Важное срочное неважное срочное: Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox

Содержание

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.

Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать проблемы, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

<<Оглавление>>

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела;
В квадрант
Важные несрочные;
С квадрант Неважные срочные;
D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.

Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;
обратиться к стоматологу с болью в зубах;

подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
незапланированное совещание у шефа;
провести время в социальных сетях;
овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

Подготовка к рабочему проекту;
Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

Починить табуретку, чтобы не шаталась;
Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент

Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Прочитано: 29 804

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Чтобы понять, о чем именно пойдет речь дальше, нужно дать расшифровку двум понятиям.

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

важное/срочное;
важное/несрочное;
неважное/срочное;
неважное/несрочное.

Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.
Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.

Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

Метод АБВГД.
Стратегическую картонку.
Дерево целей.
Пирамиду Франклина.
Метод «поедания лягушки».

Практически все из них в той или иной степени позволят грамотно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.

Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:

Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Интересные статьи:

5 советов, которые помогут организовать рабочий день

29 июля 2020Продуктивность

Простые приёмы, которые спасут вас, если постоянно ни на что не хватает времени.

Эту статью также можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст:

1. Расставляйте приоритеты

Существует очень простой, но эффективный способ распределить свои дела по срочности и важности. Это схема, называемая матрицей Эйзенхауэра. Её изобрёл Дуайт Эйзенхауэр, американский президент, генерал армии США и просто очень продуктивный человек.

У меня есть два вида дел: срочные и важные. Важные редко бывают срочными, а срочные редко бывают важными.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

В матрице Эйзенхауэра четыре раздела. Горизонтальная ось показывает срочность дела, а вертикальная — важность. Матрица позволяет легко разместить все ваши задачи по категориям: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» или же «Срочные и важные».

Попробуйте распределить приоритеты по матрице Эйзенхауэра, и вы поразитесь, как много времени тратите на срочные, но не очень важные дела. Например, на бесконечные сообщения от коллег или телефонные звонки, которые только отвлекают вас от неотложных задач.

Уделяйте своё время правильным вещам. Если есть что-то важное и срочное — сделайте это немедленно. Важные, но не срочные задачи запланируйте, оцените приблизительное время на их исполнение и решите, когда вы этим займётесь. Неважные, но срочные дела можно делегировать кому-нибудь другому. Несрочные и неважные задачи отложите на потом или откажитесь от них вовсе.

2. Отводите время для Deep Work

Венчурный капиталист Сэм Альтман как-то сказал: «Цифровое отвлечение (Digital Distraction) — одна из главных психологических проблем нашего времени». Подумайте только: мы в среднем проверяем^{Study Reveals How Often We Look At Our Phones In A Day наши смартфоны 50 раз в день. И, как считает учёный и писатель Кэл Ньюпорт, это значительно ухудшает наши способности к ясному мышлению и творческой деятельности.}

В своей книге «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста» он вводит понятие «глубокая работа» (Deep Work). Этот вид работы подразумевает полную сосредоточенность и погружение в определённую задачу. Никаких отвлечений — максимум усилий и концентрации. Только так вы сможете выполнять действительно сложные задачи с должным уровнем качества.

Ньюпорт приводит в пример тактику, которую использует его коллега, профессор Пенсильванского университета Адам Грант. Он посвящает осенний семестр преподавательской деятельности, а весну и лето — исследованиям и никогда не смешивает две эти задачи. Во время напряжённых исследований профессор подвергает себя полной изоляции, чтобы студенты ему не мешали.

Вполне вероятно, что у вас нет возможности пойти тем же путём и на несколько месяцев скрыться от источников раздражения. Не отчаивайтесь: не обязательно погружаться в «глубокую работу» на целый семестр. Ньюпорт предлагает составить собственный график, ориентируясь на ваши личные предпочтения.

Решите, в какое время вы чувствуете наибольший прилив сил и внимательности, и выполняйте самую сложную работу именно тогда, отключив при этом смартфон и отказавшись от проверок электронной почты. Например, сам Ньюпорт начинает трудиться рано утром, но никогда не делает этого после 17:30.

3. Оценивайте время для встреч

Пол Грэм, соучредитель стартап-инкубатора Y Combinator, говорит, что существует два вида рабочих графиков: график «менеджера» и график «творца».

Первый вариант — для организаторов и начальников. По их мнению, рабочим временем управлять просто. Нужно разделить день на часовые интервалы. И когда появляется новая задача, вы просто отводите на неё пару часов, помечая это в органайзере. Таким образом, если «менеджеру» нужно назначить время для деловой встречи или мозгового штурма, он смотрит в свой календарь, находит незанятый час и собирает своих коллег.

Но для «творцов» такие встречи, даже запланированные заранее, — катастрофа. Ведь творческие люди, программисты, писатели или художники, не делят своё расписание как «менеджеры». Для выполнения задач им обычно приходится использовать полдня как минимум, а за один час они в лучшем случае только разогреваются. И когда в самый разгар трудовой деятельности «творцам» приходится отрываться и идти на встречу с коллегами, они выпадают из своего ритма и вернуться потом к выполнению задачи им очень тяжело.

Расписание «менеджера» и расписание «творца» сами по себе прекрасно работают. Но вот когда они пересекаются, начинаются проблемы.

Пол Грэм

Поэтому, если вы управленец, узнайте заблаговременно у своих подчинённых, когда лучше организовывать совместные встречи, чтобы не отрывать людей от работы в самые неподходящие моменты.

4. Контролируйте расход вашей энергии

Тони Шварц и Джим Лоэр в своей книге «Жизнь на полной мощности!» утверждают, что главный ресурс для продуктивного работника не время, а энергия. Можно потратить целый день на выполнение сложной задачи, но если вам не хватает физических и умственных сил, вы будете топтаться на месте и ничего полезного так и не сделаете. А вот когда у вас достаточно внутренней энергии, вы сможете разобраться с трудным делом за пару часов, а остаток дня посвятить чему-нибудь попроще.

Шварц и Лоэр выделяют четыре вида энергии: физическую, эмоциональную, умственную и духовную. И если какой-то из них вам будет не хватать, продуктивность упадёт.

Физическая энергия напрямую влияет на вашу способность реагировать на окружающее пространство и принимать правильные решения. Нехватка этого ресурса связана с плохим питанием, недосыпом и усталостью.
Эмоциональная энергия влияет на способность должным образом управлять своими эмоциями в стрессовых ситуациях.
Умственная энергия позволяет вам фокусироваться на одной задаче и не отвлекаться. Человек с большим её запасом может сконцентрироваться даже в стрессовой ситуации, когда все окружающие так и норовят его отвлечь.
Духовная энергия позволяет увидеть цель в своей деятельности, чтобы поддерживать мотивацию. Она служит топливом для энтузиазма, упорства и обязательности.

Чтобы поддерживать все четыре показателя на должном уровне, правильно питайтесь, высыпайтесь и занимайтесь спортом (физические упражнения стимулируют мозговую деятельность). И пользуйтесь простыми приёмами для восполнения энергии.

Жизнь — это не марафон. Жизнь — это серия спринтов.

Тони Шварц

Хороший метод чередовать работу с полным погружением и короткий отдых — техника Pomodoro, которая идеально ложится на концепцию Deep Work Кэла Ньюпорта. Принцип прост: замеряем 25 минут таймером и занимаемся одной важной задачей всё это время без отвлечений. Затем — перерыв на 5 минут. За это время мы восполняем энергию. После чего повторяем цикл ещё четыре раза и делаем большой перерыв на 20 минут.

5. Ешьте лягушек на завтрак

У всех когда-либо бывало так: вам попадается какая-нибудь задача, которую выполнить нужно, но делать это страшно не хочется. Вы начинаете её откладывать, и по мере приближения дедлайна она всё сильнее нависает над вами, отвлекая от других дел и заставляя вас лишний раз переживать.

Популярный писатель Брайан Трейси называет такие задачи «лягушками». И он рекомендует не откладывать их на потом, а выполнять как можно раньше.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.

