Таблица важно срочно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

  • Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
  • Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
  • Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
  • Формирует желание работать.
  • Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

 Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1.Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

2.Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D,C.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3.Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Как правильно расставить приоритеты: практические советы

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

  • Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
  • Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
  • В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
  • Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но не делает ничего. Если у вас та же ситуация, прочитайте статью: «Как превратить мечту в реальную задачу с помощью техники постановки целей по SMART».

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье «Эмперический закон Парето 20/80 для повышения КПД любого человека до 100%»

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее. Правильно расставляйте приоритеты, следите за эмоциональным состоянием.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Прочитано: 27 203

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Чтобы понять, о чем именно пойдет речь дальше, нужно дать расшифровку двум понятиям.

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

  • важное/срочное;
  • важное/несрочное;
  • неважное/срочное;
  • неважное/несрочное.

Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

  1. Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
  2. Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.
  3. Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.
  4. Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

  • Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
  • Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
  • Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
  • Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

Практически все из них в той или иной степени позволят грамотно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.

Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:

  • Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
  • А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
  • С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
  • D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Интересные статьи:

To-Do (Матрица Эйзенхауэра) :: Приложения

Макросы в Excel Приложения To-Do (Матрица Эйзенхауэра)

Небольшое Excel-приложение, эмулирующее простой To-Do-лист сделанную в духе матрицы Эйзенхауэра.

Позволяет наглядно отслеживать задачи — что нужно сделать, что делается и что сделано.)

Задачи, в зависимости от статуса реализации, записывается в ячейку нужной цветовой зоны. Задачи можно переносить из одной зоны в другую — для этого просто нужно навести курсор на границу ячейки и перетащить, зажав левую кнопку мыши.

Чтобы вообще удалить задачу, нужно просто выделить ячейку с ней и нажать на клавиатуре Delete. При добавлении/удалении, а также изменении статуса задач окрашивание ячеек происходит автоматически. Собственно, тут и понадобились макросы. 🙂

Тип данных во всех ячейках на листе — многострочный текст. Используйте комбинацию Alt + Enter, чтобы создавать заметки из двух-трёх строк.

Рабочая область разделена на 4 зоны:

  • Зелёная — важно и несрочно — планируемые важные задачи. Самый главный квадрант. Спокойное планомерное выполнение задач из этой области ведёт к достижению целей.
  • Жёлтая — важно и срочно — текущие задачи, которые необходимо выполнить прямо сейчас. Необходимо всячески стремиться, чтобы этот квадрант был пустым, т.е. откладывать все второстепенные дела и выполнять важносрочные задачи.
  • Серая — неважно, срочно — Небольшие задачи, возникающие в течении дня и способствующие решению важных задач из жёлтой или зелёной области.
  • Чёрная — неважно, несрочно — несущественные несложные дела, которыми мы занимаемся лишь бы не выполнять задачи из других квадрантов.

В основной области автоматически выделяется красная подобласть. Её размер зависит от жёлтой зоны.

Следует обратить внимание на эту область. Она логически определяет центр и влияет на раксраску квадрантов. Значение ячееек этой области нельзя менять (по тексту всех 4-х ячеек макрос идентифицирует логический центр, если текст изменить, то идентификация станет невозможной).

Однако при этом разрешается перенести центр. Для этого необходимо выделить одновременно все 4 ячейки, навести курсор на границу ячеек и перетащить эту группу ячеек в другое место. В соответствии с новым расположением изменится расцветка квадрантов, которые изменятся в размерах.

Ссылки

Скачать excel-приложение «To-Do» с Гугл-Диска

Матрица Эйзенхауэра – как инструмент расстановки приоритетов

Квадранты Кови, она же матрица приоритетов Эйзенхауэра, полезный инструмент планирования собственной жизни. Достигать отличных результатов во всем – это так просто!

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.   

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

  1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
  2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
  3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
  4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

  • Она потеряет актуальность;
  • Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
  • Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

  1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
  2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат — важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

  • важное и срочное
  • важное, но не срочное
  • срочное, но не важное
  • неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

  • Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
  • Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
  • Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

  • Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
  • Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
  • Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
  • Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Посмотрите примеры таблицы Эйзенхауэра здесь или здесь.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

  • Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
  • Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
  • Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
  • Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

  • Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
  • Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
  • Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
  • Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

  1. Было ли это срочно для меня?
  2. Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

  • сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
  • честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
  • хотите оптимизировать временные затраты;
  • знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
  • прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина. Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра при достижении поставленных целей:

  • Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
  • Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней, представляющих собою готовый план действий:

  1. Главные жизненные ценности – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
  2. Глобальная цель – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
  3. Генеральный план – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
  4. Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет. Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
  5. Краткосрочный план на месяц, неделю – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
  6. План на день – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:

  1. Не перегружайте себя второстепенными делами.
  2. Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
  3. Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
  4. Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.

И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

  1. Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы.
  2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
  3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
  4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
  5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Дополнительные материалы:

  • Скачать шаблон в PDF
  • Шаблон в PNG, PNG 2. Презентация в PowerPoint
  • Книга «Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра»

Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Проверьте эффективность матрицы на практике

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

  • проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
  • то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
  • дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

  1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
  2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
  3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

  • выбор главных ;
  • расстановка жизненных целей;
  • сокращение времени на ненужные задачи;
  • планирование своего рабочего графика;
  • распределение дел по их срочности;
  • фиксирование на главном;
  • умение отделять основное от второстепенного;
  • соблюдение дедлайна;
  • дисциплина;
  • экономия времени;
  • отсутствие спешки;
  • рационализация своего дня;
  • осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A , которая содержит важные и срочные задачи. B включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

  • посещение стоматолога;
  • занятия спортом;
  • косметологические процедуры;
  • приготовление изысканного блюда;
  • свидание;
  • тренинг или совещание у начальства;
  • урок музыки у ребенка;
  • общение с детьми;
  • рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А . Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В . Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С . В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D . Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни


Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

  1. Профессиональные дела. Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
  2. Семейные отношения. Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
  3. Ведение хозяйства. Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
  4. Приятельские связи смело заносится в D . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

Матрица Эйзенхауэра — это полезная программа для руководителей и тайм-менеджеров. Подробнее читайте в статье.

Если вы руководитель, менеджер или даже простой работник, вам может понадобиться матрица Эйзенхауэра . Это специальная таблица, помогающая правильно распланировать свой день. Подробнее читайте ниже.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра – таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.



Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта . Также в ней есть две оси:

  • Ось срочности (по горизонтали)
  • Ось важности (по вертикали)

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?

Как говорилось выше, матрица Эйзенхауэра – это лучший метод результативной организации времени, который помогает выполнять и добиваться быстрых и необходимых результатов. Она состоит из 4 квадрантов , каждый из которых обозначается разными задачами на определенный день. Такая программа для руководителя просто незаменима. С ее помощью он может выделить главное дело дня и уделять ему больше внимания, не откладывая и не забывая о важном. Вот пример картинка такой матрицы:



Матрица Эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дня

Стоит знать: Самым главным при составлении матрицы является распределение на срочные и важные задачи.

Какому квадранту больше всего уделять внимание? Вот характеристика 4 квадратов :

Квадрант А (срочно и важно)

  • Невыполненные срочные дела, которые могут привести к ухудшению состояния здоровья.
  • Игнорирование выполнения этих дел может повлечь за собой неприятности, депрессию и кризис.
  • Если дела из данного квадранта откладываются на потом, то есть вероятность невозможного достижения конечных целей.

Квадрант В (не срочно и важно)

  • В данный квадрант необходимо вписывать важные дела, которые не требуют срочного выполнения.
  • Если дела в квадранте выполняются быстрее чем в квадранте А, то это означает что человек на пути к финансовой стабильности и успеху.
  • Необходимо решать дела каждый день.

Квадрант С (срочно и не важно)

  • Появление срочных, но не важных дел нужно предугадать.
  • При составлении квадранта нет необходимости спешить с распределением дел.

Квадрант D (не важно и не срочно)

  • Необходимо вносить дела, которые приносят удовольствие и комфорт при выполнении.
  • Не игнорировать список дел, а выполнять их по мере поступления.

Вот шаблон, пример распределения важных, срочных дел для руководителя:

  • Дела вида А . Дела, которые необходимо обязательно выполнить самому руководителю в течение дня.
  • Дела типа В . Сюда входят саморазвитие и обучение сотрудников. Например, проведение совещаний в начале рабочего дня.
  • Дела типа С . Дела распределяются между подчиненными. Руководитель контролирует исполнение.
  • Дела типа D . Выполнение не является обязательным, но если задачи из этого квадранта будут выполнены, то руководитель и коллектив будет с радостью выполнять все оставшиеся задачи.

Советы руководителю по составлению дел по матрице Эйзенхауэра :

  • Необходимо научить свой коллектив работать по данной матрице.
  • Установить контроль над выполнением всех поставленных задач.
  • Не перегружать подчиненных большим перечнем задач. Лучше распределять их на всю неделю.
  • Важные дела следует выполнять в первую половину дня, когда преобладает активность.
  • При выполнении дел необходимо со всей серьезностью подходить к ним.
  • При выполнении задач необходимо сосредоточится на одной сфере. Мультизадачность приведет к невозможности добиться успеха.

Руководителям стоит использовать матрицу на своем рабочем месте, так как это один из лучших способов достигнуть нужного результата и успеха.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel



Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента

Нехватка времени — эта ситуация знакома большинству студентов. Сессия, дипломные – все это так не хочется делать и учащиеся просто тонут в прокрастинации. Но матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, поможет контролировать свое время и не получить отчисления. Вот советы и задачи:

  • В первый квадрант нужно добавить дела, которые отложить просто невозможно. Что-то очень срочное. И если это «что-то» не сделать, будет полный провал (отчисление). Примеры: подготовка к экзаменам, домашние задания.
  • Во второй квадрант можно добавить дела, которые не очень срочные, но обязательно нужно сделать. Примеры: защита диплома, реферат.
  • Третий квадрант полностью посвящен не важным, но срочным делам. Эти дела обычно навязаны родственниками или друзьями. Примеры: сходить на День рождения друзей, родителей (дальних родственников), помочь другу с какой-то незначительной работой.
  • Последний квадрант . В него следует добавить дела, которые делать вообще не желательно, они только отнимают время и снижают продуктивность. Примеры: просмотр видео на Ютубе (это занятие может затянуться на весь день и мешает учебе), компьютерные игры (тоже очень сильно тратят ценное время студента) и постоянная проверка соцсетей.

В первую очередь всегда нужно выполнять дела из срочного квадранта. И потом, дела из важного, но не срочного квадранта. В последнюю очередь нужно делать дела из срочного, но не важного квадранта. Делами из последнего квадранта лучше вообще не заниматься (особенно пока не выполнены дела из первых двух квадрантов). Распределить дела удобно в документе Excel, создавая обычную таблицу с четырьмя квадратами для записи.

Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн



Матрица Эйзенхауэра: приложение

По своей природе матрица Эйзенхауэра представляет собой двумерную разновидность органайзера, позволяющую максимально визуализировать процесс планирования. В ее основе лежат две оси — ось срочности по горизонтали и ось важности по вертикали, на каждой из которых нанесены по два деления: срочно, не срочно и важно, не важно. Таким образом происходит разделение дел на четыре категории(матрица состоит из четырех квадратов). Следует отметить убывание качеств по осям и направление вертикальной оси вниз.

Для планирования дел было создано приложение с алгоритмами матрицы Эйзенхауэра . Оно прекрасно реализует вышеприведенный метод. Доступно для скачивания по этой ссылке . Подробное описание работы приложения:

  • Квадрат A голубого цвета — важно и срочно. Идеальная работа подразумевает отсутствие в нем записей.
  • Квадрат B красного цвета — важно, не срочно. В него попадают наиболее перспективные направления деятельности. Для достижения максимального эти дела являются приоритетными.
  • Квадрат C зеленого цвета — не важно и срочно. Сюда попадает разнообразная рутина, отвлекающая от намеченной цели. При возможности, эти дела следует перепоручить другим сотрудникам.
  • Квадрат D желтого цвета — не срочно и не важно. Здесь содержатся дела весьма приятные, но не приносящие ощутимого результата.

Скачивайте приложение, которое позволяет планировать дела в режиме онлайн — удобно и просто.



Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауера – инструмент тайм-менеджмента, который очень популярен в современном мире и который используют множество людей. Кто же основал матрицу? Ее создателем является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр . Этот человек сам по себе был деловым и достаточно занятым. Именно поэтому он оптимизировал свой график, все свои дела. Суть данного механизма — грамотно распределить свои дела по мере необходимости, сократить время на вовсе ненужные занятия. Чтобы лучше понять суть матрицы, нужно представить четыре квадрата. Ось важности будет вертикальная, а ось срочности естественно по горизонтали.

Метод «Матрица Эйзенхауэра» помогает распределить свои дела по важности и выполнять их срочно или, наоборот, отдохнуть и отвлечься на разговоры. Вот еще немного полезной информации про эту матрицу, которая пригодится для тайм-менеджеров:

  • Что касается квадрата А , то дела из него нужно выполнять в первую очередь.
  • Квадрат В невозможно оставить без внимания. В нем находятся важные и перспективные дела. Обычно этот квадрат занимает особое положение в повседневной жизни. Именно благодаря квадрату В, люди достигают успехов, поднимаются по карьерной лестнице. Как правило, жизнь с помощью данного квадрата движется в лучшую сторону. Но если не вовремя выполнять дела из квадрата В , можно с легкостью попасть в квадрат А .
  • Главное что нужно запомнить, это то, что нежелательно путать дела из квадрата А с квадратом С . К такому квадрату обычно относят переговоры, встречи, дни рождения.

Квадрат D не имеет особого значения для жизни человека, так как дела в нем не приносят никакой пользы, дохода.

В чем отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра?



Отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра

Квадрант Кови , как и матрица Эйзенхауэра – это таблицы для распределения дел и продумывания личного времени. Но все же у них есть различия:

  • Квадрант Кови выглядит как таблица с четырьмя делениями.
  • Каждое деление имеет свое название.

Вот как называются отделы таблицы квадранта:

  • «Квадрант необходимости»
  • «Квадрант качества»
  • «Квадрант мнимой срочности»
  • «Квадрант потерь времени»

В первый квадрат добавляются срочные, важные дела, которые в любом случае нужно выполнить. Во второй добавляются не важные дела, которые можно и не делать

В матрице Эйзенхауэра похожая ситуация, но внешний вид таблицы немного другой:

  • «Срочные дела»
  • «Не срочные дела»

В матрице важность отделов написана с левого бока таблицы. Верхние блоки – «важные». А нижние «не важные», также как и в квадранте Кови . В матрице, в отличие от предыдущей программы, нет подписей таблиц. Только римские цифры.

Различий этих таблиц для структурирования времени нет. Лишь несколько, и только во внешних особенностях. Что Квадрант Кови, что матрица Эйзенхауэра – выполняют одну и ту же цель, одинаковыми способами. Для распределения времени можно использовать и матрицу, и квадрант – разницы в использовании не будет.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко



Матрица Эйзенхауэра

На решение чужих задач люди тратят много своего времени и зачастую не успевают решить собственные. А принятие любых решений неразрывно связано с эмоциями. Матрица Эйзенхауэра помогает не только разобраться с повседневными делами, но и уменьшить эмоциональную нагрузку. Как и у любой другой техники организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы :

  • Простота в применении, все дела распределяются по 4-ем группам , а затем по ним принимается решение.
  • Уменьшение количества неважных дел. Заранее можно выделить дела, которые вообще выполнять не следует.
  • Помощь в планировании важных и сложных задач, в первую очередь расставляются приоритеты.
  • Оптимизация временных затрат. Можно все успевать делать в срок.

