Таблица срочных и важных дел: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Содержание

Матрица Эйзенхауэра — инструмент личной эффективности

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр – гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела;
В квадрант Важные несрочные;
С квадрант Неважные срочные;
D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую – дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория – все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Что собой представляет матрица Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь отдельным людям различать то, что важно и не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре поля, или квадранта, помеченных таким образом:

Срочно / важно,
Не срочно / важно
Срочно / не важно
Не срочно / не важно

Метод Эйзенхауэра позволяет четко структурировать мужчине свою жизнь и добиться своих целей в любом деле и аспекте жизни
Ниже подробно расскажем о каждом квадрате и объясним, в каком из них следует проводить большую часть времени.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.
Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Матрица приоритетов Эйзенхауэра в онлайн-органайзере. Или что для Вас важно или срочно…

У вас накопилась целая гора дел и вы устали ее бесконечно разгребать?

У вас непрерывно появляются новые задачи и вы не знаете, в каком порядке их лучше выполнять?

Вы не знаете точно, какие дела нужно сделать в кратчайшие сроки, а что можно отложить в «долгий ящик»?

Вам сложно определять приоритет дел, чтобы эффективнее достигать поставленных целей?

Чтобы решить подобные проблемы, разработано множество методов организации и приоритизации дел. Все они отличаются сложностью, точностью и наглядностью. Для более удобного их использования разработано множество разных инструментов: специальные ежедневники, компьютерные программы, онлайн-органайзеры, мобильные приложения и т. п.

Одним из самых популярных методов является матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Его разработал президент США Дуайт Эйзенхауэр для организации своих дел и их более эффективного выполнения, когда его начали мучать проблемы, описанные в начале статьи.

Для применения этого метода нужно каждое дело оценить по двум критериям: является ли оно важным или нет и срочным или нет. Для визуализации используется прямоугольная таблица (матрица) с 4-мя клетками:

‎

Важно-Срочно: это самые важные дела, которые нужно выполнить в ближайшее время. Кто-то таким делам, так сказать, рад, они мобилизуют человека и он выполняет их быстрее. А для кого-то даже небольшое количество таких дел может создавать эмоциональную напряженность, стресс. Тогда человек может впадать в ступор, паниковать и откладывает такие дела, хотя осознает, что их нужно сделать как можно быстрее. Но из-за спешки в их реализации, качество результатов может оказаться ниже, чем ожидалось. Поэтому лучше стремиться к тому, чтобы эта область была пустой. Такие дела могут появляться из-за ошибочного планирования, неверного определения требуемых ресурсов для их выполнения, недостатка опыта, неадекватной оценки, форс-мажоров, лени и т.п. При появлении таких дел нужно сразу проанализировать их, определить причины, по которым важное дело стало срочным, устранить их и быстро реализовать такие дела.

Не важно-Срочно: это дела, которые по каким-то причинам стали срочными, но их выполнение не особо влияет на достижение целей. Обычно в этой области находятся «чужие» дела, которые обязаны выполнять, а не которые хочется. Такие дела лучше делегировать или отказаться от них, конечно если это не приведет к негативным последствиям (штрафам, наказаниям и т.п.). Большое количество дел в этой области может говорить о том, что человек сильно зависит от кого-то, кто ставит перед ним задачи и использует его в качестве ресурса. Это означает, что человек не может полноценно заниматься своими делами, а значит, не приближается к личным целям. В этом случае нужно стать свободнее, определить, кто навязывает цели, избавиться от отношений с ним или сделать их взаимовыгодными. Поэтому эту область также лучше делать пустой.

Важно-Не срочно: это самые важные дела, которые не имеют срока или он пока достаточно большой. Эти дела нужно выполнять сразу после того, как выполнены все срочные дела. Наличие большинства дел в этой области говорит об эффективном планировании, приоритизации и управлении своей жизнью. Такие дела выполняются равномерно, в комфортном режиме (но не медленном), а качество результатов обычно превосходит ожидания. Следовательно, эти дела лучше всего влияют на достижение целей, поэтому нужно стараться, чтобы большинство дел находилось именно в этой области.

Не важно-Не срочно: это самые бесполезные дела, которые не стоит выполнять или можно выполнять в свободное время, например, для отдыха, развлечений. Такие дела, как правило, появляются вследствие недостаточного планирования или некорректной постановки целей. Если нельзя от таких дел отказаться, то лучше заменить их аналогичными, но более важными делами, которые окажутся в области «Важно-Не срочно». Например, вместо дела «поиграть в игру» можно выполнить «потренировать какой-то навык» или «позаниматься спортом». Также старайтесь, чтобы эта область оставалась пустой.

Таким образом, согласно этому методу, самой полезной областью является «Важно-Не срочно». Поэтому нужно планировать дела так, чтобы большинство из них оказывались именно в этой области (но делать это нужно адекватно, а не так, что поместили сюда дело, а на самом деле его нужно было выполнить еще вчера). Тогда достижение целей будет наиболее успешным, эффективным и комфортным.

При определении порядка выполнения дел пользуйтесь следующим правилом: сначала выполняйте самые важные и срочные дела, затем – срочные неважные, затем важные несрочные. А несрочные неважные дела, возможно, и вовсе не стоит выполнять.

Чтобы метод был еще более точным, можно использовать не 4 области, а шкалы «Важность» и «Срочность» со значениями от 0 до 10. Тогда каждое дело нужно субъективно оценить: насколько оно важно по шкале от 0 до 10, и насколько срочным оно является также по шкале от 0 до 10. Затем дело располагается в клетке матрицы на пересечении поставленных значений. Аналогично изначальному варианту метода, наилучшей считается область важных и не срочных дел, т.е. с важностью 5-10 и срочностью 0-5.

Для удобного использования этого метода в онлайн-органайзере «Личные цели» создан специальный раздел — Важно-Срочно.

В нем автоматически располагаются дела на основе их параметров Срочность и Важность, которые задаются в панели деталей дела на вкладке Мотивация. Сервис поддерживает оба варианта метода: и в виде 4х областей (режим 2х2), и в виде 2х шкал (режим 10х10). Дела можно просматривать в соответствующих клетках, перемещать их в другие клетки для более точного планирования и принимать решения, в каком порядке их выполнять.

После распределения всех дел по такой матрице приоритетов, появится общая, наглядная картина, какие дела наиболее важные и срочные. На основе этой матрицы можно легко определить, какие дела самые приоритетные и их лучше реализовать в первую очередь.

В итоге, с помощью матрицы Эйзенхауэра и онлайн-органайзера вы навсегда избавитесь от «горы» дел, сможете быстро приоритизировать новые дела (помещать их в нужную область), будете легко определять порядок выполнения дел, что в целом поможет вам эффективнее и успешнее достигать любых поставленных целей.

Надеемся данный метод придется Вам по вкусу, поможет быстрее реализовать Ваши заветные мечты и сделать Вашу жизнь еще более счастливой.

ОРГАНИЗУЙТЕ СВОИ ДЕЛА ПРЯМО СЕЙЧАС…

Напишите своё мнение об этом внизу, оно очень важно для нас!

И расскажите о статье вашим друзьям. Возможно она будет им полезна.

С уважением, Команда проекта «Личное развитие и самореализация»

Руководитель: Сергей Марченко. Создатель «СиРиОС» и ManProgress.com, практический психолог, тренер по самореализации, лайф-коуч, консультант, системотехник

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра – это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. Сломался компьютер во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.
Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

TIME — MANAGEMENT.BY

По мнению многих специалистов Матрица Эйзенхауэра является одним из лучших приемов расстановки приоритетов в задачах. Она точно показывает, над какими задачами стоит работать в первую очередь, а над какими во вторую.

Если вы много работаете, но плохо видите плоды своего труда, то эта статья точно для вас. Создателем «Матрицы Эйзенхауэра» является 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он заметил, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными. На основе этого утверждения он придумал инструмент, который позволял ему правильно организовывать свое время.

Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра».

Согласно «Матрице Эйзенхауэра» наши задачи можно отнести к одной из 4-ех категорий:

A – срочные и важные
B – важные, но не срочные
С- срочные, но не важные
D – не срочные и не важные

A – срочные и важные

Если в доме начался пожар, то маловероятно, что вы будете думать о завершении уборки в шкафу, пока не потушите его.

Если в вашей жизни были ситуации, когда вы понимали, что их не решение в кратчайшие сроки приведет к катастрофе, то их можно отнести к этой категории.

Дедлайны на работе, подготовка экзаменов в последнюю ночь, сильная боль в зубах и поиск стоматолога – все это примеры срочных и важных задач.

Стоит сказать, что люди, самоорганизация которых высока, редко имеют задачи в этой категории.

Обычно, когда в нашей жизни появляется срочная и важная задача, то проблем с мотивацией для ее решения не возникает. Именно поэтому некоторые мазохисты любят, когда у них таких задач полно.

Если вы не хотите причислить себя к этой категории людей, то ваша задача, сделать так, чтобы срочные и важные задачи у вас встречались редко.

Это необходимо, чтобы найти время для решения следующей категории задач из Матрицы Эйзенхауэра.

B – важные, но не срочные

Знание иностранных языков многим поможет получить более высокооплачиваемую работу. Занятие спортом многие поможет сохранить здоровье. Все это понимают, но мало кто это делает.

К важным, но не срочным относятся дела, выполнение которых важно для нашего будущего, но сроки не горят.

Как показало одно исследование, проведенные в 60-е годы в США, люди которые имели хороший материальный достаток, в первую очередь обращали свое внимание и энергию на эту категорию.

Примеры важных, но не срочных дел из Матрицы Эйзенхауэра:

1) Пробежки по утрам

2) Курсы повышения квалификации

3) Закрытие долговременных проектов

Вам важно научиться находить в своем дне хотя бы пару часов для решения важных , но не срочных дел, чтобы в вашей жизни был прогресс.

В дни, когда у меня довольно плотный график, я обычно просыпаюсь пораньше и нахожу 2-3 часа для работы над такими проектами.

Некоторые руководители в начале рабочего дня, сами себе назначают совещание, чтобы их никто не беспокоил, выключают телефон, закрывают почту и работают над важными проектами. После 2-ух часов такой работы они отлично успевают закрыть все накопившееся за это время мелкие задачи.

С – не важные, но срочные

Завтра подорожает сахар на 1%. Не желая переплачивать деньги, я бегу в магазин и стою в получасовой очереди таких же, как и я, с пачкой сахара.

Что я выигрывают – 1%. Что теряю – полчаса-час времени. Оно того стоило?

К категории не важных, но срочных задач в Матрице Эйзенхаура относятся дела, которые требуют от нас срочного внимания, но пользы(большой) для нас не несут. Часто эти задачи сопровождаются большим количеством хаотических действий, что заставляет людей путать их с важными.

Чтобы отличить одни от вторых, нужно понять, какой результат мы получим. Если результат маленький – относим к категории НЕ важных, но срочных. Если результат большой – важные, но не срочные.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Завтра незначительно дорожает сахар, и вы едете в магазин за 1-ой пачкой.

2) Нужно отвезти деньги в банк в центре. Вы знаете, что завтра туда все равно поедете, но вместо того, чтобы подождать день, едите туда сегодня.

3) Решили пройти рабочий опрос, хотя есть другие более важные задачи.

D – не важные и не срочные

Когда последний раз вы заходили в соц. сети на работе и проводили там вместо 5 запланированных минут, гораздо больше времени?

Не важные и не срочные задачи – это пожиратели времени. Сил и времени тратиться много, а результатов обычно не получается.

Примеры не важных и не срочных дел:

1) Болтовня с коллегами

2) Просмотр телесериалов

3) Новости, контакт, твитер.

По отношению к этим задачам вы можете вести себя одним из следующих способов.

Полностью отказаться от них. Как советуют многие специалисты.
Прибегать к ним, только для отдыха или после завершения основных задач.

Описание Матрицы Эйзенхаэура вы получили. Теперь самое время взять несколько своих задач и расписать по этой технологии. Если вы этого не сделаете, то рискуете своими ресурсами. Подробнее про это можно прочитать в статье Как лучше всего изучать материалы сайта.

Успехов в применение.

С Уважением,

Олег Лялик

Оцените Ваш уровень тайм-менеджмента и получите рекомендации к действию.

Тест по тайм-менеджменту.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован насыщенный день и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.
А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Матрица Эйзенхауэра- инструмент личной эффективности

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия. Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта. Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”. Таким образом, получаем 4 сектора: сектор А — “срочно и важно” сектор В — “не срочно, но важно” сектор С — “срочно, но неважно” сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

оплата кредита
внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
плановый отчет
занятия спортом
качественный отдых
плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

проверка электронной почты
текущие звонки
совещания
домашние рутинные дела(уборка дома)
навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

посидеть в соцсетях
просмотр телевизора
треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

для планирования Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
для оценки своей эффективности Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
Интерпретация результата: сектор А Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности. сектор В Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном. сектор С Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи. сектор D Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период. После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
Может кто-то это сделать вместо меня?
Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
Разбейте объемные задачи на подзадачи.
Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи. Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
Исполнение поставленных задач:

в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”. Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон. Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время! Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

простой инструмент для распределения задач

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные — не самые срочные.

