Тайм менеджмент кратко: Что такое тайм-менеджмент: правила управления временем

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

О тайм-менеджменте простыми словами: цель, принципы и техники

Здравствуйте! В статье мы расскажем, что называют тайм-менеджментом, чем он полезен, с помощью каких техник можно управлять своим временем и где найти курсы по time management. А также разберемся, кому важно планировать свой день и каким принципам нужно следовать.

Говоря простыми словами, тайм-менеджмент (англ. «управление временем») — это совокупность принципов, техник и инструментов, которые помогают грамотно распределять время, вести учет рабочих задач и повседневных дел, а также эффективно с ними справляться.

Если кратко, цель тайм-менеджмента — сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.

Тайм-менеджмент дает возможность:

• остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
• навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
• научиться управлять своими ресурсами;
• делать дела без суеты, стресса и все успевать;
• выделять время только для себя.

Подборка курсов Все онлайн-курсы по тайм-менеджменту в 2023 году

Посмотреть подборку

Кажется, что тайм-менеджмент — это что-то для руководителей высшего звена, менеджеров и бизнесменов.

На самом деле нет.

Даже если вы не бизнесмен и не управленец, вы все равно ходите на работу, выполняете задачи с той или иной эффективностью, возвращаетесь домой уставшим и не успеваете отдохнуть за выходные из-за домашних дел.

Тайм-менеджмент жизненно важен для студента, который не может заставить себя создать документ с названием «Курсовая». Тайм-менеджмент полезен для всех, кто работает из дома, фрилансит, творит и хотя бы раз в день думает, что ничего не успевает.

Различают два направления — личный и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный time management

Личный тайм-менеджмент — это методы, которые вы используете сами для себя, чтобы достигать личные цели.

Например, вы заметили, что каждый день переносите несколько задач на завтра, потому что не успеваете все сделать. И, не дожидаясь вопросов и предложений от руководителя, решили сами понять и исправить проблему. Или вы хотите получать больше от выходных: побыть наедине с собой, уделить внимание близким, переделать домашние дела, позаниматься своим увлечением.

Для всего этого есть личный тайм-менеджмент.

Понадобится настойчивость и дисциплина, чтобы внедрить эти методы. Однако результат будет замечательным. Проще всего это делать с грамотной поддержкой со стороны.

Корпоративный time management

Корпоративный тайм-менеджмент — это система организации рабочих процессов, которую внедряет руководство для всей компании.

В первую очередь, это делают для комфорта самих сотрудников. Ведь чем счастливее человек на работе, тем лучше его результаты.

Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование — это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.

Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция «бей/беги/притворись мертвым». В современности «бей» превращается в трудоголизм, «беги» — в прокрастинацию, а «притворись мертвым» (ступор) — в выгорание и депрессию.

Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений — это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.

Рассмотрим другие принципы управления временем:

• Ставьте цели. Цель — это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели — нет действия. Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.
• Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие — чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие — вовсе вычеркнуть из вашей жизни.
• Выделяйте время на отдых. Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.
• Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел — это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной — мягко говоря, это неудобно.
• Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем — это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов — придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.
• Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.
• Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.
• Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?
• Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент — это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, — сделать жизнь свободной, полной и счастливой.

Техники тайм-менеджмента — это конкретные алгоритмы, следуя которым вы наводите в жизни и работе порядок. Все технологии можно разделить по целям, которым они отвечают:

• анализ ситуации;
• планирование, постановка целей и расстановка приоритетов;
• борьба с прокрастинацией.

Расскажем про самые действенные методы.

Getting Things Done или GTD

Суть технологии GTD в том, чтобы выгрузить из головы абсолютно все дела на 1-2 внешних носителя. Все дела, желания и идеи вы вносите в файл «входящие», а затем распределяете по категориям:

• я могу сделать это прямо сейчас;
• я могу это делегировать;
• я хочу сделать это когда-нибудь;
• я хочу это сделать в определенный срок.

При этом, если дело предполагает несколько шагов — это не просто задача, а проект, в котором все шаги нужно зафиксировать по порядку.

И дальше вы потихоньку справляетесь с делами, пополняете папку «входящие», когда необходимо, и раз в неделю проверяете и распределяете новые дела. Метод хорош, т.к. снижает стресс до здорового мотивирующего уровня и освобождает голову для стратегического мышления.

