Таблица эйзенхауэра пример: Матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов: суть, преимущества, примеры, советы

Матрица Эйзенхауэра — Что нужно знать

С каждым днем у современного человека появляется все больше дел, которые порой кажутся бесконечными. То, что людям не удалось сделать вчера, – они перекладывают на сегодня, а то, что не смогли выполнить сегодня, – перекладывают на завтра.

В результате человеку трудно определить, что он уже сделал, что еще делает, и что предстоит сделать в будущем.

Обычно в такие ситуации попадают те люди, которые не умеют планировать свой график. Этому не стоит удивляться, поскольку о тайм-менеджменте и управлении своим временем не рассказывают в учебных заведениях.

А родители или воспитатели очень часто сами не могут грамотно планировать свои дела, хоть в этом и нет никакой сложности. И все это происходит из-за того, что данной теме не уделяется достаточно серьезного внимания.

Если вы понимаете важность развития личности, тогда данная статья предназначена именно для вас.

На сегодняшний день существует масса различных техник планирования, позволяющих человеку рационально использовать свое время.

В данной статье мы рассмотрим одну из наиболее эффективных систем, которая носит название «Матрица Эйзенхауэра».

Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел.

Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте.

Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.

Задача матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы овладеть способностью рационально планировать свои дела, отделяя важное от срочного, а не очень срочное от менее важного.

Помимо этого, система позволяет сокращать время на выполнение тех или иных дел, не дающих значительных результатов.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица состоит из 4 квадрантов, в основе которых лежат 2 оси. Вертикальная ось отвечает за важность, а горизонтальная – за срочность. Следовательно, каждый квадрант отвечает за те или иные характеристики.

Анализируя свои дела, человек записывает их в тот или иной квадрант, благодаря чему ему становится понятно, что нужно делать прямо сейчас, и что потом, а чем вовсе не следует заниматься.

На самом деле система весьма простая, но определенные пояснения к ней все же нужны. Выглядит матрица Эйзенхауэра вот так:

Квадрант А: важные срочные дела

В случае идеального планирования задач, данный квадрант должен оставаться незаполненным. Это объясняется тем, что появление неотложных и важных дел будет говорить о неорганизованности.

Многие люди заполняют эту часть графика из-за того, что неверно расставляют приоритеты, а также из-за собственной лени.

Бесспорно, время от времени у каждого из нас могут возникать подобные дела, но если это входит в привычку, человеку надо задуматься над самодисциплиной.

Таким образом, появление дел в квадранте А необходимо стараться избегать. Чтобы этого добиться, необходимо выполнять все пункты из остальных квадрантов.

В первый же квадрант можно вписать следующее:

• Дела, которые негативным образом отразятся на достижении той или иной цели.
• Дела, из-за которых могут возникнуть неприятности, в случае их невыполнения.
• Дела, касающиеся здоровья.

Еще важно учитывать такое понятие, как делегирование, то есть перепоручение. Это значит, что если в квадранте А появляются дела, которые можно возложить на других людей, то такой возможностью обязательно нужно воспользоваться. Благодаря этому вам удастся быстрее выполнить остальные неотложные дела.

Квадранты В: важные, но не срочные дела

На второй квадрант стоит обратить особенное внимание, поскольку вписанные в нем дела имеют наибольшее значение и перспективу. Именно из них у людей должны состоять повседневные задачи.

Согласно исследованиям те люди, которые в основном занимаются делами из этого квадранта, достигают определенных высот и успехов в своей жизни. У них лучше происходит карьерный рост, им удается зарабатывать больше денег, иметь больше свободного времени и получать удовольствие от жизни.

Также важно выделить тот факт, что отсутствие срочных задач позволяет человеку более обдуманно решать остальные вопросы. Одновременно с этим не следует забывать о том, что если вовремя не выполнить дела из квадранта B, они очень легко переместятся в квадрант А, что есть нехорошо.

Профессионалы в области тайм-менеджмента рекомендуют включать в квадрант В дела, тесно связанные с основной деятельностью человека: распределение работы, учеба, спорт, правильное питание и т.д. Говоря простыми словами, это все, из чего состоит наша повседневная жизнь.

Квадрант С: срочные, но неважные дела

В этом квадранте должны находиться дела, которые главным образом отвлекают человека от поставленных им целей. Они очень часто мешают людям выполнять важные задачи.

Но здесь не стоит путать срочные дела из квадранта С, со срочными делами из квадранта А и В. В противном случае начнется полная неразбериха.

В этот квадрант входят любые незначительные дела, которые, тем не менее, требуют срочного выполнения. Например: замена перегоревшей лампочки, поздравление родственника с юбилеем, поход в магазин за необходимыми продуктами.

То есть те дела, которые вроде бы и не имеют особой важности, но требуют срочного выполнения.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В этом квадранте должны присутствовать дела, не приносящие человеку никакой пользы. Как правило, ими нужно заниматься в самую последнюю очередь, или же вовсе не обращать на них внимания. Но забывать о них совсем тоже не следует.