Дуайт Эйзенхауэр.

Существующий на сегодня ритм жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Большинство из нас каждый день ставит перед собой грандиозные задачи, планирует переделать кучу дел, и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал, жесткий цейтнот.

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Возникающее при этом эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент (управление временем) — наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

В управлении временем может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.

Одним из инструментов тайм-иенеджмента тайм-менеджмента является, так называемая,

матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

У Эйзенхауэра был живой и пытливый ум. Он интересовался историей, спортом, математикой, его привлекали устройство вещей и мотивы поведения людей. Свою немалую энергию он направлял на то, чтобы известное работало лучше, а не иным способом. И внутренне Дуайт был более ориентирован на самосовершенствование, а не на переделку самого себя.

Итак, в чём же заключается суть метода?

Начнём с того, что одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов является умение классифицировать дела по степени их срочности и важности.

Согласно предложенному Дуайтом Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям,

как срочность и важность дела .

A Важное и срочное . К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
B Важное, но несрочное . Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
C Срочное, но неважное . В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
D Не срочное и не важное . К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения.

Люди склонны заниматься прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейнтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу.

Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

A Важное и срочное. Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и кризисы — это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта 1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, — это огромное заблуждение.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», откладывая всё важное «на потом»;
отсутствия самодисциплины, неумения заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;

ленью;
в целом плохой организации работы кафедры, отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Скорее всего, неправильно расставляются приоритеты, или не делегируются обязанности (нет доверия в коллективе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

Незапланированный поход к стоматологу, вызванный, как всегда, внезапной зубной болью.
Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете — еще раньше, но все как-то руки не доходили…
Срочный звонок.
Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Необходимо научиться делегировать обязанности, найти и «воспитать» себе помощника, который заменит вас при необходимости. Подготовьте список обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести» Вашей деятельности в квадрант 2.

B Важное, но не срочное. Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

Написание статей, тезисов, отчетов по науке, отчетов о деятельности кафедры и др. плановая работа;
своевременная оплата автомобильной страховки, за коммунальные услуги и т.д.;
регулярные обращения к врачу — с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C Срочное, но не важное. К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3, считают, что они находятся в квадранте 1. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем вы сами определили, что для вас является основным делом, и что — суета сует.

Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2, выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный запас времени, которое вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

D Не срочно и не важно. Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно — просто хотите улучшить настроение;
бесцельное чтение интернет-страничек — развлекательное, но абсолютно бесполезное;
зависание в аське, скайпе и других месседжерах;
компьютерные игры;
долгие телефонные разговоры;
просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;

чтение анекдотов, забавных историй и др.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Расстановка приоритетов: как это сделать правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Нужно уяснить себе раз и навсегда, что у нас никогда не хватит времени на все то, что нам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от нас остальные. Необходимо использовать свое время лишь на действительно важные для нас вещи, которые могут приблизить поставленную нами перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Кроме того, чтобы быть более продуктивным в своей деятельности и не жить в промежутках между стрессами и кризисами, надо уметь делегировать обязанности и не тратить время на решение чужих проблем.

Таким образом, идеальное расписание на день должно по большей части содержать дела и задачи, которые попадают в квадрант 2 (важные/не срочные) матрицы Эйзенхауэра.

Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.

Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.

Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!

Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что-то полезное – и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем-нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.

Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?

Во-первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!

Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.

Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне – как в рабочее, так и в нерабочее время.

Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» – как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться. Срочные, но неважные дела – делегировать кому-то (насколько это возможно). Несрочные и неважные – просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного-двух раз в месяц.

Чрезвычайно важно научиться отказываться от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по-настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм-менеджменте – слово «НЕТ».

В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:

☼ максимум времени тратить на дела «А», и только на них;

☼ в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;

☼ достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.

Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные (по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?

На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража. Данную систему мы и обсудим дальше!

Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).
1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».
Важно или ____ срочно?
Важно или ____ срочно?
3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
Важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.
Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.
Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.
В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Принцип эйзенхауэра

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от этих критериев выделяются четыре группы дел:

Срочные и важные дела. За них следует приниматься тут же и самому.

Срочные, но не очень важные (менее важные) дела. Здесь руководителю не стоит проявлять поспешность. Если задача, несмотря на срочность, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-то особых качеств.

Важные, но не срочные дела. Их не требуется выполнять безотлагательно, они могут подождать. Проблемы с такими делами начинаются тогда, когда они превращают ся в срочные. А поскольку это происходит неизбежно, можно рекомендовать следующее: лучше всего важные, но не срочные дела либо отложить, либо полностью или частично поручить своим подчиненным. Кстати сказать, этим вы не только сэкономите время, но и сможете способствовать повышению мотивации своих сотрудников.

Несрочные (менее срочные) и неважные (менее важные) дела. Эти дела можно вообще не делать безо всякого Ущерба. Наберитесь мужества и для этих дел используйте корзину для бумаг.

А сейчас мы поговорим о втором очень важном аспекте планирования, а именно о планировании рабочего времени.

В важности такого разговора едва ли необходимо кого-либо убеждать. «И куда только ушло мое время», — говорят многие руководители, загруженные работой. К сожалению, для нашего руководящего состава не иметь времени и работать как можно больше (дольше) стало своеобразным символом статуса, служебного положения и Даже предметом гордости. Но дело здесь, конечно, не в перегрузке работой, а в простом неумении планировать собственное время. Исследователь в области менеджмента А. Маккензи в результате многочисленных опросов высшего управленческого персонала сделал вывод, что из ста менеджеров лишь одному (1\%) хватает времени для решения всех дел. Десятерым (то есть 10\%) его требуется на 10\% больше, сорока (40\%) — на 25\% больше, а остальным не хватает даже 50\% дополнительного времени. И это, конечно, свидетельствует не о количестве дел и загруженности менеджеров, а о массовом неумении рационально использовать свое время. Не случайно поэтому в современном менеджменте существует раздел, который называется «Менеджмент времени». Давайте познакомимся с психологическими аспектами менеджмента времени. Начнем с цитат:

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (А. Лейкен).

«Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (П. Друкер).

«Умение распоряжаться временем, наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей, выступает фактором, который пред-1 определяет ваш успех или неудачу» (3. Зиверт).

«Самое важное в вашей жизни — это в конечном счете ваше время» (А. Лейкен).

Из чего складывается менеджмент времени? Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя и, во-вторых, из умения планировать рабочий день. Сначала рассмотрим наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени! Попробуйте в своей работе устранить хотя бы пять из них и это будет прекрасный результат.

Ловушки времени

Нечеткая постановка целей.

Отсутствие приоритета в целях.

Попытки слишком много делать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Плохое планирование рабочего дня.

Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).

Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.

Плохое ведение документации.

Недостаток мотивации.

Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.

Недостатки в кооперации и разделении труда.

Отрывающие отдел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать «нет».

Неполная запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Нерабочая обстановка (посторонний шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие обратной связи.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Деловые записи сверх меры.

Синдром откладывания.

Желание знать все факты.

Длительность ожидания (например, деловой встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование дел.

Недостаточный контроль и самоконтроль.

Перейдем теперь к анализу принципов эффективного планирования рабочего дня. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые я предложу вашему вниманию, не носят, конечно, обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

¨ правила начала дня;

¨ правила середины дня;

¨ правила окончания дня.

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION — лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию. ..

«С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф»

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

А квадрант Важные срочные дела

В квадрант Важные несрочные

С квадрант Неважные срочные

D квадрант Неважные несрочные

Квадрант А

Квадрант В

Квадрант С

Квадрант D

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;
обратиться к стоматологу с болью в зубах;
подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
незапланированное совещание у шефа;
провести время в социальных сетях;

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

подготовка к рабочему проекту;
незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

починить табуретку, чтобы не шаталась;
провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

« Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений»

Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Цель в квадрате: что такое матрица Эйзенхауэра и как применять ее в тайм-менеджменте

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритизации задач. Это система, которая помогает вычленить из всего потока дел самые важные и срочные и распределить остальные задачи по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Как использовать метод Эйзенхауэра в планировании времени, в чем его недостатки и почему отдых тоже стоит включать в число первоочередных задач, — рассказывает на Forbes врач-психотерапевт, клинический директор сервиса подбора психологов Alter Анастасия Афанасьева.

Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач, постоянные дедлайны часто приводят к переутомлению, повышению тревоги и переориентации жизненных целей в сторону, не связанную с вашими ценностями. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.

Кто такой Эйзенхауэр и в чем суть его матрицы

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Кроме военных и стратегических заслуг, он известен высказыванием: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». Есть мнение, что Эйзенхауэр, уже будучи президентом, придумал распределять дела по матрице, впоследствии названной его именем. Однако документально это не подтверждено.

Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х.

Таблица Эйзенхауэра (Рисунок Getty images)

Как использовать матрицу

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. Чаще всего по вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Таким образом, получается четыре квадрата:

1) Важно и срочно;

2) Важно и не срочно;

3) Неважно и срочно;

4) Неважно и не срочно.

Главный вопрос: как оценить и распределить задачи по важности и срочности в модели Эйзенхауэра? Давайте начнем с важности. Чтобы понять ее степень, нужно определить ваши основные цели на данный момент и понять, каким ценностям они соответствуют. Целями могут быть семейное или финансовое благополучие, карьера, здоровье и так далее. При проверке важности задавайте себе вопрос: «Эта задача имеет прямое отношение к моей текущей цели и/или ценности, или нет?» Если ответ «да» — это важно, если ответ «нет» — то нет.

Для того чтобы определить срочность задачи, нужно понимать, какие негативные последствия будут от ее невыполнения. Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно». Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная.

Помните, что оценка важности и срочности не происходит раз и навсегда: эти параметры могут меняться. Именно поэтому стоит время от времени пересматривать матрицу и собирать ее заново.

Как работать с квадратами матрицы

Посмотрим, что же мы можем записывать в каждый квадрат Эйзенхауэра.

Квадрат А: важно и срочно

Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия.

Если большая часть ваших дел находится в квадрате А — это сигнализирует либо о проблемах с приоритизацией, делегированием, либо о выраженной перегрузке в определенных сферах жизни. Дела из этого квадрата мы делаем прямо здесь и сейчас, обычно это в течение одного-двух дней.

Квадрат B: важно и не срочно

Это «квадрат потенциала», «благополучия». Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения в пределах пары дней. При невыполнении у этих дел могут быть негативные последствия, но они долгосрочные — то есть могут наступить через месяц, год, десятилетия. Именно поэтому квадрат В еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестицию в будущее».

Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие.

Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А.

Квадрат С: неважно и срочно

«Квадрат помех», или «иллюзий». В нем оказываются задачи, у которых есть быстрые последствия, но их выполнение не соответствует ценностям. Это коварный квадрат: его часто путают с квадратом А при трудностях с определением своих целей и ценностей и из-за необходимости делать задачи срочно.

Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям.

Время на дела из этого квадрата нужно стараться минимизировать. Для этого можно либо использовать делегирование, автоматизацию и оптимизацию процессов, либо просто отказываться от задач.

Квадрат D: неважно, не срочно

Это квадрат растрат, мусорная корзина. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Где можно собрать матрицу

Самый простой и доступный вариант — нарисовать матрицу вручную на бумаге или планшете, компьютере. Можно также сделать себе заготовки шаблона и пользоваться ими. Для наглядности и эффективности можно выделять задачи разными цветами и пользоваться стикерами.
В различных приложениях в формате to-do-list: ToDo от Microsoft, Notion, Trello, Evernote. Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы Эйзенхауэра.
В онлайн-сервисе Eisenhower.me, а также в приложениях для смартфонов по работе непосредственно с матрицей: Taskman, Tasks, 4do.
На канбан-доске.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.

Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.

«Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач.

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей. Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны. Пример распределения дел: человек записывает в квадрат В задачу «купить новую машину» и начинает постоянно откладывать эту цель. При детальном разборе оказывается, что на самом деле новая машина не нужна — ему нравится его текущая. Цель была внесена на основе мнения окружающих о том, что раз в два–три года машину надо менять. Получается, что в настоящий момент это и не срочная, и не важная задача для человека. Тогда это квадрат D.

Более того, человек должен понимать, какие дела помогают ему отдыхать и восстанавливаться — и вносить их в квадрат В, а не D. У отдыха часто есть не срочность, но важность и долгосрочные последствия. Если мы постоянно откладываем отдых, не даем себе восстанавливаться, наполняться другими, нерабочими занятиями,то это приводит к выгоранию, снижению мотивации к работе, тревожным и депрессивным расстройствам. Чаще всего такой подход не бьется с ценностями о здоровье или развитии карьеры.

На снимке: Дуайт Эйзенхауэр.

что это, и как её применять на деле

Приветствую Вас, друзья!