Марк Твен

Избавившись от сложной задачи, вы почувствуете удовлетворение, получите заряд положительной энергии на весь остаток дня и сможете со спокойной совестью перейти к следующим пунктам в вашем списке.

Лайфхакер может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикации.

Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов в грамотном планировании.

Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод тайм-менеджмента

Управление временем (или тайм-менеджмент) – полезное умение, позволяющее не запутаться в бесконечном потоке текущих дел. Одной из самых простых и эффективных методик самоорганизации посредством расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра.

Родоначальником технологии считается известный американский военный и политический деятель. В середине прошлого века целеустремленность, работоспособность и дисциплинированность позволили полковнику Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру занять пост президента США.

В чём суть технологии?

Определяясь с приоритетностью имеющихся дел, Эйзенхауэр руководствовался двумя критериями – срочностью и важностью. Чтобы представить матрицу наглядно, следует на бумажном листе построить систему координат. Ось Х будет обозначать степень значимости дел, ось У – их срочность. В результате построения должно получиться четыре квадранта.

В верхнем левом углу следует записать все срочные, но малозначимые дела. К таковым относятся задачи категории «форс-мажор». Они, как правило, возникают внезапно, а их выполнение не занимает много времени. Вместе с тем, реализация заданий из этого квадранта не приближает человека к достижению глобальных целей. К неважным срочным делам относятся: починка стиральной машинки, отправка письма, поздравление кого-либо с днём рождения.

Квадрант, образовавшийся в верхнем правом углу, предназначен для значимых задач, требующих скорейшего выполнения. Подобные дела, если их не сделать вовремя, могут стать причиной проблем со здоровьем. Если такие задания касаются работы, от скорости их реализации зависит продвижение по карьерной лестнице, финансовое благополучие. Примеры срочных важных дел: подготовка презентации, защита дипломной работы, поход к врачу с острой болью.

В нижнем правом квадранте должны оказаться значимые задачи, требующие неспешного выполнения. Несмотря на то, что такие дела не к спеху, работать над их реализацией необходимо систематически. Если этого не делать, спустя какое-то время они перекочуют из несрочной категории в срочную. Специалисты по тайм-менеджменту советуют вписывать в этот квадрант все занятия, повышающие качество жизни человека, а также способствующие саморазвитию. К таковым относятся: спортивные тренировки, образовательные курсы, регулярные медицинские обследования.

Нижний левый квадрант – удел «потешных» дел. Выполнение заданий, вписанных в этом углу, не приносит никакой практической пользы, однако доставляет эмоциональное удовлетворение. Если же поддаться соблазну, сконцентрировавшись на реализации занятий данного сегмента, вскоре выяснится, что на остальные, более важные вещи не хватает времени. В тайм-менеджменте всё, что отвлекает от выполнения основных задач, принято называть хронофагами. К «пожирателям времени» относятся: просмотр телевизора, зависание в социальных сетях, болтовня по телефону.

Как правильно применять технологию?

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – не только инструмент планирования, но и своеобразный тест. Анализ наполнения каждого квадранта даёт представление о том, насколько рационально человек использует время. Большое число задач в верхнем левом сегменте (срочные/неважные) свидетельствует об отсутствии умения отделять главное от второстепенного. На практике это выливается в постоянную занятость без видимой отдачи. Консультанты по тайм-менеджменту рекомендуют таким работникам уделять меньше внимания сиюминутным проблемам, краткосрочным целям и другим несущественным мелочам.

Матрица Эйзенхауэра с преобладающим числом записей в верхнем правом квадранте (срочные/важные) указывает на неумение работника распределять нагрузку или его неспособность придерживаться составленного ранее плана. Последнее, как правило, происходит, когда человек неадекватно оценивает свои возможности. Например, он отводит на подготовку доклада 2–3 часа, а в реальность тратит весь рабочий день. В итоге все оставшиеся запланированные задачи он вынужден переносить на завтра. А далее незавершённые дела накапливаются, как снежный ком, и, наконец, наступает момент, когда делать всё надо впопыхах на последней минуте.

Лучше всех с задачей оптимизации времени справляется работник, у которого в матрице доминирует нижний правый угол (несрочные/важные). Умение правильно расставлять приоритеты, планировать и адекватно рассчитывать силы позволяет ему работать на перспективу, то есть не только быть занятым, но и получать дивиденды от своих трудов. Таких людей работодатели характеризуют как организованных, ответственных и пунктуальных. Высокая оценка в глазах начальства, естественно, влияет на карьерное продвижение.

Больше всего задач оказалось в нижнем левом углу? Повестка дня, заполненная в основном несрочными/неважными делами, сигнализирует о том, что пора разобраться с «пожирателями времени». В тайм-менеджменте зловредной признаётся любая неэффективная деятельность. Хронофагом может быть, например, хобби, отнимающее слишком много времени. Если увлечение (даже очень полезное) перестаёт быть занятием на досуге, мешает основному виду деятельности, его необходимо поместить во временные рамки и строго следить за соблюдением отведённого лимита.

Как исправить ситуацию?

Если матрица Эйзенхауэра выявила проблемы планирования и расстановки приоритетов, необходимо задействовать и другие инструменты тайм-менеджмента. Например, рекомендуется практиковать постановку долгосрочных целей, разделять большие задачи на малые, беспощадно бороться с хронофагами.

Оптимизировать временные затраты помогут и следующие практические советы, касающиеся матрицы Эйзенхауэра:

Число задач в сегменте «срочно и важно» необходимо свести до минимума – одной-двух.
Если нерешённых проблем накопилось много, часть полномочий можно делегировать другим сотрудникам.
Концентрировать внимание необходимо на участке «важно и не срочно»: там должно быть больше всего заданий.
Расписывая сроки на выполнение задач, надо адекватно оценивать временные затраты.
Необходимо стремиться к тому, чтобы раздел «не важно и не срочно» был пустым.

Если причина неэффективности кроется в хронофагах, их следует найти и обезвредить. В данном случае пригодится такой инструмент как ведение хронометража дня. Обязательным условием на работе и в быту должно стать выполнение одного дела за один раз. Нельзя откладывать большие задачи на потом: их необходимо делать каждый день понемногу. Ещё одна ценная способность, позволяющая долго и плодотворно трудиться, – умение отдыхать.

Выходные дни можно посвятить увлечениям или саморазвитию, например, прочитать одну из этих книг:

Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.
Архангельский Глеб. Тайм-драйв: как успевать жить и работать.
Гений Анатолий. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра.
Зайверт Лотар. Ваше время – в Ваших руках.
Лидс Реджина. Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове.
Фьоре Нейл. Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом.

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
«Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т. д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т. д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени» — так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION — лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию. ..

«С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф»

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

А квадрант Важные срочные дела

В квадрант Важные несрочные

С квадрант Неважные срочные

D квадрант Неважные несрочные

Квадрант А

Квадрант В

Квадрант С

Квадрант D

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Квадрант А (важные срочные дела)

Квадрант В (важные несрочные дела)

Квадрант С (неважные срочные дела)

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;
обратиться к стоматологу с болью в зубах;
подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
незапланированное совещание у шефа;
провести время в социальных сетях;

Квадрант А (важное срочное) :

подготовка к рабочему проекту;
незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

починить табуретку, чтобы не шаталась;
провести время в социальных сетях.

« Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений»

Жан-Жак Руссо

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

что же из намеченного уже сделано;
какой промежуточный результат получен;
насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

Важно ли это? (да/нет)
Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Как справляться с задачами

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное	Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане	Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя	Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях	Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге
	Написать клиентскую историю компании
	Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок
	Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

Срочное, но не важное	Не срочное и не важное
—	—

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное	Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане	Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя	Ответить на письма читателей
	Написать клиентскую историю компании
	Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

Срочное, но не важное	Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях	Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги	Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок	Пролистать ленту фейсбука

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31. 07.2015

Срочное и важное

Один из самых важных уроков, которые я усвоил заведующим кафедрой, заключается в том, что важно различать важные задачи и срочные задачи. Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные предметы всегда сосредоточены на настоящем моменте: они требуют внимания прямо сейчас и если с ними не разобраться, последствия тоже будут прямо сейчас . Важные элемента, с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и элементам стратегической ценности. Они «медленнее», связаны с длительной игрой личного, профессионального или организационного развития.

