гибкость на случай, если возникнут какие-либо неожиданные срочные задачи.

И, наконец, не забудьте выделить время для себя! Приоритет собственного благополучия так же важен, как и выполнение работы.

C. Приоритизация срочных, но не важных задач

Одним из ключевых преимуществ использования матрицы срочных и важных является то, что она может помочь вам приоритизировать срочные, но не важные задачи. Это может быть особенно полезно, когда у вас много дел и вам нужно сосредоточиться на самом важном.

Несколько советов по расстановке приоритетов срочных, но не важных задач:

— Определите, что действительно срочно. Часто мы воспринимаем что-то как срочное, хотя на самом деле это не так. Если задача может подождать, она, вероятно, не такая срочная, как мы думаем.

— Сосредоточьтесь на последствиях. Что произойдет, если эта задача не будет выполнена? Будет ли это иметь большое влияние? Если нет, возможно, это не стоит вашего времени.

– делегировать или аутсорс. Если задача срочная, но не важная, посмотрите, сможет ли с ней справиться кто-то другой. Это освободит ваше время, чтобы сосредоточиться на более насущных делах.

D. Планирование срочных, но не важных задач

Срочные, но не важные задачи — это задачи, которые необходимо выполнить срочно, но которые не важны для общей цели. Например, задача, которая должна быть выполнена завтра, но не имеет отношения к цели проекта, будет считаться срочной, но не важной задачей. Эти задачи можно запланировать для завершения на более поздний срок или делегировать кому-то другому.

E. Приоритизация важных, но несрочных задач

Очень легко увлечься срочными и важными задачами, которые стоят перед вами прямо перед глазами. Но как насчет важных задач, которые не являются срочными?

Важно расставить приоритеты и для этих задач, чтобы вы могли быть в курсе всего и не перегружаться.

Один из способов сделать это — использовать матрицу срочности и важности. Это инструмент, который помогает вам расставлять приоритеты в зависимости от того, насколько они срочные и важные.

После того, как вы определили, какие задачи относятся к какой категории, вы можете начать соответствующим образом расставлять приоритеты.

Вот как это работает:

Сначала составьте список всех задач, которые вам нужно выполнить. Затем просмотрите каждую задачу и решите, срочная она или нет. Если да, поставьте напротив него галочку. Если это не срочно, оставьте поле пустым.

Затем еще раз просмотрите каждую задачу и решите, важная она или нет. Если да, поставьте напротив него галочку. Если это не важно, оставьте поле пустым.

Теперь, когда у вас есть список срочных и важных задач, начните работать над ними в порядке важности. Самые важные задачи должны иметь приоритет над менее важными. И в каждой категории (важной или нет) более срочные задачи должны иметь приоритет над менее срочными.

F. Планирование важных, но несрочных задач

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, важно уметь расставлять приоритеты задач, чтобы максимально эффективно использовать свое время. Матрица срочных и важных дел – отличный помощник в этом.

Как правило, задачи делятся на четыре квадранта:

• Квадрант 1: Срочные и важные
• Квадрант 2: Несрочные и важные
• Квадрант 3: Срочные, но не важные
• Квадрант 4: Несрочные и неважные

Задачи, попадающие в Квадрант 1, являются одновременно срочными и важными. Это задачи, которые вам нужно расставить по приоритетам и выполнить как можно скорее. Задачи квадранта 2 также важны, но не являются срочными. Их можно запланировать на более позднее время.

Задачи в квадранте 3 срочные, но не важные. Они не обязательно стоят вашего времени и часто могут быть делегированы кому-то другому. Наконец, задачи квадранта 4 не являются ни срочными, ни важными, и их можно вообще игнорировать.

Когда вы просматриваете свой список задач, попытайтесь отнести каждую задачу к одному из этих четырех квадрантов. Это поможет вам лучше расставить приоритеты в своем времени и убедиться, что вы тратите его на правильные вещи.

Шаг 4. Отслеживание прогресса

Предположим, вы уже внедрили Матрицу срочного и важного, пора приступить к отслеживанию вашего прогресса. Это поможет вам точно настроить вашу систему и убедиться, что вы на правильном пути к достижению своих целей.

Есть несколько ключевых показателей, за которыми следует следить:

1. Количество элементов в каждом квадранте. Это даст вам хорошее представление о том, продвигаетесь ли вы по своим приоритетам. Если количество дел в квадранте 1 (срочные и важные) уменьшается, это хороший знак!
2. Среднее время выполнения элементов в каждом квадранте. Эта метрика поможет вам определить области, в которых вы можете повысить свою эффективность.
3. Процент элементов, выполненных вовремя. Этот показатель покажет вам, насколько хорошо вы справляетесь со сроками.
4. Общий рейтинг удовлетворенности для каждого квадранта. Этот показатель позволит вам узнать, насколько хорошо ваша система работает на вас и помогает ли она вам в достижении ваших целей.