Планирование времени – это очень полезный навык, позволяющий значительно повысить собственную эффективность ценой небольших усилий. Большинство из нас, планируя свои дела, составляет один линейный список. Постепенно он разрастается, мы добавляем в него новые задачи, что-то делаем, а что-то переносим на следующий день. И чем больше список, тем ниже эффективность данного подхода, поскольку задачи становится сложно ранжировать. Матрица Эйзенхауэра – это мощный инструмент, позволяющий решить данную проблему, чётко и однозначно расставив приоритеты для всех запланированных дел. В этой статье мы подробно разберемся с тем, что такое Матрица Эйзенхауэра, и как правильно с ней работать. Начнем.

Что такое Матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра – это специальная таблица для записи задач, состоящая из 4 полей (или «квадрантов»), которые позволяют однозначно распределить задачи по приоритету. Для каждой задачи определяется всего два параметра: важность и срочность. После этого, в зависимости от комбинации этих параметров, она заносится в определенную клетку матрицы.

Данный подход к планированию придумал не кто-то из современных специалистов по тайм-менеджменту, а 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. До того как стать президентом, он прошёл две мировых войны и закончил военную карьеру одним из самых почитаемых генералов своей страны. Это был, несомненно, очень эффективный человек, решавший огромное количество задач на каждом этапе своей жизни и карьеры.

Стремясь повысить собственную эффективность, он изобрёл способ организации дел, который сегодня известен как «Матрица Эйзенхауэра». Это простой, универсальный и очень эффективный подход, в котором может разобраться любой человек. И сегодня мы подробно рассмотрим, как использовать его на практике.

При этом определить, в какой квадрант нужно записать задачу, очень просто – её достаточно оценить по двум параметрам: по важности и по срочности. В двух верхних ячейках записываются важные дела, а в двух нижних – неважные. В двух левых ячейках – срочные дела, а в двух правых – несрочные. В результате все задачи разбиваются на 4 группы, для каждой из которых вполне понятна её важность и приоритетность. Выглядит довольно просто, не так ли? И всё же, прежде чем приступить, следует разобраться с некоторыми тонкостями и подводными камнями, чтобы не повторять чужих ошибок.

Как это работает?

Основная цель данного подхода заключается в том, чтобы предоставить человеку возможность быстро, точно и однозначно распределять дела, разграничивая такие понятия как важность и срочность. Люди, хорошо понимающие, что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает, большую часть времени посвящают важным делам, своевременно решая все задачи и не доводя их до состояния срочности.

Чтобы научиться эффективно использовать данный инструмент, придерживайтесь следующих несложных правил:

Намечайте список задач с вечера. Не нужно сразу заполнять матрицу. Достаточно набросать черновой вариант списка, чтобы утром переосмыслить его, дополнить и систематизировать. Можно записывать этот список на диктофон своего смартфона перед сном.
Сначала выписывайте все дела на один лист. Любую информацию проще анализировать и оценивать, если записать её и держать перед глазами в максимально наглядном виде. Со временем, когда вы научитесь быстро оценивать срочность и важность каждой задачи, этот пункт можно будет пропускать.
Просматривая списки, переоценивайте каждое дело. Не нужно постоянно править таблицу – излишний перфекционизм здесь может только навредить. Но переоценивая дела сегодня, вы сможете быстрее и точнее распределять их завтра.
Не расстраивайтесь, если приходится переносить часть дел на завтра. Матрица Эйзенхауэра для того и нужна, чтобы грамотно ранжировать задачи по приоритету и в первую очередь выполнять наиболее важные и срочные. А остальные можно переносить без угрызений совести.

Чтобы понять, как правильно классифицировать задачу, занося её в матрицу Эйзенхауэра, задайте себе следующие вопросы:

Связана ли эта задача с приоритетными для меня ценностями? Если да, то это важная задача.
Приведёт ли невыполнение данной задачи к негативным последствиям? Если да, то задача важная.
Будет ли результат другим, если я выполню эту задачу не сегодня, а завтра? Если да, то задача срочная. Если же присутствует жесткий дедлайн или выполнить задачу завтра невозможно по иным причинам, она является первоочередной по срочности.
Приведёт ли откладывание данной задачи к негативным последствиям? Утвердительный ответ также говорит о том, что задача срочная.

Ещё один важный совет: составляйте матрицу Эйзенхауэра так, чтобы в каждом квадранте оставалось свободное место для новых пунктов. Если не получается – берите лист большего размера или уменьшите размер почерка. Не забывайте, что ваше умение учитывать и предусматривать подобные мелочи многое о вас говорит.

Структура матрицы Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

Постоянное наличие дел в этом квадранте говорит о проблемах с планированием или о неправильной расстановке приоритетов, поскольку важные задачи должны выполняться до того, как перейдут в разряд срочных. Разумеется, возможны ситуации, когда и у хорошо организованных и дисциплинированных людей дела переходят в разряд важных и срочных. Но при идеальном планировании квадрант A большую часть времени должен оставаться пустым. Своевременно выполняя задачи из квадранта B, добиться этого не сложно.

Обычно в квадрант A попадают дела, для которых справедливы следующие утверждения:

они связаны со здоровьем;
их невыполнение (или несвоевременное выполнение) окажет отрицательное влияние на другие дела;
их невыполнение может привести к неприятностям.

Для быстрого освобождения первого квадранта полезно использовать делегирование. Разумеется, перепоручать важные задачи можно только достаточно ответственным людям.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Несмотря на то, что данный квадрант идёт вторым, именно он является самым важным. В нём должны находиться дела, являющиеся наиболее приоритетными и перспективными для вас. Это задачи, выполнение каждой из которых приближает вас к цели. В идеале, именно этим делам необходимо посвящать практически всё своё время. Люди, занимающиеся преимущественно делами из квадранта B, добиваются наибольших успехов. У них лучше складывается карьера и бизнес, и даже в личной жизни присутствует больше гармонии.

Решение задач без лишней спешки позволяет делать всё более качественно, полностью раскрывая свой потенциал. В спешке человек часто не стремится понять, почему что-то не работало, а потом вдруг заработало. Если же не спешить, то всегда есть возможность тщательно проанализировать свои действия и получить ценный опыт. Однако важно учитывать, что при таком подходе работа продвигается медленнее, поэтому увеличивается риск, что важные дела перекочуют в квадрант A.

Люди, для которых организованность и самодисциплина имеют решающее значение, стараются организовать свою работу так, чтобы почти все рабочие задачи находились в квадранте B. Сюда же они обычно помещают и многие личные дела, такие как занятия спортом, медицинские осмотры, различные бытовые вопросы и прочее.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

К этой группе относятся дела, не приближающие вас к цели, а только отвлекающие от важных дел своей срочностью. Они снижают вашу эффективность, мешая сосредоточенно работать. Но люди, которые не знают, что такое матрица Эйзенхауэра, и не используют её для планирования, обычно не отличают дела из квадранта C от дел из квадранта A. Поэтому всегда важно помнить об актуальных планах и при анализе важности каждого дела решать, приближает ли оно вас хотя бы к одной из ваших целей.

Обычно в квадрант C попадают дела, которые приходится делать, хоть они и не представляют ценности. Это может быть навязанная встреча, или чей-то день рождения, который вы не пропускаете из вежливости. Также в группу C входят всевозможные хлопоты, которых нельзя избежать, такие как разбившаяся ваза, сгоревшая лампочка, заскрипевший навес двери или сломавшийся кран на кухне. Решение этих проблем обычно не терпит отлагательств, но не продвигает вас к цели и не приносит особой пользы, а лишь устраняет внезапно возникшие неудобства, отнимая время и энергию.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В эту группу входят дела, которые часто называют «пожирателями времени». Они вообще не приносят пользы, и нет никакой необходимости ими заниматься. Это всевозможные рутинные развлечения, пустые разговоры в рабочее время, общение в чатах и на форумах, просмотр видео с котиками на YouTube. Иногда вам кажется, что можно «по-быстрому» разложить пасьянс «Косынка» или сыграть в «Сапёра», но в итоге эта мелочь отнимает у вас час или два, да ещё и утомляет. Отдых действительно может быть полезным и содержательным, но подобные отвлечения от работы чаще оказываются бессмысленными, рутинными и даже утомительными.

В квадрант D должны попадать такие дела как разговоры по телефону, переписка в мессенджерах и соцсетях, общение на форумах, просмотр сериалов и бессмысленных передач, которые не просто так называют «отупляющими». Разумеется, хороший отдых необходим для того, чтобы отвлекаться от работы и повседневных хлопот, но существует немало способов отдыхать более качественно, приятно и интересно, чем играя в компьютерные игры и просматривая новые сериалы. Лучше прочтите книгу, запишитесь в спортзал и бассейн, погуляйте с близкими людьми по парку или выберитесь на природу.

Заключение

Научившись применять матрицу Эйзенхауэра, вы сможете гораздо более эффективно и грамотно управлять своим временем. Довольно скоро вы заметите, что успеваете сделать гораздо больше дел, и при этом у вас появится больше свободного времени. Но самое главное – это ощущение контроля над своей жизнью, поскольку у вас больше не будет возникать авральных ситуаций, в которых вы не знаете, за какую работу хвататься в первую очередь. Люди, использующие данный подход, всегда решают важные задачи до того, как те станут срочными.

Матрица Эйзенхауэра – это отличный инструмент для каждого человека, который хочет научиться лучше управлять своей жизнью. Кроме того, она может стать панацеей для тех, кто столкнулся с таким явлением как эмоциональное или профессиональное выгорание. Если вам всегда нравилось то, чем вы занимаетесь, но сейчас ваша работа вызывает у вас лишь дисфорию, вам срочно нужно приводить дела в порядок. Не нужно ждать моментальных результатов. Но постепенно к вам придёт ощущение контроля, а вместе с ним вернётся и возможность получать удовольствие от работы, которую вы выбрали для себя не просто так.

Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Автор:

Дмитрий

Время чтения:

24 мин.

Обновлено:

14/02

У вас выключен Javascript или работает блокировщик контента, поэтому некоторые функции сайта могут не работать или работать неправильно. Пожалуйста, измените ваши настройки, чтобы увидеть весь контент.

Содержание

Дуайт Д. Эйзенхауэр
Какие проблемы решает Матрица Эйзенхауэра
Основа матрицы
Квадрат A: важные и срочные дела
Квадрант B: важные, но несрочные дела
Квадрант C: срочные, но не важные дела
Квадрант D: не срочные и не важные дела
Распределение приоритетов
Как различить срочность и важность?
Как достичь баланса в матрице
Как работать с матрицей
Квадрат 1
Квадрат 3
4 квадрат
Плюсы метода Эйзенхауэра
Минусы метода

Каждый день человека окружает куча рутинных дел, в которых очень просто запутаться. Ведь с возрастом их становится все больше и больше. Иногда они накладываются друг на друга. Не успев что-то сделать вчера, мы переносим это на сегодня, а не сделав сегодня, — на завтра и так далее. Когда дел накапливается как снежный ком, уже начинаешь не понимать: что начал делать, к чему не приступил, а что уже почти закончено.

В такой ситуации часто оказывается человек, который не задается вопросом планирования своего времени. Многие не знают такого понятия, как тайм-менеджмент. Ведь в школе этому не учат, в университете тоже. Воспитатели и родители часто тоже не могут грамотно планировать свое время. Соответственно, не могут обучить ребенка навыку планирования. В этом нет ничего сложного, но из-за того, что управлению временем не уделяется достаточно внимания, эта способность у многих отсутствует.

Но те, кто хотят грамотно распоряжаться своим временем, могут с легкостью научиться этому. В наши дни существует много различных техник, позволяющих извлечь из времени максимум пользы. В этой статье мы не будем перечислять все существующие техники, а рассмотрим лишь одну. Она отличается эффективностью и простотой. Называется «Матрица Эйзенхауэра».

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, генерал Второй мировой войны. Помимо этого Дуайт Дэвид Эйзенхауэр известен, как эффективный менеджер и управленец.

Генерал руководил войском штатов во время Второй мировой войны. Участвовал в Нормандской операции. В ходе нее была освобождена Франция. Дуайт Д. Эйзенхауэр был у истоков НАТО. Президентом пробыл 8 лет, с 1953 по 1961 годы. Уйдя на пенсию, устроился в Колумбийской университет, занимал там должность ректора. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был создателем фразы: «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные». Именно это высказывание в дальнейшем стало девизом, легшим в основу Матрицы Эйзенхауэра.

Метод и идеи Эйзенхауэра были сформированы не сразу. Писатель Стивен Кови создал из мыслей бывшего президента эффективный инструмент, помогающий определить и расставить приоритеты. Сделал он это в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Метод известен также под названиями Матрица управления временем, Метод Эйзенхауэра, Квадрат Эйзенхауэра.

Какие проблемы решает Матрица Эйзенхауэра

Бывают такие дни на работе, когда сел, встал и уже 6 часов. Задачи наваливаются одна на другую, не успеваешь даже перекусить. В конце дня испытываешь не радость от того, что все сделал, а разбитость и усталость. И дело тут не в низкой мотивации… Возникает такое состояние потому что трудящийся не понимает, каким образом рутинные задачи приближают его к цели, и какая она, и есть ли она вообще.

