Срочные важные дела квадрат: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Содержание

Квадрат важных и неважных дел. A – срочные и важные

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике.

Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него.

Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.

Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент.

На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом.

В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
Вызов сантехника из-за порыва в трубе
Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
Купить продукты на неделю
Написать отчет о командировке
Сходить на тренировку в спортзал
Записаться на прием к стоматологу
Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)

Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
3 км в бассейне («здоровье»)
Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра: инструкция по применению | GeekBrains

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/2737/og_image/7799018bc6154bdc9b94a0ebdb4dafe5.png

«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.

Кто придумал матрицу и зачем она нужна
Как работать с матрицей
Квадрат А
Квадрат B
Квадрат C
Квадрат D

Генерал, а затем и президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал для себя систему, которая помогала ему приоритизировать дела государственной важности. Стивен Кови, автор семи навыков, обратил на неё внимание и популяризировал в своей книге.

Цель матрицы заключается в том, чтобы разделить дела на более и менее важные. Так получается четыре квадрата, для каждого из которых разработаны рекомендации по планированию.

Матрица Эйзенхауэра

Алгоритм приоритезации прост: нужно определить, к какому из четырёх квадратов отнести дело, и поставить его в расписание в соответствии с этим. Чтобы быстрее разобраться, пост иллюстрирован фрагментами фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой в ситуации острого цейтнота сталкивается с каждым из типов дел.

Квадрат А

Наиболее срочные и важные дела.

К первому квадрату относятся:

форс-мажоры,
запланированные на это время дела,
а также те задачи, которые оптимально решить в заданное время.

Если у вас в бизнес-центре отключили электричество, то все остальные дела отходят на второй план, — вы восстанавливаете связь и файлы. На форс-мажоры следует закладывать время в среднесрочный период. По примеру заложенных в цену потерь супермаркета.

Дела, поставленные в график, такие как встречи, конференции и прочее следует выполнять согласно календарю. Иногда их можно передвинуть при появлении более срочных и важных дел.

Моя сестра считает время с 5:30 до 7:00 утра наилучшим, так как с собакой ещё можно не гулять, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди весь день, важно и срочно сделать наиболее сложное дело в этот период. Потом возможности в покое заняться чем-то творческим или требующим полного погружения не представится. Конечно, работа ранним утром требует саморегуляции, о которой я писал в посте об эмоциональном интеллекте.

Безусловно, в контексте дедлайна, все задачи к нему относящиеся, так же ставятся в квадрат А. Но не следует забывать и о возможностях. Например, прямо сейчас вы успеете переговорить с начальником, он как раз освободился и не занят, — важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма успевал ловить мгновение и строить связи по ходу решения своих задач.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:

Квадрат B

Менее срочные, наиболее важные дела.

Со срочностью всё более-менее понятно. Большой вопрос однако, — ваши критерии для определения важности. Задумайтесь о них, возможно, это потенциальная финансовая выгода или жизненная гармония. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии нужно понимать. Это ваше видение.

В современном мире, как декларирует Стивен Кови, необходимо быть проактивным, то есть действовать на опережение. Для этого требуется как можно быстрее справиться с делами квадрата A для поддержания на плаву, и устремиться к развитию — делам из квадрата B. Поэтому герой фильма несмотря на цейтнот, успевал готовиться к экзамену, изучать устройство медицинского оборудования и даже учиться собирать кубик Рубика.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Быть успешным в XXI веке — значит постоянно развивать человеческий капитал: связи, образование, исследования, прогоны, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что вам стратегически важно.

Ко второму квадрату приоритетов также необходимо отнести собственно планирование, восстановление сил и улучшение условий своей жизни. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем более быстры и точны на своём пути. Хороший пример квадрата B, — найти хорошего наставника или ментора.

Бэклог второго квадрата необходимо постоянно наращивать, изучая посты профессионалов на фейсбуке, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным означает ещё и действовать в зоне влияния, то есть только там, где вы можете получить ощутимый эффект. Возможно, для вас это просто изучать истории успеха, похожие на желаемую.

Вернёмся к нашей матрице и заполним квадрат B задачами, которые стратегически важны для вашего развития, например:

Квадрат C

Срочные и менее важные дела.

Такие дела, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и всё то, что могут за вас сделать другие, стоит делегировать. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Также в это поле попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.

Иногда стоит умело избежать помощи или отложить её, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить супервайзера о его приоритетах и согласен ли он своей просьбой снизить приоритет того, чем вы занимаетесь прямо сейчас. Избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях поможет мой пост о конфликтологии.

Любопытный пример из кинофильма: герой не вешал трубку и не пил воду из кулера, чтобы быстрее успеть обзвонить клиентскую базу и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Относясь ко времени как к ресурсу, нужно задумываться не только о том, во что выгодно вложить время (квадраты А и B), но и об оптимизации. Задумайтесь о том, что поглощает ваше время, на чём можно сэкономить.

В нашей матрице оказались такие задачки: покупка нового чехла на телефон, поздравление секретаря и оформление презентации. Часть из них можно смело делегировать или убрать из своего ToDo-листа — например, поздравление:

Квадрат D

Менее срочные и менее важные дела.

Вопрос: находит ли гуру приоритезации время для соцсетей, забавных роликов и приятных мелочей? – Да. Стивен Кови сравнивает такие пустяки с маленькими камнями и песчинками, которые заполняют сосуд времени нашей жизни до полного объема.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Но! Только если сперва сложить первые большие камни из других квадратов матрицы Эйзенхауэра. Если же всегда сперва заполнять день не срочными и не важными делами, то для главного — места не останется. А сразу необходимо делать главное!

Из маленьких приятных моментов и состоит наша жизнь. Главное, держать курс на свою цель, по пути и в перерывах успевая ею насладиться. Помните, даже отдых должен быть эффективным, если он подпитывает ваше движение к целям.

Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:

Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующий раз расскажу о техниках мотивации.