Time-blocking

Это техника планирования. Суть в том, чтобы выделить самые важные повторяющиеся активности и внести их в свое расписание, указывая четкие интервалы. Нерегулярные дела вы вносите по необходимости, также указав четкий интервал времени. Все это удобно делать, например, в Гугл-календаре.

Прелесть метода в том, чтобы в первую очередь позаботиться о личном времени. Тайм-блокинг защищает ваше время от чужих посягательств. Зафиксируйте для себя полчаса на ежедневную прогулку и 2 часа в неделю на любимое вдохновляющее занятие и попробуйте пожить так несколько недель.

Автофокус

Техника хороша для того, чтобы расправиться с делами. Вы выписываете все, что нужно сделать, и спокойно перечитываете список. Когда ваш взгляд за что-то зацепится, спросите себя, хотите ли вы это сделать прямо сейчас. Если да — приступайте, нет — ищите дальше. Сделав задачу, вычеркните ее и повторите весь алгоритм.

Правило Парето

20% усилий приносят 80% результата. Проведите ревизию всех задач и активностей. Тем занятиям, что быстрее приведут к вашим целям, отдавайте первый приоритет внимания.

Pomodoro

Отличный метод работы для тех, кто страдает от прокрастинации. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь делом, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут отдыха. Все это один цикл, и таких циклов должно быть 4. После этого обязательно сделайте перерыв на 20-30 минут.

Техника снимает тревогу перед неприятными делами, потому что вы знаете: это всего лишь 4 раза по 25 минут, это выносимо и конечно.

Правило 10 минут

Тоже действенное лекарство от прокрастинации. Скажите себе: «Я буду делать это всего лишь 10 минут. Если не захочу продолжать, то остановлюсь». Обязательно проговорите эту мысль или даже запишите. Затем поставьте таймер на 10 минут.

Ваш мозг расслабляется, зная, что это маленький период и он скоро закончится. При этом в расслабленном состоянии легко войти в поток, так что вы, скорее всего, продолжите заниматься. И даже если вы не в ресурсе, вы продвинулись и можете поблагодарить себя за работу.

Хронометраж

Это диагностическая методика для тех, кто мало успевает и буквально не понимает, куда уходит время.

Подготовьте таблицу «занятие/время» и каждые 1-2 часа записывайте, что и сколько вы делали. Записывайте каждую чашку чая и «минутку» в Инстаграме. Делайте так 5-7 дней, пока не сложится отчетливая картина ваших активностей. Затем проанализируйте таблицу и перераспределите внимание и приоритеты в делах.

Важно: если вы чувствуете, что проблема глубже, чем просто невнимательность во времени, сделайте расширенную таблицу.

Занятие

Время

Я действительно хотел это делать?

Что я чувствовал в этот момент?

Так вы лучше узнаете себя: что вызывает радость и прилив сил, а что только тревогу или временное облегчение; каковы ваши настоящие желания, а что вы только думаете, что хотите делать.

Что насчет лягушек

Лягушка в тайм-менеджменте — это самое противное и самое важное дело, которое обязательно должно быть сделано. Суть в том, что самые важные дела, как правило, еще и самые неприятные (почему — это отдельный вопрос). Такие дела хочется снова и снова откладывать на попозже, пока задача не перейдет в разряд суперсрочных. Часто это единственное, что заставляет в конце-концов «съесть лягушку».

Брайан Трейси, создатель этого приема, предлагает неприятные дела завершать в первую очередь. Одно волевое усилие и дело сделано. Вы получаете колоссальное удовлетворение и облегчение от выполненной задачи. После этого справиться с оставшимися задачами будет в разы легче.

Как связаны слоны и тайм-менеджмент

Слонами в тайм-менеджменте называют сложные долгосрочные проекты. Как съесть целого слона? С какой стороны подойти? Суть в том, чтобы разделать его и съедать по кусочкам. Дробление проектов на маленькие последовательные шаги — это одна из лучших техник тайм-менеджмента.

Писательница Энн Ламотт дала этому методу более поэтичное название — «птица за птицей». «Птица за птицей» — это книга о писательском ремесле, которая учит, что даже такая огромная задача, как написание книги — это лишь кусочек бумаги 12х12, который вы каждый день заполняете словами. Попробуйте применить это к любому сложному и объемному делу.

Поглотители времени (или хронофаги) — это все, что забирает время впустую, начиная от форс-мажоров и заканчивая прокрастинацией.

Все хронофаги в тайм-менеджменте можно разделить на несколько категорий:

• Занятия — что угодно, что не несет пользы и только отнимает время. Сами по себе эти занятия не плохи и некоторые даже полезны, когда вы отдыхаете. А вот во время важных дел это все лучше отложить.