Для такого состояния в тайм-менеджменте есть специальное название: проблема целеполагания. Последствия проблемы могут быть фатальными. В жизни будет присутствовать только работа, редкого отдыха будет недостаточно для восстановления, а результат будет непонятен и сомнителен.

Ставьте цели о помните о них

Поговорка Сизифов труд хорошо объясняет это состояние. Приговорённый царь Сизиф изо дня в день поднимал огромный камень вверх. Камень сразу скатывался, достигнув вершины горы. И хоть обычные люди никогда не слышали таких приговоров, иногда кажется, что они просто пропустили оглашение.

Проблема не в том, что кто-то прикладывает мало сил или недостаточно времени уделяет работе. Основной недостаток — отсутствие или неверная цель и приоритеты. Метод Эйзенхауэра позволяет решить эту проблему, помогая систематизировать задачи в зависимости от уровня приоритета.

Квадратом Эйзенхауэра пользуются миллионы людей по всему миру. Это эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Полезен он не только руководителям мировых корпораций и крупных фирм, но и менеджерам среднего звена, а также обычному персоналу. Родоначальником этого метода был генерал Второй мировой войны, 34-й президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой президент, он был каждый день очень занят. Ему требовалось ежедневно выполнять множество дел. Он самостоятельно оптимизировал свои дела, корректировал график в зависимости от типа задач. В дальнейшем на основе его личного опыта и возникла матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Основа метода состоит в том, чтобы уметь правильно распределить все дела, понимать разницу между важным и срочным делом. Также создатель метода выявил, как можно уменьшить время на занятия, которые не приносят результата. Давайте рассмотрим на практике, как это все работает и внедряется в жизнь.

Основа матрицы

Матрица состоит из четырех квадратов. Они разделены между собой двумя осями. Вертикальная полоса — ось важности, а горизонтальная — ось срочности. Таким образом каждый квадрат имеет по две отличительные характеристики. В зависимости от степени срочности и важности распределяются все текущие и будущие задачи. Таким образом появляется общая картина и вырабатывается график. Становится понятно, какие дела сделать сегодня, какие в ближайшее время, а к каким можно вообще не притрагиваться. Это довольно просто. Рассмотрим каждый квадрат по отдельности.

Квадрат A: важные и срочные дела

Если у человека все в порядке с планированием, то этот квадрат будет пустой. Важные и срочные дела появляются только тогда, когда не организована работа отдела, когда долгое время не решаются текущие задачи. Часто в квадрат попадают дела из-за неумения человека правильно расставить приоритеты или из-за лени. Допустимо редкое появление в этом квадрате задач. Форс мажоры из-за внешних, не зависящих от сотрудников обстоятельств так или иначе встречаются почти во всех фирмах. Но если квадрат заполняется почти ежедневно, это повод задуматься о самодисциплине.

Матрица Эйзенхауэра: A: важные и срочные дела

Как было выяснено ранее, нужно стараться сделать так, чтобы в квадранте А ничего не находилось. Для этого необходимо, чтобы задачи из остальных квадратов выполнялись своевременно. Некоторые виды задач стоит вписывать в первый квадрат и это:

Задачи, без которых невозможно выполнение намеченных целей.
Задачи, невыполнение которых влечет за собой неприятности.
Задачи, влияющие на здоровье.

Не стоит забывать о такой вещи, как делегирование. Если в квадрате А появляются дела, которые можно перепоручить кому-то, то обязательно стоит это сделать. Так у вас появится время на решение других срочных и важных задач.

Квадрант B: важные, но несрочные дела

Квадрант В заслуживает пристального внимания. Цели из второго квадрата перспективные и приоритетные. Из них в большинстве должен складываться рабочий день сотрудника. Если работники уделяют большую часть времени задачам именно из этого квадрата, они быстрее идут по карьерной лестнице, имеют большую зарплату, в жизни им чаще сопутствует успех. У них больше свободного времени и в целом их жизнь более насыщена и интересна.

Понравилась статья?

Подпишись и узнай:
— как контролировать свои доходы и расходы,
— во что лучше инвестировать в текущем году,
— как избавиться от долгов и др.

Матрица Эйзенхауэра: B: важные, но несрочные дела

Отсутствие временного давления позволяет уделить больше времени задаче, посмотреть на нее со всех сторон и подобрать оптимальное решение. При таком подходе сотрудник лучше всего раскрывает свои способности и потенциал. Не стоит также забывать, что если вовремя не выполнять дела из квадрата В, они переместятся в квадрант А. В этом случае уже не будет столько времени и вариантов выполнения задачи. Поэтому лучше все же не тратить много времени на выполнения дел из квадрата В и решать их сразу по мере поступления.

Специалисты в сфере тайм-менеджмента советуют вносить в квадрат В ежедневные дела, относящиеся к основной деятельности сотрудника. Сюда также стоит включать планирование и анализ проведенного дня, занятия фитнесом или обучение, человека каждый день.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела из квадрата С мешают добиться человеку поставленных целей. Они не приносят практической пользы, а, напротив, отвлекают сотрудника от действительно полезных задач. Работник впустую распыляет свои силы и внимание, из-за этого падает эффективность и концентрация. Применяя метод, важно понимать разницу между срочными не важными делами из квадрата С и срочными важными делами из квадрата А. В противном случае несрочные дела могут выйти на первый план, в то время как действительно важные задачи останутся невыполненными. Всегда важно уметь отделять второстепенное от главного и правильно расставлять приоритеты.

Матрица Эйзенхауэра: C: срочные, но не важные дела

В квадрант С смело можно отнести бесконечные встречи, планерки, собрания, не приносящие практической пользы. В эту же категорию добавляются дни рождения знакомых (не друзей, семьи и близких), домашние дела, не требующие срочного решения: замена микроволновки, покупка разбитой вазы, подклеивание отошедших обоев. Таким образом, в квадрат С попадают все дела, которые не двигают вас к цели, а наоборот тормозят путь.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

От целей из квадранта D вообще нет никакой пользы. Чаще всего такие задачи лучше не брать вовсе, так как их решение не принесет ничего важного и нужного. Но знать их все равно необходимо. В квадрате D чаще всего будут убийцы времени.

Однако многим людям наоборот хочется больше поработать над квадратом D. Задачи легки в выполнении, занимаясь ими, можно расслабиться, с интересом провести время и получить удовольствие. Поэтому довольно тяжело полностью вычеркнуть такие задачи из своей жизни. Так или иначе, избавиться от них постепенно все же необходимо.

Матрица Эйзенхауэра: D: не срочные и не важные дела

К пожирателям времени относятся:

Долгие разговоры по телефону.
Соцсети, просматривание ленты и сториз.
Длительное общение в мессенджерах с друзьями или коллегами на общие темы.
Развлекательные ток-шоу.
Компьютерные и мобильные игры.
Сериалы.

Так или иначе, отдых нужен любому человеку. Однако можно его сделать более полезным и наполненным: спортзал, хорошая книга, выезды на природу, интеллектуальные игры. Если не получается завязать с видам отдыха из первого списка, то нужно поставить себе условие: не заниматься делами из квадрата D пока не будут выполнены задачи из квадратов C и B. Также необходимо ограничить время ежедневного отдыха, например, поставить ограничение в смартфоне на использование соцсетей и игр.

Распределение приоритетов

Поначалу будет тяжело верно расставлять приоритеты. Однако результат, который вы получите в итоге, стоит приложенных усилий. Поможет разобрать дела по квадратам следующее упражнение:

Нарисуйте таблицу с 4 колонками: порядковый номер, задача, важность и срочность. Во второй столбец впишите ежедневные дела. Затем оценивайте срочно и важность каждой задачи. Чтобы было легче это сделать, для оценки параметра важность задайте два вопроса:

Без этой задачи невозможно достигнуть цели?
Если не выполнить задачи, в дальнейшем могут быть серьезные проблемы?

Ответами будут только да – важно, нет – неважно. Затем оцените срочность, задав следующий вопрос: если задачу не сделать сейчас, то она будет уже неактуальной (да – срочно, нет – не срочно).

Как различить срочность и важность?

Нет четкого алгоритма, с помощью которого можно с полной уверенностью распределить задачи по срочности и важности. В реальности зачастую тяжело отделить срочность от важности, чем в теории при составлении таблицы. Если описать кратко, то срочные задачи нельзя не решать, они требуют вашего внимания прямо здесь и сейчас. Важные задачи требуют не столько ежесекундного внимания, сколько планирования. Они в большей степени помогают достичь намеченные цели. Срочной задачей может быть ответ на звонок крупного клиента. К важной задаче можно отнести ознакомление с новыми исследованиями по вашей сфере деятельности, саморазвитие. Например, чтение книги «Психология денег».

Как достичь баланса в матрице

Стивен Кови писал, что квадрат В, важные, но несрочные дела – это показатель качества. Время, которые было использовано на выполнение задач из второго квадрата, намного повышает эффективность в целом. Происходит встреча умения планировать, действий с профессиональным и личным ростом.

Для того чтобы оценить свое место по матрице Эйзенхауэра, наблюдайте за своими задачами и временем. Полезно вести ежедневник, в котором вы будете отображать список всех целей и потраченное время на выполнение каждой из них. Возьмите для анализа несколько дней. Например, неделю. Распределите выполненные дела по квадратам. Перед тем, как вписывать каждую задачу, ответьте на вопросы по ней:

Было ли это срочно для вас?
Было ли это важно для вас?

Узнайте, насколько хорошо вы разбираетесь в личных финансах, ответив на 5 вопросов.

Приступить

Спасибо! Первое письмо уже ждет вас в почтовом ящике.

При выборе критериев ориентируйтесь только на свои долгосрочные цели, не берите пример с других.

Как работать с матрицей

Прежде всего подготовьте матрицу, распределив и вписав задачи в упражнении.

Это упражнение поможет вам распределить задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра.

На портале каждый материал сопровождается упражнением, которое поможет понять и применять на практике получаемые знания. Все они доступны подписчикам бесплатно!

Вы также можете воспользоваться нашим шаблоном.

Шаблон Матрицы Эйзенхауэра Скачать

Первый этап выполнен: задачи распределены по квадратам. Далее нужно понять, куда в большей степени уходит ваше время, нравится ли вам такой баланс. Далее рассмотрим комплекс необходимых действий при перевесе времени в одной из четвертей. Если перевес во втором квадрате, то у вас все хорошо с планированием и корректировка не требуется.

Квадрат 1

В данном случае нужно больше времени уделить планированию. Это поможет увидеть возникновение проблемы и сразу устранить ее.

Каждая неделя и месяц должны быть расписаны. Выпишите все задачи и сроки их выполнения. В конце первой недели проведите анализ своей деятельности. Сработал ли ваш план? Если что-то пошло не так, поправьте вторую неделю.

Нужно больше времени уделить планированию

Если источником проблем в 1 квадрате выступайте не вы, подумайте, как можете повлиять на то, чтобы их стало меньше. Может помочь лучшее взаимодействие между коллегами, отделами, руководителями и подчиненными. Иногда бывает полезно скорректировать нагрузку. Чрезмерная занятость приводит к ошибкам, которые приходится оперативно решать. Если много времени отнимает какой-то один клиент и решение его задач почти всегда в 1 квадрате, то стоит задуматься, а нужен ли вам этот клиент.

Квадрат 3

Задачи из 3 квадрата старайтесь больше делегировать, некоторые не стоит выполнять вовсе. Также стоит ограничить ежедневное время выполнения задач из 3 квадрата. Для каждой задачи выработайте стратегию и подумайте, что можно с ней сделать: делегировать, отказаться от выполнения, обледенить несколько задач в одну и выполнять в течение недели. Возможно стоит обсудить с руководителем затрачиваемое на проблемы из 3 квадрата время.

Старайтесь больше делегировать

4 квадрат

Чаще всего люди, не вылезающие из квадрата D, переживают депрессию, стресс или хотят скрыться от проблем. Найдите источник, который убивает больше всего вашего времени. Устраните его или хотя бы ограничьте время. Разрешайте себе выполнять дело только после того, как будут сделаны задачи из других квадратов. Заранее подумайте над тем, как будете бороться с прокрастинацией в течение недели. И не забывайте самообучаться.

Нет ничего плохого в отдыхе. Но когда его много и он непродуктивный, страдают ваши основные дела.

Плюсы метода Эйзенхауэра

Один из самых больших плюсов — это легкость в реализации. Составление матрицы не требует специальных средств: достаточно бумаги и ручки. Вы также не потратите много времени на заполнение квадрантов. Метод улучшает способность грамотно распоряжаться своим временем. Вы всегда будете знать задачи, которые напрямую приводят вас к поставленной цели.

Матрица универсальна. Она подойдёт для использования как собственникам бизнеса и генеральным директорам, так и рядовым сотрудникам, менеджерам и фрилансерам, которые одновременно могут трудиться над несколькими проектами с разными дедлайнам.

Минусы метода

Поначалу очень тяжело понять важность задачи, определить ее в нужный квадрат с первого раза. Непонимание важности приводит к тому, что вы можете переложить задачу не на того человека, который может попросту с ней не справиться или выполнить ее не на должном уровне.

