Срочно важно таблица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра: планируем в удовольствие

Планирование — часть жизни, без которой невозможно обойтись. Планирование помогает нам управлять не только бизнесом, но и личными делами. Матрица Эйзенхауэра — это известнейшая методика тайм-менеджмента, с помощью которой планирование становится проще и при этом эффективнее. Как устроена матрица Эйзенхауэра и как правильно с ней работать при помощи новых технологий? 

Фото: Volodymyr Hryshchenko / Unsplash

Почему планирование так важно

В наше время планирование — уже не просто дисциплинирующая привычка, а настоящая необходимость. Все больше людей начинают внедрять тайм-менеджмент и в работе, и в обычной жизни. В ходе исследования медиахолдинга Rambler&Co в России 79% респондентов заявили, что следят за своим расписанием и успевают все делать вовремя.

Причина такой популярности тайм-менеджмента — множество очевидных преимуществ, которые он дарит. Планирование учит мыслить более структурно, не отвлекаться на мелочи и лишние задачи и сосредотачиваться на самом важном.

Все эти навыки полезны в повседневной жизни, но в деловой сфере они особенно важны. Чтобы вести и развивать бизнес, необходимо уметь все четко планировать и действовать в соответствии с планом — иначе бизнес-процессы не будут налажены и ни о каким развитии речь не пойдет.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Development Academy утверждают, что матрица Эйзенхауэра — самый распространенный метод тайм-менеджмента. Она носит имя 34-го президента США, хотя нет достоверных свидетельств тому, что именно он создал эту методику.

Матрица Эйзенхауэра — пример операционного типа планирования. Ее суть в том, чтобы быстро сортировать накопившиеся задачи и расставлять их по приоритетам. Вы формируете список задач, после чего распределяете их по четырем секторам таблицы: А — срочные и важные дела, B — важные, но не срочные, C — срочные, но не важные и D — неважные и несрочные. Получается, что для сортировки нужно лишь ответить на 2 вопроса о каждой задаче: важна ли она и как срочно должна быть выполнена.

Задачи в матрице Эйзенхауэра: что важно знать

Обычно в работе нам кажется, что самые главные задачи — важные и срочные. Да, дедлайны нарушать нельзя. Однако необходимо понимать, что важные, но несрочные задачи имеют гораздо большее значение в долгосрочной перспективе. Это — стратегические задачи, которые означают ваше развитие. Выполняя их, вы обретаете новые компетенции и получаете возможность идти к своим глобальным целям.

Если уделять достаточное внимание стратегическим — важным несрочным — задачам, дел в секторе А будет становиться все меньше, так как причиной их появления чаще всего становится неорганизованность человека. И наоборот: чем дольше вы игнорируете сектор развития и анализ ситуации, тем больше копятся срочные и важные дела.

Сектор С иначе называют «сектором иллюзий»: это задачи, которые выполнять, по сути, не обязательно, раз они не важны, но отнимают ваше время. Они возникают во время аврала — на вас наваливается множество дел одновременно, и поэтому кажется, что все они важны. Задачи из сектора С лучше всего делегировать, чтобы не тратить драгоценное время на неважные дела.

Несрочные и неважные задачи в секторе D выполнять вообще не стоит. Они отвлекают вас от действительно важных задач и мешают эффективно распределять время. Например, вы можете думать, что беседа с коллегами по офису пойдет вам на пользу, позволив немного выдохнуть и перезагрузиться — однако часто именно так рождаются авралы, потому что из-за затянувшейся беседы вы не успеваете выполнить задачу в срок. Привыкнув пользоваться матрицей Эйзенхауэра, вы научитесь с ходу отличать задачи сектора D и отказываться от них, даже не внося в список.

Для работы с матрицей Эйзенхауэра нужно начертить таблицу 2×2, внести в нее задачи, а затем отмечать их по мере выполнения. Это можно делать при помощи базового инструмента планирования — обычного ежедневника. Но если вы хотите применять матрицу Эйзенхауэра еще более эффективно, попробуйте использовать современные технологии — например, мобильное приложение-планировщик.