К этой группе могут относиться задачи, которые доставляют нам удовольствие. Из-за этого человеку сложно им противостоять, но и срочно уделять им внимание тоже не нужно.

Сюда записываются такие дела, как просмотр телевизора, маловажные телефонные разговоры, бессмысленную переписку в социальных сетях и многое другое.

Очевидно, что человек нуждается в периодических развлечениях, но в то же время он должен выбирать для себя наиболее плодотворные и полезные виды отдыха: чтение литературы, логические игры, фитнес, плавание и т.д.

В том случае, если вы не в состоянии полностью избавить себя от дел из квадранта D, – постарайтесь перенести их на другое время, пока не будут выполнены задачи из квадрантов В и С.

Если освоить матрицу Эйзенхауэра, – вы автоматически научитесь рационально использовать отведенные нам в сутках 24 часа. У вас будет больше свободного времени для того, чтобы повысить свою производительность; вы везде будете все успевать, начнете быстрее достигать поставленных целей, и всегда будете иметь хорошее настроение.

Наверняка, многие согласятся с тем, что неорганизованные люди постоянно находятся в водовороте бесконечной суеты. При этом они постоянно чем-то раздражены и обеспокоены.

Любой же мыслящий индивид подсознательно склонен к саморазвитию и, как следствие, к организованности и планированию своего времени.

Именно для достижения этих целей была придумана Матрица Эйзенхауэра.

Если вам понравилась данная статья – поделитесь ею в социальных сетях. Если же вам вообще нравятся интересные факты – подписывайтесь на сайт InteresnyeFakty.org любым удобным способом. С нами всегда интересно!

Понравился пост? Нажми любую кнопку:

плюсы и минусы, примеры использования

Многие из нас заинтересованы в увеличении личной продуктивности и эффективности, чтобы как можно больше успевать за рабочий день. Увеличить продуктивность помогают технологии тайм-менеджмента. На сегодняшний день таких целое множество, но одна из самых проверенных— это Матрица Эйзенхауэра.

Содержание статьи:

• 1 Что это, как устроена, история создания
• 2 Что значит каждый квадрант
  • 2.1 Блок A
  • 2.2 Блок B
  • 2.3 Блок C
  • 2. 4 Блок D
• 3 Где можно создать эту матрицу
  • 3.1 Excel таблицы
  • 3.2 Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)
  • 3.3 Приложения типа «ToDoList»
• 4 Как ей пользоваться
• 5 Плюсы и минусы матрицы
• 6 Заключение

Что это, как устроена, история создания

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая позволяет правильно расставлять  приоритеты при помощи оценки важности задачи. Она подразумевает сначала выполнение важных и срочных дел, а потом переход к менее важным и несрочным. Технология подойдет для людей, которым не хватает личного и рабочего времени, а также научит правильному планированию график.

Эту матрицу изобрел 34-й президент США — Дуайт Эйзенхауэр, он был лидером страны с 1953 по 1961 год. Эйзенхауэр считается наиболее продуктивным президентом Соединенных Штатов за всю историю.

Матрицу приоритетов Эйзенхауэра визуализируют как четыре равных квадранта, которые разделены на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные дела.

Метод подвергался множеству исследований, и каждое подтверждало его эффективность. В 2018 году проводилось исследование, где большинство участников выбирали, какие задачи выполнять первыми. Занятые люди преимущественно выбирали список из срочных дел, но потом их просили подумать о последствиях выбора, и приоритет сменялся на более важные.

Что значит каждый квадрант

Технология имеет две оси: одну по горизонтали, другую по вертикали. Горизонтальная ось отвечает за срочность, а вертикальная за важность предстоящего дела. Оси при пересечении образуют блоки, например, первым будет блок важно и срочно. Для удобства дадим каждому условное обозначение:

• A — важно и срочно;
• B — важно и не срочно;
• С — не важно и срочно;
• D — не срочно и не важно.

По итогу получается, что каждый квадрант имеет свои отличительные показатели. Каждый из них содержит свои уникальные задачи, поэтому очень просто понять, что нужно выполнить в текущий момент, что можно отложить, а от чего вообще можно отказаться.

Блок A

Если правильно использовать тайм-менеджмент матрицу Эйзенхауэра, то в данном квадранте ничего не должно быть, поскольку важные и срочные дела — это показатель неорганизованности.

Подавляющее большинство людей прибегают к заполнению именно этой части из-за нежелания выполнять задачи в оптимальные сроки. Конечно, у каждого человека может возникнуть дело, которое не может ждать, но если это происходит регулярно, то нужно серьезно пересмотреть подход к тайм-менеджменту.

Если вкратце — необходимо избегать появления задач в этом квадранте. Достаточно своевременно решать дела из других блоков. В квадрант важно и срочно рекомендуется вписывать следующее:

• задачи, угрожающие основной цели, если их вовремя не решить,
• дела, которые необходимо выполнить, чтобы не осложнять жизнь;
• все, что связано со здоровьем.