Срочные дела не всегда есть возможность решать в эту же минуту. Вам может не хватать компетенций, времени. Часто на пути встречаются бюрократические трудности. Из-за этого эффективность матрицы падает.

Несмотря на недостатки, квадрат Эйзенхауэра сделает рабочий процесс проще и понятнее. У вас появится больше свободы, задачи будут выполняться качественно и своевременно. Жизнь станет более организованной и осознанной.

Полезные материалы

WhatsApp
ВКонтакте
Telegram
Facebook
Viber
Twitter
Pinterest
Мой Мир
Skype
Blogger
Одноклассники
Pocket
Ссылка

Сделано на платформе ПРАВОЛОГИЯ

Матрица Эйзенхауэра – что это такое и как с ее помощью эффективно управлять временем

Приветствуем вас, уважаемые подписчики и гости!

Существует множество различных техник тайм-менеджмента для управления своим временем. Сегодня мы с вами рассмотрим одну из них и узнаем, что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать в повседневной и профессиональной жизни.

Кто такой Эйзенхауэр

Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.

Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”.

Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.

Суть стратегии

Матрица Эйзенхауэра – это метод расстановки приоритетов, который позволяет разделять задачи по степени срочности и важности, тем самым более эффективно управлять личным и рабочим временем.

Этот инструмент активно используют в тайм-менеджменте. Он помогает определить, куда утекают наши силы и время и как распланировать жизнь так, чтобы свободы на реализацию планов и целей было больше.

Принцип стратегии прост – нужно начертить квадрат и разделить его на 4 части:

Важные и срочные дела – это те, что требуют немедленных действий.
Важные, но не срочные – задачи, относительно которых следует решить, в какое время запланировать их выполнение.
Срочные, но не важные – то, что можно кому-то делегировать.
Не срочные и не важные – дела, которые можно и вовсе вычеркнуть из списка и забыть о них.

Посмотрите, как выглядит квадрат Эйзенхауэра.

Характеристика квадрантов

Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.

A: Важные и срочные

Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.

Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.

Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину.

B: Важные, но не срочные

На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха.

В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения.

При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.

C: Не важные, но срочные

В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.

К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей. Это срочно, но не важно для вас сейчас.

Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.

И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.

D: Не важные и не срочные

Задачи, которые относятся к этому квадранту, часто называют пожирателями времени. Это дела, которыми нам приятно и легко заниматься, но они совершенно бесполезные. Сюда можно отнести просмотр лент в социальных сетях, сериалы, мобильные и компьютерные игры, телепередачи и пр.

В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.

Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.

Как применять метод на практике

Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:

Лучшее время для заполнения – вечер накануне вашего первого (или следующего) организованного дня. Возьмите лист бумаги и ручку. Начертите квадрат и присвойте каждому сектору свой цвет. Это поможет визуально настраиваться на ту или иную категорию дел. К примеру, квадрант A традиционно окрашивают в красный – символ срочности и важности.
Можно создать электронную таблицу в Excel, либо воспользоваться уже готовым шаблоном матрицы Эйзенхауэра, который разработала платформа для онлайн-заметок Evernote. Он очень удобный, таблица уже имеет свои цвета, названия, нумерацию строк. Вам останется только внести свои задачи.
Есть еще один способ, который позволит всегда и везде иметь при себе свою таблицу – скачать мобильное приложение. Для App Store есть Focus Matrix, а для Google Play – My tasks.
На отдельном листе бумаги или отдельной графой в электронном документе выпишите все задачи, которые перед вами стоят на ближайший день и неделю. Когда вы набьете руку в деле планирования, в будущем можно этот список не создавать, а сразу заносить задачи в квадрат.

Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:

Для определения степени важности. Спросите себя: “Находится ли это в приоритете моих главных целей?” Если да, то это важное дело, если нет, то не совсем важное. И задайте себе еще вопрос: “Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню это?”
Для определения срочности. Спросите: “Можно ли отложить это дело до завтра?” Если ответ утвердительный, значит, задача не очень срочная и ее можно отложить. Еще вопрос: “Не изменится ли результат, если я сделаю это позже?”

Резюмируем:

Важная задача – это та, что лежит в основе ваших целей. Ее откладывание влечет за собой негативные последствия.
Срочная задача с течением времени может потерять свою актуальность, а результат может ухудшиться.

Несколько советов по использованию матрицы:

Вычеркивайте дела, которые вы уже выполнили.
Если предпочитаете заполнять квадрат на бумаге, оставляйте свободные места, чтобы иметь возможность что-то дописать при необходимости.
Нереализованные задачи переносите на следующий день, чтобы они не затерялись.
В конце дня доставьте себе удовольствие полюбоваться всеми закрашенными строчками и почувствуйте себя деловым и успешным человеком, который прожил день с пользой.

А знаете ли вы, что есть еще один интересный способ планирования задач, который называется диаграммой Ганта. Для ее построения используются две оси: вертикальная для перечня дел и горизонтальная для указания времени, которое необходимо на выполнение каждой задачи.

Пример заполнения матрицы

Для наглядности приведем список дел одной женщины на предстоящий день и покажем, как можно отсортировать их по принципу матрицы Эйзенхауэра.

Итак, что ей нужно сделать завтра:

Оплатить секцию дочери.
Написать статью для заказчика.
Сходить в магазин за продуктами.
Посмотреть образовательный вебинар.
Посетить бассейн.
Почитать интересную книгу.
Убраться в ванной.

Как она будет распределять эти задачи:

Завтра последний день внесения платы за секцию дочери. А поскольку она дотянула до этого, дело становится важным и срочным (квадрант A). Если бы она была немного внимательнее и задумалась раньше, то задачу можно было бы отнести к категории B и не спешить.
Написание статьи она отнесет к категории B, т. е. важно, но не срочно. При этом обязательно выполнит ее как приоритетную, поскольку если откладывать, потом будет сложно уложиться в сроки и выполнить план.
Покупку продуктов можно отнести к категории D. Запасы в холодильнике еще есть, а потому завтра можно не заботиться об этом и выполнить, только если останется время.
Посмотреть вебинар. Он проходит онлайн и касается моего обучения интересной для неё деятельности. Квадрант C – не важно, ведь это не по работе, но срочно, т. к. может потерять актуальность.
Посетить бассейн – не срочно и не важно (категория D). Здесь хотим сделать оговорку. Для женщины бассейн является развлечением и отдыхом. Но для кого-то это оздоравливающая процедура, важная для здоровья в перспективе. Хотим напомнить, что распределение дел по квадрантам – это субъективное расставление приоритетов. Вы сами решаете, что является для вас важным, а что нет.
Чтение книги она также отнесет к последнему сектору и займется этим, если перед сном у нее будет свободное время.
Убраться в ванной – не срочное и не важное дело. Если она сделает это на выходных, результат не изменится.

В таблице ниже мы показали, что у нас получилось.

Теперь длинный список дел на завтра превратился в удобную табличку, из которой лучше видно первостепенные задачи и то, что можно без ущерба отложить на потом.

А если переложить на плечи домочадцев, к примеру, поход в магазин или уборку, можно и вовсе вздохнуть намного легче.

Мы привели пример своих повседневных дел, но матрицу можно использовать и для организации рабочего процесса. К примеру, вы трудитесь в офисе: распишите все свои задачи и систематизируйте их аналогично приведенному мной способу. Увидите, работа пойдет намного эффективнее и быстрее.

Оценка эффективности и оптимизация

После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.

По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.

Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:

уделите больше времени планированию и самодисциплине, поскольку задачи часто попадают в этот сектор из-за постоянного откладывания на потом или неграмотного распределения сил;
возможно, некоторые дела стоит выпустить из-под контроля и доверить другим людям;
оцените, не слишком ли много времени вы тратите впустую, из-за чего важные задачи остаются нереализованными.

Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):

учитесь говорить “нет” на просьбы окружающих сделать что-то за них;
старайтесь делегировать задачи, которые запросто могут обойтись без вашего участия.

Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендуем изучить следующие статьи:

Как правильно ставить цели
Как бороться с прокрастинацией
Как увеличить свою продуктивность

Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.

Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:

Она проста в применении. Не требует подготовки, освоения сложных алгоритмов или штудирования теории. Минимальный набор для выполнения – бумага и карандаш.
Это быстро. Поначалу сортировка задач может занять некоторое время. При должной сноровке процесс займет всего 2–3 минуты.
Метод универсален. Его можно применять как в бытовой сфере, так и на работе или обучении.
Подходит для разных горизонтов. Можно планировать дела на день, неделю, месяц, год.
Помогает увидеть, куда уходят ресурсы – время, силы, энергия – и выявить недостатки в своей системе планирования.

Какие минусы есть у метода:

Субъективность оценки. Цель матрицы – быстро раскидать дела по категориям, не подвергая их серьезному анализу. Расстановка приоритетов осуществляется интуитивно, на глазок. Во-первых, у всех нас разные приоритеты. Помните пример с бассейном? Во-вторых, открывается широкий простор для когнитивных искажений. Новые дела кажутся нашему мозгу более срочными, чем старые. А задачи, завязанные на эмоциях, выглядят более важными, нежели те, к которым мы подходим рационально.
Ограниченная классификация. Матрица представляет собой сильно упрощенную градацию задач, состоящую всего из 4 категорий. Но в жизни между этими крайностями есть множество других “оттенков” оценки. Например, почти не важное, очень важное, требующее немедленных действий и т. п. В результате дела разной степени важности попадают в общую категорию и наделяются равным приоритетом.
Пренебрежение другими факторами. Градацию дел можно проводить не только по показателям “срочное – не срочное” и “важное – не важное”. Есть и другие ценные факторы, влияющие на приоритетность выполнения: наличие ресурсов, ожидаемая эффективность, полезность и т. п.
Не учитывается психологический фактор. Чаще всего самые срочные и важные дела – это те, что нам меньше всего хочется делать, они менее приятны и требуют наибольшей отдачи. Если изо дня в день фокусироваться только на сложном и масштабном, можно либо потерять вкус к жизни, либо провалиться в бесконечную прокрастинацию.

Заключение

Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.

В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.

Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.

Напоследок оставим три полезных ссылки, которые могут вам пригодиться:

25 самых эффективных техник тайм-менеджмента
Курсы по тайм-менеджменту
Функциональные тайм-треккеры

Всем удачных экспериментов и до скорого!

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о продуктивности, неверно

Описанная выше ситуация также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы склонны браться за задачи с более короткими сроками и меньшими окна завершения. Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее уложить одного в постель. Мы предпочитаем их менее срочным задачам, даже если менее срочные более важны и приносят больше вознаграждения.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужной сверхурочной работы.

Рори Ваден, писатель и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы тайм-менеджмента слишком много внимания уделяют эффективности. Большинство методов повышения производительности направлены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени в течение дня для более краткосрочного принятия решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия основана на цитате Дуайта Д. Эйзенхауэра:

‍«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочные. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы. Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разбирать матрицу Эйзенхауэра, мы считаем необходимым подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.

Как и в случае с любым новым методом повышения производительности, который вы хотите внедрить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует множества проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев. Загружайте справочные материалы, получайте журналы пуль или полагайтесь на приложение учета рабочего времени, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свои успехи.

Если вы управляете командой, планируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне, когда речь заходит о приоритетах.

Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход максимально плавным. Мы все учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка. Даже хваленый метод Agile требует более года или двух, чтобы быть реализованным должным образом.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин с популярного канала Youtube Vlog Brothers :

«Производительность не обязательно связана с работой, максимизацией результатов или чем-то еще. Есть много способов быть продуктивным. Для меня продуктивность — это прежде всего признание того, что время — это то, что у нас есть».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели. Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важное и срочное.

Важно. Один из способов отличить важные задачи от неважных — задать вопрос: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами. Если от их завершения зависит работа других или она оказывает серьезное влияние на проект, задачу нельзя пропускать.

Срочное — Срочное внимание сосредоточено на времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Является ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего графика и цели проекта также играют роль.

Как только вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач на четыре группы в соответствии со следующим:

ВАЖНОЕ и СРОЧНОЕ (ДЕЛАТЬ)
Грин проиллюстрировал это на простом примере вашего дома. находясь в огне. Это то, что вам НУЖНО сделать прямо сейчас. Менее катастрофически говоря, эти задачи, как правило, те, которые мы откладываем на последний момент или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
‍
ВАЖНОЕ, но НЕ СРОЧНОЕ (РЕШИТЬ)
Другим простым примером могут быть долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или занятия спортом (если нет серьезной проблемы со здоровьем, в этом случае необходимо срочно ). Общее правило для этой группы — запланировать время для работы над этими задачами. Откладывая их, вы просто увеличиваете их количество до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не будут рассмотрены.
‍
НЕВАЖНОЕ, НО СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
Это могут быть небольшие, повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или просмотр электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение встречи по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же осведомленного для проведения собрания поможет в долгосрочной перспективе.
‍
НЕВАЖНОЕ И НЕСРОЧНОЕ (УДАЛИТЬ)
Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.