Матрица Эйзенхауэра плюс технологии: увеличиваем эффективность планирования

Мобильные приложения для планирования задач — отличное дополнение к бумажному ежедневнику, помогающее структурировать дела. Советую приложения с возможностью создавать персональные теги — с ними составленная по матрице Эйзенхауэра таблица еще удобнее и функциональнее. Используя теги, вы сможете назвать каждый из секторов A, B, C и D так, как вам нравится: от стандартных «срочно и важно» до каких-то своих, которые хорошо запоминаются и помогают приоритезации.

Примеры тегов:

• А — сектор кризиса: кризисные задачи идут без очереди;
• В — сектор благополучия: выполняем эти задачи, чтобы достичь больших целей;
• С — сектор иллюзий: здесь много задач, но с ними сначала надо разобраться, не спеша сразу выполнять;
• D — сектор разрушения: эти дела не приносят пользы и лишь тратят время впустую.

Кроме того, в некоторых приложениях есть функция выделения секторов яркими цветами, чтобы акцентировать внимание и еще более четко разграничить секторы.

К примеру, сектор кризиса можно оформить красным цветом.

Если вы хотите использовать матрицу Эйзенхауэра не только для рабочих задач, но и в повседневной жизни — можно разделить все задачи еще на 2 категории: «семья» и «работа». Добавляете еще 2 тега, в итоге их становится восемь, а цветов оставляете те же 4. Например, красным цветом помечаете важные срочные задачи и работу, а зеленым — стратегические задачи и личные дела.

Так у вас получится личный дашборд с функциями, которые обычному листу бумаги с ручкой недоступны. Приложения различаются по способам визуализации: отображение задач в виде фотографий страниц или иных объектов, сортировка по важности, фильтры, персональные выборки задач и так далее.

Качественная и продуманная визуализация помогает быстрее определять объем задач и легче с ними справляться. Когда у вас в голове есть наглядная картинка — мозгу удобнее анализировать задачи и устанавливать логические связи, а значит, вы выполняете задачи эффективнее и быстрее.

Загрузка…

Новости СМИ2

Инструменты эффективного планирования | Журнал Деловой мир

Евгений Шмелев

Старший преподаватель Курса государственных закупок в здравоохранении при Кафедре общественного здоровья и здравоохранения, правоведения и информатики

Одной из самых популярных концепций тайм-менеджмента, позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра.

Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась. Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом, все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества, как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас. Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другими показателями. Руководствуясь всеми полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи. Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расставления приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования.

Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности.

Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат.

Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

• насколько быстро надо решить задачу;
• как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев (рисунок 1.1.).

Рисунок 1.1. Матрица Эйзенхауэра.

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям.

Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: « 20 % дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80 % результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой.

Остается добавить: «Так держать!»

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы. Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример, конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой, той самой Шурой, проговорите следующий диалог:

Л. П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш. : По-моему, да.

Л. П.: Вы это хорошо помните?

Ш. Да, по-моему.

Л. П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела.

Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Срочное против важного – Karen Jones Consulting

Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть своего времени тратите на тушение пожаров и решение одного срочного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и не хватает времени для этого. Это может заставить нас работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на проактивных задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра, «Большинство срочных дел не важны, а большинство важных дел не срочные». Один из шагов к эффективному тайм-менеджменту — различать срочное и важное. Важные действия ведут к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или рутину и отвлекают нас от наших целей. Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов между важными и несрочными делами, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.

Создание матрицы Срочное/Важное — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, которые отнимают у нас время и ресурсы.