Минусы:

  • Подходит только для среднесрочного и краткосрочного планирования, для решения текущих задач. Планов на длительное время с нею не построить.
  • В матрице нет необходимости, если ежедневных задач немного.
  • Нужна тренировка, чтобы правильно определять, какие дела важные и срочные, а какие – нет, какие выполнять в первую очередь, а какие можно отложить на «завтра».
  • Ошибиться с выбором без подготовки легко.

Несмотря на эти незначительные минусы, которые с опытом будут вообще минимальные, матрица помогает справиться с делами и выполнить работу на отлично.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел

Когда домохозяйке следует четко и правильно распределить свое свободное время, то можно также использовать матрицу Эйзенхауэра . Вы учитесь выбирать приоритетные задания и успешно справляетесь с собственными проблемами. После такого распределения времени, вы получаете качество и продуктивность. Если вы еще не умеете правильно выбирать приоритетные и второстепенные задачи, то данная матрица поможет вам:

  • Постоянная занятость, депрессия, проблемы зачастую ставят нас в тупик.
  • Мы не знаем, какое решение будет правильным, поэтому таблица позволит быстро абстрагироваться и чувствовать разницу между важными и менее важными делами.
  • Матрица идеальная для использования со срочными и важными делами.
  • Теперь вы сможете правильно отфильтровать варианты и заняться необходимыми делами по дому.
  • После того, как все задачи будут распределены на важные и срочные, упрощается процесс распределения рабочего и свободного времени.


Матрица Эйзенхауэра

По вышеуказанному шаблону распределите свои дела и успешно планируйте время. Матрица – это идеальный способ оценить и распределить свою нагрузку. Теперь вам не грозит нервозность при необходимости принятия важного решения или с чего начать.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра



Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина . Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра при достижении поставленных целей:

  • Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
  • Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней , представляющих собою готовый план действий:

  1. Главные жизненные ценности – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
  2. Глобальная цель – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
  3. Генеральный план – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
  4. Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет . Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
  5. Краткосрочный план на месяц, неделю – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
  6. План на день – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Видео: Матрица Эйзенхауэра: тайм менеджмент для женщин

Прочитайте статьи

Инструменты эффективного планирования

Старший преподаватель Курса государственных закупок в здравоохранении при Кафедре общественного здоровья и здравоохранения, правоведения и информатики

Одной из самых популярных концепций тайм-менеджмента, позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра.

Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась. Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом, все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества, как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас. Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другими показателями. Руководствуясь всеми полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи. Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расставления приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования.

Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности.

Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат.

Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

  • насколько быстро надо решить задачу;
  • как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев (рисунок 1.1.).

Рисунок 1.1. Матрица Эйзенхауэра.


К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.


Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач


Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям.

Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: « 20 % дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80 % результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой.

Остается добавить: «Так держать!»

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы. Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример, конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой, той самой Шурой, проговорите следующий диалог:

Л. П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш.: По-моему, да.

Л. П.: Вы это хорошо помните?

Ш. Да, по-моему.

Л. П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела.

Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ТОП-5 действенных приложений для повышения продуктивности

У всех нас одинаковое количество времени каждый день, но не все одинаково им распоряжаются. Умение эффективно использовать время — главная черта успешных людей. Именно поэтому использование приложений тайм менеджмента существенно повышает эффективность использования времени.

Что такое тайм менеджмент?

Тайм менеджмент — это навык эффективного использования времени.

Если пренебречь временем, которое мы все тратим на сон, в сутках у нас остается около 16 часов активного времени. И только от нас зависит, насколько эффективно мы используем свое личное время. Если учесть, что большинство из нас работает по 8 часов в сутки, в нашем распоряжении остается не очень-то много времени. Дальше мы рассмотрим, каким образом можно повысить эффективность использования своего рабочего времени.

Цель как инструмент тайм-менеджмента

Цели играют ключевую роль в тайм менеджменте, обосновывая необходимость использования методик. Без целей тайм менеджмент превращается в банальную экономию времени, которая в результате ни к чему хорошему не приводит. Затраты времени, приближающие к поставленным целям, — это ценные инвестиции.

Оценить эффективность использования своего времени очень просто. Для этого нужно честно ответить вопрос: «Что я делаю для достижения своих личных целей?» Составьте список действий, которые приведут вас к цели. В будущем планируйте ежедневно выполнять маленькие действия, которые подобно пазлу, будут складываться в большие цели.

Можно ли совмещать движение к своим личным целям и работу по найму? Ещё как! Мало кто обладает талантом, чтобы начать бизнес «с нуля», большинству из нас нужно прежде всего набраться опыта и накопить необходимые средства.

Определитесь со своей целью как можно скорее — желательно, прямо сейчас. А затем подумайте, какая работа приведет вас к поставленной цели как можно скорее. Хотите руководить крупной компанией или создать свою? Тогда для начала вам стоит поработать в компании, цели которой схожи с вашими личными целями. В компаниях с прозрачной системой управления вам вскоре станут ясны принципы менеджмента и решения конфликтов.

Какой бы ни была ваша цель, работа по найму должна стать одним из этапов достижения ваших личных целей. Тогда вы сами будете заинтересованы в продуктивности и результативности вашего рабочего процесса.

Возможно, Вы бы хотели читать нас чаще, тогда вот наш Telegram

Как же быть с кричащими заголовками книг, которые обещают, что вы можете превратиться в миллионера за 1 день? Эта теория маловероятна, если только вы не претендуете на крупное наследство. Однако, если не быть слишком прямолинейными, можно разглядеть основной посыл подобной литературы: за 1 день можно изменить свои мысли, которые в будущем позволят заработать не один миллион.

5 приложений для эффективного тайм менеджмента

[Разрыв обтекания текста]Дела имеют тенденцию накапливаться, и очень скоро обычного блокнота с ручкой оказывается уже не достаточно. Нередко люди отказываются от использования мобильных приложений или программ учета рабочего времени только потому, что сложно выделить те, которые действительно работают. Этот труд мы проделали за вас, создав обзор из пяти действенных приложений для продуктивного тайм менеджмента:
  1. Time Doctor
  2. Asana
  3. Basecamp
  4. Trello
  5. Матрица Эйзенхауэра

Эта эффективная программа учета рабочего времени создает условия для контроля своего личного времени и управления командой. Каким образом это работает?

Для отслеживания рабочего времени включайте программу, как только начинаете работать и выключайте по завершению трудового дня. Благодаря скриншотам, которые программа делает с произвольной периодичностью, можно отследить продуктивное и непродуктивное время, а также все ваши действия на протяжении рабочего времени. В итоге программа сообщает о перечне программ и сайтов, которыми пользовались вы и ваша команда.

На рисунке ниже представлен пример отчета для ознакомления в конце рабочего дня или недели.

Это приложение используют, что бы избежать недоразумения и для повышения продуктивности рабочего процесса в коллективе.

Благодаря простоте и универсальности, приложение Asana завоевало популярность даже за пределами американского рынка. Это приложение отлично подходит для планирования как личных, так и деловых задач.

Как вы видите на рисунке, все задачи можно разделить по проектам, а затем отслеживать свою занятость в общем календаре. Это приложение невероятно эффективно для всех, кто считает себя деловым человеком.

Basecamp

Основанная еще в 1999 году, Basecamp стала одной из самых популярных систем управления проектами. Это приложение позволяет не только общаться внутри команды и обсуждать проекты, но также делиться изображениями и текущими наработками.

Это приложение может хранить графики, дискуссии, дедлайны и ключевые моменты проектов. Крайне важно держать всю необходимую информацию в порядке и общей доступности для всех членов команды, и это приложение отлично справляется со своей задачей.

Приложение Trello отлично подходит тем, кто любит раскладывать все «по полочкам». Для этого в приложении множество колонок для различных проектов. Каждое задание добавляется как отдельная заметка, но в столбец с проектом, к которому оно относится.

Для того, чтобы не запутаться в своей многозадачности, пользователи этого приложения советуют выделять задания по категориям различными цветами. Так вам зрительно будет проще ориентироваться и находить задания по проектам или степени важности.

Приложение для эффективного использования рабочего времени Trello часто сравнивают с ранее рассмотренным приложением Asana, так как они схожи по функционалу. Несмотря на массу сравнений, не существует единого мнения, какое из приложений — более эффективное.

Самое главное правило успешного тайм менеджмента гласит, что прежде всего нужно избавить свой график от необязательных к выполнению дел. Этим правилом руководствовался 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, изобретение в области тайм менеджмента которого прославилось на весь мир.

Матрица Эйзенхауэра предлагает классификацию всех имеющихся дел на 4 категории по принципам их важности и срочности, как представлено на рисунке ниже.

В идеале — держать первый квадрат пустым, то есть не допускать состояние дел до одновременно важных и срочных. Такое может случиться, если вы «запустили» своевременное выполнение важных дел.

Уделяйте большое значение важным, но не срочным делам. На них строятся ваши жизненные принципы и долгосрочные отношения.

Будьте осторожны со срочными, но не важными делами. Они способны отвлекать вас от выполнения действительно важных для вас проектов.

Дела, которые оказались в четвертом квадрате, можете с чистой совестью перечеркнуть, избавив себя от лишней занятости.

Это приложение, как ни одно другое позволяет разобраться с приоритетами и сконцентрироваться на выполнении самых значимых для себя дел.

Грамотный тайм менеджмент является необходимым условием для роста продуктивности и достижения личных целей.

В ХХI веке уже сложно планировать свою занятость, вооружившись всего лишь блокнотом и ручкой. Крайне важно использовать приложения, которые позволяют отследить неэффективное время и сконцентрироваться на выполнении важных задач. Выберите для себя наиболее подходящие приложения для тайм менеджмента для того, чтобы справляться со всеми важными делами и успевать наслаждаться жизнью.



Добавьте «Нескучные технологии» в избранные источники

Матрица срочных и важных для планирования задач | Сумил Рао

Около трех недель назад я наткнулся на краткое изложение книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». С тех пор я начал читать книгу, и хотя я очень рекомендовал бы вам прочитать книгу самостоятельно, в этом посте рассказывается о конкретном уроке, который я извлек из резюме книги — о планировании моих задач на день.

Мое обучение основывалось на третьей привычке, о которой говорит Стивен, которую он называет «Ставьте главное прежде всего».Стивен утверждает, что успех высокоэффективных людей заключается в их способности ставить приоритеты на первое место. То есть их способность расставлять приоритеты и сосредотачиваться на важных задачах, прежде всего. Чтобы поделиться несколькими выдержками из предисловия к этой книге Джима Коллинза:

Когда Билл Гейтс впервые встретил Уоррена Баффета на обеде, и когда их спросили, что было самым важным фактором в их жизненном пути, у них обоих было одно — словесный ответ: «Фокус»

… Стив Джобс живет в доме без мебели, слишком занят созданием безумно отличных продуктов, чтобы заниматься, казалось бы, несущественными задачами, такими как покупка кухонного стола или дивана

Эта идея привлекла мое внимание, и Стивен объясняет это довольно интуитивно.Двумя факторами, определяющими любую деятельность, являются: Срочность и Важность . Срочные задачи требуют вашего внимания, их нужно решать «сейчас» — как звонящий телефон. Важные задачи способствуют вашим результатам, вашей миссии и вашим целям. Итак, мы можем нанести все наши задачи на матрицу 2×2 следующим образом:

Срочная и важная матрица
  1. Квадрант 1 — Срочно и важно: Задачи, такие как кризисы, проблемы, проекты с приближающимся сроком.
  2. Квадрант 2 — Не срочно, но важно: Задачи, такие как планирование на будущее, упражнения, инвестирование в обучение.
  3. Квадрант 3 — Срочно, но не важно: Звонки, электронная почта, прерывания, встречи. По сути, это приоритеты, установленные другими, а не вами.
  4. Квадрант 4 — Не срочно и не важно: Социальные сети, просмотр неважных электронных писем, откладывание на потом.

Если вы на минутку поразмышляете над этой матрицей, станет ясно, что было бы идеально потратить вообще без времени на Квадранты 3 и 4, потому что эти задачи, вне зависимости от того, срочны они или нет, не важны .

По словам Стивена, эффективные люди проводят большую часть своего времени, выполняя действия в квадранте 2, активно выделяя время в своем расписании для важных задач, хотя они и не являются срочными, потому что это задачи, которые принесут им долгосрочные результаты. И, естественно, если вы заранее планируете задачи Q2, вы столкнетесь с меньшим количеством кризисов и проблем с течением времени, и ваше время, затрачиваемое на задачи Q1, также сократится.

Теоретически это звучит великолепно, но я искал способ применить это при планировании ежедневных задач.Необходимо было учесть несколько моментов:

  1. У вас всегда будут какие-то Срочные и Важные задачи Q1, которые нельзя игнорировать, и их важно решить в первую очередь
  2. Ваша энергия и сосредоточенность наиболее высоки в начале дня, и вам нужно использовать это.
    Есть что-то, что называется усталостью от принятия решений. В течение дня мы принимаем решения — что есть, что надеть, как решить эту проблему под рукой. А с течением дня ваш ум утомляется, и ваша способность принимать важные решения уменьшается.Скорее всего, вы иногда откладываете важные, но сложные задачи, оставленные в конце дня, потому что « вы не чувствуете, что готовы к этому» .

Помня об этих двух вещах, я придумал таблицу:

Формат таблицы планирования задач

Идея проста:

  1. Запишите все свои задачи в первый столбец без определенного порядка.

2. Дайте каждой задаче балл за срочность от 1 до 5 (1 — самая срочная, 5 — самая низкая)

3.Дайте каждой задаче оценку важности от 1 до 5 (1 — самый важный, 5 — самый низкий)

4. Net Score = Оценка срочности + Оценка важности. Самые срочные и важные задачи получат наименьшее количество баллов.

5. Выполните задачи в порядке возрастания Net Score. Сначала рассмотрим задачи с Net Score 2, затем 3, затем 4 и так далее.

6. Этим задачам с одинаковой чистой оценкой присвойте окончательный приоритет , исходя из вашего наилучшего мнения о том, какая задача должна быть выбрана первой.

7. Повторите то же самое для всех задач, переходя на один уровень Net Score за раз.

8. И вы, наконец, получаете список задач с осознанными приоритетами, в котором главное ставится на первое место:

Несколько размышлений об этом процессе:

  1. Процесс может показаться глупым или чрезмерным для 4 примеров задач, которые я показал выше. поскольку их приоритеты очевидны с самого начала. Однако это действительно помогает, когда в вашем списке 10–15 задач с конкурирующими приоритетами.
  2. Я заметил, что этот процесс намного эффективнее, если он выполняется на блокноте и пишет от руки.Я чувствую, что писать от руки — это гораздо более активный умственный процесс, чем печатать.
Простите за плохой почерк

3. Ежедневно составлять свежий список очень важно. Я заметил, если я сделаю это:
Расставить приоритеты задач в понедельник> Выполнить несколько задач сверху> Во вторник перенести те же приоритеты и продолжить с того места, где я оставил
Тогда это будет гораздо менее эффективно.
Потому что я склонен (i) расслабиться и лениться через несколько дней и перестать активно расставлять приоритеты, и (ii) из-за отсутствия активных мыслей я чувствую, что задачи становятся скучными.
С другой стороны, ежедневное составление свежего списка не только решает эти проблемы, но также позволяет мне рассматривать новые задачи и новые приоритеты, которые возникают.

4. Я использую описанный выше процесс для ежедневного планирования задач , и это небольшая вариация того, что предлагает Стивен Кови в своей книге. Он предлагает планировать задачи еженедельно, а не ежедневно, поскольку это дает вам больше гибкости и видимости. Я действительно вижу в его предложении некоторые достоинства, но еще не пробовал.