Для тех из вас, кто является визуальным типом, матрица Эйзенхауэра может быть представлена в виде простой рамки.

Важно помнить, что фильтр важного/срочного меняется в зависимости от ваших проектов и целей. Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избегания ловушки простой срочности, в которую неизбежно попадает каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам придется освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор начинающего стартапа, то ваши руки будут заняты проектами и задачами, связанными с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы помочь познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не является ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, или тратить часы на переписку по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, скорее вы создаете очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что на данный момент вы не можете помочь, так как у вас слишком много дел.

Отклонение — важная часть процесса фильтрации. Действия, попадающие в четвертую группу Эйзенхауэра, скорее всего, будут отброшены (например, удаление нежелательной почты вместо ее сортировки). И если вы продолжаете перемещать задачу в четвертую группу неделю за неделей, значит, с самого начала она не была важной или срочной.

По мере продвижения задач вверх и вниз по лестнице приоритетов не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

В заключение

После освоения Матрица Эйзенхауэра становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они, кажется, никогда не достигают, потому что в сутках не хватает часов. С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь концентрироваться на том, что важно, а не на поддельной срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с работой над проектами. Ставя на передний план более широкую картину, матрица Эйзенхауэра оказывается одним из лучших методов самопомощи для больных проектов и команд.

Автор: Марко Марич:
‍ Марко Марич — маркетолог и блогер. В основном он освещает темы, связанные с бизнесом, маркетингом и производительностью. В настоящее время Марко работает по адресу Clockify — бесплатный инструмент для отслеживания времени.

Как повысить производительность с помощью принципа Эйзенхауэра

4 декабря 2017 г. 20 апреля 2020 г. Кристер Хусстоль

Производительность и эффективность, управление задачами и рабочие процессы

Грамотный тайм-менеджмент означает быть не только результативным, но и эффективным. В современном быстро меняющемся рабочем пространстве может быть трудно отличить важное от срочного. Мы часто попадаем в ловушку, полагая, что все срочные задачи также важны, даже если это бывает редко. На самом деле, большинство вещей, пытающихся привлечь внимание нашего мозга, обычно представляют собой тривиальные, неважные задачи, требующие высокой срочности.

Принцип Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра восходит к цитате, приписываемой бывшему президенту США Дуайту Д. Эйзенхауэру:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Принцип довольно прост. Вы оцениваете свои задачи с точки зрения срочности и важности, а затем размещаете их в разных квадрантах матрицы Эйзенхауэра, что дает вам наглядное представление о том, как расставить приоритеты для ваших задач.

Срочное и важное

Давайте начнем с определения того, что представляет собой важная задача и срочная задача.

СРОЧНО

Задача, определенная как срочная, требует немедленных действий или внимания. Примеры:

Кризисы
Проблемы с прессованием
Проекты со сроками
Прерывания (звонки, встречи, электронная почта)

ВАЖНАЯ

Задача, определяемая как важная, часто связана с долгосрочными целями. Примеры:

Планирование, исследования, проектирование, испытания
Улучшения возможностей
Построение отношений
Разработка изменений, направления и стратегии

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех различных квадрантов в зависимости от срочности и важности. Квадранты выглядят следующим образом:

1. Срочно и важно: ВЫПОЛНЯЙТЕ

Если задача одновременно срочная и важная, сделайте ее немедленно.

2. Не срочно, но важно: РЕШИТЬ

Если задача важная, но не срочная, установите срок выполнения и сделайте ее позже.

3. Срочно, но не важно: ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Если задача срочная, но не важная, лучше всего делегировать ее кому-то другому.

4. Несрочное и неважное: УДАЛИТЬ

Если задача не является ни важной, ни срочной, ей не следует присваивать приоритет. Бросьте это или сделайте это, когда у вас есть дополнительное время.

Очевидно, что вам нужно заняться в первую очередь задачами, которые являются СРОЧНЫМИ и важными. Также легко понять, что задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, должны быть в последнюю очередь. Однако может быть трудно решить, на чем сосредоточиться, когда речь идет о задачах, которые являются «несрочными и важными» или «срочными и не важными». Здесь важно помнить, что если вы сосредоточите все свое время на срочных задачах, важные задачи никогда не будут выполнены. Срочно не равно важно.

Используя матрицу Эйзенхауэра, вы получите лучшее представление о том, как расставлять приоритеты в своих задачах. Начните с того, что сделайте то, что важно, в порядке срочности. Если у вас есть возможность выполнить некоторые неважные задачи, выполняйте их после завершения всех важных задач или делегируйте/отбрасывайте их в зависимости от срочности.

Upwave поддерживает столбцы, строки и цветовое кодирование карточек, что делает его идеальным инструментом для создания матрицы Эйзенхауэра. Начните с создания двух столбцов: «Срочно» и «Не срочно». Затем включите строки и создайте строку для «Важно» и «Не важно». Теперь у вас есть структура.

Создайте цвета, которые вы хотите использовать для 4 разных категорий; Делать, решать, делегировать, удалять. Мы использовали красный (Делать), зеленый (Решение), желтый (Делегировать) и синий (Удалить), но здесь нет никаких правил — используйте цвета, которые вы предпочитаете! Когда вы все настроите, начните добавлять свои задачи в каждый квадрант.

1. Сделать немедленно

2. Решить, когда это сделать

3. Делегировать кому-либо

1

0041 4. Удалить/удалить

В этом случае красные задачи будут выполнены сразу. Для зеленых задач вы должны установить крайний срок для каждой (что очень просто в Upwave!), а затем приступить к ним после красных задач. Желтые задачи следует делегировать кому-то другому (если это возможно), а синие — отбросить.
Основные выводы
Срочно не равнозначно важно: Важное редко бывает срочным и наоборот
Матрица Эйзенхауэра: Помогает вам классифицировать свои задачи, чтобы вы могли правильно расставить приоритеты!
Если задача важная и срочная: Выполняйте ее немедленно – без проволочек.
Если задача важная, , но не срочная: Установите крайний срок и выполните ее к этому времени. Убедитесь, что вы делаете это!
Если задача срочная, но не важная: Тогда это просто отвлечение, поэтому делегируйте ее кому-нибудь другому.
Если задача ни срочная ни важная: Ну, тогда вы ее вообще не ставите в приоритет. Брось это!
Источники
Бэр, Дрейк. (2014). «Дуайт Эйзенхауэр сделал важное открытие о продуктивности». Business Insider
Дуайт Д. Эйзенхауэр (1954). «Выступление на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей, Эванстон, Иллинойс». Американский президентский проект
Маккей; Бретт; Кейт (2013). «Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в своей жизни». Искусство мужественности.
Готовы поднять свою производительность на новый уровень?
Начать бесплатно
Нравится:
Нравится Загрузка. ..
Матрица Эйзенхауэра: тайм-менеджмент – важность и срочность
Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица срочности-важности, помогает в выборе задач и установлении приоритетов по важности и срочности, отделяя менее важные и срочные работы от тех, которые должны быть делегированы или вообще избегал.
Большинство людей тратят время на деятельность, которая не помогает им достичь своих целей. Матрица Эйзенхауэра поможет вам вырваться из этой петли. Вы упускаете из виду важные дела в своем контрольном списке, когда слишком долго тратите на срочные задачи. Легко попасть в реактивную петлю непрерывного тушения пожаров, лишая себя возможности работать над достижением своих целей.
Вы можете уделять больше времени и внимания действительно важным вещам, различая срочные и важные задачи. Матрица Эйзенхауэра может помочь вам определить эту разницу и лучше управлять своим временем. Давайте углубимся в детали этой матрицы Эйзенхауэра и посмотрим, как она работает.
История Матрицы
С 1953 по 1961 год Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом США. Он был полковником армии США, а позже был назначен первым верховным главнокомандующим НАТО.
Эйзенхауэру ежедневно приходилось принимать трудные решения относительно того, на какой из многочисленных работ ему следует сосредоточиться. В результате он разработал известную ныне концепцию Эйзенхауэра, которая помогает нам расставлять приоритеты на основе срочности и важности.
Квадранты матрицы Эйзенхауэра
Когда задания расставляются по приоритетам в соответствии с их срочностью и важностью, они делятся на четыре квадранта, каждый из которых имеет собственный набор методологий работы.
Квадрант 1: Срочно и важно
Срочные и жизненно важные задачи — это чрезвычайные ситуации с установленными сроками. Вы можете установить таймер, чтобы помочь вам сосредоточиться, пытаясь выполнить как можно больше. Рассмотрение важного документа для вашего руководителя — это пример срочной и важной задачи.
В большинстве случаев это либо предметы, навязанные вам внешним существом, либо предметы, от которых вы отмахивались, пока не наступило ограничение по времени. В любом случае они требуют реагирования на кризис.
Обязанности Квадранта 1 неизбежны. Всегда есть что-то вне ваших рук, даже если вы никогда не медлите. Проблема возникает, когда вы уделяете слишком много внимания этим непредвиденным или ограниченным дедлайнам обязанностям в ущерб долгосрочным целям, которые важны для вас.
Квадрант 2: Несрочные и важные
Задачи, которые не являются срочными, но имеют решающее значение для достижения вашей цели и не имеют жестких сроков, помогут вам достичь цели. Внесите эти дела в свой список дел на потом. Этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение, потому что именно здесь продуктивные и значимые люди проводят большую часть своего времени.
Поскольку у них может не быть временной шкалы, можно просто игнорировать эти задачи в пользу более неотложных обязанностей. С другой стороны, эти обязанности оказывают значительно большее влияние на вашу долгосрочную способность достигать поставленных целей. Квадрант 2 — это идеальный баланс личной многозадачности. Это точка, в которой вы концентрируетесь на росте и возможностях, а не на проблемах.
Функционирование в этом квадранте матрицы предполагает проактивность и расстановку приоритетов в том, что помогает вам развивать свои таланты и энергию, а также способствует достижению важных целей. Поскольку вы относительно свободны от требовательных отвлекающих факторов, квадрант 2 — это как раз то место, где происходит серьезная работа.
Квадрант 3: Срочное и неважное
Действия в этом квадранте почти всегда отвлекают от желаемого пути. Это задачи, в которых вы помогаете другим в достижении их целей. Переложите эти обязанности на других. Простой эффект срочности находится в квадранте 3. Стремление уложиться в сроки, реальные или воображаемые, заставляет вас браться за дела, которые для вас не важны.
Проведение большого количества времени в этом квадранте может испортить ваш график, потому что дела Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то целями. Сосредоточение внимания на задачах Q3 может помочь вам почувствовать, что вы не достигаете своих более широких жизненных целей или что вы не имеете влияния на свою повседневную жизнь.
Квадрант 4: Несрочные и неважные
Эти задачи не являются срочными и не помогут вам достичь ваших долгосрочных целей. Они не более чем отвлечение от того, что действительно важно. Удалите эти действия из списка дел. Квадрант 4 — это сектор изобилия и мгновенного наслаждения, который в конце концов оставляет вас неудовлетворенным.
Всем нам нужен отдых. Эйзенхауэр был очень известным игроком в бридж, которого позорно наказывали за частые игры в гольф во время пребывания в должности. Важно то, что эти занятия служили здоровым противовесом многим требовательным аспектам жизни политика. Однако, если вы не будете осторожны, то, как вы проводите свободное время, может истощить вашу энергию, энтузиазм и инновации.
Советы по экономии времени
Составление списка дел помогает очистить разум. Но постоянно спрашивайте себя, что важнее всего сделать изначально.
Старайтесь, чтобы каждый квадрант содержал не более восьми рабочих мест. Сначала закончите самые важные, прежде чем добавлять другие. Важно помнить, что речь идет не о накоплении, а о выполнении обязанностей.
Вы должны вести только один список как для рабочих, так и для личных задач. Вы никогда не сможете протестовать против того, что ничего не делаете для своего дома или для себя в конце дня, если будете делать это таким образом.
Позволять себе или другим отвлекать вас — плохая идея. Позволять другим определять ваши приоритеты — плохая идея. Планируйте с утра, а потом приступайте к работе. Наконец, насладитесь чувством выполненного долга.
Срочность и важность | Президентские советы по тайм-менеджменту
Президент Эйзенхауэр однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Этот принцип лежит в основе матрицы Эйзенхауэра, которую каждый (президент или кто-то другой) может использовать для организации своего времени. , а не вообще.
Если вы чувствуете, что тонете в списках дел или хотите попробовать новую технику тайм-менеджмента, вам может подойти матрица Эйзенхауэра.
Почему принцип Эйзенхауэра работает
Начнем с некоторых определений:
срочная проблема или задача — это то, что нужно решить немедленно или, по крайней мере, очень скоро — например, передать начальнику узнать последние цифры кампании по капитальным затратам перед завтрашним заседанием совета директоров или выяснить, почему система онлайн-регистрации на ваш ежегодный день волонтера работает со сбоями.
важная проблема или задача — это то, что способствует выполнению вашей основной миссии или целей. Это могут быть личные, профессиональные или организационные цели, в зависимости от задачи.
Первый приведенный выше пример является одновременно срочным и важным — срочным, потому что собрание состоится завтра, и важным, потому что презентация вашего начальника будет информировать правление о решениях о следующем этапе капитальной кампании.
Но, по мнению президента Эйзенхауэра, важные задачи не обязательно должны быть срочными. Например, реализация части стратегического плана вашей организации важна, но в большинстве случаев она может не ощущаться как срочная.
Если вы подумаете о возможных комбинациях срочных/менее срочных и важных/менее важных, вы начнете понимать, почему анализ обоих аспектов имеет решающее значение для успеха. Если вы тратите все свое время на решение срочных задач, не оценивая, важны они или нет, то у вас никогда не будет времени на важные, но меньше срочных задач. И вы можете тратить время на менее важные срочные задачи, когда вы действительно должны начать с важных и срочных дел.
… Мы потеряли тебя? Все это будет иметь больше смысла, когда вы посмотрите на матрицу.
Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра
1. Выполнить в первую очередь
Срочные и важные задачи помещаются в верхний левый квадрант. Это те задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь.
Вы можете использовать такие стратегии, как Техника Помидора , чтобы сосредоточиться на этих задачах, прежде чем двигаться дальше. В технике помидора вы делите свое время на 25-минутные рабочие сессии. Каждый из них известен как «помодоро». После каждого помидора делайте пятиминутный перерыв; после четырех помидоров (известных как «помодори») вы заслужили более длительный перерыв.
Чтобы объединить технику помидора с матрицей Эйзенхауэра, сосредоточьте свои первые несколько помидоров на срочных и важных задачах.
2. Расписание
Менее срочные, но все же важные задачи помещаются в верхний правый квадрант. Запланируйте время для выполнения этих задач, чтобы не потерять их из виду.
Техника помидора работает и здесь. Вы можете запланировать будущий «помодоро» для работы над этими задачами. Даже если вы не используете технику помидора, пометка «рабочий блок» в вашем календаре — точно так же, как вы добавляете встречу — может помочь вам действительно приступить к работе.
3. Делегировать
Срочные, но менее важные задачи помещаются в нижний левый квадрант и могут быть делегированы другим. Таким образом, они все еще выполняются, пока вы можете провести время в другом месте.
Иногда делегирование легче сказать, чем сделать. Но если задача действительно срочная, и для вам неважно ее выполнение, то вам нужно делегировать ее кому-то другому, будь то стажер, младший сотрудник или коллега.
Один из наших первых примеров — выяснить, почему система онлайн-регистрации на ваш ежегодный день волонтера работает со сбоями, — может быть задачей, которую пора делегировать. Эту задачу нужно решить быстро, но она может быть не важна для вам конкретно , чтобы копаться в системе и выяснять, что происходит. Вы можете попросить кого-то еще поработать с вашей ИТ-командой или компанией, предоставившей платформу для регистрации, чтобы выяснить, что происходит, а затем отчитаться перед вами, пока вы занимаетесь другими задачами.
Несмотря на заголовок «делегат» в этом квадранте, могут быть случаи, когда вам нужно выполнять срочные, но менее важные задачи. Это может включать посещение собрания, где необходим ваш опыт, или помощь коллеге. Это нормально, чтобы держать эти задачи в вашем списке дел; просто убедитесь, что важные и срочные дела расставлены выше других.
4. Не делайте
Этот квадрант может показаться нелогичным, но он один из самых важных. Если то, что вы делаете, не является ни срочным, ни важным, то, возможно, вам вообще не следует этого делать. Технологические отвлекающие факторы, такие как проверка социальных сетей или вашей личной электронной почты, могут относиться к этому квадранту.
Как получить максимальную отдачу от матрицы Эйзенхауэра
Когда вы получаете новую задачу, проект или запрос, убедитесь, что вы понимаете уровень срочности или важности. Если что-то из этого непонятно, спрашивайте! Без соответствующей информации вы не сможете правильно использовать матрицу Эйзенхауэра.
После сортировки задач поделитесь матрицей со своим руководителем и посмотрите, согласны ли они с вашей оценкой срочности и важности. Они также могут помочь вам переместить вещи в третий квадрант, если у вас возникли проблемы с определением того, какие задачи можно делегировать вашим коллегам.
Матрица Эйзенхауэра также может помочь вам сосредоточиться на поиске работы, особенно если вы безработный и пытаетесь структурировать свои дни. Срочными и важными задачами могут быть такие вещи, как выполнение письменного теста или сообщение кому-либо о назначении информационного интервью. Затем, позже в тот же день, вы можете запланировать время, чтобы проверить страницы вакансий интересующих вас организаций — что-то важное, но не совсем срочное.
Даже если все, что вы делаете, это оцениваете срочность и важность задачи перед ее началом, даже без использования матрицы, вы улучшите свою производительность и управление временем. И вы должны поблагодарить президента Эйзенхауэра!
Вам понравился этот пост? Там еще много, откуда это взялось! Подпишитесь здесь на обновления.
Срочно Важно: чего не хватает в шаблоне матрицы Эйзенхауэра?
Шаблон матрицы Эйзенхауэра всегда представлен как окончательный квадрант тайм-менеджмента. Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент и Верховный главнокомандующий Соединенных Штатов, якобы превратил ее в реальную матрицу решений. Он полагался на него по утрам, чтобы согласовать свои непосредственные приоритеты со своими краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными целями, тем самым отфильтровывая важные задачи и действия от всего остального.
В результате мы видим это повсюду, и это стало типичным средством повышения производительности для предпринимателей. На самом деле вопрос, который нам часто задают, звучит так: говоря о матрице Эйзенхауэра, как быстро выделить несрочные неважные задачи, чтобы исключить их из списка дел?
Отличный вопрос, потому что системы картирования решений очень эффективны, когда речь идет о том, чтобы помочь людям изменить или улучшить их методы работы, но это гораздо больше, чем просто сетка управления временем.
Проблематично, хотя существует множество статей, объясняющих, как использовать матрицу решений, вывод обычно один и тот же: сосредоточьте свое внимание и усилия на том, что срочно и важно.
Вот только эти рассуждения ни к чему не приведут.