Мы склонны уделять внимание срочным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи приходят в наши входящие в горячем виде и громко требуют решения. По словам Дэвида Аллена, они «самые последние и громкие». Они почти всегда являются чужой проблемой, данной нам на короткий срок, что усиливает их объем. Поэтому, естественно, мы фокусируемся на них в первую очередь. Иногда это правильный поступок. Но это становится серьезной проблемой, когда нам только занимается срочными делами и не уделяет достаточно времени важным вещам, которые сидят там тихо и терпеливо.

Когда я стал заведующим кафедрой, самая большая корректировка, которую мне пришлось сделать, заключалась в количестве усилий, необходимых для того, чтобы решить, является ли что-то срочным или важным, и в упражнении в дисциплине, чтобы уделять внимание вещам, которые важны, но не срочны. Количество работы, которую я должен выполнить, на самом деле не сильно изменилось до того, как я стал заведующим кафедрой; это характер работы, которая изменилась, и наиболее важным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие предметы из десятков, которые ежедневно появляются у меня на пороге, являются срочными, а какие важными.

Почти все, что приходит в мой почтовый ящик, кажется срочным. Большинство из этих срочных запросов имеют значение и имеют ценность, и, вероятно, все эти пункты важны для человека, делающего запрос. Но являются ли они прописными «Я» Важные в том смысле, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; много раз это не так. Объяснять разницу и сортировать срочные дела, а также находить время для важных вещей (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.

Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная «I»):