Хотите вывести управленческие скилы на новый уровень, сделав их важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней работать

Незнающему человеку из заголовка данной статьи трудно будет понять, чему именно она посвящена, поскольку в нем присутствует загадочное словосочетание «‎матрица Эйзенхауэра». Как раз с ней я и хочу помочь разобраться, рассказав детально о данном понятии и описав несколько примеров того, как можно использовать данную матрицу.

Из статьи вы узнаете, насколько полезной она будет для любого человека, у которого возникают трудности с распределением задач.

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Схема матрицы Эйзенхауэра

Данная матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. В квадраты вписываются дела, которые нужно выполнить сегодня или на протяжении определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое представление того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу же поймете, как он устроен и что куда записывать.

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какими делами следует заняться в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие вообще не нуждаются в выполнении конкретно сейчас или являются не настолько важными, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, и так все понятно даже по схематическому представлению, но хотелось бы отдельно поговорить о каждом квадрате, чтобы точно не возникло путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что в блок А попадают все важные и одновременно срочные дела. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, поскольку допускать завала нельзя. Однако если это уже произошло и появились дела, которые нельзя отложить, придется записывать их в блок А и приступать к выполнению немедленно.

Дополнительно расскажу о том, какие планы нужно вписывать в этот квадрат, если все-таки неотложные дела уже появились:

Если план не выполнен, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.
Если при невыполнении какой-то задачи появляются затруднения и неприятности (их мы и разбираем отдельно).
Если дела связаны со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть поручать выполнение дел в блоке А другим людям, если это является возможным. Так вы не потратите свое время на их выполнение, займетесь планами из других блоков и остановите образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, поскольку в него вписываются повседневные задачи, с которыми сталкивается каждый человек. Опубликованы исследования, говорящие о том, что люди, выполняющие дела преимущественно из этого блока, чаще достигают желаемого результата и становятся успешными.

Важно отметить, что дела из блока B не являются срочными, а значит, на их выполнение можно потратить столько времени, сколько нужно, сконцентрировавшись на качестве, а не скорости. Однако не стоит забывать, что при первом же провале план быстро перекочует в блок А таблицы Эйзенхауэра, что не есть хорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, относящихся к этому блоку, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые можно не делать, позволит разобраться с тем, что является отвлекающим маневром и только тормозит весь процесс. Переходить к таким планам нужно только тогда, когда с основными уже покончено.

Блок D с несрочными и неважными делами

В завершение разберу самый интересный квадрат Эйхенхауэра с буквой D, куда относятся дела несрочные и неважные. Если вы не знаете, что записывать в этот блок, то вот вам пара примеров:

Просмотр фильмов и сериалов.
Звонки друзьям.
Компьютерные игры.
Социальные сети.

Не стоит думать, что нужно вообще отказаться от каких-либо развлечений, но нужно учитывать, что приоритетные задачи могут быстро накопиться и создать кучу, которую невозможно будет разобрать быстро. Приступайте к планам из блока D только после того, как разобрались с остальными.

Матрица Эйзенхауэра – это лишь один из многих способов планирования и распределения дел. Ей можно воспользоваться, если такой метод вам близок или есть желание попробовать что-то новое в тайм-менеджменте. Простота и эффективность реализации – одни из ключевых причин, почему вам стоит присмотреться именно к этому методу.

Матрица Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

1 поле: Важные и безотлагательные дела;
2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра
Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».
Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.
Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.
Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.
Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Матрица эйзенхауэра дуайта дэвида в планировании. Как быть более продуктивными и ликвидировать лишние затраты времени, используя «квадрат эйзенхауэра

Прочитано: 5 335

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

важное/срочное;
важное/несрочное;
неважное/срочное;
неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Важно, но не срочно

Срочно, но не важно

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

A – срочные и важные
B – важные, но не срочные
С- срочные, но не важные
D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственного системы шоссе в США, запуска Интернет (ОАКРА), освоения космического пространства (ТЧА8А), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»
— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс метода Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

This is image placeholder, edit your page to replace it.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

1 поле: Важные и безотлагательные дела;
2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»,принцип метода матрицы Эйзенхауэра. | Учет. kz

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который используют люди по всему миру. Основоположник 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У него, как и у президента, задач было много, и их выполнение необходимо было как-то распределить во времени. Именно это и сподвигло его на создание матрицы. ⠀ Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). ⠀ Суть матрицы Эйзенхауэра? Техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Смотрим на список задач и по каждой отвечаем на два вопроса. ––Это важно? Да/Нет ––Это срочно? Да/Нет Берем лист бумаги и делим на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса. примеры смотрите в карусели. ⠀ –Квадрант A: важные и срочные дела Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. ⠀ –Квадрант B: важные, но не срочные дела Основная деятельность. Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. ⠀ –-Квадрант C: срочные, но неважные дела Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. ⠀ –-Квадрант D: не срочные и неважные дела Удивительный квадрат, потому что тут живут дела: –не несущие никакой пользы; –наши любимые. Социальные сети, разговоры по телефону, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда». ⠀ Таким образом, правильно распределив все имеющиеся у вас дела согласно матрице Эйзенхауэра, вы наверняка быстро добьетесь поставленных перед собой целей! Техника популярна благодаря простому использованию. Знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно.

Как сосредоточиться на важном, а не только на срочном

Достигаете ли вы конца рабочего дня и чувствуете, что уложились в самые насущные сроки, но не достигли ничего принципиально важного? Вы не одиноки. В серии исследований, недавно опубликованных в Journal of Consumer Research, люди обычно предпочитали выполнять задачи, к которым были привязаны очень короткие сроки, даже в ситуациях, когда задачи с менее жесткими сроками были столь же легкими и сулили большую награду.

Это естественное желание, чтобы задачи, поставленные в срок, были исключены из вашего умственного списка дел. Парадокс, с которым сталкиваются многие люди, заключается в том, что у наших наиболее значимых задач меньше шансов иметь дедлайны, чем у задач, которые относительно не важны. Ваши важные приоритеты могут относиться к:

воплощение в жизнь ваших ценностей (например, волонтерство или проведение большего количества времени со своими детьми)
достижение общественного признания (приглашение принять участие в отраслевых дискуссиях или написание книги)
улучшение жизненно важных навыков (повышение уровня знаний статистики или изучение нового языка)
предотвращение бедствий (планирование ежегодного осмотра у врача или создание протокола кризисного управления для вашего бизнеса)

Если вы похожи на большинство людей, эти приоритеты уходят в прошлое, когда вы работаете над второстепенными задачами, привязанными ко времени, такими как бронирование номера в отеле для конференции, очистка почтового ящика или написание писем. ежемесячный информационный бюллетень.