Примеры: компьютерные игры, зависание в соцсетях, сериалы, веб-серфинг.

• Организационные ошибки — все что связано с неэффективным планированием и организацией труда.

Примеры: неправильно поставленные цели, неверные приоритеты, перфекционизм.

• Люди, которые претендуют на ваше время, не заботясь о ваших потребностях.

Примеры: слишком разговорчивые коллеги, дальние родственники, которым нужна помощь с ремонтом, но нет времени помочь вам, банковские менеджеры холодных продаж.

• Форс-мажоры — обстоятельства, на которые мы не можем повлиять.

Примеры: пробки из-за аварии, отключение электричества, сломавшийся компьютер, стихийные бедствия.

• Психологическое состояние — обстоятельства, которые исходят от нас самих. Это означает, что их можно контролировать, приложив усилия.

Примеры: выгорание, депрессия, прокрастинация, усталость, отвращение к работе.

1. Тайм-менеджмент не работает.

   Почему существует такое заблуждение? Техник в тайм-менеджменте много, и они все нацелены на решение разных проблем. Одни приемы нужны, чтобы навести порядок в накопившихся делах, другие — чтобы быстро переходить от завершенных задач к новым, третьи — для того, чтобы хоть как-то договориться с собой и начать действовать. Поэтому всегда нужно начинать с анализа вашей индивидуальной проблемы и только затем подбирать подходящий инструмент.

2. Тайм-менеджмент подходит не всем.

   Тайм-менеджмент есть и для творческих людей, и для бизнесменов, и для прокрастинаторов, и для мам в декрете, и для интровертов, и для холериков. Выбирайте техники, подходящие именно под ваши рабочие процессы и жизненный уклад.

3. Тайм-менеджмент превращает людей в роботов без минуты свободного времени.

   Как раз наоборот. Цель применения тайм-менеджмента — отделить важные и полезные дела от ненужных, помочь качественно справиться с ними, выделять время на отдых и любимые занятия и при этом спокойно и методично двигаться к достижению целей.

4. Невозможно победить прокрастинацию.

   Прокрастинация — это не свойство характера, предопределяющее всю жизнь, — это всего лишь психическое явление. В основе прокрастинации лежит эмоция тревоги. Мы прокрастинируем, когда не можем подступиться к неприятной или слишком объемной задаче. И тогда отвлечение на посторонние дела приносит кратковременное облегчение и покой. В такой момент нужно остановиться и понять, что именно мешает начать, а затем подобрать подходящее решение проблемы.

5. Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой.

   Да, тайм-менеджмент вносит в жизнь некоторый порядок. Однако это не значит, что должна быть расписана каждая минута. Порядок здесь — это:

• вовремя завершенные дела,
• привычка в единицу времени сосредоточиваться только на одной задаче,
• проекты, которые не лежат в долгом ящике, а постепенно воплощаются,
• гарантированно отведенное время на себя и отдых.

Да, придется пожертвовать хаосом в мелочах и наладить бытовую рутину. Зато в по-настоящему важных вещах ваша жизнь станет еще интереснее и полнее.

Что такое тайм-менеджмент? – Определение от TechTarget

К

• Бен Луткевич, Технические характеристики Писатель
• Айви Вигмор

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности усилий человека. По сути, цель тайм-менеджмента состоит в том, чтобы дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы тайм-менеджмента включают организацию, планирование и составление графиков, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся время. Методы тайм-менеджмента также учитывают конкретную ситуацию человека и его соответствующие возможности и характеристики.

Почему важен тайм-менеджмент?

Важность тайм-менеджмента заключается в его способности придавать смысл времени, позволяя людям максимально эффективно использовать свое время. В бизнес-контексте он используется для определения целей и ожиданий компаний и их сотрудников. Хорошие навыки тайм-менеджмента помогают сотрудникам выполнять работу качественно и эффективно достигать своих целей. Тайм-менеджмент также помогает руководителям понять, на что способны сотрудники, и поставить реалистичные цели.

Плохие навыки тайм-менеджмента приводят к тому, что сотрудники не достигают цели и плохо выполняют свою работу, испытывают чрезмерный стресс и тревогу, а также испытывают нехватку времени. Когда время используется неэффективно, это оказывает пагубное воздействие на сотрудников, руководство и компанию.