Вот некоторые из преимуществ, которые я испытал в результате этого упражнения:

  1. Мое чувство удовлетворения в конце дня от того, что я проделал значительную работу, намного, намного выше.
  2. Я уверен, что в первую очередь обращаюсь к важной работе и ничего не упускаю.
  3. Я спокоен, даже если не выполняю все свои задачи.
    Я не нервничаю, если могу выполнить только 4 из 10 запланированных задач из-за некоторых перерывов, потому что я знаю, что 4 задачи, которые я выполнил, были самыми важными и срочными.
  4. После того, как задачи запланированы, я просто просматриваю список одну за другой, поэтому мой темп работы намного выше.
  5. Я чувствовал побуждение выполнять все больше и больше задач из списка, что увеличивало мою продуктивность.

Я использую этот процесс в течение последних 3 недель, и я убежден, что это привычка, которая должна остаться со мной на всю жизнь. И если вы дошли до этого момента в публикации, я благодарю вас за то, что вы обдумали мои идеи, и искренне надеюсь, что это также поможет вам повысить вашу продуктивность!

Матрица управления временем

Дуайт Д. Эйзенхауэр, тридцать четвертый президент США, считал, что мы должны уделять внимание и время нашей деятельности в соответствии с их важностью и срочностью .Он правильно сказал, что мы слишком склонны сосредотачиваться на вещах, которые одновременно важны и срочны, вызывая реактивное поведение, основанное на том, что должно быть сделано прямо сейчас, вместо того, чтобы сосредотачиваться на вещах, которые являются важными и не срочными, что станет основой для более стратегического поведения, основанного на долгосрочных целях.

Стивен Р. Кови популяризировал матрицу управления временем Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», заявив, что мы живем в четвертом поколении более эффективных методов управления временем, в которых управление временем само по себе больше не является целью, но управление фокусом в любой момент времени .

Что-то срочное, требующее немедленного внимания . Срочные дела привлекают ваше внимание и оказывают на вас давление. Ловушка в том, что многие из них легкие, забавные или популярные, но они не важны.

Что-то важно, когда оно способствует достижению ваших среднесрочных и долгосрочных целей , достижению цели вашей жизни. Вам нужно проявлять инициативу, чтобы не пренебрегать важными, но не срочными делами, поскольку они не потребуют вашего внимания.Если вы их игнорируете, они в конечном итоге станут неотложными, и такое поведение приведет вас к порочному кругу, в котором вы всегда будете жить в реактивном режиме, в постоянном кризисе.

Если вы уделяете слишком много внимания Квадранту I (срочным и важным вещам), он будет становиться все больше и полностью доминировать в вашей жизни. Квадранты III и IV включают в себя вещи, которые не имеют значения, срочно или нет. Эффективные люди проводят больше времени в Квадранте II, минимизируют время, проводимое в Квадранте I, и не слишком беспокоятся о Квадрантах III и IV .

В квадранте II (важные, но не срочные дела) лежит сердце эффективного управления персоналом . Вот то, что позволяет вам жить и действовать превентивно, используя возможности, а не решая проблемы. Такие вещи, как создание и укрепление личных отношений, упражнения, долгосрочное планирование, обучение и т. Д. Чтобы двигаться к этому квадранту, вы должны сначала четко определить свои приоритеты, а затем вы должны научиться отказываться от других занятий, в том числе некоторых из них. их срочно и очевидно важно.

Статьи по теме:

Как улучшить свои навыки управления временем с помощью матрицы срочно-важного

Если вы часто обнаруживаете, что тушитесь с помощью своего списка дел, справляетесь с кризисами и едва удерживаетесь на плаву, то эта статья для вас.

Среди доступных нам инструментов и концепций тайм-менеджмента матрица «срочно-важно» является одной из самых полезных.

Эта концепция была популяризирована Стивеном Кови в его книге Семь навыков высокоэффективных людей , но на самом деле ее использовал У.Президент Южной Америки Дуайт Д. Эйзенхауэр задолго до того, как Кови сделал его известным. Вот почему этот метод также часто называют матрицей Эйзенхауэра.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр

Мы знаем, что Эйзенхауэр часто оценивал срочность и важность, прежде чем принимать решения. Он также часто делегировал столько своих задач, сколько мог.

Матрица «срочно-важно» — отличный инструмент для визуальной расстановки приоритетов ваших задач по шкале срочности и важности.

В основе матрицы срочно-важных находятся два вопроса:

  1. Насколько важна эта задача?
  2. Это срочно?

Задав себе эти вопросы, вы можете начать размещать свои задачи в каждом квадранте матрицы.

Так что же означает каждый квадрант?

Квадрант 1: Срочно / важно

Этот квадрант предназначен для задач с наивысшим приоритетом. Их нужно сделать сейчас.

Постарайтесь оставить здесь как можно меньше задач с целью их устранить. Если вы проводите слишком много времени в этом квадранте, вы работаете исключительно как специалист по устранению неполадок и никогда не находите времени для работы над долгосрочными планами.

Если две или более задачи в этом квадранте кажутся одинаково срочными, вы можете повторно оценить эти задачи с членами группы, которые создали задачи или которые от них зависят. Это поможет вам соответствующим образом изменить приоритеты этих задач.

Кроме того, если вы столкнулись с незапланированными требованиями от других лиц, которые попадают в категорию срочно / важных, вы можете подтвердить задачу и ответить с обязательством выполнить ее позже.Таким образом, вы сможете вернуться к своим запланированным задачам и при этом справиться с их ожиданиями.

Квадрант 2: не срочно / важно

Здесь вы хотите проводить большую часть своего времени. Этот квадрант позволяет вам работать над чем-то важным и иметь время, чтобы сделать это как следует. Это поможет вам эффективно выполнять работу высокого качества.

Задачи в этом квадранте, вероятно, наиболее игнорируемые, но также и самые важные для успеха.Вам нужно спланировать время для этих действий, чтобы задачи из квадрантов 1 и 3 не занимали весь ваш график. При необходимости также спланируйте, где вы будете выполнять эти задачи, чтобы вас не отвлекали.

Задачи в этом квадранте могут включать стратегическое мышление, определение целей или общего направления и планирование — все это жизненно важные части ведения успешного бизнеса.

Квадрант 3: Срочно / Неважно Квадрант

Вы также хотите минимизировать задачи, которые у вас есть в этом квадранте.Здесь вы заняты, но не продуктивны. Эти задачи часто ошибочно принимают за важные, когда они чаще всего связаны с делом.

Эти задачи обычно исходят от членов команды. Вам нужно внимательно изучить и расспросить их, а затем помочь тем, кто выдвинул требования, переоценить важность этих задач.

Важно принять решение об этих задачах, как только вы столкнетесь с ними. Если вы можете избежать этих задач, поскольку они возложены на вас, сделайте это! Таким образом, вы сможете управлять ожиданиями людей.Но не стоит просто закрывать человека, который пришел к вам с заданием; помочь им найти другой способ достижения того, что им нужно, будь то делегирование полномочий другому человеку или более стратегический подход к задаче.

Этот квадрант может также включать задачи, которые существуют просто потому, что «мы всегда так делали». Вы хотите идентифицировать, задавать вопросы и оспаривать их. То, как это делалось всегда, никуда не годится, если за тем, почему все делается именно так, нет реальной цели.

Квадрант 4: Не срочно / Неважно Квадрант

Вы хотите минимизировать задачи в этом квадранте. Это то место, куда мы идем, чтобы спастись, проведя слишком много времени в квадрантах 1 и 3. Но это может привести к тому, что действия в квадранте 2 будут отложены до тех пор, пока они не станут срочными и не переместятся в квадрант 1 — когда становится слишком поздно выполнять их эффективно.

На самом деле, этот квадрант не включает в себя задачи, а скорее привычки, которые обеспечивают комфорт и убежище от дисциплины и строгости в управлении своим временем.Часто это может быть деятельность, связанная со стрессом, поэтому вы можете потратить некоторое время, чтобы понять, есть ли основная причина этих привычек.

Чтобы уменьшить эти действия и избавиться от соблазна вернуться к ним, можно создать четкую структуру дня, сосредоточив внимание на задачах в квадранте 2.

Не поймите меня неправильно — досуг обязательно должен быть частью вашего распорядка дня! Их просто нужно запланировать намеренно.

Итак, как матрица «срочно-важное» может помочь вам улучшить свои навыки управления временем?

Матрица «срочно-важно» — отличный способ расставить приоритеты для ваших задач.Это позволяет вам заниматься действительно важным и работать над достижением ваших целей. Это позволяет вам правильно планировать и эффективно выполнять эти планы.

Он также позволяет вам оспаривать действия, которые являются пустой тратой времени и усилий — например, привычные задачи или задачи, которые были переданы сверху (думать о бессмысленных отчетах и ​​т. Д.). Тот факт, что так делалось долгое время, еще не означает, что это все еще уместно или что нет лучшего способа. Матрица «срочно-важно» позволяет объективно оценивать свой тайм-менеджмент и соответствующим образом корректировать его.

Всегда ли будет проще управлять своим временем, если вы воспользуетесь этим методом? Возможно нет! Тайм-менеджмент — это то, над чем вам нужно постоянно работать, и иногда множество требований могут подавить даже лучших из нас.

Но такой инструмент, как матрица срочно-важного, может помочь вам развить навыки управления временем. Это позволяет вам восстановить контроль над своей средой и требованиями других, вместо того, чтобы позволить вашей среде контролировать вас.

Если вы нашли этот пост полезным, вы также можете посмотреть, как Sandglaz объединяет матрицу срочно-важного и доску Канбан для максимально эффективного управления задачами.

Как матрица приоритетов может помочь вам сосредоточиться на главном

Время чтения: около 6 минут

Автор: Lucid Content Team

Признак любого успешного начинания — это не только отличные идеи, но и отличное исполнение. Недостаточно иметь отличную концепцию, отличную команду и отличные инструменты. Чтобы добиться успеха и опередить своих конкурентов, ваше исполнение должно быть на высшем уровне. Постановка целей и соблюдение сроков поможет вашей компании создать как устойчивый рост, так и надежную репутацию среди потребителей, партнеров и заинтересованных сторон.

Исполнение, хотя и простое в теории, требует дисциплинированного мышления, которое может быть нелегко для всех, но которому можно научиться. Одним из наиболее важных аспектов выполнения является расстановка приоритетов — знание того, над чем работать, когда над этим работать, а когда отложить для чего-то более неотложного.

Приоритезация основана на множестве факторов: чувствительность ко времени, важность, денежные или энергетические затраты, необходимость выполнения следующей задачи и т. Д. Один из наиболее важных инструментов, который поможет вам взвесить эти факторы и определить, какие задачи и проекты нужно выполнить в первую очередь. матрица приоритетов.

Благодаря четкому способу определения приоритетов эта модель может помочь вашей продуктивности, а исполнение может перейти от эффективного к экстраординарному. В этой статье мы определим, что такое матрица приоритетов, почему она работает и как внедрить ее в свой бизнес.

Пример матрицы приоритетов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это мощный инструмент управления временем и проектами, который поможет вам сосредоточиться на самом важном и удерживать важные проекты в рабочем состоянии.Эта матрица приоритетов, основанная на четырех квадрантах тайм-менеджмента, разработанных известным бизнес-лидером Стивеном Кови, разбивает задачи на два измерения: срочность и важность, влияние и усилия.

Эта матрица очень похожа по структуре и практике на матрицу Эйзенхауэра, которая очень полезна для управления личными задачами и разумной расстановки приоритетов во времени. Однако управление проектами с помощью матрицы приоритетов больше ориентировано на руководителей проектов и операций, которым необходимо управлять более крупными инициативами и командами и делать производственные графики более эффективными, чтобы максимизировать рентабельность инвестиций.

Разберем каждый квадрант матрицы.

Квадрант 1: Быстрые победы (высокая отдача, низкие усилия)

Тип проекта: Ценные задачи и непредвиденные или отложенные проекты. Задачи, попадающие в этот квадрант, критически важны и срочно необходимо выполнить.

Подход: Сначала выполните эти задачи.

Квадрант 2: Крупные проекты (высокая отдача, большие усилия)

Тип проекта: Важные задачи без четких и твердых сроков.Эти задачи будут двигать иглу, но, поскольку они не зависят от времени, ими часто пренебрегают или лишают их приоритета.

Подход: Установите крайние сроки и включите контрольные точки в свой график.

Квадрант 3: Заполнение (малое воздействие, низкое усилие)

Тип проекта: Менее важные задачи со свободными сроками. Это вспомогательные задачи, которые можно легко снизить или делегировать.

Подход: Делегируйте выполнение этих задач или отклоняйте их.

Квадрант 4: неблагодарные задачи (низкая отдача, большие усилия)

Тип проекта: Это трудоемкие задачи с незначительным влиянием на рентабельность инвестиций в бизнес.По возможности старайтесь не добавлять эти задачи в свое расписание, чтобы они не отвлекали от более важной работы.

Подход: Выполните эти задачи позже или попробуйте полностью их устранить.

В идеале, график вашего проекта должен быть заполнен задачами «быстрой победы». Но большинству руководителей проектов и операций придется совмещать задачи в каждом разделе квадранта. Однако, имея четкое представление о том, как расставить приоритеты для каждого типа задач, вы сможете максимально эффективно использовать свое время и возможности.

Матрица приоритетов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Наука, объясняющая, почему матрица приоритетов работает

Независимо от того, насколько вы вовлечены, инвестированы и ориентированы на детали, невозможно выполнить каждую задачу с одинаковым уровнем внимания — это тоже не обязательно.

При установке списка приоритетов или составлении диаграммы приоритетов используются возможности вашего мозга, позволяющие сосредоточиться на наиболее важных текущих задачах. Психологи называют это избирательным вниманием — естественной тенденцией мозга отфильтровывать ненужную информацию, поскольку он постоянно воспринимает информацию и обрабатывает ее.

Ученые-когнитивисты делят избирательное внимание на две формы: восходящее и нисходящее. Сосредоточенность снизу вверх является реакцией: это происходит, когда что-то нарушает ваш мыслительный процесс и уводит вас от внимания. Лай собаки, громкий хлопок, неистовая мысль, уведомление по телефону — случаи, когда вы не можете не обращать внимания, помечаются как восходящие.

Селективное внимание, которое приводит к высокопроизводительному выполнению, однако, обозначается как сверху вниз: когда вы можете увидеть более широкую картину и выбрать одну задачу, на которой нужно сосредоточиться, это считается сверху вниз или « добровольная »направленность.Этот тип фокуса ориентирован на достижение цели и обеспечивает функционирование мозга, основанное на текущих условиях предыдущего опыта.

Исследования показывают, что многозадачность — это миф, а то, что мы называем многозадачностью, — это, скорее, наш мозг очень быстро колеблется от одного дела к другому. Переключение вперед и назад требует дополнительной энергии, которая, по мнению экспертов, должна быть посвящена наиболее важным задачам в вашей работе и жизни. Более того, чем менее важной вы считаете задачу, тем меньше внимания уделяет ей ваш мозг, что делает отвлечение легким и случайным.

Подумайте о сценарии, который вы считаете малозатратным и малоэффективным, например, сделайте пять дополнительных холодных звонков для недорогого продукта или услуги, вместо того, чтобы представить своей компании проект, над которым вы работали в течение года. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР. Какая задача, скорее всего, будет сопровождаться отвлекающими факторами?

Важно следить за выполняемой вами работой, типом внимания, которое вы ей приписываете, как часто и как долго вы отвлекаетесь, а также насколько важна задача. Наличие четко определенной карты приоритетов позволит извлечь выгоду из естественных когнитивных процессов вашего мозга и придаст импульс вашему мозгу, повысив рентабельность инвестиций при ограниченном внимании.