Итак, что вы можете сделать? Я составил список практических стратегий и советов, но знаю, что ни одно из этих советов не приведет к тому, что вы сделаете идеальный выбор. Стремление к совершенству — вот что заставляет людей застревать. Вместо этого применяйте стратегии, которые постепенно будут двигать вас в правильном направлении, но не потребуют особых усилий.

Запланируйте важные дела и уделите себе больше времени, чем вам потребуется

Исследования показывают, что планирование того, когда и где вы что-то сделаете, значительно повышает вероятность того, что задача будет выполнена.

Для очень важных задач, которых я давно избегаю, мне нравится стратегия, которую я называю «расчистка колод», что означает назначение конкретной задачи только , над которой я работаю весь день. Недавно я применил эту стратегию, чтобы заставить себя настроить менеджер паролей, чего я откладывал буквально годами.

Незнакомые, но важные задачи часто требуют обучения, поэтому время их выполнения непредсказуемо. Работа над ними часто кажется скорее неуклюжей, чем эффективной, что является еще одним тонким фактором, по которому мы их не делаем.В этих случаях может быть полезна стратегия «очистить колоды», позволяющая себе целый день, даже если он кажется чрезмерным.

Чтобы вы не откладывали важную личную заботу, попробуйте выделить один раз в неделю выделенное время, чтобы вы могли записаться на личную встречу в рабочее время, если это необходимо. Это поможет обеспечить своевременное расследование медицинских проблем. Большую часть недель слот не будет использоваться, но не закрывайте его стеной, когда в этом возникнет необходимость.

Выделите наиболее ответственные элементы важных задач

Большие задачи часто требуют постепенного продвижения.Возвращаясь к примеру с менеджером паролей, моей первоначальной целью было создать новые, надежные и уникальные пароли для всех моих учетных записей в Интернете, но это не было абсолютно необходимым. Было наиболее разумно начать с моих 10-20 самых ценных аккаунтов.

Если вы обычно ставите цели настолько высокие, что в конечном итоге откладываете их, попробуйте следующее: когда вы обдумываете цель, подумайте также о версии с половинным размером. Мысленно поместите свою оригинальную версию и версию половинного размера рядом и спросите себя, какая из них является лучшей (более реалистичной) целью.Если ваша задача по-прежнему пугает, сокращайте ее еще больше, пока не почувствуете, что она выполнима. Вы можете в конечном итоге достичь цели, размер которой составляет одну четверть или одну десятую от того, что вы изначально планировали, но это более достижимо — и, начав, вы всегда можете продолжать идти.

Предвидеть чувство тревоги и управлять им

Многие важные задачи включают терпение к размышлениям о вещах, которые могут пойти не так, что вызывает беспокойство. Примеры: составление завещания, расследование единовременно, планирование преемственности для вашего бизнеса, фактическое чтение ваших страховых полисов или создание этого плана управления кризисом.

Даже когда задачи не связаны с размышлениями о катастрофах, те, которые потенциально могут принести большие плоды в будущем, обычно требуют терпимости к тревоге. Общие примеры важных, но потенциально вызывающих беспокойство задач включают в себя: завязать новые дружеские отношения, сделать что-то сложное в первый раз, спросить, чего вы хотите, вести неловкие разговоры, бороться с ошибками и исправлять их, а также отказываться от большого количества дел в течение нескольких месяцев. задачи, в которых вам нужно терпеть колебания уверенности в себе и сомнения на протяжении всего проекта.

Вообще говоря, работа над важными делами обычно требует хороших навыков, позволяющих переносить неприятные эмоции. Вот личный пример: чтение сочинений писателей, которые лучше меня, полезно для улучшения моих навыков, но вызывает зависть и социальные сравнения. Признание и обозначение определенных эмоций, которые делают переживания эмоционально сложными, — основной, но эффективный шаг к их ослаблению.

Вы сможете лучше преследовать цели, связанные с выходом за пределы зоны психологического комфорта, если у вас будут первоклассные навыки управления своими мыслями и эмоциями.

Тратьте меньше времени на несущественные задачи

Неважные задачи имеют отвратительную тенденцию занимать больше времени, чем следовало бы. Например, вы можете сесть, чтобы вычитать отчет сотрудника, но, прежде чем вы это заметите, вы потратили час на то, чтобы все переписать. В будущем вы можете ограничиться тремя наиболее важными комментариями по поводу любой принципиально приемлемой части работы или ограничить время написания заметок.

Также может помочь наличие стратегии для более быстрого принятия решений. Когда вам нужно принять неотложное решение, может быть лучше принять быстрое решение, чем идеальное, на которое уходит больше времени.

Определите приоритетность задач, которые уменьшат количество неотложных, но неважных задач

В современной жизни легко попасть в ловушку, «будучи слишком занятым погоней за коровами, чтобы построить забор». Сценарии, которых вы больше всего хотите избежать, заключаются в многократном устранении одних и тех же проблем или многократном повторении одних и тех же инструкций.Чтобы преодолеть привычку тратить весь день на «погоню за коровами», вы можете отдать на аутсорсинг, автоматизировать, группировать небольшие задачи, исключить задачи, оптимизировать рабочий процесс или создать шаблоны для повторяющихся задач. Ищите ситуации, в которых вы можете потратить время один раз, чтобы настроить систему, которая сэкономит ваше время в будущем, например, создавая повторяющийся заказ на канцелярские товары, а не заказывая товары по одному, когда они закончатся.

Одна конкретная стратегия, которую я описываю в Набор инструментов «Здоровое сознание» — это переподготовка «пиявок» в вашей жизни.Пиявки принятия решений — это люди, которые откладывают принятие решений на вас. Например, вы можете попросить кого-то другого принять решение, но вместо этого он отправит вам по электронной почте список вариантов, на которые вы можете обратить внимание, возлагая ответственность на вас. Вместо того, чтобы автоматически отвечать человеку, попросите его дать четкую рекомендацию.