A. Настройка системы отслеживания

Если у вас уже есть список дел (если нет, то вот руководство по началу работы), пришло время начать использовать матрицу срочных и важных дел, которая поможет вам расставить приоритеты профессионал

Во-первых, давайте рассмотрим вопрос о том, что делает что-то срочным и важным. Срочное означает, что оно требует немедленного внимания и не может быть отложено. То, что важно, важно и имеет долгосрочные последствия.

Теперь, когда мы лучше понимаем, что делает что-то срочным и важным, давайте посмотрим, как работает матрица. Матрица — это просто способ визуально представить, какие задачи являются срочными и важными, чтобы вы могли легко увидеть, какие из них требуют вашего внимания в первую очередь.

В матрице есть четыре квадранта:

Квадрант 1: Срочные и важные

Это задачи, которые требуют вашего немедленного внимания и имеют долгосрочные последствия, если они не решены должным образом. Это то, на чем вы хотите проводить большую часть своего времени, потому что это задачи, которые приблизят вас к вашим целям. Примеры могут включать соблюдение сроков, решение чрезвычайных ситуаций или посещение важной встречи.

Квадрант 2: Несрочные и важные

Это задачи, которые не являются срочными, но все же важны с точки зрения приближения к вашим целям. Это задачи, которые вы хотите запланировать в своем календаре, чтобы не забывать о

B. Отслеживание прогресса и корректировка по мере необходимости

Когда вы работаете со своей матрицей срочных и важных дел, важно следить за своим прогрессом и внесите коррективы по мере необходимости. Это поможет вам убедиться, что вы находитесь на пути к достижению своих целей и не отвлекаетесь от того, что является наиболее важным.

Есть несколько ключевых моментов, о которых следует помнить при отслеживании своего прогресса:

1. Регулярно проверяйте себя: регулярно проверяйте себя, чтобы узнать, как у вас дела. Это может быть еженедельно, ежемесячно или даже ежедневно, в зависимости от того, что вам больше подходит.
2. Будьте гибкими: все меняется, как и наши приоритеты. Так что будьте гибкими и приспосабливайтесь по мере необходимости. Если что-то становится менее срочным или важным, переместите это вниз по матрице соответственно.
3. Оставайтесь сосредоточенными: легко отвлечься, когда мы пытаемся многого добиться. Но, сосредотачиваясь на самых важных задачах, мы можем быть уверены, что добиваемся максимально возможного прогресса.

Заключение

Матрица срочных и важных дел — это эффективный инструмент, который поможет вам профессионально расставить приоритеты.

С помощью этой простой техники вы можете разбить свои задачи на четыре категории: срочные и важные, не срочные, но важные, срочные, но не важные и ни срочные, ни важные.

Чтобы начать использовать его сегодня, чтобы получить максимальную отдачу от ваших усилий по управлению временем и стать более продуктивным, чем когда-либо прежде!

Матрица решений Эйзенхауэра — срочное или важное · Блог · ActiveCollab

Предположим, ваш начальник попросил вас представить очень важный отчет к следующему собранию совета, и у вас осталось всего несколько дней, чтобы собрать все воедино. Ваша рабочая нагрузка уже высока, поэтому добавление еще одного дела в список дел может вызвать стресс и беспокойство на рабочем месте.

Из-за этого вы с трудом можете сосредоточиться, работать над своими повседневными задачами и достигать ощутимых результатов. Но как победить стресс и вовремя доставить все необходимое? Матрица принятия решений Эйзенхауэра может помочь вам, отделяя основную деятельность от отвлекающих факторов.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — удобный инструмент, позволяющий различать срочные и не очень срочные задачи. Он классифицирует задания на основе срочности и важности, разбивая их на четыре поля: срочные, несрочные, делегировать и удалить.

Этот инструмент также может называться «Матрица срочности-важности» или «Коробка Эйзенхауэра». Президент Дуайт Эйзенхауэр разработал эту концепцию, которую он использовал для определения приоритетности многочисленных важных вопросов, когда он был генералом армии США, а затем президентом Соединенных Штатов.

Несколько десятилетий спустя писатель Стивен Кови использовал слова Эйзенхауэра в своей книге и превратил их в Матрицу Эйзенхауэра. В результате этот инструмент стал широко популярным и используется в управлении проектами.

Метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра поможет вам организовать список задач в зависимости от их срочности и важности. Применение этого макета позволяет отделить срочность от важности, избегая при этом конфликтов.