Как создать матрицу приоритетов

Как только вы поймете, как и почему работает матрица приоритетов, вы сможете эффективно применять ее. При работе с любой новой стратегией или инструментом важно точно знать, как их использовать, чтобы добиться максимальной эффективности и воздействия.

Чтобы начать использовать матрицу приоритетов, выполните следующие ключевые шаги:

  1. Составьте список: Запишите все ваши текущие проекты, цели и приоритеты — будь то ежедневные задачи, текущие проекты или более крупные стратегические инициативы. .

  2. Оцените каждый элемент: По шкале от 1 до 10 оцените каждую задачу по ее влиянию на бизнес. Используйте ту же шкалу для измерения каждого элемента в вашем списке по уровню требуемых усилий.

  3. Составьте план: С этим взвешиванием вы сможете стратегически распределить свои действия по соответствующим квадрантам матрицы и соответственно расставить приоритеты, делегировать или депортировать.

Пример матрицы взвешенных решений (щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Лучшая приоритезация проектов с помощью Lucidchart

Независимо от того, управляете ли вы большой компанией с более чем 100 сотрудников или решаете группу проектов самостоятельно, матрица приоритетов является отличным и полезным инструмент для управления проектами.Как только будет принято решение, за какие проекты вы возьметесь, сразу же приступайте к внедрению дополнительных инструментов, чтобы ускорить выполнение и помочь вам визуализировать процесс.

Lucidchart предлагает различные наглядные пособия и инструменты управления проектами, такие как доски Scrum, диаграммы Ганта, временные шкалы и дорожные карты продуктов, что дает вам возможность контролировать и отслеживать свой прогресс. Благодаря стандартному отраслевому программному обеспечению для картирования проектов и универсальной возможности совместного использования пользователи Lucidchart могут отслеживать задачи, делясь ими с товарищами по команде и заинтересованными сторонами на нескольких платформах.Оптимизируйте выполнение и попробуйте бесплатную версию Lucidchart сегодня.

Не останавливайтесь на достигнутом — узнайте, как еще Lucidchart может помочь вам лучше управлять своим временем.

Читать сейчас

3.5 Приоритезация: Самоуправление тем, что вы делаете и когда вы это делаете — Успех в колледже

Расчетное время завершения: 21 минута.

Рисунок 3.8 Нумерованные списки — полезные и простые инструменты для создания.

Вопросы для рассмотрения:

  • Почему важна расстановка приоритетов?
  • Какие шаги необходимо выполнить при расстановке приоритетов?
  • Как мне поступить в ситуации, когда приоритеты других не совпадают с моими собственными?
  • Что мне делать при конфликте приоритетов?
  • Как лучше всего выполнять задачи?

Приоритезация: самоуправление тем, что вы делаете и когда вы это делаете

Другой ключевой компонент в тайм-менеджменте — это расстановка приоритетов.Приоритизацию можно рассматривать как упорядочивание задач и выделение для них времени на основе выявленных потребностей или ценности.

Этот следующий раздел дает некоторое представление не только о том, как помочь приоритизировать задачи и действия на основе потребностей и ценности, но и о том, как лучше понять факторы, которые способствуют установлению приоритетов.

Как расставить приоритеты

Враг правильной расстановки приоритетов — паника или, по крайней мере, принятие решений, основанных исключительно на эмоциональных реакциях. Может быть слишком легко немедленно отреагировать на проблему, как только она возникнет, не задумываясь о последствиях своей реакции и о том, как она может повлиять на другие приоритеты.Для нас вполне естественно желание как можно скорее снять стрессовую ситуацию. Мы хотим, чтобы негативные эмоции исчезли как можно быстрее. Но когда дело доходит до совмещения нескольких задач или задач, их приоритетность может означать разницу между удовлетворительным завершением всего и отсутствием полного завершения.

Убедитесь, что вы понимаете требования каждой задачи

Один из лучших способов принять правильное решение о расстановке приоритетов задач — это понять требования каждой из них.Если вам нужно выполнить несколько заданий и вы предполагаете, что одно из них займет всего час, вы можете отложить его до завершения остальных. Ваше предположение может быть катастрофическим, если в начале задания вы обнаружите, что есть несколько дополнительных компонентов, которые вы не учли, и что время на выполнение будет в четыре раза больше, чем вы предполагали. Или одно из заданий может зависеть от результатов другого — например, участие в исследовании и последующее написание отчета о результатах.Если вы не знаете, что одно задание зависит от выполнения другого до того, как вы начнете, вы можете случайно выполнить задания не по порядку и начать все сначала. Из-за подобных ситуаций критически важно точно понимать, что нужно сделать для выполнения задачи, прежде чем определять ее приоритет.

Принятие решений о важности, влиянии на другие приоритеты и срочности

После того, как вы узнаете о требованиях для каждой задачи, вы сможете определить свои приоритеты, исходя из важности задачи и того, что необходимо завершить в каком порядке.

Подводя итог: ключевые компоненты приоритизации — это обеспечение понимания каждой задачи и принятие решений на основе важности, воздействия и срочности.

Активность

Чтобы лучше понять, как следует расставить приоритеты, некоторые люди составляют список задач, которые им необходимо выполнить, а затем размещают их на карте квадрантов в зависимости от важности и срочности. Традиционно это называется матрицей решений Эйзенхауэра. Прежде чем стать 34-м президентом Соединенных Штатов, Дуайт Эйзенхауэр служил верховным главнокомандующим союзных войск во время Второй мировой войны и сказал, что использовал эту технику, чтобы лучше расставить приоритеты в делах, которые ему нужно было сделать.

В этом упражнении вы начнете со списка вещей, которые вам нужно или хотите сделать сегодня, а затем нарисуете свою собственную версию сетки ниже. Напишите каждый предмет в одном из четырех квадратов; выберите квадрат, который лучше всего описывает его, исходя из его срочности и важности. Когда вы закончите писать каждую задачу в соответствующем квадрате, вы увидите порядок приоритетов ваших задач. Очевидно, что те, которые перечислены в квадрате «Важное и срочное», будут тем, что вам нужно закончить в первую очередь.Затем следуют «важные, но не срочные», затем «не важные, но срочные» и, наконец, «не срочные и не важные».

Рисунок 3.9 Матрица Эйзенхауэра может помочь организовать приоритеты и гарантировать, что вы сосредоточитесь на правильных задачах.

Кто руководит вашими задачами?

Еще одна вещь, о которой следует помнить при подходе к управлению временем, заключается в том, что, хотя вы можете иметь большую автономию в управлении своим временем, многие из ваших задач выполняются несколькими разными людьми.Эти люди не только не осведомлены о том, что вам нужно делать, но у них часто есть цели, которые противоречат другим вашим задачам. Это означает, что разные инструкторы, ваш менеджер на работе или даже ваши друзья могут пытаться отстоять свои потребности в ваших приоритетах. Примером этого может быть начальник, который хотел бы, чтобы вы поработали несколько часов сверхурочно, но вы планировали потратить это время на исследование для статьи.

Точно так же, как оценка требований и потребностей для каждого приоритета, то же самое с тем, как другие могут влиять на ваше доступное время, может быть важной частью управления временем.В некоторых случаях информирование других о ваших приоритетах может помочь предотвратить возможные конфликты (например, сообщить своему боссу, что вам понадобится время в определенный вечер для учебы, сообщить вашим друзьям, что вы планируете вести дневник в субботу, но можете что-то сделать в воскресенье и т. д.).

Важно знать, как другие могут определять ваши приоритеты, а вам прислушиваться к собственному здравому смыслу. По сути, тайм-менеджмент в колледже — это как управление всеми элементами вашей жизни, так и время на учебу и выполнение заданий.

Принятие трудного решения, когда это необходимо

Иногда, независимо от того, сколько вы запланировали или насколько хорошо вы распорядились своим временем, возникают события, когда становится практически невозможно выполнить все, что вам нужно, к требуемому времени. Хотя это очень прискорбно, с этим просто ничего не поделать. Как говорится, «бывает всякое».

Попадание в такую ​​ситуацию — это когда расстановка приоритетов становится самым важным. Вы можете оказаться в неудобном положении, когда сможете выполнить ту или иную задачу только за отведенное время.Когда это происходит с заданиями в колледже, дилемма может быть чрезвычайно напряженной, но важно не перегружать себя тревожностью ситуации, чтобы вы могли принять тщательно продуманное решение, основанное на ценности и влиянии вашего выбора.

«Что вы делаете, когда сталкиваетесь с конфликтом приоритетов?»

В качестве иллюстрации представьте ситуацию, когда вы думаете, что можете выполнить только одно из двух заданий, одновременно важных и срочных, и вы должны выбрать, какое из них вы закончите, а какое — нет.Именно тогда становится критически важным понять все задействованные факторы. Хотя может показаться, что какое бы задание ни принесло вам наибольшее количество баллов, так это то, как вы делаете выбор, на самом деле существует ряд других атрибутов, которые могут повлиять на ваше решение, чтобы извлечь максимальную пользу из плохой ситуации. Например, одно из заданий может принести лишь минимальное количество баллов по отношению к вашей общей оценке, но оно может быть основополагающим для остальной части курса. Если вы не закончите его или не закончите с опозданием, это может поставить под угрозу и другие будущие задания.Или у преподавателя одного из курсов может быть более снисходительная политика «позднего назначения» — что-то, что позволит вам сдать работу с небольшим опозданием без слишком большого штрафа.

Если вы попадаете в аналогичное затруднительное положение, первым делом нужно попытаться найти способ завершить все, независимо от проблем. Если этого просто не может произойти, следующим незамедлительным шагом будет общение с вашими инструкторами, чтобы сообщить им о ситуации. Они могут помочь вам определиться с курсом действий или у них могут быть варианты, о которых вы не думали.Только тогда вы сможете сделать выбор в отношении приоритетов в сложной ситуации.

Ключевым моментом здесь является убедиться, что вы знаете и понимаете все ответвления, чтобы помочь принять лучшее решение, когда ситуация диктует вам трудный выбор среди приоритетов.

Завершение задач

Еще одна важная часть тайм-менеджмента — разработка подходов, которые помогут вам выполнять задачи эффективно и работать на вас. По большей части это сводится к небольшому планированию и информированию о специфике каждой задачи, насколько это возможно.

Знать, что вам нужно делать

Как обсуждалось в предыдущих частях этой главы, многие учебные действия состоят из нескольких компонентов, и иногда они должны выполняться в определенном порядке. Кроме того, некоторые элементы могут зависеть не только от порядка их выполнения, но также могут зависеть от того, как они завершены. Чтобы проиллюстрировать это, мы проанализируем задачу, которая обычно считается простой: посещений урока. В этом анализе мы рассмотрим не только то, что необходимо сделать, чтобы получить максимальную отдачу от опыта, но и то, как каждый элемент зависит от других и должен выполняться в определенном порядке.На приведенном ниже рисунке показана взаимосвязь между различными видами деятельности, многие из которых могут поначалу показаться недостаточно значительными, чтобы заслуживать упоминания, но становится очевидным, что другие элементы зависят от них, когда они перечислены таким образом.

Рис. 3.10 Многие из ваших учебных действий зависят от других, а некоторые из них служат воротами к другим шагам.

Как видно из рисунка выше, даже такая простая задача, как «пойти в класс», может быть разбита на несколько различных элементов, которые в значительной степени зависят от других задач.Одним из примеров этого является подготовка к лекции в классе путем предварительного чтения материалов, чтобы облегчить понимание лекции и любых сложных концепций. Если вы сделали наоборот, вы можете упустить возможность задать вопросы или получить разъяснения по информации, представленной во время лекции.

Понимание того, что вам нужно делать и когда вам нужно, может быть применено к любой задаче, независимо от того, насколько она проста или насколько сложна. Знание того, что вам нужно делать, и его планирование могут иметь большое значение для успеха и предотвращения неприятных сюрпризов.

Зная, как это сделать

После того, как вы четко поймете, что нужно сделать для выполнения задачи (или составных частей задачи), следующим шагом будет создание плана выполнения всего.

Это может быть не так просто, как заявить, что вы закончите первую часть, затем перейдете ко второй и так далее. Для выполнения каждого компонента могут потребоваться различные ресурсы или навыки, и в ваших интересах заранее определить их и включить их в свой план.

Хорошая аналогия для такого рода планирования — думать о нем так же, как если бы вы готовились к длительной поездке. В долгом путешествии вы, вероятно, не выйдете через парадную дверь, а затем решите, как вы собираетесь добраться туда, куда вы собираетесь. Слишком много других решений и задач, которые нужно выполнять, в зависимости от каждого выбора. Если вы решили, что летите на самолете, вам нужно будет купить билеты и запланировать поездку в соответствии с расписанием полета. Если вы решили поехать на машине, вам понадобятся деньги на бензин и, возможно, карта или устройство GPS.А как насчет одежды? Одежда, которая вам понадобится, зависит от того, как долго вас не будет и какой будет климат. Если он находится достаточно далеко, чтобы вам нужно было говорить на другом языке, вам может потребоваться либо приобрести этот навык, либо, по крайней мере, прийти с чем-то или кем-то, кто поможет вам с переводом.

Далее следует список планирования, который поможет вам подумать и подготовиться к задачам, которые вы собираетесь начать.

Какие ресурсы вам понадобятся?

Первая часть этого списка может показаться настолько очевидной, что о ней не следует упоминать, но она, безусловно, одна из самых важных и одна из самых игнорируемых.Вы когда-нибудь планировали поездку, но забыли свою самую удобную пару обуви или не забронировали номер в отеле? Если недостающий ресурс важен, весь проект может быть полностью остановлен. Даже если недостающий ресурс является второстепенным компонентом, он все равно может существенно изменить конечный результат.

Учебная деятельность в этом плане во многом схожа, и также важно помнить, что ресурсы не могут быть ограничены физическими объектами, такими как бумага или чернила. Информация также может быть важным ресурсом.Фактически, один из наиболее часто упускаемых из виду аспектов планирования новичками — это то, сколько исследований, чтения и информации им потребуется для выполнения заданий.

Рис. 3.11. Предоставление времени для размышлений — важная часть обучения. Предоставлено: Юхан Сонин / Flickr / Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Например, если у вас было задание, в котором вы должны были сравнить и сопоставить роман с фильмом, адаптированным из этого романа, было бы важно иметь доступ как к фильму, так и к книге в качестве ресурсов.Ваши планы по завершению работы могут быстро развалиться, если вы узнаете, что в тот вечер, когда планировали посмотреть фильм, он больше не доступен.

Какие навыки вам понадобятся?

Плохое планирование или неверные предположения в этой области могут иметь катастрофические последствия, особенно если для какой-то части задачи требуется крутая кривая обучения. Независимо от того, насколько хорошо вы спланировали другие части проекта, если вам нужны какие-то навыки, которых у вас нет, и вы не знаете, сколько времени потребуется, чтобы научиться, это может быть плохой ситуацией.

Представьте себе сценарий, в котором одним из ваших классных проектов является создание плаката. Вы намереваетесь использовать какое-то программное обеспечение для обработки изображений, чтобы создать профессионально выглядящую графику и диаграммы для плаката, но вы никогда раньше не использовали программное обеспечение таким образом. Это кажется достаточно простым, но как только вы начнете, вы обнаружите, что графики продолжают распечатываться с неправильным разрешением. Вы ищете решение в Интернете, но единственное, что вы можете найти, требует от вас воссоздания их заново в другой обстановке.К сожалению, эта часть проекта теперь займет вдвое больше времени.