Прочтите статью о реорганизации курса математики в местном университете, которая похожа на ту, которую нам нужно изменить. (Важно, потому что переработка этого курса является трехлетней целью кафедры.)
Изучите настройку цифрового значка моего университета в разделе «Технологии и коммуникации на рабочем месте». (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет основной учебной инициативой в ближайшие несколько лет во всем университете, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)
Напишите черновой вариант рекомендации для преподавателя, готовящегося к продвижению по службе. (Важно, потому что это продвижение по службе, и помощь преподавателям в профессиональном росте является долгосрочной стратегической целью для меня в профессиональном плане и одной из моих основных обязанностей в качестве заведующего кафедрой.) хак об этом носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .
Матрица Эйзенхауэра (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)
В этой матрице 2×2 мы можем отобразить срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; как важные , так и срочные; или ни важный , ни срочный. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать, в зависимости от того, где они находятся в матрице:
1. Задачи, которые являются срочными и важными , имеют наивысший приоритет и должны быть выполнены как можно скорее. Они автоматически становятся кандидатами в список самых важных дел (MIT) на данный день.
2. Задачи, важные, но не срочные , идут вторыми. Это необходимо сделать; запланируйте время в течение недели, чтобы сделать их.
3. Задачи, которые срочные, но не важные третьи. Делегируйте их, если это возможно. В противном случае запланируйте для них время, но не в ущерб важным вещам.
4. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными , получают все оставшееся время. Если это личное или просто для развлечения, обычно я делаю такие вещи по выходным или по вечерам ^[1] . Если нет, то эти элементы, вероятно, должны быть повторно обработаны с использованием блок-схемы GTD, потому что они больше не являются по-настоящему действенными (или никогда не были таковыми в первую очередь) и должны быть выброшены в корзину, делегированы или помещены в список когда-нибудь/может быть.
Например, предположим, я получил электронное письмо от студента, у которого возникли проблемы с преподавателем, и он хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели. Так что это «срочно, но не важно ^[2] «. Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить встречу со мной через сотрудников нашего офиса.
Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно — запланируйте один помидор в течение недели, чтобы прочитать и сделать заметки, и сделать это на этой неделе Рекомендация профессора для продвижения по службе должна быть вынесена в пятницу, так что это одновременно срочно и важно — это MIT в моем списке на завтра и в моем календаре есть двухчасовой блок на завтрашнее утро.0007
С тех пор, как я стал заведующим кафедрой, я много думал о матрице Эйзенхауэра. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами несколько дней подряд, а важные дела откладывать на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике ежедневно требуют, чтобы их услышали как Срочные, и обработка их всех прямо сейчас потребует более 168 часов в неделю. Выяснилось, что около половины этих пунктов в среднем не являются действенными, поэтому их выбрасывают, делегируют или помещают в список «когда-нибудь/может быть». Для тех, что остались, у меня есть теги для Срочные и Важные в моей настройке GTD, поэтому я могу отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задач получают временные рамки в течение недели или, по крайней мере, часть одного помидора. Что касается остальных, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Дела по-прежнему делаются, и мир не рушится сам по себе. И я чувствую себя намного лучше в конце дня о том, что я делаю.
Что поставлено на карту, если мы не сможем отличить срочные задачи от важных? Все, правда. Быть во власти самых последних и громких — это не образ жизни — вы постоянно тушите пожары, но никогда ничего не строите, постоянно занимаетесь чужими проблемами, но никогда не развиваете свое профессиональное «я», медленно выгораете от всего стресс и никогда не делать то, что, как вы знаете, принесет удовлетворение.
Некоторые формулировки матричного подхода Эйзенхауэра, такие как та, что на картинке, советуют вам выбрасывать ни срочные, ни важные вещи сразу же. Но я думаю, что некоторые из лучших вещей в жизни попадают в эту категорию. У них просто нет приоритетного расписания (кроме выходных). ↩︎
Уточняю для тех, кто сзади: Если я говорю, что что-то «неважно», это не значит, что меня это не волнует или что это не имеет значения. ↩︎
Матрица Эйзенхауэра «Срочно-Важно» — Стратегия продуктивности
Расставляйте приоритеты в ежедневных задачах на основе срочности и важности.
Быть занятым и перегруженным работой уже достаточно плохо, но быть занятым и перегруженным работой с неорганизованным графиком еще хуже. Вы всегда в напряжении, пытаясь закончить одну задачу за другой? Управлять несколькими делами одновременно? Это расстраивает и заставляет вас беспокоиться? Вы жонглируете таким количеством вещей, что ваш мозг не может должным образом сконцентрироваться?
У всех этих проблем есть простое решение – Матрица срочного/важного Эйзенхауэра . Этот инструмент поможет управлять всеми вашими задачами и повысить производительность за счет эффективной организации вашего графика!
Если это привлекло ваше внимание, продолжайте читать, чтобы узнать, что такое матрица срочного/важного Эйзенхауэра.
Что такое Матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для построения диаграмм, который поможет вам визуализировать все ваши ежедневные задачи в виде матрицы, которая классифицирует их по степени срочности и важности.
Матрица Эйзенхауэра вдохновлена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом и генералом армии Соединенных Штатов. Во время выступления в 1954 году Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».
В бестселлере « 7 навыков высокоэффективных людей 9».0121», Стивен Кови представил инструмент для определения приоритетов задач. Этот инструмент был основан на идеях Эйзенхауэра и теперь называется Матрица Эйзенхауэра. Он также известен как Матрица срочных и важных дел , и Метод Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра распределяет все задачи и проекты по 4 квадрантам, т.е.:
- Срочные и важные задачи
- Несрочные и важные задачи
- Срочные и неважные задачи
- Несрочные и неважные задачи
Источник: todoist.com
Рассмотрим эти категории подробнее.
Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?
Срочно — такие задачи и действия требуют немедленных действий. Эти вопросы требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Простой способ распознать срочные действия — всегда приходить с последствиями за несвоевременное выполнение задачи. Эти задачи неизбежны в нынешних условиях.
Важный – важные дела и задачи, которые непосредственно способствуют достижению долгосрочных целей и ценностей. Поэтому эти задачи требуют продуманного планирования и действий. Они также требуют тайм-менеджмента, энергии и внимания, которые субъективны и зависят от наших ценностей и целей.
Вот как вы можете правильно определить задачи как «срочные» и «важные» и дополнительно классифицировать их по четырем квадрантам матрицы «срочные/важные»:
1. Срочные и важные задачи (необходимо выполнить немедленно)
Задачи квадранта 1 неизбежны. Удаление этих задач или трата на них слишком большого количества времени приведет только к стрессу и усталости. Поэтому рекомендуется сделать эти задачи приоритетными и закончить их как можно скорее.
Эти элементы обычно имеют видимый крайний срок и меры предосторожности, чтобы не предпринимать немедленных действий, например, проекты в последнюю минуту, решение неотложной проблемы для клиента или автомобильные остановки на шоссе.
2. Несрочные и важные задачи (планируемые проекты)
Задачи из квадранта 2 важны и помогают вам достичь долгосрочных целей, но у них нет крайнего срока, поэтому их легко можно отложить в пользу более срочных задач, например, налаживания профессиональных связей, проектов технического обслуживания или изучения нового навыка.
3. Срочные и неважные задачи (для делегирования)
Эти задачи описываются как «занятая работа». Эти задачи не имеют для вас смысла, и их можно делегировать кому-то другому, чтобы закончить их вовремя. Например, отвечая на сообщения клиентов, работая с купонами, проверяя электронную почту и т. д.
4. Несрочные и неважные задачи (удалить)
Это пустая трата времени, которая не способствует прогрессу в достижении ваших целей. Главное — ограничить свое время такими занятиями. Например, бездумное пролистывание социальных сетей, многочасовой просмотр телевизора и чрезмерные покупки.
Как использовать матрицу «срочно-важно» Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты задач по агентствам и важности по четырем различным категориям, что создает плавный и управляемый график. С помощью этого графика вы сможете эффективно и результативно управлять своей работой.
Чтобы использовать эту матрицу, вам сначала нужно определить, какие задачи важны для вас и должны быть выполнены сегодня. Это поможет вам определить важные проекты и действия, которые вам нужно сделать в первую очередь и которые вы можете запланировать на другой день.
Вы отметите срочные и важные дела в квадранте 1, которые нужно выполнить в первую очередь. Принимая во внимание, что несрочные и важные дела идут во 2-м квадранте. Вы можете назвать этот квадрант «Расписание».
Затем у нас есть те задачи, которые срочные, но не важные. Поэтому их можно делегировать кому-то другому, пока вы сосредоточитесь на более насущных проблемах. Все такие задачи помещаются в квадрант 3, который также можно назвать «Делегирование».
Наконец, есть те задачи, которые не важны. Значит, вам не нужно их делать. Вы можете назвать этот квадрант «Не делай». Этот квадрант позволяет вам определить все те задачи, которые тратят ваше время и энергию. Перечислив их, вы будете более внимательны к тому, чтобы не заниматься такой деятельностью. Это может помочь вам избавиться от вредных привычек, таких как чрезмерное сидение в Интернете.
Как только вы создадите свою матрицу срочных/важных дел, ваша жизнь станет очень организованной и эффективной.
Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра
Вот несколько простых управленческих шагов, которые помогут вам более эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра:
Ограничьте свои задачи – не перенапрягайтесь и постарайтесь ограничить свои задачи максимум 8 задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще одно, убедитесь, что вы выполнили самое важное. Помните, что эта матрица помогает вам доводить дела до конца, а не накапливать их.
Избегайте отвлекающих факторов — убедитесь, что вы планируете свою матрицу без отвлекающих факторов. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты. Планируйте свои задачи на основе собственного графика и уровня энергии.
Разделяйте личные и деловые задачи – не смешивайте личную деятельность с профессиональными задачами. Создайте два отдельных списка для каждого из них. Таким образом, вам никогда не придется жаловаться на то, что вы не можете распределять время между личной и профессиональной жизнью.
Как сделать больше, не работая больше (объяснение матрицы Эйзенхауэра!)
Техника тайм-менеджмента Матрица Эйзенхауэра учит делать больше, не тратя больше рабочего времени. Этот метод позволяет вам лучше расставлять приоритеты, узнавая, какие задачи стоят вашего времени, а какие нет. Вы можете планировать свою работу с этой информацией, сосредоточив внимание только на самых важных действиях.
Таким образом, вы станете более продуктивными на работе и дома. Используя матрицу Эйзенхауэра, вы будете лучше управлять своим временем и быстрее достигать своих целей.
Этот пост содержит подробные сведения о матрице тайм-менеджмента.
Читайте дальше, чтобы узнать, что это такое и как его использовать для повышения производительности.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица срочности-важности, представляет собой инструмент управления временем, который помогает расставлять приоритеты задач по срочности и важности. Это позволяет вам отсортировать менее важные действия и либо делегировать их, либо не выполнять.
Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США, изобрел всемирно известный принцип Эйзенхауэра. Ему приходилось постоянно решать, какие задачи расставлять приоритеты каждый день. Этот принцип расставляет приоритеты задач по срочности и важности.
Матрица Эйзенхауэра включает четыре квадранта с различными стратегиями работы:
Квадрант 1: Срочные и важные
Каждая задача в квадранте 1 является срочной и требует быстрых действий. Все пункты здесь имеют видимые сроки, и есть последствия, если не заняться ими немедленно. Срочные и важные задачи обычно исходят из внешнего источника.
Иногда они являются результатом прокрастинации. Такие задачи имеют приближающийся крайний срок и требуют реагирования в кризисном режиме. Действия в квадранте 1 неизбежны.
Даже если вы не будете медлить, всегда будет что-то вне вашего контроля. Сосредоточение внимания на этих неожиданных задачах переводит вас в состояние реактивного мышления. Вы будете в стрессе, и у вас не будет времени на важные задачи, которые приближают вас к вашим долгосрочным целям.
Задачи квадранта 1 важны, но не позволяйте им помешать вам достичь долгосрочных целей. Планируйте лучше, чтобы выделить время для более важных дел, которые окупятся в долгосрочной перспективе.
Квадрант 2: Не срочно и важно
Важные задачи, которые не являются срочными, помогут вам достичь долгосрочных целей. В большинстве случаев эти задачи не имеют крайних сроков, из-за чего люди игнорируют их для более неотложных задач. Но эти задачи могут значительно повлиять на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.
Хотя у этих важных задач нет сроков, лучше планировать и выполнять их в удобное для вас время. Если вы занимаетесь многими делами из второго квадранта, вы сосредотачиваетесь не на своих проблемах, а на возможностях и росте. Если большая часть вашей деятельности приходится на этот квадрант, это настраивает вас на активный образ мыслей.
Это означает, что вы отдаете приоритет задачам, которые развивают ваши навыки и способствуют достижению значимых целей. В квадранте 2 нет насущных отвлекающих факторов, а это значит, что у вас будет больше времени для глубокой работы.
Квадрант 3: Срочные и неважные