«Семь навыков успешных людей» Стивена Кови делят задачи на четыре области:

1.   Срочные и важные . Эти задачи, как правило, монополизируют наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как сжатые сроки, устранение сбоев оборудования, работа с трудными клиентами. или заниматься делами, оставленными на последнюю минуту.
2. Срочные и неважные . Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам достичь ваших целей и помешать выполнению другой важной работы. Эти задачи могут включать в себя частые ответы на электронные письма или звонки, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества совещаний или реакцию на искусственные сроки.
3. Несрочные и важные дела . Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса. Эти задачи носят проактивный характер. Им требуется предвидение, планирование и дисциплина, чтобы гарантировать, что они не будут отброшены или перегружены срочными/важными задачами.
4. Несрочные и неважные . Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они замещают усилия, которые должны быть потрачены на важные действия.

ВСТАВЬТЕ ТАБЛИЦУ

Матрица Срочное/Важное

Высокая важность

Низкая срочность

Несрочные и важные

Срочные и важные

Высокая срочность

Несрочные и неважные

Срочные и неважные

Низкая важность

 

Используйте матрицу для определения приоритетов своих действий.

1. Создать список задач
2. Оцените каждую задачу от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
3. Оцените срочность каждой задачи
4. Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы

Матрица позволяет быстро отметить действительно срочные вопросы, определить важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и определить менее важные задачи, которые можно делегировать , перенесены или переоценены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.

Шаблон матрицы приоритетов

| Miro

О шаблоне матрицы приоритетов

Шаблон матрицы приоритетов помогает вам организовать задачи, и это место, где вы можете оценивать приоритеты и делиться ими со своей командой. Руководителям проектов и специалистам по эксплуатации нравится этот шаблон, потому что он наглядно поясняет, как работать над проектом или даже с чего начать. Шаблон матрицы приоритетов также поможет вам определить проблемы и срочные дела.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это инструмент, используемый для определения приоритетов работы по категориям и информирования при принятии решений и управлении временем. Это полезный инструмент, потому что простую структуру можно применять ко всем типам работы, будь то бизнес-процессы, проекты или операции. Матрицы приоритетов изначально имеют простой формат, но их можно настроить в зависимости от ваших потребностей. Большинство организаций расставляют приоритеты по воздействию (низкий, средний, высокий), уровню усилий и срочности.

Когда использовать матрицу приоритетов

Матрица приоритетов — это инструмент управления для людей, которым нужно немного больше, чем простой список дел, и он может быть полезен для управления проектами и определения приоритетов проектов. Матрица 2×2 предназначена для того, чтобы помочь вам определить, какие задачи являются критически важными, чтобы вы могли сначала сосредоточиться на самых неотложных потребностях.

На срочность или важность задачи в вашем списке могут влиять различные факторы. Например, если вы должны выполнить задачу, которая напрямую влияет на удовлетворенность клиентов, эта задача, вероятно, имеет высокую срочность и высокий приоритет. Однако если вы должны выполнить задачу, которая может сделать ваших клиентов счастливее в будущем, эта задача, вероятно, имеет низкую срочность, но высокий приоритет.

Как составить матрицу приоритетов

Просмотрите свой список задач и рассортируйте каждую в квадрант. Вот как следует относиться к каждому квадранту:

• Квадрант I предназначен для самых срочных и важных сроков.

• Квадрант II предназначен для долгосрочного планирования и разработки, несрочных, но все же важных задач.

• Квадрант III предназначен для срочных, но не важных дел, для отвлекающих факторов, которые необходимо выполнить немедленно.

• Квадрант IV предназначен для задач, которые приносят небольшую пользу, если вообще приносят.

Проанализируйте свои ежедневные или еженедельные действия и назначьте проблемы в соответствующий квадрант в матрице критериев, прежде чем оценивать, где вам нужно внести изменения.

Создайте собственную матрицу приоритетов

Электронная доска Миро — идеальное полотно для создания и публикации вашей матрицы приоритетов. Начните с выбора этого шаблона матрицы приоритетов.

1. Используйте шаблон Miro

Откройте этот шаблон Miro, чтобы начать! На доске перечислите задачи, которые вы хотите, чтобы ваша команда выполнила.

2. Подумайте о каждой задаче

Задайте себе следующий вопрос для каждой задачи: Каковы последствия невыполнения этой задачи?

3.