Может быть чрезвычайно трудно оправиться от подобной ситуации, и ее можно было предотвратить, потратив время на то, чтобы научиться делать это правильно, прежде чем вы начали, или, по крайней мере, включив в свое расписание некоторое время для обучения и практики.

Установить сроки

Конечно, лучший способ подойти к тайм-менеджменту — это установить реалистичные сроки, учитывающие, какие элементы зависят от других, а также порядок, в котором они должны быть выполнены.Дать себе два дня на то, чтобы написать 20-страничное художественное произведение, не очень реально, поскольку даже многие профессиональные авторы в среднем составляют всего 6 страниц в день. Ваши намерения могут быть хорошо обоснованными, но использование нереалистичных сроков не принесет большого успеха.

Установка подходящих сроков и их соблюдение очень важны — настолько, что несколько разделов в оставшейся части этой главы касаются эффективных методов соблюдения сроков.

Будьте гибкими

Парадоксально, что пункт в этом списке, который появляется сразу после сильного поощрения к соблюдению сроков и их соблюдению, — это предложение быть гибким.Причина, по которой , будучи гибким, вошла в этот список, заключается в том, что даже самые продуманные планы и самые точные усилия по управлению временем могут принять неожиданный оборот. Идея гибкости заключается в том, чтобы скорректировать свои планы и сроки, когда что-то действительно сбивает с толку. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, — это паниковать или просто перестать работать, потому что следующий шаг в вашем тщательном планировании внезапно превратился в препятствие. В тот момент, когда вы видите, что что-то в вашем плане может стать проблемой, нужно начинать корректировать свой план.

Попутно корректировать план — невероятно распространено. Фактически, многие профессиональные менеджеры проектов узнали, что что-то всегда происходит или всегда есть некоторая задержка, и разработали подход, позволяющий справиться с неизбежной потребностью в некоторой гибкости. По сути, вы могли бы сказать, что они даже планируют проблемы, ошибки или задержки с самого начала, и они часто добавляют немного дополнительного времени для каждой задачи, чтобы гарантировать, что проблема не сорвет весь проект или что его завершение проекта не пропускает окончательный срок.

«Работая над задачами, убедитесь, что вы всегда отслеживаете и адаптируетесь, чтобы обеспечить их выполнение».

Профиль студента

«Во время учебы в колледже я вспоминаю случай, когда я не спал две ночи подряд, пытаясь подготовиться к предстоящим промежуточным экзаменам. Я быстро понял, что попытки ориентироваться в колледже, работая полный рабочий день, представляли собой серьезную проблему. Из-за неспособности справляться со своими обязанностями первый год моего обучения в колледже был довольно тяжелым.Я прошел через множество проб и ошибок, чтобы выяснить, что тайм-менеджмент был ключевым. Исходя из своего опыта, я экстраполировал на этот навык три важных компонента. Во-первых, необходимо знать свои значения . Ценности послужат руководством, которое поможет вам определить, какие действия приближают вас к вашим целям, а какие нет. Во-вторых, знайте свои ограничения . Ограничения (в форме времени или других обязанностей) могут помочь вам установить параметр, в рамках которого вы можете работать эффективно.Последний компонент — это действие . Этот компонент мне было сложнее всего освоить, но он оказался наиболее плодотворным. Потому что знание ценностей и ограничений без участия в соответствующих действиях не служит какой-либо значимой цели. Я твердо верю, что управление временем обучения может во многом способствовать получению положительного опыта в университете ».

—Фирдавс Хайдаров , специальность психология, Государственный университет Миннесоты, Манкато

Важность того, где вы делаете свою работу

Рисунок 3.12 Место, где вы работаете, может быть столь же важным, как и время. (Кредит: Мадс Бодкер / Flickr / Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Большая часть обеспечения того, чтобы вы могли выполнять задачи вовремя, сводится к настройке условий, которые позволят вам хорошо выполнять работу. Во многом это связано с окружающей средой, в которой вы будете выполнять свою работу. Это не только физическое пространство, такое как рабочая зона, но и другие условия, такие как отсутствие отвлекающих факторов, ваше физическое благополучие и психологический настрой.

Правильное пространство

Простые вещи, например, где вы находитесь для выполнения своей работы, могут не только повысить вашу эффективность, но и повлиять на то, насколько хорошо вы можете работать или даже можете ли вы вообще завершить работу. Одним из примеров этого может быть набор текста на ноутбуке. Хотя может показаться удобнее лечь на диван и печатать длинную бумагу, сидение за столом или столом на самом деле увеличивает скорость набора текста и снижает количество ошибок. Даже тип используемой вами мыши может повлиять на вашу работу, а использование той, с которой вам удобно, может иметь большое значение.

Есть множество других факторов, которые также могут иметь значение. У тебя достаточно места? В помещении загромождено или у вас есть место для хранения справочных материалов и других вещей, которые могут вам понадобиться, в пределах досягаемости? Есть ли другие способы работы, которые могли бы быть еще более эффективными? Например, покупка недорогого второго монитора — даже бывшего в употреблении — может стать ключом к сокращению времени, которое вы тратите, когда вы можете отображать более одного документа одновременно.

Ключ в том, чтобы найти то, что работает для вас, и рассматривать свое рабочее пространство как еще один важный ресурс, необходимый для выполнения задачи.

Без отвлекающих факторов

Мало что может расстраивать сильнее, чем попытки выполнять работу, пока вас что-то отвлекает. Если другие люди постоянно прерывают вас или есть вещи, которые отвлекают ваше внимание от текущей задачи, все занимает больше времени, и вы более склонны к ошибкам.

Многие люди говорят, что они лучше справляются с отвлекающими факторами — они предпочитают оставлять телевизор или радио включенными, — но правда в том, что среда, в которой слишком много отвлекающих факторов, редко помогает, когда требуется сосредоточенность.Прежде чем решить, что телевизор или разговорчивые соседи по комнате не беспокоят вас, когда вы работаете, честно оцените работу, которую вы выполняете с перерывами, по сравнению с работой, без которой вы не выполняете.

Если вы обнаружите, что ваша работа лучше без отвлекающих факторов, рекомендуется создать среду, в которой меньше отвлекающих факторов. Это может означать, что вам придется пойти в отдельную комнату, использовать наушники или пойти куда-нибудь, например в библиотеку, по работе. Тем не менее, важность среды, свободной от отвлекающих факторов, невозможно переоценить.

Работаем в нужное время

Большинство людей в течение дня подчиняются своим собственным ритмам, циклам и предпочтениям. Некоторые из них бодры и энергичны по утрам, а другие считаются «полуночниками» и предпочитают работать после того, как все остальные уснули. Может быть важно знать свои собственные циклы и использовать их в своих интересах. Редко кто-то делает все возможное, когда истощен физически или морально. Точно так же, как трудно работать, когда вы физически больны, это также может быть препятствием для попыток учиться или выполнять умственную работу, когда вы устали или эмоционально расстроены.

Ваша рабочая среда определенно включает ваше собственное душевное состояние и физическое благополучие. Оба имеют значительное влияние на ваши способности к обучению и производству. В связи с этим важно не только знать свое собственное состояние и предпочтения в работе, но и действительно пытаться создать условия, которые помогут вам в этих областях. Один из подходов — выделить определенное время для выполнения определенных видов работы. Вы можете обнаружить, что лучше концентрируетесь после еды. В таком случае возьмите за привычку делать домашнее задание каждый вечер после ужина.Или вам может понравиться больше читать после того, как вы будете готовы ко сну, поэтому вы выполняете задания по чтению непосредственно перед сном. Некоторые люди считают, что они более креативны в определенное время дня или что им удобнее писать при слабом освещении. Стоит потратить время на то, чтобы найти наиболее подходящие для вас условия, чтобы вы могли ими воспользоваться.

Аналитический вопрос

Опрос студентов о рабочей среде

Анализ: Найдите время, чтобы подумать, где и когда вы будете выполнять свою работу.Что вы можете сделать, чтобы ваша рабочая среда была полезной, а не вредной? Как вы знаете, что вам не подходит? Что вы будете делать, чтобы эти неблагоприятные условия не попали в вашу рабочую среду?

Ниже приводится краткий опрос, который поможет вам определить свои собственные предпочтения в отношении вашего рабочего места, времени, в которое вы работаете, и отвлекающих факторов. Оцените каждый вариант: 1–4, 1 означает «меньше всего похож на меня», а 4 означает «больше всего похож на меня».

  • Мне нравится, когда мое рабочее место организовано и чисто.
  • Есть определенные места, где мне комфортнее работать.
  • Я предпочитаю быть один, когда работаю над определенными вещами.
  • Мне трудно читать, когда вокруг меня другие звуки или голоса.
  • Есть определенное время дня, когда я могу быть более сосредоточенным.
  • Мое настроение или эмоции могут мешать моей способности концентрироваться

Важность наличия надежной должностной инструкции для каждой должности в Центре неотложной помощи

Срочное сообщение: Наличие кратких, полных и актуальных описаний должностей для всех сотрудников в центре неотложной помощи окупится исполнение роли, меньшее количество трудовых споров и, надеюсь, устранение возможности судебного иска.

Алан А. Айерс, MBA, MAcc, Experity

Согласно данным экономической переписи США, в период с 2012 по 2022 год занятость в сфере здравоохранения будет увеличиваться на 2,6% в год или на 5 миллионов рабочих мест. Этот показатель примерно в пять раз превышает прогнозируемый общий рост занятости за тот же период — 0,5% в год. В 2012 году в секторе здравоохранения работало около 18 миллионов американцев, и ожидается, что на его долю будет приходиться почти треть всех новых рабочих мест, созданных в период с 2012 по 2022 год — больше, чем в любой другой отрасли.Быстрый рост занятости в сфере здравоохранения только увеличивает спрос на хороших специалистов в центрах неотложной медицинской помощи и подчеркивает важность наличия подробных описаний должностных обязанностей для точного управления ожиданиями и измерения производительности для каждой должности в вашей практике. 1

Должностные обязанности в центре неотложной помощи разнообразны и включают врачей и врачей-консультантов, зарегистрированных и имеющих лицензию практических медсестер, медицинских техников и помощников, специалистов по кодированию и выставлению счетов за медицинские услуги, а также различных менеджеров или администраторов практики.Важно, чтобы вы, как владелец или оператор службы экстренной помощи, определяли каждую роль в своем центре с описанием должностных обязанностей, что считается ключом к хорошей организационной структуре и первой защитой от судебных исков сотрудников.

Описание должности не только устанавливает ожидания относительно того, что влечет за собой работа для потенциальных и существующих сотрудников, но также излагает особые стандарты , по которым может быть измерена фактическая производительность труда, и обеспечивает законное, связанное с бизнесом обоснование для дисциплина при неудовлетворительной работе сотрудника.

Написание краткого описания вакансии
Хотя таблица описывает различные варианты использования должностных инструкций в условиях неотложной медицинской помощи, основная цель описания должности состоит в том, чтобы предоставить подробный и точный обзор должности . Описание должности должно охватывать тип работы и ее цель, требования, необходимые для выполнения работы, и условия труда. Это также должно быть основано на том, что на самом деле сегодня , а не на идеале.При рассмотрении следующих компонентов проконсультируйтесь или сравните описания сопоставимых вакансий, доступных в Интернете на веб-сайтах других центров неотложной помощи или на сайтах соискателей, таких как Monster.com или CareerBuilder.com.

Таблица 1. Важность наличия должностной инструкции для каждой должности в центре неотложной помощи
Должностная инструкция — это подробный письменный документ, в котором излагаются важные и важные обязанности и ответственность конкретного человека. положение в медицинской практике.Его можно использовать для
  • Классификация должностей и организация
  • Информирование сотрудников об ожидаемых должностях
  • Усилия по набору персонала
  • Проведение собеседований и сужение круга потенциальных кандидатов на новую должность
  • Оценка работы и производительность сотрудников
  • Понимание и корректировка рабочие нагрузки
  • Уточнение взаимосвязей между должностями и предотвращение дублирования и пробелов
  • Помощь в анализе ставок вознаграждения сотрудников
  • Определение карьерных путей и возможностей для роста рабочих мест
  • Создание учебных программ и программ обучения
  • Помощь в достижении целей сотрудников и организации- установка
  • Статус здания, уважение и мотивация сотрудников
  • Соответствие государственным постановлениям

Должность
Должность должна быть описательной и иметь отношение к кому-то за пределами p ractice, например, «клерк по медицинским счетам».«Поскольку вы составляете описание должности, лучше всего основывать рабочее название должности на ее главной роли. Рассмотрим общепринятые названия, используемые в центрах неотложной помощи. Должность «клерк по медицинским счетам» довольно прозрачна: этот человек обрабатывает счета за медицинские услуги для своей практики. Избегайте использования расплывчатых или слишком конкретных названий должностей — разработайте рабочее название, которое описывает как уровень ответственности, так и роль должности. Если вы не уверены в названии, его можно решить в последнюю очередь, после того, как будет написана остальная часть описания должности.
Держите название должности кратким и лаконичным. Это должно быть от одного до трех слов, которые точно описывают состав, организационный уровень и объем ответственности за работу. Старайтесь, чтобы названия должностей у сотрудников в структуре офиса и в аналогичных местах деятельности совпадали. Последнее особенно важно, когда вакансия размещается в Интернете для потенциальных соискателей. Хотя вы можете захотеть признать своего операционного директора главным операционным директором или старшим вице-президентом, название «практический администратор» или «менеджер центра» может быть более подходящим для работы с одним центром.

Боковая панель 1. «Менеджер по увеличению доходов» — неподходящее название должности
Одна из многопрофильных операций по оказанию неотложной помощи гордилась своим опытом кодирования — обеспечение точности и полноты документации, подтверждающей уровень предоставленных услуг, что модификаторы и другие сложности кодирования были понятны, и что его сотрудники знали, какие коды будут оплачиваться различными плательщиками. Учитывая важность отдела выставления счетов в обеспечении того, чтобы центр получал оплату за предоставляемые услуги — гарантируя, что на столе не останется никаких денег, — операция переименовала свою функцию выставления счетов в «повышение доходов», а его диспетчер по выставлению счетов — в «менеджер по увеличению доходов».«Когда организацию посетил сторонний консультант, он сразу же получил обратную связь — название должно быть изменено на« менеджер по выставлению счетов ». Причина? Что Medicare или частный плательщик предположили бы о менеджере, чья должность до повысила бы доход пациента через процесс выставления счетов? Подразумевается кодирование или другие виды мошенничества. Консультант сообщил организации, что одно только название должности создает риск.

Сводка вакансии
Заголовок описания должности должен содержать всего несколько предложений (меньше четырех), в которых резюмируются основные моменты работы, которые могут включать ключевые обязанности, функции и обязанности; требования к образованию и опыту; и любую другую относящуюся к делу информацию.Это резюме можно использовать, когда вы публикуете позицию в Интернете. Эта часть описания должности также является идеальным местом для добавления — при необходимости в более крупной организации, такой как больница или интегрированная система здравоохранения, — краткого описания отдела, его миссии и того, как оно вписывается в более крупную организацию. Краткое изложение будет проще всего написать после завершения всего описания должности, когда вы четко определите все детали должности.

Основные должностные функции
Вначале менеджер по найму должен определить основные должностные функции, которые являются основой должностной инструкции.Этот компонент должностной инструкции должен быть

  • В полном объеме со всеми функциями и обязанностями, которые входили в обязанности действующего сотрудника
  • Сосредоточено на ключевых задачах, которые являются обязательными для выполнения работы
  • Конкретно в отношении задач и обязанностей, необходимых для выполнения Обязанности по работе
  • Кратко написано короткими предложениями для широкой аудитории, практически не знакомой с работой, отделом (если применимо) или медицинской практикой
  • Написано в терминах требований должности, а не на основе способностей любого человека

Начните с создания списка всех обязанностей, задач, ответственности и действий, необходимых для конкретной работы.Не включайте второстепенные или случайные задачи. Некоторые организации добавляют процент времени для каждой важной должностной функции. Если вы это сделаете, убедитесь, что каждая задача составляет не менее 5% от общего объема работы. Функции, которые составляют менее 5% от общего объема работы, должны быть удалены, если они считаются несущественными задачами или сгруппированы с другой должностной функцией.