Срочные, но не важные задачи также известны как занятые. В большинстве случаев люди берутся за срочные, но неважные задачи, чтобы оправдать ожидания других. Такие задачи не помогут вам достичь ваших долгосрочных целей, поэтому лучше всего делегировать их.
Если большинство ваших задач находится в квадранте 3, вы тратите слишком много времени на чужие приоритеты. Вы, скорее всего, делаете работу, потому что чувствуете себя обязанной, а не потому, что хотите это сделать. Сосредоточение внимания на задачах третьего квадранта может заставить вас почувствовать, что вы не контролируете свою жизнь.
Квадрант 4: Несрочные и неважные
Неважные задачи без сроков — пустая трата времени. Будет лучше, если вы их вырежете. Такие действия не влияют и не приближают вас к вашим целям.
Квадрант 4 Действия приносят избыточное и немедленное удовлетворение, но оставляют чувство разочарования. Важно поехать в отпуск и весело провести время. Но это становится проблемой, когда ваше свободное время имеет приоритет над важными делами, которые приближают вас к вашим целям.
Тщательно выбирайте, как вы проводите свободное время. Вы хотите чувствовать себя отдохнувшим и не опустошенным после перерыва в работе.
Кому будет полезно использовать матрицу Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра будет полезна студентам, фрилансерам, сотрудникам, деловым людям и всем, кто хочет сделать больше за короткий период времени. Это отличная техника для повышения уровня вашей производительности . Вы можете применить этот принцип во многих различных областях, кроме профессиональных.
По сути, Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который может принести пользу:
- Людям, которые одновременно работают над несколькими проектами
- Люди, у которых есть проблемы с определением приоритетов задач
- Людей, которые считают, что часов в сутках недостаточно, чтобы что-то сделать.
- Люди, которые сталкиваются с крайними сроками в течение недели
- Занятые учащиеся ищут преимущества за счет повышения производительности
- Любой, кому трудно сосредоточиться на конкретной задаче
- Занятые специалисты, которые хотят делать больше, не тратя больше времени на работу
- Люди, не привыкшие к распорядку дня
- Люди, которые хотят повысить личную продуктивность и быстрее достичь своих целей.
Как работает матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра позволяет вам управлять своими проектами, организуя и расставляя приоритеты задач по срочности и важности. С помощью этого инструмента управления задачами вы можете разделить свои задачи на четыре поля следующим образом:
- Поле 1 — задачи, которые вы выполните в первую очередь
- Поле 2. Задачи, которые вы запланируете на потом
- Вставка 3. Задачи, которые вы делегируете
- Поле 4. Задачи, которые вы удалите
Было бы полезно, если бы вы оценили, где вы проводите свое время. Используйте специальный инструмент управления задачами, чтобы отслеживать свое время, потраченное на одну неделю. Кроме того, вы можете отслеживать свое время с шагом в 30 минут, используя электронную таблицу.
После того, как вы закончите, сгруппируйте выполненные вами задачи в соответствующий квадрант. Имейте в виду, что вы организуете эти задачи на основе ваших целей. Итак, разбирая их, спросите себя, является ли каждая задача важной или срочной для вас.
Ответ поможет вам распределить каждую задачу по правильному квадранту. Как только ваши задачи будут решены, выясните, где живет большинство из них. Если у вас много занятий в квадранте 2, вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.
Какие элементы матрицы Эйзенхауэра?
Элементы матрицы Эйзенхауэра — это четырехкратные квадранты, в которых вы сортируете задачи из своего списка дел. К ним относятся:
- 1-й квадрант – важные и срочные задачи
- 2-й квадрант – важные и несрочные задачи
- 3-й квадрант – неважные и срочные задачи
- 4-й квадрант – неважные и несрочные задачи
Сортировка задач может быть легкой для некоторых людей, но другие могут путать эти четыре квадранта. Вам может быть трудно понять, куда должна быть поставлена задача, и приоритеты у разных людей разные.
Вот почему вы должны рассмотреть вопросы; — Это срочно для меня? и «важно ли это для меня?» при сортировке задач. Вы хотите быстрее достичь своих целей, а не чужих.
Различия между срочными и важными задачами
Срочные задачи дают немедленные результаты или последствия, если вы не предпринимаете никаких действий. Они чувствительны ко времени и требуют внимания. Люди часто чувствуют себя обязанными заняться неотложными делами, настраивая их на реактивное мышление.
Срочные задачи не всегда важны. Многие ошибочно принимают срочные задачи за важные задачи, потому что предпочитают сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях. Когда вы так долго откладываете важные дела, они могут стать срочными.
Важные задачи — это те задачи, которые могут не дать немедленных результатов, но способствовать достижению ваших долгосрочных целей. Лучше сосредоточиться на важных задачах, потому что это настраивает вас на отзывчивое мышление. Вы почувствуете себя рациональным, спокойным и открытым для новых идей.
С другой стороны, срочные задачи заставляют вас торопиться, защищаться и концентрироваться. Сосредоточьтесь на долгосрочной перспективе, если вы хотите быть счастливым и удовлетворенным в жизни.
Как расставить приоритеты задач в матрице решений
Вы отлично справляетесь, если большинство ваших задач находится в квадранте 2. Если нет, то пришло время сбалансировать вашу матрицу. Вот как расставить приоритеты задач в матрице решений:
Квадрант 1
Если большинство ваших задач находится в квадранте 1, вы часто будете торопиться и беспокоиться. Это нехорошее чувство, и вам следует избегать его. Вы можете уменьшить количество задач в квадранте 1 при лучшем планировании.
Планируйте предвидеть и предотвращать проблемы. Подумайте об изменениях, которые вы можете внести, чтобы предотвратить непредвиденные проблемы. Если вам нужно сотрудничать с коллегой, клиентом или руководителем, чтобы улучшить рабочий процесс, сделайте это.
Узнайте, почему у вас постоянно надвигаются сроки. Ответ кроется в вашем планировании. Лучше планируйте и сокращайте количество задач из квадранта 1, насколько это возможно.
Квадрант 3
Задачи Квадранта 3 не помогут вам достичь ваших долгосрочных целей, но это срочные задачи. Вы не хотите тратить слишком много времени на их выполнение. Итак, вы должны уменьшить количество действий в этом квадранте.
Чтобы сократить количество задач в квадранте 3, вы должны разработать стратегию делегирования этих задач. Устраните их, если это возможно. В противном случае ограничьте количество времени, которое вы тратите на выполнение этих задач.
Вы управляете задачами квадранта 3 таким образом, чтобы выполнять их за один присест. Таким образом, вы значительно сократите время, которое тратите на такие задачи. Если вы менеджер, делегируйте задачи из квадранта 3 своей команде и сосредоточьтесь на более важных задачах.
Квадрант 4
Вы не добьетесь своих целей, если будете тратить большую часть своего времени на выполнение несрочных и неважных задач. Занятия в квадранте 4 могут вызвать у вас стресс и неудовлетворенность. После отслеживания своего времени, если вы понимаете, что большинство ваших задач живут здесь, разработайте план их удаления.
Проконсультируйтесь со своим руководителем или коллегой. Они могут помочь вам определить, какие задачи вы должны делегировать или удалить.
Сократите или исключите задачи в квадрантах 1, 3 и 4. Ваша цель должна состоять в том, чтобы большая часть вашей деятельности находилась в квадранте 2. Когда вы тратите большую часть своего времени на выполнение важных задач, вы достигнете своей долгосрочной цели. эффективно.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра имеет ряд преимуществ:
Простота использования
Этот принцип не требует каких-либо предварительных знаний или подготовки. Это легко понять и использовать.
Упрощает ваши проекты
Разделив задачи на четыре группы, вы облегчите их выполнение. Матрица Эйзенхауэра также помогает быстро определять несрочные и неважные задачи.
Помогает сосредоточиться на главном
Принцип позволяет держать в поле зрения важные и срочные задачи.
Вы станете лучше принимать решения
Матрица Эйзенхауэра поможет вам лучше принимать решения на месте. Этот принцип позволяет вам практиковать самоанализ и учит лучшему самосознанию. Вы увидите разницу в важности действий и станете лучше принимать решения.
Улучшает ваши навыки управления временем
Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент для улучшения ваших навыков управления временем. Это поможет вам расставить приоритеты в повседневной жизни. Вы будете знать, что делать немедленно, что запланировать, что делегировать, а что не делать.
Повышает вашу личную и профессиональную продуктивность
Этот принцип может помочь вам добиться большего в личной и профессиональной жизни. Вы станете лучше управлять своим временем, расставляя приоритеты в своих повседневных делах.
Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра для лучшего управления временем
Вы можете лучше управлять своим временем, используя матрицу Эйзенхауэра. Просто убедитесь, что практикуете эффективное планирование, проводите еженедельный обзор, чтобы отслеживать свои успехи, и проходите курс повышения продуктивности. Оценка ваших задач поможет вам выявить и устранить пожиратели времени.
Практикуйте эффективное планирование
Если вы тратите слишком много времени на выполнение задач Квадранта 1, планируйте более эффективно, чтобы избежать проблем. Делайте обзор в конце каждой недели и оценивайте свою продуктивность. Таким образом, вы будете знать, насколько хорошо сработал ваш план, и как скорректировать его на следующей неделе, если он не сработает.
Если ваши срочные задачи исходят из внешних источников, планируйте и предугадывайте их. Организуйте активный рабочий процесс с вашими клиентами. Если вы сотрудник, поговорите со своим начальником и узнайте, может ли он уменьшить вашу нагрузку.
Иногда клиент может создавать для вас множество срочных задач. Поговорите об этом с клиентом, чтобы не тратить слишком много времени на выполнение срочных, но неважных задач.
Определите срочные задачи, которые не являются важными, и делегируйте их
Перестаньте сосредотачиваться на задачах, которые вы можете делегировать. Попросите кого-нибудь сделать их, если эти задачи не приближают вас к вашей долгосрочной цели. Таким образом, вы сосредоточитесь на более важных задачах и быстрее достигнете своих целей.
Запишите необходимые шаги для делегирования или ограничения этих задач. Вы можете быть единственным, кто может выполнять определенные задачи. В этом случае планируйте свою работу так, чтобы выполнять такие задачи за один присест.
Вы сократите время, затрачиваемое на задачи, когда сделаете это. Если вы постоянно выполняете повторяющиеся действия, поговорите со своим начальником об автоматизации процессов.
Научитесь выявлять и устранять узкие места, пройдя курс продуктивности
Выполнение несрочных и неважных задач — пустая трата времени. Отслеживайте, как вы тратите свое время, чтобы выявить пожирателей времени. Как только вы узнаете, что съедает ваше время, вы сможете этого избежать.
Iris Курс продуктивного чтения призван помочь вам получить максимальную отдачу от вашего дня. Вы научитесь выделять больше времени в течение дня, повышая свою продуктивность. Курс включает в себя 33 обучающих видеоролика и лучшие приложения для повышения производительности.
Тщательно планируйте и не откладывайте на потом. Задачи в квадранте 4 не подходят для достижения ваших краткосрочных или долгосрочных целей. Они будут отвлекать вас от достижения ваших целей.
Можно играть в видеоигры и общаться с семьей и друзьями, но не в рабочее время. Время от времени оценивайте свою матрицу. Имейте рутину для принятия решения и организации того, что относится к каждому квадранту.
Это займет всего несколько минут, и вы можете делать это каждый день или еженедельно. Добавляйте элементы и удаляйте элементы, чтобы сбалансировать матрицу.
Составьте список задач и правильно распределите их по категориям. Вы можете вводить свои задачи прямо в матрицу. Желательно не иметь слишком много задач в квадранте, так как планирование может быть затруднено.
Достаточно от пяти до восьми элементов на квадрант. Вы хотите, чтобы ваше внимание было сосредоточено на исполнении, а не на планировании.
Оставайтесь организованными
Не теряйте матрицу Эйзенхауэра. Всегда держите его в легкодоступном месте. Вы можете прикрепить его к своему столу или положить в блокнот.
Цель состоит в том, чтобы не тратить слишком много времени на его поиски. В общем, убедитесь, что вы не переусердствуете.
Заключение
Чтобы лучше управлять своим временем, вам нужно сосредоточиться на управлении своими приоритетами и ресурсами. Это умная техника, которая работает, потому что вы не можете выделить больше времени. Вы можете только улучшить то, как вы его используете.
Матрица Эйзенхауэра поможет вам расставить приоритеты для самых важных задач в течение дня. Используя его каждый день, вы выработаете привычку сосредотачиваться на важных задачах, планировать несрочные, но важные задачи, делегировать срочные задачи, с которыми может справиться кто-то другой, и избавляться от пожирателей времени. Вы можете извлечь максимальную пользу из этого принципа, эффективно планируя и сохраняя организованность.
Кроме того, вы можете учиться у экспертов по продуктивности и улучшать свои навыки тайм-менеджмента. У Iris Reading есть множество курсов, которые помогают студентам и профессионалам достичь максимальной производительности. Вы можете изучить практические приемы, чтобы запомнить ключевую информацию и запомнить прочитанное.
Пройдите курс «Чтение по Ирис для улучшения памяти»!
Как быть продуктивным после работы
Как вы запоминаете интеллект-карты?
Срочно важная матрица, Срочно важная матрица Шаблон
Что такое Матрица Срочно Важно?
Матрица «срочно-важно» — это простой, но эффективный инструмент для расстановки приоритетов в вашем списке дел на основе уровня срочности и важности каждой задачи. Ее иногда называют «матрицей Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра», и она является одной из самых простых в реализации стратегий тайм-менеджмента.
Последние два имени относятся к одному из самых «эффективных» президентов США в истории Дуайту Эйзенхауэру, который, как известно, остроумно «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (узнать больше)
Когда вы работаете с ограниченными ресурсами, вы не можете просто сосредоточиться на выполнении большого объема работы; вам нужно сосредоточиться на том, чтобы делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.
Советы по проведению эффективного срочного важного анализа