Обращайте внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину

Когда мы с головой погружены в рутину, трудно иметь достаточно мысленного пространства, чтобы увидеть общую картину.Обратите внимание на то, что естественным образом помогает вам в этом. Что-то, что мне помогает, — это путешествия, особенно перелеты в одиночку. Нет ничего лучше, чем буквальный вид с высоты 10 000 футов, чтобы дать мне более четкое представление о моем пути. Таблицы тоже помогают мне увидеть общую картину. Как бы я ни ненавидел бухгалтерский учет и налоги, их выполнение помогает мне обратить внимание на мою общую ситуацию и оптимизировать ее. Чем больше перерывов, тем больше вы не будете проваливаться в кроличью нору, тратя много времени на неважные дела, не осознавая, что именно вы делаете.

Еще одна вещь, которая помогает мне сосредоточиться на моих важных целях, — это общаться с коллегами, с которыми я встречаюсь каждые шесть месяцев или около того. Это обязательно предполагает предоставление друг другу обновленной информации о том, что мы делаем и что пытаемся сделать. Точно так же, когда дело доходит до денег, есть определенные блоггеры по личным финансам, которых я люблю читать время от времени, чтобы помочь мне не сбиться с пути.

Отслеживание использования времени тоже может помочь, но недостатком является то, что само отслеживание требует времени и силы воли.Я использую приложение RescueTime, чтобы легко отслеживать, сколько времени я провожу на разных веб-сайтах (включая Gmail). Затем я бегло просматриваю отчет каждую неделю.

Что бы ни помогало вам увидеть общую картину, не пропускайте эти вещи. Кроме того, дайте себе время после этих занятий, чтобы понять, как вы собираетесь воплотить свои мысли в конкретные планы и действия.

Если вы пытаетесь расставить приоритеты перед срочным, не будьте слишком строги к себе.Количество сроков и решений, с которыми мы сталкиваемся в современной жизни, в сочетании с эмоционально (и когнитивно) сложным характером многих важных задач, делает эту борьбу почти универсальной. Я написал целые книги о том, как сосредоточиться на общей картине и прекратить саботаж, но мне до сих пор трудно. Я считаю, что успех заключается в том, чтобы как минимум в 50% случаев следовать собственному совету! Это разумное практическое правило, которое вы тоже можете принять.

Матрица Эйзенхауэра: простой квадрат для решения ваших задач

Работа изо дня в день
Когда вы сегодня сели за свой стол, были ли вы уверены в том, что первое задание, которое вам нужно выполнить? Вы уверены, что это было действительно срочно или важно? Ваш список дел, вероятно, полон вещей, которые вы должны сделать сегодня — по работе, своему боссу, детям, дому … но должны ли вы на самом деле ?

То, что что-то срочное, не значит, что это важно, и наоборот.Эти два слова имеют разные значения, особенно в Матрице Эйзенхауэра.

Срочные задачи нужно выполнить до конца дня. Все они о времени и сроках.
Важные задачи на шаг ближе к поставленным целям. Если вы не выполните эти задачи, вы не сможете достичь своей цели.

Превратите свои дела в Тах-Да

Распределите задачи по четырем квадрантам. Если это срочно и важно, сделайте это сегодня.Если это не срочно или важно, сделайте это позже или вообще не делайте.

Давайте возьмем этот примерный список дел и поместим задачи в матрицу.

Редактировать отчет для начальника
Ответить на обычные вопросы сотрудников
Купить закуски для футбольного матча
Подготовка к сегодняшнему собранию персонала
Обратный звонок учителю
Определить цели на следующий год
Ответить на звонок по продажам
Напишите два оценка сотрудников
Проверить отели для семейного отдыха
Проверить резюме для открытой вакансии
Найти недостающий файл проекта

После того, как ваши задачи расставлены по приоритетам, начните с срочных задач в квадранте 1.В идеальном мире этот список был бы коротким, особенно если вы эффективно управляете Квадрантом 2, где вы должны проводить большую часть своего времени. Каждое задание здесь должно быть запланировано в вашем календаре, и, поскольку пожары тушены в Квадранте 1, вы можете взяться за них. Нижние квадранты не нуждаются в вашем внимании сегодня, поэтому попросите кого-нибудь помочь вам, сделайте их позже или не делайте их вообще.

Заманчиво начать рабочий день, потягивая кофе и взявшись за низко висящий фрукт в вашем списке дел.Оставьте себе кофе, но избавьтесь от привычки, отнимающей драгоценное время. Найдите несколько минут, чтобы организовать это время и направить свою энергию туда, где она больше всего нужна.

Если вы пропустили:
Удаленная работа — возможно ли это удаленно для вашей команды?

Почему ваш мозг обманывает вас, заставляя выполнять менее важные задачи

Вот список вещей, которые я сделал до начала этого информационного бюллетеня: я заполнил документы, чтобы продлить свой паспорт; подстриг когти моей кошке; купили предметы домашнего обихода; ответил на несколько DM в Instagram; и перекусил, потому что был голоден.

Звучит знакомо?

Некоторые из этих задач были относительно срочными — мне нужно было привести в порядок свой паспорт в ближайшее время, и эти DM в Instagram давили на меня. Но ни одна из этих задач не была настолько важной , как написание этого информационного бюллетеня. Я знаю, что мне нужно было это сделать, но призыв к этим второстепенным, но срочным задачам был слишком сильным.

Всем своим прокрастинаторам я предлагаю объяснение: ваш мозг работает против вас, и это из-за явления, называемого эффектом срочности.

Наш мозг предпочитает немедленное удовлетворение долгосрочному вознаграждению (вы, вероятно, помните это из знаменитого эксперимента с зефиром). Но исследование, проведенное в феврале, показало, что испытуемые с большей вероятностью выполняли небольшие, но срочные задачи, у которых был крайний срок, чем они должны были выполнять более важные задачи без такового. Это было верно, даже если результат меньшей задачи был объективно хуже , чем результат более крупной задачи.