Обычное рассуждение о срочности и важности неверно.
Обычное рассуждение о срочном и важном неверно! Это поможет вам справиться немного лучше в краткосрочной перспективе, да. Но это все.
Интересно, почему? Ну… типичный анализ графика основан на идее, что вы хотите достичь производительности. И для большинства людей продуктивность зависит от того, сколько вы можете сделать за минимально возможное время.
Но вот в чем дело. Что, если бы ключом было заменить идею продуктивности идеей того, что вы должны оказывать влияние? Что, если реальная ценность принципа Эйзенхауэра заключается в способности мыслить нестандартно?
В этой статье мы расскажем вам все, что вам нужно знать о матрице решений Эйзенхауэра (кстати, также известной как коробка Эйзенхауэра). И мы покажем вам, как использовать его максимально эффективно.
Осторожно, наши предложения поначалу могут показаться нелогичными. Однако, как только вы поймете нашу точку зрения, вы больше никогда не будете смотреть на вещи так, как раньше.

Срочно важный шаблон матрицы – в теории.
Если вы читаете эту страницу, вы уже знаете о дилемме между важным и срочным и, вероятно, уже знаете общую картину, стоящую за ящиком Эйзенхауэра. Проще говоря, все это представляет собой квадрант приоритетов, где одна переменная представляет собой важное, а другая — срочное.
В сочетании эти два фактора определяют наши способы организации дел, которые мы делаем, в зависимости от степени их срочности, важности или того и другого.
Конечно, матрица Эйзенхауэра — это не просто задача. Он действительно направлен на то, чтобы помочь вам в принятии решений в целом, и его следует использовать как таковой, будь то в вашей профессиональной или личной жизни.
Общая картина.
А теперь напоминание об общей картине. Если вы посмотрите на график ниже, то все станет ясно довольно быстро.
Некоторые задачи как несрочные и не важные.
Некоторые задачи срочные, но не важные.
Некоторые задачи важны, но не срочные.
А остальные важные и срочные.
Вопрос в том, как лучше интерпретировать и использовать шаблон срочной важной матрицы? Ну, как упоминалось ранее, здесь все становится интереснее.
Типичный анализ квадранта срочной важности – отказ от неважного или делегирование его.
Обычно шаблон матрицы Эйзенхауэра интерпретируется путем рассмотрения четырех квадрантов.
В левой части диаграммы вы найдете все задачи, о которых вам следует забыть, потому что какую бы ценность они ни создавали, она не считается «важной». Сказано иначе? Метод Эйзенхауэра основан на важной стороне вещей — и мы вернемся к этому через мгновение.
Внизу те, что не важны и не срочные, можно выбрасывать не задумываясь. Например, ответы на нежелательные и не относящиеся к делу электронные письма или звонки и встречи, которые не будут иметь никакого значения, обычно заканчиваются в этом ящике.
Второй квадрант вверху включает срочные, но не важные документы, которые также можно оставить в стороне. Тем не менее, они приходят с определенной степенью крайней необходимости, поэтому их, вероятно, следует делегировать кому-то другому. Например, обратный звонок от вашего бухгалтера может быть срочным (поскольку нужно закрыть файл), но может не иметь принципиального значения для вашего бизнеса.
В общем, вывод прост: откажитесь от неважного или делегируйте его.
Обычный подход: Оставьте важные несрочные дела на потом.
В правой части диаграммы находится колонна ящика Эйзенхауэра.
Вот где действительно важна матрица срочных дел, и именно здесь занятые люди обычно превращаются в высокоэффективных людей.
Внизу идут важные вещи, которые не особенно срочные. Например, создание аналитической панели для веб-сайта или создание процесса для облегчения и автоматизации управления любыми счетами, которые вы постоянно забываете на своем рабочем столе. Что еще более важно, работа над стратегией или процессом контроля качества также подходит туда, если это не вопрос жизни или смерти.
Главное, важное и срочное. Например, это оплата счетов за Интернет, чтобы вас не отключили, или решение проблемы контроля качества, которая ставит под угрозу ваш бизнес, если ее не решить немедленно.
Типичный совет, который вы найдете повсюду, звучит так: сосредоточьте свое внимание на том, что является одновременно срочным и важным. Без этого ваш бизнес может развалиться, а все остальное вы все равно сможете сделать позже.

Проблема: разница между срочным и важным заключается в… важном.
Однако с этим подходом связана существенная проблема. Сосредотачивая свое внимание и усилия на срочных и важных вещах, вы стреляете себе в ногу. Вы отдаете приоритет мыслям и действиям в последнюю минуту, в конце дня, и это ставит вас в очень негативную петлю.
Вы избавились от неважного, это верно, но вы не берете управление!
Наоборот, вы остаетесь в рамках логики, основанной на списках дел, и продолжаете выполнять те задачи по управлению огнем, от которых пытались избавиться в первую очередь.
Вы хотели сэкономить время и стать более продуктивным, но продолжаете реагировать на любые обстоятельства вместо того, чтобы взять их под свой контроль. Это не имеет большого смысла, не так ли?

Нет, это не так. Итак, вот в чем дело. Разница между срочным и важным — супер-пупер-мегаважно.
Давайте снова возьмем наши предыдущие примеры.
Должны ли вы принимать срочные звонки от своего бухгалтера и тратить несколько часов каждую неделю в течение следующих шести месяцев на управление счетами, когда они больше не могут ждать? Или вам следует потратить некоторое время и усилия на создание процесса управления счетами, чтобы ваш бухгалтер мог получать счета напрямую и эффективно с ними работать, пока вы сосредоточитесь на чем-то более важном?
Очевидно, что построение процесса может подождать. Тем не менее, стоит ли ждать?
Подумай об этом.
Сколько вы берете за два-три часа своего времени? В качестве альтернативы, сколько клиентов вы могли бы найти с дополнительными тремя часами в неделю?
Если второй вариант кажется более эффективным, не будет ли эффективнее потратить несколько часов на создание процесса, чтобы вы могли пропустить бумажную работу и вместо этого сосредоточиться на зарабатывании денег?
Управление расписанием: для кого это актуально?
При работе над управлением временем и расписанием важно определить срочность и важность. Для этого вы можете задать себе один простой вопрос. Для кого эта задача актуальна и важна?
Если задание для вас важное и срочное, то беритесь за него. Однако в большинстве случаев важность и срочность на чьей-то стороне. Бухгалтеру нужен документ сейчас, и он оказывает давление, чтобы он мог сделать свои дела. Верно?
Вывод матрицы решений: ваше время стоит намного больше, чем вы думаете.
Вывод здесь прост. Ваше время стоит намного больше, чем вы думаете, и ваша способность расставлять приоритеты задач и действий — лучший способ перейти от логики гонки производительности к логике эффективных решений.
Пример из жизни: когда экстренные «реакции» создают негативную петлю.
По правде говоря, мы видим это предубеждение каждый день в нашей деятельности по бизнес-коучингу. Наши клиенты — предприниматели, и они обычно бегут от времени. И люди. И деньги.
Однако в большинстве случаев причина, по которой они продолжают работать, заключается в том, что они делают все возможное, чтобы продолжать реагировать на обстоятельства, вместо того, чтобы создавать важные, но не срочные процессы и системы, чтобы сэкономить время позже.
В одном конкретном случае нас нанял клиент, у которого были проблемы с розничным бизнесом. Когда клиент связался с нами, большая проблема была связана с контролем качества. За исключением того, что мы знали, что проблема была связана с тем, как они ежедневно принимали бизнес-решения.
Счета-фактуры были перепутаны, а заказы не следовали, поэтому клиент клиента не был доволен качеством продукта и обслуживания.
В то же время клиент был так занят сортировкой писем и счетов, что не оставалось времени следить за производством и информировать конечного клиента о незначительных задержках. Они знали, что что-то не так в отношении срочности и важности, но они никогда не думали о том, чтобы помещать вещи в шаблон матрицы приоритетов. Неудивительно, почему кто-то был сварливым!
Как повысить производительность в бизнесе: подумайте дважды.