Срочный важный анализ поможет вам быстро определить действия, на которых вы должны сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать. Он бросает вызов привычной деятельности и позволяет вам восстановить контроль над своим окружением и внешними требованиями, а не позволить им контролировать вас. Отфильтровывая «занятые» действия, которые приносят минимальную пользу для долгосрочных целей, вы освобождаете время для важных дел.
Шаблон матрицы срочных важных дел представляет собой простой квадрат 2 x 2. Полученные четыре квадранта отражают степень срочности и важности отдельных задач. По вертикальной оси отложена «Важность», по горизонтальной оси — «Срочно».

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это вещи, которые нельзя откладывать, и они часто предназначены для других. Негативные последствия их невыполнения наступают немедленно. Срочные задачи являются реактивными, оборонительными, поспешными, краткосрочными и имеют узкую направленность.

Важные задачи способствуют реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Иногда они срочные, но обычно нет. Важные действия являются упреждающими и приводят к долгосрочным выгодам. Негативные последствия их невыполнения, как правило, накапливаются в течение более длительного периода и затем могут перерасти в кризис.

Как и в случае с большинством мозговых штурмов, время, необходимое для проведения эффективного анализа «срочно-важно», зависит от организации, размера группы и направленности сеанса. Однако нет никаких причин, по которым вы не можете провести мозговой штурм, сгруппировать позицию, спланировать действия и написать сводный план действий менее чем за час или два.

Независимо от того, собрались ли ваши лучшие умы вместе в одной комнате или разбросаны по всему миру , уникальная технология GroupMap позволяет группам до 2000 человек независимо представлять идеи в разное время, из разных мест, в разных часовых поясах. Не позволяйте доминирующим личностям влиять на группу, заглушая мнения других — GroupMap позволяет каждому провести мозговой штурм независимо друг от друга, а затем легко объединяет эту информацию, чтобы раскрыть весь спектр идей. Шаблоны GroupMap удерживают цель на переднем плане и в центре на протяжении всего сеанса, помогая всем сосредоточиться на задаче. Это гарантирует, что деятельность выявит практические проблемы, а не станет просто обсуждением идей. GroupMap предоставляет вам все инструменты группового принятия решений, необходимые для расстановки приоритетов, принятия решений и выполнения действий.

Создайте свою первую карту и пригласите людей поделиться своими мыслями прямо СЕЙЧАС. Испытайте мощь GroupMap с нашей 14-дневной БЕСПЛАТНОЙ пробной версией без риска. Вам даже не нужно предоставлять данные своей кредитной карты, чтобы получить доступ ко всем нашим функциям, включая весь набор шаблонов, в течение полных 14 дней.

Каждый день люди принимают решения о том, какие задачи добавить в свое расписание. В основном у них есть два варианта. Они могут делать важные дела, а могут браться за срочные дела. Срочные дела должны быть выполнены немедленно, и часто люди преследуют подчиненных, чтобы они были выполнены. Важные вещи часто связаны с действиями «в целом», которые не вызывают проблемы на ежедневной основе. Из-за этого, как правило, никто не задает безжалостных вопросов по такого рода проблемам. Но важные вещи имеют решающее значение для долгосрочного успеха.

Иногда, конечно, принять решение просто. Иногда вы сталкиваетесь с задачей, которая является одновременно важной и срочной. Это очевидные приоритеты. Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, очевидно, не должны получать внимания.