«Нормально говоря, — писали исследователи, — люди могут выбрать выполнение срочных задач с короткими окнами завершения вместо важных задач с более крупными результатами, потому что важные задачи труднее и дальше от достижения цели, срочные задачи требуют более срочных действий. и определенные выплаты, или люди хотят сначала закончить срочные задачи, а потом работать над важными задачами.

Другими словами: Даже если мы знаем, что более крупная, менее срочная задача имеет гораздо большее значение, мы все равно инстинктивно выберем выполнение более мелкой и срочной задачи. Еще раз спасибо, мозг.

Итак, что нам делать? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте поговорим о коробках — в частности, о коробке, разработанной нашим 34-м президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

Изобразите квадрат 2×2 с четырьмя прямоугольниками. Вверху квадрата две метки: Срочный и несрочный .Слева две другие метки: Важно и Не важно .

Вот видео (спасибо Джеймсу Клиру, другу Smarter Living).

[Нравится то, что вы читаете? Подпишитесь здесь на информационный бюллетень Smarter Living, чтобы получать такие истории (и многое другое!) Прямо на ваш почтовый ящик каждый понедельник утром.]

В любой день постарайтесь поставить каждую задачу, которую вы должны выполнить в одну из этих четырех коробок. Вы быстро поймете, что то, что связано с приближением сроков, довольно часто не самое важное, что у вас на тарелке.Соответственно, назначьте время, чтобы закончить их позже или, если возможно, делегируйте их.

Точно так же весьма вероятно, что вы столкнетесь с задачами, у которых нет крайнего срока. и не важны. Немедленно и решительно удалите их из своего списка дел.

Я оставлю вам два важных момента:

Какие у вас системы для определения того, что для вас важно? Сообщите мне в Twitter по адресу @timherrera или напишите мне по адресу [email protected].

Удачной недели!

— Тим

Best of Smarter Living

Как очистить эти надоедливые летние пятна Это сезон капель приправ для хот-догов, стойких остатков солнцезащитного крема и пятен пота… повсюду.Вот как все навести.

Восстание миллениалов Помолвлены? Поздравляю! Вот когда стоит подумать о брачном соглашении и с чего начать.

Не знаете, как насчет блокчейнов? Вот что вам нужно знать.

Что включает и не покрывает туристическая страховка Когда вы бронируете путешествие с помощью кредитной карты, вы обычно получаете какую-то туристическую страховку, но то, что она не покрывает, может сделать вас уязвимыми. Вот что вы действительно получаете и почему вам может потребоваться дополнительное покрытие.

5 дешевых вещей для начала с трейлраннингом трейлраннинг похож на шаг в другой мир. Вот все, что вам нужно.

18 способов справиться со стрессом в аэропорту Даже перед взлетом сам аэропорт может стать стрессовой фазой путешествия. Вот стратегии, как справляться с тревогами и неприятностями, большими и малыми.

Что мы читаем

Как вы, наверное, знаете, я помешан на Твиттере, поэтому я с нетерпением наслаждался этим взглядом на «Местный Твиттер» от Тейлора Лоренца, ведущего технического репортера The Atlantic.

Определенное поколение помнит «отсутствующий статус» нашей тревожной молодежи — интимные места, где мы могли публиковать глупые, но личные сообщения, значили больше для передачи чувства , чем какое-либо конкретное сообщение, будь то волнение, разбитое сердце или просто скука . (Я опубликовал свою долю текстов в Brand New, когда чувствовал себя особенно эмоционально.)

«Хотя большинство пользователей в основном подписаны на людей из своих родных городов, местный Твиттер больше связан с тем, что вы пишете в Твиттере, чем с местом, где вы живете», — сказала г-жа .Пишет Лоренц. «Типичный местный пользователь Twitter — это подросток, который« находится в собственном пузыре простых жизненных удовольствий и желаний », не живет в сети всю свою жизнь» и использует Twitter для связи со своими реальными друзьями, как раньше. на Facebook », — объясняет 22-летняя Рэйкваза из Нью-Йорка».

срочно vs важно — Thinking Focus

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, скорее всего, у вас бывают периоды, когда у вас меньше дел.

Для многих из нас эти более спокойные времена обычно случаются летом и на Рождество.Как правило, это периоды, когда многие предприятия сосредоточены на краткосрочном покрытии отпусков сотрудников, а не на достижении более долгосрочных целей, таких как начало новых проектов или установление контактов с потенциальными поставщиками. В результате предприятия во всех секторах переживают период затишья.

В этот момент часто возникает паника: свободное время — неприятное чувство, когда вы знаете, насколько тесно оно связано с вашей чистой прибылью. Существует соблазн погнаться за краткосрочной работой, чтобы чем-то заняться, независимо от того, соответствует ли она вашим долгосрочным целям.

Но есть гораздо лучший способ продолжить продуктивно в эти более спокойные недели.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная как квадрат срочного и важного, — это то, на что мы регулярно обращаемся с клиентами, когда говорим о продуктивности. Выглядит это так:

Чаще всего наше время уходит на работу в верхнем левом углу доски — это важно и определенно срочно.Примеры могут включать в себя реагирование на потребности клиентов или их жалобы, получение новых запросов, предоставление инструкций вашей команде или устранение неисправного оборудования. Если вы их не заполните, последствия будут быстрыми: больше жалоб, потеря работы или непродуктивное время для вашей команды.

Наш естественный инстинкт — сосредоточивать большую часть времени на этой стороне квадрата. Ощущение безотлагательности искажает наше восприятие того, что важно, и наш рабочий процесс в конечном итоге становится кризисным: мы постоянно тушим пожары, а не работаем стратегически.

Часто, когда становится тише, важная часть площади отнимает у нас меньше времени. Наше первое желание — обратиться к правому нижнему квадрату: несрочные и неважные задачи. Просматривая Интернет, задаваясь вопросом, стоит ли вам купить новую сумку для ноутбука или читать журнал, все это может попасть в эту область. Нам не нужно делать их сейчас, они не способствуют нашей продуктивности, но в те редкие периоды затишья возникает соблазн сделать что-то бездумное и позволить нашему мозгу отключиться.