У по-настоящему продуктивных людей квадрант A практически всегда пустует. Задачи просто не успевают дойти до дедлайна. На практике для неподготовленного человека это не всегда возможно, но к этому стоит стремиться.

Блок B

Тут находятся дела, которые имеют особое значение, но и не горят по срокам. Грамотная работа с B квадратном — это прямой путь к высокой продуктивности. Задачи не являются срочными, и их можно выполнять с оптимальной скоростью, без паники. Главное не затягивать, так как дела отсюда могут запросто перейти в блок A.

Блок C

Эти задачи вряд ли помогут приблизиться к глобальным целям, по сути это помеха на пути к чему-то действительно важному. Они съедают время, продуктивность и изматывают морально.

Однако, здесь бывают и дела, которые необходимо осуществлять для сторонних проектов. Но если они не важные, то их можно делегировать на другого человека.

Блок D

Странный квадрант, в котором находятся задачи:

• любимые, но не продвигающие к целям;
• не приносящие даже малейшей пользы.

Такая работа не требует активной работы мозга. Это может быть проверка почты или социальных сетей, серфинг в интернете, а может даже просмотр телешоу. Конечно, мало кто такое записывает в матрицу Эйзенхауэра, но это происходит само собой, ведь можно совместить работу и отдых одновременно. Однако, такие коллаборации сильно снижают личную продуктивность.

Где можно создать эту матрицу

Не так  важно где составлять матрицу Эйзенхауэра, принцип везде единый. Можно найти онлайн сервисы, которые позиционируют свою деятельность именно на организации продуктивности и работе с этой техникой.

Однако, есть как минимум 3 наиболее удобных способа.

Excel таблицы

Там можно очень гибко подстроить размеры и дизайн под себя, а также очень просто добавить дополнительное место для появившихся задач. Можно найти уже существующий Матрица Эйзенхауэра шаблон на любой вкус.

Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)

Первый вариант будет удобнее, поскольку обычно в таких приложения, например, Google Keep есть возможность использования галочек, чтобы отмечать выполненные задачи. В идеале разметить квадраты разными цветами и шрифтами, чтобы не путаться между ними.

Приложения типа «ToDoList»

В них нет возможности создавать конкретные блоки, но можно помечать определенными группами и цветами, а также они имеют собственные шаблоны.

Получится не совсем квадрант, однако суть не меняется. К примеру, можно пометить блок A красным, B — оранжевым и так далее.

Никто не мешает пользоваться даже графическими редакторами. Это личный выбор каждого, зачастую люди выбирают наиболее близкий инструмент, и строят на нем свою матрицу.

Как ей пользоваться

Несмотря на то, что матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов используют уже давно, люди, которые впервые о ней слышат, могут не сразу понять ее смысл.

Перед тем, как начать работать с технологией, лучше устроить небольшой эксперимент, и в течение пары дней понаблюдать за выполнением в повседневном режиме.

Когда несколько дней пройдут, следует составить небольшой список из задач, выполненных за это время, а после задать каждой три вопроса:

• это важно?
• это срочно?
• я мог это делегировать?

Эти вопросы помогут составить первый план на прошедших делах, научиться разделять задачи по квадрантам и осуществлять оптимизацию в будущем. Также рекомендуется не добавлять новые задачи, пока не будут выполнены уже имеющиеся. В идеале держать не более восьми активных задач в каждом квадранте, а следующие добавлять, если есть свободное место.

Применение данной технологии позволяет сбалансировать нагрузку, ведь основной целью матрицы Эйзенхауэра является наладить процесс приоритезации, а не загрузить массой задач.

Матрица Эйзенхауэра пример распределения дел для студента. Кратко разберем пример на учащемся в университете студенте.

У него есть три основные задачи:

• посещение учебного процесса;
• выполнение домашнего задания;
• подготовка к итоговым работам.

Все эти задачи при ответственном подходе можно поместить в квадрант B — важно и не срочно. То есть их можно выполнять в удобном ритме, но если случится непредвиденная ситуация, например, студент заболеет, то все 3 задачи перейдут в квадрант A. И чтобы снова вернуться в квадрант B, ему придется наверстать упущенное.

Плюсы и минусы матрицы

Сегодня люди больше сосредоточены на решении чужих задач, а на свои практически не остается времени. Главное преимущество матрицы Эйзенхауэра — это помощь в организации дел. Техника способна не только помочь разобраться с повседневными задачами, но и снизить эмоциональный стресс, вызванный завалом на работе или в других сферах жизни.

Как и любая техника тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра имеет как свои неоспоримые преимущества, так и недостатки. К преимуществам относится.

• Простота разбивки. Все задачи можно распределить по 4-ем квадрантам, а уже после легко читать получившийся список дел, как открытую книгу.
• Ключевая особенность техники — это возможность исключить задачи, которые выполнять в принципе не следует.
• Помогает в распределении и управлении сложными и важными задачами.
• Можно оптимизировать временные затраты, и выполнять все задачи до дедлайнов.