Первый шаг к эффективному использованию своего времени — определить, к какой категории относятся ваши задачи. Некоторым людям очень трудно определить разницу между срочным и важным. Научиться отличать одно от другого чрезвычайно важно, потому что не все неотложные задачи следует выполнять. Иногда вам просто придется сказать нет.

Если выпало число четыре, есть шанс, что задача действительно важна. Узнайте, приложив к нему ценник. Например, предложите человеку задержаться допоздна, чтобы вместе поработать над ним, или попросить выполнить подготовительную работу, чтобы помочь с проектом. Ответ расскажет вам, насколько ценным на самом деле является заказчик для работы.

К сожалению, печальная реальность такова, что мы живем в мире «И», а не в мире «ИЛИ». По всей вероятности, у вас может не быть возможности исключить срочные задачи. Я рекомендую вам сначала выделить время для выполнения важных задач, а оставшееся время занять срочными. Работа имеет свойство заполнять доступное время ( Закон Паркинсона ). Если вы сделаете наоборот, сначала работая над срочными задачами, то важные будут обделены.

Большинство последних проблем можно проследить до некоторых более ранних ошибок в процессе . Критический заказ, который необходимо разместить, чтобы предотвратить остановку сборочной линии, может быть результатом неуместного канбана карта. Разгневанный клиент может быть результатом заклинивания факсимильного аппарата из-за плохого обслуживания . Всплеск количества обрабатываемых заказов в конце месяца, вероятно, связан с неправильной политикой продаж.

Дело в том, что каждую срочную задачу нужно анализировать и отслеживать. Этот анализ должен быть платой за допуск к работе над неотложной проблемой. Если вы соглашаетесь отказаться от того, чем вы занимаетесь из-за проблемы, человек, обращающийся за помощью, должен согласиться предпринять контрмеру 9.0107, чтобы убедиться, что проблема больше не повторится. Стоит отметить, что многие исполнители срочных задач являются рецидивистами. Кажется, одни и те же люди снова и снова приходят за помощью в последнюю минуту. Заставьте их понять, что они должны внести свой вклад в постоянное улучшение процесса , если они хотят, чтобы вы применили лейкопластырь сейчас.

Однако важность на уровне компании важнее того, что кажется важным отдельным отделам. Очистка развертывания политики может решить эту проблему. Насколько действие влияет на элемент PD, должно быть решающим фактором при определении того, является ли действие важным или нет.

Тем не менее, часто встречаются люди, которые пытаются использовать влияние клиента как решающий фактор. Будьте осторожны, не подчеркивая сразу влияние проекта на одного клиента. Как правило, элементы PD будут иметь более широкое влияние на большее количество клиентов, чем проблема, затрагивающая только одного клиента. Это не значит, что плохое обслуживание клиентов — это нормально. Это просто означает, что вы должны смотреть на картину в целом, чтобы не навредить многим клиентам за счет одного. ( Примечание: иногда есть крупный клиент, который требует немедленного внимания. Действуйте соответственно. )

Words of Warning
Заказчиком задачи не всегда является кто-то другой. Иногда это работа, которую вы создаете сами. Внимательно посмотрите на задачи, которые вы выполняете ежедневно, и посмотрите, насколько они действительно важны для вашей работы. Мы часто наполняем наши дни бессмысленной деятельностью.
Срок срочности истек. Иногда хорошей стратегией является задержка хронического преступника до тех пор, пока вопрос не станет спорным. Удивительно, как часто срочный, но неважный дедлайн проходит без происшествий. Примечание. Если вы пойдете по этому пути, заручитесь поддержкой своего менеджера, потому что может возникнуть обратная реакция.
Скажите «нет», если срочная задача сорвет более важный проект. Сделать это бывает сложно, так что пусть ваши утки в ряд о том, что будет, если вы переключитесь на срочное задание.
Чем ближе вы к передовой в организации, тем меньше у вас будет контроля над тем, что вы решите делать или не делать. Вместо того, чтобы спорить с начальником о том, должны ли вы что-то делать или нет, поместите просьбы в контекст.
Составьте список задач и проектов, над которыми вы работаете, и расположите их в порядке приоритета. Передайте список своему менеджеру для ознакомления и убедитесь в наличии согласия. Если кто-то приходит к вам с просьбой о срочной помощи, и он не принимает ответа «нет», поговорите со своим начальником о поддержке. У нее будет хорошее представление о том, что у вас на тарелке, и она с большей готовностью пойдет на биты за вас, если у нее будет представление о том, над чем вы работаете.
К сожалению, начальство иногда ставит своих сотрудников в трудное положение. они помогают устанавливает приоритеты , но часто меняет план, когда возникает что-то срочное. В дополнение к задержке важных заданий это добавляет потери на переключение между задачами.
Навигация по этим испытаниям может быть сложной. Лучшая стратегия часто заключается в прямом, но уважительном отношении к ситуации. Попросите перенести или исключить важный крайний срок, поскольку в вашу рабочую нагрузку вкрадываются срочные задачи. Отслеживайте время, которое вы тратите на незапланированные действия. И следите за неотложными проблемами, с которыми вы имеете дело. Эта информация пригодится при разработке новых графиков с вашим начальником и запросе поддержки в решении проблем, которые создают неотложные проблемы.
Новые лидеры часто сталкиваются с тем фактом, что у них нет ресурсов, чтобы сделать все. Часто на запрос отвечают нет. Менеджеры, которые не учатся говорить «нет» и расставлять приоритеты, обнаружат, что постоянно тушат пожары и никогда не приступают к их предотвращению.
Отслеживайте время, которое вы тратите на срочные и важные задачи. Скорее всего, вы тратите гораздо больше времени на срочные, неважные дела, чем вам кажется. Если это так, у вас есть несколько стратегий.
Сосредоточьтесь на предоставлении сотрудникам возможности принимать решения на месте. Срочные задачи часто усугубляются, когда сотруднику приходится выслеживать вас, чтобы решить проблему.
Отслеживание основных причин проблем. Будет применяться Принцип Парето . Вы обнаружите, что большинство кризисов, с которыми вы сталкиваетесь, связаны с одним и тем же снова и снова. Исправьте процесс и устраните кризисы. Это имеет и вторичный эффект. Людям свойственно стыдиться того, что они хронические правонарушители. Если они увидят, что находятся в верхней части вашего списка, они могут вдохновиться на действия.
Предложите помощь, но дайте понять, что вам понадобится помощь. Эта тактика применима не всегда, но с большинством задач связана определенная работа, которую может выполнить заказчик. Если кто-то не оказывает помощь, которую может, это показатель того, насколько срочной является задача.
Ключевые моменты о «важном и срочном»
Люди путают важное со срочным. Сосредоточение внимания на срочных действиях останавливает краткосрочную боль и долгосрочную выгоду.
Срочные проблемы почти всегда являются признаком сбоя процесса. Они должны сопровождаться контрмерами, чтобы предотвратить их повторение.
Чем лучше вы справляетесь с простыми решениями, тем больше гибкости у вас будет, когда возникнут более сложные задачи, связанные с важными и срочными задачами.
Начните отслеживать каждый срочный запрос. Убедитесь, что ясно, что они рассматриваются как проблема. Используйте свою команду руководителей в качестве ресурса, чтобы сосредоточить усилия по непрерывному совершенствованию на устранении проблем, которые отвлекают вас от важных задач.
Velaction предлагает три инструмента, которые помогают справиться с конфликтом между срочным и важным.
Матрица развертывания политик
Развертывание политик помогает сотрудникам всей организации узнать, как то, над чем они работают, соответствует стратегии компании. Матрица развертывания политик упрощает определение того, что важнее.
KPI Bowler
KPI Bowler подчеркивает важные показатели передовой группы. Он обеспечивает быструю проверку, чтобы убедиться, что большая часть того, над чем работает команда, связана с ключевыми факторами успеха.
Шаблон матрицы решений
Когда нет четких указаний, определить важность может быть сложнее. В таких ситуациях пригодится шаблон матрицы решений .
Матрица Эйзенхауэра: как выбирать между срочными и важными приоритетами
Матрица Эйзенхауэра показывает, как выбирать между срочными и важными приоритетами. Другими словами, эта концепция помогает вам бороться со стрессом и прокрастинацией, чтобы вы могли работать над тем, что важно.
Начну с того, что расскажу, что такое матрица Эйзенхауэра. После этого я поделюсь, как это будет полезно в нашей изменяющейся рабочей среде прямо сейчас. Многие предприятия и частные лица правильно приспосабливаются к пандемии коронавируса, работая дома.
И люди понимают, что не всегда легко сохранять мотивацию и сосредоточенность в одиночной рабочей среде. Многие поделились со мной, что они чувствуют постоянный поток притяжения их внимания. Точно так же все отвлекающие факторы от легкого доступа к новостям и социальным сетям.
Однако важно иметь метод, чтобы определить что нужно сделать и как расставить приоритеты, чтобы защитить ваше здравомыслие.
КАК ВЫГЛЯДИТ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЕРА
Вот изображение того, как выглядит Матрица Эйзенхауэра.