Чтобы быть в курсе дел, метод Эйзенхауэра помогает быстро определить, что нужно сделать в первую очередь, и сосредоточиться на неотложных делах. У бывшего президента была поговорка: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным».

Это основная идея метода Эйзенхауэра, и ниже мы объясним, как вы можете применить его к своим задачам.

Матрица важных и срочных задач

Основной принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в различении важных и срочных задач.

Срочные задачи — срочные задачи, требующие немедленного внимания. Обычно вы чувствуете острую потребность обратиться к ним. Каждый раз, когда вы сосредотачиваетесь на срочных задачах, вы входите в состояние реактивного мышления, которое делает вас узконаправленным, торопливым и занимает оборонительную позицию. Примером срочной задачи может быть обработка срочного запроса клиента.

Важные задачи — они способствуют достижению долгосрочных целей, ценностей и миссии. Они могут не дать немедленных результатов, поэтому имеет смысл пренебречь ими. Иногда важные задачи также являются срочными.

Когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, вы переходите к гибкому мышлению, которое заставляет вас чувствовать себя рациональным, спокойным и открытым для новых идей. Регулярные хоры и проекты обслуживания могут быть примером важных задач.

Помните, что если вы слишком долго откладываете важные дела, со временем они станут срочными. Люди также ошибочно полагают, что все срочные задачи также важны, но это не так. Это может быть связано с тем, что людям нравится иметь дело с краткосрочными проблемами и решениями.

Как бороться с прокрастинацией?

Вы можете справиться с прокрастинацией несколькими способами.

Обычно есть два типа задач: те, которые нельзя предвидеть, и те, которые можно отложить. Планируя свой список, подумайте о заданиях, которые вы оставили на последний момент, и спланируйте, как не откладывать их в будущем.

Также важно определить, когда вы будете заниматься каждой задачей. Установите четкие сроки и включите эти действия в свое расписание. Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить их в соответствии с самыми высокими стандартами.

Чтобы решить эту проблему, воспользуйтесь ActiveCollab для создания пользовательских решений, которые вы будете использовать для определения приоритетов задач.

Матрица тайм-менеджмента Эйзенхауэра

Наличие длинного списка дел может быть утомительным и стрессовым. Однако матрица управления временем Эйзенхауэра помогает решать эти задачи одну за другой и разделять их по квадрантам.

• Квадрант 1 – Делать. Здесь вы будете размещать все срочные и важные задачи. Поместите задачу в этот квадрант, когда ее нужно выполнить сейчас, что повлияет на ваши долгосрочные цели и приведет к очевидным последствиям.
• Квадрант 2: Расписание. В квадрант 2 поместите все задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Учитывая, что они влияют на ваши долгосрочные цели, их не нужно решать немедленно, и вы можете запланировать их на потом.
• Квадрант 3: Делегат. Срочные, но не важные задачи попадают в квадрант 3. Хотя они должны быть выполнены сейчас, эти задачи не влияют на ваши долгосрочные цели. Вы можете делегировать их другим членам команды, так как они не требуют вашего определенного набора навыков для выполнения.
• Квадрант 4: Удалить. Пройдя предыдущие квадранты, вы заметите, что осталось много задач. Они не являются срочными или важными, и они просто мешают вам достичь ваших целей. Следовательно, вы должны поместить их в четвертый квадрант «удалить».

Уровни важности

Матрица Эйзенхауэра помогает определить виды деятельности, на которых следует сосредоточиться; Другими словами, установите уровень важности и знайте, какие задачи следует игнорировать. Вы должны использовать этот инструмент, когда хотите расставить приоритеты в своем времени.

Вы можете заниматься срочными делами, но в то же время работать над достижением долгосрочных целей. Мы уже упоминали четыре квадранта, и вы используете их для планирования действий и задач в соответствии с их срочностью и важностью.

Box Planning

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования своей деятельности. Вы должны уже знать, какая деятельность входит в какой квадрант, но мы постараемся дать вам несколько примеров, чтобы упростить планирование этой коробки.

• Квадрант 1: ответ на письмо клиента
• квадрант 2: посещение сетевого мероприятия
• квадрант 3: расшифровка заметок о собрании timization

  Самый быстрый способ чтобы что-то сделать, нужно полностью исключить задачу. Если вы применяете этот принцип, вы заставляете себя принимать трудные решения и отбрасываете любые задачи, которые не ведут вас к вашим целям, ценностям или миссии.

  Мы часто используем оптимизацию, тайм-менеджмент и производительность как предлог, чтобы избежать сложных вопросов.

  No related posts.