Недостатки техники:

• Система подходит только для планирования краткосрочных задач. Построить огромные планы на ее основе — не получится.
• Техника не нужна, если нет достаточного количества ежедневных задач.
• Нужно научиться определять, какие задачи являются, а какие можно отложить на потом. Кажется, что это просто, но на самом деле новички далеко не всегда могут правильно оценивать задачи по определенным критериям.
• Очень легко ошибиться с выбором категории.

Но даже несмотря на наличие значительных недостатков, их влияние с опытом будет полностью незаметно. Правильное определение квадрантов для задач поможет справиться с большим количеством работы.

Заключение

Тайм-менеджмент — это очень важная часть жизни любого человека. Без правильного подхода к предстоящим задачам, они могут оказаться непосильными, а времени будет вечно нехватать.

Так что техника, которую в свое время изобрел Эйзенхауэр — это не только отличный способ установить контроль за личным временем, но и полноценный инструмент, позволяющий разобраться с накопившимися делами.

Комментарии (0)

Примеры матрицы Эйзенхауэра — AnalytixMinds

Иногда, когда сроки срываются, мы думаем, что нам нужна работающая система управления временем. Но опять же, сколько раз вы пытались начать свой день со списка дел, только чтобы отбросить поток срочных запросов?

Может показаться, что все сделать невозможно, и иногда вам кажется, что вы просто буксуете. Мы все знаем, что должны расставлять приоритеты в наших задачах, но трудно понять, с чего начать.

В этом сообщении блога мы рассмотрим несколько примеров матрицы Эйзенхауэра, чтобы понять, как мы можем использовать этот инструмент с любым цифровым приложением для управления задачами. Надеюсь, это даст вам еще один способ разработать тактику и стратегию, чтобы справиться со всеми вещами, с которыми вы сталкиваетесь каждый день.

Содержание

1. Что такое матрица Эйзенхауэра?
2. Это все еще хороший инструмент?
3. Что нужно знать о матрице Эйзенхауэра
4. Разница между срочными и важными задачами
5. 4 квадранта матрицы Эйзенхауэра
6. Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений
7. Примеры матрицы Эйзенхауэра
8. Вопросы по матрице Эйзенхауэра

   Матрица Эйзенхауэра — это инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам быстро и эффективно расставить приоритеты задач в зависимости от срочности и важности.

   В результате вы сможете сделать больше за меньшее время, не чувствуя себя перегруженными. Кроме того, это помогает вам классифицировать, какие задачи следует решать немедленно, позже, делегировать или игнорировать.

   Устраняет попусту время, борется с эффектом «простой срочности» и создает больше мысленного пространства для достижения ваших целей. Его также можно использовать на рабочем месте для управления повседневными задачами при сохранении долгосрочных целей. По сути, это способ классифицировать свой список задач, учитывая, что у вас много дел, но не хватает времени каждый день.

   Как лучше всего избежать эмоционального выгорания?

   Это все еще хороший инструмент?

   Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США, разработал Матрицу Эйзенхауэра. Он был одной из самых знаковых фигур на посту президента Белого дома. В результате многие гуру продуктивности с тех пор изучали продуктивность Эйзенхауэра.

   Стивен Кови развил идею этой матрицы в книге «7 навыков высокоэффективных людей», назвав ее простым способом расстановки приоритетов задач.

   Ну, этот инструмент действительно звучит как 1950-е годы! Как и во всем остальном, мы добились больших успехов в том, как мы определяем наши приоритеты и инструменты, которые мы используем для этого.

   Кроме того, в настоящее время в нашем распоряжении множество передовых приложений для управления задачами. Я чувствую, что даже в этой культуре, ориентированной на сверхпроизводительность, основная идея этого инструмента по-прежнему актуальна.

   Мы можем не захотеть использовать матрицу 2 x 2 для записи наших задач на бумаге. Однако мы можем использовать этот принцип приоритизации в любом цифровом инструменте, который мы используем в настоящее время для управления нашими списками дел. Давайте посмотрим, как мы можем добиться этого с помощью нескольких примеров матрицы Эйзенхауэра.

   Что нужно знать о матрице Эйзенхауэра

   Матрица имеет четыре квадранта: срочное и важное, важное, но не срочное, срочное, но не важное, и не срочное или важное. В этом сообщении в блоге будет объяснен каждый квадрант и приведены примеры того, как вы можете использовать матрицу для эффективного управления своим временем, начиная прямо сейчас. Давайте обсудим, как повысить продуктивность и как применить стратегию Эйзенхауэра на работе и дома.

   Разница между срочными и важными задачами

   Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

   Дуайт Эйзенхауэр

    Как отличить срочных и важных задач? Часто путают срочность и важность. В то время как срочность управляется извне, обычно сроками, важность является скорее личной оценкой того, что важно для вас.