ПРИНЦИП СРОЧНОЙ/ВАЖНОЙ ЭЙЗЕНХАУЭРА
Принцип Эйзенхауэра «Срочно/Важно» или Матрица Эйзенхауэра, которые являются важными отвлекающими факторами, и помогают определить, какие из них являются важными и отвлекающими.
Дуайт Эйзенхауэр сказал,
«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».
Эта вера заставила его создать Матрицу Эйзенхауэра или принцип Эйзенхауэра, инструмент управления временем, который Стивен Кови популяризировал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Например, столкнувшись с чем-то, что нужно было сделать, он задал бы два вопроса. Во-первых, важна ли задача? Во-вторых, это срочно?
Срочное и важное
Во-первых, давайте поймем разницу между срочным и важным.
Срочные задачи и действия требуют немедленного внимания и в результате переводят вас в реактивный режим. Это может создать потенциально негативное мышление. Срочные задачи обычно связаны с достижением чужих целей. Поэтому мы часто концентрируемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия бездействия с ними немедленны.
Важные задачи или действия способствуют реализации нашей долгосрочной миссии и целей. Важные задачи также могут быть срочными, но обычно это не так, и вместо этого переводите нас в режим реагирования, спокойный и рациональный. Точно так же важные задачи помогают нам достичь наших целей, а срочные помогают достичь чужих целей.
Когда мы знаем, какие задачи срочные, а какие важные, мы можем преодолеть естественную склонность сосредотачиваться на неважных срочных делах. Это освободит время для того, чтобы сделать то, что необходимо для вашего успеха.
КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ МАТРИЦЕЙ ЭЙЗЕНХАУЭРА

Во-первых, есть приложение Эйзенхауэра, которое позволяет вам организовывать свои задачи. Но если вы предпочитаете использовать ручку и бумагу, вы можете скачать рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра.
Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, начните с перечисления всех задач, проектов и действий, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить. Затем отнесите их в одну из этих четырех категорий.
Важные и срочные . Эта категория охватывает действия, которые требуют нашего немедленного внимания, но которые, вероятно, были непредвиденными или вы отложили до последней минуты. Обычно они состоят из кризисов, сроков или проблем, но также работают для достижения долгосрочных целей. Стратегия минимизации стресса и при этом решения этих задач состоит в том, чтобы не забивать свой календарь каждый день, а вместо этого блокировать время, чтобы учесть такие сценарии.
Важно, но не срочно . Эти мероприятия помогут вам достичь своих целей и выполнить важную работу. У них может не быть немедленных крайних сроков, но вы захотите запланировать время, чтобы выполнить их хорошо и избежать того, чтобы они стали срочными.
Неважно, но срочно . Эти задачи требуют немедленного внимания и чаще всего прерываются другими людьми. Следовательно, эти действия помогают им достичь своих целей и мешают вам достичь своих. Чтобы эти неважные, но срочные дела не отвлекали вас от работы, нужно установить границы, вежливо сказать «нет» или делегировать полномочия.
Неважно и не срочно . Эти ситуации в первую очередь отвлекают внимание, и их следует избегать. Социальные сети и Интернет часто попадают в этот диапазон. Игнорируйте или говорите нет, если это возможно.
НА ЧЕМ СОБЛЮДАТЬ ВАШЕ ВНИМАНИЕ
Согласно Кови, чтобы эффективно управлять своим временем, мы должны проводить большую его часть во второй категории – важные, но не срочные . Матрица Эйзенхауэра покажет вам, как выбирать между срочными и важными приоритетами.
По общему признанию, это может быть непросто, поскольку важные задачи не требуют нашего внимания, как срочные. Однако, сосредотачиваясь на важных, а не срочных делах, мы минимизируем «кризисный режим» первой категории, уравновешиваем запросы третьей категории с нашими собственными целями и избавляемся от пожирателей времени четвертой категории.
РАБОТАЕМ ДО РЕЗУЛЬТАТА
Еще одна интересная концепция — «работать до остатка». В подкасте «Перед завтраком» Лауры Вандеркам она поделилась стратегией для тех, чей начальник может делегировать несколько проектов или задач, не зная, что важнее. Однако это определенно сработает и для предпринимателей. И вот оно – если есть что-то, что влияет на итоговый результат, как правило, это имеет приоритет.
Например, если вам нужно написать раздел ежемесячного информационного бюллетеня для клиентов или сделать важный звонок, чтобы завершить сделку, которая обеспечит доход, сначала сделайте звонок.
Если вам нужно очистить свой почтовый ящик вместо того, чтобы пересмотреть свои расходы, чтобы сократить расходы, последнее будет иметь прецедент. В конце концов, сокращение расходов повлияет на итоговую прибыль.

Конечно, есть серые зоны. Если вам нужно проверить рекомендации в качестве последнего шага, чтобы нанять кого-то, вы можете поместить это в начало списка, так как вы не хотите потерять этого сотрудника, и, в конечном счете, этот человек может помочь облегчить вашу чрезмерную рабочую нагрузку.
No related posts.

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Как различить срочность и важность?

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Заключительные соображения

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Квадрант А

Квадрант В

Квадрант С

Квадрант D

Цели метода Эйзенхауэра

Особенности выделения значимых задач с примерами

Квадрант А (важные срочные дела)

Квадрант В (важные несрочные дела)

Квадрант С (неважные срочные дела)

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Матрица Эйзенхауэра: пример

Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Важно и срочное: термины и уточнения

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

5 советов, которые помогут организовать рабочий день

1. Расставляйте приоритеты

2. Отводите время для Deep Work

3. Оценивайте время для встреч

4. Контролируйте расход вашей энергии

5. Ешьте лягушек на завтрак

Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов в грамотном планировании.

В чём суть технологии?

Как правильно применять технологию?

Как исправить ситуацию?

Самые главные, не терпящие отлагательств

Существенные, но не торопящие

Срочные, но не приоритетные

Несрочные и неглавные

Что поможет эффективно использовать матрицу

Как это работает на практике?

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Квадрант А

Квадрант В

Квадрант С

Квадрант D

Цели метода Эйзенхауэра

Особенности выделения значимых задач с примерами

Квадрант А (важные срочные дела)

Квадрант В (важные несрочные дела)

Квадрант С (неважные срочные дела)

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

«Проблема целеполагания»

Расставьте приоритеты

Ранжируйте текущие задачи

Как работать с квадрантами

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Правило «4D»

Проверьте эффективность матрицы на практике

Как справляться с задачами

Матрица успеха

Расставляем приоритеты

Работаем с задачами

Срочно — не всегда важно

Вместо заключения

Срочное и важное

Матрица Эйзенхауэра «Срочно-Важно» — Стратегия продуктивности

Что такое Матрица Эйзенхауэра?

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

1. Срочные и важные задачи (необходимо выполнить немедленно)

2. Несрочные и важные задачи (планируемые проекты)

3. Срочные и неважные задачи (для делегирования)

4. Несрочные и неважные задачи (удалить)

Как использовать матрицу «срочно-важно» Эйзенхауэра?

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Как сделать больше, не работая больше (объяснение матрицы Эйзенхауэра!)

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Квадрант 1: Срочные и важные