Сосредоточьтесь на важном, но не на срочном

Вместо этого попробуйте обратить внимание на правый верхний угол квадрата: важные, но несрочные задачи. Это все те вещи, которые влияют на производительность, но для которых нет немедленных последствий, если они не будут выполнены.

Например, стратегическое мышление и планирование часто находятся в этой области — наряду с такими вещами, как поход в спортзал. Они важны для бизнеса или для вашей способности хорошо работать, но они не окажут прямого воздействия, если вы их не сделаете.В результате их часто помещают в конец списка.

Какая у вас матрица?

Когда наступят спокойные времена, вашей первой задачей должно стать создание вашей собственной матрицы срочных и важных. Сосредоточьтесь на важной стороне квадрата и используйте ее для продуктивной работы в областях, которые вы часто упускаете из виду, потому что срочность отвлекает ваше внимание куда-то еще.

Если вы поймаете себя на том, что говорите: «Я бы с удовольствием этим занимался, но у меня никогда не будет времени» — сейчас самое время. Расставьте приоритеты в задачах, которые вы никогда не выполняете, но которые могут существенно повлиять на вашу продуктивность в более загруженное время.Использование тихих заклинаний, чтобы заложить основы для более эффективного рабочего процесса, или четко сфокусированной стратегии, поможет вам пожинать плоды, когда вернутся более загруженные месяцы.

Расставьте приоритеты в своей работе с помощью матрицы Эйзенхауэра · Exist

Расставьте приоритеты в своей работе с помощью матрицы Эйзенхауэра

Несколько лет назад я прочитал об инструменте для оценки и определения приоритетов работы. Когда я впервые попробовал это сделать, он оказался настолько полезным, что использую его до сих пор.В частности, когда я чувствую себя подавленным, этот метод помогает мне визуализировать все, что у меня происходит, и выяснить, где я могу изменить свою рабочую нагрузку или расписание, чтобы не испытывать такого стресса.

Инструмент, о котором я говорю, называется матрицей Эйзенхауэра. Хотя никто, кажется, не может доказать, что Дуайт Д. Эйзенхауэр когда-либо использовал что-то подобное, фокус матрицы на разнице между срочных задач и важных задач связывает это с этой цитатой, часто приписываемой Эйзенхауэру:

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

Я не смог доказать, что он сказал это, не говоря уже о какой-либо связи с самой матрицей Эйзенхауэра, но это не имеет особого значения. Инструмент полезен независимо от того, кто его создал, и цитату стоит иметь в виду при оценке вашей рабочей нагрузки.

Работа с матрицей

Сама матрица очень простая. Это квадрат, разбитый еще на четыре квадрата, как окно. Простота этого инструмента означает, что вам не понадобится какое-либо оборудование или специально напечатанные рабочие листы для его использования — вы можете просто нарисовать четыре коробки на листе бумаги или белой доске.(Хотя, если вы предпочитаете рабочие листы, вот версия для печати из книги «Искусство мужественности» в формате PDF)

Изображение предоставлено: le monsieur via Josh Medeski

Как видно из приведенного выше примера, четыре поля матрицы имеют разные метки:

Квадрант 1: срочно и важно
Квадрант 2: важно, но не срочно
Квадрант 3: срочно, но не важно
Квадрант 4: не срочно или важно

Чтобы использовать матрицу, просто запишите свои задачи или проекты в соответствующие поля.

Хотя это звучит просто, понять, что действительно важно, а что нет, может потребовать определенных усилий .

Срочно или важно

Самое сложное при нанесении ваших задач на матрицу Эйзенхауэра — это решить, в какую ячейку они входят. Мы склонны думать, что все, что срочно, важно, и все, что важно для кого-то , должно быть важно и для нас.

Поистине важными задачами являются те, которые будут двигать стрелку — как бы вы это ни определили.Приобретение новых навыков для продвижения по карьерной лестнице, работа над проектами, которые требуют от вас улучшения, и уделение времени укреплению отношений с семьей и друзьями — все это очень важно. Очень важно долгосрочное планирование вашего бизнеса, занятия спортом и хобби, которые помогут вам расслабиться и восстановить силы.

Большинство писем, на которые мы отвечаем, не важны. Бесплодные жалобы не важны. Смотреть телевизор, есть нездоровую пищу, разбираться в нежелательной почте и бездумно делать покупки — неважно.Это не означает, что мы никогда не должны делать эти вещи — просто они не важны в общей схеме вещей и не окажут положительного влияния на нашу жизнь в целом.

Когда что-то срочно, это требует нашего внимания. Телефонный звонок, новое уведомление по электронной почте или напоминание о крайнем сроке — все это срочно. Они заставляют нас обращать внимание. Из-за этого они могут казаться важными, но это не обязательно.

С другой стороны, важность задачи не означает, что она потребует вашего внимания. Мы должны сделать важные задачи нашим приоритетом, если хотим, чтобы они выполнялись. .

Знание того, как задача вписывается в матрицу, может помочь нам понять, как с ней справляться. Если он находится в первом квадранте , это срочно и важно, поэтому мы должны сделать это немедленно. Если он находится во втором квадранте , это не срочно и не требует немедленного внимания, но это важно, поэтому мы должны запланировать время, чтобы поработать над ним.

Квадрант три задачи , срочные, но не важные, можно решать разными способами.Вы можете передать их кому-то другому или даже полностью отменить, если решите, что в этом нет необходимости. Если вам действительно нужно выполнить их самостоятельно, вы захотите избавиться от них как можно скорее, поскольку они срочны, но не тратьте на них слишком много времени, поскольку они не важны.

Четвертый квадрант — это то место, где вы хотите проводить меньше всего времени. По сути, это сектор, полный расточителей времени. Здесь можно проводить время, смотреть телевизор, валяться без дела или бродить по Интернету.Иногда становится облегчением сделать что-то, что не является ни срочным, ни важным. Но вы хотите, чтобы вас здесь не затягивали, и помните, когда вы окажетесь в четвертом квадранте.