   Часто то, что другие считают важным, не обязательно совпадает с тем, что вы считаете важным. Поэтому очень важно понимать разницу между срочностью и важностью для эффективного управления своим временем.

   Игнорирование срочных задач на свой страх и риск!

   Игнорирование срочных задач может иметь серьезные последствия, если их оставить без внимания. Это задачи, которые требуют немедленного внимания и действий. Сосредоточение внимания на срочных задачах может зарядить вас энергией.

   Выполнение этих задач имеет решающее значение, но не тушите пожары слишком долго. Вы потеряете из виду более широкую картину, если потратите слишком много времени на тушение пожаров. Это также приведет к большому стрессу и беспокойству.

   Важные задачи никуда не денутся!

   С другой стороны, важными задачами являются те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют вдумчивого планирования и действий. Сосредоточение внимания на важных делах позволяет вам управлять своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратить свои ресурсы.

   Как упоминалось ранее, то, что важно, для всех разное и зависит от того, что вы цените. Никто другой не может сказать вам, что для вас важно. Вместо этого вам нужно оценить свою жизнь и определить, что для вас важнее всего.

   Эти задачи могут не дать немедленных результатов. Поэтому ими часто пренебрегают, когда ваше время уходит на срочные задачи. С другой стороны, концентрация на важных задачах позволяет сосредоточиться.

   4 квадранта матрицы Эйзенхауэра

   Первый квадрант: срочные и важные

   Здесь вы найдете срочные задачи, требующие вашего немедленного внимания. Крайне важно, чтобы вы действовали быстро. В большинстве случаев эти пункты имеют видимый крайний срок или возможность последствий, если меры не будут приняты вовремя.

   Как правило, вы имеете дело с ситуацией, когда крайний срок был установлен извне или вы что-то отложили до определенного времени. Часто требуется экстренное реагирование.

   Квадрант 1 неизбежен.

   Примером из вашей профессиональной жизни может быть проект, который необходимо выполнить завтра, или серьезная жалоба клиента. Личные примеры — помощь больному члену семьи или починка протекающей раковины. Все задачи, которые не могут ждать и требуют вашего полного внимания, относятся к этому квадранту.

   Второй квадрант: важные, но не срочные

   Вам необходимо выполнить эти задачи в долгосрочной перспективе, но они не требуют немедленных действий. Кроме того, у них обычно нет дедлайнов (или дат окончания), поэтому мы можем легко отодвинуть их, чтобы освободить место для более срочных задач.

   Однако эти занятия могут оказаться очень полезными для вашего долгосрочного успеха. Кроме того, если вы не будете заниматься этими задачами, они могут перейти в квадрант 1, создавая ненужный стресс и выгорание.

   Квадрант 2 — ключ к долгосрочному успеху.

   Не отставать от отраслевых исследований, приобретать новые навыки и создавать профессиональные сети — вот примеры из профессиональной жизни. В эту категорию могут попадать такие виды деятельности, как физические упражнения, здоровое питание и времяпрепровождение с близкими.

   Все, что важно для вашего карьерного роста, общего благополучия и счастья, но которое не нужно делать немедленно, попадет в этот квадрант.

   Третий квадрант: срочно, но не важно

   Эти задачи могут быть срочными, но в целом не имеют большого значения. Во многих случаях они соответствуют ожиданиям других и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

   Из-за чрезмерного акцента на срочности вы можете иногда браться за одну из этих задач, не считая ее неважной.

   Некоторыми примерами из профессионального мира могут быть неудобные прерывания со стороны коллег или приглашение на общекорпоративную телефонную конференцию, которая не относится к вашей области знаний.

   Квадрант 3 — это ваш шанс высвободить время.

   Личными примерами могут быть ответ на звонок телемаркетолога или использование предложения. По сути, все, что вы чувствуете, что должны сделать сейчас, но на самом деле не так важно в долгосрочной перспективе, попадет в этот квадрант.

   Четвертый квадрант: ни срочные, ни важные

   Это задачи, которые не требуют вашего немедленного внимания или не имеют решающего значения для ваших долгосрочных целей. Вы должны стараться избегать их. Четвертая четверть посвящена мгновенному удовлетворению, которое, оглядываясь назад, оставляет чувство неудовлетворенности.

   Хорошим примером может быть отклонение от темы при исследовании проекта. Вы можете запоем посмотреть сериал Netflix дома, просто чтобы покончить с этим. Все, что не поможет вам, если делать это чрезмерно, идет сюда. Их можно откладывать на неопределенный срок, чтобы мы могли отдать приоритет приоритетам.

   Квадрант 4 тратит ваше время.

   Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

   Теперь, когда вы знаете, что влечет за собой каждый квадрант, давайте поговорим о том, как использовать матрицу решений Эйзенхауэра для эффективного управления своим временем. Первый шаг — классифицировать задачи по важности и срочности. Как только вы это сделаете, вы можете начать работать над задачами в зависимости от их приоритета.