Дефицит времени является результатом плохого управления временем или его отсутствия. Люди попадают в такое состояние, когда у них слишком много дел и слишком мало времени для этого. Их личная жизнь страдает, и они чувствуют себя все более перегруженными обязанностями и делами, несмотря на тяжелую работу.

Тайм-менеджмент требует активных решений о том, что человек хочет делать. Без тайм-менеджмента люди постоянно реагируют на внешние раздражители и теряют чувство контроля над своей работой и жизнью.

Вся работа требует времени, но некоторые задачи более ценны, чем другие. Перераспределение времени на более ценную работу улучшает как производительность, так и баланс между работой и личной жизнью. Хорошее управление временем создает более здоровое рабочее место в целом.

Преимущества тайм-менеджмента

Преимущества эффективного тайм-менеджмента в равной степени применимы как к бизнесу, так и к его сотрудникам. Некоторые из этих преимуществ включают следующее:

• Счастливые сотрудники. Когда у сотрудников достаточно времени для выполнения своей работы, они счастливее и менее склонны к выгоранию.
• Повышение креативности. Когда у сотрудников нет стресса из-за нехватки времени, у них есть пространство и энергия, чтобы проявить больше творчества в своей работе. Они могут активно заниматься своей работой, а не пассивно реагировать на нее. Это увеличивает инновации.
• Нижняя прогулов. Стрессовые и выгоревшие сотрудники берут больше отпусков по болезни и в другие дни.
• Снижение товарооборота. Имея лучший опыт работы, сотрудники, скорее всего, останутся на работе и не будут искать другую работу.
• Повышенная производительность. Сотрудники, которые реже отсутствуют и которым нравится их работа, более продуктивны.
• Повышение репутации. Компании, которые поощряют эффективное управление временем, известны как хорошие места для работы, улучшающие набор и удержание сотрудников.

Создание программы осознанности — хороший способ показать сотрудникам, что их ценят, и помочь им полностью раскрыть свой потенциал.

Проблемы тайм-менеджмента

Маллари Тайтел, основатель консалтинговой компании Healthy Workplaces, классифицирует препятствия на пути к эффективному тайм-менеджменту как внутренние и внешние.

Внутренние барьеры исходят от человека и находятся под его контролем. К ним относятся следующие факторы:

• Отсутствие самоконтроля. Человек, которому не хватает самоконтроля, склонен к рассеянности и из-за этого может пропустить гол.
• Прокрастинация. Люди откладывают задачи до тех пор, пока не почувствуют необходимость выполнить их. Это реактивное поведение.
• Отсутствие мотивации. Человек может не видеть причин для завершения чего-то, выбора делать что-то другое и ставить другие цели.
• Беспокойство. Людям, испытывающим стресс, вероятно, труднее сосредоточиться и быть решительным.
• Люди приятные. Человек, озабоченный тем, чтобы угодить всем, неизбежно терпит неудачу, потому что у других людей противоречивые потребности; человек слишком растянется, пытаясь угодить всем.
• Многозадачность. Попытка сделать слишком много дел одновременно или работать в режиме многозадачности может привести к провалу во всех делах.

Эти внутренние факторы связаны с привычками, поведением и действиями человека. Хотя поведение может быть бессознательным или укоренившимся, человек может смягчить свое поведение и изменить то, как он использует время.

Внешние барьеры — это факторы, которые исходят извне человека. К ним относятся следующие факторы:

• Рабочая нагрузка. У человека может оказаться больше работы, чем он может выполнить.
• Ограничения задания. Работа или рабочее место могут помешать человеку достичь своих целей.
• Отсутствие корпоративных ресурсов. Компания может не предоставлять ресурсы, необходимые сотрудникам для выполнения их работы. Например, это может быть только удаленная позиция, но компания не предоставляет инструменты для совместной работы, чтобы члены команды могли хорошо работать удаленно.
• Отвлекающие факторы. Внешние жизненные факторы, такие как чрезвычайная ситуация в семье или глобальная пандемия, могут нарушить способность человека эффективно управлять своим временем. Основные пожиратели времени, такие как социальные сети, также могут отнимать время.

Внешние барьеры, в отличие от внутренних, не находятся под контролем человека. Они приходят из внешней среды. Однако человек может контролировать, как он реагирует на эти барьеры.