Помимо оценки процента времени, некоторые эксперты разделяют основные должностные функции на две другие области: ключевые обязанности и заявления о долге.Основные обязанности — это основные области ответственности на должности, во многом аналогичные основным должностным функциям. Дежурные ведомости предоставляют дополнительную информацию о задачах, связанных с ключевой подотчетностью. Это еще один способ организовать свои мысли и собрать важные факты о должности, чтобы лучше передать сложность, объем и уровень ответственности работы.

Работодатели часто думают, что фраза «и другие обязанности, как они назначены» в конце списка — это удобное средство для решения непредвиденных задач или всего, что они забыли включить в описание должности.Но этого утверждения следует избегать, потому что любые дополнительные задачи должны быть разумно связаны с работой. Например, попросить флеботомиста в Детройте счистить снег с проезжей части центра в 7:00 до открытия офиса, возможно, не лучшая идея. Если эти другие обязанности кажутся более значительным компонентом должности, описание должности следует обновить, чтобы отразить их важность.

Если у вас возникли проблемы с особенностями описания конкретной должности, спросите себя: «Если бы эта работа не существовала, какую работу не удалось бы выполнить ?» Это способ тщательно изучить конкретную работу как таковую, так как она подходит для всей медицинской практики.

Когда вы выполнили основные должностные функции, изучите описание, чтобы убедиться, что оно включает любую другую относящуюся к делу информацию, чтобы сведения об обязанностях и ответственности должности были полными и точными. Кроме того, вам следует отредактировать это описание, чтобы оно было полным и легким для понимания. Прочтите обязанности и ответственность должности как сторонний наблюдатель, а не как человек, знакомый с внутренней работой центра неотложной помощи.

Должностная квалификация
Должностная квалификация включает в себя уровень образования и необходимый опыт, полученный контроль, а также аналитические и логические навыки и способности, необходимые для должности.
Требования к образованию и опыту должны определяться специальностью и уровнем образования (например, «степень бакалавра медицинских наук»), опять же без предвзятого отношения к происхождению конкретного человека. Изучите позицию в практике, чтобы определить, действительно ли необходимы конкретные образовательные требования или достаточно предыдущего опыта, стажировки или волонтерской работы. Требования к образованию и опыту должны быть необходимыми для выполнения повседневных задач на должности, а не просто вещами, которые приятно иметь.

Если требования к образованию слишком высоки, вы можете исключить некоторых очень квалифицированных кандидатов при приеме на работу. Укажите любые приемлемые заменители, такие как конкретное количество лет опыта работы в аналогичных условиях вместо диплома колледжа или другого сертификата. Скажите, например, «два года опыта работы в качестве помощника врача» или, вместо «степень бакалавра финансов», скажите «степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов, бизнеса или смежной области» при определении квалификации для бизнес-менеджер.

Предпочтительная квалификация
Имейте в виду, что описание должности может включать предпочтительную квалификацию. Это квалификации, которыми менеджер по найму хотел бы, чтобы лицо, занимающее в настоящее время должность, обладало, но они не являются существенными для выполнения повседневных функций на работе.

Условия труда
Условия работы должны описывать место в практике, где будет проводиться большая часть работы (например,g., фронт-офис или лаборатория), фактическое физическое положение человека при выполнении работы (например, сидя, стоя) и степень любого физического труда, связанного с этим (например, помощь пациентам на рентгеновском столе и выходе из него) .

Условия работы должны включать географическое местоположение работы, потому что некоторые должности могут быть на дому или в новых центрах неотложной помощи, которые еще не открылись.
Учтите, что соискатели, которые видят объявление о вашей клинике в Интернете, могут жить на некотором расстоянии.
Перечислите любое специализированное оборудование или технологии, которые должны использоваться на данной должности. Центры неотложной помощи (особенно те, которые практикуют медицину труда) используют многочисленные медицинские инструменты, в том числе тестеры алкоголя в крови и тестеры легочной функции, которые требуют обучения и, в некоторых случаях, сертификации. Аналогичным образом укажите любое используемое программное обеспечение (например, VelociDoc2 или SYSTOC3), если вы ищете специалистов, имеющих опыт работы с конкретным приложением. В противном случае ожидайте, что потратите больше времени и усилий на обучение.
Последний пункт — характер взаимоотношений и ролей в офисе, включая структуру отчетности, является ли должность частью команды, а также другие рабочие отношения (например, взаимодействие с поставщиками, больницами и другими поставщиками медицинских услуг). Таблица 2 содержит сводку основных компонентов должностной инструкции.

Таблица 2. Сводка компонентов описания работы
В описании должности нет необходимости учитывать все задачи, которые когда-либо могли быть выполнены.Базовый формат описания должности должен включать в себя следующие элементы, изложенные в простой форме:
  1. Информация о заголовке: Это должно включать название должности, уровень или диапазон заработной платы, отношения отчетности (по должностям, а не отдельные лица), часы работы или смены и вероятность сверхурочной работы или работы в выходные.
  2. Краткая цель работы: Перечислите общие обязанности и описание ключевых задач и их целей, взаимоотношений с клиентами, коллегами и другими лицами, а также результатов, ожидаемых от действующих сотрудников.
  3. Квалификация: Укажите образование, опыт, подготовку и технические навыки, необходимые для поступления на эту работу.
  4. Особые требования: Сюда должны входить любые чрезвычайные условия, применимые к работе (например, подъем тяжестей, воздействие экстремальных температур, длительное нахождение, поездки).
  5. Должностные обязанности и ответственность: Важны только две характеристики должностных обязанностей: определение задач, которые составляют от 90% до 95% выполненной работы, и перечисление задач в порядке затраченного времени (или иногда в порядке важности).Первая из перечисленных задач должна быть самой важной или трудоемкой и т. Д. Работодатели могут покрыть от 90% до 95% большинства задач и обязанностей в нескольких утверждениях. Более важно перечислить, что должно быть выполнено и выполнено, чем как, если есть несколько способов сделать это. Слишком конкретная информация о том, как выполнять обязанности, может привести к проблемам, связанным с Законом об американцах с ограниченными возможностями, когда сотрудник просит жилье.

Некоторые эксперты по персоналу рекомендуют включать в описание должности несколько других компонентов, например, тех, что перечислены в Таблица 3 .Они могут быть полезны в более крупных организациях, таких как университетская больница, или при размещении вакансий в Интернете. Тем не менее, для практических целей небольшой медицинской практики они могут быть исключены из описания должности и зарезервированы для писем с предложениями и объявлений о вакансиях.

Таблица 3. Дополнительные компоненты описания должности
Льготы сотрудникам: Это список льгот, которые медицинская практика предлагает своим сотрудникам, например отпуск, больничный, 401 (k ) план, пенсионный план и страхование.Также включите любые уникальные льготы, такие как возмещение стоимости обучения в колледже, платные сборы в фитнес-клубе или скидки на медицинские услуги.
Стандарты производительности: Раздел стандартов производительности является предпочтительным, если вы включили ключевые показатели производительности труда и ожидаемых результатов работы. В этом разделе дается основание для измерения производительности. Стандарт эффективности должен быть привязан к каждой ключевой подотчетности или важной должностной функции, чтобы была информация об ожиданиях в этой конкретной области ответственности.
Организационная структура: Чтобы помочь каждому понять роль по отношению к ролям членов команды, включите графические изображения групп работы, людей и отношений между начальством и подчиненным для всех людей, вовлеченных в организацию. Сопоставимые должности: В этом разделе можно перечислить любые должности в отделе, выполняющие аналогичные обязанности. Подобные должности следует классифицировать последовательно, чтобы облегчить финансовое прогнозирование и составление бюджетов.

Диапазон заработной платы: Заработная плата всегда является деликатным вопросом.Если указан диапазон выплат, убедитесь, что это действительно диапазон. Опять же, поддерживайте это в соответствии со структурой офиса и приготовьтесь пересмотреть это на основе ряда факторов, включая экономику, целевой пул кандидатов при приеме на работу, конкурирующие методы и отраслевые стандарты.

Описание работы Язык
Описание должности должно быть четким и кратким. Не используйте повествовательную форму при написании описания должности.Вместо этого структурируйте предложения в стандартной форме «глагол – объект» с пояснительными фразами. Человек, занимающий должность, является подлежащим предложения, поэтому подлежащее (например, «Фельдшер готовит …») можно исключить, например: «Подготавливает пациентов к врачебному осмотру путем проведения предварительных физических измерений артериального давления, веса. , и температура, и отчет об анамнезе пациента ». Обратите внимание, что в предложении используется настоящее время.

Описание должности не является пошаговым руководством по выполнению работы, но, когда вы сочтете это необходимым, вы можете добавить пояснительные фразы, которые подробно описывают параметры функции (например, почему, как, где и как часто), а также добавить содержательности и ясности (например,g., «Отвечает за сбор, проверку и отправку табелей рабочего времени медицинского персонала в Департамент заработной платы каждые две недели»).

В описании должности могут отсутствовать ненужные статьи, такие как , , , и , , а также другие слова, которые не являются жизненно важными для понимания. Он должен быть нейтральным с гендерной точки зрения, поэтому используйте непредвзятую терминологию (например, он или она ) и строите предложения так, чтобы гендерные местоимения не нужны.
Наконец, воздержитесь от использования туманных наречий, прилагательных или слов, которые подлежат интерпретации, например, часто , многочисленному , сложному и иногда , а также неточному языку, например действует , готовит , обрабатывает , а отвечает за .Язык описания должности должен четко отражать цель и навыки работы.

Проблемы или подводные камни при написании должностных инструкций
Когда кто-то работает не так, как ожидалось, руководитель и представитель отдела кадров должны в первую очередь обратить внимание на описание должности. Менеджер может полагать, что сотрудник не соответствует стандартам работы на должности; Надеюсь, у этого менеджера есть четкое представление о требуемых должностных функциях. Если сотрудник либо не соответствует требованиям, изложенным в описании должности, либо описание должности не описывает задачу, которую хочет выполнить менеджер, существует проблема.Описание должности не достигло своих целей и должно быть пересмотрено с участием менеджера. На этом этапе менеджер и сотрудник должны просмотреть описание должности, чтобы у обоих было четкое понимание ожиданий от должности.
Описание должности настолько хорошо, насколько оно точно передает содержание работы. Исследования показывают, что описания должностных обязанностей обычно содержат недостатки в одной из следующих областей:

  • Важность работы либо преувеличивается, либо преуменьшается.Описание должности ничего не стоит и является неэффективным инструментом, если работа не охарактеризована точно.
  • В описании должности не указываются существенные элементы, которые отличают успешную работу от неудачной, что приводит к замешательству сотрудников в отношении ожиданий и не создает точных рекомендаций для проверки выполнения работы.
  • Отсутствует внимание к каким-либо аспектам принятия решений в работе, что может омрачить объем ответственности и подотчетности сотрудника.
  • Подобно другим недостаткам, описанным здесь, часто в описании должности отсутствует подробное описание должностных обязанностей, не указывается точно, что сотрудник должен делать, и в количественном выражении.
  • Некоторые должностные инструкции не отражают в действительности квалификацию, которая действительно необходима для успеха на должности. Это может помешать добросовестным кандидатам подавать заявки на вакансию, а это означает, что такая практика может проиграть потенциально сильным сотрудникам, а также может быть подвергнута обвинениям в дискриминации.(См. Раздел «Возможность судебного разбирательства».)
  • В описании говорится о сотруднике, а не о должности.
  • В описании указаны идентичные обязанности для двух разных работ. Это может быть проблемой, особенно в небольшой практике, где производительность высока, а дублирование усилий может вызвать серьезную проблему.

Возможность судебного разбирательства
Учитывая множество законов, защищающих сотрудников на рабочем месте, важно иметь описания должностных обязанностей, которые не допускают дискриминации и не допускают дискриминации.
Возраст, раса, пол, гендерная принадлежность, религия, инвалидность и национальное происхождение являются преобладающими «подозреваемыми классами» в трудовом законодательстве, а это означает, что люди этих категорий исторически сталкивались с дискриминацией. Эти категории в разной степени защищены от дискриминации на рабочем месте. Медицинская практика не может использовать какие-либо из этих критериев (или других) в качестве основания для отказа от рассмотрения или предложения работы человеку, за исключением случаев, когда требование разумно связано с работой.Это называется добросовестной профессиональной квалификацией. Например, религиозные убеждения человека могут мешать ему носить определенный стиль скрабов или работать в определенные праздники. Что касается Закона об американцах с ограниченными возможностями, работодатель должен предлагать разумное приспособление для людей с ограниченными возможностями — так что, опять же, описание должности должно больше фокусироваться на результатах, чем на конкретных методах выполнения задач.

У работодателя должно быть определенное количество сотрудников, на которые распространяется действие U.S. Законы Комиссии равных возможностей трудоустройства (EEOC). Количество сотрудников варьируется в зависимости от типа работодателя (например, частная или государственная компания, государственное учреждение и т. Д.) И типа заявленной дискриминации. Как правило, законы EEOC распространяются на предприятия и частных работодателей, у которых есть 15 или более сотрудников, проработавших на работодателя не менее 20 календарных недель в текущем или прошлом году. Это порог, если жалоба на практику или другого частного работодателя касается утверждения о дискриминации по признаку расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность), гендерной идентификации, национального происхождения, инвалидности или генетической информации.
Если в жалобе содержится жалоба на дискриминацию по возрасту, бизнес подпадает под действие законов EEOC, если в нем есть 20 или более сотрудников, которые проработали в компании не менее 20 календарных недель (в этом году или в прошлом году). Однако практически каждый работодатель подчиняется Закону о равной оплате труда. Этот закон запрещает выплату разной заработной платы мужчинам и женщинам, если они выполняют практически равную работу на одном рабочем месте. Таблица 4 содержит некоторые дополнительные практические советы по преодолению общих опасностей, связанных с должностными инструкциями.

Таблица 4. Преодоление опасностей должностных инструкций
  • Высшее руководство организации неотложной помощи должно начать с написания своих собственных должностных инструкций. Когда нет руководящих принципов или инструментов оценки для управленческой команды, очень несправедливо просить сотрудников действовать в соответствии с должностными инструкциями.
  • Никогда не просите группу написать описание работы. Группы не мыслят концептуально, и их обсуждение должностных обязанностей сведется к обсуждению простых обязанностей, а не целей.
  • Должностные инструкции должны обновляться. Их следует пересматривать и дорабатывать не реже одного раза в год. Описание должностей не должно оставаться в файле без изменений; это рабочие рекомендации для эффективной команды.
  • Каждая должностная инструкция должна быть адаптирована к конкретной культуре, потребностям и способам взаимодействия центра. Использование серийно выпускаемых или заимствованных должностных инструкций может привести к несоответствию ожиданий сотрудника, критериев эффективности и рабочей среды.
  • Должностные инструкции — это инструменты — общее руководство для той работы, которую предполагается выполнять, — а не официально обязательный инструмент, регулирующий деятельность человека.

Заключение
После прочтения этой статьи владельцы и операторы центров неотложной медицинской помощи должны понять ценность создания должностных инструкций и опасность невыполнения этого требования. Помните, что краткие, полные и актуальные описания должностных обязанностей для всех сотрудников практики окупятся более высокой эффективностью работы, меньшим количеством споров при найме на работу и, надеюсь, уменьшением возможности судебного иска.