Итак, к нам обратился клиент с вопросом, как повысить производительность в бизнесе. Когда мы спросили их: «Не лучше ли помечать каждую задачу как срочную?», они дали нам четкое «нет».
Тем не менее, они понятия не имели о том, как они могут структурировать свои методы работы, поэтому мы настаивали на несрочных важных вещах. Мы заставили их работать над настройкой процессов, чтобы счета поступали автоматически на один адрес электронной почты, а затем автоматически сортировались в определенный файл, управляемый одним конкретным человеком через определенные промежутки времени.
Да, разработка процесса заняла время. Тем не менее, методом проб и ошибок они поняли, что многих манипуляций можно избежать. Через несколько месяцев наш клиент понял, что разница представляет собой большую часть работы, сэкономленную каждую неделю.
Это время было затем реинвестировано. Можно создать больше процессов, чтобы сэкономить больше времени на другие вопросы. И больше свободного времени уделялось стратегическому мышлению и мозговому штурму (не говоря уже о парусном спорте, пеших прогулках и игре в гольф).
В конце концов, они поняли, что могут либо продолжать реагировать на любую деловую карму, которую им навязывает, либо начать действовать, чтобы остановить неприятную рутину управления огнем, в которую они погрузились.
Очень важно правильно расставлять приоритеты. И срочно.
В целом, если вы заинтересованы в более эффективном планировании и управлении временем, важно понять, что вам, вероятно, следует пересмотреть то, как вы интерпретируете матрицу решений Эйзенхауэра.
Да, важная и срочная матрица — известная система квадрантов тайм-менеджмента. Но его эффективность зависит от вашей собственной способности сосредоточиться, выбрать важные факторы, которые необходимо принять во внимание, и установить приоритеты, которые имеют смысл.
Как предприниматель, вам придется решать важные и срочные задачи. Никаких сомнений насчет этого.
Тем не менее, ваша работа состоит в том, чтобы строить системы, гарантирующие, что срочных дел будет все меньше и меньше. На самом деле, самое важное и срочное дело в вашей деловой жизни сейчас, вероятно, состоит в том, чтобы выяснить, как полностью избавиться от срочности.

Превращение шаблона матрицы Эйзенхауэра в практические изменения.
Не останавливайтесь здесь. Какими могут быть ваши собственные типичные примеры матрицы Эйзенхауэра?
Возьмите бумагу и нарисуйте на ней коробку Эйзенхауэра. Затем попытайтесь выяснить, что вы делаете каждый день, и как вы могли бы поместить это в матрицу решений.
Сколько срочных звонков вы принимаете еженедельно, в конце концов, с ограниченной важностью?
Сколько важных сообщений вы могли бы прочитать позже?
Найдите минутку и подумайте об этом: как вы можете определить срочно?
Какие важные, но несрочные задачи есть в вашем списке дел?
На самом деле, как лучше всего расставить приоритеты в списке дел?
Каковы ваши 5 лучших принципов борьбы с пустой тратой времени?
В конце концов, ваше планирование оказалось эффективным?
В свете вышеизложенного, не следует ли уделить время несрочным, но важным процессам, меняющим жизнь?
Какие у вас есть альтернативные варианты?
Что это может быть за процессы?
В конце концов, дело в том, что нет смысла пытаться справиться с любой чушью, с которой вы боретесь. Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы запихать в дневник как можно больше вещей, а в том, чтобы сделать ваше время и усилия эффективными. Итак, как вы планируете это сделать?
Ищете эффективные инструменты планирования и управления временем?
Прежде чем мы закончим, мы хотели бы дать вам пару дополнительных лайфхаков для предпринимателей.
Без шуток, ваша способность расставлять приоритеты в действиях и задачах является ключом к тому, чтобы стать более эффективным. Установка правильных приоритетов поможет спланировать свое время (и время других). Возможно, что еще более важно, это избавит вас от необходимости адаптироваться к инструментам управления, которые не будут иметь никакого эффекта, если вы не подойдете к ним с правильным мышлением.
Что касается того, какие инструменты планирования и управления временем вы можете использовать, вот несколько советов.
Во-первых, попробуйте наш экономящий время модуль самообучения. В нем мы рассмотрим множество концепций, и это сэкономит вам много усилий.
Во-вторых, подумайте о создании дорожной карты. Дорожные карты требуют в первую очередь расстановки приоритетов, чтобы они могли привести вас в правильном направлении с минимальными усилиями. Они действительно могут помочь вам установить цели, которые вы можете измерить, и вехи, на которые вы можете опираться.
В конечном счете, наличие среднесрочного и долгосрочного направления поможет вам установить приоритеты, которые вы сможете использовать для определения того, что важно и что срочно в данный момент. Они являются основой, когда дело доходит до построения вашей собственной матрицы приоритетов, было бы глупо не использовать их!
Хорошей новостью является то, что наш модуль тайм-менеджмента включает в себя инструменты и шаблоны, чтобы сделать именно это, так что у вас действительно нет оправданий!
И последнее…
И последнее, прежде чем мы уйдем. Эту взвешенную матрицу решений не стоит рассматривать только потому, что она названа именем президента или потому, что ведущие авторы, такие как Стивен Кови, говорят о ней в своих книгах. Это интересно включить в свою жизнь, потому что это действительно может изменить ситуацию.
Если у вас есть сомнения, вот небольшое упражнение.
Каков ваш годовой оборот?
Сколько часов вы работаете в день, неделю, месяц и год?
Разделите свой годовой оборот на количество часов, которые вы отработали, и вы узнаете, какую ценность вы производите как предприниматель.
Рассмотрите вещи в перспективе и сравните ценность, которую вы создаете, отправляя электронные письма в течение двух часов в день, с ценностью, которую вы создаете каждый час с точки зрения оборота.
Итак, расскажите нам. Стоит ли это вашего времени или вы могли бы найти способы переосмыслить свои приоритеты? Вероятно, здесь нужно принять простое решение!

Используйте шаблон матрицы приоритетов для управления проектами и задачами
Содержание
1 Начало работы с шаблоном матрицы приоритетов
2 Что такое матрица приоритетов?
2.0.1 Квадрант 1: Срочно и важно = Сделать сначала
2.0.2 Квадрант 2: Важно, но не срочно = Сделать позже
2. 0.3 Квадрант 3: Срочно, но не важно = Делегат
2.0.4 Квадрант 4: Ни срочно, ни важно = Устранить
3 Как применить матрицу приоритетов на практике?
4 Шаблон приоритизации идей
5 Руководство по использованию шаблона приоритизации идей
6 Сила визуального сотрудничества
Матрица приоритетов — это инструмент принятия решений, который помогает вам сортировать свои задачи и выбирать наиболее важные из них. не отталкивайтесь внезапным, неожиданным и срочным. Это поможет вам сосредоточиться на ваших долгосрочных общих целях, предоставляя основу для определения приоритетов того, что важно.
Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр придумал первый образец матрицы приоритетов действий. Всемирно известная матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица приоритетов или матрица срочности-важности, представляет собой простой, но мощный инструмент стратегического управления.
Мы создали 2 версии шаблона матрицы приоритетов, которые можно использовать в различных случаях.
Начните работу с шаблоном Priority Matrix
Мы в Conceptboard любим продуктивность. Мы всегда стремимся работать продуктивнее и делимся с вами своими советами. Вот почему мы очень рады поделиться с вами нашим бесплатным шаблоном матрицы приоритетов, так как уверены, что он поможет вам лучше управлять своим временем и сосредоточиться на своих больших целях.
Просто нажмите на изображение ниже, и вы сразу же перейдете к шаблону, где сможете сразу же приступить к его заполнению.

Если вы хотите узнать больше о производительности, вам может быть интересно прочитать о 4 типах продуктивных рабочих процессов или о том, как эффективно донести свои идеи.
Что такое матрица приоритетов?
Основная идея заключается в том, что анализ и разделение задач на четыре основных квадранта по степени важности и срочности позволит вам лучше планировать свое время и снизить уровень стресса.
Квадрант 1: Срочные и важные = Делайте первыми
Первый квадрат предназначен для задач и проектов, которые необходимы для вашей работы или личной жизни. Это вещи, которые нужно сделать сегодня или, самое позднее, завтра, и их нельзя отодвигать.
Это может быть ответ на важное электронное письмо, завершение презентации или отчета. Или в личной жизни, оплачивая счета или уплачивая налоги. Это вещи, которые часто будут иметь негативные последствия, если они не будут завершены вовремя.
Квадрант 2: Важно, но не срочно = Сделать позже
Второй квадрант предназначен для задач, которые также важны, но их не нужно выполнять немедленно. Поэтому вы должны запланировать специальное время для них.
Эти задачи могут включать обновление вашего веб-сайта, встречу с новым поставщиком или изучение важной темы. Обычно это важные вещи для ваших долгосрочных целей, но их отбрасывают, когда возникает что-то срочное.
Квадрант 3: Срочно, но не важно = Делегат
В третьем квадрате перечислите срочные, но не важные дела, которые можно делегировать. Эти занятия могут быть важнее для кого-то другого, чем для вас. Поэтому обязательно спросите себя, важна ли задача для вас или для кого-то еще?
Эти задачи можно делегировать кому-то другому или разрешить запрашивающему выполнить задачу самостоятельно.
Квадрант 4: Ни срочные, ни важные = Устранить
Последний квадрант предназначен для вещей, которые можно устранить! Это вещи, которые вы не должны делать, возможно, потому, что они не входят в вашу сферу деятельности, или потому что они тратят время впустую. Избавившись от задач, которые тратят много времени, управление временем станет намного проще.
Как применить Матрицу приоритетов на практике?
Используйте это пошаговое руководство, чтобы заполнить матрицу приоритетов:
Для начала запишите все задачи и проекты, которые вы хотите или должны выполнить.
Оцените действия по их важности и срочности. Вы можете оценить их по шкале от 1 до 4 или использовать шкалу по вашему выбору, например. школьные оценки или шкала от 1 до 10.
Теперь пришло время добавить элементы в матрицу. Постарайтесь ограничить каждый квадрант восемью элементами, чтобы это было достижимо. Помните, что цель здесь — достижение!
Когда вы добавляете задачи в квадрант 2, обязательно запланируйте для них время и включите это время в задачу в своей матрице. Это будет держать вас подотчетным, и поможет вам с вашим тайм-менеджментом.
Шаблон определения приоритетов идей
Еще одна матрица определения приоритетов, которая поможет вам сэкономить время и усилия, — это шаблон определения приоритетов идей. Это отличный инструмент для определения того, какие идеи или проекты наиболее достойны внимания, исходя из их общей осуществимости и важности.
Использование простой матрицы, в которой осуществимость идеи откладывается по оси x, а уровень важности — по оси y, позволяет визуализировать, какие идеи имеют наибольшие шансы на успех, а каких следует избегать.

В дополнение к управлению потоком проектов шаблон определения приоритетов идей также можно использовать для определения приоритетов элементов списка пожеланий в рамках более крупного проекта. Например, при разработке нового веб-сайта вы могли собрать длинный список пунктов списка пожеланий от многочисленных заинтересованных сторон и отделов.
Избавьтесь от догадок, нанеся их все на матрицу приоритизации идей, чтобы вы могли четко видеть, на каких идеях вам следует сосредоточиться на этапе 1, а какие можно рассмотреть позже.
Руководство по использованию шаблона определения приоритетов идей
Соберите свою команду удаленно или лично для мозгового штурма, чтобы генерировать новые идеи. Запишите каждое действие на отдельной заметке в шаблоне определения приоритетов идей. (Пропустите этот шаг, если у вас уже есть длинный список идей или список желаемого проекта).
Отсортируйте идеи и отфильтруйте абсолютно невозможные или неподходящие.
Объедините похожие идеи в один стикер или сгруппируйте идеи, которые можно объединить в одну общую идею. (Дополнительная информация о том, как использовать цифровые стикеры.)
Попросите разъяснений у тех, кто представил оставшиеся идеи, о том, что потребуется, чтобы каждая идея воплотилась/осуществилась.
No related posts.