Советы и приемы тайм-менеджмента

Ниже приведены несколько советов по эффективному управлению временем:

• Ведите дневник деятельности в течение недели, чтобы определить наиболее продуктивное время дня. Используйте эту информацию для планирования задач.
• В начале каждого рабочего дня уделяйте время составлению списка измеримых целей и способов их достижения.
• Планирование ежедневных задач в соответствии с приоритетом и включение незапланированного времени в день.
• Управление доступностью связи. Открывайте электронную почту и приложения для обмена мгновенными сообщениями в назначенное время, а не работайте с ними весь день.
• Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, например, обрабатывайте электронную почту партиями и упорядочивайте сообщения для обработки в более позднее время.
• Предположим, что будут происходить периодические прерывания, и добавьте время для определенных задач, чтобы учесть их.
• Управляйте своей рабочей нагрузкой. Не соглашайтесь на больше работы, чем вы можете комфортно сделать, и не обсуждайте необоснованные требования с руководством.

Используя эти советы и методы, команды могут решить, что важно и как использовать время наиболее эффективно.

Ниже приведены некоторые методы и инструменты тайм-менеджмента:

• Анализ Парето. Анализ Парето, основанный на принципе Парето, утверждает, что 80 % последствий происходят из 20 % причин. Это полезно для классификации направлений действий в соответствии с их важностью или ценностью в данном контексте. Это помогает людям эффективно использовать ресурсы.

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты перед важностью, а не срочностью.

• Матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, помогающий расставить приоритеты, который делит задачи на срочные и важные задачи. Цель состоит в том, чтобы заставить людей отдавать приоритет более важным задачам по сравнению с менее важными, но более срочными, которые отвлекают внимание от важных.
• Блокировка по времени. Блокировка времени — это метод управления временем, который делит день на определенные блоки времени.
• Метод «Как привести дела в порядок». Метод Getting Things Done — это подход к управлению задачами, который помогает людям перестать слишком много думать о больших и малых задачах и начать расставлять приоритеты для них с целью снижения уровня стресса для повышения производительности и ясности мышления. Это включает в себя запись всего, классификацию по важности, а затем выполнение задач.
• Техника помидора. Техника Pomodoro разбивает время на 25-минутные интервалы сосредоточенной работы, чередующиеся с пятиминутными перерывами, с более длительным перерывом после четырех последовательных рабочих интервалов. Это помогает людям сопротивляться желанию откладывать дела на потом и работать в режиме многозадачности.
• Приложения для повышения производительности. Приложения для повышения производительности можно использовать для установки напоминаний и создания расписаний.

Тайм-менеджмент и теория управления

Многие методы тайм-менеджмента используются в управлении проектами, чтобы помочь командам достичь своих целей.

Ниже приведены некоторые более общие теории и концепции, связанные со стратегиями тайм-менеджмента:

• Закон Паркинсона. В соответствии с законом Паркинсона объем работы, необходимой для выполнения данной задачи, будет увеличиваться, чтобы заполнить время, отведенное на задачу.
• Правило 70%. Экономя энергию, люди могут повысить производительность, работая в менее интенсивном темпе, в соответствии с правилом 70%.
• Закон Хофштадтера. Согласно закону Хофштадтера выполнение задачи всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Люди переоценивают преимущества системы — в данном случае способность человека работать в условиях ограниченного времени.
• Теория огурцов. Теория банки с маринадом — это визуальная метафора, иллюстрирующая тот факт, что день человека может быть заполнен множеством мелких, неважных дел, которые отнимают место у важных дел.

Управление временем является неотъемлемым компонентом управления бизнес-процессами (BPM), которое включает оптимизацию рабочих процессов для повышения эффективности. Как и тайм-менеджмент, BPM сталкивается со своими проблемами. Ознакомьтесь с этими семью препятствиями на пути к эффективности бизнес-процессов и узнайте, как их устранить.

Последнее обновление: февраль 2023 г.

Продолжить чтение Об управлении временем

• 5 инструментов управления персоналом для нового стандарта

• «Доверяй, но проверяй» может повысить эффективность мониторинга производительности сотрудников

• 10 советов по продвижению цифрового благополучия на рабочем месте

• 5 навыков, необходимых для успеха ИТ-менеджера

• 5 навыков, необходимых специалистам по цепочке поставок

управление правами на информацию (IRM)

Управление правами на доступ к данным (IRM) — это дисциплина, которая включает в себя управление, контроль и защиту содержимого от нежелательного доступа.