  1. Министерство труда США, Бюро статистики труда.http://www.bls.gov/news.release/ecopro.nr0.htm. По состоянию на 18 октября 2015 г.
  2. http://www.practicevelocity.com/urgent-care-emr-software/
  3. http://www.ulworkplace.com/products/systoc/

Алан А. Эйерс, MBA, MAcc

Президент Experity Networks и редактор отдела управления практикой The Journal of Emergency Care Medicine

Глава 16. Групповая помощь и решение проблем | Раздел 2. Развитие навыков фасилитации | Основной раздел

Узнайте, как правильно планировать, поддерживать участие членов и создавать реальные возможности для лидерства в вашей организации и навыки ваших членов.

  • Что такое навыки фасилитации?
  • Зачем вам нужны навыки фасилитатора?
  • Как вы содействуете?
  • Как вы планируете хороший процесс фасилитации?
  • Организация встречи или сеанса планирования: о чем все это?
  • Навыки и советы фасилитатора
  • Работа с нарушителями: профилактика и вмешательство

Что такое навыки фасилитации?

Общественные организации ориентированы на действия.Есть срочные проблемы и вопросы, которые нам нужно решать и решать в наших сообществах. Именно поэтому мы собрались вместе, не так ли? Но для того, чтобы группы были действительно успешными, нам нужно потратить некоторое время на то, чтобы сосредоточиться на навыках, которые используют наши члены и лидеры, чтобы осуществить все эти действия как внутри, так и за пределами наших организаций.

Один из самых важных наборов навыков для лидеров и членов — это навыки фасилитации. Это «процессные» навыки, которые мы используем, чтобы направлять и направлять ключевые части нашей организационной работы с группами людей, таких как встречи, собрания по планированию и обучение наших членов и лидеров.

Будь то встреча (большая или маленькая) или тренировка, кто-то должен формировать и направлять процесс совместной работы, чтобы вы достигли своих целей и добились того, что вы намеревались сделать. В то время как группа людей может устанавливать повестку дня и выяснять цели, один человек должен сосредоточиться на том, как вы собираетесь продвигаться по своей повестке дня и эффективно достигать этих целей. Это человек, которого мы называем «фасилитатором».

Итак, чем фасилитация отличается от председательства на собрании?

Ну, это так, и это не так.У фасилитации есть три основных принципа:

  • Фасилитатор — это руководство, помогающее людям продвигаться в процессе вместе, а не обитель мудрости и знаний. Это означает, что фасилитатор присутствует не для того, чтобы высказывать мнения, а для того, чтобы выявлять мнения и идеи членов группы.
  • Фасилитация фокусируется на , как человека участвуют в процессе обучения или планирования, а не только на , что достигается
  • Координатор нейтрален и никогда не принимает сторону

Лучшие стулья для встреч считают себя фасилитаторами.Хотя они должны составить повестку дня и убедиться, что важные вопросы обсуждаются, принимаются решения и предприняты действия, хорошие председатели не чувствуют, что у них есть все ответы или что они должны говорить все время. Самое главное — это то, что говорят участники встречи. Итак, сосредоточьтесь на том, как организована встреча и проведите ее, чтобы убедиться, что все могут принять участие. Сюда входят такие вещи, как:

  • Чтобы каждый чувствовал себя комфортно, участвуя
  • Разработка структуры, позволяющей услышать идеи каждого
  • Сделать так, чтобы участники были довольны своим вкладом в собрание
  • Убедиться, что группа чувствует, что идеи и решения принадлежат им, а не только руководителю.Поддерживать идеи каждого и никого не критиковать за сказанное.

Зачем вам нужны навыки фасилитатора?

Если вы хотите хорошо планировать, вовлекать членов и создавать реальные возможности для лидерства в вашей организации и навыки у ваших членов, вам необходимы навыки фасилитатора. Чем больше вы знаете о том, как формировать и проводить хороший процесс обучения и планирования, тем больше ваши участники будут чувствовать себя уполномоченными в отношении своих собственных идей и участия, останутся инвестированы в вашу организацию, возьмут на себя ответственность и ответственность, и тем лучше будут ваши встречи .

Как вы содействуете?

Встречи — большая часть нашей организаторской жизни. Кажется, мы всегда переходим от одной встречи к другой. Следующее занятие в Toolbox будет посвящено подробному планированию и проведению хороших встреч. Но здесь мы собираемся поработать над процессными навыками, которые должны быть у хороших руководителей встреч. Помните, что эти навыки фасилитации полезны не только на встречах: для планирования; для «выращивания» новых лидеров; для разрешения конфликтов; и для поддержания хорошего общения в вашей организации.

Может ли кто-нибудь научиться проводить встречу?

Да, в некоторой степени. Быть хорошим фасилитатором — это одновременно и навык, и искусство. Это навык, с помощью которого люди могут изучить определенные техники и с практикой улучшить свои способности. Это искусство в том смысле, что у одних людей к нему больше таланта, чем у других. Иногда лидеры организаций должны способствовать проведению собраний: таким образом, президенты советов директоров должны быть обучены тому, как проводить собрания. Но для других собраний и занятий по планированию не требуется, чтобы кто-то один выступал в качестве фасилитатора, поэтому ваша организация может привлекать членов, обладающих навыками и талантом.

Другими словами, содействие на самом деле означает:

  • Понимание целей собрания и организации
  • Сохранение группы в повестке дня и движение вперед
  • Вовлечение всех в собрание, включая выделение тихих участников и контроль над властными
  • Обеспечение демократического принятия решений

Как вы планируете хороший процесс фасилитации?

Хороший фасилитатор заботится как об итогах встречи или сессии планирования, так и о том, как люди на встрече участвуют и взаимодействуют, а также о процессе.Несмотря на то, что достижение целей и результатов, которых хотят все, конечно, важно, фасилитатор также хочет убедиться, что процесс является правильным, что все вовлечены и что опыт является наилучшим для участников.

При планировании хорошего процесса встречи координатор сосредотачивается на:

  • Климат и окружающая среда
  • Логистика и расположение помещений
  • Основные правила

Хороший фасилитатор заранее составит планы в каждой из этих областей.Давайте посмотрим на некоторые особенности.

Климат и окружающая среда

Есть много факторов, которые влияют на то, насколько безопасно и комфортно люди чувствуют себя при взаимодействии друг с другом и участии. Окружающая среда и общий «климат» встречи или собрания по планированию задают важный тон для участия.

Ключевые вопросы, которые вы задали бы себе как фасилитатору, включают:

  • Это место знакомо, где люди чувствуют себя комфортно? Признайтесь, если вы планируете провести интерактивную встречу, сидя за столом для переговоров в мэрии, некоторые из ваших людей могут почувствовать себя напуганными и оторванными от своего окружения.Удобное и знакомое место — ключ к успеху.
  • Доступен ли сайт встречи для всех? Если нет, то предоставили ли вы транспорт или сопровождение, чтобы помочь людям добраться до места? Психологически, если люди чувствуют, что сайт находится слишком далеко от них или в месте, которое они считают «опасным», это может отпугнуть их даже от посещения. Если они все же придут, они могут прийти с чувством, что они на самом деле никому не нужны или что их потребности на самом деле не учтены. Это может серьезно затруднить общение и участие.Еще одно напоминание: могут ли пользоваться сайтом люди с ограниченными физическими возможностями?
  • Подходит ли пространство? Слишком большой? Слишком маленький? Если вы хотите, чтобы группа планирования почувствовала, что это команда, большой зал для собраний всего на 10-15 человек может показаться устрашающим и заставить людей чувствовать себя застенчивыми и тихими. С другой стороны, если вы ведете группу из 30 человек на собрание, небольшой конференц-зал, где люди неудобно сжаты вместе, может привести к сбою: люди ерзают на своих местах, встают, чтобы размяться и подышать воздухом.Это может вызвать настоящий перерыв в настроении и переживаниях от встречи или совещания по планированию. Вы хотите, чтобы люди оставались сосредоточенными и расслабленными. Мораль: выберите размер комнаты, соответствующий размеру вашей группы.

Логистика и расположение помещений

Вы не поверите: то, как люди сидят, голодны ли они и слышат ли они, может сделать ваш процесс планирования положительным или отрицательным. Вы, как фасилитатор, должны очень заботиться о логистике встречи, вне зависимости от того, несете ли вы ответственность за них или нет.Некоторые вещи, которые следует учитывать:

  • Расположение стульев: Наличие стульев в кругу или вокруг стола способствует обсуждению, равенству и знакомству. Трибуны для выступающих и сиденья в стиле лекций заставляют людей чувствовать себя устрашающе и формально. Избегайте их любой ценой.
  • Места для развешивания газетной бумаги: во время встречи вы можете использовать много газетной бумаги или другого места на доске. Можно ли использовать скотч, не повредив стены? Есть мольберт? Достаточно ли места, чтобы вы могли держать важный материал на виду, а не убирать его?
  • Лист входа в систему: есть ли таблица для использования людьми?
  • Закуски: Ворчание в животе определенно отвлечет людей от встречи.Если у вас есть закуски, кто их приносит? Вам нужны розетки для кофейников? Можете ли вы устроить так, чтобы люди могли получать еду, не прерывая собрания? А кто потом убирает?
  • Микрофоны и аудиовизуальное оборудование: вам нужен микрофон? Видеокамеры? Может ли кто-нибудь настроить и протестировать оборудование перед тем, как вы начнете?

Чтобы создать как безопасную, так и комфортную среду, хороший фасилитатор должен учесть еще несколько моментов. Как вы защищаете людей, которые опасаются, что их идеи подвергнутся нападкам или насмешкам? Как сдерживать громких болтунов, которые склонны доминировать, но при этом заставлять их чувствовать себя хорошо из-за своего участия? Большая часть ответа кроется в Основных правилах.

Основные правила

У большинства собраний есть какие-то правила работы. Некоторые группы используют правила Роберта (парламентская процедура) для проведения своих собраний, в то время как у других есть правила, которые они приняли с течением времени. Если вы хотите, чтобы участие происходило непрерывно и чтобы люди действительно чувствовали себя заинтересованными в следовании правилам, лучший способ сделать так, чтобы группа развивала их в качестве одного из первых шагов в этом процессе. Это придает участникам чувство силы («Эй, она не говорит нам, как действовать.Нам решать, что мы считаем важным! «) И гораздо больше вкладывать средства в соблюдение правил. Общие основные правила:

  • Говорит один человек
  • Поднимите руку, если вам есть что сказать
  • Слушайте, что говорят другие люди
  • Запрещается насмехаться над идеями других людей или нападать на них
  • Приходите вовремя с перерывов (если встреча долгая)
  • Уважать друг друга

Процесс разработки основных правил:

  • Начните с того, что скажите людям, что вы хотите установить некоторые основные правила, которым все будут следовать в ходе собрания.Повесьте чистый лист газетной бумаги на стену с заголовком «Основные правила».
  • Спросите любые предложения от группы. Если никто ничего не говорит, начни с самого себя. Обычно это заводит людей.
  • Напишите любые предложения на газетной бумаге. Обычно наиболее эффективно «проверить» со всей группой, прежде чем вы изложите идею («Сью предложила поднять руки, если нам есть что сказать. Это нормально для всех?»), Когда вы получили 5 или 6 хороших ответов. правила, проверьте, есть ли у кого-нибудь другие предложения.
  • Когда вы закончите, спросите группу, согласны ли они с этими Основными правилами и готовы им следовать. Убедитесь, что люди действительно говорят «Да» вслух. Это имеет значение!

Организация встречи или собрания по планированию

Как мы уже говорили, фасилитатор отвечает за обеспечение «безопасного» климата и рабочей атмосферы на встрече. Но вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Что я на самом деле делаю во время собрания, чтобы направлять процесс?» Вот основные шаги, которые могут стать руководством для вашего фасилитатора:

Начать встречу вовремя

Немногие из нас начинают встречи вовремя.Результат? Те, кто приходят вовремя, чувствуют себя обманутыми из-за того, что поспешили туда попасть! Начните с опоздания не более чем на пять минут, максимум на десять и поблагодарите всех, кто пришел вовремя. Когда появляются опоздавшие, не останавливайте процесс, чтобы признать их. Дождитесь перерыва или другого подходящего времени, чтобы они представились.

Добро пожаловать всем

Постарайтесь приветствовать всех, кто приходит. Не жалуйтесь на размер группы, если явка небольшая! Ничто не отпугнет тех, кто сделал быстрее.Поблагодарите всех присутствующих за то, что пришли и проанализируете явку позже. Иди с тем, кто у тебя есть.

Представить

Есть много способов представиться друг другу, которые лучше, чем просто ходить по комнате. Типы представлений, которые вы делаете, должны зависеть от того, какая у вас встреча, количество людей, общие цели встречи и какую информацию было бы полезно знать. Вот некоторые ключевые вопросы, которые вы можете попросить участников включить в свои представления:

  • Как вы впервые стали сотрудничать с нашей организацией? (если большинство людей уже задействовано, но участники плохо знают друг друга)
  • Что вы хотите знать о нашей организации? (если собрание предназначено для знакомства вашей организации с другой организацией)
  • Что вас больше всего злит в этой проблеме? (если собрание призвано сосредоточить внимание на конкретной проблеме)

Иногда мы объединяем знакомство с чем-то, что называется «ледоколом».«Ледоколов:

  • Избавьтесь от чувства незнакомости и застенчивости
  • Помогите людям сменить роли — от их «рабочих» «я» к «более человечным»
  • Создайте ощущение себя частью команды
  • Создание сетевых возможностей
  • Помогите участникам поделиться навыками и опытом

Вот несколько способов проведения знакомств и ледоколов:

  • В парах попросите людей повернуться к человеку рядом с ними и поделиться своим именем, организацией и тремя другими фактами о себе, которые другие могут не знать.Затем пусть каждая пара представит группе друг друга. Это помогает знакомить незнакомцев и помогает людям чувствовать себя в безопасности — они уже знают по крайней мере еще одного человека, и им не нужно было делиться информацией прямо перед большой группой в начале встречи.
  • Сформируйте небольшие группы и предложите каждой из них решить головоломку. Попросите их представиться своей группе, прежде чем они приступят к работе. Это помогает создать ощущение командной работы.
  • Попросите всех записать в большой группе два истинных утверждения о себе и одно ложное.Затем каждый человек читает свои утверждения, и вся группа должна угадать, какое из них ложное. Это помогает людям познакомиться и расслабиться.
  • Предложите каждому участнику опросить и попросите участников опросить друг друга, чтобы найти ответы. Задайте вопросы о навыках, опыте, мнении по проблеме, над которой вы будете работать, и т. Д. Когда все закончат, попросите людей поделиться полученными ответами.

При проведении знакомств и ледоколов важно помнить:

  • Каждый участник должен принять участие в мероприятии.Единственным исключением могут быть опоздавшие, прибывшие после завершения представления. В первый возможный момент попросите опоздавших назвать свое имя и любую другую информацию, которой, по вашему мнению, они должны поделиться, чтобы все чувствовали себя комфортно и равны.
  • Будьте внимательны к культуре, возрасту, полу и уровню грамотности участников, а также к любым другим факторам при принятии решения о том, как проводить знакомство. Например, деятельность, требующая физического контакта или чтения длинных инструкций, может не подходить для вашей группы.Также помните, чего вы хотите достичь с помощью этого упражнения. Не принимайте решение сделать что-либо только потому, что это кажется забавным.
  • Важно, чтобы все чувствовали себя желанными гостями и чтобы их выслушали в начале встречи. В противном случае участники могут почувствовать себя некомфортно и недооцененными, и в дальнейшем они не будут активно участвовать. Кроме того, если вы не получите основную информацию о том, кто там находится, вы можете упустить несколько прекрасных возможностей. Например, в комнате может находиться редактор региональной газеты; но если вы не знаете, вы упустите возможность потенциального интервью или специального освещения.
  • И не забудьте представиться. Вы должны быть уверены, что зарекомендуете себя как организатор встречи и что люди немного о вас знают. Доверие не означает, что у вас есть высшее образование или 15-летний опыт фасилитации. Это просто означает, что вы делитесь своим прошлым, чтобы люди знали, почему вы проводите фасилитацию и что побудило вас высказаться.