   Принятие решений с помощью матрицы Эйзенхауэра
   Квадрант 1 – Делайте

   Задачи в первом квадранте — это те, которые вы должны выполнить как можно скорее. Они чувствительны ко времени. Это важные и неотложные задачи.

   Здесь вы начнете. Первый квадрант включает в себя задачи, которые вы не могли предвидеть, или задачи, которые вы откладывали в прошлом. Вот почему он называется квадрантом стресса.

   Эти задачи должны быть выполнены в течение короткого периода времени.

   Квадрант 2 — Расписание

   Второй квадрант — это список важных, но несрочных дел. Эти задачи следует запланировать на потом, поскольку они влияют на ваши долгосрочные цели, но не требуют немедленных действий. Ключ к тому, чтобы оставаться в курсе этих задач, — убедиться, что они есть в вашем календаре, чтобы вы их не пропустили.

   По словам Кови, именно здесь происходит большая часть вашего личностного роста. Занимаясь этими видами деятельности в течение длительного времени, вы повысите свою эффективность и результативность. Вы должны тщательно планировать их и уделять им как можно больше времени.

   Принцип Парето — отличный способ расставить приоритеты для задач в квадранте 2. Всегда найдутся 20 % вещей, которые принесут 80 % вознаграждения.

   Направьте свою энергию на задачи, которые окажут наибольшее влияние на вашу карьеру или благополучие.

   Помните, что задачи во втором квадранте могут переместиться в первый квадрант, если эти задачи останутся незапланированными.

   Планирование — ключ к достижению ваших долгосрочных целей.
   Квадрант 3 – Делегат

   Задачи здесь срочные, как и в квадранте 1, но они не очень важны. Часто это задачи, которые мешают вам выполнить задачи квадранта 1. Рассмотрите возможность делегирования этих задач кому-то другому, когда это возможно.

   Иногда делегирование задач может занять дополнительное время. Может потребоваться обучение и контроль. Однако в конечном итоге это окупится.

   Назначение и обучение подчиненного еженедельной рассылке электронных сообщений с обновлением статуса отнимет ваше время сейчас, но сэкономит вам время в будущем.

   Большинство из нас не любит делегировать полномочия. Ведь проще все сделать самому, правда?
   Квадрант 4 – Исключить

   Некоторые действия в четвертом квадранте не являются абсолютно необходимыми. Его называют квадрантом побега. Это оставшиеся задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Устраните их полностью.

   Постарайтесь не отвлекаться на ненужные задачи в этом квадранте. Вы поймете, что эти задачи в основном ответственны за ваши срывы сроков и неудовлетворенность качеством вашей работы.

   Примеры матрицы Эйзенхауэра

   Так может выглядеть матрица Эйзенхауэра для руководителя проекта.

   Вопросы по матрице Эйзенхауэра

   Каково происхождение матрицы Эйзенхауэра?

   34-й президент Соединенных Штатов Дуайт Д. Эйзенхауэр занимал два срока с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он был пятизвездным генералом в армии. Во время Второй мировой войны он служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе. После войны он исполнял обязанности первого Верховного главнокомандующего НАТО.

   Эйзенхауэр был известен своими многочисленными достижениями во время своего президентства. Двумя его наиболее заметными достижениями были строительство автомагистралей между штатами и создание НАСА.

   На протяжении всей своей карьеры ему приходилось принимать множество трудных решений о том, какие задачи ему следует отдавать приоритетным. Это привело его к его хорошо известной стратегии повышения производительности, называемой матрицей Эйзенхауэра (также известной как матрица управления временем, метод Эйзенхауэра и матрица срочных и важных дел, принцип Эйзенхауэра или коробка Эйзенхауэра).

   Как объясняется в этом сообщении в блоге, это простой инструмент для принятия решений, который помогает нам расставлять приоритеты в задачах по срочности и важности.

   Как побороть прокрастинацию с помощью матрицы Эйзенхауэра?

   Если вы обнаружите, что откладываете дела или изо всех сил пытаетесь приступить к выполнению наиболее важных задач, матрица Эйзенхауэра может оказаться полезным инструментом. Этот метод может помочь вам преодолеть прокрастинацию, расставив правильные приоритеты для ваших задач.

   Срочные задачи — это те, которые необходимо выполнить немедленно, а важные — те, которые способствуют достижению долгосрочных целей. Срочным и важным задачам следует отдавать приоритет, а те, которые не являются ни срочными, ни важными, можно отложить или делегировать.

   Составьте список всех задач, которые вам нужно выполнить. Решите, является ли задача срочной, важной, и тем и другим, или ни тем, ни другим. Получив список, вы сможете увидеть, на каких задачах следует сосредоточиться, а какие могут подождать. Это инструмент, который может помочь вам в вашем профессиональном развитии.

   Заключение

   Собственный шаблон матрицы Эйзенхауэра легко создать с помощью листа Excel или документа Word. Если у вас есть цифровое приложение для списка дел, классифицируйте и планируйте свои задачи по методу Эйзенхауэра. Используя этот инструмент, вы сможете расставлять приоритеты для самых важных задач и выполнять их вовремя.