Сеть

• CSU/DSU (блок обслуживания канала/блок обслуживания данных)

  CSU/DSU (Channel Service Unit/Data Service Unit) — аппаратное устройство размером примерно с модем. Он преобразует цифровые данные …

• потоковая передача данных

  Потоковая передача данных — это непрерывная передача данных из одного или нескольких источников с постоянной высокой скоростью для обработки в определенные …

• граница службы безопасного доступа (SASE)

  Пограничный сервис безопасного доступа, также известный как SASE и произносится как «дерзкий», представляет собой модель облачной архитектуры, объединяющую сеть и …

Безопасность

• черный список приложений (занесение приложений в черный список)

  Занесение приложений в черный список — все чаще называемое занесением в черный список приложений — представляет собой практику сетевого или компьютерного администрирования, используемую . ..

• идентификация на основе утверждений

  Идентификация на основе утверждений — это средство аутентификации конечного пользователя, приложения или устройства в другой системе способом, который абстрагирует …

• Сертифицированный специалист по облачной безопасности (CCSP)

  Certified Cloud Security Professional (CCSP) — это международный консорциум по сертификации безопасности информационных систем, или (ISC)2,…

ИТ-директор

• Общепринятые принципы ведения учета (Принципы)

  Общепринятые принципы ведения документации — это основа для управления записями таким образом, чтобы поддерживать …

• система управления обучением (LMS)

  Система управления обучением представляет собой программное приложение или веб-технологию, используемую для планирования, реализации и оценки конкретных …

• Информационный век

  Информационная эпоха — это идея о том, что доступ к информации и контроль над ней являются определяющими характеристиками нынешней эпохи . ..

HRSoftware

• аутсорсинг процесса подбора персонала (RPO)

  Аутсорсинг процесса найма (RPO) — это когда работодатель передает ответственность за поиск потенциальных кандидатов на работу …

• специалист по кадрам (HR)

  Специалист по персоналу — это специалист по кадрам, который выполняет повседневные обязанности по управлению талантами, сотрудникам …

• жизненный цикл сотрудника

  Жизненный цикл сотрудника — это модель человеческих ресурсов, которая определяет различные этапы, через которые работник проходит в …

Служба поддержки клиентов

• Платформа Adobe Experience

  Adobe Experience Platform — это набор решений Adobe для управления качеством обслуживания клиентов (CXM).

• виртуальный помощник (помощник ИИ)

  Виртуальный помощник, также называемый помощником ИИ или цифровым помощником, представляет собой прикладную программу, которая понимает естественные . ..

• входящий маркетинг

  Входящий маркетинг — это стратегия, направленная на привлечение клиентов или лидов с помощью созданного компанией интернет-контента, тем самым …

Тайм-менеджмент – значение и важность

Правильно сказано Время и течение никого не ждут . Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые тратят время впустую, — это те, кто не может создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент относится к эффективному управлению временем таким образом, чтобы нужное время было выделено для нужной деятельности.

Эффективное управление временем позволяет людям назначать конкретные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.

Тайм-менеджмент относится к оптимальному использованию времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени следует уделять ей? Знайте, какую работу нужно сделать раньше, а какую можно сделать чуть позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Тайм-менеджмент включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование ответственности
5. Приоритизация действий в соответствии с их важностью
6. Трата нужного времени на правильное занятие

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее. Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено для каждого действия.

  Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, за ней следуют те, которые не требуют от вас особого внимания в данный момент. Выполняйте отложенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не закончили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполняете задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации была бы похожа на ситуацию, когда капитан корабля заблудился в море. Да, ты бы потерялся. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Установите для себя крайние сроки и приложите все усилия, чтобы выполнить задачи раньше установленных сроков. Не ждите, пока ваше начальство каждый раз будет спрашивать вас. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Единственный человек, который лучше всего может установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить той или иной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты в соответствии с установленными сроками.

• Делегирование ответственности

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте . Не делайте все самостоятельно. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него трудно.

  Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, не имеющему знаний о чем-то, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо знает дело.

• Приоритизация задач

  Расставьте приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью. Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи должны быть выполнены в течение дня, какие все должны быть выполнены в течение месяца и так далее. Задачи, которые являются наиболее важными, должны быть выполнены раньше.

• Правильное времяпрепровождение за правильным занятием

  Выработайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, выполненная в неподходящее время, не принесет большой пользы. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделяйте время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter. Ведь человек не машина.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо:

Организованность — Избегайте хранения стопок файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Выбросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками поверх каждого файла. Это экономит время, которое уходит на ненужные поиски.

Не злоупотребляйте временем — Не убивайте время бездельничая или сплетничая. Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры, настольные календари для лучшего управления временем.

No related posts.