Использование матрицы для планирования дня

В те дни, когда все берет на себя верх, матрица Эйзенхауэра может помочь вам расставить приоритеты, спланировать и делегировать, чтобы важные и срочные задачи были выполнены.

Самый быстрый способ заставить матрицу работать — просто спросить себя о каждой стоящей перед вами задаче, действительно ли это важно? Это просто срочно? Или это ни то, ни другое?

Быстрая проверка каждого задания с собой даст вам представление о том, как вы проводите свое время.В идеале вы должны стремиться проводить большую часть своего времени во втором квадранте, сводя к минимуму время, которое вы должны проводить в третьем квадранте, и работая над важными задачами с до , они попадают в квадрант один. Четвертый квадрант — это зона отдыха, поэтому оставьте ее на конец рабочего дня (или во время перерывов), когда вы сможете наслаждаться им без чувства вины.

Планирование долгосрочных проектов

Когда вы смотрите на отдельный долгосрочный проект, матрица может помочь вам выяснить, какие задачи продвинут проект вперед, какие из них нужно решить в первую очередь, а какие только тратят ваше время.

Для нескольких проектов матрица может быть особенно полезной. Если у вас есть рабочие проекты, побочные проекты, хобби и другие обязательства, и вам сложно все это сбалансировать, попробуйте нанести все на матрицу. Визуальное представление всего, что расположено, может быть невероятно полезным, когда ваша рабочая нагрузка кажется непосильной, а задачи — беспорядочной в вашей голове.

Самое замечательное в этих простых квадратах то, что они заставляют вас задавать сложные вопросы. Они заставляют вас пересмотреть то, что вы согласились сделать, и то, как вы проводите свое время.И они очень ясно дают понять, когда вы неэффективны в том, над чем работаете.

Матрица проясняет все и помогает увидеть, куда уходит ваша энергия. Вот почему я выкладываю его каждый раз, когда моя рабочая нагрузка становится неуправляемой или когда мне кажется, что я пренебрегаю тем, что хочу делать, из-за того, что, как мне кажется, у меня есть .

Матрица Эйзенхауэра: высокая производительность и устранение шума

Дуайт Эйзенхауэр был не только 34-м президентом Соединенных Штатов.До этого он был пятизвездным генералом в армии, отвечая за командование союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны. Он также был верховным главнокомандующим НАТО и президентом Колумбийского университета.

О продуктивности Эйзенхауэра ходят легенды не только из-за его достижений, но и потому, что его методы выдержали испытание временем и работали в различных ситуациях. Благодаря различным ролям и средам Эйзенхауэр на протяжении десятилетий работал с поразительной последовательностью.

Как он так многого добился?

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными.”
—Дуайт Эйзенхауэр

Эйзенхауэр использовал простой инструмент под названием Матрица Эйзенхауэра. Вы можете нарисовать его на чистом листе бумаги и начать использовать уже сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех частей, которые вы используете для категоризации работы, которая находится перед вами:

Важно, но не срочно
Срочно и важно
Срочно, но не важно
Не важно и не срочно

Матрица Эйзенхауэра может помочь вам как в расстановке приоритетов, над чем вы работаете сегодня, так и в принятии решения, над какими крупными проектами работать.Настоящая ценность этого инструмента заключается в том, как он помогает вам различать важное и срочное.

Разница между срочным и важным

Каждый раз, когда что-то попадает на ваш стол, сначала разбейте его и решите, что делать дальше.

Ключ к тому, чтобы Матрица Эйзенхауэра работала, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи зависят от времени, иногда потому, что мы откладываем их до тех пор, пока больше не сможем.Эти задачи могут быть любыми: от ответов на электронные письма и телефонных звонков до осознания того, что у вас почти закончился бензин и что отчет должен быть отправлен через 20 минут.

Если мы отложили выполнение срочной задачи, которая также важна, то, когда мы, наконец, займемся ею, мы, вероятно, не будем думать о ней так много, как намеревались или как следовало бы. Мы настраиваем себя на принятие неверных решений.

Независимо от того, были ли они когда-то важными, срочные задачи заставляют нас реагировать.Мы в стрессе. Мы полны беспокойства. В результате мы редко думаем оптимально. Спешка часто приводит к неправильным решениям, которые отражаются в будущем, разрушая нашу будущую продуктивность. Нам приходится тратить много времени на устранение проблем, которые были вызваны нашей реакцией и поспешностью.

Важные задачи более стратегические. Это то, чего мы хотим добиться, например, выпустить новый продукт. Эти задачи преднамеренные. Мы хотим обращать на них внимание, и они что-то значат для нас.Вместо того, чтобы быть реактивными и иррациональными, при правильном планировании мы можем быть вдумчивыми и заинтересованными. Поскольку мы не реагируем, мы можем избежать ошибок. Это освободит время в будущем.

«Быть занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».
—Тим Феррис

По умолчанию большинство из нас сосредоточено на том, что срочно и важно. Вполне естественно, что мы хотим сосредоточиться на вещах, которые нужно решать немедленно. Поступая так, мы склонны вытеснять важные, но не срочные дела.

Спросите себя, когда вы собираетесь заниматься важными, но не срочными делами. Спросите себя, почему вы избегаете того, что важно, но не срочно. Вы чего-то боитесь? Вы откладываете на потом? Вы слишком отвлечены?

Матрица Эйзенхауэра на практике

Я регулярно использую эту матрицу как часть моей системы повышения производительности. Это помогло мне сосредоточиться на том, чего я хочу, и не слишком увязнуть в вещах, которые не приносят особой пользы.

Принято считать, что вам следует заняться следующим делом в вашем списке дел.

На практике я использую систему продуктивности Эйзенхауэра иначе.

Во-первых, планка стать задачей, о которой я даже думаю, довольно высока. Вместо того, чтобы делать это позже, неважные и несрочные задачи обычно просто отбрасываются. Иногда они подпрыгивают, и я снова их поднимаю.

Важные и несрочные задачи планируются и, как правило, решаются в первой половине дня.

Важные и срочные задачи решаются сразу или по расписанию и всегда оцениваются.Хотя я не могу все спланировать, когда вещи накапливаются здесь, это часто происходит из-за сбоя в системе — что-то пошло не так.