   Вы будете максимально эффективно использовать свое время и станете более продуктивными. Так что в следующий раз, когда вы почувствуете себя перегруженным всем, что вам нужно сделать, вспомните матрицу Эйзенхауэра и примените ее на практике! Это действительно может помочь.

   Последние сообщения

   Загрузить еще

   Как использовать матрицу решений Эйзенхауэра для определения приоритетов задач

   Приоритизация задач и выделение необходимого времени для каждой задачи требует своевременного принятия решений, паралича анализа и промедления. Оба вышеупомянутых часто являются результатом неспособности людей расставлять приоритеты задач на основе их срочности и важности. Однако такая расстановка приоритетов проще, чем думает большинство людей, особенно если вы используете Матрица решений Эйзенхауэра .

   Что такое матрица решений Эйзенхауэра?

   Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был 34-м президентом Соединенных Штатов и служил пятизвездным генералом, который был Верховным главнокомандующим экспедиционными силами союзников в Европе во время Второй мировой войны. Матрица решений Эйзенхауэра или метод Эйзенхауэра основаны на известной его цитате, в которой он сказал:

   «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

   Эйзенхауэр передал приведенную выше цитату бывшему президенту колледжа. Однако в конечном итоге эта цитата стала основой принципа принятия решений Эйзенхауэра, согласно которому задачи оцениваются на основе критериев, также известных как ящик Эйзенхауэра. Этот критерий перечисляет задачи на основе срочных и важных, важных несрочных, срочных, но не важных и несрочных и неважных задач.

   На изображении ниже, полученном из шаблона матрицы Эйзенхауэра PowerPoint, показан квадрант Эйзенхауэра и его различные приложения.

   Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра, шаблон PowerPoint от SlideModel

   1. Срочно и важно — сделайте это сейчас

   Срочные и важные задачи в квадранте — это важные задачи, которые нельзя откладывать. Это может включать в себя сроки, встречу для разрешения кризиса, оценки для понимания прогресса проекта и т. д. Для отдельных задач, определяющих приоритетность, это может включать важный крайний срок для представления отчета начальнику, визит к врачу для связанного со здоровьем проблема, важные семейные обязательства и т. д. Это по сути задачи, которые вы должны немедленно выполнить. Откладывание такой задачи может привести к негативным последствиям, которых, вероятно, можно избежать, просто установив приоритетность задач.

   Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра, шаблон PowerPoint от SlideModel

   2. Важно, не срочно — запланируйте

   Возможно, вам придется отправить отчет начальнику через 10 дней, и может быть другой отчет, который должен быть представлен завтра . Нет смысла работать над отчетом, который должен быть сдан через 10 дней в приоритетном порядке. В этом случае вы можете расставить приоритеты перед завтрашним отчетом и убедиться, что вы уделяете ему достаточно времени. Задачи, которые являются важными, но не срочными, могут быть запланированы в соответствии с необходимостью лучшего управления временем и сосредоточения внимания на более насущных проблемах. Эти задачи могут включать планирование, развлекательные мероприятия или обязательства, связанные с отношениями.

   Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

   3. Срочно, но не важно — делегируйте

   Многие из нас совершают ошибку, беря на себя слишком много бремени, когда мы можем делегировать задачи. Многие руководители могут совершить ошибку, недостаточно используя подчиненных. Точно так же некоторые внезапные встречи могут означать, что у вас нет времени для выполнения задачи, и может потребоваться делегирование полномочий. Это примеры случаев, когда необходимо делегировать задачи для лучшего управления задачами. Например, вы можете попросить своего подчиненного заполнить отчет и отправить его на проверку, чтобы убедиться, что он выпущен вовремя. Несколько примеров срочных, но не важных задач могут включать перерывы, встречи или действия, которые менее важны и могут быть делегированы.

   Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

   4. Не срочно и не важно – не делайте этого игра для андроида? Несрочные и не важные задачи нужно отбросить.

   Вы же не хотите опоздать на важную встречу из-за того, что пролистывали ленту Facebook и потеряли счет времени или были слишком заняты просмотром видео с котиками! Поскольку мы окружены цифровыми устройствами и отвлекающими факторами, важность избегать ненужных вещей в свете матрицы Эйзенхауэра становится даже важнее, чем когда-либо прежде.

   Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

   На самом деле именно отсутствие расстановки приоритетов приводит к снижению производительности и даже к таким проблемам со здоровьем, как бессонница. Исследования показали, что синий свет влияет на сон и вызывает бессонницу. Это связано с тем, что люди используют смартфоны ночью, что влияет на их режим сна. Это пример негативных последствий отсутствия приоритезации задач.

   Как пользоваться матрицей решений Эйзенхауэра?