Изучите повестку дня, цели и основные правила собрания

Обсудите, что будет происходить на собрании.Посоветуйтесь с группой, чтобы убедиться, что они согласны с повесткой дня и им нравится. Никогда не знаешь, захочет ли кто-нибудь прокомментировать и предложить что-то немного другое. Это создает чувство сопричастности к собранию и позволяет людям заранее узнать, что вы здесь, чтобы облегчить их процесс и их встречу , а не вашу собственную повестку дня.

То же самое и с итогами встречи. Вы также захотите обсудить это с людьми, чтобы узнать их мнение и убедиться, что это именно те результаты, которых они добиваются.Здесь также вступают в силу основные правила, которые мы рассмотрели ранее.

Поощрять участие

Это одна из ваших основных должностей фасилитатора. Вам решать, чтобы те, кому нужно слушать, слушали, а те, кто должен говорить. Поощряйте людей делиться своим опытом и идеями и призывайте тех, у кого есть соответствующая справочная информация, делиться ею в подходящее время.

Придерживайтесь повестки дня

Группы имеют тенденцию отходить от первоначальной программы, иногда даже не подозревая об этом.Когда вы услышите, что обсуждение уходит, обратите на это внимание группы. Вы можете сказать: «Это интересный вопрос, но, возможно, нам следует вернуться к первоначальному обсуждению».

Избегайте детального принятия решений

Иногда группам легче обсудить цвет салфеток, чем реальные проблемы, с которыми они сталкиваются. Помогите группе не погрузиться в детали. Вместо этого предложите: «Возможно, комитет сможет решить этот вопрос». Вы действительно хотите участвовать в таком уровне детализации?

Искать обязательства

Принятие обязательств для будущего участия часто бывает целью.Вы хотите, чтобы лидеры взяли на себя обязательства выполнять определенные задачи, чтобы люди добровольно помогали в кампании или организации, поддерживающие вашу группу. Удостоверьтесь, что для поиска обязательств отведено достаточно времени. Для небольших встреч запишите имена людей на газетной бумаге рядом с задачами, которые они согласились выполнить.

Одно важное практическое правило состоит в том, что никто не должен уходить с собрания, не сделав ничего. Никогда не закрывайте встречу, говоря: «Мы свяжемся с вами, чтобы подтвердить, как вы могли бы принять участие.«Воспользуйтесь моментом! Подпишите их!

Закрываем каждый предмет

Многие группы будут обсуждать вещи в десять раз дольше, чем им нужно, если фасилитатор не поможет им понять, что они в основном согласны. Обобщите консенсусную позицию или попросите кого-нибудь в группе резюмировать точки согласия, а затем двигайтесь вперед. Если один или два человека не согласны, сформулируйте ситуацию как можно яснее: «Кажется, у Тома и Левонии другие чувства по этому поводу, но все остальные, похоже, идут в этом направлении.Возможно, мы сможем пойти в том направлении, которое хочет большая часть группы, и, возможно, Том и Левония могут вернуться к нам другими способами, чтобы уладить свои опасения. «Вы даже можете предложить сделать перерыв, чтобы Том и Левония могли провести собрание. вверх с некоторыми опциями.

Некоторые группы решительно настроены достичь консенсуса по вопросам, прежде чем двигаться дальше. Если ваша группа входит в их число, обязательно прочтите хорошее руководство или книгу по принятию консенсусных решений. Однако многие группы считают, что голосование — это прекрасный способ принимать решения.Хорошее практическое правило состоит в том, что голосование должно быть принято большинством в две трети голосов, чтобы решение было действительным. Для того, чтобы большинство групп работало хорошо, они должны стремиться к консенсусу, когда это возможно, но при необходимости проводить голосование, чтобы продвигать процесс вперед.

Уважайте права каждого

Фасилитатор защищает застенчивых и тихих людей на собрании и побуждает их высказаться. Еще одна важная задача — удержать властных людей от монополизации собрания или высмеивания идей других.

Иногда люди доминируют в обсуждении, потому что они действительно увлечены проблемой и им есть что сказать. Один из способов направить их интерес — предложить им рассмотреть возможность работы в комитете или целевой группе по этому вопросу. Однако другие люди говорят, чтобы услышать, как они говорят. Если кто-то вроде этого появится на вашей встрече, загляните в эту главу, чтобы получить несколько советов о том, как бороться с «нарушителями».

Будьте гибкими

Иногда на собрании возникают вопросы, которые настолько важны, что они займут гораздо больше времени, чем вы думали.Иногда о них вообще никто не думает. Возможно, вам придется потратить время или изменить свою повестку дня, чтобы обсудить их. Обязательно уточните у группы, все ли в порядке. прежде чем приступить к работе с пересмотренной повесткой дня. Если необходимо, сделайте пятиминутный перерыв, чтобы обсудить с ключевыми лидерами или участниками, как решить проблему и как изменить структуру повестки дня. Будьте готовы порекомендовать альтернативную повестку дня, при необходимости отбросив некоторые пункты.

Подведите итоги встречи и необходимые дальнейшие действия

Перед завершением собрания кратко опишите ключевые решения, которые были приняты, и что еще произошло.Не забудьте также резюмировать последующие действия, которые были согласованы и которые необходимо предпринять. Напомните людям, как много хорошей работы было проделано и насколько эффективной, надеюсь, была встреча. Вернитесь к целям или результатам, чтобы показать, чего вы достигли.

Поблагодарите участников

Найдите минутку, чтобы поблагодарить людей, которые подготовили все для встречи, обустроили комнату, принесли напитки или сделали какую-либо работу по организации встречи. Поблагодарите всех участников за их вклад и энергию, а также за успешное проведение встречи.

Закройте встречу

Люди не ценят ничего, кроме встречи, которая заканчивается вовремя! Обычно неплохо было бы «завершить» собрание, особенно если оно было долгим, если были какие-то неприятные ситуации, которые вызвали напряженность, или если люди особенно усердно работали, чтобы прийти к решениям или составить планы.

Хороший способ завершить собрание — обойти комнату и попросить людей сказать одно слово, которое описывает, что они чувствуют сейчас, когда вся эта работа сделана.Обычно вы получаете ответы от «измучен» до «полон энергии»! Если встреча прошла удачно, то даже «измученные» останутся перед уходом.

Навыки и советы фасилитатора

Вот еще несколько моментов, которые необходимо запомнить, которые помогут вам максимально повысить вашу роль фасилитатора:

Не запоминать сценарий

Даже имея хорошо подготовленную повестку дня и ключевые моменты, которые вы должны сформулировать, вам нужно быть гибким и естественным. Если люди почувствуют, что вы читаете заученные строки, они будут чувствовать, что с ними разговаривают свысока, и не будут отвечать свободно.

Наблюдайте за языком тела группы

Люди ерзают на своих местах? Им скучно? Усталый? Вы запутались? Если люди выглядят беспокойными или пребывают в тумане, возможно, вам нужно сделать перерыв или ускорить или замедлить темп встречи. И если вы видите растерянность на слишком многих лицах, возможно, вам придется остановиться и проверить группу, чтобы убедиться, что все знают, где вы находитесь в повестке дня, и что группа находится с вами.

Всегда проверяйте группу

Будьте осторожны при выборе места встречи.Проверяйте после каждой основной части процесса, есть ли вопросы, и все ли понимают и согласны с принятыми решениями.

Подведение итогов и пауза

Когда вы закончите обсуждение вопроса или части процесса встречи, подведите итоги того, что было сделано и решено, и сделайте паузу, чтобы задать вопросы и комментарии, прежде чем двигаться дальше. Научитесь «чувствовать», как долго делать паузу — слишком короткая, и у людей действительно нет времени задавать вопросы; слишком долго, и люди начнут чувствовать себя неуютно от тишины.

Будьте внимательны к своему поведению

Сделайте перерыв, чтобы успокоиться, если вы нервничаете или теряете контроль. Следите за тем, чтобы не повторяться, не произносить «ах» между каждым словом или говорить слишком быстро. Следите за своим голосом и манерами. (Вы стоите слишком близко к людям, чтобы они чувствовали себя напуганными, и смотрите в глаза, чтобы люди чувствовали себя вовлеченными?) То, как вы действуете, влияет на то, что чувствуют участники.

Занимайте свои руки

Возьмитесь за маркер, мел или спинку стула.Не играйте с мелочью в кармане!

Следите за своей речью

Будьте осторожны, вы не оскорбляете и не отталкиваете никого в группе. Используйте нецензурную лексику на свой страх и риск!

Используйте собственный язык тела

Использование языка тела для управления динамикой в ​​комнате может быть отличным инструментом. Подойдя ближе к застенчивому, тихому участнику и попросив его выступить, он может почувствовать большую готовность, потому что он может смотреть на вас, а не на большую группу, и чувствовать себя менее запуганным.Кроме того, прогулка вовлекает людей в процесс. Не стойте перед залом всю встречу.

Не разговаривайте с газетной бумагой, доской или стенами — они не могут ответить!

Всегда ждите, пока вы не перестанете писать и не окажетесь лицом к группе, чтобы поговорить.

Работа с нарушителями: профилактика и вмешательство

Наряду с этими советами по фасилитации, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить срыв, прежде чем он случится, чтобы остановить его, когда это происходит на собрании.Наиболее распространенные виды нарушителей — это люди, которые пытаются доминировать, продолжают отказываться от повестки дня, ведут сторонние разговоры с человеком, сидящим рядом с ними, или люди, которые думают, что они правы, высмеивают и атакуют чужие идеи.

Профилактика. Попробуйте использовать эти «Предотвращения» при настройке встречи, чтобы попытаться исключить сбои:

Согласуйте повестку дня, основные правила и результаты. Другими словами, согласитесь на процесс. Эти соглашения о процессе создают ощущение общей подотчетности и сопричастности к собранию, совместной ответственности за то, как проводится собрание, и групповых инвестиций в достижение результатов и целей.

Слушайте внимательно. Не делайте вид, что слушаете то, что говорит кто-то на собрании. Люди могут сказать. Слушайте внимательно, чтобы понять, о чем идет речь. И проверяйте, подводите ли вы итоги, всегда спрашивая человека, правильно ли вы поняли его идею.

Проявляйте уважение к опыту. Мы не можем сказать достаточно. Поощряйте людей делиться стратегиями, историями с мест и уроками, которые они извлекли. Цените опыт и мудрость в комнате.

Узнайте ожидания группы. Убедитесь, что вы с самого начала раскрыли, для чего участники, по мнению участников, собираются на встречу. Когда вы узнаете, четко определите, что будет, а что не будет затронуто на этой встрече. Составьте план того, как освещать проблемы, которые не будут рассматриваться: запишите их на газетной бумаге и согласитесь разобраться с ними в конце встречи или попросите группу договориться о следующей встрече для обсуждения незавершенных вопросов.

Есть много способов узнать, каковы ожидания группы от собрания: Попробуйте попросить всех закончить это предложение: «Я хочу уйти отсюда сегодня, зная…. «Вы не хотите, чтобы люди, сидящие на собрании, злились из-за того, что они оказались не в том месте, и никто не удосужился спросить их, чего они хотят здесь достичь. Эти люди могут разыграть свое разочарование во время собрания и стать ваши самые большие разрушители.

Оставайтесь в роли фасилитатора. Вы не можете быть эффективным фасилитатором и участником одновременно. Переступая черту, вы рискуете оттолкнуть участников, вызвать негодование и потерять контроль над встречей.Предложите группе стратегии, ресурсы и идеи, но , а не мнения.

Не защищайся. Если вас атакуют или критикуют, сделайте «мысленный шаг» назад, прежде чем отвечать. Заняв оборонительную позицию, вы рискуете потерять уважение и доверие группы и можете заставить людей думать, что они не могут быть честными с вами.

Сильные игроки с «бай-ином». Эти люди могут превратить вашу встречу в кошмар, если они не будут чувствовать, что их влияние и роль признаются и уважаются.Если возможно, передайте им подтверждение в начале встречи. Попробуйте дать им роли, которые они будут играть во время встречи, например, «звуковую доску» для вас в перерывах, чтобы узнать, как проходит встреча.

Вмешательства. Попробуйте использовать эти «Вмешательства», когда во время собрания происходит сбой:

  • Поручить группе принять решение . Если кто-то доминирует на собрании, отказывается придерживаться повестки дня, снова и снова поднимает один и тот же вопрос или бросает вызов тому, как вы проводите встречу:
    • Сначала попробуйте напомнить им об согласованной повестке дня.Если это не сработает, верните его группе и спросите, как они относятся к участию этого человека. Позвольте группе поддержать вас.
  • Используйте повестку дня и основные правила . Если кто-то не входит в повестку дня, ведет сторонние разговоры на протяжении всей встречи, устно нападает на других:
    • Вернитесь к этой повестке дня и этим основным правилам и напомните людям о договоренностях, достигнутых в начале встречи.
  • Будьте честны: скажите, что происходит . Если кто-то пытается вас запугать, если вы чувствуете себя расстроенным или расстроенным, если вам нужно отвести группу за собой:
    • Лучше сказать, что происходит, чем пытаться скрыть это. Каждый будет осознавать динамику в комнате. Группа поддержит вас, если вы честно и откровенно расскажете о ситуации.
  • Используйте юмор . Если в комнате много напряжения, если на собрании есть люди, которые не хотели присутствовать, если люди боятся / стесняются участвовать, если вы посторонний:
    • Попробуйте юмористический комментарий или шутку.Если это самоуничижительно, тем лучше. Юмор почти всегда поднимает настроение. Это одно из лучших средств для снятия напряжения, которые у нас есть.
  • Принять или узаконить точку или сделку . Если есть кто-то, кто продолжает выражать сомнения в способности группы что-либо достичь, злится и отвергает предложения других, постоянно повторяет одну и ту же точку зрения, кажется, у него проблемы с властью:
    • Попробуйте один или несколько из этих подходов. : Покажите, что вы понимаете их проблему, дав понять, что вы слышите, насколько она важна для них.Легитимизируйте проблему, сказав: «Это очень важный момент, и я уверен, что мы все считаем критическим». Сделайте сделку, чтобы решить их проблему в течение короткого периода времени («Хорошо, давайте разберемся с вашей проблемой в течение 5 минут, а затем мы должны двигаться дальше»). Если это не сработает, согласитесь отложить решение проблемы до в конце встречи или создайте комитет для дальнейшего изучения.
  • Используйте язык тела . Если побочные разговоры продолжаются, если необходимо участие тихих людей, если необходимо перефокусировать внимание:
    • Используйте язык тела.Подойдите ближе к тем, кто разговаривает, или к тихим. Установите с ними зрительный контакт, чтобы привлечь их внимание и уловить ваши намерения.
  • Сделайте перерыв . Если менее конфронтационная тактика не сработала, кто-то продолжает словесно нападать на других, тасовать бумаги, отрезать других:
    • Если вы попробовали все вышеперечисленные предложения и ничего не помогло, пора сделать перерыв, пригласить нарушителя спокойствия из комнаты и вежливо, но твердо заявить о своих чувствах по поводу того, насколько его поведение разрушительно для группы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.