Срочные и неважные задачи обычно, хотя и не всегда, делегируются. Делегирование — довольно сложная тема для работников умственного труда. Как советник нескольких компаний, я обычно выступаю за то, чтобы компании никогда не передавали свой основной бизнес на аутсорсинг. Помимо прочего, это ставит вас в зависимость от доброй воли и компетентности других. Вы становитесь хрупкими.

Ключ к тому, как я использую это на практике, — мое утро всегда заблокировано с 8:30 до 11:30. Это дает мне три часа, чтобы сосредоточиться на важных (срочных и иных) задачах. Мне не нужно находить время, чтобы приспособить их, оно уже есть.

Все еще любопытно? Ознакомьтесь с матрицей решений: как расставить приоритеты.

Разъяснение матрицы управления временем Кови

Правильное управление временем важно для повышения личной продуктивности и успеха бизнеса.Вы можете использовать множество различных стратегий управления временем, в том числе Матрицу управления временем Кови. Этот метод — эффективный метод, позволяющий сосредоточить ваше внимание на задачах, наиболее важных для вашего бизнеса и личного роста. В этой статье мы объясняем, что такое матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования вашей собственной тактики приоритизации.

Что такое матрица управления временем Кови?

Матрица управления временем Covey представляет собой основу для определения приоритетов вашего времени и задач для оптимизации эффективности и производительности.Созданная Стивеном Кови, автором книги Семь навыков высокоэффективных людей , эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь вам классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:

Срочность: Задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания
Важность: Те, кто имеет большое значение или ценность для целей

Цель использования этого метода — сосредоточиться на улучшении личных и профессиональных отношений, а также на содействии росту и достижениям.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Четыре квадранта матрицы управления временем Кови

Каждый квадрант имеет разные свойства и разработан, чтобы помочь вам расставить приоритеты для ваших задач и обязанностей. Это следующие квадранты:

Квадрант 1: Срочно и важно
Квадрант 2: Не срочно, но важно
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Квадрант 4: Не срочно и не важно

Квадрант 1: Срочные и важные

Q1 включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие срочного внимания.Пункты в этом квадранте также могут быть стрессовыми факторами из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая категоризация может гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Пункты, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:

Предстоящие сроки
Прямая связь с целями, зависящими от времени
Включают снижение непосредственного риска

Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.

Квадрант 2: Не срочно, но важно

Q2 включает в себя сосредоточение внимания на деятельности, направленной на развитие чувства дисциплины и приверженности, а также на выявлении вещей, которые вы можете контролировать, и работе над ними.Некоторые элементы Q2 могут иметь следующие качества:

Требовать планирования или дополнительных шагов
Прямая связь с общими целями

Этот квадрант расположен вверху справа в матрице.

Квадрант 3: Срочно, но неважно

Действия в третьем квартале являются срочными и в настоящее время приобретают некоторую важность. Скорее всего, это элементы, которые можно уменьшить или удалить из рабочего процесса. Вероятно, они обладают некоторыми из следующих качеств:

Результат плохого планирования элементов в 1 и 2 кварталах
Прерывание производительности
Отвлечение

Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы.

Квадрант 4: Не срочно и неважно

Задачи в четвертом квартале, скорее всего, можно полностью удалить или сократить. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы вы знали, какие задачи следует отнести к категории с наименьшим приоритетом. Эти элементы обычно имеют следующие качества:

Вызывают наименьшее количество стресса
Не имеют прямого отношения к общим или зависящим от времени целям

Этот квадрант расположен в правом нижнем углу матрицы.

Связанный: Правило 80/20, объясненное на примерах

Преимущества использования матрицы управления временем Кови

Использование матрицы управления временем Кови может иметь множество преимуществ на рабочем месте, в том числе:

Повышенная продуктивность: Порядок использования этого метода может помочь вам решить, что поставить в первую очередь в своей жизни и как эффективно подойти к этим задачам. Наличие организованного и упорядоченного списка задач может помочь вам выполнить больше самых важных задач за то же время.
Явные привычки: Использование этой матрицы может помочь вам определить, в каких секторах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы можете развить новые привычки сосредотачиваться только на вопросах Q1 и Q2.
Баланс между работой и личной жизнью: Благодаря более продуктивным привычкам на работе вы сможете лучше находить время для самых важных для вас вещей вне работы.
Улучшение навыков планирования: Правильная приоритезация задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые могут быть выполнены в определенные сроки.Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.

Как использовать матрицу управления временем Кови

Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни и распорядку дня требует самооценки и специфики. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам сориентироваться в этой технике:

1. Перечислите задачи, которые вам нужно выполнить

Независимо от того, приоритезируете ли вы задачи на день или на месяц, важно записать все задачи, которые вам еще предстоит выполнить. .Эти задачи должны быть краткими и четкими.

2. Включите крайние сроки

После того, как вы четко перечислили каждую задачу, укажите их крайние сроки. Знание того, когда что-то должно быть завершено, может помочь вам расставить приоритеты, что нужно сделать в первую очередь, а что можно подождать позже. Обратите внимание на быстро приближающиеся сроки, чтобы определить срочность ваших задач на следующем этапе.

Связано: 10 советов, как быть более целеустремленными на работе

3.Определите наиболее срочные задачи

Укажите, какие из перечисленных крайних сроков наиболее близки, чтобы определить наиболее срочные. Это позволяет вам увидеть ваши задачи в перспективе, когда дело доходит до приоритезации. Он также дает четкое представление о ваших общих обязанностях и может дать вам представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь и в последнюю очередь.

4. Упорядочить по важности

Определив, насколько срочно каждая задача для вашего расписания, упорядочите задачи в соответствии с их важностью.Это позволит вам полностью понять, какие задачи являются предварительными, а какие могут подождать в данный момент. Это также может помочь в создании расписания для выполнения этих срочных задач в соответствии с их важностью.

5. Разместите задачи в правильном квадранте

Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она срочна и / или важна для вашей повестки дня, затем распределите их по группам в своем списке. После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, важными, обе или ни одна из них, поместите их в соответствующий квадрант.Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.