   Использовать матрицу решений Эйзенхауэра очень просто. Вы можете выполнить несколько простых шагов, чтобы внедрить его в свою повседневную жизнь для улучшения рабочего процесса, а также лучшего управления задачами и временем. Воспользовавшись приведенными ниже простыми советами, вы сможете обеспечить своевременное выполнение важных задач и избежать аналитического паралича.

   1. Создайте список задач по важности

   Используете ли вы ручку и лист бумаги или приложение для создания заметок, например Evernote или Google Keep, вы можете начать с создания списка задач по важности. Вы также можете использовать для этой цели квадрант Эйзенхауэра и начать добавлять в него задачи. Вы даже можете использовать один из наших шаблонов PowerPoint с матрицей Эйзенхауэра для создания списков и даже обучения своей команды квадранту с помощью слайдов PowerPoint.

   2. Расставьте приоритеты для срочных и важных задач

   Отчет, который нужно сдать завтра, над которым вы еще не работали, или встреча, которая должна начаться через час, которую вы еще не запланировали, — это те задачи, которые необходимо быть приоритетным. Даже если нет кризиса или неотложной проблемы, которую нужно решить, вы можете убедиться, что основные задачи на день находятся в верхней части вашего списка дел, которые вам нужно сделать вовремя.

   3. Планирование задач, выполнение которых может быть отложено

   Не все требует немедленного внимания. Когда время ограничено, вы можете легко планировать задачи для повышения производительности и улучшения рабочего процесса. Возможно, вам придется поговорить с вашей командой, обсудить предстоящий проект или спланировать ужин с супругом. Вы можете запланировать эти задачи на более позднее время и выполнить их в подходящие для них временные рамки. Не рекомендуется проводить совещание команды, которое может быть отложено, в то же время задерживая отправку срочного отчета вашему высшему руководству. Точно так же не лучшая идея обсуждать романтический ужин по телефону в рабочее время, когда на вашем столе куча работы.

   4. Научитесь делегировать задачи, когда это возможно

   Возможно, вам нужно починить машину или у вас слишком много дел, чтобы вовремя успеть в офисе. В таком случае вы можете делегировать задачи. Например, вы можете попросить механика или автосервис забрать и починить ваш автомобиль. Точно так же вы можете попросить подчиненного разделить часть вашей рабочей нагрузки, назначив задачи. Может быть встреча, которую вы можете пропустить, попросив члена команды, или отчет, который вы можете передать кому-то для завершения, поскольку вы изучаете более насущные проблемы. Вы даже можете проконсультироваться со своим начальником, чтобы получить разрешение или попросить его/ее делегировать задачу кому-то другому, чтобы вы могли выполнять другие задачи вовремя.

   5. Пропускать второстепенные задачи

   Возможно, вы зависимы от игр или просто ненавидите определенные виды офисной работы. Возможно, вы захотите провести немного больше времени, играя в видеоигру, когда ожидаются важные задачи, или вы можете не хотеть работать над ежемесячным отчетом, потому что каждый месяц вы чувствуете себя утомленным. В этом случае вам нужно поработать над отчетом и пропустить игру, если вы серьезно настроены сохранить свою работу. Одна и та же игра может вызвать у вас головную боль, но вы продолжаете играть в нее, потому что вы зависимы от нее. Многие люди продолжают прокручивать свои ленты в социальных сетях, даже если в них нет ничего значимого. Навлекая на себя бессонницу, недосыпание, беспокойство и плохую репутацию в офисе из-за опозданий и лени. Пришло время избавиться от вредных привычек и расставить приоритеты, прежде чем они создадут беспорядок, который вам, возможно, будет трудно убрать.

   6. Избегайте прокрастинации

   Прокрастинация губительна для продуктивности. Вы можете зайти в Интернет, чтобы проверить электронную почту, и в итоге наткнуться на видео о том, как утилизировать использованные батареи! Дело в том, что прокрастинация встречается чаще, чем многие из нас хотели бы признать. И, рассказывая о причинах этого вслух, большинство из нас может даже смутиться. Вы не можете сказать своему боссу, что опоздали на встречу, потому что всю ночь смотрели видео на YouTube. Это просто звучит неправильно. Вместо этого вам нужно избегать прокрастинации и действовать сообща. Вы также можете получить несколько советов из наших постов о том, как избежать прокрастинации для более качественных презентаций и о технике помидора для повышения производительности.

   Final Words

   Хотя матрица решений Эйзенхауэра служит полезным механизмом для определения приоритетов задач, она так же ограничена, как любой метод повышения производительности или концепция управления временем. Это связано с тем, что то, что ограничивает человека, практикующего метод управления производительностью или временем, — это его / ее собственная приверженность концепции. Ленивость и намек на то, что концепция не сработает с самого начала, не помогут вам стать более продуктивным. Точно так же непоследовательное использование техники — не лучший способ составить правильный график.

   Даже если вы не используете ящик Эйзенхауэра и не распределяете задачи по определенным заголовкам, просто расставьте приоритеты задач в соответствии с их срочностью и важностью, делегируйте задачи по мере необходимости и избегайте ненужных задач.

   No related posts.